Wie erstelle ich ein Arbeitszeugnis

Transkript

1 Wie erstelle ich ein Arbeitszeugnis im ETHIS Portal Benutzeranleitung

2 Die vorliegende Benutzeranleitung richtet sich an die ETHIS Rollenträger/innen Budgetverantwortliche und Administrative Assistenz (AAHR). Vorbemerkung Es ist nicht immer ganz einfach für einen Mitarbeitenden ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Haben doch Mitarbeitende in der Schweiz Anrecht auf ein Arbeitszeugnis, das Auskunft über die Art und Dauer gibt sowie Angaben über die Leistungen und das Verhalten der Mitarbeitenden gibt. Das Verfassen solcher Zeugnisse ist eine anspruchsvolle Aufgabe, soll das Zeugnis doch wahrheitsgemäss über Leistungen und Verhalten von Mitarbeitenden Auskunft geben, aber auch wohlwollend formuliert sein, damit das Fortkommen der Mitarbeitenden nicht behindert wird. Um Ihnen, den Vorgesetzten, die Zeugniserstellung zu erleichtern, stellt Human Resources einen Zeugnisgenerator zur Verfügung. Damit können Sie Zeugnisse für alle Mitarbeitendenkategorien schreiben, für wissenschaftliche wie für administrative, technische und IT Support- und Managementfunktionen. Die erzeugten Zeugnistexte sind allerdings nur eine Rohform, die noch eine eingehende Redaktion erfordert, um das Arbeitszeugnis auf die Mitarbeitenden zuzuschneidern. Bei Fragen oder Unsicherheiten helfen die zuständigen Personalchef/innen gerne weiter. Im internationalen Umfeld werden Letters of Reference/ Recommendation verlangt. Dies betrifft vor allem unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden. Auf einer Website werden Sie in den Aufbau eines Letter of Recommendation eingeführt und erhalten Beispiele dazu. Diese können Sie verwenden und auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Seite 2 / 12

3 Inhaltsverzeichnis Human Resources ETH Zürich 1. Datenbeschaffung Anmelden am Portal Personenauswahl für Zeugnis Zeugnis erstellen Grunddaten für Arbeitszeugnis erfassen und überprüfen Funktion der Mitarbeitenden auswählen Fertigstellen der Personendaten Beurteilen für Arbeitszeugnis Beurteilungstext anpassen Stellenbeschrieb ausfüllen oder anpassen Worddokument öffnen und anpassen Musterzeugnis Letters of Reference/ Recommendation Auswahl Letter of Reference/ Recommendation Seite 3 / 12

4 1. Datenbeschaffung Die für ein Zeugnis notwendigen Grunddaten (wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Funktion usw.) werden direkt aus SAP geliefert. Zusätzliche Daten können während dem Prozess direkt im Tool eingegeben werden. Bei wissenschaftlichen Mitarbeitenden ist ein genereller Stellenbeschrieb erfasst. Dieser muss für den einzelnen Mitarbeitenden noch auf seine Angaben angepasst werden. Beim administrativ/technischen Personal muss der Stellenbeschrieb vollständig selber erfasst werden Anmelden am Portal. - Melden Sie sich am Portal an (ethis.ethz.ch). - Wählen Sie Personal Mitarbeitende Arbeitszeugnis erstellen Personenauswahl für Zeugnis - Geben Sie den Name des Mitarbeitenden und wählen Sie Mitarbeiter/in suchen. - Markieren Sie die ausgewählte Person im Feld Mitarbeiter/in. - Wählen Sie Zeugnis erstellen. Jetzt werden Sie automatisch zum Zeugnistool weitergeleitet. Seite 4 / 12

5 2. Zeugnis erstellen 2.1. Grunddaten für Arbeitszeugnis erfassen und überprüfen Mit dem Knopf Englisch können Sie wählen, ob Sie auf Deutsch oder Englisch durch das Tool geführt werden möchten. Die Zeugnissprache bleibt Deutsch. - Prüfen Sie die Personendaten und passen Sie diese gegebenenfalls an. - Sprache : Hier wählen Sie, ob das Zeugnis in Deutsch oder Englisch verfasst werden soll. - Wählen Sie weiter mit 2.2. Funktion der Mitarbeitenden auswählen - Unter Funktion wählen Sie die zutreffende wissenschaftliche Funktion oder Administrativ/Technisch Support. - Bei wissenschaftlichen Funktionen erscheint unter Zielgruppe wissenschaftliche Mitarbeitende. - Wählen Sie bei Administrativ/technischen Funktion Führungskräfte bei Mitarbeitenden mit Führungsfunktion, sonst Mitarbeitende. - Weiter mit Seite 5 / 12

6 2.3. Fertigstellen der Personendaten - 3. Empfänger: Keine Eingabe notwendig Unterzeichner: Tragen Sie bitte die Namen der Unterzeichnenden ein Zusammenfassung: Hier können Sie nochmals alles überprüfen Weiter mit Die Grunddaten für das Zeugnis sind erfasst und weiter geht es mit der Beurteilung für das Arbeitszeugnis Beurteilen für Arbeitszeugnis - Wählen Sie: Beurteilen Arbeitszeugnis Heidi Emmentaler Seite 6 / 12

