MANAGEMENT. carsync log. Fahrtenbuch. Management. System. FLOTTEN MANAGEMENT. vispiron.de

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1 ENGINEERING MESSTECHNIK FLOTTEN MANAGEMENT ENERGY FLOTTEN MANAGEMENT Fahrtenbuch. Management. System. vispiron.de

2 GPS GSM/GPRS Poolwagen buchung Schlüssel Verwaltung Führerschein Kontrolle Fuhrpark management Fahrtenbuch Ortung Tracking Über 90% der manuell geführten Fahrtenbücher fallen bei einer Betriebsprüfung durch. Mit CarSync-Log navigieren Sie sicher durch die Betriebsprüfung. Die modulare Systemlösung CarSync-Log bietet Kosteneffizienz und RECHTSSICHERHEIT FÜR GROSSE UND KLEINE FUHRPARKS Modernes Fuhrparkmanagement zeichnet sich durch Prozess- und Kosteneffizienz sowie Rechtssicherheit aus. Die Praxiserfahrung in einem Fuhrpark zeigt die Notwendigkeit eines systemgestützten Kontroll- und Steuerinstrumentes. Zum Einen müssen kontinuierliche Effizienzmaßnahmen Kosten reduzieren, zum Anderen müssen die Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt werden. Dabei sind gesetzeskonforme Fahrtenbücher und regelmäßige Führerscheinkontrollen in Zusammenhang mit Halterhaftungsrisiken die wesentlichen Vorgaben. Mit CarSync-Log erhalten Sie eine Systemlösung, die Ihnen Prozess- und Kosteneffizienz sichert. Unser Fahrtenbuch-Modul verfügt über ein Wirtschaftsprüfer-Zertifikat und ist von Finanzämtern anerkannt. Manipulationssicherheit und die lückenlose, zeitnahe Datenerfassung wird durch unser System sichergestellt. Gleichzeitig erfüllt es hohe Anforderungen der Privatsphäre der Fahrer und ist von vielen Betriebsräten bereits akzeptiert. Zahlreiche Funktionen liefern die Basis für eine effektive Kontrolle und Steuerung von Fahrzeugflotten. Die sechs wesentlichen Systemkomponenten bauen aufeinander auf, können jedoch unabhängig voneinander eingesetzt werden. Die einzelnen Module können zu jedem beliebigen Zeitpunkt entsprechend der individuellen Anforderungen ergänzt werden. Somit entscheidet der Kunde wie weit und wann er seine Gesamtlösung vorantreibt. Reduzieren Sie Kosten und Aufwand: Steuernachzahlungen vermeiden Kraftstoffverbrauch reduzieren Leasing-Nachzahlungen vermeiden Arbeitszeit für Hauptaufgaben einsetzen Kostenreduktion durch innerbetriebliches Car-Sharing Optimieren Sie Ihre Prozesse: Prozessoptimierte, webbasierte Poolwagenbuchung Personenlose Schlüsselverwaltung Elektronische Archivierung und Suche relevanter Fuhrpark-Daten Kontroll- und Steuerungsfunktion relevanter Vorgänge in FINANZAMT WIRTSCHAFTSPRÜFER e1-zulassung durch das Kraftfahrtbundesamt TÜV Echtzeit zertifiziert zugelassen Bauart geprüft 2 3

