Inventurrichtlinie zur Erstellung der Eröffnungsbilanz für die. Stadtverwaltung Mönchengladbach

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1 Inventurrichtlinie zur Erstellung der Eröffnungsbilanz für die Stadtverwaltung Mönchengladbach Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober 2006

2 Gliederung: Seite 1. Grundlagen Rechtliche Grundlagen Geltungsbereich Zweck der Inventurrichtlinien Überblick Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur für Gemeinden und Gemeindeverbände Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Inventurplanung Inventurrahmenplan Zeitplan (Anhang) Sachplan (Anhang) Personalplan (Anhang) Durchführung der Inventur Buch- oder Beleginventur Körperliche Inventur Umfang der Inventur Aufstellung des Inventars Aufstellungszeitpunkt und -frist Form und Gliederung Aufstellung Unterzeichnung Immaterielle Vermögensgegenstände Unbebaute und bebaute Grundstücke Infrastrukturvermögen Beteiligungen, Sondervermögen, Ausleihungen, Zuschüsse, Beiträge und Rückstellungen etc Aufbewahrung der Unterlagen Inkrafttreten Anlage Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

3 1. Grundlagen Auf der Grundlage des 28 Abs. 4 GemHVO erlässt der Oberbürgermeister der Stadt Mönchengladbach die nachfolgenden Inventurrichtlinien. Die Bestellung von Inventurverantwortlichen wird durch den Oberbürgermeister an die Leiterinnen/Leiter der Fachbereiche/Ämter und Einrichtungen delegiert. Diese bestellen eine Inventarverantwortliche/einen Inventarverantwortlichen, die/der insbesondere das Inventar verantwortlich führt. Die Bestellung mehrerer Inventurverantwortlicher ist zulässig. 1.1 Rechtliche Grundlagen Gemäß 53 II GemHVO hat die Gemeinde vor der Aufstellung der Eröffnungsbilanz eine Inventur nach 28 GemHVO durchzuführen und ein Inventar aufzustellen. Das Inventar stellt hierbei alle durch die Inventur aufgenommenen Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten (im weiteren Text - Vermögen - genannt) nach Menge, Art und Wert, soweit diese nach den Vorschriften zu erfassen sind, dar. Eine Übersicht der einzelnen Vermögenspositionen ist als Anlage 1 - Struktur der kommunalen Bilanz in Nordrhein- Westfalen - dieser Inventurrichtlinie beigefügt. 1.2 Geltungsbereich Die Inventurrichtlinie für die Eröffnungsbilanz der Stadt Mönchengladbach gilt für alle Fachbereiche/Ämter und Einrichtungen der Stadt Mönchengladbach. Sie tritt jedoch erst schrittweise für die ausgesuchten Pilotbereiche in Kraft. 1.3 Zweck der Inventurrichtlinie Mit Hilfe der Inventurrichtlinie, die die Grundlage einer Inventur bildet, soll die erstmalige Erfassung und Bewertung des gesamten Vermögens einheitlich, vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgen. Aufgrund der Erfassung und Bewertung des Vermögens soll in der daraus abgeleiteten Bilanz und deren Anhang unter Berücksichtigung der Grundsätze ordnungemäßer Bewertung und der Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage der Gemeinde zum Bilanzstichtag dargestellt werden. 1.4 Überblick Nach 28 Abs. 1 GemHVO ist das Inventar das auf einen bestimmten Zeitpunkt bezogene genaue (d.h. mit Angabe von Art, Menge und Wert versehene) Verzeichnis des Vermögens. Die Funktion des Inventars besteht vor allem darin, die Ergebnisse der Inventur festzuhalten Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

