EXTERNE WEITERBILDUNGSBERATUNG UND PERSONALENTWICKLUNG FÜR BETRIEBE AN DER HANDWERKSKAMMER OWL ZU BIELEFELD

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1 EXTERNE WEITERBILDUNGSBERATUNG UND PERSONALENTWICKLUNG FÜR BETRIEBE AN DER HANDWERKSKAMMER OWL ZU BIELEFELD Einführung Die Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld, bietet ihren Mitgliedern ein breites Portfolio an kostenfreien Beratungsangeboten. Ein relativ neues Angebot ist die betriebliche Weiterbildungsberatung, die 2007 eingerichtet wurde. Ziel dieses Bereiches ist es, die Handwerksbetriebe in ihrer Personalarbeit zu unterstützen und für eine systematische Qualifizierungsplanung zu sensibilisieren. Angesichts des in einigen Gewerken bereits bestehenden Fachkräftemangels und des demografischen Wandels ist dies ein wichtiges Thema. Autorin: Gabriele Braun M.A. Bildungsberaterin der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld Was kann eine externe Weiterbildungsberatung für Handwerksbetriebe leisten? Welche Schwerpunkte werden gesetzt? Was ist praxisnah und wird von den Betrieben gewünscht? Der folgende Beitrag stellt die betriebliche Weiterbildungsberatung der Kammer vor, beleuchtet die thematischen Schwerpunkte und gibt anhand von drei Fallbeispielen einen Einblick in die tägliche Praxis. Schwerpunkte der externen Weiterbildungsberatung für Betriebe Die Zielgruppe für das Angebot der betrieblichen Weiterbildungsberatung ist sehr heterogen. Verschiedene Gewerke finden sich in Unternehmen, die in vielfältigen Branchen tätig sind. Die Größe der Betriebe reicht vom Einzelunternehmer bis hin zu Unternehmen mit 250 Mitarbeitern und mehr. Im Fokus der betrieblichen Weiterbildungsberatung stehen Betriebe von fünf bis ca. 50 Mitarbeitern, da in diesen Betrieben Personalarbeit oft aus dem Bauch heraus gemacht wird. Eine systematische Weiterbildungsplanung, abgestimmt auf die Unternehmensstrategie, ist in den meisten Betrieben nur unzureichend anzutreffen

2 Aus dieser Situation heraus ergeben sich die Ziele der externen Weiterbildungsberatung der Handwerkskammer: 1. Die Betriebe sollen für die Bedeutung einer systematischen Personalarbeit und Weiterbildungsplanung sensibilisiert werden und bei ihrer Durchführung unterstützt werden. 2. Die Unternehmen sollen durch Angebote in der effizienten Informationsgewinnung rund um aktuelle Fördermittel im Bereich betrieblicher Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie in Fragen aktueller Entwicklungen der Berufs- und Bildungspolitik (Infobroking) unterstützt werden. 3. Durch die Vernetzung mit anderen Beratungsleistungen der Kammer sowie anderen Bildungsträgern und Kooperationspartnern sollen Synergien für die Betriebe nutzbar gemacht und kurze Kommunikationswege forciert werden. Die folgende Grafik veranschaulicht die thematischen Schwerpunkte: Abb. 1: Portfolio der betrieblichen Weiterbildungsberatung In diesem Beitrag soll anhand von drei Praxisbeispielen ein Einblick in die sehr unterschiedliche Beratungspraxis gegeben werden. Aber auch die begleitende Leistung des Infobroking soll kurz erläutert werden, da sie von den Betrieben als sehr nützlich und zeitgemäß empfunden wird

