Business Process Management in der öffentlichen Verwaltung

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1 Topsoft Messe / Academy GOV 2015 Business Process Management in der öffentlichen Verwaltung Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB

2 IWB. Das Unternehmen. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 2

3 Energie, Wasser und Telekom: grün, smart & preiswert 100% erneuerbarer Strom aus eigenen Anlagen Erneuerbare Fernwärme aus Basel (grösstes Netz in der Schweiz) Biogas-Erdgas (grösster Schweizer Endkundenversorger) Innovative Dienstleistungen zur effizienten Energienutzung Telekommunikation (Glasfasernetz, Datacenter) Trinkwasser von höchster Qualität (eigenes akkreditiertes Wasserlabor) Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 3

4 Unser Versorgungsgebiet Strom Netzlänge: 2058 km Absatz: 1313 GWh Fernwärme Netzlänge: 215 km Absatz: 920 GWh Biogas-Erdgas Netzlänge: 1062 km Absatz: 2869 GWh Wasser Netzlänge: 549 km Absatz: 28.3 Mio. m 3 Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 4

5 Die integrierte Energieversorgung der Zukunft Grosse zentrale Kraftwerke, die weiterhin produzieren und speichern. Neue, kleine und dezentrale Anlagen, die produzieren und speichern. Viele Endkunden, die produzieren, speichern und konsumieren. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 5

6 IWB Geschäftsprozessoptimierung und -management. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 7

7 Aktuelle und zukünftige prozessuale Herausforderungen in der Energiewirtschaft Marktöffnung -Wechselprozesse - Unbundling Morgen Wettbewerbsfähigkeit / cost cutting 27 Notwendige Prozessorientierung (u.a. Resultate aus Kader und Mitarbeiterumfrage) IKS ( 728a) Gestern Anforderung an Prozesssteuerung und transparentes Reporting (z.b. IFL) Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 8

8 Spannungsfeld Prozess- und Qualitätsmanagement im IWB Kontext Professionalisierung Business Projektmanagement als Kompetenzerweiterung zu bestehenden Geschäftsprozessmanagement, da beide Disziplinen eine hohe Wechselwirkung beinhalten IT Projekt- Management IKS / Controlling Interne Revision Zusammenarbeit mit IKS Fachstelle und Controlling zwecks Nutzung von Synergiepotential Vertikale und horizontale Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmanagements mittels Prozessautomatisierung, und somit Bindeglied zwischen Business und ICT Risiko- Management Strategisches Management Business Projekt- Management Ideen- Management Geschäftsprozess- Management Qualitäts- Management Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 11

9 Zielsetzungen Bedarf an quantitativem Prozessmanagement Der Regierungsrat Basel-Stadt als IWB Eigentümer erwartet eine kontinuierliche Steigerung der Kosteneffizienz und der Produktivität in den Betriebsabläufen 1. Das Business Process Management bei IWB hat folgende primäre Zielsetzungen 2 : Verbindlichkeit und Stabilität der Geschäftsprozesse erhöhen Starker Anspruch an Führung und Unternehmenskultur Optimierungspotential (Ressourcen) identifizieren und realisieren und somit die Effizienz und Belastbarkeit der Geschäftsprozesse qualitativ und quantitativ messbar verbessern 1 Gemäss Eignerstrategie für die IWB Industrielle Werke Basel Gemäss GL Beschluss vom Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 12

10 Ansatz: Business Process Management Signavio Process Editor Signavio Process Editor Signavio Process Editor Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 13

11 Impulse, Kunden, Eigentümer, Markt, Regulator 1 Business Development 3 Planung, Projektierung und Realisation 5 Betrieb und Bewirtschaftung Produktionsanlagen 4 Handel 2 Verkauf und Beratung 6 Betrieb und Bewirtschaftung Netze und Netzanlagen 7 Services und Abwicklung Kunden, Eigentümer, Markt IWB Aus eigener Energie. IWB Prozesslandkarte Managementprozesse M1 Strategisches Management M2 Organisationsgestaltung M3 Kommunikation M4 Finanzielle Führung M5 Governance, Risikomanagement und Compliance M6 Personalmanagement Order... Kernprozesse to cash Meter to cash Idea to Product / Service / Technology S1 Personaladministration S2 Finanz- und Rechnungswesen S3 Rechtsdienst S4 ICT S5 Zentraler Einkauf und Lager S6 Facility Management Supportprozesse Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 15

