Gleitende Arbeitszeit Leitfaden Stand: Juni Leitfaden zur. gleitenden Arbeitszeit an der Fachhochschule Münster. Seite 1

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1 Leitfaden zur gleitenden Arbeitszeit an der Fachhochschule Münster Seite 1

2 Gleitende Arbeitszeit Durch die gleitende Arbeitszeit wird Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, im Rahmen der gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeit den Dienstbeginn und das Dienstende innerhalb bestimmter Zeitspannen selbst zu bestimmen. Die hierdurch eingeräumte Freizügigkeit in der Wahl der Arbeitszeit setzt sicherlich bei allen Beteiligten ein besonderes Maß an Verantwortung voraus und darf keinesfalls zu einer Beeinträchtigung des Dienstbetriebes führen. Geltungsbereich Die gleitende Arbeitszeit gilt grundsätzlich für alle weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter -ausgenommen die Mitarbeiter des Hausmeister- und Kraftfahrdienstes-, sowie für Auszubildende. Für minderjährige Auszubildende gelten die gesetzlichen Regelungen. Regelarbeitszeit Regelarbeitszeit ist die vorgegebene Sollarbeitszeit. Sie beträgt für Vollzeitbeamte wöchentlich im Durchschnitt - mit Vollendung des 60. Lebensjahres oder bei einem Grad der Schwerbehinderung von mindestens 80 %: 39 Stunden, - mit Vollendung des 55. Lebensjahres: 40 Stunden sowie - im Übrigen: 41 Stunden für Vollzeitbeschäftigte wöchentlich im Durchschnitt - mit Vollendung des 60. Lebensjahres oder bei einem Grad der Schwerbehinderung von mindestens 80 %: 39 Stunden, - im Übrigen: 39 Stunden 50 Minuten, Sie wird grundsätzlich gleichbleibend von Montag bis Freitag, jeweils beginnend um 7.30 Uhr, verteilt (z.b. bei einer 41-Stunden Woche: Montag bis Freitag 7.30 Uhr bis Uhr). Für Teilzeitbeschäftigte wird die Regelarbeitszeit in Abstimmung mit der/dem Vorgesetzten individuell festgelegt. Seite 2

3 Gleitzeitrahmen Das ist die Zeit, in der Sie den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende unter Beachtung dienstlicher Notwendigkeiten selbst bestimmen können; sie ist von Montag bis Freitag auf Uhr bis Uhr festgelegt. Sollte Samstagsarbeit notwendig sein, ist diese vorher vom Kanzler zu genehmigen. Funktionszeit Das ist die Zeit, in der in jeder Organisationseinheit eine personelle Besetzung, d.h. Erreichbarkeit und Ansprechbarkeit, zu sichern ist; sie ist wie folgt festgelegt: Montag bis Donnerstag Freitag Uhr bis Uhr Uhr bis Uhr In Bereichen mit festen Öffnungszeiten gelten selbstverständlich diese Öffnungs-zeiten als Funktionszeiten. Pausenregelung Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden täglich ist eine Pause von 30 Minuten einzuhalten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden eine Pause von mindes-tens 45 Minuten. Die Pausen müssen jedoch nicht an einem Stück genommen werden, d.h. man kann auch mehrere kleinere Pausen, die vom System addiert werden, im Laufe des Tages einlegen. Diese Pause(n) werden automatisch und ohne Betätigung der Zeiterfassungsanlage auch dann berücksichtigt, wenn das Dienstgebäude nicht verlassen wird. Beispiele: Bei einer Arbeitszeit (durchgehende Anwesenheitszeit) zwischen 6 Stunden und 6 Stunden 30 Minuten wird die Differenz zwischen der Gesamtanwesenheitszeit und 6 Stunden als Pause berechnet: Anwesenheitszeit z.b Uhr bis Uhr = 6 Std. 15 Min. 15 Min. Pause = 6 Std. Arbeitszeit Uhr bis Uhr = 6 Std. 45 Min. 30 Min. Pause = 6 Std. 15 Min Arbeitszeit. Für Jugendliche, Schwangere und stillende Mütter gelten die gesetzlichen Regelungen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an das Dezernat Personal. Seite 3