3 ModulFUNKTIONEN POOLWAGENBUCHUNG Webbasierte Poolwagenbuchung für autorisierte Personen Regelung individueller Workflows, z.b. Bevorzugung von Fahrzeugen mit geringen Verbräuchen oder vollen Tanks Automatisierte Buchungsbestätigung Automatisierte Übernahme von Buchungsdaten ins Fahrtenbuch Automatisierte Datenübertragung zur individuellen Schlüsselübergabe Ortung UND TRACKING Fahrzeugortung durch Echtzeit-Anzeige der Fahrzeugposition Anzeige von Fahrt- und Fahrzeugdaten Darstellung von Fahrtrouten mit Positionsmarker, Zeit- und Geschwindigkeitsangabe Geofencing zur Daten- und Informationsverarbeitung in Abhängigkeit von festgelegten Ereignissen Schlüsselverwaltung Fahrtenbuch Zentrale und sichere Schlüsselverwahrung in einem elektronisch gesicherten Schlüsselschrank Aus- und Rückgabe der Schlüssel über Smartcard oder PIN Feste Verankerung von nicht freigegebenen Schlüsseln im Schlüsselschrank Speicherung von Rückgabezeiten Benachrichtigung des Flottenmanagers bei fehlenden Schlüsseln Modulare Erweiterung der Steckplätze Wirtschaftsprüfer-zertifiziert und von Finanzämtern anerkannt Bearbeitung des Fahrtenbuchs über das Log-Portal von jedem internetfähigen Computer aus Gewährleistung der Einhaltung des Datenschutzes und der Privatsphäre bei Privatfahrten Automatische Erfassung aller Fahrten pro Fahrer über die elektronische Fahreridentifizierung Weiterverarbeitung der Daten über Export- und Schnittstellenfunktionen Zentrale Anlage und Pflege von Fahrern, Fahrzeugen, Zugangsberechtigungen und Fahrtdaten für den Flottenmanager Führerscheinkontrolle Fuhrparkmanagement Kontrolle der Fahrerlaubnis über gesetzlich zulässiges RFID-Label auf dem Führerschein Rechtssicherheit durch automatische Zerstörung des Labels bei Entfernung Fahrzeugstart nur nach erfolgreicher Überprüfung der Fahrerlaubnis über den RFID-Leser möglich Kontrolle und Mahnung zur Vervollständigung von geschäftlichen Fahrten Kontrolle und Steuerung der Leasingfahrzeuge hinsichtlich Kilometerüber- bzw. -unterschreitungen Tank- und CO 2 -Management nach Fahrer, Fahrzeug und Abteilung Auftragsdatentransfer zwischen Fahrzeug und Zentrale Erfassung und Übermittlung von Arbeits- und Auftragszeiten Hinweismeldung zur fälligen Hauptuntersuchung und zum Reifenwechsel Diverse Auswertungsfunktionen und Statistiken 4 5

4 SYSTEMAUFBAU UND FUNKTIONSPRINZIP CarSync-Log besteht aus der Integration unterschiedlicher Der Einbau eignet sich für alle Antriebsarten, einschließlich Übertragungstechnoien. Telekommunikation, Telematik und Webtechnoie sorgen für den Datenfluss ohne Medienbruch vom Fahrzeug bis zum Webportal. Aus dem Bordnetz des Fahrzeugs bis hin zum Datenserver Elektroautos. Die Log-Box ist die zentrale Einheit des Systems und liefert über die CAN-Bus Schnittstelle alle relevanten Daten für Fahrer und Flottenmanagement. Log-Ident Interface zur Fahrerauthentifizierung und Führerscheinkontrolle mittels RFID Vorauswahl von privaten oder geschäftlichen Fahrten Zusammenfassung von Fahrtunterbrechungen RFID-Leser für Führerscheinkontrolle ermöglichen Komponenten und Funktionen eine benutzerfreundliche Schnittstelle für Fahrer und Flottenmanager. Fahrerauthentifizierung mittels Smart-Card, RFID-Label oder RFID-Tag Flexible Ausführungsvarianten je nach Anwendungsbereich (z.b. Smart-Cards, RFID-Betriebsausweise oder RFID-Label für Führerscheine) Log-Key GPS GSM/GPRS Internet Log-Touch Interface zur Fahrerauthentifizierung und PIN-Eingabe mittels Touchpanel Wahl der Fahrtart (privat, geschäftlich) wie beim Log-Ident Zusammenfassung von Fahrtunterbrechungen Eingabe aller steuerlich relevanten Daten (Firma, Ansprechpartner, Anlass) Navigation CAN-BUS Anlasserunterbrechung Log-Box Fahrer: Fahrtenbuchpflege und -erstellung Diverse Eingabehilfen wie automatische Arbeits-Heimweg-Erkennung Schutz der Privatsphäre Flottenmanager: Nicht sichtbar im Fahrzeug verbaute Telematikbox zur Datenübertragung der Fahrt- und Fahrzeugdaten Manipulationssichere Aufzeichnung und Weiterleitung von Fahrt-, Bordcomputerund Positionsdaten Zwischenspeicher für den Fall einer Verbindungsunterbrechung Drahtlose Übertragung von Updates oder Fehlerdiagnosen über GPRS Log-Portal Log-App Kontrolle über Bearbeitungsstand der Geschäftsfahrten Leasing-Management Tank- und C0 2 -Management Diverse Auswertungsfunktionen und Statistiken Daten-Export-Schnittstelle für Buchhaltungssysteme Information über Laufleistung, Tankstand, Verbrauch, Position und Zustand Fahrtenbuchbearbeitung von unterwegs über iphone und Android Mobiles Übernahme der Kontaktdaten aus dem Adressbuch Automatische und echtzeitfähige Synchronisation zwischen Log-Portal und Log-App Log-Safe Zentrale Schlüsselverwaltung mittels Authentifizierung Steckplätze erweiterbar Automatisches Schließen nach Benutzung Speicherung der Aus- und Rückgabe 6 7

