Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences. Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ)

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1 Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Stand: 1. September 2007

2 Neuerungen auf einen Blick Erweiterung des Teilnehmerkreises Nach weiteren Überprüfungen konnten Hausmeisterinnen / Hausmeister und Beschäftigte des Hausdienstes, der Telefondienst (Sg. 7.2) sowie das Sachgebiet 6.1 für 1 Jahr auf Probe mit in das FLAZ-Modell aufgenommen werden. Rahmenzeit Die Rahmenzeit wurde um eine halbe Stunde verlängert. Neue Rahmenzeit: 6:30 Uhr 20:00 Uhr Fixzeit Die Fixzeit entfällt zunächst für ein Probejahr komplett. Für eine dauerhafte Einführung wird es entscheidend darauf ankommen, ob der Dienstbetrieb während der Servicezeit gewährleistet ist. Abrechnungszeitraum Der Abrechnungszeitraum entfällt. Vor Ablauf dieses Jahres wird sich auf eine endgültige Regelung verständigt. Ampelkonto Um zukünftig einen korrekten Kontenabschluss zum Ende eines jeden Monats zu gewährleisten, z. B. kein Verfall von Zeitguthaben, wird ein Ampelkonto eingeführt. Dadurch werden die Vorgesetzten und/oder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtet rechtzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. 3

3 Freizeitausgleich Aufgrund des Wegfalls der Fixzeit hat sich auch eine Änderung beim Freizeitausgleich ergeben. Ein Freizeitausgleich ist nur dann zu beantragen, wenn die Arbeitszeit weniger als die Hälfte der Sollarbeitszeit beträgt. Die Notwendigkeit zur Regelung halber Freizeitausgleiche entfällt somit. Familienkonto Das Guthaben auf dem Familienkonto wurde auf das 1,5-fach der wöchentlichen Arbeitszeit festgesetzt. Nunmehr besteht jedoch auch die Möglichkeit, das Familienkonto bis zum 0,5-fachen der wöchentlichen Arbeitszeit zu überziehen. Arztbesuch Die Anrechnung eines Arztbesuches erfolgt grundsätzlich mit seiner tatsächlichen Dauer für Zeiträume innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, max. bis zur Höhe der Sollarbeitszeit. Bei Vorlage eines ärztlichen Attestes erfolgt die Anrechnung der Regelarbeitszeit bzw. auch ein Zeitraum über die Sollarbeitszeit hinaus. 4

4 Inhalt Neuerungen auf einen Blick...3 Die Flexible Arbeitszeit...7 Teilnehmerkreis...7 Rahmenzeit...8 Servicezeit...9 Sollarbeitszeit...9 Das persönliche Zeitkonto Zeitkonto Zeitguthaben Zeitschuld Ampelkonto Freizeitausgleich Familienkonto Berücksichtigung von Abwesenheitszeiten Mittagspause Dienstgang Dienstreise...18 Aus- und Fortbildung Urlaub Krankheit / Kur Arztbesuch Arbeits- und Dienstbefreiung Höhere Gewalt

5 Bedienung der Zeiterfassung Grundsätzliches Zeiterfassungsterminals Kontostand, Falschbuchungen, Zeitkorrekturbeleg Buchungsausdruck Schlusswort

6 Die Flexible Arbeitszeit Die flexible Arbeitszeit ermöglicht, Beginn und Ende der Arbeitszeit in einer festgelegten Zeitspanne (Rahmenzeit) selbst zu bestimmen. Dies verlangt ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, denn die tägliche Arbeit und der Dienstbetrieb dürfen nicht beeinträchtigt werden. Wenn dienstliche Gründe und Termine es erfordern, müssen die Arbeitszeiten durch verbindliche Absprachen zwischen den Beteiligten aufeinander abgestimmt werden. Teilnehmerkreis An der flexiblen Arbeitszeit nehmen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralverwaltung; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebietes 6.1 sowie der Haus- und Telefondienst des Sachgebietes 7.2 für eine Erprobungsphase von einem Jahr teil. Wegen der Eigenart ihrer dienstlichen Tätigkeit bzw. wegen gesetzlicher Grundlagen nehmen an der flexiblen Arbeitszeit nicht teil: Sg. 1.1 Poststelle / Botendienst Sg. 1.1 Fahrer Sg. 6.1 Kesselwart Sg. 6.4 Leitwarte Sg. 7.2 Pförtnerinnen/Pförtner Sg. 7.3 Telefondienst, Pförtnerinnen/Pförtner, Poststelle Jugendliche unter 18 Jahren 7

