Die Rolle der Verwaltung im Reformprozess Motor oder Bremse? FLGÖ Bundesfachtagung 2011 Krems an der Donau Thomas Auinger
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- Linda Melsbach
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1 Die Rolle der Verwaltung im Reformprozess Motor oder Bremse? FLGÖ Bundesfachtagung 2011 Krems an der Donau Thomas Auinger
2 Übersicht Betriebswirtschaftliche Grundlagen Kameralistik vs. Doppik Kostenrechnung / Controlling / Kennzahlen Fazit ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 2
3 Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wie funktioniert ein Unternehmen? Input Output Kunden Input: Output: Produktionsfaktoren (Arbeit, Kapital, Boden, Wissen) Beispiel Produktion Auto Beispiel Dienstleistungen Versicherung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 3
4 Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wie funktioniert eine Gemeinde? Gemeinde Planen, steuern, kontrollieren Input Output Rechnungswesen BürgerInnen Input: Output: Produktionsfaktoren (Arbeit, Kapital, Boden, Wissen) Straßen, Winterdienst etc. ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 4
5 Betriebswirtschaftliche Grundlagen Was ist Rechnungswesen? Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre Systematische Erfassung, Überwachung und Verdichtung der Geld- und Leistungsströme im Rahmen des betrieblichen Leistungsprozesses Unterscheide zwischen: - Öffentliches (externes) Rechnungswesen - Betriebliches (internes) Rechnungswesen ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 5
6 Betriebswirtschaftliche Grundlagen Internes vs. externes Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Kameralistik, Doppik Kostenrechnung Betriebsexterne Adressaten Obligatorisch Vergleichbar Vergangenheitsorientiert Zweck: Dokumentation Betriebliche Adressaten Freiwillig Individuell Zukunftsorientiert Zweck: Steuerung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 6
7 Kameralistik vs. Doppik Kameralistische Buchführung Erfassung finanzwirtschaftlicher Vorgänge Gegenüberstellung von Zahlungen und verfügbaren Finanzmitteln Kontrolle der Geldbewegungen Ermittlung des finanzwirtschaftlichen Ergebnisses ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 7
8 Kameralistik vs. Doppik Doppik Abkürzung für: Kaufmännische DOPPelte Buchführung In Konten Soll und Haben Bestehend aus drei wesentlichen Komponenten: Finanzrechnung (zeitraumbezogen) Bestandsrechnung (stichtagsbezogen) Ergebnisrechnung (zeitraumbezogen) Ergänzt durch: Kosten- und Leistungsrechnung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 8
9 Kameralistik vs. Doppik Doppik Finanzrechnung Bilanz Aktiva Passiva Ergebnisrechnung Einzahlungen./. Auszahlungen Anlagevermögen Eigenkapital Erträge./. Aufwendungen Veränderung liquider Mittel Gemeinkosten Produktkatalog Produkte Umlaufvermögen Fremdkapital Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen Kostenträger Wirkungen Einzelkosten Jahresergebnis Kostenarten Aufwand / Kosten ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 9
10 Kameralistik vs. Doppik Finanzrechnung Das ist die kameralistische Buchführung! Wiederholung: Erfassung finanzwirtschaftlicher Vorgänge Gegenüberstellung von Zahlungen und verfügbaren Finanzmitteln Kontrolle der Geldbewegungen Ermittlung des finanzwirtschaftlichen Ergebnisses ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 10
11 Kameralistik vs. Doppik Doppik Finanzrechnung Bilanz Aktiva Passiva Ergebnisrechnung Einzahlungen./. Auszahlungen Anlagevermögen Eigenkapital Erträge./. Aufwendungen Veränderung liquider Mittel Gemeinkosten Produktkatalog Produkte Wirkungen Umlaufvermögen Fremdkapital Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen Kostenträger Einzelkosten Jahresergebnis Kostenarten Aufwand / Kosten ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 11
12 Kameralistik vs. Doppik Bilanz Aufstellung von Herkunft und Verwendung des Kapitals einer Gemeinde Gegenüberstellung von - Vermögen (Aktiva) - Schulden (Passiva) ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 12