3 Schwerpunkt Beratung So unterschiedlich die verschiedenen Gewerke im Handwerk und so variabel die Unternehmensgrößen sind, so flexibel müssen die Beratungsleistungen sein. Klassische Themen der Weiterbildungsberatung sind Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs (Bildungsbedarfsanalyse) basierend auf den Unternehmenszielen, Konzeption und Durchführung der Maßnahmen, Transfersicherung im Unternehmen, Evaluation und Controlling des gesamten Prozesses. Ergänzt wird die Beratung im Bereich Weiterbildung durch aktuelle Themen der Personalentwicklung. Heute müssen sich Betriebe als Arbeitgeber attraktiv darstellen, um qualifizierte Fachkräfte gewinnen zu können. Mitarbeiterbindung und die Erhaltung der Arbeitskraft älterer Mitarbeiter sind weitere aktuelle Themen. Die Beratungen finden in den Betrieben vor Ort statt. Mails und Telefongespräche runden den Beratungsprozess ab, der oft über einen längeren Zeitraum hinweg stattfindet. Langfristiges Ziel ist es, die Kompetenzentwicklung innerhalb der Betriebe im Bereich der Personalarbeit zu stärken. Hierzu bietet die Weiterbildungsberatung ein Methodenportfolio an. Begleitende Workshops und Seminare können für einen vertieften Einstieg in Spezialthemen gebucht werden. Praxisbeispiele So unterschiedlich, wie die Betriebe im Handwerk, so unterschiedlich sind auch die Beratungsleistungen, die gewünscht werden. Beispielhaft seien hier drei Fälle angeführt. Fallbeispiel 1: Weiterbildungsberatung bei Unternehmensnachfolge Im Zuge der Unternehmensnachfolge soll ein Bielefelder Betrieb, der sich auf Sicherheitstechnik spezialisiert hat, in einigen Jahren an einen langjährigen Mitarbeiter übergeben werden. Dieser arbeitet als technischer Leiter seit mehreren Jahren in dem Unternehmen. Gemeinsam mit der betrieblichen Weiterbildungsberatung wurde ein Konzept entwickelt, um den künftigen Unternehmensnachfolger fit für die Unternehmensführung zu machen. Dazu wurde zunächst in Gesprächen mit der Geschäftsführung und dem Mitarbeiter eine Ist-/Soll-Analyse der benötigten Qualifikationen zur Übernahme der Geschäftsführung erstellt

4 Diese ergab, dass neben der technischen Qualifikation, die der Nachfolger als Elektrotechniker besaß, auch vertiefte Kenntnisse im kaufmännischen Bereich notwendig waren. Das Ergebnis der durchgeführten Selbst- und Fremdeinschätzung ergab, dass dem zukünftigen Geschäftsführer in allen kaufmännischen Bereichen grundlegende Qualifikationen sowie die notwendige Sicherheit in den bereits vorhandenen Kenntnissen fehlten. Als persönliche Qualifikationsziele bzw. zukünftige Anforderungen wurden zwei Punkte identifiziert: Der sichere Umgang im kaufmännischen Bereich und der Unternehmenspraxis, sowie die Anforderung, dass die Qualifizierung mit einem anerkannten Abschluss endete. Darüber hinaus sollte es ein berufsbegleitendes Angebot sein, das den zeitlichen Rahmen von einem Jahr nicht überschreiten sollte. Gemäß den festgelegten Zielen und Anforderungen wurde ein individueller Qualifizierungsplan erstellt, der zunächst die Fortbildung zum Fachkaufmann HWK vorsah. Hier sollten Grundlagen der Betriebsführung, der Finanz- und Personalwirtschaft, des Produktionsprozesses sowie der Absatzwirtschaft und des Marketing in einem zeitlichen Rahmen von zehn Monaten erworben werden. Die Lehrform des Präsenzunterrichts in Verbindung mit der Möglichkeit des E-Learning schloss die Möglichkeit des zeit- und ortsunabhängigen Lernens ein. Entsprechend der Entwicklung des Unternehmens und den Anforderungen an den Unternehmensnachfolger wurden nach erfolgreichem Abschluss des Fachkaufmanns gezielt vertiefende Maßnahmen in den Bereichen Marketing und Verkaufstraining absolviert