4 Höchstarbeitszeit Nach dem Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit - nicht gerechnet die Pause(n) - grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht über-schritten werden. Daher wird eine über zehn Stunden hinausgehende Anwesenheit nicht als Arbeitszeit berücksichtigt. Ausnahmen sind lediglich Not- und außergewöhnliche Fälle, die unabhängig vom Willen der Betroffenen eintreten und deren Folgen nicht auf andere Weise zu beseitigen sind. Die Anerkennung einer solchen Ausnahme muss eingehend begründet und von der/dem Vorgesetzten beantragt werden. Persönliches Zeitkonto Für die Beschäftigten, die an der gleitenden Arbeitszeitregelung teilnehmen, wird ein persönliches Zeitkonto geführt. Sie können pro Monat einen Kontoauszug anfordern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen eine Genehmigung für das web-basierte Führen des Zeitkontos per online-workflow erteilt wurde, können jederzeit selbst auf ihr Konto zugreifen. Näheres entnehmen Sie bitte der Broschüre Zeiterfassung Mitarbeiterportal. Abrechnungszeitraum Der Abrechnungszeitraum ist ein Jahr. Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums werden aufgabenbezogen innerhalb der Organisationseinheiten festgelegt (d.h. ein Abrechnungsjahr muss nicht ein Kalenderjahr sein). Der Abrechnungszeitraum ist so festzulegen, dass der Ausgleich ohne Beeinträchtigung dienstlicher Interessen rechtzeitig erfolgen kann. Somit sollten arbeitsintensive Zeiten nicht unbedingt am Ende des Abrechnungszeitraumes liegen. Die Festlegung des Abrechnungs-zeitraums soll in Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrer Vorgesetzten / Ihrem Vorge-setzten erfolgen. Kommt es nicht zu einer einvernehmlichen Festlegung des Ausgleichszeitraums, entscheidet der Kanzler. Seite 4

5 Zeitguthaben Ein Zeitguthaben entsteht, wenn die tägliche Regelarbeitszeit überschritten wird und nach Verrechnung mit evtl. Zeitschulden ein Stundenguthaben verbleibt. Zeitguthaben sollen grundsätzlich innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden. Ist ein Ausgleich nicht vollständig möglich, so sind bei einem Zeitguthaben höchstens bei Beschäftigten maximal 20 Stunden 42 Minuten zu übertragen. Zeitguthaben, die 20 Stunden 42 Minuten überschreiten, werden ersatzlos gestrichen. Zeitguthaben werden in Ausnahmefällen jedoch über die Maximalgrenze hinaus übertragen, wenn - diese Stunden auf Grund dienstlicher Notwendigkeit kurzfristig angeordnet waren - das Zeitguthaben krankheitsbedingt nicht ausgeglichen werden konnte. Wichtig: Diese erhöhte Zeitguthabenübertragung muss von den Vorgesetzten begründet und beantragt werden! Bei Teilzeitbeschäftigten vermindern sich übertragbare Zeitguthaben anteilig im Verhältnis zu Vollzeitbeschäftigten. Beispiel: Bei einer durchschnittlichen regelmäßigen Arbeitszeit von 19 Stunden 55 Minuten pro Woche werden höchstens 10 Stunden und 21 Minuten nach einem Jahr in das nächste Abrechnungsjahr übertragen. Zeitschulden Zeitschulden entstehen, wenn die tägliche Sollarbeitszeit unterschritten wird und nach Verrechnung mit ggf. bestehenden Zeitguthaben Minderstunden verbleiben. Ist ein Ausgleich der Zeitschulden innerhalb eines Jahres nicht möglich, so werden die gesamten Fehlzeiten in den folgenden Monat übertragen; die Fehlzeiten dürfen bei Beschäftigten 10 Stunden 11 Minuten nicht überschreiten. Bei Teilzeitbeschäftigten vermindern sich übertragbare Zeitschulden anteilig im Verhältnis zu Vollzeitbeschäftigten. Beispiel: Bei einer durchschnittlichen regelmäßigen Arbeitszeit von 19 Stunden 55 Minuten pro Woche dürfen höchstens 5 Stunden und 11 Minuten Zeitdefizit am Ende des Abrechnungsjahres vorhanden sein. Damit die Vorgesetzten die Möglichkeit haben, bei nicht so hohem Arbeitsanfall einen Ausgleich von Zeitguthaben anzuordnen, erhalten die Vorgesetzen monatlich eine Mitteilung über den Kontostand (Saldo) ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Seite 5