4 (Dokumentations- und Nachweisfunktion), um diese mit den Daten der Buchführung und den sonstigen Nachweisen und Verzeichnissen abstimmen zu können und deren Daten ggf. zu korrigieren (Korrekturfunktion). Darüber hinaus muss das aufzustellende Inventar eine Ordnungsfunktion und Wertermittlungsfunktion erfüllen. Da zu diesem Zweck im Inventar auch der Wert der einzelnen Inventarpositionen anzugeben ist, müssen im Rahmen der Inventur neben Art und Menge auch alle sonstigen für die weitere Bewertung relevanten Informationen (z.b. Qualität, Zustand, technische und wirtschaftliche Verwertbarkeit, Bonität, Verfügbarkeit) so genau erfasst werden, dass eine zutreffende Bewertung gesichert ist. Das Inventar ist grundsätzlich kein einheitliches Verzeichnis, sondern setzt sich aus unterschiedlichen Teilen jeweils für bestimmte Gruppen des Vermögens zusammen. Im Rahmen der Erstinventur soll für sämtliche physisch erfassbaren Vermögensgegenstände des Anlagevermögens die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen. Die Vereinfachungsregeln nach 29 GemHVO, insbesondere 29 Abs. 1 GemHVO, sind auf diese Vermögensgegenstände grundsätzlich im Rahmen der Erstinventur nicht anwendbar. Zwingend erforderliche Ausnahmen sind nur nach Zustimmung der zentralen Inventurstelle unter Beteiligung des RPA möglich. Bei der körperlichen Bestandsaufnahme handelt es sich um alle Maßnahmen (zählen, wiegen, messen usw.) die zur Aufstellung des Inventars nach Art, Menge und Wert erforderlich sind. In der Praxis sind die Inventur und das Inventar häufig nicht unmittelbar auf die Bilanz bzw. den Anhang ausgerichtet. Die Bezeichnungen Mengen, Werte und die sonstigen Angaben sind vielmehr zunächst die Festlegung von Inventurwerten als Ausgangswerte für die Ermittlung des Bilanzansatzes bzw. der Anhangsangabe. In diesen Fällen bedarf es grundsätzlich einer Überleitung vom Inventar auf die Bilanzposten bzw. die Anhangsangaben. Der Weg von der Inventur zur Bilanz und zum Anhang stellt sich in vier Schritten wie folgt dar: 1 Bestandsaufnahme Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in Zähllisten dokumentiert. 2 Übertragung der Ergebnisse der Bestandsaufnahme in die Inventarlisten. Feststellung der vorläufigen Bilanzwerte bzw. Anhangsangaben. 3 Zusammenfassung aller Inventarlisten zum Inventar 4 Aufstellung der Bilanz, Aufstellung des Anhangs Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

5 2. Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur für Gemeinden und Gemeindeverbände Nach 28 Abs. 1 GemHVO sind bei der Erstellung des Inventars die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GoInv) zu beachten. Die Inventur- und die Inventarunterlagen sind Bestandteile der Rechnungslegung. Sie müssen demzufolge die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher insbesondere die folgenden materiellen GoInv zu beachten: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme, Richtigkeit der Bestandsaufnahme, Einzelerfassung und Einzelbewertung, Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme, Grundsatz der Klarheit, Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Die materiellen Grundsätze werden im Folgenden kurz erläutert. 2.1 Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Als Ergebnis der Inventur muss ein Inventar vorliegen, das sämtliche Vermögenswerte der Gemeinde vollständig enthält. Bei der Erfassung der einzelnen Sachverhalte sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassungen derselben Sachverhalte sind auszuschließen. Die Pflicht, sämtliche Sachverhalte zu erfassen, erfordert auch eine sogenannte Inventur der Risiken. Die Grundlage hierfür stellen Aufzeichnungen über alle Verpflichtungen, insbesondere über Dauerrechtsverhältnisse und schwebende Geschäfte dar. Unter dem Begriff Risiko wird die Möglichkeit ungünstiger künftiger Entwicklungen verstanden. Die Gemeinde sollte zu jedem Zeitpunkt über eine aktuelle und vollständige Übersicht aller wesentlichen Risiken verfügen. Durch die zentrale Inventurstelle ist dazu ein Vertragskataster zu führen, in dem von den Fachämtern/-bereichen alle Verträge mit Eventualverpflichtungen erfasst werden. Die Mitteilung der Fachämter/-bereiche muß folgende Informationen enthalten: Art des Vertrages und Art der Eventualverpflichtung, Ablaufdatum der Verpflichtung sowie den Wert (Betrag) der Eventualverpflichtung. Als Beispiel für solche Verträge sind Grundstückverträge mit Rück- Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

