T3 Compact connected to IP Office / Integral 5

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1 IP Telephony Contact Centers Moblty Servces T3 Compact connected to IP Offce / Integral 5 Bedenungsanletung Operatng nstructons Manual de manejo Notce d utlsaton Istruzon d uso Gebruksaanwjzng

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3 Inhalt Inhalt Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Wchtge Hnwese...2 Ihr T3 (IP) Compact auf enen Blck...6 T3 IP Telefon n Betreb nehmen...7 Grundregeln für de Bedenung...9 Telefoneren we gewohnt Anrufe annehmen...11 Jemanden anrufen...12 Mehrere Verbndungen herstellen...13 Ohne Hörer telefoneren...15 Telefoneren mt Komfort Anruflste nutzen...16 Anrufe umleten (I5)...18 Anrufe umleten (IP Offce)...20 Telefonbuch benutzen...22 Gebühren ansehen (I5)*...24 Gebühren ansehen (IP Offce)*...25 Telefon abschleßen...26 Telefon ndvduell enrchten Akustk, Kontrast und Sprache enstellen...27 D 1

4 D Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Wchtge Hnwese Machen Wchtge Hnwese Inhalt Se deser sch mt Bedenungsanletung Ihrem Telefon vertraut In deser Bedenungsanletung snd de am häufgsten genutzten Funktonen Ihres Telefons an den TK-Anlagen Integral 5 (I5) und IP Offce beschreben. Unterschedet sch de Bedenung der Funktonen an beden Anlagen, so st das m Text deutlch gekennzechnet. Benutzerhandbücher mt allen Funktonen fnden Se auf den CDs, de der Tk-Anlage belegen, oder m Internet unter An welchen Anlagen dürfen Se Ihr Telefon anschleßen? Deses Telefon st nur für den Anschluss an Telekommunkatonsanlagen der Frma Avaya bestmmt. Es darf ncht drekt an en öffentlches Fernsprechnetz angeschlossen werden. Konformtätserklärung Wr, Avaya GmbH & Co. KG, erklären, dass das Telefon T3 Compact mt den grundlegenden Anforderungen und anderen relevanten Bestmmungen der Rchtlne 1999/5/EU (Rado und Telekommunkaton Termnal Equpment, R&TTE) überenstmmt. Deses Telefon st zum Anschluss an dgtale Schnttstellen von Avaya-TK-Anlagen bestmmt und erfüllt de grundlegenden Anforderungen gemäß der EG-Rchtlne 1999/5/EG (Rado und Telekommunkaton Termnal Equpment, R&TTE). Deses Telefon st bauartbedngt ncht zum drekten Betreb an Schnttstellen öffentlcher Telekommunkatonsnetze vorgesehen. Be Verwendung von Lnks und DSS-Modulen: Deses Lnk / DSS-Modul st zum Anschluss an T3 Telefone bestmmt und erfüllt de grundlegenden Anforderungen gemäß der EG-Rchtlne 1999/5/EG (Rado und Telekommunkaton Termnal Equpment, R&TTE). Deses Lnk / DSS-Modul st bauartbedngt nur zum Betreb an T3 Telefonen vorgesehen. Falls bem Betreb Probleme auftreten sollten, so wenden Se sch btte zunächst an Ihren Fachhändler oder Ihren Systembetreuer. De vollständge Konformtätserklärung kann auf folgender Internetadresse angefordert werden: oder suchen Se unter Index das Stchwort "conformty". 2

5 Wchtge Hnwese Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Konformtätserklärung IP Wr, Avaya GmbH & Co. KG, erklären, dass das Telefon T3 IP Compact mt den grundlegenden Anforderungen und anderen relevanten Bestmmungen der Rchtlne 1999/5/EU (Rado und Telekommunkaton Termnal Equpment, R&TTE) überenstmmt. Deses Telefon st zum Anschluss an Ethernet/LAN-Schnttstellen von IP-fähgen TK- Anlagen von Avaya bestmmt und erfüllt de grundlegenden Anforderungen gemäß der EG-Rchtlne 1999/5/EU (R&TTE). Für de Funkton des Telefons n LAN/Intranet Umgebungen, n denen ken Avaya- TK-System vorhanden st, kann von Avaya kene Garante für enen erfolgrechen Betreb übernommen werden. D An welcher Anlage st Ihr Telefon angeschlossen? An welcher Anlage Ihr Telefon angeschlossen st, können Se folgendermaßen erkennen: Funktonstaste "Menü" drücken. De Pfeltaste "Nach unten" mehrfach drücken. Nur an der IP Offce erschent der Menüpunkt "Gruppenstatus". Wenn Ihr Telefon an der Integral 5 angeschlossen st, fehlt er. Tpps zum Aufstellort Verwenden Se für Ihr Telefon ene rutschfeste Unterlage, besonders be neuen oder mt Pflegemtteln behandelten Möbeln. Lacke oder Pflegemttel können Stoffe enthalten, de de Füße Ihres Telefons aufwechen, und de aufgewechten Gerätefüße könnten auf der Oberfläche der Möbel unerwünschte Spuren hnterlassen. Avaya kann für derartge Schäden ncht haften. Reparaturen Reparaturen und Engrffe n das Gerät dürfen nur von qualfzerten Fachkräften ausgeführt werden. Öffnen Se das Telefon ncht. Sonst könnten Schäden entstehen, de das Telefon betrebsunfähg machen. Zusatzfunktonen Funktonen de mt * gekennzechnet snd, snd standardmäßg ncht aktvert für Ihr Telefon. Wollen Se ene deser Funktonen nutzen, fragen Se btte Ihren Systembetreuer. 3

