DIGITALE TRANSFORMATION GESCHÄFTSREISE-MANAGEMENT FÜR MEHR WACHSTUM

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1 DIGITALE TRANSFORMATION GESCHÄFTSREISE-MANAGEMENT FÜR MEHR WACHSTUM 1

2 DIGITALE TRANSFORMATION Der Ausdruck Digitale Transformation begegnet uns heute überall. Sie lesen ihn in verschiedenen Veröffentlichungen, und er hallt durch die Konferenzsäle. Aber digitale Transformation ist mehr als nur ein Schlagwort, es ist ein leistungsstarkes Konzept, das geprägt von technologischen Weiterentwicklungen für Unternehmen einen echten Fortschritt und Wertschöpfung bedeuten kann. Vom Tempo des digitalen Wandels profitieren nicht nur Hightech-Unternehmen durch Wertsteigerungen. Er beschleunigt auch das Wachstum vieler Unternehmen und wirkt sich darüber hinaus positiv auf die Belegschaft aus. Mitarbeiter sind nicht mehr an ihre Laptops und Desktops gefesselt, sondern können egal, wo sie sich aufhalten über verschiedene Mobilgeräte weiterhin verbunden und erreichbar sein. Jedoch beinhalten diese Vorteile auch Herausforderungen. Die Unternehmen müssen herausfinden, wie sie die digitale Transformation strategisch einsetzen können, um aktuelle Geschäftsmodelle zu verbessern und die Wertschöpfung zu erhöhen. Dies wird durch die Notwendigkeit verstärkt, noch agiler zu werden, um eine digital-versierte Belegschaft zufrieden zu stellen, Talente anzuwerben und zu binden sowie sich an ein sich ständig veränderndes Geschäftsumfeld anzupassen. EINE DÜSTERE ZUKUNFT FÜR DIE NICHT-DIGITALEN Gartner prognostiziert, dass digitale unternehmerische Inkompetenz dazu führen wird, dass 25 % der Unternehmen bis 2017 an Wettbewerbsfähigkeit verlieren werden. DIGITALE TRANSFORMATION ALS GESCHÄFTSSTRATEGIE Unternehmen, die die digitale Transformation richtig durchführen, sind in der Lage, Prozesse zu rationalisieren, Arbeiten zu automatisieren und effizientere und effektivere Praktiken einzuführen. Dadurch werden interne Ressourcen freigesetzt, um sich verstärkt auf jene Aktivitäten konzentrieren zu können, die zum Wert und Wachstum des % 2

3 Unternehmens beitragen, anstatt auf reine Administrationsaufgaben. Dennoch sind sich viele Unternehmen nicht darüber im Klaren, wie sie die digitale Transformation innerhalb ihrer Organisationen am besten umsetzen sollen. Entsprechende Projekte werden oft von einzelnen Abteilungen oder am Rande des Kerngeschäfts unternommen. Dies führt zu einem isolierten Ansatz, der keinen Nutzen für das gesamte Unternehmen bringt. Eine wirkliche Transformation wird nicht einfach durch die Automatisierung der bestehenden Prozesse erreicht. Die zur Verfügung stehenden Technologien müssen zielgerichtet so eingesetzt werden, dass die neuen Abläufe im Unternehmen wertvollere Ergebnisse erzielen. Und dieser Ansatz sollte nicht auf einen einzelnen Bereich des Unternehmens begrenzt sein nur ein ganzheitlicher Ansatz versetzt das interne Führungsteam in die Lage, die Digitalisierung zum Kerngeschäft und Zentrum der Unternehmenskultur zu machen. Und er sollte auf jeder Organisationsebene umgesetzt werden insbesondere in Schlüsselbereichen, in denen noch manuelle, veraltete Prozesse eingesetzt werden, wie zum Beispiel im Geschäftsreisemanagement. WICHTIGE ÜBERLEGUNGEN FÜR DIE ENTWICKLUNG EINER DIGITALEN STRATEGIE INNERHALB IHRER ORGANISATION Engagement der Unternehmensführung Erfolgreiche, unternehmensweite digitale Transformationsstrategien brauchen die Unterstützung und das Engagement der Unternehmensführung. Funktionsübergreifende Ausrichtung Machen Sie die Digitalisierung nicht zu einem isolierten Projekt. Die Ziele einzelner Abteilungen müssen auf die allgemeinen Geschäftsziele und die regelmäßige Kommunikation zwischen den Abteilungsleitern ausgerichtet sein. Vorhandene Technologie Stellen Sie sicher, dass Sie über umfassende Kenntnisse der aktuellen Technologien und Ressourcen Ihres Unternehmens verfügen sowie über alle Anbieter und Dienste, die diese Ressourcen verwalten. Kundennutzen Verlieren Sie beim Aufbau einer digitalen Strategie nicht aus den Augen, welche Wertsteigerungen Sie Ihren internen und externen Kunden bieten können. Talente entwickeln Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Kompetenzen für Ihre Initiative zur digitalen Transformation erforderlich sind. Dies kann die Beschaffung neuer Kompetenzen und sicherlich 3