6 kaufoptionen bzw. - verpflichtungen, Gesellschaftsverträge mit Optionsrechten bzw. pflichten sowie Bürgschaftsverträge zu nennen. Für die Zurechnung der Vermögensgegenstände ist die wirtschaftliche Betrachtungsweise anzuwenden. Dies bedeutet, dass im Inventar im Zweifel nicht alle der Gemeinde zivilrechtlich gehörenden Vermögensgegenstände aufzunehmen sind, andererseits aber Vermögensgegenstände aufzunehmen sind, die zivilrechtlich einem Dritten gehören, jedoch wirtschaftlich der Gemeinde zugerechnet werden. In Frage kommen u.a. folgende Sachverhalte: Sicherungsübereignung, Eigentumsvorbehalt, Verpfändung, Factoring, Treuhandgeschäfte, Leasingverträge, Kommissionsgeschäfte und Forderungsabtretung, Bauten auf fremden Grundstücken. 2.2 Richtigkeit der Bestandsaufnahme Bei allen Inventurverfahren (Buchinventur, Beleginventur, körperliche Inventur) sind Art, Menge und ggf. Wert des Vermögens zweifelsfrei festzustellen. Die Richtigkeit der Bestandsaufnahme erfordert eine zutreffende Identifizierung der Vermögensgegenstände, sowie die zuverlässige Feststellung von Mengen und Werten. Voraussetzung für die zutreffende Identifizierung ist eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden. Bei der mengenmäßigen Vermögenserfassung sind Toleranzen und Fehlermöglichkeiten in wirtschaftlich vertretbarer Weise zu begrenzen. Um richtige Inventurergebnisse zu erhalten, ist es erforderlich, dass neben Art und Menge der Bestände auch alle für die Bewertung relevanten Informationen (Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Qualität, Zustand, technische und wirtschaftliche Verwertbarkeit, Bonität, Verfügbarkeit) hinreichend genau erfasst werden. Bei der Buch- und Beleginventur sollen die Vorgänge der Identifizierung, Mengen- und Wertfeststellung für sämtliche Zugänge, Abgänge und sonstige Wertänderungen exakt vorgenommen werden, da andernfalls eine bestandszuverlässige Inventur nicht gegeben ist und infolgedessen grundsätzlich eine Buch- oder Beleginventur ausscheidet. 2.3 Einzelerfassung Grundsätzlich sind bei der Erstinventur zur Aufstellung der Eröffnungsbilanz sämtliche physisch erfassbaren Vermögensgegenstände des Anlagevermögens einzeln nach Art, Menge und Wert durch körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

7 Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten sowie Haftungsverhältnisse, Verpflichtungen aus kreditähnlichen Geschäften und sonstige finanzielle Verpflichtungen sind einzeln nach Art, Menge und Wert durch eine Buch- oder Beleginventur zu erfassen. 2.4 Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Die Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme setzt voraus, dass sowohl die Vorgehensweise bei der Inventur als auch die Ergebnisse der Bestandsaufnahme so dokumentiert werden, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Art, Menge und Wert der Bestände verschaffen kann. Die Dokumentation erfolgt durch diese Inventurrichtlinie, gesonderte Inventuranweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sowie durch die Erfassungsbelege bis hin zur Erstellung des Inventars. Bei einer körperlichen Bestandsaufnahme müssen die Aufnahmebelege im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit die Belegfunktion erfüllen. Die weitere Aufbereitung und Verdichtung der Daten und ihre Dokumentation müssen die Anforderungen erfüllen, die für die Führung und Aufbewahrung der sonstigen Bücher und Aufzeichnungen gelten. Bei einer Buchinventur ist die Nachvollziehbarkeit nur gegeben, wenn die Fortschreibung der Bestände auf den Abschlussstichtag ordnungsgemäß erfolgt. 2.5 Grundsatz der Klarheit Die einzelnen Positionen sind durch eine eindeutige Bezeichnung genau zu definieren und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Die Sachverhalte muss ein sachverständiger Dritter nachvollziehen können ( 28 Abs. 3 GemHVO). 2.6 Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Hierbei ist jedoch zwischen der Inventur zur Vorbereitung der Eröffnungsbilanz und den Folgeinventuren zu unterscheiden. Wegen der weitreichenden Folgewirkungen der Eröffnungsbilanz ist an die vorausgehende vorbereitende Inventur ein hohes Maß an Genauigkeit zu stellen. Dem Gebot der Wirtschaftlichkeit trägt der Gesetzgeber mit den Vereinfachungsregelungen des 29 GemHVO für Folgeinventuren Rechnung. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

8 3. Inventurplanung 3.1 Inventurrahmenplan Voraussetzung einer ordnungsmäßigen Inventur sind eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Da sowohl die Planung, als auch der Ablauf der Inventur von dem angewandten Inventurverfahren abhängig sind, sind zunächst die für die Aufnahme des Vermögens anzuwendenden Inventurverfahren festzulegen, wobei die konkreten Voraussetzungen für die einzelnen Verfahren zu berücksichtigen sind. Der Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab und legt die personellen Zuständigkeiten fest. Der Inventurrahmenplan wird für die Erstinventur zur Vorbereitung der Eröffnungsbilanz durch die zentrale Inventurstelle in Zusammenarbeit mit den Leitungen der jeweiligen Pilotbereiche inhaltlich erarbeitet. Der Inventurrahmenplan besteht aus dem Zeitplan, Sachplan und Personalplan, die im Folgenden kurz erläutert werden. 3.2 Zeitplan (Anhang) Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungen für die Inventur, der Durchführung der Inventur und der Aufbereitung der Inventurdaten. Die Eckdaten für den Zeitplan werden von der zentralen Inventurstelle vorgegeben und gelten sowohl für die körperliche Inventur als auch für die Buch- und Beleginventur. Für jeden Inventurbereich muss ein Zeitplan erstellt werden, gegebenenfalls sind für die einzelnen Inventurfelder weitere Zeitpläne zu erstellen. Dabei muss sichergestellt werden, dass während der Durchführung der Inventur keine Bestandsveränderungen eintreten. Sollten Bestandsveränderungen während der Inventur nicht zu vermeiden sein, müssen diese nachvollzogen und dokumentiert werden. 3.3 Sachplan (Anhang) Der Sachplan legt die Inventurfelder nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, um sie dem Aufnahmepersonal gezielt zuordnen zu können. Dafür können z.b. Raum- und Lagerverzeichnisse, Stadtpläne und Straßenverzeichnisse herangezogen werden. Darüber hinaus stellt der Sachplan sicher, dass jeweils der günstigste Weg und damit die optimale Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