6 D Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Wchtge Hnwese Lzenzbestmmungen Lzenz Durch NUTZUNG ODER INSTALLATION DES PRODUKTS akzeptert der Endnutzer de ALLGEMEINEN LIZENZBESTIMMUNGEN; DIE AUF DER AVAYA-INTER- NETSEITE UNTER support.avaya.com/lcenseinfo/ abgerufen werden können ("ALLGEMEINE LIZENZBESTIMMUNGEN"). Wenn Se sch ncht an dese Lzenzbestmmungen halten wollen, können se das Produkt nnerhalb von zehn (10) Tagen nach Leferung gegen Zurückzahlung des Kaufpreses zurück geben. ZUSÄTZLICH ZU DEN ALLGEMEINEN LIZENZBESTIMMUN- GEN FINDEN DIE FOLGENDEN LIZENZBESTIMMUNGEN UND BESCHRÄNKUNGEN AUF DAS PRODUKT ANWENDUNG. Avaya gewährt dem Endnutzer m Rahmen der unten beschrebenen Lzenztypen ene Lzenz. De zulässge Anzahl an Lzenzen und Lestungsenheten, für de ene Lzenz gewährt wrd, beträgt ens (1), es se denn n der Dokumentaton oder n anderen dem Endnutzer verfügbaren Materalen st ene davon abwechende Anzahl an Lzenzen oder Lestungsenheten aufgeführt. "Zugewesener Rechner" bedeutet en enzger autonomer Rechner. "Server" st en Zugewesener Rechner, der als zentraler Rechner für ene Softwareanwendung fungert, auf de von mehreren Rechnern aus zugegrffen werden soll. "Software" snd Computerprogramme n maschnenlesbarer Form (Objekt Code), für de ursprünglch ene Lzenz setens Avaya besteht und de vom Endnutzer entweder als autonome Produkte oder n Form ener Vornstallaton n der Hardware genutzt werden. "Hardware" snd Standard-Hardware-Produkte, de ursprünglch von Avaya verkauft wurden und durch den Endnutzer genutzt werden. Lzenztyp(en) Enem System/Systemen zugewesene Lzenz (DS). Dem Endnutzer st es gestattet, de Software nur auf enem Zugewesenen Rechner zu nstalleren und zu nutzen, es se denn ene davon abwechende Anzahl von Zugewesenen Rechnern st n der Dokumentaton oder n anderen dem Endnutzer verfügbaren Materalen ausgewesen. Avaya kann ene Identfkaton des/r Zugewesenen Rechner/s mttels Angabe des Typs, der Serennummer, des Schlüssels für das Lestungsmerkmal, des Standorts oder anderer spezfscher Bezechnungen verlangen oder verlangen, dass der Endnutzer dese Daten mttels elektronscher Mttel, de von Avaya spezell zu desem Zweck konzpert wurden, lefert. Komponenten Drtter Bestmmte Softwareprogramme oder Tele hervon, de n dem Produkt enthalten snd, können Software enthalten, de aufgrund von Verenbarungen Drtter vertreben wurden ("Komponenten Drtter"). Dese Verenbarungen können Bestmmungen enthalten, de de Rechte zur Nutzung bestmmter Tele deses Produkts ausweten oder beschränken ("Bestmmungen Drtter"). Informatonen zur Identfzerung von Komponenten Drtter oder Bestmmungen, de auf Drtte anwendbar snd, erhalten Se auf der Avaya-Internetsete unter:support.avaya.com/thrdpartylcense/ 4

7 Wchtge Hnwese Benutzerhandbuch n anderen Sprachen Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Se möchten deses Benutzerhandbuch n ener anderen Sprache lesen? Über unsere Hompage gelangen Se auf unsere Dokumentendatenbank. Schauen Se dort nach, ob Ihre gewünschte Sprachverson zum Download beretsteht. D Altgeräte rchtg entsorgen - de Umwelt dankt es Ihnen Mt desem Symbol gekennzechnete Elektro- und Elektronk-Altgeräte können gefährlche Substanzen für Mensch und Umwelt enthalten. Se dürfen aus desem Grund ncht zusammen mt unsortertem Sedlungsabfall (Hausmüll) entsorgt werden. Zur Schonung unserer Umwelt stehen daher öffentlche Sammelstellen für de Entsorgung der mt desem Symbol gekennzechneten Elektro- und Elektronk-Altgeräte zur Verfügung. Um ene Verbretung deser Substanzen n unserer Umwelt zu verhndern und de Belastung natürlcher Ressourcen zu verrngern, besteht aber auch de Möglchket, am Avaya-Rücknahmesystem für gebrauchte Geräte telzunehmen. Im Rahmen deses Systems werden de Altgeräte ener fachgerechten stofflchen Verwertung bzw. enzelne Komponenten ener Wederverwendung zugeführt. 5

8 D Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Ihr T3 (IP) Compact auf enen Blck Ihr T3 (IP) Compact auf enen Blck 1 Dsplay 2 Anrufanzege 3 Funktonstasten, telwese mt Leuchtanzege 4 Taste Clear 5 Pfel-Tasten zur Navgaton m Dsplay 6 Taste OK 7 Taste Escape 8 Zfferntasten mt Buchstabenbeschrftung 9 Lautstärke-/Kontrast-Tasten 6

9 Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut T3 IP Telefon n Betreb nehmen T3 IP Telefon n Betreb nehmen Btte beachten Se de nachfolgenden Hnwese be der Inbetrebnahme enes IP- Telefons. Hnwes IP-spezfsche Enstellungen werden n separaten Kapteln m Benutzerhandbuch beschreben. D Telefon anschleßen und regstreren Nach dem Anstecken an das LAN (Local Area Network) und an de Stromversorgung (nur, wenn Telefon ncht über LAN gespest wrd) wrd m Telefon zunächst de Software aktvert und anschleßend automatsch en Suchlauf nach enem Gatekeeper (verantwortlch für Zugangsberechtgung) gestartet. Im Regelfall wrd en Gatekeeper gefunden. Ist des der Fall, erschent anschleßend das Regstrerfenster:... Nebenstellennummer engeben. zum Menüpunkt PIN blättern. PIN engeben. De Leferenstellung an der I5 st "0000". An der IP Offce st m Leferzustand kene PIN vergeben. Auswahl bestätgen. Anschleßend erschent das Ruhedsplay. Se snd nun auch unter der von Ihnen engegebenen Rufnummer (Nebenstellennummer) errechbar. Hnwes Se können de Sprache für den Regstrervorgang ändern. I5: De PIN zum Anmelden st dentsch mt der PIN, mt der Se hr abgeschlossenes Telefon aufschleßen können. De PIN können Se m Menü Schloss ändern. Wenn Se enen Regstrervorgang abgebrochen haben (Verlassen des Regstrerfensters mt der Taste Escape), um zunächst Enstellungen m Menü vorzunehmen/sch anzusehen, können Se sch anschleßend über den Menüpunkt Benutzerverwaltung weder regstreren. 7

10 D Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut T3 IP Telefon n Betreb nehmen Sprache für Regstrervorgang und IP-Enstellungen auswählen Wenn Ihr Telefon noch ncht regstrert st, können Se zwschen 6 verschedenen Sprachen (Deutsch/Englsch/Französsch/Italensch/Spansch/Nederländsch) wählen: Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Sprache ändern blättern. Auswahl bestätgen. gewünschte Sprache auswählen, z. B. Englsh. Auswahl bestätgen. Hnwes Be der Erstnbetrebnahme Ihres Telefons können Se auch auf anderem Wege de gewünschte Sprache auswählen: Wenn das Regstrerfenster erschent, drükken Se zwemal de Taste Escape. Es erschent nun "D/GB/F/I/E/NL". Wählen Se anschleßend de gewünschte Sprache. Wenn de Sprache geändert wurde, erschent "D/GB/F/I/E/NL" ncht mehr. Vom Telefon abmelden Wenn Se sch weder vom Telefon abmelden möchten: Integral 5: Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt abmelden blättern. Auswahl bestätgen. Se snd nun von desem Telefon abgemeldet. En anderer Benutzer kann sch dort jetzt anmelden. IP Offce: Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Logout blättern. Auswahl bestätgen. Se snd nun von desem Telefon abgemeldet. Mt desem Telefon kann weter angerufen werden. En anderer Benutzer kann sch dort mt "Logn" anmelden. 8