6 Transponder Buchungen auf dem persönlichen Zeitkonto werden mit den in der Hochschule für div. Funktionen (z.b. auch Schließsystem) eingesetzten sogenannten Transpondern vorgenommen. Sie erhalten einen Transponder bei den jeweiligen Gebäudebeauftragten. Die Transponder werden personenbezogen zugeordnet und dürfen zur Zeiterfassung nur von Ihnen persönlich benutzt werden. Jeder Missbrauch kann zu dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Zeiterfassung Die Ermittlung der Anwesenheitszeit erfolgt über Zeiterfassungsterminals, die Sie grundsätzlich beim Betreten und Verlassen der Dienstgebäude bedienen müssen. Hier finden Sie die Zeiterfassungsterminals: Fachhochschulgebäude Terminal-Standort Hüfferstraße Haupteingang, gegenüber Raum 0.89 Nebeneingang, Untergeschoss, am Fahrstuhl Fachhochschulzentrum großer Kern, Erdgeschoss kleiner Kern, Erdgeschoss Leonardo-Campus Eingang Fachbereich Pflege Nebeneingang Fachbereich Architektur Holzwerkstatt Fachbereich Architektur Sentmaringer Weg HGI (Landwirtschaftsschule) Stegerwaldstraße Haupteingang Eingang Bauteil A, Eingang Bauteil D, Erdgeschoss (Aufgang großer Hörsaal) Bauteil L (Grips), Eingang Bauteil E (Kellergeschoss) Seite 6

7 Bedienungsanleitung Kommen oder Gehen Buchung: nur den Transponder vor den Leser halten - das System generiert automatisch die richtige Reihenfolge! alle anderen Buchungsfunktionen: erst die Taste betätigen und dann den Transponder vor den Leser halten! Mehrere Buchungen innerhalb einer Minute werden nicht übernommen. Buchung 15:37 Mittwoch Salden Status Dienstgang Salden - InfoTaste 1x drücken = Zeitkonto (Vortag) 2x drücken = Urlaubskonto Dienstgang - Taste Status - Taste anwesend seit oder abwesend seit. berührungsloser Kartenleser: nach Buchung = Farbveränderung Seite 7

