Aufbau und Elemente einer Q-Dokumentation

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Agnes Stieber
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1 Aufbau und Elemente einer Q-Dokumentation Dokumentation des schulinternen Qualitätsmanagement 0 Stellenwert dieser Anleitung Im Rahmen der Qualitätsentwicklung sind Abläufe und Aktivitäten zu dokumentieren. Diese Anleitung gibt Hinweise, was dokumentiert werden soll und wie dies strukturiert werden kann. Die notwendigen Aspekte werden unter Absatz 3 aufgezählt. Alle weiteren Angaben sind Vorschläge und nicht Vorschriften für die Dokumentation. Sie zeigen mögliche Strukturen und Inhalte. Auf Grund des ausführlichen Musters im Anhang besteht die Gefahr, dass der Dokumentation zuviel Gewicht beigemessen wird. Das Ziel ist aber eine knappe, übersichtliche Darstellung der Qualitätsbemühungen der Schule, welche über den momentanen Stand der Entwicklung Auskunft gibt. Es geht in erster Linie um Aktualität und nicht um Ausführlichkeit. Somit kann es sein, dass gewisse Aspekte nur knapp dokumentiert sind, andere ausführlicher. Die Q- Dokumentation entsteht mit der Q-Entwicklung, sie ist nicht ein einmaliger Kraftakt. Diese Anleitung soll helfen, alle Aspekte im Auge zu behalten und die bestehenden Dokumente sinnvoll einzuordnen. 1 Grundlagen und Funktion der Dokumentation Das schulinterne Qualitätsmanagement und die Q-Dokumentation richten sich nach dem Gesamtkonzepts des Bildungsrates vom September 2000 und den Entwicklungsleitlinien der Bildungsdirektion vom Februar Mit einer strukturierten und aktualisierten Dokumentation legt die Schule dar, wie das schulinterne Qualitätsmanagement organisiert und umgesetzt wird. Die Dokumentation dient primär der internen Qualitätsentwicklung und sicherung, indem sie die Ansprüche, Verfahren und Regeln des schulinternen Qualitätsmanagements festhält und die Aktivitäten und die mittelfristige Planung aufführt. In zweiter Linie dient die Dokumentation der Rechenschaftslegung über das Qualitätsmanagement, indem die Schule in Berichten ausgewählte Teile daraus offen legt. Weiter erhalten Evaluationsteams einer externen Evaluation Einsicht in die Dokumentation.

Alle weiteren Angaben sind Vorschläge und nicht Vorschriften für die Dokumentation. Sie zeigen mögliche Strukturen und Inhalte.

2 Seite 2 2 Form Die Schule kann ihre Dokumentation in herkömmlicher Form (Ordner) und/oder als EDV- Variante (CD, Internet, Intranet) gestalten. Dabei sind die Wahl des Standortes, die Zugriffsmöglichkeiten, der Datenschutz und das Informationskonzept der Schule zu beachten. 3 Aufbau Die Dokumentation besteht aus zwei Teilen: Dem Q-Konzept mit den Q-Ansprüchen, Verfahren und Regelungen (Anweisungsdokumente) und dem Q-Archiv mit Berichten und Dokumenten durchgeführter Tätigkeiten (Nachweisdokumente). 3.1 Das Q-Konzept (Aspekte, die in der Dokumentation ersichtlich sein müssen) Qualitätsansprüche Qualitätsansprüche kommen in der Regel im Schulleitbild zum Ausdruck, es ist also Bestandteil dieser Ansprüche. Da die Leitbildaussagen meist sehr allgemein gehalten sind, werden im Rahmen der Schulentwicklung einzelne Ziele und Kritereine (z.b. zu gutem Unterricht) konkreter gefasst, solche Ansprüche der Schulqualität sollten hier dokumentiert werden. Strategie/Systematik In der Strategie wird festgehalten, wie die Elemente Selbstevaluationen der Schule und Feedback entwickelt und festgelegt werden, wie Lehrpersonen, Mitarbeitende und Lernende daran beteiligt sind und wie die Revision der Qualitätsansprüche und -verfahren vor sich geht. Weiter gehört das Pflichtenheft der Qualitätsentwicklungsleitung dazu. Verfahrensregeln Darunter werden die Regeln für den Einsatz, die Auswertung und die Umsetzung von Individualfeedback und thematischen Selbstevaluationen verstanden. Q-Planung Die Q-Planung enthält die mittelfristigen inhaltlichen Schwerpunkte und Zielsetzungen, sowie die organisatorische und personelle Planung. Besondere Bestimmungen Weitere Bestimmungen befassen sich mit der Zugriffsregelung (wer hat Einsicht in die Dokumente?), Q-spezifischen Weiterbildungsaktivitäten und kritischen Vorfällen (Beschwerdewege und behandlung, Frühwarnsystem bei Qualitätsmängeln). Die aufgeführten Aspekte können in bereits bestehende Q-Dokumentationen bzw. Q- Handbücher integriert werden. Sie sollen dort klar erkennbar sein.