12 Kategorisierung und Strukturierung Stufen Typ Art Lebenszyklus Ziel Level 1 Hauptprozesse Prozesslandkarte Managementprozesse Kernprozesse Supportprozesse 2-4 Jahre IWB Unternehmensmodell mit Tätigkeitsschwerpunkten auf oberster Ebene abbilden. Level 2 Teilprozesse 1 Strategisches Prozessmodell 1 Level 3 Detailprozesse 2 Operatives Prozessmodell Jahre 0-2 Jahre Strukturierung und Konkretisierung der Hauptprozesse, operative Zuordnung der Detailprozesse und Zuweisung der Prozessverantwortlichkeiten. Festlegung und Abbildung der Aktivitäten, Zuweisung der Rollen und Schnittstellen zwecks operativer Abwicklung und Steuerung. Level 4 Dokumente Fachliche Hilfsmittel (u.a. Arbeitsbeschreibung/ Checklisten/Formulare) < 1 Jahr Abbildung des Fachwissens als verbindliche Arbeitsanweisungen und Instruktionen. 1 Teilprozesse könnten bei Bedarf zusätzlich als Prozessdiagramme detailliert werden. 2 Detailprozesse können bei Bedarf in weitere Subprozesse untergliedert werden (Level 3a,3b) Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 16

13 White Box Pool IWB Aus eigener Energie. Prozessdiagramme nach BPMN 2.0 Schnellübersicht der wichtigsten Symbole bei der IWB / IWB Prozessmanagement Aktivitäten Eine Task repräsentiert eine Aufgabe, die zu tun ist. Beim unbestimmten Task ist der Typ nicht definiert. Eine Aufruf-Aktivität («mit fettem Rahmen») repräsentiert eine Aufgabe, welche im aktuellen Prozess oder in verschiedenen Prozessen wiederverwendet wird. Datenobjekte Ein Datenobjekt repräsentiert Informationen, wie z.b. Dokumente, s oder Briefe. Ein Datenspeicher ist ein Ort, wo der Prozess Daten/Informationen lesen oder schreiben kann, z.b. eine Datenbank oder ein Aktenschrank. Kollaborationsdiagramm Black Box Pool Task Typ Service ist eine automatisierte Funktion, z. B. automatischer Aufruf und/oder Ausführung einer Anwendungsfunktion oder eines Web Services. Events / Ereignisse Start Schleife Repetitive Aufgabe Parallele Mehrfachausführung Zwischen Ende Ein zugeklappter Unterprozess («Subprozess») ist eine verfeinerbare Aktivität («Task») und kann aus mehreren Aufgaben/Tasks bestehen. Ein Subprozess als Aufruf-Aktivität («Callable») wird mit fettem Rahmen dargestellt und wird im selben Prozess oder durch unterschiedliche Prozesse mehrfach verwendet. Sequentielle Mehrfachausführung Neutrales Ereignis, allgemein gültig ohne spezifische Typisierung. Konnektoren Sequenzfluss Logischer Prozessfluss Nachrichtenfluss Nachricht = Information, Leistung oder Ware (z.b. Warenlieferung) Assoziationen Schreibend/Erstellend oder Lesend/Beziehend Gateways / Entscheidungen Lane Exklusives Gateway («XOR») ist eine sich ausschliessende Fallunterscheidung. Beim Exklusiven Gateway (XOR) immer nur ein Prozessweiterfluss möglich. Paralleles Gateway («AND»). Bei einer verzweigenden Verwendung werden sämtliche nachfolgenden Zweige gleichzeitig ausgeführt. Bei der Zusammenführung wird auf alle eingehenden Pfade gewartet, bevor der Prozessfluss fortgesetzt wird. Nachrichten Ereignis, jeweils mit einem eingehenden oder ausgehenden Nachrichtenfluss. Zeit basiertes Ereignis.Dies kann ein Datum, ein Zeitpunkt (Uhrzeit) oder eine Dauer (z.b. «3 Wochen») sein. Bedingungs-Ereignis (z.b. «Bau abgeschlossen»). Signal Ereignis, welches über mehrere Prozesse hinweg startet oder gestartet wird (Prozesse logisch verbinden). Ein auslösendes und ein eintretendes Link- Zwischenereignis mit demselben Namen (z.b. «Link 1») repräsentieren einen unterbrochenen Sequenzfluss. Inklusives Gateway («OR»). Bei einer Verzweigung werden eine oder mehrere Wege abhängig von den Verzweigungsbedingungen eingeschlagen. Beim Inklusiven Gateway (OR) sind ein oder mehrere Prozessflüsse möglich. Ereignisbasiertes Gateway. Der Prozessfluss folgt dem Zweig, dessen Ereignis zeitlich als erstes eintritt. Bei einem ereignisbasierten Gateway wird immer nur ein Pfad weiterverfolgt. Artefakte Die Gruppierung zeigt an, dass die umschlossenen Elemente auf irgendeine Weise miteinander in Verbindung stehen. Ein Kommentar, der mittels einer Assoziation mit dem betreffenden Element verbunden wird. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 17