13 Kameralistik vs. Doppik Doppik Finanzrechnung Bilanz Aktiva Passiva Ergebnisrechnung Einzahlungen./. Auszahlungen Anlagevermögen Eigenkapital Erträge./. Aufwendungen Veränderung liquider Mittel Gemeinkosten Produktkatalog Produkte Wirkungen Umlaufvermögen Fremdkapital Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen Kostenträger Einzelkosten Jahresergebnis Kostenarten Aufwand / Kosten ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 13
14 Kameralistik vs. Doppik Ergebnisrechnung Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen Innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Geschäftsjahr) Ausweis des Erfolges (Jahresergebnis) Zuordnung eines eigenen Kontos Abschluss dieses Konto hat Auswirkungen auf die Bilanz bzw. auf das Eigenkapital - Positives Ergebnis => Erhöhung - Negatives Ergebnis => Verminderung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 14
15 Kameralistik vs. Doppik Doppik Finanzrechnung Bilanz Aktiva Passiva Ergebnisrechnung Einzahlungen./. Auszahlungen Anlagevermögen Eigenkapital Erträge./. Aufwendungen Veränderung liquider Mittel Gemeinkosten Produktkatalog Produkte Wirkungen Umlaufvermögen Fremdkapital Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen Kostenträger Einzelkosten Jahresergebnis Kostenarten Aufwand / Kosten ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 15
16 Beispiel: Kreditwüdigkeit EUR ,- Kredit Kredit EUR ,- Monatliches Gehalt: EUR 5.000,- Monatliches Gehalt: EUR 2.000,- A B Monatlicher Überschuss: EUR 200,- Wem würden Sie eher einen Kredit gewähren? ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 16
17 Beispiel: Rückblick Beide erben jeweils EUR ,- EUR ,- EUR ,- Kredit EUR ,- EUR ,- EUR ,- EUR ,- A B ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 17
18 Beispiel: Vermögenssituation im Jahr 2011 Auto EUR 2.000,- (Schrottwert) A B Eigentumswohnung 1 EUR ,- (Erhöhung aufgrund gestiegener Preise; wird weiterhin bewohnt) Eigentumswohnung 2 EUR ,- (Erhöhung aufgrund gestiegener Preise, wird weiterhin vermietet) Kredit wurde aufgrund der Mieteinnahmen vollständig getilgt Gesamtvermögen von A EUR 2.000,- Gesamtvermögen von B EUR ,- ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 18
19 Kosten- und Leistungsrechnung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 19
20 Grundlagen Kostenrechnung Allgemeines Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern (Produktionsfaktoren und Dienstleistungen) zur Erstellung und zum Absatz betrieblicher Leistungen Keine gesetzlichen Vorschriften Informationsbereitstellung für kurzfristige Planung von Kosten und Erlösen Ziele: - Wirtschaftlichkeitskontrolle - Preiskalkulation - Gewinnung von Basisinformationen - Kurzfristige Erfolgsrechnung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 20
21 Grundlagen Kostenrechnung Kostenrechnung und Steuerung (Controlling) Zielorientierte Koordination des Führungssystems der Kommunalverwaltungen Controllingrelevante Kosteninformationen werden zu Berichten zusammengestellt: - Standardberichte - Abweichungsberichte - Bedarfsberichte Berichte enthalten Kennzahlen (betrieblich relevante Sachverhalte in verdichteter und quantitativ messbarer Form) ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 21
22 Grundlagen Kostenrechnung Verbreitete Meinungen Kostenrechnung Brauchen wir nicht! Der Staat ist kein Unternehmen! Das Ziel öffentlicher Verwaltungen ist es nicht einen Gewinn zu erzielen! Ein öffentlicher Haushalt ist ein Instrument der staatlichen Umverteilung und damit nur sozialen, finanzwirtschaftlichen und gesamtwirtschaftlichen Zielen verpflichtet. Wozu brauchen wir eine Doppik, das Geld wird ja doch nicht mehr. Quelle: i. A. o.univ.-prof. Dkfm. Dr. Reinbert Schauer, In: KOMMUNAL 3/2007, S ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 22
23 Grundlagen Kostenrechnung JA zur Kostenrechnung weil Die Kostenrechnung unterstützt und muss Grundlage in folgenden Bereichen sein: Erfolgsermittlung (gesamt, je Kostenstelle, je Kostenträger) Preisfindung Grundlage für Gebührenordnung Entscheidung Eigenleistung/Unternehmereinsatz Interne und externe Betriebsvergleiche Verrechnungssätze für interne Leistungen Optimale Planung Kostenanalyse und Wirtschaftlichkeitskontrolle Soll-Ist-Vergleich Finden von Schwachstellen/Ansatzpunkten zur Kostensenkung Preiskontrolle Überprüfung von Investitionsvorhaben ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 23
