PP POS 2 FISKAL. für DATEV eg Paumgartnerstr. 6-14, Nürnberg. Version: 2.0 Stand:

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1 PP POS 2 FISKAL für DATEV eg Paumgartnerstr. 6-14, Nürnberg Version: 2.0 Stand: SAAS Datacenter GmbH Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: Shop:

2 Inhaltsverzeichnis PP POS 2 FISKAL Schnittstelle Einsatzbereich Übertragene Daten Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Zahlungsbuchungen Technische Voraussetzungen Anforderung der Daten Unterschiedliche Zahlungsarten an der Kasse Übergabe Kontennummern nach SKR bei Aufwänden und Erträgen Kassensturz beim POS Installation Anleitung Software Start von POS 2 FISKAL Lizenzabfrage Hauptmenü von POS 2 FISKAL Moduleinstellungen Verbindungstest Einstellungen POS Testergebnisse Testsoftware Durchgeführte Tests Ausgangsrechnungen Zahlungsbuchungen Abschluss der Kasse Copyright

3 5.6 Eingangsrechnungen DATEV Unternehmen Online Copyright

4 PP POS 2 FISKAL SEITE 1 VON 28 1 Schnittstelle 1.1 Einsatzbereich Die Anwendung PP POS 2 FISKAL, ist in der Lage, von einer POS Kassendatenbank rechnungsrelevante Daten im XML Format als ZIP-Archiv zu exportieren. Die Anwendung stellt ein Interface bereit, welches zur Anbindung an einer POS Datenbank implementiert wird. Eine Importklasse liest Daten aus der Zieldatenbank aus und die Exportklasse generiert dann die XML-Datei in einem ZIP-Archiv. Konfigurationsmöglichkeit für den Export ist ein Datumsfilter, um die Exportzeiträume einzugrenzen. Außerdem wird eine Konfiguration der Datenbankverbindung bereitgestellt. Das Exportieren von Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Zahlungsbuchungen ist, soweit die Kassenlösung diese Funktionen abbildet, möglich. Komponenten Gegenstand Beschreibung POS Datenbank (MSSQL Server) Datenbank für das Kassensystem ImportInterface Diese Schnittstelle verbindet die POS Datenbank mit der Klasse POSImporter POSImporter Klasse, die Rechnungen mit zugehörigen Daten erstellt DATEVExporter Klasse zur Erstellung von Rechnungen ExportContext Sammelt Daten, die der DATEVExporter nutzt, um ZIP- Archive zu erstellen Exporter-GUI Benutzeroberfläche, um ein XML-Export zu erstellen Copyright

5 PP POS 2 FISKAL SEITE 2 VON 28 ZipArchiv Enthält die generierten XML-Rechnungsdaten und Belegdaten 1.2 Übertragene Daten Die POS Datenbank wird über eine Schnittstelle (ImportInterface) an die Klasse POSImporter angebunden. Mit dieser Schnittstelle werden Daten unidirektional ausgetauscht. Daten Richtung Ausgangsrechnungen POS > DATEV Eingangsrechnungen POS > DATEV Zahlungsbuchungen POS > DATEV 1.3 Ausgangsrechnungen Im POS erzeugte Rechnungen an Kunden in Form des Tagesabschlussberichts. 1.4 Eingangsrechnungen Im POS erzeugte Rechnungen von Lieferanten. 1.5 Zahlungsbuchungen Im POS erzeugte Zahlungsbuchungen wie Aufwände, Erträge, Barentnahmen und einlagen. 1.6 Technische Voraussetzungen SQL-Server Kassenlösungen mit einem MSSQL-Server als Datenbankserver. POS benötigt mindestens einen MSSQL-Server 2008 R2 SP Netzwerk Um die Datenübertragung zwischen der POS Datenbank und dem PP POS 2 FISKAL Client zu ermöglichen, muss eine gesicherte Netzwerkverbindung bestehen Microsoft.Net Framework Die Anwendung PP POS 2 FISKAL benötigt das Microsoft.Net Framework 4.5. Copyright