7 Beschäftigte in den Fakultätssekretariaten nichtwissenschaftliche Beschäftigte in den Fakultäten und Einrichtungen Beschäftigte der Bibliothek Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Freigestellte Personalratsmitglieder (abweichende Regelungen bedürfen der Willenserklärung der Betroffenen) Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist der Zeitraum, innerhalb dessen der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende selbst gewählt werden kann. Sie umfasst täglich für alle Bediensteten (auch Teilzeitbeschäftigte) die Zeit zwischen 6:30 Uhr und Uhr. Anwesenheitszeiten außerhalb dieses Zeitrahmens sowie an dienstfreien Tagen werden nur in Ausnahmefällen angerechnet. Diese sind über einen Korrekturbeleg zu begründen und unverzüglich einzureichen. Des Weiteren kann die tägliche Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause im Ausnahmefall auf 10 Stunden verlängert werden. Die Vorschriften der Mutterschutzverordnung und des Jugendschutzes bleiben unberührt. 8

8 Servicezeit Die Servicezeit ist der Zeitraum innerhalb dessen die Zentralverwaltung ansprechbar und erreichbar sein muss. Die Servicezeit für Vollzeitbeschäftigte beträgt einschließlich einer halben Stunde Mittagspause montags - freitags: 7.30 Uhr Uhr Für Teilzeitbeschäftigte wird auf der Basis der persönlichen arbeitsvertraglichen Regelung eine individuelle Servicezeit festgelegt. In Absprache mit der oder dem Vorgesetzten kann per Korrekturbeleg von dieser abgewichen werden. Sollarbeitszeit Die Sollarbeitszeit entspricht der täglichen Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause. Sie wird zur Berechnung von Abwesenheitszeiten zu Grunde gelegt. 9

9 Bei Vollzeitbeschäftigten sind dies folgende Zeiten: Wochenarbeitszeit Sollarbeitszeit Regelarbeitszeit 38 Std. 30 min. Mo Fr 7.42 Std Uhr Uhr 39 Std. Mo Fr 7.48 Std Uhr Uhr 39 Std. 50 min. Mo Do 8.00 Std. 7:30 Uhr 16:00 Uhr Fr 7 Std. 50 min. 7:30 Uhr 15:50 Uhr 40 Std Std Uhr Uhr 41 Std Std Uhr Uhr 48 Std Std Uhr Uhr Bei Teilzeitkräften gelten die individuellen Vereinbarungen. 10

10 Das persönliche Zeitkonto Zeitkonto Für alle Beschäftigten wird ein persönliches Zeitkonto geführt, auf dem Zeitguthaben und Zeitschulden saldiert werden. Über den Stand des Zeitkontos wird monatlich automatisch informiert (siehe auch Buchungsausdruck ). Zeitguthaben Ein Zeitguthaben entsteht, wenn die tägliche Sollarbeitszeit überschritten wird und nach Saldierung mit ggf. bestehenden Zeitschulden Mehrstunden verbleiben. Für folgende Ausnahmeregelungen wird ein Sonderkonto geführt: angeordnete Überstunden ( 7 Abs. 7 TV-L) angeordnete Mehrarbeit ( 10 AZVO) aus zwingend dienstlichen Gründen von der Sachgebietsleiterin bzw. vom Sachgebietsleiter angeordnete Dienststunden innerhalb der Rahmenzeit ( 14 Abs. 4 b AZVO). Zeitschuld Eine Zeitschuld entsteht, wenn die tägliche Sollarbeitszeit unterschritten wird und nach Saldierung mit ggf. bestehendem Zeitguthaben Minderstunden verbleiben. 11

11 Ampelkonto Zur Vermeidung von zu vielen Guthabenstunden bzw. Minusstunden ist das Zeitkonto in sog. Ampelphasen (Grün-, Gelb- und Rotphase) unterteilt. Sobald einer der ihr oder ihm zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Gelb- oder Rotphase erreicht, erhält die oder der direkte Vorgesetzte zu Beginn eines jeden Monats hierüber eine Mitteilung ohne eine betragsmäßige Benennung des Saldos zu dem Zeitguthaben oder den Zeitschulden. Damit wird die oder der direkte Vorgesetzte in die Lage versetzt, Einfluss auf das Arbeitsverhalten gemäß der nachfolgenden Regelung zu nehmen. Grünphase Guthaben bis 40 Stunden bzw. Schulden bis 15 Stunden In dieser sogenannten Grünphase können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grundsätzlich eigenverantwortlich unter Beachtung der dienstlichen Belange innerhalb der Organisationseinheit ihr Zeitkonto führen, d. h. hier werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Gelbphase Guthaben 40 bis 70 Stunden bzw. Schulden 15 bis 25 Stunden In dieser sogenannten Gelbphase überlegen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam mit der Leiterin bzw. dem Leiter Organisationseinheit geeignete Maßnahmen, um das Konto wieder in die Grünphase zurückzuführen. 12