7 Für die Beurteilung können Sie die Toolsprache umstellen. Vorher und danach müssen Sie speichern mit - Es erscheint die Liste mit den zu beurteilenden Kompetenzen. A B C D Die einzelnen Buchstaben entsprechen folgendem Erfüllungsgrad: A sehr gut, entspricht A++ B gut entspricht A+ C genügend entspricht A D ungenügend entspricht B,C - Alle orange eingerahmten Felder der Fachkompetenzen sind obligatorisch auszufüllen. Aus den restlichen können Sie die auf die zu beurteilende Person zutreffenden Punkte auswählen. - Wählen Sie weiter mit Seite 7 / 12

8 2.5. Beurteilungstext anpassen - Sie können den aufgrund der vorher abgegebenen Beurteilung abgefassten Zeugnistext editieren. - Speichern Sie mit - Wählen Sie weiter 2.6. Stellenbeschrieb ausfüllen oder anpassen - Bei administrativ technischen Mitarbeitenden füllen Sie den Stellenbeschrieb aus. Bitte benutzen Sie keine Aufzählungszeichen, diese werden automatisch hinzugefügt. - Bei wissenschaftlichen Mitarbeitenden passen Sie den vorgegebene Text an. - Wenn Sie ergänzt haben speichern Sie mit - Schliessen Sie bitte mit ab. Seite 8 / 12

9 - Bestätigen Sie die erscheinende Meldung mit OK (weitere Änderungen können im abschliessenden Word-Dokument vorgenommen werden). - Ein Pop-up Fenster erscheint und zeigt Ihnen vorgenommene Änderungen gegenüber dem Originaltext. - Schliessen Sie das Pop-up Fenster. - Fahren Sie weiter mit - Schliessen Sie die nächste Seite mit ab. Seite 9 / 12

10 2.7. Worddokument öffnen und anpassen - Öffnen Sie das Word-Dokument mit - Kopieren Sie das Zeugnis in ein eigenes Dokument mit Ihrem Briefkopf. - Das Dokument können Sie selbst weiter bearbeiten. - Leiten Sie bitte eine Kopie vom definitiven Arbeitszeugnis an Ihren Personalchef weiter Musterzeugnis Arbeitszeugnis Frau Heidi Emmentaler, geboren am 01. Mai 1984, von Zürich, war vom 01. Juli 2010 bis31. Juli 2013 als Assistentin (Sekretär/in) zu 60% in unserer Organisation tätig. Zu Ihrem Tätigkeitsbereich zählten im Wesentlichen folgende Aufgaben: - Gemäss Stellenbeschrieb ausfüllen Frau Emmentaler verfügte über ein fundiertes Fachwissen und eine umfangreiche Erfahrung in ihrem Aufgabengebiet, vereinzelt auch in Nachbardisziplinen. Sie setzte erworbenes Wissen nutzbringend in die Praxis um und fand sich in neuen Aufgabenstellungen gut zurecht. Der Arbeitsaufwand und die Ergebnisse waren sehr gut aufeinander abgestimmt, und die Vorgaben wurden übertroffen. Sie war äusserst initiativ und setzte sich überdurchschnittlich für ihren Aufgabenbereich ein. Veränderten Situationen konnte sie sich leicht anpassen und reagierte unter belastenden Umständen oder in schwierigen Situationen mit der nötigen Gelassenheit und Umsicht. Sie vertrat eigene Standpunkte anschaulich und überzeugend und konnte sich mühelos durchsetzen. Entscheidungen traf sie mit grosser Sorgfalt und Verantwortung. Frau Emmentaler hatte konkrete, wertvolle Ideen und wirkte an Neuerungen tatkräftig mit. Sie informierte zeitgerecht, umfassend und berücksichtigte dabei den Informationsstand und die Situation der Gesprächspartner. Sie begrüsste andere Meinungen und begründete Kritik als Anregung, konnte gut zuhören und sich problemlos auf die Bedürfnisse der Gesprächspartner einstellen. Bei Diskussionen und unterschiedlichen Ansichten griff sie vermittelnd ein. Wir erlebten Frau Emmentaler als eine wertvolle Mitarbeiterin, die sich in anerkennenswerter Weise ihrer Aufgabe und dem Institut/der Gruppe verpflichtet fühlte. Seite 10 / 12

11 Frau Emmentaler verlässt unser Unternehmen am 31. Juli 2013 auf eigenen Wunsch. Wir (bedauern ihren Entschluss und) danken ihr für ihre langjährige und wertvolle Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute. ETH Zürich Raffael Look Zürich, 31. Juli Vertragsende 3. Letters of Reference/ Recommendation 3.1. Auswahl Letter of Reference/ Recommendation - Wählen Sie Letters of Reference/ Recommendation Seite 11 / 12

12 Auf einer Website werden Sie in den Aufbau eines Letter of Reference/ Recommendation eingeführt und erhalten Beispiele dazu. Diese dienen als Anregung. Da es sich bei Letters of Reference/Recommendation um individuell für eine bestimmte Person verfasste Dokumente handelt, haben wir darauf verzichtet, analog zum Zeugnisgenerator über ein Tool eine Rohfassung zu erstellen. Seite 12 / 12