Fit4KiBET. Modul 3 und Modul 4. Ortrun Grill, Peter Wies. 1. Ausgabe, Oktober 2018 ISBN Fit4KiBET_3-4

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1 Fit4KiBET Ortrun Grill, Peter Wies Modul 3 und Modul 4 1. Ausgabe, Oktober 2018 ISBN Fit4KiBET_3-4

2 Impressum Matchcode: Fit4KiBET Autoren: Thomas Alker, Peter Wies 1. Ausgabe, Oktober 2018 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt 1 Textverarbeitung Willkommen zu Word Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen Zeichen formatieren Absätze formatieren Listen und Hervorhebungen erzeugen Dokumente formatieren Tabellen bearbeiten Bilder und Diagramme bearbeiten Dokumente drucken und exportieren Serienbriefe erzeugen Word anpassen Tabellenkalkulation Willkommen zu Excel Tabellen mit Inhalt füllen Zellen formatieren Mit Formeln rechnen Funktionen nutzen Zahlen in Diagrammen darstellen Große Tabellen bearbeiten Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten Arbeitsmappen drucken Excel anpassen und Hilfe nutzen Stichwortverzeichnis 132 HERDT-Verlag 3

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5 1 1 Textverarbeitung HERDT-Verlag 5

6 Inhalt 3.1 Willkommen zu Word... 7 Was ist Word?... 7 Word starten... 7 Der Word-Startbildschirm... 7 Word im Überblick... 8 Texte eingeben... 8 Texte korrigieren, einfügen und überschreiben... 9 Texte markieren... 9 Aktionen rückgängig machen Texte formatieren Dokumente speichern Dokumente drucken Word beenden Zusammenfassung Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten Übersicht Dokumente anlegen Dokumente auf Basis einer Vorlage anlegen Dokumente öffnen Zwischen gleichzeitig geöffneten Dokumenten wechseln Texte mit der Maus verschieben oder kopieren (Drag & Drop) Texte über die Zwischenablage verschieben oder kopieren Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen Übersicht Symbole einfügen Sonderzeichen einfügen Texte suchen Texte ersetzen Suchoptionen nutzen Korrekturhilfen einschalten Rechtschreib- und Grammatikfehler beheben Wörterbuch erweitern Gesamtes Dokument prüfen Zeichen formatieren Übersicht Schriftfarbe ändern Besondere Zeichenformate auswählen Groß- und Kleinschreibung ändern Formate übertragen Formatvorlagen nutzen Absätze formatieren Übersicht Absätze erstellen oder entfernen Formatierungszeichen anzeigen Absätze ausrichten Absätze einziehen Absatz- und Zeilenabstand einstellen Automatische Silbentrennung einschalten Listen und Hervorhebungen erzeugen Übersicht Texte als Aufzählungen formatieren Texte als Nummerierungen formatieren Aufzählungen/Nummerierungen erstellen Aufzählungen/Nummerierungen aufheben Aufzählungen/Nummerierungen ändern Mit Tabulatoren Wörter ausrichten Tabstopps setzen Tabstopps millimetergenau bearbeiten Absätze hervorheben Rahmen erstellen Schattierungen auswählen Dokumente formatieren Übersicht Papiergröße, Seitenausrichtung (Orientierung) und Ränder einstellen Seitenumbrüche einfügen Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Automatische Seitennummerierung einfügen Tabellen bearbeiten Übersicht Tabellen anlegen Tabellen ausfüllen Tabellenbereiche markieren Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen Zeilenhöhe und Spaltenbreite einstellen Tabellen schnell in Form bringen Rahmenlinien bearbeiten Zellen schattieren Bilder und Diagramme bearbeiten Übersicht Bilder einfügen Bildgröße bearbeiten Bilder verschieben, kopieren oder löschen Zeichnungsobjekte einfügen und bearbeiten Diagramme einfügen Diagramme bearbeiten Zoom-Einstellung ändern Dokumente drucken und exportieren Übersicht Ansicht wechseln Dokumente vor dem Druck prüfen Seitenansicht nutzen Dokumente mit bestimmten Einstellungen drucken Schnelldruckfunktion verwenden Dokumente exportieren Serienbriefe erzeugen Übersicht Was ist ein Serienbrief? Datenquelle vorbereiten Seriendruck-Assistent starten Seriendruck ohne Assistent Word anpassen Übersicht Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Programmeinstellungen ändern Hilfe nutzen Weitere Hilfen HERDT-Verlag