12 Bei wiederholter Gelbphase wird ebenfalls die oder der nächst höhere Vorgesetzte informiert. Rotphase Guthaben über 70 Stunden bzw. Schulden über 25 Stunden In dieser sogenannten Rotphase ist die Leiterin bzw. der Leiter der Organisationseinheit verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu treffen, um das Konto mindestens wieder in die Gelbphase zurückzuführen. Hierbei erfolgt eine Information an die oder den direkte/n Vorgesetzte/n, die oder den nächst höhere/n Vorgesetzte sowie an die Dienststelle und den Personalrat. Für Teilzeitbeschäftigte vermindern sich die Stunden der einzelnen Phasen auf den prozentualen Anteil, den ihre individuelle Sollarbeitszeit im Verhältnis zur Sollarbeitszeit der Vollzeitbeschäftigten ausmacht. Bei dieser Rechnung wird auf halbe bzw. volle Stunden auf- oder abgerundet. Freizeitausgleich Zum Ausgleich vorhandener Zeitguthaben darf, soweit dienstliche Belange nicht entgegenstehen, im Einvernehmen mit der bzw. dem direkten Vorgesetzten zweimal im Monat bis zu einem ganzen Tag Freizeitausgleich in Anspruch genommen werden. Ein ganztägiger Freizeitausgleich ist dann zu beantragen, wenn an dem Tag weniger als die Hälfte der jeweiligen Sollarbeitszeit abgeleistet wird. 13

13 Der Korrekturbeleg ist grundsätzlich vor Inanspruchnahme von Freizeitausgleich von der Vertreterin bzw. von dem Vertreter abzuzeichnen und von der bzw. dem Vorgesetzte/n zu genehmigen. Es dürfen nicht mehr als zwölf ganze Tage im Jahr in Anspruch genommen werden. Die Zeiterfassungsstelle wird dies bei Erhalt des Korrekturbeleges prüfen. Familienkonto Beschäftigte, die mindestens ein Kind unter 18 Jahren oder pflegebedürftige Angehörige versorgen, können die Einrichtung eines Familienkontos beantragen. Auf dieses Konto können Stunden eines vorhandenen Zeitguthabens übertragen werden. Das Guthaben auf dem Familienkonto kann in Anspruch genommen werden, wenn das Kind oder die pflegebedürftige Person erkrankt und von der oder dem Beschäftigten betreut werden muss. Das Gleiche gilt, wenn die Betreuung dadurch erforderlich wird, dass die Person, die überlicherweise die Betreuung übernimmt, unvorhergesehen ausfällt. Die Einrichtung eines Familienkontos erfolgt auf Antrag. Der Antrag ist über die bzw. den direkten Vorgesetzten und dem Sachgebiet zwecks Prüfung - der Zeiterfassungsstelle zuzuleiten und muss die notwendigen Angaben über das zu betreuende Kind bzw. die zu betreuende Person enthalten. Die Übertragung von Zeitguthaben auf das Familienkonto erfolgt durch das Ausfüllen eines Zeitkorrekturbelegs, der über die oder den direkten Vorgesetzten der Zeiterfassungsstelle zugeleitet werden muss. 14

14 Die Inanspruchnahme von Zeitguthaben des Familienkontos erfolgt durch entsprechende Angaben auf dem Korrekturbeleg unter Angabe der Gründe. Das Guthaben auf dem Familienkonto darf das 1,5-fache der wöchentlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Die Inanspruchnahme von Zeitguthaben des Familienkontos wird nicht auf die monatliche Höhe des Freizeitausgleichs angerechnet. Das Zeitguthaben auf dem Familienkonto unterliegt nicht dem jeweiligen Übertragungszeitraum, solange die Gründe für die Einrichtung eines Familienkontos fortbestehen. Der Wegfall der Gründe für die Einrichtung eines Familienkontos ist der Zeiterfassungsstelle unverzüglich mitzuteilen. Steht entsprechendes Zeitguthaben nicht zur Verfügung, besteht die Möglichkeit, das Familienkonto bis zum 0,5-fachen der wöchentlichen Arbeitszeit zu überziehen. 15