9 Erfassung der Vermögensgegenstände, Schulden, Rückstellungen sowie die sonstigen finanziellen Verpflichtungen bei der Durchführung der Inventur gewährleistet ist. Die Inventurbereiche und die Inventurfelder sind so festzulegen, dass eine exakte Abgrenzung gewährleistet ist. Durch die Festlegung müssen Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen sein. Hierzu werden zweckmäßigerweise Inventurbereiche gebildet. Bei der Erfassung soll, soweit bereits möglich, auch eine Zuordnung zu Produkten erfolgen. Die Inventurfelder können nach örtlichen und sachlichen Kriterien bestimmt werden. Inventurfelder, die nach örtlichen Gesichtspunkten eingegrenzt werden, können sich z.b. nach Gebäuden, Stockwerken, Räumen, Raumteilen, Stadtteilen, Strassen usw. richten. Die Zuordnung der Inventurfelder nach sachlichen Kriterien soll sicherstellen, dass die Bestände (z.b. Grünflächen, Kindergärten, Brücken usw.) einer Bilanzposition zugeordnet werden können. Bei der Einteilung der Inventurfelder steht die lückenlose und überschneidungsfreie Zuordnung im Vordergrund. 3.4 Personalplan (Anhang) Die Planung des personellen Einsatzes betrifft die termingerechte Zurverfügungstellung quantitativ und qualitativ ausreichender Personalkapazitäten für Leitung, Ansage, Aufnahme und Überwachung der Inventur. In diesem Zusammenhang sind exakte Aufgabenbeschreibungen sowie genaue Arbeitsanweisungen erforderlich. Der Personalplan regelt die Zusammensetzung der Aufnahmegruppen und legt darüber hinaus fest, wer die vorläufigen Bilanzwerte ermittelt und wer die Eingaben in die Anlagenbuchhaltung vornimmt. Bei der Durchführung der Inventurmaßnahmen, sollte der Grundsatz der Funktionstrennung Beachtung finden (Trennung zwischen Aufnehmenden und dem für die Bestandsverwaltung Verantwortlichen). Es gilt das Vier-Augen-Prinzip, hierbei besteht ein Aufnahmeteam mindestens aus einem Aufnehmer und einem Aufschreiber. 4. Durchführung der Erstinventur Materiell vorhandene Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und in Zähllisten zu erfassen (körperliche Inventur). Wie bereits unter Ziffer 1.4 beschrieben, soll im Rahmen der Erstinventur für sämtliche physisch erfassbaren Vermögensgegenstände des Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

10 Anlagevermögens die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen. Sofern die körperliche Inventur als wirtschaftlich nicht vertretbar angesehen wird, muss abgewogen werden, ob die Bestände an Vermögensgegenständen aus Belegen entnommen werden können. Auf die grundsätzliche Inaugenscheinnahme darf aber, insbesondere aus Gründen der späteren Bewertung, nicht verzichtet werden. Das Verfahren muss jedoch zuvor mit der zentralen Inventurstelle unter Beteiligung des RPA abgestimmt werden. Für die weiteren Vermögenspositionen ist eine Buch- oder Beleginventur anzuwenden, soweit diese durch die GemHVO für zulässig erklärt ist. Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der zentralen Inventurstelle unter Beteiligung des RPA angewendet werden. 4.1 Buch- oder Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert des Vermögens anhand der Buchführung oder sonstiger Belege ermittelt. Die Buchinventur setzt voraus, dass das Vermögen in einem Bestandsverzeichnis (z.b. Anlagenkartei) aufgeführt ist. Im Bestandsverzeichnis müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag wird der buchmäßige Endbestand anhand des Bestandsverzeichnisses ermittelt und in die Inventarliste vorgetragen. In angemessenen Zeitabständen ist eine körperliche Bestandsaufnahme bzw. Beleginventur durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Der Zeitpunkt der Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme wird durch die zentrale Inventurstelle festgelegt. Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände (z.b. Bankguthaben und Forderungen) ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Für ihre Erfassung können u.a. Buchungsbelege, Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlisten vorzutragen. Die Beleginventur ist analog auch für die Schulden und Rückstellungen anzuwenden. 4.2 Körperliche Inventur Bei der Durchführung einer körperlichen Inventur sind für die einzelnen körperlich vorhandenen Vermögensgegenstände Inventarnummern zu vergeben. Diese sind mit Hilfe von Barcode-Aufklebern an die Vermögensgegenstände anzubringen. In bestimmten Inventurbereichen (z.b. Schulen) werden keine Barcode-Aufkleber angebracht. Hier werden die vergebenen Inventarnummern in Listen erfasst und gepflegt. Eine abschließende Aufzählung dieser Inventurbereiche wird durch die zentrale Inventurstelle vorgegeben. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

