Das Qualitätsmanagementsystem

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1 Das Qualitätsmanagementsystem im Klinischen Institut für Medizinische und Chemische Labordiagnostik KIMCL Kosten / Nutzen

2 Aufbau des KIMCL Entwicklung des QM im KIMCL Aufbau des QM Systems Aufgaben des QM Systems Nutzen des QM Systems

3 Allgemeiner Aufbau des KIMCL

4 KIMCL verantwortlich für die Durchführung sämtlicher labormedizinischen Routine- und vieler Spezialuntersuchungen des Allgemeinen Krankenhauses durchschnittliche jährliche Analysenanzahl: 20 Millionen

5 KIMCL Routinebereiche: Klinische Chemie, Hämatologie, Gerinnung, Akutlabor, Hormonanalytik, Immunologie, Molekularbiologie, Statimlabors Mitarbeiter: 236 Leitung jeden Bereichs erfolgt durch einen Bereichsleiter und eine Stationsassistentin

6 Organigramm

7 Entwicklung des QM im KIMCL ZERTIFIZIERUNG

8 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik

9 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV

10 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV Hormonanalytik

11 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV Hormonanalytik Akutlabor Hämatologie Gerinnung Molekularbiologie

12 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV Hormonanalytik Akutlabor Hämatologie Gerinnung Molekularbiologie Point of Care Labors

13 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV Hormonanalytik Akutlabor Hämatologie Gerinnung Molekularbiologie Point of Care Labors Gesamtzertifizierung des KIMCL

14 Zertifizierung nach der Norm ISO 9002: Immunologie Allergiediagnostik Klinische Chemie EDV Hormonanalytik Akutlabor Hämatologie Gerinnung Molekularbiologie Point of Care Labors Gesamtzertifizierung des KIMCL Zertifizierung nach der Norm ISO 9001:2000

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16 Aufbau des QM Systems im KIMCL

17 Allgemeiner Aufbau KIMCL Intranet Datenbankprogramm Q-Matis

18 KIMCL Intranet Startseite auf jedem PC des Institutes Was ist sichtbar? Links für wichtige Informationen (Homepage) Zugangsmöglichkeit zu den einzelnen Bereichen und Arbeitsplatzbeschreibungen = Standard Operating Procedures (SOP) Organigramm

19 KIMCL Intranet Jeder Mitarbeiter hat jederzeit Zugriffsmöglichkeit zu den aktuellen SOPs durch 1. jeden PC im KIMCL 2. PC an jedem Arbeitsplatz und 3. das Intranet System

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24 Datenbankprogramm Q-Matis Verwaltung und Aktualisierung Organisationseinheiten - Bereiche QM Dokumente Dokumenttypen Dokumentvorlagen Räume Funktionen Personal

25 Datenbankprogramm QM Dokumente Arbeitsplatzanweisungen - SOPs 1. Erstellung neuer SOPs 2. Erstellung neuer SOP Versionen 3. Verwaltung alter SOP Versionen 4. Verwaltung alter SOPs Insgesamt werden derzeit 1146 Dokumente verwaltet 838 Dokumente in Verwendung davon 573 SOPs und 265 Formulare 308 Dokumente sind im Archiv

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29 Dokumente für alle Bereiche Qualitätsmanagement Handbuch Verfahrensanweisungen Informationen wie z.b. Rundschreiben für die einzelnen Bereiche Arbeitsplatz SOPs Organisations SOPs Geräte SOPs Methoden SOPs

30 Datenbankprogramm Verwaltung und Aktualisierung Organisationseinheiten QM Dokumente Dokumenttypen Dokumentvorlagen Räume Funktionen Personal

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35 Aufgaben des QM Systems im KIMCL

36 I. Aufrechterhaltung der Aktualität der SOPs und Verwaltung von nicht mehr in Verwendung befindlichen SOPs Durch den Bereich QM in Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen Regelmäßige QM Besprechungen mit den Bereichen und mit den QM Verantwortlichen ermöglichen eine bereichsübergreifende Koordination des QMsystems im KIMCL

37 II. Aktualisierung des Systems bei Inkrafttreten von neuen Normen Umstellung des Systems auf die Norm ISO 9001:2000

38 Kernprozesse im KIMCL Zentrale Probenannahme Eilproben Chemie, Eilproben Hämatologie, Eilproben Gerinnung Routineproben Chemie Routineproben Immunologie Routineproben Hormonanalytik Routineproben Gerinnung Routineproben Hämatologie Akutlabor Molekularbiologie Statimlabors