5 Fallbeispiel 2: Systematisierung der Weiterbildungsaktivitäten und Übernahme in das Qualitätsmanagementsystem Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie eine systematische Weiterbildungsplanung in ein Unternehmen implementiert werden kann. Der Kontakt zu einem zahntechnischen Meisterlabor in Minden entstand auf einer Infoveranstaltung im Jahr 2007, bei der die betriebliche Weiterbildungsberatung der Kammer vorgestellt wurde. Nach einer ersten Beratung zu aktuellen Fördermitteln fand im Jahr 2009 ein Beratungsgespräch zur systematischen Erfassung der Weiterbildungsaktivitäten des Unternehmens statt. Ausgangslage: Die Gründung der Firma erfolgte Die Qualität der erbrachten Dienstleistungen erfordert gleichbleibende Standards, die von hochqualifizierten und weitergebildeten Mitarbeitern erbracht werden. In dem Beratungsgespräch wurde schnell deutlich, dass es für das Unternehmen schwer ist, gut ausgebildete Zahntechniker zu bekommen. Viele verfügbare Arbeitskräfte sind mit den neuen Techniken und Werkstoffen nicht vertraut. Viele Techniker beherrschen aber auch ästhetische, künstlerische Aspekte nicht. Dies steht im krassen Gegensatz zu den gestiegenen ästhetischen Ansprüchen der Kunden. Entsprechend dieser Ausgangslage setzt das Unternehmen verstärkt auf die Weiterbildung seiner Mitarbeiter. Auf Anregung der Beraterin entstand anhand von Kompetenz-Bilanzen einzelner Mitarbeiter ein Qualifizierungsplan, der die geplanten Weiterbildungen abbildete. Dieser Qualifizierungsplan wurde von der Geschäftsleitung in das vorhandene Qualitätsmanagementsystem übernommen. Alter unter bis 30 Mitarbeiter bis 40 3 Ein weiteres Thema der Beratung war die Altersstruktur des Unternehmens. Die Altersstruktur der derzeit vier männlichen und sieben weiblichen Mitarbeiter sowie einem Auszubildenden wurde in Tabellenform festgehalten und zeigt ein recht 41 bis bis 60 über ausgewogenes Verhältnis. Insbesondere für die weitere strategische Entwicklung des Unternehmens ist die Altersstruktur die Grundlage für frühzeitige Personal- und Nachwuchssicherung. Die Aufnahme des Qualifizierungsplan und der Altersstrukturtabelle in das Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens ist ein wichtiger

6 Schritt für die Implementierung einer nachhaltigen systematischen Personalentwicklung in diesem mittelständischen Unternehmen. Fallbeispiel 3: Beratung zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter Dieses Beispiel steht für Beratungsfälle, in denen von den Unternehmen Anfragen zu konkreten Problemen der Personalentwicklung gestellt werden. Das alteingesessene Unternehmen aus Rietberg entwickelt Produkte der Regeltechnik. Als Systemhaus namhafter und führender Software- und Regelgerätehersteller müssen die über 30 Mitarbeiter immer auf dem neuesten technischen und technologischen Stand sein. Der Kontakt zum Geschäftsführer entstand durch die Beratung des Betriebs- und Ausbildungsleiters im Unternehmen, der sich über aktuelle Fördermittel und aktuelle Fortbildungsmöglichkeiten informierte. Die Personal- und Weiterbildungsplanung wird von dem Geschäftsführer und Inhaber persönlich erledigt. Der Betrieb bildet regelmäßig und kontinuierlich aus, um seinen Fachkräftebedarf zu decken. Nach der Ausbildung wechseln die Gesellen dann in den Kundendienst, um als Service-Techniker Erfahrungen zu sammeln und ihr Wissen zu verfestigen. Danach steht ihnen die Möglichkeit offen, in den technischen Bereichen Konstruktion, Programmierung oder Projektierung zu arbeiten. Zwei Monate nach dem ersten Kontakt mit dem Betriebs- und Ausbildungsleiter fand ein zweites Gespräch mit der Geschäftsführung statt. Konkreter Anlass war die Situation, dass drei junge Mitarbeiter im Kundendienst relativ zeitgleich und gemeinsam die Technikerschule besuchen wollten. Dies führte zu einem erheblichen Engpass im wichtigen Kundendienstbereich. Die bisherige Suche nach geeigneten Elektrikern oder Elektronikern, die über eine Zusatzausbildung und Kenntnisse im Anlagenbau und im Heizung/Klima-Bereich verfügten, war bislang erfolglos geblieben. Nach einer ersten Situationsanalyse wurde schnell deutlich, dass eine strukturierte und systematische Weiterbildungsplanung bislang nicht betrieben wurde, obwohl die Bedeutung der Personalführung durchaus bewusst zur Kenntnis genommen wurde. Die bisherigen Methoden, um geeignete Mitarbeiter für die vakanten Stellen zu finden, waren Stellenannoncen in regionalen Zeitungen sowie in