4 DIE AUSWIRKUNGEN DER DIGITALEN TRANSFORMATION AUF DAS GESCHÄFTSREISE-MANAGEMENT Trotz der weiten Verbreitung von Online-Tools für Teamarbeit und Videokonferenzen steigen die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen immer weiter und werden, den Prognosen zufolge, im Jahr 2025 mehr als 1 Mrd. US- Dollar erreichen. Für viele Unternehmen stellen die Geschäftsreiseetats häufig den zweit- oder drittgrößten kontrollierbaren Ausgabenposten dar. Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Tools und Prozessen. Umso notwendiger ist die digitale Transformation. Denn sie erschließt erhebliche Potentiale für signifikante Kosteneinsparungen sowohl bei den tatsächlichen Ausgaben als auch bei den Kosten für Abwicklung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Ein Teil des Problems der heutigen Online- Buchungstools für Geschäftsreisen- und Kostenmanagementsysteme besteht darin, dass die anfänglich entwickelten Technologien einfach eine Replikation von alten manuellen Prozessen darstellen (z. B. die Fortführung von Kalkulationstabellen online). Doch der Versuch, ein altes System als neu zu verkaufen, macht es für die Benutzer nicht attraktiver, und dies hat Auswirkungen auf die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter und auf die Compliance. auch kontinuierliche Weiterbildungen und Schulungen erfordern, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter weiterhin in der Lage sind, ihre Arbeit erfolgreich durchzuführen. Ergebnisse nachverfolgen Messen Sie die Erfolge Ihrer digitalen Transformationsstrategie methodisch. Führen Sie diese Analyse kontinuierlich durch, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie fortwährend Ergebnisse liefert und ggf. optimiert werden kann. MANUELLE PROZESSE VERSCHWENDEN ZEIT UND GELD Unternehmen wenden durchschnittlich eine halbe Million Dollar und fast Stunden pro Jahr dafür auf, Fehler in Reisekostenabrechnungen zu korrigieren. GBTA 0,5 MILLIONEN DOLLARS STUNDEN 4

5 Bei dem Versuch einer schnellen Lösung haben einige Unternehmen nur Teile ihrer Geschäftsreiseprozesse automatisiert, während andere Aspekte manuell blieben. Dies ist keine effektive Strategie, da das manuelle Element sich weiterhin negativ auf die Gesamtprozesskosten auswirkt. Gemäß einer Untersuchung von PayStream Advisors1 erreichen Unternehmen, die ihren Ausgabenmanagementprozess vollständig automatisieren, eine zusätzliche Kostenreduzierung von 39 % im Vergleich zu einem Prozess, der noch einige manuelle Schritte enthält. Eine echte Transformation bedeutet eine Neuinterpretation der bestehenden Prozesse im Reisemanagement und in der Spesenabrechung und der damit verbundenen Arbeitsabläufe und ihre Anpassung an die Art, wie ihre Benutzer arbeiten und leben. Technologie muss nahtlos aktivieren und befähigen, anstatt einfach nur zu automatisieren, um maximale Vorteile für Reisende, Reisemanager, Finanzen und letztlich die Unternehmen zu bieten. DER MITARBEITERBEZOGENE DIGITALE ARBEITSPLATZ Die Mitarbeiter von heute gehören weitgehend einer Generation an, für die die digitale Technik selbstverständlich geworden ist. Sie erwarten Zugriff auf schnelle, intuitive und intelligente Tools, die ihre Vorlieben erlernen und die Funktionen bieten, die sie aus ihrem Alltag mit ihren eigenen privaten Geräten kennen. Sie wollen Tools, die das Leben leichter machen. Kurz gesagt: Sie wollen ein verbraucherorientiertes Nutzererlebnis. NON-AUTOMATED PROCESSES KILL PRODUCTIVITY 65% of employees report that manually submitting expenses takes between 30 minutes and two hours to complete State of Travel and Expense, KDS Das ist der Grund, warum veraltete Prozesse und Technologien solche, die Kalkulationstabellen, manuelle Dateneingabe und aufwändige Genehmigungsvorgänge umfassen nicht nur zeitaufwändig für die Mitarbeiter und das Back-Office sind, sondern auch ungern genutzt werden. Die digitale Transformation von Geschäftsreiseprozessen 65% Travel and Expense Management Report, PayStream 5