6 PP POS 2 FISKAL SEITE 3 VON 28 2 Anforderung der Daten 2.1 Unterschiedliche Zahlungsarten an der Kasse Sofern an der Kasse andere Zahlungsarten als Bar-Zahlung vorhanden sind, werden diese Umsätze an DATEV mit übergeben. Alle Zahlungsarten außer Bar werden mit einem Minusbetrag wieder ausgebucht. 2.2 Übergabe Kontennummern nach SKR bei Aufwänden und Erträgen Die Kontennummern können im POS als Ertrags- und Aufwandskonto hinterlegt werden. Diese werden an DATEV übertragen. Erfolgt ein sogenannter Safe- oder Bank-Drop, so gibt es nur eine Referenz für den Bank-Drop, die an DATEV übertragen wird. Dieser steht dann im Buchungstext wie folgt: Bankeinlage (Referenznummer/-text) 2.3 Kassensturz beim POS Wird an der Kassensoftware ein Kassensturz durchgeführt, so wird die Differenz an DATEV übergeben. Dies erfolgt mit einer Minusbuchung, sofern eine Differenz vorhanden ist. Eine weitere Buchung, die beim Kassensturz an DATEV übergeben wird, ist der Tagesabschluss Betrag. Copyright

7 PP POS 2 FISKAL SEITE 4 VON 28 3 Installation Zum Installieren der Anwendung PP POS 2 FISKAL führen Sie das Programm Setup PP POS 2 FISKAL.exe aus. Die Installation wird gestartet. Wählen Sie Ihre Installationssprache aus und bestätigen Sie mit OK. Bestätigen Sie mit Weiter. Copyright

8 PP POS 2 FISKAL SEITE 5 VON 28 Akzeptieren Sie den Endbenutzer-Lizenzvertrag. Bestätigen Sie mit Weiter. Als nächstes können Sie noch den Zielordner der Installation auswählen, indem Sie auf Ändern klicken. Sie können auch das Standardverzeichnis behalten. Bestätigen Sie mit Weiter. Copyright

9 PP POS 2 FISKAL SEITE 6 VON 28 Danach können Sie das Startmenüverzeichnis auswählen, indem Sie auf Durchsuchen klicken. Sie können auch das Standardverzeichnis behalten. Bestätigen Sie mit Weiter. Als nächstes können Sie noch eine Desktopverknüpfung erstellen. Bestätigen Sie mit Weiter. Bestätigen Sie die Installation, indem Sie auf Installieren klicken. Copyright

10 PP POS 2 FISKAL SEITE 7 VON 28 PP POS 2 FISKAL wird nun wie gewünscht installiert. Sie können nun die Installation durch Fertigstellen beenden und das Programm sofort starten, indem Sie den Haken bei PP-POS 2 FISKAL starten setzen. Copyright

11 PP POS 2 FISKAL SEITE 8 VON 28 4 Anleitung Software 4.1 Start von POS 2 FISKAL Führen Sie die Datei PP - POS 2 FISKAL aus. 4.2 Lizenzabfrage Dieses Fenster wird Ihnen bei dem ersten Start von PP POS 2 Fiskal angezeigt. Es handelt sich hierbei um die Lizenzaktivierung. Kopieren Sie die Registrierungs-ID und schicken Sie diese an support@planpro.info. Sie erhalten von uns einen Lizenzschlüssel, welchen Sie in dem Feld Lizenz eingeben und mit Aktivieren bestätigen. Nach erfolgreicher Aktivierung, erhalten Sie folgende Meldung: Das Programm wird nun beendet und kann lizensiert neu gestartet werden. Copyright

12 PP POS 2 FISKAL SEITE 9 VON Hauptmenü von POS 2 FISKAL Dieses Fenster wird Ihnen nach erfolgreicher Lizensierung angezeigt. Sie können hier, sofern die Datenbankverbindung schon konfiguriert wurde, die Daten selektiv nach dem Datum exportieren. Wählen Sie dazu ein Von-Datum und ein Bis-Datum aus. Betätigen Sie danach mit der Schaltfläche Export und Ihre XML-Daten werden in den zuvor eingestellten Ordnerpfad exportiert. Über Einstellungen gelangen Sie in die Moduleinstellungen, um die Mandanteneinstellungen und Datenbankverbindung einzustellen. Entsprechend können Sie über Beenden das Programm verlassen. Copyright

13 PP POS 2 FISKAL SEITE 10 VON 28 Über Hilfe können Sie den Kontakt von mit Über aufrufen oder Ihre Lizenz deaktivieren. Über : Deaktivieren : Copyright