7 1 Textverarbeitung 1.1 Willkommen zu Word Was ist Word? Ein Textverarbeitungsprogramm ermöglicht Ihnen das Schreiben, Gestalten und Drucken von Briefen, Einladungen, Broschüren und beliebigen anderen Schriftstücken. Mit einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Text eingeben Text bearbeiten Text speichern Text drucken Word 2016 ist ein solches Textverarbeitungsprogramm. Dieses Kapitel ist ein kleiner Rundgang, bei dem Sie grundlegende Bedienschritte lernen und erfahren, wie man einen Text eingibt, speichert und ausdruckt. Sie werden dabei auch sehen, dass Word sehr viele Werkzeuge zur Textbearbeitung enthält. Word starten 3 Word 2016 anklicken 1 Windows-Startmenü öffnen 2 Die ersten Buchstaben, z. B. wo eintippen Wenn sich auf dem Desktop die Schaltfläche Word 2016 oder in der Taskleiste die Schaltfläche befindet, können Sie Word auch starten, indem Sie die Schaltfläche doppelt anklicken. Der Word-Startbildschirm Nach dem Start von Word wird der Word-Startbildschirm angezeigt: Neues Dokument mit einer Word-Vorlage öffnen Vorhandenes Dokument öffnen Neues leeres Dokument öffnen Klicken Sie auf dem Word-Startbildschirm auf Leeres Dokument. HERDT-Verlag 7

8 Word im Überblick Das Programmfenster von Word enthält folgende Bedienelemente und Bereiche: Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Arbeitsbereich Statusleiste Fast alle Befehle und Funktionen von Word werden über das Menüband aufgerufen. Das Menüband ist in Register und Gruppen unterteilt: Register Gruppe Um in ein anderes Register zu wechseln, klicken Sie einfach auf seinen Namen. Durch Klicken auf und Auswählen des entsprechenden Eintrags können Sie das Menüband ausund einblenden. Alternativ können Sie auch den Namen eines Registers doppelklicken oder S! drücken. Über können Sie das Menüband reduzieren und über entsprechend wieder einblenden. Texte eingeben Da Word nach dem Starten automatisch ein leeres Dokument anlegt, können Sie mit dem Schreiben direkt loslegen. Der blinkende Strich im Arbeitsbereich wird Cursor genannt. Er wandert beim Schreiben mit und kennzeichnet die Position, an der das nächste Zeichen erscheint. Schreiben Sie auf der Tastatur einen beliebigen Text. Wenn Sie am Ende der Zeile angelangt sind, tippen Sie einfach weiter. Word beginnt automatisch eine neue Zeile: Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie Ü. Cursor 8 HERDT-Verlag

9 1 Textverarbeitung Für Großbuchstaben und für Zeichen, die auf der Taste ganz oben aufgedruckt sind, halten Sie zusätzlich H gedrückt. Für Zeichen, die rechts unten auf der Taste aufgedruckt sind, halten Sie zusätzlich G gedrückt. Um das Euro-Symbol einzugeben, drücken Sie G e. Texte korrigieren, einfügen und überschreiben Wenn Sie sich vertippt haben oder den Text ändern wollen, setzen Sie zuerst den Cursor an die entsprechende Stelle. Das können Sie mit der Maus erledigen, indem Sie direkt an die gewünschte Textstelle klicken. Da es beim Schreiben oft lästig ist, extra zur Maus zu greifen, können Sie den Cursor auch mithilfe der Tastatur bewegen: ÌW/YV P Cursor zeichen-/zeilenweise bewegen Zeilenanfang : Zeilenende S P S : S Ì/W Textanfang Textende Wortweise nach links/rechts bewegen Anschließend löschen Sie die falschen Zeichen: R _ S R S _ Löscht das Zeichen links vom Cursor Löscht das Zeichen rechts vom Cursor Löscht das Wort links vom Cursor Löscht das Wort rechts vom Cursor Jetzt geben Sie die gewünschten Zeichen ein. Standardmäßig befindet sich Word im Modus Einfügen, das bedeutet, dass neu eingegebene Zeichen hinzugefügt werden. Sie können vorhandenen Text aber auch überschreiben: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen Sie Überschreiben. Der aktuelle Status wird nun in der Statusleiste angezeigt und kann dort auch gewechselt werden: Durch Anklicken von bzw. wechseln Sie zwischen den beiden Modi. Texte markieren Bisher haben Sie einzelne Zeichen bearbeitet. Sie können aber auch mehrere Zeichen (Wörter, Sätze, Abschnitte) markieren und in einem Rutsch löschen oder überschreiben. Zum Markieren ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste über den gewünschten Bereich. Markierter Text wird farbig hinterlegt dargestellt: HERDT-Verlag 9