11 Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Grundregeln für de Bedenung Grundregeln für de Bedenung Mt Hlfe des Menüs können Se de mesten Funktonen auswählen und bedenen. Um sch de Bedenung zu erlechtern, können Se häufg gebrauchte Funktonen auf Funktonstasten legen lassen. Im Leferzustand snd enge Tasten berets mt Funktonen belegt. D Funktonen m Menü auswählen Funktonstaste "Menü" drücken. oder zum gewünschten Menüpunkt blättern. Auswahl bestätgen. Es wrd de markerte Funkton angezegt. In velen Fällen erschent auch en Untermenü. Im Untermenü können Se genauso blättern we m Menü. Hnwese Pfele m Dsplay zegen Ihnen an, we Se weterblättern können: Se können en Untermenü zu desem Menüpunkt aufrufen. Se können wetere Menüpunkte durch Blättern nach oben und/oder unten anzegen lassen. Enen Vorgang abbrechen oder beenden Falls Se sch be ener Engabe oder Enstellung vertan haben: drücken (gegebenenfalls mehrfach), um den Vorgang abzubrechen. Se gelangen dann weder n de nächsthöhere Menüebene bzw. zum Ruhedsplay. Hnwes Folgende Enstellungen können Se mt der Taste Escape ncht rückgängg machen: Änderungen der Belegung von Funktonstasten Enstellungen, de mt der Taste OK geändert wurden. Was zegt das Ruhedsplay? Das Ruhedsplay zegt: Ihre Rufnummer und Ihren Namen Datum und Uhrzet Enen Hnwes auf neue Enträge n der Anruflste Enen Hnwespfel, wenn Statusmeldungen zu Ihrem Telefon vorlegen 9

12 D Machen Se sch mt Ihrem Telefon vertraut Grundregeln für de Bedenung Text engeben Se können mt den Zfferntasten auch Buchstaben und Zechen engeben, z. B. für Namen m persönlchen Telefonbuch. De Buchstaben stehen auf den Zfferntasten. Ihr Telefon schaltet automatsch auf de Engabe von Buchstaben und Zechen um, wenn des nötg st. Bespel: Name "JOHN" engeben: Taste JKL enmal drücken. Im Dsplay steht J. Kurz warten bs de Markerung nach rechts rückt. Taste MNO dremal. Im Dsplay steht JO. Kurz warten bs de Markerung nach rechts rückt. Taste GHI zwemal. Im Dsplay steht JOH. Kurz warten bs de Markerung nach rechts rückt. Taste MNO zwemal. Im Dsplay steht JOHN. Buchstaben löschen Löscht das Zechen über der Markerung. Steht de Markerung hnter dem letzten Zechen, wrd das letzte Zechen gelöscht. Wechseln zwschen Groß- und Klenbuchstaben Taste drücken, um zwschen Groß- und Klenschrebung zu wechseln. Sonderzechen engeben Ncht alle möglchen Zechen stehen auf den Zfferntasten. Zusätzlch zu den aufgedruckten Zechen snd auf jeder Taste noch wetere hnterlegt. 10

13 Anrufe annehmen Anrufe annehmen Telefoneren we gewohnt Wenn Se angerufen werden Ihr Telefon klngelt. Im Dsplay wrd en Anruf angezegt. abheben. Telefoneren we gewohnt D Wenn en anderes Telefon klngelt (Heranholen) En anderes Telefon klngelt. I5: Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Heranholen blättern. Auswahl bestätgen. Ene Lste mt anstehenden Rufen wrd angezegt. zum Ruf blättern, den Se heranholen möchten. abheben. Se sprechen mt dem Anrufer. IP Offce: Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Heranholen blättern. Auswahl bestätgen.... Rufnummer des klngelnden Telefons engeben. abheben. Se sprechen mt dem Anrufer. Anruf während enes Gesprächs (Anklopfen) Se telefoneren. En zweter Anruf trfft en. Se hören enen enmalgen Anrufton. Der Anrufer wrd als oberster Menüpunkt angezegt. Anruf annehmen. Der erste Telnehmer wartet und hört nchts von Ihrem Gespräch. Hnwes Damt Ihnen der zwete Anruf angezegt wrd, muss Anklopfen aktvert sen. 11

14 D Telefoneren we gewohnt Jemanden anrufen Jemanden anrufen Innerhalb und außerhalb Ihrer Telefonanlage anrufen Hnwese... Rufnummer engeben. abheben. Gegebenenfalls müssen Se be Externanrufen noch ene Amtskennzffer vorweg wählen. Fragen Se dazu Ihren Systembetreuer. Jemanden mt enem Tastendruck anrufen Dsplay- oder Funktonstaste für gewünschten Telnehmer drücken. abheben. Wahlwederholung Se können ene der 10 (IP Offce) oder 5 (I5) zuletzt gewählten Rufnummern erneut wählen. Funktonstaste "Wahlwederholung" drücken. zur gewünschten Rufnummer blättern, z. B abheben. 12

15 Mehrere Verbndungen herstellen Telefoneren we gewohnt Mehrere Verbndungen herstellen Se können während enes Gesprächs enen zusätzlchen Anruf (Anklopfen) annehmen. Se können mt mehreren Gesprächspartnern abwechselnd sprechen und zwschen desen nach Beleben hn- und herschalten. Mt zwe Gesprächspartnern können Se glechzetg sprechen (Dreerkonferenz). D Zwschendurch jemanden fragen (Rückfrage) Während Se telefoneren: Funktonstaste "Rückfrage" drücken. Der Gesprächspartner wartet und kann ncht mthören.... Nummer engeben, be der Se rückfragen wollen. Rückfragegespräch führen. Gegebenenfalls de Verbndung zum Rückfragetelnehmer trennen. zum Menüpunkt zurück zu... blättern. Auswahl bestätgen. Se sprechen weder mt dem ersten Gesprächspartner. Wenn Se de Verbndung ncht getrennt haben, wartet jetzt der Rückfragetelnehmer. Mt Gesprächspartnern abwechselnd sprechen (Makeln) Se möchten mt enem wartenden Gesprächstelnehmer (z. B ) sprechen: zum Menüpunkt zurück zu blättern. Auswahl bestätgen. Der andere Gesprächspartner wartet nun. Anrufer weterverbnden Ihr Gesprächstelnehmer möchte weterverbunden werden: Funktonstaste "Rückfrage" drücken. Der Gesprächspartner wartet und kann ncht mthören.... Nummer engeben, zu der Se weterverbnden wollen. auflegen. Der Rückfragetelnehmer wrd mt dem ersten Gesprächspartner verbunden. Hnwese Se brauchen ncht zu warten, bs der Rückfragetelnehmer das Gespräch annmmt. 13