11 Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und in Zähllisten zu erfassen. Die Zähllisten zur Erfassung der Inventurobjekte werden von der zentralen Inventurstelle zur Verfügung gestellt. Die Aufnahmeleiterin oder der Aufnahmeleiter in den Fachbereichen/Ämtern nummeriert die Zähllisten fortlaufend und händigt diese ihren bzw. seinen Aufnahmeteams aus. Der Empfang der aus- und zurückgegebenen Zähllisten ist jeweils durch Unterschrift zu bestätigen. Die Aufnahmeteams füllen die Zähllisten während des Zählvorgangs dokumentenecht aus. Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur ist in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Die Zähllisten dürfen keine freien Zeilen enthalten. Freie Zeilen sind zu entwerten. Alle ausgegebenen Zähllisten muss das Aufnahmeteam unterschrieben an den Aufnahmeleiter zurückgeben, auch wenn einzelne Blätter nicht benötigt wurden d.h., dass auch leere Blätter zu unterschreiben sind. Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies durch Aufführung der Beschädigung in der Zählliste zu vermerken. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss der Aufnahmeleiter sicherstellen, dass diese beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. Weiterhin muss der Aufnahmeleiter sicherstellen, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird. Darüber hinaus muss es zu jeder Zeit für eine unbeteiligte Person möglich sein, den Zählvorgang und die Eintragungen in den Zähllisten nachvollziehen zu können. Gesonderte Inventuranweisungen erfolgen durch die zentrale Inventurstelle. 4.3 Umfang der Inventur Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche: selbsterstellten bzw. erworbenen Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, entgeltlich erworbenen immateriellen Vermögensgegenstände (z. B. Patente, Software, Lizenzen, Urheberrechte), auch Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen, technischen Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Be- Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

12 triebes). Somit sind bspw. Lastenaufzüge, Klimaanlagen, Schauvitrinen, Tresoranlagen eigenständig zu erfassen, Leihgaben bzw. sämtliches Fremdeigentum: Vermögensgegenstände, die der Gemeinde zur Verfügung gestellt wurden, sowie gemietete und geleaste Gegenstände. Die aufgenommenen Positionen müssen die Bezeichnung Fremdeigentum tragen, Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens, Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten, Haftungsverhältnisse, Verpflichtungen aus kreditähnlichen Geschäften, sonstige finanzielle Verpflichtungen. Zu erfassen ist auch das Vermögen der Gemeinde, das sich in Gebäuden oder auf Grundstücken Dritter befindet. Die Erfassung und der Nachweis des Vermögens und der Schulden erfolgen mit geeigneten Softwareprogrammen. Nicht gesondert aufzunehmen sind: Kunst am Bau, Vorratsbestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Waren sowie unfertige und fertige Erzeugnisse, die bereits aus Lagern abgegeben wurden, technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind (Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: z.b. Personenfahrstuhl, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen, die die Voraussetzung für die gewöhnliche Nutzung der Gebäude bilden). 5. Aufstellung des Inventars 5.1 Aufstellungszeitpunkt und -frist Das Inventar ist entsprechend 28 Abs. 1 GemHVO zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres zu erstellen. Da das Haushaltsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist dies jeweils der 31. Dezember eines Jahres. Entsprechend den GoInv ist die Erstellung des Inventars innerhalb der einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken. Dies bedeutet, dass die Erstellung Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

