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1 Management Software Quality Focus Documentation System Seite 1

2 Managementsoftware MS LDS MS LDS wurde gezielt entwickelt, um die Dokumente eines Managementsystems papierlos, schnell und effizient zu lenken und zu verwalten Ziel ist es, einfache, leicht verständliche und dabei hoch professionelle Werkzeuge und Abläufe an die Hand zu geben, die dabei unterstützen, alle aktuellen Vorgaben z.b. der DIN EN ISO 9001:2008 und der ISO TS 16949:2009 einzuhalten, ohne sich an neue Arbeitsumgebungen oder Dokumentenformate gewöhnen zu müssen Seite 2

3 Produktpräsentation MS LDS Handling und Verwaltung von Dokumenten ohne Stress Flexibel, papierlos, schnell, normkonform Basierend auf Auditerfahrungen und Kundenwünschen und somit benutzerfreundlich Datenbankunabhängig in.net programmiert Benutzerfreundlich durch gewohnte Office-Umgebung Im Intranet des Unternehmens für alle Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand verfügbar Definierte Vorlagen sichern einheitliches Erscheinungsbild Standortübergreifend weltweiter Einsatz einheitlicher Dokumente Mehrsprachigkeit der Dokumentation und deren Verwaltung sichergestellt Seite 3

4 Service User erhalten Zugriff auf den Downloadbereich Bereitstellen von Bugfixes und Updates / Upgrades Tracking Datenbank steht für Fehlermeldungen, Wünsche bereit Support über deutsche Hotline Entwicklungs- und Supportzentrum mit über 600 MA gewährleistet schnelle Reaktion Ständige Weiterentwicklung und Anpassung an neueste Windows und Office Versionen sowie Forderungen von Gesetzgeber, Normen, Kunden und Markt Input von Anwendungserfahrungen und Anwenderwünschen soweit hilfreich für alle User Auf Wunsch Anpassung an Intranetlayout des Kunden Seite 4

5 Kompatibilität Lauffähig unter Windows XP, Vista, Windows 7 Lauffähig unter Windows Server 2003 und 2008 Lauffähig unter Office 2003, Office 2007 und Office 2010 Lauffähig unter Internet Explorer, Firefox, Google Chrome Erstellung von PDF unabhängig von Adobe Import von MS Docu und WinDoku möglich Import bestehender Dokumente und Strukturen aus dem Dateiexplorer möglich Seite 5

6 Neu im Produkt (1) Durch Web Server gleichzeitiges Arbeiten in der Datenbank und Veröffentlichen möglich Programmiert in Dot-Net Zwangsweises Verknüpfen von Dokumenten möglich Freie Platzhalter definierbar Drucken direkt aus der Dokumentenübersicht Blockieren von Dokumenten im Intranet Einfache und übersichtliche Menüs Zähler für Hits und Flops Workflow mit Zuordnung zu Gruppen, Ordnern oder Dokumenten Blockieren von Veröffentlichungen für sensible Daten Seite 6

7 Neu im Produkt (2) Übernahme von Berechtigungen aus dem Active Directory Alte Dateinamen können verwendet werden nach Import von MS Docu oder anderen Dateistrukturen gruppen aus Outlook können verwendet werden Spezifische Filter incl. Textsuche Seite 7

8 Installationshinweise Installation dreigeteilt Installation Server Auswahl Datenbank MS Access (als Runtime kostenlos verfügbar) MS SQL (als Express kostenlos verfügbar) Oracle Import von MS Docu möglich Installation Client Installation Web Server Seite 8

9 Starten Server Seite 9

10 Einstellungen Seite 10

11 Server Seite 11

12 Auswahl Datenbank Seite 12

13 Konfiguration Seite 13

14 Konfiguration Seite 14

15 Datenbankname eingeben Seite 15

16 Pfade festlegen Seite 16

17 -Einstellungen Seite 17

18 -Template festlegen Seite 18

19 Schriftarten festlegen Seite 19

20 Text und Position für Wasserzeichen beim PDF-Druck festlegen Seite 20

21 Dienste konfigurieren Seite 21

22 Lizenz aktivieren Seite 22

23 MS LDS starten Seite 23

24 Passwort eingeben Seite 24

25 Einstellungen (1) Verbindung zum Server Seite 25

26 Einstellungen (2) Auswahl der anzuzeigenden Spalten im Dokumentbereich Seite 26

27 Einstellungen (3) Gelöschte Dokumente anzeigen Tote / leere Links anzeigen (für Administrator) Frei definierbare Tags definieren Schlagworte verwalten Tops & Flops Seite 27