16 D Telefoneren we gewohnt Mehrere Verbndungen herstellen Konferenz - Telnehmer zu Gespräch dazuschalten Während Se telefoneren (z. B. mt ): Funktonstaste "Rückfrage" drücken. Der Gesprächspartner wartet.... Rufnummer des zweten Konferenztelnehmers engeben. Wenn Se mt desem Telnehmer verbunden snd, können Se de Konferenz enleten. Hnwese zum Menüpunkt Konferenz blättern. Auswahl bestätgen. Konferenz beenden: Jeder Telnehmer kann sch aus der Konferenz herausschalten: Hörer auflegen. Der angerufene drtte Telnehmer meldet sch ncht: über den Menüpunkt zurück zu Tln... zurück zum ersten Gesprächspartner. IP Offce: Es snd auch Konferenzen mt mehr als 3 Telnehmern möglch. 14

17 Ohne Hörer telefoneren Telefoneren we gewohnt Ohne Hörer telefoneren Se können den Lautsprecher Ihres Telefons enschalten, um Ihren Gesprächspartner laut m Raum zu hören. Außerdem können Se jemanden mt Fresprechen anrufen. Se brauchen dann ncht den Hörer abzunehmen. Auch während enes Gesprächs können Se Fresprechen enschalten und dann be aufgelegtem Hörer wetertelefoneren. D Lauthören/Fresprechen bem Gespräch enschalten Während Se mt abgehobenem Hörer telefoneren: Auf Lauthören umschalten: Funktonstaste "Fresprechen/Lauthören" drücken (Leuchtdode geht an). Se hören den Gesprächspartner über den Gehäuselautsprecher laut m Raum. Auf Fresprechen umschalten: Funktonstaste "Fresprechen/Lauthören" nochmal drücken (Leuchtdode blnkt). Das Gehäusemkrofon st engeschaltet. Se können den Hörer auflegen und fre sprechen. Lautsprecher-Lautstärke enstellen: Tasten + und drücken. Jemanden mt aufgelegtem Hörer anrufen (Fresprechen)... Rufnummer engeben. Funktonstaste "Fresprechen/Lauthören" drücken (Leuchtdode blnkt). Wenn der gewünschte Gesprächspartner sch meldet, hören Se hn laut m Raum und können be aufgelegtem Hörer mt hm sprechen. Fresprechen - Gespräch beenden Während Se mt Fresprechen telefoneren und Ihr Hörer auflegt: Funktonstaste "Fresprechen/Lauthören" drücken (Leuchtdode geht aus). 15

18 D Telefoneren mt Komfort Anruflste nutzen Telefoneren Anruflste nutzen Wenn Se mt enen Komfort Anruf ncht annehmen, wrd er mt Uhrzet und Datum n der Anruflste gespechert. Se können dese Lste jederzet anzegen lassen und de dort engetragenen Telnehmer zurückrufen. De Lste zegt de 10 jüngsten Enträge. Enen Entrag aus der Anruflste wählen Funktonstaste "Anruflste" drücken. zum gewünschten Entrag blättern, z. B abheben. Enen Entrag löschen Funktonstaste "Anruflste" drücken. zum Entrag blättern, den Se löschen wollen, z. B Entrag löschen. Hnwese I5 Wenn Se aus der Anruflste zurückrufen, wrd der Entrag automatsch gelöscht, wenn ene Verbndung erfolgt. IP Offce Wenn Se enen Entrag aus der Anruflste wählen, wrd er automatsch gelöscht. 16

19 Anruflste nutzen Symbole n der Anruflste Bespelhafte Entrag n der Anruflste:! :13 2* Wagner :34 Lszt : :31 Telefoneren mt Komfort D Bedeutung! Neuentrag, der noch ncht angesehen wurde Entrag, der schon enmal angezegt wurde Hnwes Gespräch, das Se mt enem externen Anrufer geführt haben (I5: Dese Anzege muss engestellt sen) - I5: Kennzechnung für enen Internanruf (Dese Anzege muss engestellt sen) Rufnummer des Anrufers Lszt Name des Anrufers :31 Tag und Uhrzet des letzten Anrufs 2* Der Anrufer hat zwemal angerufen Wagner 14 Be Rufumletung zu Ihrem Telefon: Anrufer und Telefonnummer des Telefons, das umgeletet hat oder (nur I5): MSN-Nummer, de der Anrufer gewählt hat (Dese Anzege muss engestellt sen). Sehr lange Enträge passen ncht komplett ns Dsplay. Mt den Pfeltasten rechts und lnks können Se sch den kompletten Anruflstenentrag ansehen. Se können enen Anruflstenentrag ns Telefonbuch übernehmen. 17

20 D Telefoneren mt Komfort Anrufe umleten (I5) Anrufe umleten (I5) Se können ankommende Anrufe zu enem anderen Anschluss umleten. Se können de Anrufe auch von enem anderen Anschluss zu Ihrem Telefon umleten. Se haben dabe de Wahl, ob des stets erfolgen soll, nur, wenn das Telefon besetzt st, oder erst, wenn nach ener gewssen Zet ncht an das Telefon gegangen wurde. Hnwes De Zet, nach der de Rufweterletung "nach Zet" erfolgt, wrd n der Anlage engestellt. Anrufe für Ihr Telefon umleten Funktonstaste "Rufumletung" drücken. Rufnummer engeben, zu der Se de Anrufe umleten möchten, z. B. nach Vor ener externen Rufnummer müssen Se zusätzlch ene Amtskennzffer (mest "0") enfügen. zum Menüpunkt sofort (nach Zet, be besetzt) blättern. Auswahl bestätgen. Im Dsplay erschent de Statusanzege Rufuml. zu Zusätzlch wrd en Uhrensymbol für Rufumletung "nach Zet" oder en B für Rufumletung "be besetzt" angezegt. Anrufe zu Ihrem Telefon umleten Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Rufumletung blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Rufuml. von blättern. Auswahl bestätgen. nterne Rufnummer des Telnehmers engeben, für den Se ene Rufumletung zu Ihrem Telefon enrchten möchten, z. B. von zum Menüpunkt sofort (nach Zet, be besetzt) blättern. Auswahl bestätgen. Im Dsplay erschent de Statusanzege Rufuml. von Zusätzlch wrd en Uhrensymbol für Rufumletung "nach Zet" oder en B für Rufumletung "be besetzt" angezegt. 18

21 Anrufe umleten (I5) Telefoneren mt Komfort Rufumletung ausschalten Im Statusmenü: zur gewünschten Rufumletung blättern, z. B. Rufuml. zu: Rufumletung löschen. D 19