8 Korrekturbeleg Wenn Sie a) eine Buchung oder Ihren Transponder vergessen oder b) eine Dienstreise oder Fortbildung nicht vom Dienstort angetreten haben, leiten Sie über Ihre Vorgesetzte/Ihren Vorgesetzten der Zeiterfassungsstelle einen Korrekturbeleg zu. Sollte Ihre Vorgesetzte /Ihr Vorgesetzter längerfristig nicht anwesend sein, können Sie den Korrekturbeleg auch über den Kanzler an die Zeiterfassungsstelle leiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen eine Genehmigung für das web-basierte Führen des Zeitkontos per online-workflow erteilt wurde, können jederzeit selbst auf ihr Konto zugreifen und Korrekturen dort beantragen. Näheres entnehmen Sie bitte der Broschüre Zeiterfassung Mitarbeiterportal. Abwesenheit vom Dienst Ganztägige Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, Kur/Rehabilitation, höherer Gewalt und sonstiger, im Vorfeld genehmigter Dienstbefreiung gilt als Anwesenheit der Stunden, die an diesem Tag nach der Regelarbeitszeit zu leisten gewesen wären. Die Zeitgutschrift erfolgt automatisch, da die Zeiterfassungsstelle die Krank- und Gesundmeldungen, Urlaubsanträge, Einberufungen zur Rehabilitation oder Genehmigungen über Dienstbefreiungen erhält. Ein Korrekturbeleg ist in diesen Fällen nicht erforderlich. Nicht ganztägige Abwesenheit wegen Krankheit, höherer Gewalt oder im Vorfeld genehmigter Dienstbefreiung gilt als Anwesenheit mit ihrer tatsächlichen Dauer -jedoch nur innerhalb der Regelarbeitszeit. Das bedeutet, dass Sie höchstens eine Zeitgutschrift bis zur Höhe Ihrer Regelarbeitszeit erhalten. Eine darüber hinaus gehende Abwesenheitszeit geht zu Lasten Ihres Zeitkontos. Mit höherer Gewalt ist tarifrechtlich das Betriebsrisiko gemeint, das die Fachhochschule trägt, wenn die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers und die Entgegennahme der Arbeitsleistung durch den Arbeitgeber aus Gründen unmöglich wird, die im betrieblichen Bereich liegen. Keinesfalls sind Zeitverzögerungen aufgrund von Verkehrsstaus, Glatteis etc. unter höherer Gewalt zu verstehen und müssen somit auf das persönliche Zeitguthaben angerechnet werden. Seite 8

9 Bei Dienstreisen oder Dienstgängen sowie bei Aus- und Fortbildungsveranstaltungen werden die Abwesenheitszeiten bis höchstens zehn Stunden täglich als Anwesenheitszeit berechnet. Bitte reichen Sie im Nachhinein einen Korrekturbeleg mit den tatsächlichen Abwesenheitszeiten (nicht eingerechnet natürlich die Pausenzeiten) bei der Zeiterfassungsstelle ein. Wenn Sie eine Dienstreise, einen Dienstgang oder eine Fortbildung von der Dienststelle aus antreten und an der Dienststelle beenden, können Sie selbstverständlich die Abwesenheitszeit mit der Dienst -Taste direkt erfassen; ein Korrekturbeleg ist dann nicht notwendig. Arztbesuche und therapeutische Maßnahmen können auch während der Regelarbeitszeit vorgenommen werden. Dabei gilt, dass grundsätzlich keine Anrechnung als Arbeitszeit erfolgt, da Sie verpflichtet sind, auf die Terminvereinbarung dahingehend Einfluss zu nehmen, dass eine Behandlung grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit erfolgt. Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht nämlich nur ausnahmsweise und zwar nur dann, wenn die Behandlung während der Arbeitszeit erfolgen muss. In den Fällen der zwingenden Notwendigkeit einer Behandlung während Ihrer Regelarbeitszeit reichen Sie der Zeiterfassungsstelle bitte das ausgefüllte Formular Anrechnung von Abwesenheitszeit durch ärztliche Behandlung / therapeutische Maßnahme als Arbeitszeit ein. Teilnehmerinnen und Teilnehmer am web-basierten workflow System reichen das Formular bei der/dem Vorgesetzten ein! Sollten Ihnen durch die Bestätigung des Arztes Kosten entstehen, müssen Sie diese selber tragen. Sie bekommen somit die Dauer der Veranstaltung/des Arztbesuchs und die erforderliche Wegezeit (bei dienstlichen Veranstaltungen innerhalb der Rahmenzeit, bei Arztbesuchen innerhalb Ihrer Regelarbeitszeit) als Anwesenheitszeit (bis maximal 10 Stunden pro Tag) angerechnet. Was ist erforderliche Wegezeit im Sinne dieser Dienstvereinbarung? Wegezeit ist maximal die Zeit, die zwischen Ihrer Dienststelle und dem Veranstaltungsort bzw. dem Arzt zum Reisen benötigt wird. Maximal deshalb, da u.u. nur die Zeit zwischen Ihrer Wohnung und dem Veranstaltungsort als Wegezeit berechnet wird. Das passiert dann, wenn der Weg zwischen Wohnung und Veranstaltungsort kürzer ist als zwischen Dienststelle und dem Veranstaltungsort und der Weg von der Wohnung aus angetreten wird. Seite 9