28 Dokumententypen verwalten Dokumententypen anlegen/löschen incl. Kurzwort Vorlagen definieren Verfallsdatum definieren Seite 28

29 Benutzer verwalten Benutzer anlegen/löschen mit Rechten und Zuordnung zu Benutzergruppen Seite 29

30 Benutzergruppen verwalten Benutzergruppen anlegen/löschen mit Rechten und Zuordnung zu Benutzern Seite 30

31 verteiler verwalten verteiler anlegen/löschen Seite 31

32 Workflow verwalten Workflow anlegen / löschen mit Aufgaben und Zuordnung zu Gruppen / Ordnern Festlegen der Zeit bis Aufgabe erledigt sein muss Seite 32

33 Filter verwalten Filter anlegen / löschen mit beliebigen Kriterien Festlegen ob Filter allgemein gültig ist oder veröffentlicht werden soll Seite 33

34 Dokumente zwangsweise miteinander verknüpfen Dokumente z.b. einer Reklamation / Teil / Person / Prozess zuordnen Wenn ein Dokument dieser Gruppe geändert wird werden alle anderen Dokumente mit in den Bearbeitungszustand versetzt und die Prozesseigner per informiert Seite 34

35 Systemplatzhalter verwenden für Kopfund Fusszeile Seite 35

36 Freie Platzhalter für beliebige Verwendung Seite 36

37 Gruppen verwalten Seite 37

38 Dokumente erstellen Seite 38

39 Basis auswählen Seite 39

40 Dokument bearbeiten (1) Dokumente erscheint in der Liste Doppelklick darauf öffnet die Applikation / den Link Seite 40

41 Dokument bearbeiten (2) Seite 41

42 Dokument bearbeiten (3) Seite 42

43 Dokument bearbeiten (4) Nun kann das Dokument beliebig geprüft, freigegeben und veröffentlicht werden mit oder ohne Workflow Alle Aktionen werden in der Datenbank dokumentiert Seite 43

44 Sortieren Tabelle vertikal Kopfzeile anklicken Seite 44

45 Drucken direkt aus der Tabelle durch markieren Seite 45

46 Blockieren von Dokumenten im Intranet Dokument blockieren Im Intranet gesperrt Seite 46

47 Allgemeine Dokumenteninformation Seite 47

48 Lenkungsinformation Seite 48

49 Archivierte alte Dokumente Seite 49

50 Schlagworte des Dokuments Seite 50

51 Abhängige Dokumente Seite 51

52 verteiler des Dokuments Seite 52

53 Links auf und von dem Dokument Seite 53

54 Zuordnungen für das Dokument Seite 54

55 Anzeigen Aufgaben aus Workflow anzeigen Filter anzeigen Verteilerlisten anzeigen Abgelaufene Dokumente anzeigen Schlagworte anzeigen Seite 55

56 Einstellungen Webseite Seite 56

57 Einstellungen Webseite Seite 57

58 Ansicht Webseite Seite 58

59 Veröffentlichen Das Veröffentlichen wird durch befugte Personen im MS LDS angestoßen. Das geschieht zeitgleich mit dem Bearbeiten in der Datenbank, d.h. der Benutzer in der Datenbank ist in seiner Arbeit nicht behindert. Auf der Webseite (welche den Bedürfnissen nach Aufwand an die Kundenvorgaben angepasst werden kann) können alle MA mit Zugriff auf das Intranet im System navigieren. Nur freigegebene Dokumente können veröffentlicht werden und sind somit in Echtzeit immer aktuell im Zugriff. Die Lenkungsinformationen werden angezeigt. Bei Bedarf können die Dokumente ausgedruckt werden (PDF mit Wasserzeichen) Seite 59

60 Intranet Seite 60

61 Ordneransicht (Abbild Ordnerstruktur Datenbank) Seite 61

62 Beispiel Seite 62

63 Beispiel Seite 63

64 Beispiel Seite 64

65 Beispiel Seite 65

66 Beipsiel Seite 66

67 Beispiel Seite 67

68 Beispiel Seite 68

69 Kontakt MS LDS Wir freuen uns auf Ihren Kontakt! Telefon MS LDS supported by Seite 69

70 Management Software Quality Focus Documentation System Seite 70

/// documenter Produktbroschüre

/// documenter Produktbroschüre /// documenter Produktbroschüre /// 1 Klicken Sie jederzeit auf das documenter Logo, um zu dieser Übersicht zurück zu gelangen. documenter Produktbroschüre Um in dieser PDF-Broschüre zu navigieren, klicken

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