5 VORTEILE Bis zu 50 % KOSTEN- UND ZEITERSPARNIS für die Flotte Für CarSync-Log ist kein Fuhrpark zu klein oder zu groß. Vielmehr bietet Ihnen CarSync-Log eine modulare Flottenlösung mit individuellen Kontroll- und Steuerungsfunktionen. Reduzieren Sie Kosten und Aufwand in Ihrem Fuhrpark. Allein die Qualitätssicherung bei der Erstellung der Fahrtenbücher und die Einhaltung der Rechtsicherheit in Zusammenhang mit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle der Fahrer erfordern einen hohen Zeitaufwand. Mit CarSync-Log bieten sich Einsparpotenziale bis zu 50 % gegenüber den herkömmlichen Prozessen. BIS ZU 7.500,- Einsparung pro Jahr für Vielfahrer Für Vielfahrer bietet der Einsatz eines Fahrtenbuchs gegenüber der 1 %-Pauschalversteuerung eine interessante Kosteneinsparung. Sie können bis zu einer Summe von 7.500,- netto pro Jahr einsparen. Mit CarSync-Log erhalten Sie eine Systemlösung, die ein Wirtschaftsprüfer-Zertifikat vorweist und von Finanzämtern anerkannt ist. Über unsere Website oder ein Smartphone gelangen Sie zu Ihrem elektronischen Fahrtenbuch. Dort finden Sie alle Ihrer durchgeführten und automatisch übertragenen Fahrten. Mehr Effizienz für kleine und grosse Fuhrparks Steuern sparen durch gesetzeskonforme Fahrtenbücher Keine Halterhaftungsrisiken durch regelmäßige Führerscheinkontrolle Effiziente Strafzettelverfolgung Personenlose Schlüsselverwaltung Tankstand in Echtzeit Workflowbasierte und personenlose Poolwagenbuchung Fahrzeugposition in Echtzeit Leasing-Nachzahlungen vermeiden Innerbetriebliches Car-Sharing C0 2 -Management Diverse Management-Informations- und Auswertungsfunktionen FINANZAMT WIRTSCHAFTSPRÜFER e1-zulassung durch das Kraftfahrtbundesamt TÜV zertifiziert zugelassen Bauart geprüft VISPIRON CARSYNC GmbH Frankfurter Ring 224 D München ) +49 (0)89 / (0)89 / vispiron.de flottenmanagement@vispiron.de 8