13 zeitnah zum Abschlussstichtag erfolgen muss, da das Inventar die Grundlage zur Erstellung der Bilanz und des Anhangs darstellt. Für die Erstellung der Eröffnungsbilanz regelt 53 Abs. 2 GemHVO keine zeitliche Eingrenzung für die vorhergehende Inventur und die Aufstellung des Inventars. Vielmehr wurde auf die Festlegung einer zeitlichen Ausgestaltung bewußt durch den Gesetzgeber verzichtet, da es vor allem bei größeren Kommunen nur über einen größeren Zeitraum möglich sein wird die Inventur durchzuführen und das Inventar zu erstellen. Es muß jedoch sichergestellt werden, dass Veränderungen im Datenbestand die in der Zeit nach der Erstellung des Inventars bis zur Erstellung der Eröffnungsbilanz eintreten erfasst und abgebildet werden. Das Inventar für die Stadtverwaltung Mönchengladbach wird durch die zentrale Inventurstelle erstellt. Grundlage hierzu ist die in Vorbereitung des NKF Pilotbetriebes gem. dieser Dienstanweisung durch die Pilotbereiche durchgeführte Inventur. 5.2 Form und Gliederung Besondere Formvorschriften für die Erstellung des Inventars bestehen nicht. Es sind die allgemeinen GoInv zu beachten. Die Beachtung der Grundsätze für die formelle Ordnungsmäßigkeit bedingt eine der Übersichtlichkeit dienende Gliederung. Da das Inventar im Wesentlichen der Erfassung der Posten der Bilanz dient, bietet sich eine Gliederung entsprechend der Bilanzgliederung an. 5.3 Aufstellung Sobald die ausgegebenen Zähllisten vollständig ausgefüllt der zentralen Inventurstelle vorliegen und geprüft sind, werden die Daten in die Inventarliste übertragen. Anschließend erfolgt die Bewertung der einzelnen Vermögensgegenstände. 5.4 Unterzeichnung Eine Pflicht zur Unterzeichnung des Inventars durch die Oberbürgermeisterin bzw. den Oberbürgermeister besteht nicht. Unabhängig davon wird es im Rahmen eines ordnungsmäßigen internen Kontrollsystems erforderlich sein, dass die einzelnen Teile des Inventars von den jeweiligen Verantwortlichen unterzeichnet werden. Näheres regelt der Inventurrahmenplan. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

14 6 Vermögen und Schulden 6.0 Immaterielle Vermögensgegenstände Hier sind durch Beleginventur nur entgeltlich erworbene Rechte, Lizenzen, Computerprogramme, Software etc. zu erfassen 6.1 Unbebaute Grundstücke, bebaute Grundstücke In diesen Bereichen wird eine Buchinventur durchgeführt. Die entsprechenden Nachweise leiten sich aus vorhanden EDV-gestützten Systemen ab Infrastrukturvermögen Grund und Boden des Infrastrukturvermögens Der Grund und Boden des Infrastrukturvermögens ist grundsätzlich unabhängig vom Baukörper zu erfassen Ingenieurbauwerke Unter den ingenieurtechnischen Bauwerken werden Brücken (einschließlich der Brücken in öffentlichen Grünanlagen), Verkehrszeichenbrücken, Tunnel, Stützbauwerke über 1,00 m Höhe, Lärmschutzbauwerke, Treppenanlagen ab einer Höhe von 6 Stufen oder einer Höhe von 1,00 m, sofern diese nicht einem Gebäude zugeordnet sind, und Durchlässe erfasst Gleisanlagen mit Streckenausrüstung und Sicherheitsanlagen Sofern sich Gleisanlagen im Eigentum der Stadt Mönchengladbach befinden werden die technischen Anlagen inklusive Gleisunter- und -oberbau sowie alle sonstigen dem Betrieb dienlichen Anlagen, z.b. Signale, Funkanlagen usw. erfasst Straßen Straßen, Wege, Plätze Aus den möglichen Alternativen zur Strukturierung, die die NKF-Dokumentation vorsieht, soll für die Stadt Mönchengladbach eine Erfassung und Bewertung der einzelnen Straßen nach Straßenabschnitten aufgrund definierter Knotenpunkte vorgenommen werden. Diese werden innerhalb der Straßendatenbank eingerichtet. Zum Straßenkörper gehören insbesondere die einzelnen Schichten des Straßenaufbaus (Frostschutzschicht, Tragschicht, Binderschicht, Deckschicht), Verkehrsinseln Geschwindigkeitsbremsen, Fahrbahnmarkierungen, Querungshilfen und Parkstände innerhalb des Fahr- Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

