22.2 Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromaschinen, Bildern und Kunstgegenständen

Transkript

1 22 INVENTAR 22.1 Allgemeines Grundsatz Jahresrechnung Beilage Liegenschaften Tiefbauten Waldungen Mobilien Vorräte Darlehen und Beteiligungen des Verwaltungsvermögens Investitionsbeiträge Weitere Vermögensteile 22.2 Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromaschinen, Bildern und Kunstgegenständen I. Verfahren II. Inventar der Mobilien III. Inventar der Bibliotheken und Mediotheken IV. Inventar der Schreib- und Büromaschinen V. Inventar der Bilder und Kunstgegenstände VI. Kontrolle VII. Besondere Bestimmungen 22.3 Beispiele von Inventarlisten Beispiel Inventar nicht überbaute Liegenschaften Beispiel Inventar überbaute Liegenschaften Beispiel Inventar Waldungen Beispiel Inventar Tiefbauten Verwaltungsvermögen Beispiel Inventar Mobilien Inventar Inhalt Kapitel 22 Seite 1-12

2 22.1 Allgemeines Grundsatz Über die Sachwertanlagen des Finanzvermögens sowie über das Verwaltungsvermögen wird ein Inventar geführt. Die Form der Inventarführung kann frei gewählt werden (EDV-Listen, Anlagekartei, lose Inventarblätter usw.). Das Inventar wird laufend aufgrund der Anschaffungs- und Abgangsbelege geführt und mindestens alle fünf Jahre mit dem Bestand verglichen Jahresrechnung Beilage Der Jahresrechnung wird eine Übersicht über die Inventarveränderungen beigegeben. Sie wird unterteilt nach Finanzvermögen und Verwaltungsvermögen und enthält folgende Angaben: Bezeichnung des Vermögenswertes, Kaufpreis, Erstellungskosten bzw. Veräusserungspreis, Hinweis auf Verbuchung Liegenschaften Das Inventar der nicht überbauten Liegenschaften enthält: Bezeichnung und Lage, Katasternummer, Grösse, Kaufdatum und Kaufpreis, Zonenpreis und ortsüblicher Verkehrswert pro Quadratmeter, Belastung. Bei nicht überbauten Liegenschaften des Finanzvermögens wird der Bilanzwert pro Objekt, bei solchen des Verwaltungsvermögens der Restbuchwert insgesamt eingesetzt. Das Inventar der überbauten Liegenschaften (Hochbauten) enthält: Bezeichnung und Lage, Katasternummer, Kaufdatum, Erstellungsdatum, Kaufpreis und Erstellungskosten, Grundstückgrösse und Zonenpreis pro Quadratmeter, Gebäudeversicherungsnummer und Basiswert, Verkehrswert, Belastungen. Bei überbauten Liegenschaften des Finanzvermögens wird der Bilanzwert pro Objekt, bei solchen des Verwaltungsvermögens der Restbuchwert insgesamt eingesetzt. Die Inventaraufnahme von überbauten und nicht überbauten Liegenschaften im Baurecht sowie von Grundeigentumsanteilen erfolgt sinngemäss. Allgemeines; Grundsatz; Jahresrechnung Beilage; Liegenschaften Kapitel Seite 2-12

3 Tiefbauten Das Inventar der Tiefbauten enthält: a) Länge und Fläche der gemeindeeigenen Strassen- und Trottoirbauten; b) Länge des gesamten gemeindeeigenen Versorgungsnetzes (Strom, Gas, Wasser) in Laufmetern, mit Angabe der dazugehörenden Bauwerke; c) Länge des gesamten gemeindeeigenen Entsorgungsnetzes (Kanalisationsbauten für Abwasser) in Laufmetern mit Angabe der dazugehörenden Bauwerke; d) weitere Tiefbauten. Soweit diese Werte nicht feststellbar sind, sind Annäherungswerte anzugeben und als solche zu kennzeichnen Waldungen Das Inventar der Waldungen enthält: Bezeichnung und Lage der Parzellen, Katasternummer, Fläche, Kaufdatum und Kaufpreis, Ertragswert, Restbuchwert am Ende des Rechnungsjahres für die gesamte Fläche Mobilien Zu den Mobilien zählen: Mobiliar, Maschinen, Fahrzeuge und Einrichtungen. Erfasst werden alle Gegenstände mit einem voraussichtlichen Besitz durch die Gemeinde von mindestens einem Jahr. Mobilien mit einem Anschaffungswert unter Fr werden nur erfasst, wenn Ordnungsund Sicherheitsgründe es erfordern (siehe ergänzende Hinweise Kap. 22.2) Vorräte Vorräte des Finanzvermögens (z.b. Heizöl, Streusalz, Holz) werden aufgrund des Bestandes am Ende des Rechnungsjahres zum Buchwert aufgenommen. Tiefbauten; Waldungen; Mobilien; Vorräte Kap Seite 3-12