14 IWB Geschäftsprozessoptimierung und -management Weg vom «Papiertiger» hin zu Prozessmodellierung Run the Business Change the Business Standard IKS Business Projekte IT Projekte Ebene 1 IWB Prozesslandkarte Ebene 2 Prozessmodelle Ebene 3 BPMN 2.0 Prozessdiagramme!! Entscheid Prozessverantwortlicher Entscheid Projekt LA / Linie Ebene 4 Dokumente Nach Bedarf Nach Bedarf Ebene 5 IT Spezifikationen Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 18

15 IWB Prozessportal. Ein Beispiel. Aufklappbare Menu, Zugriff auf Dokumente etc. Prozessinhalte (Diagramme etc.) Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 19

16 Dezentrale Organisation Geschäftsprozessmanagement Prozessverantwortliche Wer GL, ok, mk, uk, (MA) Was Definition der Prozesse, Ziele und Messgrössen Beschaffung und Disposition der Ressourcen Prozessreview & Freigabe (Level 1-3) Prozess Controlling (Vergleich SOLL/IST und Sicherstellen IST=SOLL) und Optimierung Qualitäts- und Prozessmanagement Abteilung USM Definition und Steuerung des PM/QM Standards Prozesse modellieren (Level 1-2, 3 ), simulieren & analysieren, Q-Daten bzw. Prozesskennzahlen erfassen, auswerten und rapportieren (GL, PE) Steuerung Prozessreview & Freigabe (Level 1-3) Beratung, Schulung und Support Dezentrale Prozessanalysten Pro GB 2-4 Personen MA, uk, mk Prozesse modellieren, (Level 3), simulieren & analysieren, Optimieren, Prozesskennzahlen erfassen, auswerten und rapportieren (VG, PV) Prozessdokumentation (Level 3-4) Beratung, Schulung und Support für Fachbereiche Fachbereiche Management Mitarbeiter Prozessausführung Dokumentation (Level 4) Daten/Informationen von und über Prozessen abrufen, oder Anwender der bereitgestellten Workflows Feedback & Mitarbeit bei der Prozessoptimierung Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 20

17 Ausblick Geschäftsprozessoptimierung- und management 1) Weiterentwicklung des quantitatives Prozessmanagement (u.a. Controlling Elemente) und Forcierung des qualitativen Prozessmanagement (u.a. Anwendung und Verbindlichkeit der Prozessinstrumente) 2) Optimierung der Organisation im prozessualen Kontext bei klassischen Projekten und im Kontext von Business Process Management (u.a. Schnittstellen Business, Prozessmanagement und ICT) 3) Migrationsentscheid aktuelle Softwarelösungen 4) Die Umsetzung erfolgt anhand konkreter Projekte Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 22

18 Fragen. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 23

19 Backup. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 24

20 Wir streben langfristig die erneuerbare Vollversorgung und den effizienten, wirtschaftlichen Umgang mit Energie an. Nachhaltig versorgen IWB produziert erneuerbare Energie und Trinkwasser in eigenen Anlagen; und investiert gezielt in Ausbau und Optimierung des Portfolios. Vernetzen und verbinden IWB besitzt, betreibt alle notwendigen Anlagen zur Verteilung, Speicherung von Energie, Wasser und Telekom; koordiniert mit Energiehandel Produktion und Verbrauch. Kunden beraten Kundschaft: über Haushalte, KMU sowie Industrie und Verwaltung. Smarte, integrierte Geschäftsmodelle und Dienstleistungen. Zahlen (Stand 2014) 744 Millionen Franken Umsatz Rund 800 Mitarbeitende 60% Eigenkapitalquote Eigentümer: 100% Kanton Basel-Stadt Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 25

21 IWB Geschäftsprozessoptimierung und -management Reifegradmodell IWB Prozessmanagement Hoch 5 Nachhaltig Die Prozesskultur ist Bestandteil der Unternehmenskultur Reifegradstufe Gesteuert Das ganze Prozessmodell wird zielorientiert und effizient im Unternehmen angewandt 3 Durchgängig Das ganze Prozessmodell ist im Unternehmen etabliert 2 Fortgeschritten Umfangreiche Aktivitäten zum Aufbau eines Unternehmensweiten Prozessmodells sind durchgeführt SMART Target 1 Ansatzweise Initiale Aktivitäten zum Aufbau eines Prozessmanagements sind durchführt Tief 1 Reifegradmodellstandards: EFQM, SPICE, CMMI, OMEGA, PEMM, BPMM Ganzheitliche Betrachtung u.a. Ziele, Strategie, Methoden, Organisation, Steuerung, Kompetenzen, Kommunikation, Dokumentation, IT. 2 Einschätzung IWB mittels Self-assessment durch IWB Prozessmanagement. Unabhängige externe Bewertung erforderlich. Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 26

22 Backup Prozessdiagramm nach BPMN 2.0 Subprozess Lukas Friedrich Business Process Management bei IWB Seite 28