CALIFORNIA 3000 / CS.BAU

Transkript

1 G&W Software Entwicklung GmbH Handbuch für den schnellen Einstieg in CALIFORNIA 3000 / CS.BAU A U S Z U G

2 Autoren: Herausgeber: Ausgabe: März 2007 Copyright: Christoph Matthias, Christian von Schmidt, Jörg Butt Dr.-Ing. Achim Warkotsch G&W Software Entwicklung GmbH Niederlassung Berlin Frankfurter Allee 31A Berlin Tel. 030 / Fax 030 / Niederlassung Essen Borbecker Platz Essen Tel / Fax 0201 / Stammhaus München Internet: info@gw-software.de

3 Ansicht GWText (z.b. Bearbeitung Auftragsformular) Ansicht Grunddaten Leistungsverzeichnis Büroorganisation 3

4 Büroorganisation In diesem Kapitel Textbearbeitung und Dokumentenverwaltung Adressdatenverwaltung Wiedervorlagesystem Textbearbeitung und Dokumentenverwaltung In CALIFORNIA 3000 stehen Ihnen für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten vier Optionen zur Verfügung: 1. GWText Als integraler Bestandteil von CALIFORNIA 3000 ist es das Standardsystem für jede Form der Textbearbeitung, sei es für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (Lang- und Kurztext), die Bearbeitung von Buchungsformularen oder für die Korrespondenz. In Gegensatz zu herkömmlichen Textsystemen ist GWText eine sog. Folien-Textverarbeitung, d.h. dass Texte aber auch Grafiken innerhalb von Folien im Dokument angelegt werden. Die eigentliche Handhabung innerhalb der Folien ist ähnlich zu MS-Word angelegt, allerdings können im Gegensatz hierzu durch die speziellen Editier- und Feldfunktionen Informationen aus der Projekt-Datenbank abgerufen und somit eingebunden werden. 2. MS-WORD Aufgrund seiner weiten Verbreitung kann das Textverarbeitungssystem von Microsoft als zusätzlicher Editor für die reinen Textbereiche verwendet werden. MS-Word kann jedoch nicht alle Fähigkeiten von GWText abbilden, insbesondere nicht die Fähigkeiten beliebiger Danbankabrufe und komplexer Editierfähigkeiten wie Stopstellenergänzung o. ä. Unterstützt wird MS-Word ab Version Büroorganisation

5 Ansicht Übersicht Infokarteien Ansicht Übersicht Infosätze Ansicht Infosatz Büroorganisation 5

6 3. Sonstiges Dokument Mit dieser Einstellung können Sie jedes Dokument, das in Ihrem System bekannt ist, in der Datenbank von CALIFORNIA 3000 ablegen. Das können z.b. Worddokumente, Exceltabellen oder auch Grafiken aus der CAD sein. Ist das Dokument einmal ausgewählt und abgespeichert, kann es per :KLICK jederzeit wieder aufgerufen und bearbeitet werden. 4. Verweis auf Dokument Mit dieser Option können Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument erstellen. Dadurch werden auch Änderungen am Dokument durch andere Programme sofort sichtbar. Das Dokument, auf das verwiesen wird, darf jedoch nicht gelöscht oder verschoben werden. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich ein büroweit gültiges, übersichtliches Ordnungssystem über alle Ihre Dokumente zu legen. Die Adress- und Informationsverwaltung Um die automatische Erstellung von Auftragsformularen und sonstigen Schreiben richtig ausschöpfen zu können, stellt Ihnen CALIFORNIA 3000 eine umfassende Datenbank für Ihre Adressen zur Verfügung. Der Aufbau der Adress-Datenbank ist im Prinzip nichts anderes als die digitale Form des herkömmlichen Karteikastens, nur viel flexibler und umfangreicher. Zur besseren Übersicht über die Vielzahl unterschiedlicher Kontakte können Sie die Adressen in mehrere Infokarteien - z.b. für Bauunternehmen, Auftraggeber, Behörden etc. - einordnen. Die eigentlichen Adressen werden dann wie Karteiblätter als Infosätze angelegt. Der Aufbau jeder Adresse wird durch einzelne Infogruppen vorab definiert, die die Daten aufnehmen. CALIFORNIA 3000 stellt Ihnen hierfür schon Infogruppen, z.b. ADR für die Adresse etc. zur Verfügung, die Sie bei Bedarf Ihren Wünschen anpassen können. Zur Neuanlage von Infokarteien gehen Sie wie folgt vor: 1. KLICK auf in der Symbolleiste öffnet das Übersichtsfenster der Infokarteien. 2. Mit einem KLICK auf fügen Sie eine weitere Infokartei hinzu und geben dieser einen Namen, z.b. Bauunternehmen. 6 Büroorganisation

7 Übersicht der Standard-Infogruppen Auswahl der Tabelle Auswahl der Infofelder Büroorganisation 7