15 Berücksichtigung von Abwesenheitszeiten Mittagspause Jede Arbeitspause, die nicht im Dienstgebäude verbracht wird, muss gebucht werden. Wird keine Pause gebucht, wird von der Zeiterfassung automatisch die entsprechende Ruhezeit abgezogen, d.h. ab 6 Stunden Arbeitszeit = 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden Arbeitszeit = 45 Minuten Pause. (So werden z.b. bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden und 12 Minuten, lediglich 12 Minuten abgezogen.) Es besteht die Möglichkeit, die Mittagspause bis auf 90 Minuten - unter Anrechnung auf das persönliches Zeitguthaben - zu verlängern. Die Mittagspause ist in der Zeit von Uhr bis Uhr zu nehmen. Wichtig! Eine nicht in Anspruch genommene bzw. nicht gebuchte Mittagspause erhöht nicht das persönliche Zeitguthaben. Eine am Zeiterfassungsterminal gebuchte kürzere Pause wird auf die entsprechend einzuhaltende Pausenzeit aufgefüllt. 16

16 Dienstgang Dienstgänge müssen grundsätzlich gebucht werden. Beschäftigte, die eine allgemeine Dienstgangberechtigung haben, betätigen nur die Dienstgang-Taste und die Kommen- bzw. Gehen-Taste. Die Verrechnung erfolgt automatisch. Personen ohne Dienstgangberechtigung müssen zusätzlich dem Sachgebiet 1.1 einen Korrekturbeleg vorlegen. Aufgrund des Rundschreibens vom wurde allgemein die Genehmigung erteilt, alle notwendigen Dienstgänge zwischen den einzelnen Standorten der Fachhochschule Köln durchzuführen. Dies bedeutet, dass hierfür kein Korrekturbeleg vorgelegt werden muss. Weiterhin ist es möglich, die Gehenbuchung in einem anderen Gebäude vorzunehmen, als in dem Gebäude, in dem die Kommenbuchung vorgenommen wurde. Hierbei ist zu beachten, dass das Zeiterfassungsterminal eine Fehlermeldung anzeigt, die aber am folgenden Tag automatisch korrigiert wird. Die für das Dienstgeschäft aufgewendete Zeit wird in jedem Fall voll angerechnet. Zeiten, die über die Rahmenzeit hinausgehen, werden vom Sachgebiet 1.1 als Korrekturstunden zusätzlich verbucht. Bei Überschreiten der Rahmenzeit ist von jeder bzw. jedem Beschäftigten ein Korrekturbeleg einzureichen. 17

17 Wegezeiten werden innerhalb der Rahmenzeit voll angerechnet. Die außerhalb der Rahmenzeit aufgewendeten Wegezeiten werden zur Hälfte als Anwesenheitszeit berücksichtigt. Dienstreise Dienstreisen müssen grundsätzlich gebucht werden. Bei der Anrechnung von Dienstreisen ist zwischen dem eigentlichen Dienstgeschäft und der benötigten Reisezeit zu unterscheiden. Die für das Dienstgeschäft aufgewendete Zeit wird in jedem Fall voll angerechnet. Zeiten, die über die Rahmenzeit hinausgehen, werden vom Sachgebiet 1.1 entsprechend als Korrekturstunden zusätzlich verbucht. Reisezeiten werden innerhalb der Rahmenzeit voll angerechnet. Die außerhalb der Rahmenzeit aufgewendeten Reisezeiten werden zur Hälfte als Anwesenheitszeit berücksichtigt. Eine Buchung am Zeiterfassungsgerät ist nur dann erforderlich, wenn vor bzw. nach der Dienstreise das Dienstgebäude betreten wird. Aufgrund der Erteilung der allgemeinen Dienstreisegenehmigung zwischen den Standorten Köln und Gummersbach besteht die Möglichkeit, diese Dienstreise über die Dienstgangtaste (s. Dienstgang) zu buchen. Ein gesonderter Korrekturbeleg ist dann nicht mehr notwendig. 18

18 Aus- und Fortbildung Bei der Teilnahme an Aus- und Fortbildungsseminaren ist grundsätzlich wie unter Dienstgang bzw. Dienstreise beschrieben zu verfahren. Eine automatische Gutschrift erfolgt nicht, d.h. dem Sachgebiet 1.1 ist auf jeden Fall ein entsprechender Korrekturbeleg zuzuleiten. Der Eintrag kann entsprechend unter Dienstgang oder Dienstreise vorgenommen werden. Urlaub Erholungs- und Sonderurlaub wird wie bisher beantragt. Für die entsprechende Abwesenheit wird nach Genehmigung des Antrages die tägliche Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Wird der Urlaub zwischenzeitlich unterbrochen oder vorzeitig beendet und der Dienst wieder aufgenommen, so ist das Zeiterfassungsgerät zu bedienen. Krankheit / Kur Für die entsprechende Abwesenheit wird die tägliche Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Bei Erkrankungen ist das Sachgebiet 2.2 zu informieren. Das Zeitkonto wird automatisch berichtigt. 19