4 Darlehen und Beteiligungen des Verwaltungsvermögens Die Darlehen und Beteiligungen des Verwaltungsvermögens werden im Inventar detailliert unter Angabe des Nominalwertes und des gesamten Buchwertes aufgeführt Investitionsbeiträge Bei Investitionsbeiträgen werden Bezeichnung, Zweck, Auszahlungsdatum, Gesamtsumme und der gesamte Restbuchwert angegeben Weitere Vermögensteile Anderweitige aktivierte Vermögenswerte werden unter Angabe von Bezeichnung, Gesamtbetrag, Datum und Buchwert erfasst. Darlehen und Beteiligungen des Verwaltungsvermögens; Investitionsbeiträge; Weitere Vermögensteile Kap Seite 4-12

5 22.2 Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromaschinen, Bildern und Kunstgegenständen I. Verfahren 1. Wird das Inventar fortlaufend numeriert, ist gleichzeitig ein chronologisches Verzeichnis zu führen. 2. Rechnungen über inventarpflichtige Anschaffungen sind mit dem Inventarstempel zu versehen. 3. Sofern keine Spezialformulare vorliegen, können die Inventarblätter der KDMZ verwendet werden. Form. A IIa für Kleinmobilien (Inventarkarte) Form. A IIb für Grossmobilien (Inventarkarte) Form. A IIc für Mobilien und Büromaschinen Form. A IId für Bibliotheken Form. A IIe für Bilder und Kunstgegenstände Form. A IIf für Bildträger Form. A IIg für Tonträger 4. Eine EDV-mässige Inventarführung ist gestattet (KS 99). 5. Der Inventarstempel "Mobilien" kann ebenfalls bei der KDMZ bezogen werden. 6. Unauffindbare Anschaffungen dürfen nur mit Einwilligung der zuständigen Instanz aus dem Inventar gestrichen werden. 7. Bei Diebstahl oder Diebstahlverdacht ist die zuständige Behörde zu benachrichtigen. 8. Der Abgang oder die Ausserbetriebsetzung eines inventarisierten Gegenstandes ist im Inventar mit Angabe des Grundes zu vermerken. Die Rückgabe von inventarisierten Gegenständen bei Neu- oder Ersatzanschaffungen ist im Inventar festzuhalten mit Hinweis auf Gutschrift und entsprechende Neu- oder Ersatzanschaffung. Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromasch., Bildern und Kunstgegenständen Kapitel 22.2 Seite 5-12

6 II. Inventar der Mobilien 1. Als Mobilien gelten alle beweglichen Einrichtungen und Ausstattungen wie Maschinen, Apparate, Fahrzeuge, Geräte, Instrumente, usw., auch wenn sie mit dem Gebäude fest verschraubt sind. 2. Inventarpflichtig sind Mobilien mit einer Lebensdauer von mindestens einem Jahr und einem Sachwert (Anschaffungs- oder Herstellungswert) von mehr als Fr Mobilien mit einem geringeren Sachwert sind nur zu inventarisieren, wenn sie besonders verlustoder diebstahlgefährdet sind. 3. Das Inventar enthält alle für die Kontrolle erforderlichen Angaben wie a) Inventar- und Kontrollnummer b) Bezeichnung, Marke, Fabrikationsnummer c) Lieferfirma, Bezugsort oder Bezugsquelle d) Anschaffungswert, Beleg- oder Rechnungsnummer e) Standort f) Datum der Anschaffung oder Inbetriebsetzung g) Datum der Ausserbetriebsetzung mit Begründung III. Inventar der Bibliotheken und Mediotheken 1. Alle Gegenstände dieser Stelle sind mit einem entsprechenden Stempel zu versehen. 2. Die Stelle legt die Katalogisierung der Bücher oder Mediotheken nach ihren Bedürfnissen fest. Kataloge sind als Inventare zulässig. 3. Einzeln bezogene eidgenössische, kantonale und kommunale Erlasse, nicht gebundene Fachschriften und Einzelpublikationen müssen nicht inventarisiert werden. Sammlungen von Erlassen, Fachschriften und Publikationen in gebundener Form gehören hingegen ins Inventar. 4. Der Verleih aus Bibliotheken und Mediotheken ist zu vermerken. IV. Inventar der Schreib- und Büromaschinen 1. Das Inventar dient gleichzeitig der Überwachung von Service und Unterhalt der Büromaschinen. 2. Die Verwaltungsstellen führen zu Kontrollzwecken Verzeichnisse über sämtliche Schreibund Büromaschinen. 3. Das Inventar ist periodisch zu überprüfen. Abweichungen sind zu begründen. Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromasch., Bildern und Kunstgegenständen Kapitel 22.2 Seite 6-12

