Revisionssichere Archivierung mit PBS ContentLink

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1 Revisionssichere PBS ContentLink - Projekteinführung bei der Firma - ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 1 ComSol AG Commercial Solutions Anh-Tuan Pham Frank Stöckel Basis Components

2 Inhalt Firma Behr GmbH & Co. KG Einführung SAP Datenarchivierung mit PBS archive add ons Einführung PBS ContentLink mit EMC Celerra ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 2

3 Inhalt Firma Behr GmbH & Co. KG Einführung SAP Datenarchivierung mit PBS archive add ons Einführung PBS ContentLink mit EMC Celerra ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 3

4 Behr GmbH & Co. KG, Stuttgart Der Hauptsitz von Behr befindet sich in Stuttgart-Feuerbach Die Behr GmbH & Co. KG, Stuttgart, ist Systempartner der internationalen Automobilindustrie. ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 4

5 Behr Systempartner für Total Thermal Management Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf Fahrzeugklimatisierung und Motorkühlung und zählt weltweit zu den führenden Erstausrüstern bei Pkw und Nutzfahrzeugen. ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 5

6 Behr Group - Produktionsstandorte 17 Entwicklungsstandorten und 28 Produktionswerken sowie 12 Beteiligungsgesellschaften weltweit ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 6

7 Inhalt Firma Behr GmbH & Co. KG Einführung SAP Datenarchivierung mit PBS archive add ons Einführung PBS ContentLink mit EMC Celerra ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 9

8 Ausgangssituation - Datenbankwachstum ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 10

9 Ausgangssituation - Antwortzeiten ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 11

10 Projektziele Verringerung des Datenvolumens durch Archivierung um 1,5 Terabytes (ca. 50%) Senkung der IT-Kosten Verbesserte Antwortzeiten Kürzere Sicherungs- und Rücksicherungszeiten GDPdU-Konform ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 12

11 Eingesetzte PBS archive add ons CFI (Buchhaltungs- und Materialbelege) CCO (CO-Einzelposten) CMM (Einkaufsbelege) CSD (Vertriebsbelege) CWM (Lagerverwaltungstransporte) ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 14

12 Projektergebnis - Datenreduktion BEHR - Archiving data volume (KB) Germany % France % Spain % Czech % USA % Total 1,4 Terabytes Total of small objects % Overlapping objects % Brasil % Others % ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 15

13 Inhalt Firma Behr GmbH & Co. KG Einführung SAP Datenarchivierung mit PBS archive add ons Einführung PBS ContentLink mit EMC Celerra ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 16

14 PBS Content Link für Celerra bei BEHR Motivation für ILM: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen Reduktion des Datenvolumens (Datenarchivierungsprojekt) Kosten für Hardware und Administration Management der Aufbewahrungsregeln im Unternehmen Regelkonforme Vernichtung der Daten ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 17

15 PBS Content Link für Celerra bei BEHR Ausgangslage / Überlegungen zur Strategie Archivierung: Nicht homogene Archivserverlandschaft Hoher administrativer Aufwand und dramatische Erhöhung Lizenzkosten für Content-Management IBM Hohe Zahl an SAP Content Repositories (je nach Anwendung und Aufbewahrungszeit). Orientierung / Präferenzen bei der System-Auswahl: Anbindung SAP an CAS-Ablagesystem oder ein revisionssicheres NFS Einfache Administration Mit Einsatz Replizierung der Server kein Backup notwendig Performance ( NFS nochmals deutlich schneller als CAS ) Migration der Dokumente und Daten aus dem Alt-Archiv ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 19

16 Retentionmanagement mit SAP und PBS Dokumente Retentionmanagement Drucklisten Datenarchivierung ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 20

17 Erstellung eines ILM Regelwerkes Aufnahme der Anforderungen an die Aufbewahrungszeiten, je nach Belegart und Standort Land Aufbewahrungszeit Buchhaltungsbeleg Deutschland 10 Jahre Eingangsrechnung Deutschland 10 Jahre Buchhaltungsbeleg USA 7 Jahre Eingangsrechnung USA 7 Jahre ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 21