10 Dabei gilt: 1. Besuchen Sie eine Veranstaltung/einen Arzt an Ihrem Dienstort, wird Wegezeit angerechnet, wenn Sie vor oder nach der Veranstaltung/dem Arztbesuch gearbeitet haben, d.h., wenn Sie tatsächlich einen Weg zwischen der Dienststelle und der Veranstaltung bzw. dem Arzt zurücklegen. Andernfalls beginnt Ihre Arbeitszeit mit Beginn der Veranstaltung bzw. mit Beginn des Arzttermins oder endet mit Ende der Veranstaltung bzw. des Arzttermins. Darüber hinaus kann 2. Wegezeit nur noch angerechnet werden, wenn Sie eine Veranstaltung/einen Arzt außerhalb Ihres Dienst- und Wohnortes besuchen. Bei der Berechnung der Wegezeit wird hierbei die Zeit, die Sie üblicherweise für die Strecke zwischen Wohnung und Dienststelle benötigen, in Abzug gebracht. Beispiele: Wenn Sie - eine Veranstaltung in Münster besuchen, morgens direkt dort hinfahren und Ihr Dienstort ist Münster, beginnt Ihre Arbeitszeit mit Beginn der Veranstaltung. - einen Arztbesuch in Duisburg haben, Dienstort ist Münster und Ihr Wohnort ist Duisburg, wird keine Wegezeit angerechnet. - einen Arztbesuch in Steinfurt haben, Ihr Dienstort ist Steinfurt und Sie nachmittags zum Dienstschluss (innerhalb Ihrer Regelarbeitszeit) direkt zum Arzt fahren, wird Wegezeit zum Arzt hin angerechnet, egal, wo Ihr Wohnort ist. - eine Veranstaltung in Steinfurt besuchen, Münster Ihr Dienstort ist und Sie in Duisburg wohnen, wird maximal die Wegezeit zwischen Münster und Steinfurt berechnet. - eine mehrtägige Dienstreise unternehmen und der erste Tag ist reiner Reisetag zum Veranstaltungsort, erhalten Sie die Reisezeit als Arbeitszeit angerechnet. Am zweiten Tag beginnt die anrechenbare Arbeitszeit dann mit Beginn der Veranstaltung, da Sie sich bereits am Veranstaltungsort (der dann als Wohnort gilt) befinden. Persönliche Angelegenheiten wie Behördengänge, Zulassung von Kraftfahrzeugen, Elternsprechtage o.ä. können auch während der Regelarbeitszeit vorgenommen werden, jedoch nur unter Inanspruchnahme des persönlichen Zeitguthabens nach Genehmigung durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzen. Seite 10

11 Dieser Leitfaden kann nicht alle Details zur Ausgestaltung der gleitenden Arbeitszeit an der Fachhochschule Münster hinreichend beantworten. Für Ihre Anregungen, Wünsche und Ihre Kritik haben wir stets ein offenes Ohr. Sprechen Sie uns bei Fragen und Problemen gern an: Ansprechpartnerin/Ansprechpartner im Dezernat Personal Bei Fragen zum Stand Ihres Zeitkontos für Beschäftigte in Steinfurt Ingrid Hömme für Beschäftigte in Münster Natalia Avrutskaya Vertretung: gegenseitig Bei Fragen organisatorischer Art in der Gleitzeitkommission Marita Espeter von Seiten des Personalrates Renate Haake Peter Overmann von Seiten der Zentralverwaltung Marita Espeter Ingrid Hömme Seite 11