22 D Telefoneren mt Komfort Anrufe umleten (IP Offce) Anrufe umleten (IP Offce) Se können ankommende Anrufe zu enem anderen Anschluss umleten. Se können de Anrufe auch von enem anderen Anschluss zu Ihrem Telefon umleten. Se können ene Rufweterletung zu ener schon enmal engegebenen Rufnummer aktveren. Se haben dabe de Wahl, ob des stets erfolgen soll, nur, wenn das Telefon besetzt st, oder erst, wenn nach ener gewssen Zet ncht an das Telefon gegangen wurde. Des können Se auch für fremde Telefone enrchten, wenn Se de Berechtgung dazu haben. Hnwes Mt der Funkton Rufweterletung (sehe Benutzerhandbuch) können Se Anrufe auch zu externen Zelen umleten. Anrufe für Ihr Telefon umleten Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Rufumletung blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Rufumletung zu blättern. Auswahl bestätgen. nterne Rufnummer engeben, zu der Se de Anrufe umleten möchten, z. B. nach Auswahl bestätgen. Im Dsplay erschent de Statusanzege Rufumletung zu

23 Anrufe umleten (IP Offce) Anrufe zu Ihrem Telefon umleten Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Rufumletung blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Rufumletung von blättern. Auswahl bestätgen. Telefoneren mt Komfort D nterne Rufnummer des Telnehmers engeben, für den Se ene Rufumletung zu Ihrem Telefon enrchten möchten, z. B. von Rufnummer bestätgen. Im Dsplay des umgeleteten Telefons erschent de Statusanzege Rufumletung zu Rufumletung ausschalten Im Statusmenü: zur gewünschten Rufumletung blättern, z. B. Rufumletung zu 1234 Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt deaktveren blättern. Rufumletung löschen. 21

24 D Telefoneren mt Komfort Telefonbuch benutzen Telefonbuch benutzen I5: Ihr Telefon hat en egenes persönlches Telefonbuch. Darn können Se bs zu 100 persönlche Enträge spechern. Im zentralen Telefonbuch snd bs zu 800 Nummern und Namen für alle Telnehmer gespechert. Dese Enträge können Se ohne Berechtgung ncht ändern. IP Offce: Das Telefonbuch setzt sch aus enem zentralen und enem persönlchen Antel zusammen. Es enthält bs zu 1000 Enträge. De Enträge aus dem zentralen Antel werden an jedem Telefon angezegt. Se können nur mt dem Admnstratonstool "Manager" geändert werden. Se können persönlche Enträge zu Ihrem Telefonbuch hnzufügen und ändern. Dese persönlchen Enträge stehen nur an Ihrem Telefon zur Verfügung. Alle Enträge können Se schnell und enfach wählen. Enen Entrag aus dem Telefonbuch wählen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Telefonbuch blättern. Auswahl bestätgen.... enen oder mehrere Anfangsbuchstaben des Namens engeben. Kurz warten, bs de Enfügemarke weder erschent. nach unten blättern. Hnwese abheben. Der Telnehmer wrd gewählt. Mt den Pfeltasten können Se auch zu dem gewünschten Telnehmer blättern. 22

25 Telefonbuch benutzen Neue Rufnummer ns Telefonbuch entragen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Telefonbuch blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt neuer pers. Entrag blättern. Auswahl bestätgen.... Rufnummer engeben. Rufnummer bestätgen. Telefoneren mt Komfort D... Namen engeben. Namen bestätgen und gesamten Entrag ns persönlche Telefonbuch übernehmen. Hnwes Gegebenenfalls müssen Se vor ener externen Rufnummer noch ene Amtskennzffer enfügen. Genaueres sagt Ihnen Ihr Systembetreuer. I5: Wenn Se ene nterne Rufnummer engeben wollen, müssen Se vor der Engabe den Menüpunkt nterne Rufnummer auswählen und bestätgen. Wahlwederholnummer ns Telefonbuch spechern Hnwes Funktonstaste "Wahlwederholung" drücken. zum gewünschten Entrag blättern, z. B Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Telefonbuchentrag blättern. Auswahl bestätgen.... Namen zu deser Rufnummer engeben. Übernahme ns Telefonbuch. Enen Anruflstenentrag können Se genau so n Ihr Telefonbuch umspechern. 23

26 D Telefoneren mt Komfort Gebühren ansehen (I5)* Gebühren ansehen (I5)* Se können sch de Gebühren für Ihr letztes Gespräch ansehen. De Gesprächsgebühren set der letzten Löschung werden n Ihrer Telefonanlage für jeden Telnehmer gespechert und summert. Se können de Gebühren für jeden Telnehmer und jede Letung getrennt abfragen. Gebühren für das letzte Gespräch ansehen* Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern. Auswahl bestätgen. De Gebühren Letztes Gespräch werden rechts m Dsplay angezegt. Summe der Gebühren für enen Telnehmer oder ene Letung ansehen* Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Summe Telnehmer oder Summe Letung blättern. Gebührenanzege aufrufen. Telnehmerrufnummer oder Letungsnummer engeben, z. B. 19. Gesamtsumme aller Gebühren ansehen* Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern und bestätgen. zum Menüpunkt Gesamtgebühren blättern. Gebührenanzege aufrufen. Gebührenzähler löschen* Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern und bestätgen. Gebührenanzege wählen, de Se löschen wollen: Z. B. zum Menüpunkt Gesamtgebühren blättern. Gebührenanzege aufrufen. zum Menüpunkt Gebührenzähler löschen blättern. Gebührenzähler löschen. 24

27 Gebühren ansehen (IP Offce)* Telefoneren mt Komfort Gebühren ansehen (IP Offce)* Se können sch während enes Gesprächs de aktuell anfallenden Gebühren n Ihrer Landeswährung anzegen lassen. Se können sch de Gebühren für Ihr letztes Gespräch ansehen. Ihre Gesprächsgebühren set der letzten Löschung werden n der Telefonanlage summert und gespechert. D Gebühren für das letzte Gespräch ansehen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern. Auswahl bestätgen. De Gebühren für das letzte Gespräch, z. B. Letztes Gespräch 1,19 werden angezegt. Summe der Gebühren ansehen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern und bestätgen. zum Menüpunkt Summe blättern. De Summe Ihrer bsher angefallenen Gebühren, z. B. Summe 31,17, wrd angezegt. Gebührenzähler löschen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Gebühren blättern und bestätgen. zum Menüpunkt löschen blättern und bestätgen. 25

28 D Telefoneren mt Komfort Telefon abschleßen Telefon abschleßen Se können Ihr Telefon vor unberechtgten Benutzern schützen, ndem Se es mt ener PIN (Gehemzahl) abschleßen. De PIN können Se selbst engeben und auch jederzet ändern. Im abgeschlossenen Zustand können Se noch alle Anrufe annehmen und nterne Rufnummern wählen. Telefon abschleßen Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Schloss blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Telefon abschleßen blättern. Auswahl bestätgen. Das Telefon st nun abgeschlossen. Telefon aufschleßen Im Ruhedsplay: zur Statusmeldung Telefon abgeschlossen blättern. Auswahl bestätgen. Hnwes... aktuelle PIN engeben. gegebenenfalls PIN bestätgen. Falls Se bem Engeben der PIN enen Fehler gemacht haben: Taste Escape drükken und von vorn begnnen. I5: De Leferenstellung für de PIN st "0000" IP Offce: Im Leferzustand st kene PIN engestellt. 26

