VERSANDBASIERTE ADRESSPRÜFUNG HANDBUCH BESCHREIBUNG DER PROZESSE

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1 VERSANDBASIERTE ADRESSPRÜFUNG HANDBUCH BESCHREIBUNG DER PROZESSE

2 Inhalt Einleitung Änderungshistorie An wen richtet sich diese Anleitung? Voraussetzungen zur Nutzung der versandbasierten Adressprüfung Nutzen der versandbasierten Adressprüfung DataTransfer Anhang 4 Beschreibung der nschnittstelle Gültigkeit Verwendete Abkürzungen Prozesse 4 Prozessübersicht 4 Empfohlener Prozessablauf 5 Prozessablauf Ergänzende Informationen 6 Voraussetzungen 6 File Einlieferungen 6 Auftragsnummer 6 LetterID Customer LID 6 Aufgabeverzeichnis 6 Zustellbarkeit Hinweis auf Sendung 6 Rückmeldung zur Empfängeradresse 7

3 1. Einleitung 1.1 Änderungshistorie VBAP HB Vers. Kurzbeschrieb Änderung Art* 1.0 Neues Dokument I * I = Insert (eingefügt) 1.5 DataTransfer Anhang 4 Beschreibung der nschnittstelle Beschreibung der Nachrichtenstruktur und Dateninhalte bzw. die technischen Spezifikationen für die VbAP mit Letter ID wie z. B. die Einlieferungs- und Rücklieferungsformate und die Namenskonventionen. 1.2 An wen richtet sich diese Anleitung? 1.6 Gültigkeit n welche die versandbasierte Adressprüfung einsetzen. Weitere Prozessinformationen und die technische Spezifikation sind im Dokument «DataTransfer ANHANG 4» auf der technischen Seite DataTransfer im Internet verfügbar. 1. Voraussetzungen zur Nutzung der versandbasierten Adressprüfung Dynamischer Datamatrix-Code Letter ID: Die Letter ID ist ein auf einer Zahlenabfolge basierender DmC. Er beinhaltet Informationen für eine einwandfreie Identifikation von Postsendungen. Die Letter ID erweitert den Spielraum bei der Gestaltung Ihrer Sendungen und lässt sich mit kundenspezifischen Daten anreichern. Damit vereinfacht die Letter ID den gesamten Prozess der Sendungsverarbeitung, zum Beispiel den Umgang mit Retouren, die Sie sich in digitalisierter Form zustellen lassen können. Den Zustellern werden diese Sendungen mit spezieller Kennzeichnung «AMP OK» als zustellbar signalisiert und erlangen dadurch eine erhöhte Aufmerksamkeit. Die Empfängeradressen und Informationen zur Letter ID werden via DataTransfer eingeliefert. Maschinelle Verarbeitbarkeit: Vorsortierte oder nicht maschinenfähige Sendungen, z.b. offene Sendungen, können nicht über die VbAP abgewickelt werden. Die Letter ID und die Dateneinlieferung über DataTransfer sind Voraussetzung für die VbAP und ermöglichen eine vorgängige Überprüfung der Adressen auf Korrektheit, Vollständigkeit sowie Zustellbarkeit. 1.4 Nutzen der versandbasierten Adressprüfung Das vorliegende Dokument ist ab 1. März 2018 gültig. 1.7 Verwendete Abkürzungen Abkürzung Beschreibung AMP OK Adresse wird als zustellbar verifiziert. Nach der erfolgreichen S-File Einlieferung werden die zustellbaren Adressen markiert und wenn diese in der Sortierung erkannt werden «AMP OK» aufgedruckt. Ein sichtbarer Hinweis, dass die Sendung zustellbar ist. AVZ Aufgabeverzeichnis DmC Datamatrix-Code KCA Kompetenz Center Adressen K-File Kauf-File, das sämtliche Adressen beinhaltet, bei denen eine Umzugsadresse vorliegt P-File Prüf-File, das die für den Versand zu prüfenden Adressen beinhaltet S-File Sendungs-File, das sämtliche Adressen beinhaltet, die für den physischen Versand verwendet werden sollen VbAP Versandbasierte Adress Prüfung VGK Versandlösung für Geschäftskunden; Onlinedienst für die Erstellung des AVZ XML Verarbeitungsanweisung zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei XSD XML-Schema-Definition: Zur Erstellung und Überprüfung der XML-Datei Dank der VbAP mit Letter ID werden Adressen vor dem Versand auf ihre Zustellbarkeit geprüft. Sie erhalten Rückmeldungen zur Qualität der Adressen sowie Adressnormierungen und Adresskorrekturen. Mit der Übernahme / Umsetzung der Rückmeldungen aktualisieren Sie den Adressstamm laufend. Auf Wunsch können Sie Umzugsadressen1 kostenpflichtig beziehen. So halten Sie Ihre Adressstämme aktuell und reduzieren die Anzahl unzustellbarer Sendungen. n mit einem gültigen KCA Abonnement werden die Umzugsadressen nicht verrechnet 1