18 Zwei Lösungsansätze a) SAP Content-Server mit FLR/EMC Lösung und Celerra b) PBS ContentLink mit und EMC Celerra SAP System SAP System PCL API Retention Management im SAP Ablegen ArchiveLink Ablegen ArchiveLink Retention SAP Content-Server EMC/FLR-Retention Manager PBS ContentLink Server EMC Celerra EMC Celerra ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 22

19 Vorteile der PCL / Celerra Lösung Customizing und Verwaltung der Retention für Dokumente, Drucklisten und ADK-Dateien direkt in SAP. Die Retention wird beim Ablegen in Echtzeit gesetzt. Die Kontrolle über den Prozess liegt beim Anwender. Transparente Retention vom Endanwender bis zum Archiv. Das PCL API ist voll in SAP integriert. Dieses erlaubt nahezu beliebige Kundenerweiterungen, wie Vollständigkeitsprüfung. PCL unterstützt voll die NAS-Funktionalität (NFS/CIFS) der EMC Celerra Zuverlässige und sicherere Lösung ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 23

20 PBS Content Link für Celerra bei BEHR ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 24

21 PBS Content Link für Celerra bei BEHR PBS Content Link für celerra zusätzliche Anmerkungen Beide Celerras werden von PCL beschrieben ( Mechanismen für Konsistenz und Vollständigkeit ) Retention der ADK-Dateien und Dokumente wird aus SAP ausgelesen und beim Schreiben gesetzt Verwaltung ADK-Dateien und abgelegte Dokumente über PCL ( SAP TAs ) Zertifizierung PCL wird von EMC und PBS vorgelegt Pflege der Retention-Werte im SAP-System Bereiche in Testumgebung werden ohne Retention angelegt ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 25

22 Erweiterung Retentionmanagement Firma Behr Customizing der Retention für: Dokumente Tabelle: /PBS/PCL_TOAOM (PBS-Standard) Datenarchivierung (Erweiterung Firma Behr) Drucklisten (Erweiterung Firma Behr) ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 26

23 Erweiterung Retentionmanagement Firma Behr Grundsatz: ADK-Dateien: die weltweit höchste Anforderung an die Retention wird verwendet. Drucklisten/Dokumente KPRO/Archivelink werden nach rechtlichen Anforderungen der Lokationen abgelegt. Erweiterung der PCL-Funktionalität: Die zusätzlichen Anforderungen der Firma Behr sind voll in den PCL-Standard eingeflossen und stehen in der aktuellen Auslieferungsversion allen Kunden zur Verfügung! ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 27

24 Retentionmanagement Kennzahlen / Aussagen: 14 Buchungskreise bei Behr setzen PBS ContentLink / EMC Celerra ein. Archiv wird in Nordamerika und Europa für optische Archivierung eingesetzt. Datenarchivierung ist bereits global (CO) bei Behr im Einsatz. --> 24 h/7 Tage Verfügbarkeit notwendig. Behr SAP Datenbank umfasst derzeit ca. 3TB --> Dringender Handlungsbedarf bzgl. Archivierung als Mittel zur Reduktion der Datenbank TOA01... TOA03 umfasst ca. 11 Mio. Verknüpfungen für optische FI Dokumente. Einsatz von der SAP Dokumentenverwaltung (KPro) in QM, Engineering und Logistik. ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 28

25 Allgemeine Vorteile von Lösungen mit PCL Unterstützung der Retention-Period Revisionssichere Ablage Erheblicher Performancegewinn bei der Datei-Ablage um bis zu 5 10 mal kürzere Ablagezeiten! Sehr stabil und wartungsarm, wenn einmal eingerichtet. Zertifiziert von SAP, Wirtschaftsprüfern (KPMG) und Storage- Anbietern Überwachung und Administration des PBS ContentLink über das angebundene SAP-System Anbindung an mehrere SAP-Systeme Unterstützung verschlüsselter, signierter Aufrufe Crash-Recovery-Option Unterstützung von Hochverfügbarkeitsumgebungen ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 29

26 Erfolgreiche ComSol-Projekte mit PBS ContentLink ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 30

27 Zusammenkommen ist der Anfang, zusammen Arbeiten der Erfolg Henry Ford ComSol AG 2010 (mysap-datenarchivierung und die PBS archive add ons) / 31 ComSol AG Commercial Solutions Europaallee Frechen Tel

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