10 Noch schneller geht es, wenn Sie sich zusätzlich auch diese Methoden angewöhnen: Wort markieren Zeile markieren Satz markieren Absatz markieren Gesamten Text markieren Doppelklick in das Wort Links neben der Zeile klicken S gedrückt halten und in den Satz klicken Dreifachklick in den Absatz S a Um eine Markierung aufzuheben, klicken Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle im Text oder drücken eine der Cursortasten. Aktionen rückgängig machen Manchmal passiert es, dass Sie Text aus Versehen löschen oder überschreiben. Solche und andere Fehler können Sie leicht rückgängig machen: Mit Mit Mit bzw. S z machen Sie deine letzte Aktion rückgängig. bzw. S y stellen Sie eine rückgängig gemachte Aktion wieder her. können Sie die letzte Aktion wiederholen. Texte formatieren Formatieren bedeutet, dass Sie das Aussehen des Textes bearbeiten. Mit sogenannten Zeichenformaten ändern Sie z. B. die Größe der Schrift oder heben Begriffe hervor. Die Schriftart bestimmt das Aussehen der Schrift. Der Schriftgrad legt die Größe der Schrift fest. Mit Schriftschnitten wie z. B. kursiv, fett oder unterstrichen heben Sie einzelne Wörter oder Sätze hervor. Diese Einstellungen können Sie im Register Start in der Gruppe Schriftart vornehmen: Unterstrichen Fett Kursiv Schriftart Schriftgrad Vorher teilen Sie Word mit, welchen Abschnitt Sie formatieren möchten: Bestehenden Text markieren Sie bzw. Sie setzen den Cursor in das Wort, das Sie formatieren möchten. Befindet sich der Cursor außerhalb eines Wortes, gilt das neue Format für Zeichen, die Sie neu eingeben. 10 HERDT-Verlag

11 1 Textverarbeitung Das Ganze probieren Sie jetzt aus: Schreiben Sie einen beliebigen Satz und markieren Sie ihn vollständig. Öffnen Sie mit die Liste der Schriftarten und wählen Sie eine beliebige Schriftart durch Anklicken aus. Wählen Sie nun den gewünschten Schriftgrad aus. Um einen Schriftgrad zu wählen, der nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf die Zahl im Feld, geben den gewünschten Wert mit der Tastatur ein und drücken Ü. Klicken Sie doppelt in ein Wort, um es zu markieren, und dann auf Markieren Sie ein anderes Wort mit der Maus und wählen Sie, um es zu unterstreichen., um es kursiv zu formatieren. Um eine Zeichenformatierung wieder rückgängig zu machen, markieren Sie das Wort, die Zeile oder den Absatz und drücken erneut die entsprechende Schaltfläche. Markieren Sie Text, z. B. durch Doppelklick in ein Wort, wird automatisch die Minisymbolleiste eingeblendet. Über die Befehle dieser Symbolleiste können Sie Ihren Text auch formatieren. Dokumente speichern Minisymbolleiste Damit Ihr Dokument nicht verloren geht, wenn Sie Word beenden oder den Computer ausschalten, müssen Sie es speichern. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und wählen Speichern. Klicken Sie im mittleren Fensterbereich auf Durchsuchen. oder klicken Sie auf das Register Das Fenster Speichern unter wird eingeblendet. Hier bestimmen Sie, an welchem Speicherort (Laufwerk und Ordner) und unter welchem Namen das Dokument gespeichert wird. HERDT-Verlag 11