4 2. Prozesse 2.1 Prozessübersicht einliefern aktualisieren (P-FILE Input) Adressprüfung Rückmeldung P-FILE (Response) DataTransfer (SFTP) Kauf Adressen Sendungen deklarieren DataTransfer (SFTP) Rückmeldung K-FILE (Response) optional 2.2 Empfohlener Prozessablauf 1. P-File erstellen und Adressen prüfen lassen damit erhalten Sie eine Qualifizierung ihrer Adressen und eine Rückmeldung zur Korrektheit, Zustellbarkeit und Vollständigkeit 2. Adressnormierungen und -korrekturen aus XML-Response-File übernehmen und damit ihre Adressqualität verbessern. K-File erstellen und Umzugsadressen kaufen 4. Umzugsadressen aus XML-Response-File übernehmen und damit ihre Adressqualität verbessern 5. S-File erstellen und Daten einliefern damit erhalten Sie eine Qualifizierung ihrer Adressen und eine Rückmeldung zur Zustellbarkeit für den geplanten Versand. Die «Zustellgarantie» hat eine Gültigkeit von zwei Wochen ab dem Einlieferzeitpunkt des S-Files 6. Innerhalb von zwei Tagen (Empfehlung) nach dem S-File die Sendungen mit dem AVZ der Post übergeben, damit die Sendungen innerhalb der «Zustellgarantie» (14 Tage ab Einlieferung des S-Files) sortiert werden Sendungsdaten einliefern (S-FILE Input) (K-FILE Input) DataTransfer (SFTP) Post CH aktualisieren Umzugsadressen kaufen Vergabe Zustellgarantie Rückmeldung S-FILE (Response)

5 2. Prozessablauf Beschreibung Verantwortlich Hilfsmittel selektieren selektieren bank des n für die VbAP aufbereiten XML P-File für Datenein- aufbereiten zur Prüfung an die Post senden über die DataTransfer Schnittstelle XML P-File für Dateneinlieferung an die Post. Max. 2 Millionen Adressen pro XML P-File Ist die eingelieferte Datenstruktur korrekt? Post CH AG XML-File Rückmeldung an Adressprüfung auf Zustellbarkeit Post CH AG bank der Post CH AG Rückmeldung zur Adressqualität hinsichtlich Korrektheit, Zustellbarkeit, Vollständigkeit Validierung durch XML-Response-File Rückmeldungen zur Qualität der Adressen sowie Adressnormierungen und -korrekturen Können Adressaktualisierungen vorgenommen werden? Entscheid weiteres Vorgehen durch XML-Response-File Adressen aktualisieren übernimmt Korrekturvorschläge der Post XML-Response-File, bank des n Sollen Umzugsadressen gekauft werden? Validierung durch. Entscheid, welche Umzugsadressen gekauft werden sollen XML-Response-File K-File aufbereiten und an die Post übermitteln Adressen für Kauf Umzug festlegen XML K-File bank mit gelieferten Umzugsadressen aktualisieren XML-Response-File, bank des n Weitere Adressprüfungen sind nur möglich, wenn noch kein K-File übermittelt wurde. Validierung durch XML P-File, bank des n für den physischen Versand aufbereiten und an die Post übermitteln, nach Abschluss aller Adressaktualisierungen XML S-File, bank des n, XML-Response-File AVZ für Sendungsdeklaration erstellen und den Sendungen mitgeben XML-File (DataTransfer) oder login Post Den physischen Sendungen das AVZ beilegen mit der gleichen Auftragsnummer wie im XML S-File Physische Sendungen, AVZ Prozessschritte NEIN P-File (Adressprüfung) übermitteln Datenstruktur o.k. lieferung an die Post JA Prüfung Zustellbarkeit JA Response-File prüfen Adressaktualisierung durchführen JA aktualisieren NEIN Umzugsadressen kaufen JA K-File aufbereiten und übermitteln NEIN Response-File mit den Umzugsadressen verarbeiten Weitere Adressprüfung NEIN S-File (versandfertige Adressen) übermitteln AVZ erstellen Sendungen aufgeben