39 Zufriedenheit Einsender Qualitätsaufzeichnungen Prozesslenkung-Prüfung Organisation Verantwort Schulung und Personal Wartung und Reparatur Statistische Methoden Dokumentenlenkung Interne Audits Beschaffung EDV EINSENDER VERANTWORTUNG DER LEITUNG FÜHRUNGSPROZESS PLAN ACT MANAGEMENT VON RESSOURCEN MESSUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG DO CHECK PRODUKTREALISIERUNG ZPA Statimlabors Molekularbiologie Akutlabor Eilproben Chemie Eilproben Hämatologie Eilproben Gerinnung Routine Chemie Routine Immunologie Routine Hormonanalytik Routine Gerinnung Routine Hämatologie KVP ( Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) EINSENDER Anforderungen Einsender

40 III. Organisation der Ringversuche 2003 wurden 6266 Parameter in externen Ringversuchen untersucht 9 unterschiedliche Ringversuchsanbieter von Österreich bis Australien Zwischen 96% und 100% wurden die Ringversuche erfolgreich bestanden Eingabe der Ringversuchsergebnisse in eine entsprechend adaptierte Datenbank

41

42 IV. Auswertung Einsenderzufriedenheit Prozentuelle Verteilung Rascher Probentransport Praxisnahe Auftragsbelege Vollständiges Untersuchungsangebot Zuverlässige Diagnostik Rasche Befundübermittlung Befund: Darstellung/Gestaltung Fachkompetenz unseres Auskunftstelefons Erreichbarkeit unserer Institutsärzte Fachkompetenz unserer Institutsärzte Angenehmer Gesprächsstil Eingehen auf individuelle Probleme Ja Nein Wären sie an einer Fortbildungsveranstaltung in unserem Institut für ihr Fachgebiet interessiert? 54 27

43 V. Auswertung der Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage Arbeitsplatz und das Umfeld % sehr gut % gut % schlecht % sehr schlecht % betrifft mich nicht Ausstattung mit Medizintechnischen Geräten EDV Ausstattung (Hardware und Software) Ergonomie Klimaanlage Schallpegel Raucherzonen Aufenthaltsraum Kommunikation mit dem Einsender

44 Weitere Aufgaben VI. Regelmäßige Durchführung interner Audits und Organisation der externen Audits VII. Überprüfung der Responsezeiten von Notfallund Eilproben VIII. Erstellung des Management Reviews regelmäßige Bewertung und Neuerstellung von Zielen durch die Oberste Leitung

45 Personalkosten des QM Akademiker: 1 Administrative Assistentin: 1 QM Koordinatoren: 9 (1-2 pro Bereich) sind primär als med. techn. Analytiker im Bereich tätig und zusätzlich für QM spezifische Aufgaben des Bereichs zuständig und verantwortlich

46 Sonstige Kosten des QM Durchführung der externen Ringversuche Regelmäßige Durchführung von externen Audits Updates von Intranet-, Datenbank- und Intranetübersetzungsprogramm

47 Nutzen des QM Systems Steigerung der Qualität der Befunde des KIMCL durch kontrollierte verpflichtende Überprüfung der Qualitätskontrollen und verpflichtende externe Ringversuche Verbesserung der Responsezeiten ständige Überprüfung der statistischen Auswertungen

48 Nutzen des QM Systems Transparenz der Abläufe im KIMCL und an den Schnittstellen genaue Beschreibung der Arbeitsplätze und des Schnittstellenmanagements Hochqualifiziertes Personal durch intern und extern angebotene Schulungen und Fortbildungen

49 Nutzen des QM Systems Laufende Definition, Dokumentation und Überprüfung der Ziele durch jährlich erstellten Management Review Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen durch die kontinuierliche Dokumentation von Problemen durch regelmäßige Überprüfung der Problemdokumentationsblätter

50 Nutzen des QM Systems Erhöhung der Zufriedenheit der Einsender und Mitarbeiter Umsetzung der Verbesserungsvorschläge aus der Umfrage

51 Qualität nach der WHO Hohes Ausmaß an Professionalität Effizienter Ressourcen Einsatz Minimierte Restrisiken für den Patienten Hohe Zufriedenheit seitens des Patienten Medizinisch gutes Ergebnis

52 Qualitätspolitik KIMCL Der richtige Befund zur rechten Zeit

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