12 1 Speicherort auswählen 2 Dateiname eingeben 3 Dokument speichern Nach dem Speichern zeigt Word den Dateinamen in der Titelleiste an: Wenn Sie ein bereits gespeichertes Dokument mit einer neuen Fassung überschreiben wollen, klicken Sie auf oder drücken S s. Das Fenster Speichern unter wird hierbei nicht mehr geöffnet. Möchten Sie ein Dokument unter einem anderen Namen speichern, öffnen Sie mit das Register Datei und wählen Speichern unter. Wenn Sie ein Dokument unter einem neuen Namen speichern, bleibt das ursprüngliche Dokument unverändert erhalten. So können Sie z. B. eine weitere Version bzw. eine Kopie von deinem Dokument anlegen. Dokumente drucken Stellen Sie sicher, dass der Drucker eingeschaltet ist und Papier enthält. Klicken Sie auf und wählen Sie im linken Bereich Drucken. Klicken Sie rechts auf Drucken, um den Druckvorgang zu starten. Hier klicken, um zurück zum Dokument zu gelangen Unterhalb von dieser Schaltfläche können Sie vor dem Start des Druckvorgangs weitere Einstellungen vornehmen, z. B. wenn Sie eine bestimmte Seite drucken oder einen anderen Drucker auswählen möchten. 12 HERDT-Verlag

13 1 Textverarbeitung Word beenden Klicken Sie in der Titelleiste auf. Möchten Sie nur das aktuell geöffnete Dokument schließen, klicken Sie auf Schließen. und wählen Wenn Sie an dem Dokument Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie es vor dem Schließen speichern! Zusammenfassung Wir sind nun am Ende unseres Rundgangs durch Word angelangt. Sie wissen jetzt schon so viel, dass Sie in Word einfache Texte schreiben und speichern können. Hier ist noch einmal die grundlegende Vorgehensweise beim Arbeiten mit Word: Word starten Text eingeben Text korrigieren Text formatieren Dokument speichern Dokument drucken Dokument schließen Word beenden HERDT-Verlag 13

14 1.2 Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten Übersicht Im folgenden Abschnitt geht es um das Öffnen und Anlegen von Word-Dokumenten. Dabei lernen Sie folgende Punkte: Dokumente anlegen Zwischen Dokumenten wechseln Mehrere Dokumente öffnen Text verschieben oder kopieren Dokumente anlegen Wenn Sie Word gestartet haben, wird Ihnen der Startbildschirm angezeigt, auf dem Sie ein leeres Dokument öffnen können. Sie können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Dokument anlegen: Klicken Sie auf und dann auf Neu. Klicken Sie auf Leeres Dokument. Das auf diese Weise erzeugte Dokument basiert auf den Standardeinstellungen. Noch schneller erzeugen Sie ein neues Dokument mit S n. Dokumente auf Basis einer Vorlage anlegen Mithilfe von Vorlagen können Sie oft benötigte Dokumente, z. B. Briefe, Faxe, Memos oder Berichte, schnell und mit einheitlicher Formatierung erstellen. Klicken Sie unter auf Neu und klicken Sie dann auf eine beliebige Vorlage. Die ausgewählte Vorlage wird Ihnen als Vorschau angezeigt. 1 Erstellen bzw. Download anklicken Schneller geht es, wenn Sie die gewünschte Vorlage mit einem Doppelklick auswählen. 14 HERDT-Verlag

15 1 Textverarbeitung Dokumente öffnen Klicken Sie auf und dann auf Öffnen. Klicken Sie unter Öffnen auf Durchsuchen. 1 Speicherort (Laufwerk und Ordner) wählen 2 Dokument auswählen 3 Dokument öffnen Um mehrere Dokumente in einem Rutsch zu öffnen, markieren Sie sie mit einem Mausrahmen bzw. halten S gedrückt und klicken nacheinander die gewünschten Dateien an. Danach klicken Sie auf Öffnen. Ein einzelnes Dokument können Sie auch per Doppelklick öffnen. Um ein Dokument schreibgeschützt oder als Kopie zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Öffnen und wählen den entsprechenden Befehl aus. Zwischen gleichzeitig geöffneten Dokumenten wechseln Mit S & Mit A T Im Register Ansicht in der Gruppe Fenster mit Fenster wechseln Nach Anklicken der Word-Schaltfläche in der Taskleiste HERDT-Verlag 15