6 . Ergänzende Informationen.1 Voraussetzungen Die VbAP kann nur über die Datenschnittstelle «DataTransfer» genutzt werden. Für die Sendungsidentifikation muss auf den Sendungen eine Letter ID (postalischer DmC, Typ 20 oder 21) aufgedruckt werden..2 Im XML-Adress-File (P-File oder S-File) mit mehreren Auftragsnummern: <AVZNumber>12456</AVZNumber> (identisch mit der Auftragsnummer) <OrderNumber>00456; 05421;12456; 54210</OderNumber> File Einlieferungen Die nachfolgenden ergänzenden Informationen beziehen sich auf einen Auftrag, d.h. auf alle Sendungen welche gleichzeitig der Post übergeben werden. Ein Auftrag hat immer eine eindeutige 6-stellige Auftragsnummer. P-File (Adressen prüfen) max. 2x pro Auftrag K-File (Umzugsadressen kaufen) ist nur nach einem erfolgreichen P-File möglich max. 1x pro Auftrag die Umzugsadressen werden gemäss Preistabelle verrechnet n mit einem gültigen KCA Abonnement werden die Umzugsadressen nicht verrechnet nach einem K-File kann kein P-File mehr eingeliefert werden S-File (Sendungen für den physischen Versand) max. 1x pro Auftrag das AVZ schliesst den Auftrag ab. Es sind keine weiteren File Einlieferungen oder Korrekturen zu diesem Auftrag mehr möglich. die mit dem Response zum S-File kommunizierte Zustellbarkeit «AMP OK» ist während 14 Tagen nach der S-File Einlieferung gültig. In der Letter ID Im XML-Adress-File (P-File oder S-File) mit einer Auftragsnummer: <AVZNumber>12456</AVZNumber> (identisch mit der Auftragsnummer) In der Letter ID Im Aufgabeverzeichnis über DataTransfer <AuftragsnummerLetterID>12456</AuftragsnummerLetterID> Im Aufgabeverzeichnis nlogin Post.4. Letter ID Customer LID Auftragsnummer Die VbAP ist auftragsorientiert. Die Auftragsnummer muss pro Versand eindeutig sein und darf sich innerhalb eines Jahres nicht wiederholen. In einem XML-Adress-File können max. 9 verschiedene Auftragsnummern in der Letter ID (Position 16-21) vorkommen. Eine der vorhandenen Auftragsnummern <OderNumber> muss als Hauptauftragsnummer <AVZNumber> definiert und auch im AVZ aufgeführt werden. Falls alle Letter ID im XML-File dieselbe Auftragsnummer aufweisen, wird diese als <AVZNumber> festgelegt. Die Auftragsnummer muss identisch sein mit der <AVZNumber> in den XML-Adress-Files. Die Auftragsnummer ist 6-stellig, nummerisch und wird eingesetzt: Beim P-File und K-File können anstelle der Letter ID (wenn sie noch nicht bekannt ist) für die eindeutige Identifizierung der Zustelladressen kundenindividuelle (Customer LID) Identifikationsmerkmale verwendet werden. Diese Customer LIDs müssen innerhalb des Files eindeutig sein. Im abschliessenden S-File ist nur die korrekte, eindeutige postalische Letter ID als Identifikationsmerkmal erlaubt..5 Aufgabeverzeichnis Mit dem AVZ und dem vor- oder nachgelieferten S-File ist der Auftrag abgeschlossen. Wenn das S-File nach dem AVZ eingeliefert wird, muss dies innerhalb von max. 2 Tage erfolgen, sonst wird der Auftrag geschlossen. Das AVZ und das S-File sind über die identische Auftragsnummer miteinander verknüpft. Falls mit einem S-File aber kein AVZ eingeliefert wird, erfolgt nach 7 Tagen ein Erinnerungsmail und nach 0 Tagen eine Abschluss , sowie allenfalls eine Nachfrage durch den nberater der Post.