19 Wird der Dienst wegen einer Erkrankung später angetreten oder früher beendet, so handelt es sich um eine nicht ganztägige Abwesenheit. In diesem Fall ist der Vordruck für die Zeitkorrektur über die direkte Vorgesetzte bzw. den direkten Vorgesetzten dem Sachgebiet 1.1 zuzuleiten. Arztbesuch Planbare Arztbesuche und Heilbehandlungen sollen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erledigt werden. Arztbesuche bzw. ärztlich verordnete Heilbehandlungen während der regelmäßigen Arbeitszeit sind zu buchen. In diesem Fall muss dem Sachgebiet 1.1 ein Korrekturbeleg zugeleitet werden. Zeiträume innerhalb der Regelarbeitszeit bis max. zur Höhe der Sollarbeitszeit werden gutgeschrieben. Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung erfolgt die Anrechnung der Regelarbeitszeit bzw. ein Zeitraum über die Sollarbeitszeit hinaus. Arbeits- und Dienstbefreiung Liegt ein Grund für eine Dienstbefreiung nach 12 AZVO bzw. Arbeitsbefreiung nach 29 TV-L vor, ist ein entsprechender Antrag dem Sg. 2.2 einzureichen (ohne Zeitkorrekturbeleg). Bei nicht ganztägiger Abwesenheit ist zusätzlich ein Zeitkorrekturbeleg mit Bescheinigung über die tatsächliche Dauer dem Sg. 1.1 einzureichen. Zeiträume innerhalb der Regelarbeitszeit bis max. zur Höhe der Sollarbeitszeit werden gutgeschrieben. 20

20 Höhere Gewalt Nach Definition der Rechtsprechung ist höhere Gewalt ein von außen kommendes, auch durch äußerst vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbares Ereignis, das die Ursache der Beeinträchtigung ist, z.b. verursacht durch Brand, Hagel oder Sturm. Von dieser eng auszulegenden Definition werden typischerweise Verspätungen aufgrund von Verkehrsstaus oder unpünktlichen öffentlichen Verkehrsmitteln nicht erfasst. Liegt ein Fall höherer Gewalt vor, so wird der Zeitraum innerhalb der Regelarbeitszeit bis max. zur Höhe der Sollarbeitszeit angerechnet. Bei Abwesenheit wegen höherer Gewalt muss dem Sachgebiet 1.1 möglichst am folgenden Tag ein Zeitkorrekturbeleg mit Begründung zugesandt werden. 21

21 Bedienung der Zeiterfassung Grundsätzliches Alle Beschäftigten, die an dem flexiblen Arbeitszeitmodell teilnehmen, können die Terminals mit ihrer MultiCa bedienen. Die Arbeitszeit wird mit einer elektronischen Zeiterfassungsanlage sowie ggf. Zeitkorrekturbogen ermittelt. An- und Abwesenheitszeiten werden täglich gebucht. Die meisten Buchungen werden von den Beschäftigten an den Zeiterfassungsterminals selbst vorgenommen. Dieses Verfahren ist leicht zu handhaben. Die folgenden Hinweise sollen helfen, die Technik zu beherrschen. Zeiterfassungsterminals Die Zeiterfassungsterminals befinden sich in der Claudiusstraße 1 (Erdgeschoss) Mainzer Straße 5 (Erdgeschoss) im IWZ (2. Ebene an der Pförtnerloge) am Campus Gummersbach 22

22 >>Kommen<< Mo. 1. Dez Uhr ) ( ) (! F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 Für die Bedienung des Terminals benötigen Sie nur die folgenden Tasten: ) Kommen-Taste ( Gehen-Taste Dienstgang-Taste F 1 Saldo Familienkonto F 2 Saldo Sonderkonto Im Display wird das Datum und die aktuelle Uhrzeit sowie die eingestellte Buchungsart angezeigt. Vor der Buchung ist die gewünschte Buchungsart mit der entsprechenden Funktionstaste einzustellen. Wurde versehentlich eine falsche Buchungsart gewählt, kann durch Drücken einer anderen Funktionstaste die Buchungsart geändert werden. Nach dem Betätigen der Funktionstaste bleiben dem Benutzer ca. 10 Sekunden, um die Buchung durchzuführen. Hierzu muss lediglich die MultiCa an das Terminal gehalten werden. Das Terminal quittiert die Buchung optisch (z.b. durch gekommen ) und akustisch durch einen Summton. 23

