Der Neue Einkauf der Freien und Hansestadt Hamburg Hamburger Vergabetag 2013

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1 Projekt Konzentration des Einkaufs Der Neue Einkauf der Freien und Hansestadt Hamburg Hamburger Vergabetag 2013 Hamburg 31. Januar 2013

2 Herausforderungen für den modernen öffentlichen Einkauf Ein moderner Einkauf ist heute durch unterschiedliche Themen oder Ziele geprägt: o Wirtschaftlichkeit, d.h. günstige Preise o Fachliche Qualität, d.h. bedarfsgerechte Produkte und Dienstleistungen o Effiziente Einkaufsorganisation o Beachtung gesellschaftlicher Rahmenbedingungen, d.h. nachhaltiger und fairer Einkauf Die öffentliche Beschaffung steht hier im Spannungsfeld zwischen Ökonomie und Fairness bzw. Nachhaltigkeit. Auch wenn sich diese Ziele nicht in allen Aspekten widersprechen, haben sie doch zum Teil gegenteilige Effekte. Umso wichtiger ist ein bewusst gesteuerter öffentlicher Einkauf, damit die politisch formulierten Vorgaben in die tägliche Vergabepraxis Einzug halten können. 2

3 Reifegradeinstufung der Einkaufsorganisation 2010 Diese Elemente / Bausteine / Module sollten sich sich in jeder effizienten und modernen öffentlichen Einkaufsorganisation zeigen: wirtschaftlich strategisch beratend effizient ganzheitlich Standard. Vergabeprozesse Vertrags- Lieferantenmanagem. Bedarfsmanagem. Elektron. Vergabe und Bestellung standardisiert kundenorientiert steuerungsorientiert operativ Strateg. Warengruppenmanagem. serviceorientiert Reifegrad FHH heute 3

4 Ausgangssituation: Der Einkauf in der FHH heute Die Vergabeorganisation für Lieferungen und Leistungen in Hamburg (ohne Bauleistungen) ist gekennzeichnet durch ein heterogenes System: 10 Zentrale Beschaffungsstellen sind zuständig für definierte Standardwaren. Dafür werden großen Teils Rahmenvereinbarungen geschlossen, aus denen alle Organisationseinheiten abrufen. Die größte Zentrale Beschaffungsstelle ist in der, sie schreibt ca. 90% des Standardvolumens aus. Es wird eine elektronische Vergabesoftware eingesetzt. Spezialbedarf wird dezentral in allen Fachbehörden und Bezirksämtern beschafft Die Organisation und Abwicklung der Einkaufsprozesse erfolgt individuell je nach Behörde bzw. Amt heterogene Prozesse, wenig hauptamtliche Beschaffer Daten über Einkaufsaktivitäten sind hamburgweit nicht erfasst bzw. verfügbar. Eine Strategie für den gesamtstädtischen Einkauf existierte bisher nicht. 4

5 Das Projekt Konzentration des Einkaufs Handlungsbedarf wurde erkannt und im Rahmen eines umfassenden Sparpakets hat der Senat 2010 beschlossen, weitere Einsparungen im Einkauf zu realisieren. Weitere Bündelungs- und Konzentrationseffekte sollten erzielt werden, es sollten alle Voraussetzungen für ein späteres Public-Shared- Service-Center (PSSC) geschaffen werden. Das Projekt Konzentration des Einkaufs wurde ins Leben gerufen zur Umsetzung des Senatsbeschlusses, aber die Datenlage war unzureichend eine strategische Einheit hat es nicht gegeben. Schätzungen bildeten die Grundlage für die Einsparziele und die dazu gehörenden Maßnahmen. Erkenntnisziel der Projektverantwortlichkeiten: Analyse erforderlich: Wo sind die Stellschrauben / Hebel im Einkauf? 5

6 Ergebnisse unserer Datenerhebung Die Freie und Hansestadt Hamburg wendet jährlich ca. 200 Millionen Euro (VOL und VOF) für den Einkauf auf. Mit einer relativ geringen Anzahl an förmlichen Vergaben wird der Großteil an Standardwaren zentral und professionell beschafft. Der Großteil der Vergabeverfahren (Fallhäufigkeit) sind freihändige Vergaben, sie machen rund Mio Euro pro Jahr aus. Die Vergabepraxis in den Behörden und Bezirken ist sehr heterogen, hauptamtliche Beschaffer sind dort eher die Ausnahme. In der Regel beschäftigen sich Sachbearbeiter zu einem mittleren Prozentsatz mit der Beschaffung. Die Top 4 der Warengruppen: IT, Postdienstleistungen, KFZ inkl. Zubehör und Reparatur, Reinigungsdienstleistungen 6

7 Was heißt das für den zukünftigen Einkauf? Wo sind die Stellschrauben? Organisation des zukünftigen Einkaufs: Zentrale Einkaufseinheiten für operativen Einkauf von Standardwaren Zentrale behördeneigene Beschaffungsstellen in allen Behörden und Ämtern Elektronisches Bestellwesen: Bestellsoftware mit standardisiertem elektronischem Workflow für die dezentralen Beschaffungsstellen Datenlieferant für das Controlling Warengruppenmanagement: Ausschreibung von neuen Rahmenvereinbarungen Optimierung bestehender Rahmenvereinbarungen Standardprozess für die Bedarfsermittlung Strategischer Einkauf und Controlling an einer Stelle elektr. Vergabe und elektr. Beschaffung zur Standardisierung der Einkaufsprozesse 7 Bündelung, Standardisierung und Professionalisierung der Einkaufsprozesse