24 Grundlagen Kostenrechnung Wiederholung Verfügen Sie tatsächlich über eine Kostenrechnung? ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 24
25 Kostenrechnung und Zeiterfassung Nutzen für AmtsleiterInnen Kosten- und Zeittransparenz Entscheidungsgrundlage für - Planung (Preisfindung, Investitionen) - Steuerung (Analysen) - Kontrolle (Soll-Ist-Vergleiche, Wirtschaftlichkeit) Optimaler Einsatz von Ressourcen ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 25
26 Controlling ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 26
27 Controlling Planungsfunktion Informationsfunktion Steuerungsfunktion Kontrollfunktion ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 27
28 Controlling Informationsfunktion Unternehmensintern und -extern Aggregationsniveau der Daten Problemadäquate Aufbereitung Rechtzeitige Versorgung Richtigkeit der Daten ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 28
29 Controlling Planungsfunktion Auswahl des optimalen Planungsverfahrens Operative vs. strategische Planung Risiko der Fehlkalkulation Mitarbeiter einbeziehen ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 29
30 Controlling Kontrollfunktion Abweichungsanalysen Erreichung der Unternehmensziele kontrollieren Laufende Überprüfung Entwicklung geeigneter Kontrollabläufe Gefahr der Überkontrolle ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 30
31 Controlling Steuerungsfunktion Maßnahmen steuern Ressourceneinsatz (Personen, Maschinen, Finanzmittel) koordinieren Abläufe und Prozesse steuern Optimierung ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 31
32 Kennzahlen und Benchmarking ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 32
33 Kennzahlen enthalten quantitative Informationen in konzentrierter Form enthalten Informationen über Sachverhalte erlauben komplizierte Phänomene auf einfache Weise darzustellen verschiedene Arten von Kennzahlen ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 33
34 Arten von Kennzahlen Absolute Kennzahlen Relative Kennzahlen Indexzahlen Harte Kennzahlen Weiche Kennzahlen ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 34
35 Benchmarking ist die Methode, mit der eine Organisation Konzepte, Methoden, Instrumente und Prozesse anderer Organisationen identifiziert, versteht, auf die eigene Situation überträgt und implementiert, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 35
36 Arten des Benchmarking Internes Benchmarking Vergleich organisationsinterner Bereiche Externes Benchmarking Vergleich mit anderen Organisationen Best Practice ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 36
37 Praxisbeispiel Projekt CommunalAudit ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 37
38 Was ist CommunalAudit? Analyse der gesamten Infrastruktur einer Gemeinde Ist-Analyse mit ca. 100 Kennzahlen Standortvergleich (Benchmarking) Aufzeigen von Einsparungspotenzialen Grundlage für Projekte (Auslagerung, Kooperation, ) Erster Schritt in Richtung Kostenrechnung Transparenz der Gemeindearbeit Nicht Problembeseitigung sondern Problemerkennung und -vermeidung Ermöglicht Zieldefinition und damit Beschreibung und Dokumentation Vorgabe und Planung Anreizwirkung und Motivation ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 38
39 Bereits über 500 Gemeinden in Österreich ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 39
40 Kennzahlen und Auswertungsdarstellung Verwaltung Finanzen Bauhof Kommunale Einrichtungen Wasserversorgung Abwasserentsorgung Abfallentsorgung Gemeindestraßen Straßenbeleuchtung Lebensqualität Klimaschutz ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 40
41 Komponenten für eine optimale Planung, Steuerung und Kontrolle Doppik / Kameralistik Kostenrechnung Kennzahlen Controlling Balanced Scorecard ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 41
42 DIE ROLLE DER VERWALTUNG IM REFORMPROZESS MOTOR ODER BREMSE? ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 42
43 Ansprechpartner ProAudit Institut für Prozessoptimierung und Auditing in Wirtschaft und Verwaltung 43
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