23 Nach Buchung springt das Terminal wieder in den Grundzustand zurück. Ein mehrfacher kurzer Summton zeigt einen Lese- oder Buchungsfehler an (die Fehlermeldung erfolgt durch Anzeige im Display). Im Falle eines Lesefehlers muss die Buchung wiederholt werden. In einem anderen Fall (z.b. mehrere Ausrufezeichen hinter der Anzeige) bitte an das Sachgebiet 1.1 wenden, da evtl. Buchungen fehlen. Kontostand, Falschbuchungen, Zeitkorrekturbeleg Bei jeder Buchung wird der Saldo des persönlichen Zeitkontos angezeigt. Zu Arbeitsbeginn wird dieser abzgl. der noch an diesem Tage zu leistenden Sollarbeitszeit angezeigt. Die Beschäftigten sollten regelmäßig kontrollieren, ob alle anrechenbaren Zeiten gebucht sind. Es sollte berücksichtigt werden, dass vom Sachgebiet 1.1 vorzunehmende Korrekturen ggf. nicht sofort auf dem Zeitkonto wiederzufinden sind. Bei notwendigen Korrekturen muss dem Sachgebiet 1.1 unverzüglich ein von der bzw. dem direkten Vorgesetzten abgezeichneten Zeitkorrekturbeleg zugeleitet werden. Entsprechende Formulare sind im Internet unter Formulare A-Z zu finden. Nachdem das Sachgebiet 1.1 eine Buchung vorgenommen hat, wird der Zeitkorrekturbeleg mit einem Erledigungsvermerk zurück gesandt. Ist dies nicht gewünscht, kann der Beleg 1-fach eingereicht werden. 24

24 Neben den in diesem Leitfaden aufgeführten Fällen kann ein Zeitkorrekturbeleg auch in folgenden Fällen erforderlich sein: wenn irrtümlich falsch oder gar nicht gebucht wurde, wenn die MultiCa zu Hause vergessen wurde. In allen Zweifelsfällen bitte an das Sachgebiet 1.1 wenden. Buchungsausdruck Zur Information wird automatisch am Anfang des Monats ein Buchungsausdruck des vorherigen Monats den jeweiligen Beschäftigten zugesandt. Etwaige Einwände zu dem zugesandten Buchungsausdruck sind unverzüglich nach Zugang schriftlich an das Sachgebiet 1.1 zu richten. 25

25 Schlusswort Mit der Teilnahme an der flexiblen Arbeitszeit sind alle Beschäftigten selbst für eine korrekte Einhaltung der gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeit verantwortlich. Durch Nichteinhalten der vorgeschriebenen Arbeitszeit, Täuschungsversuche bei der Zeiterfassung sowie Missbrauch von Regelungen, die Zeitkorrekturen aufgrund von Selbstangaben ermöglichen, würden sich einzelne Beschäftigte unzulässige Vorteile verschaffen. Unabhängig davon, dass dies den anderen Kolleginnen und Kollegen gegenüber unfair ist, sind dienst- bzw. arbeitsrechtliche Schritte zu prüfen. Alle Verstöße gegen die o.a. Regelungen werden grundsätzlich an die bzw. den direkten Vorgesetzten weitergeleitet. Bei begründetem Verdacht kann die oder der direkte Vorgesetzte über das Dezernat 2 einen Buchungsausdruck anfordern. Die Zeiterfassungsstelle befindet sich im Sachgebiet 1.1 in der Claudiusstraße 1, Raum

26 Fachhochschule Köln Cologne University of Applied Sciences Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit Zwischen der Kanzlerin der Fachhochschule Köln und dem Personalrat der Fachhochschule Köln wird folgende Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit geschlossen: 27

27 Zwischen der Kanzlerin der Fachhochschule Köln und dem Personalrat der Fachhochschule Köln wird folgende Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit geschlossen: 1

28 Inhalt 1. Gegenstand der Dienstvereinbarung Geltungsbereich Gesetzliche Grundlagen Arbeitszeitregelung Rahmenzeit Fixzeit Servicezeit Sollarbeitszeit Zeitkonto Abrechnungszeitraum Ampelkonto Freizeitausgleich Angeordnete Mehrarbeit und Überstunden Sonderkonto Familienkonto Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Anwesenheitszeiten Abwesenheitszeiten Mittagspause Ganztägige Abwesenheitszeit Nicht ganztägige Abwesenheit Dienstreisen/Dienstgänge Gewährleistung des Dienstbetriebs Zeiterfassung Zuständigkeit Zeiterfassung Teilzeitkräfte Datenschutz Rechte des Personalrats Schlussbestimmungen