15 bahnbereichs. Eine getrennte Erfassung von Unterbau/Tragschicht und Verschleißschicht soll aus Gründen der Wirtschaftlichkeit nicht erfolgen. Darüber hinaus werden die Schutzeinrichtungen wie Poller, Schutzplanken oder Betonschutzwände ebenfalls dem Straßenkörper zugerechnet und nicht selbständig erfasst, ebenso wie das städt. Rohrnetzsystem, die StVO- Beschilderung und die Straßenmöblierung. Eine vom Straßenbaukörper getrennte Erfassung ist bei folgenden Nebenanlagen erforderlich: - Gehwege - Radwege - kombinierte Rad-/Gehwege - Straßenbegleitgrün - Straßenbäume - Wegweisungsbeschilderung - Signalanlagen, VSM Ebenfalls ist der zum Betrieb der Signalanlagen notwendige Verkehrsrechner hier zu erfassen. Darüber hinaus wird in diesem Bereich das Verkehrsmanagementsystem abgebildet werden, da dies unmittelbar mit dem Verkehrsrechner kommuniziert und Daten austauscht. Straßenabläufe Straßenentwässerungsanlagen sind bis zum Einlauf in den eigentlichen Kanal gem. StrWG NRW dem Straßenkörper zuzurechnen. Hier soll jedoch eine eigenständige Erfassung stattfinden, da die späteren Werte für die Gebührenkalkulation benötigt werden. Straßenbeleuchtung Die Straßenbeleuchtung ist einschl. Zuleitungen, Verteiler, Verteilerschränke und Trafos, sofern diese nicht im Besitz der NVV AG sind, zu erfassen. Die Beleuchtung auf dem Gebiet der ehemaligen Stadt Rheydt wird grundsätzlich bei der NVV AG bilanziert und ist nicht zu erfassen. Nur im Rahmen von Fördermaßnahmen wird die Beleuchtung durch die Stadt finanziert, geht in deren Eigentum über und ist dann zu erfassen Parkplätze & Parkleitsysteme Wegen des sachlichen Zusammenhangs werden in diesem Bereich auch die unterstützenden Rechnersysteme, das Parkleitsystem und die zur Bewirtschaftung notwendigen Parkscheinautomaten erfasst. Es erfolgt jedoch jeweils eine vom Baukörper eigenständige Erfassung. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

16 6.2.5 Sonstige Bauten des Infrastrukturvermögens Sonstige Bauten des Infrastrukturvermögens, wie z.b. Fahrradstationen, die nicht konkret einer anderen Grundstücksnutzung (z.b. Rathaus) zugeordnet werden können, sind eigenständig zu erfassen. 6.3 Erfassung von Beteiligungen, Sondervermögen, Ausleihungen Zuschüssen, Beiträgen, und Rückstellungen etc Beteiligungen Beteiligungen sind wie folgt zu erfassen: Anteile von 0 bis 20 % sind als Wertpapiere des Anlagevermögens zu erfassen. Anteile von 21 bis 50 % sind als Beteiligungen zu erfassen. Anteile von 51 bis 100 % sind als Anteile an verbundenen Unternehmen zu deklarieren. Die Bewertung erfolgt nach separater Bewertungsrichtlinie Sondervermögen Sondervermögen, rechtlich unselbständige Stiftungen und Gemeindegliedervermögen sind mit der Eigenkapitalspiegelwertmethode zu erfassen Ausleihungen Ausleihungen der Stadt in Form von Bedienstetendarlehen, Darlehen an Gesellschaften, Darlehen im Wohnungsbau sowie Forderungen aus Stundungen sind ebenfalls zu erfassen Zuweisungen und Zuschüsse Zuweisungen und Zuschüsse sind, wenn möglich, immer dem geförderten Vermögensgegenstand zugeordnet, zu erfassen und als Sonderposten auszuweisen. Falls dies nicht möglich sein sollte, ist ein üblicher Prozentanteil als Zuweisung bzw. Zuschuss dem Vermögensgegenstand zuzuordnen. Zuweisungen und Zuschüsse die nach 1975 an die Stadt Mönchengladbach gezahlt wurden, sind möglichst einzeln zu erfassen. In welcher Höhe diese Zuweisungen und Zuschüsse in die Bilanz aufgenommen werden, richtet sich nach der Dienstanweisung zur Bewertung des Vermögens und der Schulden der Stadt Mönchengladbach Beiträge Beiträge z. B. für Erschließungen oder Friedhofsgebühren für die Grabstätten sind ebenfalls als Sonderposten zu erfassen. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