8 3. Dann definieren Sie die Eingabemaske Ihrer Infokartei durch KLICK auf. Im Folgenden leeren Fenster :KLICK auf die Zelle unter Gruppe oder auf das Menü Bearbeiten, Liste aller Infogruppen zum Öffnen der Info-Standardgruppen. 4. Sie ordnen beide Fenster nebeneinander an und ziehen per drag and drop die von Ihnen gewünschten Info-Standardgruppen in die leere Infokartei. Damit haben Sie die möglichen Eingaben für alle Adressen dieser Infokartei festgelegt. 5. Mit einem KLICK auf fügen Sie einen Infosatz hinzu. Nachdem Sie den Alphasortbegrif für die neue Adresse vergeben haben (z.b. Neumann), öffnen Sie das Bearbeitungsfenster des Infosatzes mit einem :KLICK auf diese Bezeichnung. Nun können Sie in die vordefinierten Datenfelder der Infogruppen die benötigten Daten einfügen und mit KLICK auf abspeichern. Jetzt brauchen Sie nur noch in den Grunddaten des Gewerkes im Register Auftragnehmer die Verknüpfung mit der richtigen Adresse herzustellen und Sie brauchen sich für die gesamte Projektabwicklung keine Gedanken mehr zu machen, ob z.b. der Auftrag, Zahlungsfreigaben oder die Abnahme die vollständigen Adressdaten enthalten. Import von Adressen aus MS-Excel Falls Ihnen Adressen in einer Excel-Tabelle vorliegen, können Sie diese jederzeit in eine neue Infokartei importieren. Dazu führen Sie bitte die folgenden Arbeitsschritte durch: 1. KLICK auf das Menü Stammdaten, Infogruppen und anschließend auf Bearbeiten, Aus Excel importieren. 2. Auswahl der Excel-Tabelle und KLICK auf Öffnen. 3. Auswahl der Infofelder. 4. Jetzt öffnen Sie die Übersicht der Infokarteien und finden dort eine neue Zeile, deren Namen Sie jederzeit abändern können. Bei :KLICK öffnet sich die angelegte Infokartei und Sie sehen die Alphasorts der Adressen, die aus Excel übernommen wurden. 8 Büroorganisation

9 Wiedervorlagefenster Wiedervorlagenliste Büroorganisation 9

10 Wiedervorlage hat Ihre Termine im Griff Die G&W Wiedervorlage erleichtert spürbar die Aufgaben des Projektmanagements. Mit dieser Funktionalität ist es möglich Termine und Aufgaben zu verwalten und sich daran erinnern zu lassen. Termine und Aufgaben können dabei beliebig mit Dokumenten, LV- Positionen und Infosätzen verknüpft werden. Durch das automatisierte Anlegen eines Termins aus Textbausteinen, werden Sie immer rechtzeitig an gesetzte Termine erinnert, z.b. eine Frist zur Mängelbehebung. Verknüpfte Texte und Infosätze können direkt aus den Erinnerungs- und Wiedervorlagelisten geöffnet werden. Als autarkes Programm lässt sich die G&W Wiedervorlage auch auf Rechnern ohne installierten CALIFORNIA 3000 Arbeitsplatz einsetzen. Aktivieren der Wiedervorlage Zur Nutzung der Wiedervorlage-Funktionalität in CALIFORNIA 3000 muss im Menü Konfiguration / Benutzer bzw. Standardwert die Option Wiedervorlage-Funktionalität aktivieren j/n mit einem Haken versehen und anschließend CALIFORNIA 3000 einmal neu gestartet werden. Die Wiedervorlage kann nun genutzt werden. Erstellen / Bearbeiten von Wiedervorlagen Das manuelle Erstellen und Bearbeiten von Wiedervorlagen erfolgt mit dem Schalter in der Symbolleiste. Im Bereich von LV-Positionen, Briefen, Buchungstexten und Infosätzen wird eine kontextbezogene, also mit Texten oder Infosätzen verknüpfte Wiedervorlage angelegt. Das Wiedervorlagefenster öffnet sich zu deren Bearbeitung bzw. Bestätigung im Register Wiedervorlage. In allen anderen Bereichen öffnet sich das Register Wiedervorlageliste. Über die Schaltfläche kann eine freie Wiedervorlage, also ohne Kontextbezug angelegt werden. 10 Büroorganisation

11 Erinnerungsfenster Büroorganisation 11

12 In Textbausteinen mit Terminsetzung, z.b. Mängelrügen mit Fristsetzung oder eine Bauwerks-Abnahme mit Ende der Mangelanspruchsfrist (Gewährleistungsfrist), kann eine kontextbezogene Wiedervorlage automatisiert angelegt werden. Der Anstoß erfolgt dabei über die Feldfunktion Terminsetzung. Nach dem Speichern und Verlassen des Textes wird die so erzeugte Wiedervorlage zur Bearbeitung bzw. Bestätigung angezeigt. In G&W Buchungstexten ab Version ist diese Feldfunktion bereits integriert. Tipp: Bei einem Update von CALIFORNIA 3000 werden die Buchungstexte nicht automatisch aktualisiert. Zum Einlesen der aktuellen G&W Buchungstexte folgen Sie bitte der Online-Hilfe unter Update von Standard-Buchungstexten. Zu jeder Wiedervorlage lässt sich ein Beginn-, Fälligkeits- und Erinnerungszeitpunkt, die Einstufung der Wichtigkeit, der Bearbeitungsstatus und eine begleitende Notiz festlegen. Wer für die Wiedervorlage zuständig ist und ggf. eine Erinnerungsmeldung erhält, wird im entsprechenden Feld angezeigt. Bei Bedarf kann eine Wiedervorlage auch an andere Nutzer delegiert werden. Dies geschieht in einer geöffneten Wiedervorlage, indem Sie im Feld zuständig den gewünschten Nutzer auswählen. Erinnerung Ist ein Erinnerungstermin erreicht, so erscheint beim zuständigen Anwender ein Erinnerungsfenster. Durch :KLICK auf den markierten Eintrag oder mit der Schaltfläche kann die zugehörige Wiedervorlage geöffnet werden. Über die Schaltfläche kann der mit der Wiedervorlage verknüpfte Text oder Infosatz in CALIFORNIA 3000 geöffnet werden. Durch wird die Erinnerungsfunktion des angewählten Eintrages deaktiviert. Sie werden somit nicht mehr automatisch an diesen Termin erinnert! Über die Wiedervorlageliste kann weiterhin der Termin eingesehen und bearbeitet werden. 12 Büroorganisation