29 1. Gegenstand der Dienstvereinbarung 1.1 Das flexible Arbeitszeitmodell in der Zentralverwaltung der Fachhochschule Köln wird nach Maßgabe dieser Dienstvereinbarung verändert und fortgeführt. 1.2 Ziel der flexiblen Arbeitszeit ist es, den Beschäftigten der Zentralverwaltung die Entscheidung über den täglichen Arbeitsbeginn und das tägliche Arbeitsende in einer festgelegten Zeitspanne (Rahmenzeit) zu übertragen. 1.3 Die Freizügigkeit in der Wahl der Dienststunden setzt ein besonderes Maß an Verantwortung voraus und darf nicht zu einer Beeinträchtigung des Dienstbetriebes führen. 2. Geltungsbereich 2.1 Die Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Zentralverwaltung (Dezernate 1 7), soweit nicht im Folgenden etwas anderes bestimmt ist. 2.2 Wegen der Eigenart ihrer dienstlichen Tätigkeit bzw. wegen gesetzlicher Grundlagen nehmen an der flexiblen Arbeitszeit nicht teil: Freigestellte Personalratsmitglieder (abweichende Regelungen bedürfen der Willenserklärung der Betroffenen), Sg. 1.1 Fahrer, 3

30 Sg. 1.1 Poststelle / Botendienst, Sg. 6.1 Kesselwart, Sg. 6.4 Leitwarte, Sg. 7.2 Pförtnerinnen/Pförtner, Sg. 7.3 Pförtnerinnen/Pförtner, Telefondienst, Poststelle, Jugendliche unter 18 Jahren. 2.3 Zur Klarstellung wird darauf hingewiesen, dass die Personengruppen, die zum Personalrat wiss. gehören sowie die Beschäftigten der der Fakultäten, Einrichtungen und Betriebseinheiten (einschließlich der Fachhochschulbibliothek) nicht an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen. 2.4 Für das Sachgebiet 6.1 sowie für den Haus- und Telefondienst des Sachgebietes 7.2 wird zunächst ein Probejahr eingeführt. Dienststelle und Personalrat verständigen sich 3 Monate vor Ablauf dieses Zeitpunkts über eine endgültige Regelung, die Bestandteil dieser Dienstvereinbarung wird. Falls die Probephase nicht verlängert bzw. nicht in eine Dauerregelung umgewandelt wird, informiert die Dienststelle den Personalrat zuvor über die hierfür maßgeblichen Gründe. 2.5 Die Funktionsfähigkeit der Verwaltung muss sichergestellt bleiben. Deshalb kann die flexible Arbeitszeit aus dienstlichen Gründen für einzelne Beschäftigte im Einvernehmen mit dem Personalrat vorübergehend durch die Kanzlerin aufgehoben bzw. eingeschränkt werden. 4

31 Soweit zwingende dienstliche Gründe es erfordern, kann im Einzelfall durch die jeweilige Dezernentin bzw. den jeweiligen Dezernenten angeordnet werden, dass einzelne Beschäftigte oder Gruppen von Beschäftigten zusammenhängend maximal an fünf Tagen im Jahr insgesamt innerhalb der Rahmenzeit nach 4.1 Dienst zu leisten haben. 3. Gesetzliche Grundlagen Grundlage der Dienstvereinbarung ist das Arbeitszeitgesetz vom zuletzt geändert durch Art. 229 der Neunten Zuständigkeitsverordnung vom (BGBl. I 2006, S. 2407) und die Verordnung über die Arbeitszeit der Beamten im Lande Nordrhein- Westfalen (AZVO) in der Fassung der Bekanntmachung vom (GV. NRW 2006 Nr. 19) sowie der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder vom (MBl. NRW 2006, Nr. 33 S. 696) Für werdende und stillende Mütter sind die Vorschriften des Mutterschutzgesetzes und für Schwerbehinderte die des Schwerbehindertengesetzes und die der Integrationsvereinbarung der Fachhochschule Köln zu beachten. 5