7 Internetbörsen. Eine Stellenbeschreibung sowie Informationen zum Unternehmen und Kontaktdaten waren der Inhalt. Im Gespräch wurde die Stellenanzeige auf ihre Attraktivität für geeignete Mitarbeiter hin überprüft. Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung wie Wertschätzung, Flexibilität, Anerkennung, Interesse an der Person, monetäre Anreize, Anreize durch persönliche Förderung und Weiterbildung wurden gemeinsam erörtert. Viele von diesen positiven Anreizen wurden bereits im Unternehmen gelebt. Keine dieser positiven Merkmale des Unternehmens wurde jedoch in der Stellenbeschreibung deutlich. Potenzielle hochqualifizierte Bewerber konnten keinen realistischen Eindruck des Unternehmens gewinnen. Die Kammer-Beraterin und der betriebliche Geschäftsführer erstellten daraufhin eine Checkliste mit Leistungen und Vorteilen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet. Darunter fanden sich solch attraktive Merkmale wie variierende Aufgabenstellung, Auslandstätigkeit, regelmäßige Weiterbildungen, flexible Arbeitszeiten und persönliche wie auch berufliche Entwicklungsmöglichkeiten. Die erarbeiteten Merkmale dienten nun dazu, das Unternehmen insgesamt als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Wettbewerbern im Arbeitsmarkt positiv abzuheben. Wichtig bei der Darstellung des eigenen Unternehmens bleibt aber: Nichts versprechen, was man nicht halten kann. Einige der erarbeiteten Aspekte wurden daraufhin mit in eine neue Stellenausschreibung aufgenommen. Bei einem Nachfolgegespräch drei Monate später zeigte sich der Erfolg der geänderten Strategie. Die Quote qualifizierter Bewerber hatte sich deutlich erhöht. In den folgenden Einstellungsgesprächen wurde der Unternehmensinhaber direkt auf die Punkte angesprochen, die zuvor gemeinsam mit der Beraterin herauskristallisiert wurden. Für die Bewerber waren vor allem Aspekte wie Entwicklungsmöglichkeiten, Flexibilität oder Familienfreundlichkeit wichtig. Nachdem die drei Fallbeispiele die sehr heterogenen Anforderungen an die betriebliche Weiterbildung im Handwerk verdeutlicht haben, soll nun der Blick auf die Informations- und Wissensvermittlung gerichtet werden. Dieses Angebot der betrieblichen Weiterbildungsberatung ist der zweite Schwerpunkt des Bereichs

8 Schwerpunkt Infobroking Wir leben in einer Zeit der Informationsüberflutung. Auch Unternehmen im Handwerk werden von gewollten oder ungewollten Informationen oftmals regelrecht erschlagen. Der Bereich der betrieblichen Weiterbildung stellt sich für die Personalverantwortlichen oftmals als nicht überschaubar und vollkommen intransparent dar. An dieser Stelle unterstützt die betriebliche Weiterbildungsberatung mit der Dienstleistung des Infobroking. Über regelmäßige Infomails erhalten die Betriebe passgenaue, gewerkespezifische Informationen für ihre Weiterbildungsplanung. Hinweise zu Werkzeugen und Anwendungen für die tägliche Personalarbeit, neue Berufsbilder und Entwicklungsmöglichkeiten oder kostenfreie Informationsveranstaltungen der Kammer zu aktuellen Fragen (z. B. Weiterbildungen während der Kurzarbeit) runden das Informationsangebot ab. Das gezielte und fachlich kompetente Vermitteln von Informationen entlastet die Unternehmensführungen der Betriebe und ist oft mit einem realen geldwerten Vorteil verbunden. Ein gut funktionierendes Netzwerk der Wissens- und Informationskooperation und die fachliche Kompetenz der Berater sind Grundlagen für dieses Serviceangebot. Die externe Weiterbildungsberatung der Kammer fungiert als Unterstützer, Ideengeber und Informant, getreu dem Motto: Wir bilden unser Handwerk!