6 bringt die Benutzer auf natürliche Weise dazu, im Rahmen des verwalteten Programms zu bleiben ohne aufwändige Compliance-Programme und Kontrollen und führt letztlich zu besserer Ausgabentransparenz und Kontrolle, besserer Erfüllung der Sorgfaltspflicht und Einhaltung von Richtlinien mit weniger Kosten und Aufwand für das Unternehmen. Um die Akzeptanz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu fördern, müssen Organisationen digitale Erwartungen erfüllen und ihren Mitarbeitern eine persönlichere Erfahrung bei der Buchung von Geschäftsreisen und der Spesenabrechnung bieten. Es gibt Möglichkeiten, dies einfach und vielleicht sogar unterhaltsam zu gestalten: mit Techniken des maschinellen Lernens, die in der Lage sind, Vorlieben von Reisenden zu speichern und auf der Grundlage dieser Vorlieben dynamische Inhalte und Optionen anzubieten. NEUINTERPRETATION VON GESCHÄFTSREISEMANAGEMENT Der Tür-zu-Tür-Ansatz zur Buchung von Geschäftsreisen entstand aus Konzepten, die darauf abzielten, das Buchen von Geschäftsreisen vollständig zu überdenken und die veralteten, manuellen Prozesse zu ersetzen. Die Idee dahinter: das Tool führt alle Recherchen und Berechnungen durch und erstellt innerhalb von Sekunden eine personalisierte, regelkonforme und buchbare Geschäftsreise. Die Reisenden müssen nicht mehr Stunden damit verbringen, alle Elemente der Reise zu recherchieren und einzeln zu buchen. Dieser Aufwand hat sich negativ auf die Produktivität entlang der gesamten Prozesskette ausgewirkt. Digitalisierte Reisesuche und -buchung ist eine echte Transformation, die die gesamte Organisation umfasst und unmittelbar erhebliche Vorteile bietet, unter anderem: AKZEPTANZ FÖRDERN, UM NUTZEN ZU ERKENNEN Innerhalb weniger Wochen nach der Einführung von KDS Neo wurden in einem großen multinationalen Unternehmen über 90 % der Geschäftsreisen mit dem Tür-zu-Tür- Buchungstool gebucht. Über 90% 6