29 Telefon ndvduell enrchten Akustk, Kontrast und Sprache enstellen Akustk, Kontrast und Sprache enstellen Telefon ndvduell enrchten Se können verschedene akustsche Enstellungen sowe den Kontrast des Dsplays nach Ihren Wünschen ändern. De Sprache für de Dsplaytexte können Se über de Sprachenstellung ändern. Wenn Se ncht errechbar snd, können Se Anrufe auf Ihre Vocemal umleten. D Akustk und Kontrast enstellen Se können Dsplay und Töne Ihres Telefons schnell an wechselnde Umgebungsbedngungen anpassen (z. B. blendende Sonne, laute Reparaturarbeten). Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Dsplay / Töne blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Akustk / Kontrast blättern. Auswahl bestätgen. zum gewünschten Menüpunkt blättern. Enstellung erhöhen oder vermndern. Neue Klngelenstellungen ertönen sofort zur Kontrolle. gegebenenfalls zu weteren Menüpunkten blättern und de Enstellungen ändern. Menü verlassen. De neuen Enstellungen snd gespechert. Hnwes Se errechen das Akustk- und Kontrastmenü drekt aus dem Grundzustand Ihres Telefons mt den Tasten "+" und "-". Se können jede Enstellung auch ändern, ndem Se de Zfferntaste für de gewünschte Enstellung drücken. Wenn Se alle Akustk- und Kontrastenstellungen n den Leferzustand zurücksetzen wollen, blättern Se zum Menüpunkt Grundenstellung und bestätgen mt der Taste OK. 27

30 D Telefon ndvduell enrchten Akustk, Kontrast und Sprache enstellen Sprache enstellen* De Sprache für de Dsplaytexte können Se über de Sprachenstellung ändern. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Dsplay / Töne blättern. Auswahl bestätgen. zum Menüpunkt Sprache blättern. Auswahl bestätgen. De aktuell engestellte Sprache st markert. gewünschte Sprache auswählen. Menü verlassen. Das Telefon führt enen Reset aus. Alle Dsplayanzegen erfolgen nun n der gewählten Sprache. Vocemal enschalten nur IP Offce: Wenn n Ihrer TK-Anlage ene Vocemal (Anrufbeantworter) engerchtet st: Wenn Se de Vocemal enschalten, werden alle Anrufe nach ener gewssen Zet automatsch auf de Vocemal geletet. Anrufer können dort ene Nachrcht aufsprechen. Funktonstaste "Menü" drücken. zum Menüpunkt Enstellungen blättern und bestätgen. zum Menüpunkt Dsplay / Töne blättern und bestätgen. zum Menüpunkt Vocemal blättern. De aktuelle Enstellung wrd am rechten Rand der Zele angezegt. Enstellung ändern. De neue Enstellung wrd am rechten Rand der Zele angezegt. Menü verlassen. Hnwes Engerchtete Rufumletungen oder Rufweterletungen werden zuerst berückschtgt, bevor en Anruf auf de Vocemal geletet wrd. Wenn Se Nachrchten auf Ihrer Vocemal haben, erschent der Entrag "Vocemal" m Statusmenü. De Anzahl der Nachrchten steht dahnter. Se können de Vocemal drekt über den Statusmenüentrag aufrufen. Zur Bedenung der Vocemal lesen Se btte de zugehörge Bedenungsanletung. 28

31 Contents Contents Famlarse yourself wth your telephone Important notes...2 Your T3 (IP) Compact at a glance...6 Commssonng the T3 IP telephone...7 Basc rules of operaton...9 Telephonng as usual Answerng calls...11 Call someone...12 Makng several connectons...13 Telephonng wthout the handset...15 Telephonng wth ease Usng the call lst...16 Dvertng calls (I5)...18 Dvertng calls (IP Offce)...20 Usng the drectory...22 Vewng charges (I5)*...24 See charges (IP Offce)*...25 Lockng the telephone...26 Customsng your telephone Settng audo, contrast and language...27 GB 1

32 Famlarse yourself wth your telephone Important notes GB Important notes Famlarse yourself wth your telephone Contents of ths operatng manual These operatng nstructons descrbe the most frequently used telephone functons at Integral 5 (I5) and IP Offce telecommuncatons systems. If operaton of any functons dffers at the two systems, t s clearly marked n the text. User manuals whch nclude all the functons are avalable on the CDs suppled wth the telecommuncatons system or on the Internet at Whch systems can you connect your telephone to? Ths telephone s only ntended for connecton to telecommuncatons systems from Avaya. It must not be connected drectly to a PSTN. Declaraton of conformty We, Avaya GmbH & Co. KG, declare that the T3 Compact telephone comples wth the basc requrements and other relevant rules n accordance wth drectve 1999/5/ EU (Rado and Telecommuncaton Termnal Equpment, R&TTE). Ths telephone s ntended for connecton to dgtal nterfaces of Avaya telecommuncatons systems and meets the fundamental requrements formulated n EC drectve 1999/5/EC (Rado and Telecommuncaton Termnal Equpment, R&TTE). The desgn of ths telephone makes t unsutable for drect operaton on nterfaces of publc telephone networks. When usng lnks and DSS modules: Ths lnk / DSS module s ntended for connecton to T3 telephones and meets the fundamental requrements of EC drectve 1999/5/EC (Rado and Telecommuncaton Termnal Equpment, R&TTE). The desgn of ths Lnk/DSS module makes t sutable for use wth T3 telephones only. If any problems should occur durng operaton, please ntally contact your specalst dealer or your system admnstrator. The complete Declaraton of Conformty can be requested at the followng Internet address: or look for "Conformty" n the ndex. 2

33 Important notes Famlarse yourself wth your telephone Declaraton of Conformty IP We, Avaya GmbH & Co. KG, declare that the T3 IP Compact telephone comples wth the basc requrements and other relevant rules n accordance wth drectve 1999/5/EU (Rado and Telecommuncaton Termnal Equpment, R&TTE). Ths telephone s desgned for connecton to Ethernet/LAN nterfaces of IP-compatble telecommuncatons systems from Avaya and comples wth the fundamental requrements formulated n drectve 1999/5/EU (R&TTE). Avaya cannot guarantee successful operaton of the telephone n LAN or Intranet envronments n whch no Avaya telecommuncatons system s present. GB Whch system s your telephone connected to? You can fnd out the type of system to whch your telephone s connected as follows: Press the "Menu" functon key. Press the "Down" arrow button several tmes. The "Group state" menu tem only appears at the IP Offce. It s not avalable f your telephone s connected to Integral 5. Tps on phone locaton Place the telephone on a non-slp surface, especally f the furnture s new or has recently been cleaned or polshed. Varnshes or cleanng agents may contan substances whch soften the base parts of your telephone, and softened bases can leave undesrable marks on furnture. Avaya cannot assume lablty for damages of ths knd. Repars The equpment may only be opened or repared by a qualfed techncan. Do not open the telephone yourself. Dong so could damage the unt and cause t to malfuncton. Addtonal functons Functons marked by an * are not actvated as standard for your telephone. If you wsh to use one of these functons, please contact your system admnstrator. 3