8 Konkret heißt das: Die neuen Zentralen Vergabestellen* Zentrale Vergabestelle (ZVST) der : Strategischer Einkauf und strategisches Warengruppenmanagement Einkauf von bestimmten Warengruppen mit hamburgweiter Zuständigkeit Fachliche Verantwortung für das elektronische Bestellwesen Controlling Expertenwissen + juristische Beratung org.-, fachl.- und IT-Rahmensetzung Zentrale Vergabestelle der BIS: Einkauf von bestimmten Warengruppen mit hamburgweiter Zuständigkeit Beschaffungsstelle für die eigene Behörde Zentrale Vergabestelle der BSB: Einkauf von bestimmten Warengruppen mit hamburgweiter Zuständigkeit Beschaffungsstelle für die eigene Behörde Zentrale Vergabestelle der JB: Einkauf von bestimmten Warengruppen mit hamburgweiter Zuständigkeit Beschaffungsstelle für die eigene Behörde Enge Zusammenarbeit der ZVST + Service (Coaching) für die Beschaffungsstellen Beschaffungsstellen in den Behörden + Bezirksämtern: Direktkauf bis 500 Euro Abrufe aus Rahmenvereinbarungen Freihändige Vergaben und Beschränkte Ausschreibungen bis zur Wertgrenze ÖA Standardisierte Prozesse über das elektronische Bestellwesen Enge Abstimmung + Kommunikation durch Vernetzung mit anderen Beschaffern und dem Zentralen Einkauf 8 * Zuständigkeit von Dataport bleibt unberührt

9 Die neuen Warengruppen und die Zuordnung zu den ZVST Warengruppe: A B E F G H I J K L M N O P Q R RM RG RDL S W dazu gehört: IT: Hardware, Software, Zubehör, Verbrauchsmaterial, Wartung, Pflege (soweit nicht Dataport) Elektronik Kleinteile: Beamer, OHP, Smartboards, DVD-Player, Kameras, Abspielgeräte, Ausstattung von Räumen mit Medien, Mikrofone, Zubehör für alles (Kassetten und Discs etc.), Material (Filme) inkl. Reparatur und Wartung Bürobedarf jeder Art, inkl. Flipcharts, Moderationswände, diverse kleine Büroausstattungsgegenstände Möbel und Raumausstattung: Gegenstände, Ausstattung wie Vorhänge, Teppiche, Auslegware, Haushaltsgeräte Ent- und Versorgungsleistungen: Öl, Strom, Wasser, Abfall, etc. Bewachungsdienste, Sicherheitsdienste, Objektschutz Reinigung: Gebäude, Glas, Fenster, Mittel, Geräte, Ausstattung Umzüge, Transporte von Dingen, Beförderung von Personen, Handwerkerarbeiten, Hausmeisterdienste, Kurierdienste Kleidung, Textilien, Wäsche, Schuhe, Wäscherei und Ausbesserung Postdienstleistungen, Materialien Werkzeuge und Material, Handwerkerbedarf, elektro und manuell, Zubehör KFZ: Nutz- + PKW, Kraftstoffe, Reparaturen, Wartung, Fahrräder Bücher, Zeitschriften, Loseblattsammlungen, Online-Gebühren, Druck von Vordrucken, Gestaltung und Druck von Druckerzeugnissen Lebensmittel Unterrichtsmaterial, Spiel- und Sportgeräte, Kinder- und Jugendmaterial, Musikgeräte, Basteln, Werken fachspezifische Geräte, Dienstleistungen, Waren, Sonderbedarfe Medizinisches Verbrauchsmaterial, med. Kleingeräte inkl. Wartung und Reparatur Alles rund um Grün (Bäume, Pflanzen, Wälder, Friedhöfe, Gras) fachspezifische Dienstleistungen Schulungen, Seminare, Fortbildungen, Trainings, Workshops Waffen und Munition, Sicherheitszubehör = FB = JB = BIS = BSB 9

10 Reifegradeinstufung der Einkaufsorganisation 2015 Diese Elemente / Bausteine / Module sollten sich sich in jeder effizienten und modernen öffentlichen Einkaufsorganisation zeigen: wirtschaftlich strategisch beratend effizient ganzheitlich Standard. Vergabeprozesse Vertrags- Lieferantenmanagem. Bedarfsmanagem. Elektron. Vergabe und Bestellung standardisiert kundenorientiert steuerungsorientiert operativ Strateg. Warengruppenmanagem. serviceorientiert Reifegrad FHH heute

11 Bitte geben Sie uns Feedback Leitfragen für die Diskussion: Wie ist der Reifegrad Ihrer Einkaufsorganisation? Was sind zurzeit Ihre Schwerpunktthemen im Einkauf? Haben Sie kritische Anmerkungen zu den vorgestellten Plänen? Haben Sie Tipps für die Umsetzung? 11

12 Backup Charts 12

13 Altona Harburg Wandsbek Die Projektorganisation für die Umsetzung PKE Gesamtprojektsteuerung Gesamtprozessplanung und steuerung Change Management Mitbestimmung + Datenschutz etc. Webshop Teilprojekt Regelwerk Teilprojekt ZVST Teilprojekt Webshop Anpassung der BO Übergangsregelungen Behördenabstimmung Aktualisierung Vergabeleitfaden Aufbau ZVST FB Aufbau ZVST BIS Aufbau ZVST BSB Aufbau ZVST JB Zusammenarbeit horizontal und vertikal definieren Entwicklung SLA Aufbau Warengruppenmanagement + Controlling Aufbau strategischer Einkauf Netzwerk Einkäufer Beratung eva + Webshop Qualifizierung MA Pilot BIS Pilot FB * Umsetzungsprojekt Umsetzungsprojekt Umsetzungsprojekt Piloten Bezirksämter: Pilotenboard: Nutzung LeanCat? Grob- + Feinkonzept Customizing Roll Out-Planung Schulungen 13 * ab 3. Quartal 2013