32 4. Arbeitszeitregelung 4.1 Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist die Zeit, in der die Beschäftigten nach Maßgabe der folgenden Regelungen den Dienstbeginn bzw. das Dienstende selbst bestimmen können. Sie umfasst täglich für alle Beschäftigten die Zeit zwischen 6.30 Uhr und Uhr. Wenn dienstliche Gründe und Termine es erfordern, müssen die Arbeitszeiten durch verbindliche Absprachen zwischen den Beteiligten aufeinander abgestimmt werden. Ggf. entscheidet die oder der Vorgesetzte. 4.2 Fixzeit Die Fixzeit entfällt zunächst für ein Probejahr komplett. Dienststelle und Personalrat verständigen sich 3 Monate vor Ablauf dieses Zeitpunkts über eine endgültige Regelung, die Bestandteil dieser Dienstvereinbarung wird. Falls die Probephase nicht verlängert bzw. nicht in eine Dauerregelung umgewandelt wird, informiert die Dienststelle den Personalrat zuvor über die hierfür maßgeblichen Gründe; es gilt dann die bisherige Fixzeit: montags donnerstags 9.00 Uhr Uhr freitags 9.00 Uhr Uhr Ungeachtet des Fortfalls der Fixzeit ist zur Sicherstellung des Dienstbetriebs die Servicezeit nach 4.3 zu beachten. 6

33 4.3 Servicezeit Die Servicezeit umfasst, einschließlich der Mittagspause, die Zeit von montags bis freitags von 7.30 Uhr bis Uhr. Die Servicezeit ist der Zeitraum, innerhalb dessen die Zentralverwaltung ansprechbar und erreichbar sein muss. 4.4 Sollarbeitszeit Die Sollarbeitszeit entspricht der täglichen Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause. Sie wird zur Berechnung von Abwesenheitszeiten zu Grunde gelegt. Bei Vollzeitbeschäftigten sind dies folgende Zeiten: Wochenarbeitszeit Sollarbeitszeit Regelarbeitszeit 38 Std. 30 min. Mo Fr 7.42 Std Uhr Uhr 39 Std. Mo Fr 7.48 Std Uhr Uhr 39 Std. 50 min. Mo Do 8.00 Std. 7:30 Uhr 16:00 Uhr Fr 7 Std. 50 min. 7:30 Uhr 15:50 Uhr 40 Std. Mo Fr 8.00 Std Uhr Uhr 41 Std. Mo Fr 8.12 Std Uhr Uhr 48 Std. Mo Fr 9.36 Std Uhr Uhr Bei Teilzeitkräften gelten die individuellen Vereinbarungen. 7

34 4.5 Zeitkonto Abrechnungszeitraum Die Abrechnung entfällt zunächst für 1 Probejahr. Dienststelle und Personalrat verständigen sich 3 Monate vor Ablauf dieses Zeitpunktes über eine endgültige Regelung, die Bestandteil dieser Dienstvereinbarung wird. Falls die Probephase nicht verlängert bzw. nicht in eine Dauerregelung umgewandelt wird, informiert die Dienststelle den Personalrat zuvor über die hierfür maßgeblichen Gründe; es gilt dann folgende Regelung: Der Abrechnungszeitraum beträgt 1 Jahr für alle Tätigkeitsbereiche und wird wie folgt festgelegt: bis Unter- und Überschreitungen der regelmäßigen Arbeitszeit sind innerhalb des Abrechnungszeitraumes auszugleichen. Zeitguthaben können bis zu 20 Stunden in den folgenden Abrechnungszeitraum übertragen werden. Eine Überschreitung ist in dem Umfang möglich, in dem nach 2.5 innerhalb der Rahmenzeit Dienst angeordnet wird. Zeitschulden werden in voller Höhe in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen. Sie dürfen 10 Stunden nicht überschreiten. 8

35 4.5.2 Ampelkonto Zur Vermeidung von zu vielen Guthabenstunden bzw. Minusstunden ist das Zeitkonto in sog. Ampelphasen (Grün-, Gelb- und Rotphase) unterteilt. Sobald einer der ihr oder ihm zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Gelb- oder Rotphase erreicht, erhält die oder der direkte Vorgesetzte zu Beginn eines jeden Monats hierüber eine Mitteilung ohne eine betragsmäßige Benennung des Saldos zu dem Zeitguthaben oder den Zeitschulden. Damit wird die oder der Vorgesetzte in die Lage versetzt, Einfluss auf das Arbeitsverhalten gemäß der nachfolgenden Regelung zu nehmen. Phase Guthaben Zeitschulden Grün 0 bis 40 Std. 0 bis 15 Std. Gelb 40 bis 70 Std. 15 bis 25 Std. Rot ab 70 Std. ab 25 Std. In der Grünphase sind keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen. In der Gelbphase werden gemeinsam geeignete Maßnahmen zur Rückführung des Kontos in den grünen Bereich getroffen; bei wiederholter Gelbphase wird ebenfalls die oder der nächst höhere Vorgesetzte informiert. 9

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