34 GB Famlarse yourself wth your telephone Important notes Lcense Software Lcense USE OR INSTALLATION OF THE PRODUCT INDICATES THE END USERíS ACCEPTANCE OF THE TERMS SET FORTH HEREIN AND THE GENERAL LICENSE TERMS AVAILABLE ON THE AVAYA WEBSITE AT support.avaya.com/lcenseinfo/ ("GENERAL LICENSE TERMS"). IF YOU DO NOT WISH TO BE BOUND BY THESE TERMS, YOU MUST RETURN THE PRO- DUCT(S) TO THE POINT OF PURCHASE WITHIN TEN (10) DAYS OF DELIVERY FOR A REFUND OR CREDIT. Avaya grants End User a lcense wthn the scope of the lcense types descrbed below. The applcable number of lcenses and unts of capacty for whch the lcense s granted wll be one (1), unless a dfferent number of lcenses or unts of capacty s specfed n the Documentaton or other materals avalable to End User. "Desgnated Processor" means a sngle stand-alone computng devce. "Server" means a Desgnated Processor that hosts a software applcaton to be accessed by multple users. "Software" means the computer programs n object code, orgnally lcensed by Avaya and ultmately utlzed by End User, whether as stand-alone Products or prenstalled on Hardware. "Hardware" means the standard hardware Products, orgnally sold by Avaya and ultmately utlzed by End User. Lcense Type(s): Desgnated System(s) Lcense (DS). End User may nstall and use each copy of the Software on only one Desgnated Processor, unless a dfferent number of Desgnated Processors s ndcated n the Documentaton or other materals avalable to End User. Avaya may requre the Desgnated Processor(s) to be dentfed by type, seral number, feature key, locaton or other specfc desgnaton, or to be provded by End User to Avaya through electronc means establshed by Avaya specfcally for ths purpose. Thrd-party Components Certan software programs or portons thereof ncluded n the Product may contan software dstrbuted under thrd party agreements ("Thrd Party Components"), whch may contan terms that expand or lmt rghts to use certan portons of the Product ("Thrd Party Terms"). Informaton dentfyng Thrd Party Components and the Thrd Party Terms that apply to them s avalable on Avayaís web ste at: support.avaya.com/thrdpartylcense/ 4

35 Important notes User manual n other languages Famlarse yourself wth your telephone Would you prefer to read these operatng nstructons n a dfferent language? Va our homepage you can access our document database. Look there to fnd out whether the language verson you want s avalable for download. Always dspose of old equpment correctly - keep our envronment tdy Old electrcal and electronc equpment marked wth ths symbol can contan substances hazardous to human bengs and the envronment. Never dspose of these tems together wth unsorted muncpal waste (household waste). In order to protect the envronment, publc collecton ponts have been set up to ensure the correct dsposal of old electrcal and electronc equpment marked wth ths symbol. To reduce the rsk of these substances beng released nto the envronment and to reduce the burden on natural resources, t s also possble to partcpate n Avaya s used equpment return system. Ths system ensures the correct recyclng of old equpment as well as the re-utlsaton of ndvdual components. GB 5

36 Famlarse yourself wth your telephone Your T3 (IP) Compact at a glance Your T3 (IP) Compact at a glance GB 1 Dsplay 2 Call ndcator 3 Functon keys partally wth LED 4 Clear key 5 Arrow keys for navgaton around the dsplay 6 OK key 7 Escape key 8 Dgt keys wth letters 9 Volume/Contrast keys 6

37 Famlarse yourself wth your telephone Commssonng the T3 IP telephone Commssonng the T3 IP telephone Please read and follow the followng nstructons regardng the commssonng of an IP telephone. Note IP-specfc settngs are descrbed n separate chapters n the user manual. Connectng and regsterng the telephone After connectng to the LAN (Local Area Network) and to the power supply (only f the telephone s not powered va the LAN), the telephone software s actvated and subsequently searches automatcally for a gatekeeper (responsble for access authorsaton). A gatekeeper s normally found. If ths s the case, the regstraton wndow appears next: GB... Enter extenson number. Scroll to the PIN menu tem. Enter PIN. The default settng at the I5 s "0000". No PIN s allocated to the IP Offce n delvery condton. Confrm selecton. The dle dsplay appears next. You can now also be reached under the number you have entered (extenson number). Note You can change the language for the regstraton procedure. I5: The logn PIN s the same as the PIN whch you can use to unlock your locked telephone. You can change the PIN n the lock menu. If you have cancelled regstraton (.e. you have exted the regstraton wndow va the Escape key) n order to change or vew settngs n the menu, you can reregster va the User admnstraton menu tem. 7

38 GB Famlarse yourself wth your telephone Commssonng the T3 IP telephone Modfyng language for the regsterng procedure and IP settngs If your telephone s not yet regstered, you can choose between sx dfferent languages (German/Englsh/French/Italan/Spansh/Dutch): Press the "Menu" functon key. Scroll to the "Swtch language" menu tem. Confrm selecton. Select the desred language, e.g. Englsh. Confrm selecton. Note When frst settng up your telephone you can choose your preferred language n other ways: When the regstraton wndow appears, press the Escape key twce. "D/GB/F/I/E/NL" appears. Subsequently select your preferred language. "D/GB/F/ I/E/NL" dsappears when the language has been changed. Loggng out from telephone When you wsh to log out of the telephone: Integral 5: Press the "Menu" functon key. Scroll to the Log out menu tem. Confrm your selecton. You are now logged out of ths telephone. Another user can now log on. IP Offce: Press the "Menu" functon key. Scroll to the Logout menu tem. Confrm your selecton. You are now logged out of ths telephone. Another user can now log on. It s possble to call other nternal subscrbers from a telephone at whch no user s logged n. 8

39 Basc rules of operaton Famlarse yourself wth your telephone Basc rules of operaton You can select and use most of the functons usng the menu. To make operaton easer, you can assgn frequently used functons to the functon keys. Some keys have already been assgned functons n ther factory settngs. Selectng functons n the menu Press the "Menu" functon key. or scroll to the desred menu tem. Confrm your selecton. The selected functon s dsplayed. A submenu also appears n many cases. You can scroll n the submenu just as you can n the menu. Notes Arrows n the dsplay ndcate how you can scroll to vew other optons: You can actvate a submenu for ths menu tem. You can vew other menu tems by scrollng up and/or down. GB Cancellng or extng an operaton If you have made an nput or parameter error: Press (several tmes f necessary) to cancel the procedure. You then move up one menu level or go to the dle dsplay. Note The followng settngs cannot be undone usng the Escape key: Changes to the assgnment of functon keys Settngs that have been changed usng the OK key. What does the dle dsplay show? The dle dsplay shows: Your name and call number Date and tme Flag ndcatng new entres n the call lst Arrow ndcatng whether there are any status messages for your telephone 9