7 Jederzeit genaue Erkenntnisse darüber, wo sich der Reisende befindet im Falle eines Notfalls Einen besseren Einblick in und bessere Kontrolle über die Buchung bei bevorzugten Anbietern Höhere Effizienz und Produktivität Bessere Durchsetzbarkeit der Unternehmensrichtlinien, ohne Kompromisse bei den Vorlieben der Reisenden einzugehen Verbesserte Betriebsführung, da die Vorgesetzten die geschätzten Gesamtkosten der Reise (nicht nur die Flugkosten) einsehen können, was ihnen bei der Entscheidung hilft, ob der Nutzen die Kosten der Reise rechtfertigt oder ob beispielsweise eine Videokonferenz ausreichend wäre DIE VORTEILE DER DIGITALEN TRANSFORMATION IHRER GESCHÄFTSREISEPROZESSE Der geschäftliche Nutzen und die Vorteile, die durch die digitale Transformation Ihrer Geschäftsreiseprozesse realisiert werden können, umfassen Folgendes: Erhebliche Einsparungen bei den jährlichen Geschäftsreiseausgaben Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Reisebuchungen und mehr Zeit mit gewinnbringenden Aufgaben, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen Verbesserte Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Compliance-Anforderungen Unterstützung der Mobilität der Mitarbeiter durch mobile Geschäftsreisemanagementprozesse Die Spesenabrechnung und -verwaltung wird vereinfacht und schneller. Dies führt zu:»» einer Reduzierung der Abrechnungsfehler»» schnellerer Bearbeitung und Erstattung»» erhöhter Transparenz und der Fähigkeit, Daten zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse zu verwenden und bessere Preise mit den Anbietern zu verhandeln AUTOMATISIERUNG LIEFERT REALE KOSTENEINSPARUNGEN Eine Untersuchung von PayStream Advisors hat ergeben, dass Unternehmen, die ihren Ausgabenmanagementprozess vollständig automatisiert haben, ihre Verwaltungskosten um 39 % senken konnten. 39% 7

8 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE ZUR DIGITALEN TRANSFORMATION VON GESCHÄFTSREISEPROZESSEN Aus strategischer Perspektive ist die digitale Transformation keine einmalige Aufgabe sie verläuft kontinuierlich. Technologien zur Unterstützung von Geschäftsprozessen entwickeln sich rasch weiter. Als Führungskraft müssen Sie Ihre Prozesse und Technologien regelmäßig überprüfen und bewerten, um Bereiche zur Verbesserung von Effizienz und Effektivität zu ermitteln Hier sind die fünf wichtigsten Schritte, die Sie heute unternehmen können, um Ihre T&E Strategie digital zu transformieren: Vereinheitlichen Sie Reisen und Spesen auf einer einzigen Plattform mit einer einzigen Codebasis, die Datenflüsse und Arbeitsabläufe effizienter macht, die Ausgabentransparenz erhöht und einen Abgleich vereinfacht. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten im gleichen Team sind Finanzen, Beschaffung und Reisemanagement sollten alle an einem Strang ziehen und auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Automatisieren Sie den Prozess und entwickeln Sie ihn weiter Entwickeln Sie Ihre Geschäftsreiseprozesse weiter, sodass sie effizienter und intuitiver für alle Benutzer werden, und ihnen die Flexibilität, die sie benötigen, bieten, ohne an ihren Schreibtisch gebunden zu sein. Legen Sie eine Akzeptanzstrategie fest Erarbeiten Sie einen genauen Plan zur Förderung der Akzeptanz und setzen Sie Zwischenziele. Die Akzeptanz Ihrer Geschäftsreisemanagement- Lösung ist das wichtigste Element für ihren Erfolg ohne Akzeptanz entsteht kein Unternehmenswert. Erfassen Sie Daten Sammeln und analysieren Sie Daten für bessere Einblicke in das Reiseverhalten sowie für Prognosen und Planung. KDS kann Sie bei Ihrer Reise der digitalen Transformation unterstützen, sodass Sie stets in Führung liegen. Testen Sie KDS Neo noch heute und erleben Sie eine bessere, schnellere und intelligentere Art des Geschäftsreisemanagements. 8

9 Über KDS KDS ist ein weltweiter Anbieter von integrierten Reisebuchungsund Kostenmanagementlösungen und führend bei vollständigen Tür-zu-Tür-Reisebuchungen. Die Cloud-basierte Technologie des Unternehmens erfüllt alle Anforderungen hinsichtlich Reisebuchung & Spesenabrechnung von der Durchsetzung der Richtlinien über die Online-Reisebuchung bis hin zur automatisierten Spesenbearbeitung und Rechnungsabstimmung. KDS bietet zudem vielfältige Verbindungen zu Anbietern von Reiseinhalten (Flug, Auto, Schiene, Hotel) und Finanzdienstleistern, sodass eine optimierte Verfügbarkeit und Preisgestaltung sichergestellt werden kann. Die KDS-Software wird die Nutzer begeistern. Wir sind der Meinung, dass die Nutzererfahrung der Schlüssel zu Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen und einer besseren Kontrolle über die Ausgaben für Reisebuchungen und Spesen ist. de.kds.com 9