3 Aufbau Die Dokumentation besteht aus zwei Teilen: Dem Q-Konzept mit den Q-Ansprüchen, Verfahren und Regelungen (Anweisungsdokumente) und dem Q-Archiv mit Berichten und Dokumenten durchgeführter

3 Seite Das Q-Archiv Das Q-Archiv enthält einen Überblick über die bereits getätigten Q-Tätigkeiten, Ergebnisse der periodischen Standortbestimmung und daraus folgenden Planungen. Hauptbestandteile des Q-Archivs sind vorhandene Dokumente wie Berichte und spezifische Unterlagen über die bisherige Qualitätsentwicklung. 4. Datenschutz Für beide Teile, das Q- Konzept wie für das Archiv, regelt die Schule zwecks Datenschutz die Einsicht in die Qualitätsdokumentation. Anhang Ein Vorschlag für das Raster einer Q-Dokumentation mit möglichen Inhalten findet sich im Anhang auf den folgenden Seiten. Weitere Informationen Projektstelle Qualitätsentwicklung, MBA, Stabsabteilung, Ausstellungsstrasse 80, 8090 Zürich Download unter: (Amt Projekte Qualitätsentwicklung) Hans Keller, , hans.keller@mba.zh.ch Hanspeter Maurer, , hanspeter.maurer@mba.zh.ch Zürich, , hk/hm

Datenschutz Für beide Teile, das Q- Konzept wie für das Archiv, regelt die Schule zwecks Datenschutz die Einsicht in die Qualitätsdokumentation.

4 Aufbau und Elemente einer Q-Dokumentation, Anhang Seite 4 Mögliches Raster einer Q-Dokumentation mit möglichen Inhalten I. Q-Konzept Kapitel/Titel/Register Mögliche Inhalte 1. Einleitung - Sinn und Zweck - Verwendung 2. Qualitätsansprüche - Qualitätsleitbild (Grundsätze, Schulkultur) - Beschreibung der Q-Bereiche und Aspekte (Zum Beispiel: Inputqualitäten, Schulmanagement, Unterricht, Output-/Outcomequalitäten, Steuerung des QM, Mitarbeiterförderung/pers. Unterrichtsentwick- lung- WB) mit entsprechender Zielformulierung. Formulierung der Ansprüche in Form überprüfbarer Kriterien sind anzustreben. - Qualitätsansprüche aus nationalen, kantonalen und lokalen/betrieblichen Reglementen und Vorschriften (Auszüge, relevante Passagen) - Q-Vereinbarungen/Kontrakte 3. Strategie/Systematik - Q-Organisation, Verantwortlichkeiten (SL, QEL, Konvent), Pflichtenhefte - Entwicklung der Verfahren, (Entscheide, Vorgehen, Prozesssteuerung, Metaevaluation, Revision) - Ressourcen (Finanzen, Zeit, Personen), Q- Nachfolgeregelungen - Informationskonzept - Abgrenzung MAB - Q-Weiterbildungskonzept 4. Verfahrensregeln 4.1 Regelung systematisches Individual- Feedback - Beschreibung der Feedback-Methoden - Rahmenvorgaben (schulorganisatorische Massnahmen, pers. Ressourcen usw.) - Verfahrensregeln: Beteiligte, Wahlmöglichkeiten,

Qualitätsansprüche - Qualitätsleitbild (Grundsätze, Schulkultur) - Beschreibung der Q-Bereiche und Aspekte (Zum Beispiel: Inputqualitäten, Schulmanagement, Unterricht, Output-/Outcomequalitäten,

5 Seite 5 Ablauf, Rhythmus, Verbindlichkeit (wer wie oft?), Auswertung, Datenschutz/Vertraulichkeit, Ausnahmeregeln (Time Out, Alternativen durch die Schulleitung) - Durchführungsmeldung: an wen? wann? Form (Datum, Beteiligte, Methode, evtl. Folgerung) 4.2 Regelung Selbstevaluation - Vorgehen (Rhythmus, Auftragerteilung, Auswahl der Themen, Beteiligte, Wahl der Verfahren, Berichterstattung intern, extern) - Umsetzung (Massnahmen, Zuständigkeit, Nachhaltigkeit) 5. Besondere Bestimmungen 5.1 Datenschutz/ Zugriffsbestimmungen - Regelung der Dokumenteneinsicht - Kompetenzen/Pflichten zur Aktualisierung der Dokumentation 5.2 Konfliktfall-Regelung - Meldung und Vorgehen bei Verstössen gegen Q- Regeln - Anlaufstelle bei Feedbackproblemen, Konfliktberatung - Umgang mit negativen Ergebnissen bei Evaluationen - Massnahmen bei Reklamationen bzw. Mängel auf individueller und institutioneller Ebene 5.3 Mentorate/Praxisberatung - Ablauf der Einführung neuer Lehrpersonen 6. Q-Planung - Mittelfristiger Strategie- und Ressourcenplan (inhaltliche Schwerpunkte und Zielsetzungen, organisatorische und personelle Planung, Prozessevaluationen) 7. Anhang 7.1 Arbeits- und Planungsvorlagen - Mustervorlagen, Formulare, Checklisten, Kopiervorlagen für die Lehrperson 7.2 Kant. Vorgaben - Q-Leitlinien des Kantons 7.2 Glossar/

2 Regelung Selbstevaluation - Vorgehen (Rhythmus, Auftragerteilung, Auswahl der Themen, Beteiligte, Wahl der Verfahren, Berichterstattung intern, extern) - Umsetzung (Massnahmen, Zuständigkeit,

6 Seite 6 Literaturangaben II. Q-Archiv 1. Q-Jahresberichte, Standortbestimmungen - Chronologische Erfassung sämtlicher bisher erstellter Berichte und Tätigkeiten 2. Protokolle der QEL 3. Q-Tagungsprogramme, -auswertungen 4. Evaluationsberichte, -unterlagen - z. Bsp. QE-Weiterbildungen - Auswertungen der Evaluationen - Massnahmenpläne - Rechenschaftsberichte zu schulinternen Evaluationen

Berichte und Tätigkeiten 2. Protokolle der QEL 3. Q-Tagungsprogramme, -auswertungen 4.

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