7 V. Inventar der Bilder und Kunstgegenstände 1. Die Verwaltungsstellen führen zu Kontrollzwecken Verzeichnisse über sämtliche Bilder und Kunstgegenstände, welche zulasten der Gemeinde angeschafft oder ihr leihweise von Dritten überlassen wurden. Die Eigentumsverhältnisse sind zu vermerken. VI. Kontrolle 1. Die Verwaltungsstellen überprüfen nach längstens fünf Jahren die Inventare auf Vollständigkeit und Vorhandensein der inventarpflichtigen Anschaffungen. Aufzeichnungen über diese Kontrollen sind zuhanden der Rechnungsprüfungskommission aufzubewahren. 2. Die Rechnungsprüfungskommission überprüft die Inventarführung im Rahmen der Zwischenrevisionen. VII. Besondere Bestimmungen Bestehen für spezielle Mobilien (Geräte, Maschinen usw.) besondere kantonale Vorschriften über Art und Umfang der Inventarführung, haben diese Vorrang, soweit sie die Bestimmungen des Gemeindegesetzes und der entsprechenden zusätzlichen Erlasse (Verordnung, Kreisschreiben) nicht verletzen. Ergänzende Hinweise für die Inventarführung von Mobilien, Bibliotheken, Mediotheken, Büromasch., Bildern und Kunstgegenständen Kapitel 22.2 Seite 7-12

8 22.3 Beispiele von Inventarlisten Beispiel Inventar nicht überbaute Liegenschaften Seite Konto Bezeichnung und Lage Kat.-Nr. Kauf- Jahr Grösse m2 Zonenpreis/ ortsübl.verkehrswert m2 Kaufpreis Bilanzwert/ Restbuchwert Belastung Total / Übertrag Beispiele von Inventarlisten; Beispiel Inventar nicht überbaute Liegenschaften Kapitel Seite 8-12

9 Beispiel Inventar überbaute Liegenschaften Seite Konto Bezeichnung und Lage Kat.-Nr. Assek- Nr. Kauf-, Erstell.- Jahr Grösse m2 Zonenpreis m2 Basiswert Kaufpreis Erstell- Kosten Bilanzwert/ Restbuchwert Belastung Total / Übertrag Beispiele von Inventarlisten; Beispiel Inventar überbaute Liegenschaften Kap Seite 9-12

10 Beispiel Inventar Waldungen Seite Konto 1145 Bezeichnung und Lage der Parzellen Kat.-Nr. Fläche m2 Kaufdatum Kaufpreis Ertragswert Restbuchwert Total / Übertrag Beispiele von Inventarlisten; Beispiel Inventar Waldungen Kap Seite 10-12

11 Beispiel Inventar Tiefbauten Verwaltungsvermögen Seite Konto Anlagen Länge in km Fläche in m2 Erstell.-Kosten eigene Bauwerke Strassen Trottoirs Fussgängerunterführungen Kanalisationsnetz, eigene Kläranlagen Bemerkungen Elektr. Leitungsnetz, Trafostationen Gasleitungsnetz Wasserleitungsnetz, Reservoirs, Pumpanlagen Beispiele von Inventarlisten; Beispiel Inventar Tiefbauten Verwaltungsvermögen Kap Seite 11-12

12 Beispiel Inventar Mobilien Abteilung/Büro: Seite Nr. Bezeichnung Lieferant/Herkunft Anzahl Anschaffung Standort Bemerkungen Abgang Objekt/Typ/Modell Einheit Jahr/Beleg Wert Fr. Datum Grund Total / Übertrag Beispiele von Inventarlisten; Beispiel Inventar Mobilien Kap Seite 12-12