17 6.3.6 Rückstellungen Rückstellungen sind für Pensionsverpflichtungen, Rentenverpflichtungen, Deponien, drohende Verluste, Verpflichtungen aus besonderen Verträgen sowie für Instandhaltungen z.b. wegen Instandhaltungsrückstau zu erfassen. Pensionsrückstellungen und Rentenverpflichtungen werden von externen Versicherungsmathematikern berechnet. Die entsprechenden Informationen werden durch das Personalamt und die Kämmerei bereitgestellt. In wieweit diese Positionen in die Eröffnungsbilanz übernommen werden, richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen und der Dienstanweisung zur Bewertung des Vermögens und der Schulden bei der Stadt Mönchengladbach. 7. Aufbewahrung der Unterlagen (Vergleiche hierzu 58 GemHVO) Die Gemeinde ist verpflichtet, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen geordnet und sicher aufzubewahren 58 Abs. 1 GemHVO. Die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschüsse sind dauernd aufzubewahren. Bücher, Inventare, Rechenschaftsberichte, die Anlagen zur Eröffnungsbilanz und zum Jahresabschluss sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 01. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres ( 58 Abs. 2 GemHVO). Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse können die in Absatz 2 aufgeführten Unterlagen gem. 58 Abs. 3 GemHVO auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für Gemeinden und Gemeindeverbände entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Belegen bildlich und mit den anderen Daten inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

18 Die Bildträger bzw. Datenträger sind anstelle der Originale aufzubewahren. Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt, es gelten die Rechtsvorschriften der GemHVO. 8. Inkrafttreten Diese Inventurrichtlinie tritt mit Wirkung vom 10. April 2006 in Kraft und gilt zunächst für die festgelegten Pilotämter/-fachbereiche und anschließend sukzessive für alle Ämter/Fachbereiche. Die Dienstanweisungen 105 für das Inventarwesen (Inventarordnung) und 105 a zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das bewegliche Sachanlagevermögen (für IRP-Anwender) sind entsprechend nur bis zur Umstellung des Haushaltes auf NKF weiterhin gültig. Mönchengladbach, den Der Oberbürgermeister Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober

19 Anlage 1 AKTIVA (Muster zu 41 GemHVO) Struktur der kommunalen Bilanz in Nordrhein-Westfalen 1. Anlagevermögen 1.1 Immaterielle Vermögensgegenstände 1.2 Sachanlagen Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte Grünflächen Ackerland Wald, Forsten Sonstige unbebaute Grundstücke Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte Kinder- und Jugendeinrichtungen Schulen Wohnbauten Sonstige Dienst-, Geschäfts- und Betriebsgebäude Infrastrukturvermögen Grund und Boden des Infrastrukturvermögens Brücken und Tunnel Gleisanlagen mit Streckenausrüstung und Sicherheitsanlagen Entwässerungs- und Abwasserbeseitigungsanlagen Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen Sonstige Bauten des Infrastrukturvermögens Bauten auf fremdem Grund und Boden Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge Betriebs- und Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau 1.3 Finanzanlagen Anteile an verbundenen Unternehmen Beteiligungen Sondervermögen Wertpapiere des Anlagevermögens Ausleihungen an verbundene Unternehmen an Beteiligungen an Sondervermögen Sonstige Ausleihungen 2 Umlaufvermögen 2.1 Vorräte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren Geleistete Anzahlungen 2.2 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Öffentlich-rechtliche Forderungen und Forderungen aus Transferleistungen Gebühren Beiträge Steuern Forderungen aus Transferleistungen Sonstige öffentlich-rechtliche Forderungen Privatrechtliche Forderungen gegenüber dem privaten Bereich gegenüber dem öffentlichen Bereich gegen verbundene Unternehmen gegen Beteiligungen gegen Sondervermögen Sonstige Vermögensgegenstände 2.3 Wertpapiere des Umlaufvermögens 2.4 Liquide Mittel 3. Aktive Rechnungsabgrenzung PASSIVA 1. Eigenkapital 1.1 Allgemeine Rücklage 1.2 Sonderrücklagen 1.3 Ausgleichsrücklage 1.4 Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 2. Sonderposten 2.1 für Zuwendungen 2.2 für Beiträge 2.3 für den Gebührenausgleich 2.4 Sonstige Sonderposten 3. Rückstellungen 3.1 Pensionsrückstellungen 3.2 Rückstellungen für Deponien und Altlasten 3.3 Instandhaltungsrückstellungen 3.4 Sonstige Rückstellungen 4. Verbindlichkeiten 4.1 Anleihen 4.2 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen von verbundenen Unternehmen von Beteiligungen von Sondervermögen vom öffentlichen Bereich vom privaten Kreditmarkt 4.3 Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung 4.4 Verbindlichkeiten aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen 4.5 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 4.6 Verbindlichkeiten aus Transferleistungen 4.7 Sonstige Verbindlichkeiten 5. Passive Rechnungsabgrenzung Stadt Mönchengladbach / Kämmerei, Oktober