7 .6 Zustellbarkeit Hinweis auf Sendung Mit dem S-File werden die der physischen Sendungen an die Sortiersysteme der Briefzentren übermittelt. Jeder Empfängeradresse ist ein dynamischer DmC (Letter ID) zugewiesen. Mit jeder Adressprüfung wird der Empfängeradresse ein Merkmal vergeben, wenn diese zustellbar (Zustellgarantie) ist. Wird eine solche Sendung in der Sortierung erkannt, erhält sie den Aufdruck «AMP OK». Der Aufdruck erfolgt während maximal 14 Tage nach der Sendungsdaten Einlieferung (S-File). Werden die Sendungen nach Ablauf der Zustellgarantie im SFile sortiert, erfolgt kein «AMP OK» Aufdruck mehr. «AMP OK» signalisiert dem Zusteller, dass die Adresse geprüft und als zustellbar definiert wurde. Erfolgt ein Aufdruck für ein Postfach oder einer Nachsendeadresse gibt es keinen Aufdruck «AMP OK». Die Zustellgarantie für diese Sendung ist immer noch gegeben, ist allerdings nicht mehr sichtbar..7 Sollten «AMP OK» Sendungen unzustellbar sein, werden allfällige Kosten für eine qualifizierte Vernichtung und Datenerfassung nicht verrechnet. Davon ausgenommen sind Annahme verweigerte Sendungen. Im Retourenbericht 19, Version 2 (nur über DataTransfer verfügbar) wird zu den Retourendaten die Zustellbarkeitsprüfung angezeigt. Rückmeldung zur Empfängeradresse Mit jeder VbAP erhalten Sie eine Rückmeldung zur Zustellbarkeit (Qualitätslevel) der einzelnen Empfängeradresse. Feld <QualityLevel>1< QualityLevel > im XML-Response-File. Dies ermöglicht Ihnen gezielte Aktionen pro nadresse / Qualitätslevel durchzuführen. QualitätsLevel Beschreibung Rückmeldung Empfohlene Aktion durch 1 Zustellbarkeit OK nadresse OK Keine Aktion nötig 2 Zustellbarkeit OK Adressnormierung verfügbar Anpassung Adressen vor oder nach Versand empfohlen Alte nadresse Umzugsadresse verfügbar / Zustellbarkeit nach Übernahme möglich Kauf der Umzugsadressen via K-File und Anpassung Datenstamm 4 nadresse fehlerhaft Adresskorrektur verfügbar. Zustellbarkeit nach Übernahme der Korrektur möglich Unpersonalisierte Adressbestandteile im Datenstamm korrigieren (Adresskorrektur wird kostenlos geliefert) 5 Alte nadresse Option zur Aktualisierung über KCA der Post Detaillierte Adressprüfung nach dem Versand empfohlen 6 nicht eindeutig auf Briefkasten zuteilbar Detaillierte Adressprüfung nach dem Versand empfohlen 7 nicht ermittelbar Option zur Aktualisierung über KCA der Post Detaillierte Adressprüfung nach dem Versand empfohlen 8 Sendung nicht zustellbar Person verstorben/firma erloschen Adresse für den bevorstehenden Versand nicht berücksichtigen 9 Sendung nicht zustellbar - Person ist ohne neue Adresse abgereist Adresse für den bevorstehenden Versand nicht berücksichtigen 10 Alte nadresse Umzugsadresse durch gesperrt Adresse für den bevorstehenden Versand nicht berücksichtigen wenn möglich Empfänger Kontaktieren und neue Adresse nachfragen

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