40 Famlarse yourself wth your telephone Basc rules of operaton Enterng text The dgt keys can also be used to enter letters and characters, e.g. for names n the ndvdual drectory. The letters are prnted on the dgt keys. Your telephone swtches automatcally to entry of letters and numbers when ths s necessary. Example: Enter the name "JOHN": GB Press the JKL button once. J appears n the dsplay. Wat brefly untl the cursor moves to the rght. Press the MNO button three tmes. The dsplay reads JO. Wat brefly untl the cursor moves to the rght. Press the GHI button twce. The dsplay reads JOH. Wat brefly untl the cursor moves to the rght. Press the MNO button twce. The dsplay reads JOHN. Deletng letters Deletes the character above the marker. If the marker comes after the last character, the last character s deleted. Swtchng between upper case and lower case letters Press key to change between upper case and lower case letters. Enterng specal characters Not all possble symbols appear on the dgt keys. All the keys provde addtonal characters to the ones prnted on them. 10

41 Answerng calls Telephonng as usual Answerng calls Telephonng as usual If you receve a call Your telephone rngs. The call s shown n the dsplay. Lft the handset. If another telephone rngs (pck-up) Another telephone rngs. I5: Press the "Menu" functon key. Scroll to the Pck up menu tem. Confrm your selecton. A lst of ncomng calls s shown. Scroll to the call you want to pck up. GB Lft the handset. You can now talk wth the caller. IP Offce: Press the "Menu" functon key. Scroll to the Pck up menu tem. Confrm your selecton.... Enter the number of the rngng telephone. Lft the handset. You can now talk wth the caller. Call durng a conversaton (call watng) You are on the phone. Someone else calls you. You hear a sngle rngng tone. The caller s shown as the top tem on the menu. Answerng a call. The frst caller s watng and cannot hear your conversaton. Note In order for a second caller to be dsplayed, call watng has to be actvated. 11

42 Telephonng as usual Call someone Call someone Makng a call wthn and outsde your telephone system... Enter the desred number. GB Notes Lft the handset. If necessary, you have to predal an external lne code for external calls. For more nformaton, contact your system admnstrator. Makng a call wth one key stroke Press the dsplay key or functon key for the desred subscrber. Lft the handset. Redallng You can redal one of the last 10 (IP Offce) or last 5 (I5) numbers called. Press the "Redal" functon key. Scroll to the desred number, e.g Lft the handset. 12

43 Makng several connectons Telephonng as usual Makng several connectons You can also accept another call whle you are already on the phone (Call watng). You can speak to several partes alternately and swtch back and forth between them as you wsh. You can speak wth two callers smultaneously (three-party conference). Consultaton durng a call (hold) Durng a call: Press the "Hold" functon key. The caller wats and cannot hear what you say. GB... Enter the number you wsh to refer back to. Carry out refer-back. If necessary, dsconnect the hold extenson. Scroll to the Return to... menu tem. Confrm your selecton. You wll now be able to talk to the frst party agan. If you have not dsconnected the connecton, the hold extenson s put on hold. Swtchng between two external callers (brokerng) If you want to speak wth a call party (e.g ) who has been put on hold: Scroll to the Back to menu tem. Confrm your selecton. The other caller s now watng. Forwardng callers Your caller wshes to be connected to another extenson: Press the "Hold" functon key. The caller wats and cannot hear what you say.... Enter the number to whch you want to forward the call. Replace the handset. The hold extenson wll be connected to the frst caller. Notes You do not need to wat untl the hold extenson pcks up the call. 13

44 Telephonng as usual Makng several connectons Conference operaton - addng a party to a call Durng a call (e.g. wth ): Press the "Hold" functon key. The other party s on hold. GB... Enter the number of second conference partcpant. When you are connected to ths subscrber, you can ntate the conference. Notes Scroll to the Conference menu tem. Confrm your selecton. Endng the conference: Any partcpant can swtch out of the conference. Replace the handset. If the thrd subscrber whom you are callng does not answer, select the Return to subs... menu tem to return to the frst partcpant. 14

45 Telephonng wthout the handset Telephonng as usual Telephonng wthout the handset You can actvate the loudspeaker of your telephone n order to hear the caller wthout havng to use the handset. You can also make a call wth handsfree. You do not then need to pck up the handset. You can also actvate handsfree mode durng a call and then contnue the conversaton wth the handset on-hook. Swtch on montorng/handsfree durng a call Whle telephonng wth the handset lfted: Swtchng to montorng: Press the "Handsfree/Montorng" functon key (LED lghts up). You can then hear the caller through the bult-n loudspeaker. Swtchng to handsfree: Press the "Handsfree/Montorng" functon key agan (LED flashes). The bult-n mcrophone s actvated. You can replace the handset and speak handsfree. Adjustng the loudspeaker volume: Press keys + and. GB Makng a call wth the handset on-hook (handsfree)... Enter the desred number. Press the "Handsfree/Montorng" functon key (LED flashes). When the desred party answers, you can hear them out loud and you can also talk to them wth the handset on-hook. Handsfree - endng a call Whle you are telephonng handsfree wth the handset on the hook: Press the "Handsfree/Montorng" functon key (LED goes out). 15

46 Telephonng wth ease Usng the call lst Usng the call lst Telephonng wth ease If you do not answer a call t s stored n the call lst wth the tme and date. You can dsplay ths lst at any tme and return calls to the subscrbers entered n t. The lst contans the 10 most recent entres. GB Selectng an entry from the call lst Press the "Call lst" functon key. Scroll to the desred entry, e.g Lft the handset. Deletng an entry Press the "Call lst" functon key. Scroll to the entry you want to delete, e.g Delete entry. Notes I5 Once you return a call stored n the call lst, that entry s automatcally deleted f the call went through. IP Offce If you call an entry from the call lst, the entry s automatcally deleted. 16

47 Usng the call lst Symbols n the call lst Examples of an entry n the call lst: Telephonng wth ease! :13 2* Note Wagner :34 Clark : :31 Meanng! New entry whch has not yet been vewed Entry whch has already been shown Call that you have had wth an external caller (I5: Ths dsplays has to be set) - I5: Symbol for an nternal call (ths dsplay has to be set) Phone number of caller Clark Caller s name :31 Day and tme of last call 2* The caller called twce Wagner 14 In the case of a call dverson to your telephone: Caller and the number of the telephone whch has dverted or (only I5): MSN number whch the caller dalled (ths dsplay has to be set). Overlong entres wll not ft n ther entrety n the dsplay. You can vew the complete call lst entry wth the left and rght arrows. You can accept a call lst entry nto the drectory. GB 17