14 PP POS 2 FISKAL SEITE 11 VON 28 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, nachdem Sie auf Deaktivieren geklickt haben, um die Lizenz zu deaktivieren. Sie erhalten einen Deaktivierungs-Code. Diesen können Sie uns mitteilen, damit eine Lizenz wieder freigeschaltet werden kann. Copyright

15 PP POS 2 FISKAL SEITE 12 VON Moduleinstellungen DATEV: Im nachfolgenden Fenster können Sie folgende Daten eingeben: Beraternummer, Mandantennummer und Mandantenname. Außerdem kann hier noch der Exportpfad für die generierte ZIP-Datei eingestellt werden. Stellen Sie hier sicher, dass Sie Schreibrechte auf das Verzeichnis haben. POS: Server: Geben Sie hier den Servernamen des SQL Servers ein. Datenbankname: Geben Sie hier den Namen der Datenbank ein. Benutzer: Geben Sie hier den Benutzernamen der SQL Datenbank ein. Passwort: Geben Sie hier das Passwort des SQL Benutzers ein. Über Testen können Sie die Datenbankverbindung testen Copyright

16 PP POS 2 FISKAL SEITE 13 VON Verbindungstest Wählen Sie zunächst die Schaltfläche Testen. Wenn eine erfolgreiche Verbindung besteht, erscheint folgendes Fenster. Sollte die Datenbankverbindung fehlerhaft sein, bekommen Sie folgende Rückmeldung: Überprüfen Sie die Zugangsdaten Ihrer Datenbankverbindung. Copyright

17 PP POS 2 FISKAL SEITE 14 VON Einstellungen POS Nachdem ein erfolgreicher Test durchgeführt wurde, können Sie Einstellungen für den POS vornehmen. Klicken Sie dazu auf Weiter. Hier können Sie nun POS spezifische Einstellungen vornehmen. Kasse: Wählen Sie hier das Kassenterminal aus. Geschäft: Wählen Sie hier das Geschäft aus. Währung: Wählen Sie hier die Unternehmenswährung aus. Buchungstext: Dies ist der Buchungstext für die nach Steuern aufgeschlüsselten Kassenumsätze. Sie können Erlöse individuell ersetzen. {1} ist hier ein Platzhalter für die Steuerprozente. Generator: Namen des Unternehmens, das die elektronischen Daten erstellt hat. Bankeinlagen-Text: Dies ist der Buchungstext, der an DATEV übergeben wird, wenn am POS ein Bank-Drop durchgeführt wird. {0} steht für einen Platzhalter, welcher die Abfrage Banktaschen- ID z.b. nach dem Bank-Drop beinhaltet. Safeeinlagen-Text: Dies ist der Buchungstext, der an DATEV übergeben wird, wenn am POS ein Safe- Drop durchgeführt wird. Kassensturz-Text: Dies ist der Buchungstext, der an DATEV übergeben wird, wenn am POS ein Kassensturz durchgeführt wird. Barzahlungsmethode: Wählen Sie hier die Zahlungsart, welche am POS Ihre Barzahlungsmethode ist. Nicht-Bar-Text: Dies ist der Buchungstext, für eine Nicht-Barzahlungsart, {0} ist der Platzhalter für die Zahlungsart. Copyright

18 PP POS 2 FISKAL SEITE 15 VON 28 Durch Klicken auf Weiter gelangen Sie in die nachfolgende Ansicht: Konto für Kassensturzdifferenzen: Hier können Sie das Konto für die Kassensturzdifferenz angeben Konto für Bankeinlage: Hier können Sie das Konto für die Bankeinlage angeben Konto für Safeeinlage: Hier können Sie das Konto für die Safeeinlage angeben Sie können des Weiteren Steuerkonten und Bezahlartkonten angeben. Klicken Sie zunächst auf Steuerkonten : Dort können Sie der am POS vorhandenen Steuerklassen eine Kontonummer zuweisen. Mit Aktualisieren können Sie die Umsatzsteuer-Codes aus dem POS synchronisieren. Bestätigen Sie mit Ok und gehen Sie dann auf Bezahlartkonten Hier können Sie den einzelnen Zahlarten Sachkonten zuweisen. Eine 0 wird bei einem Export nicht mit übertragen. Mit Aktualisieren können Sie die Zahlarten aus dem POS synchronisieren. Copyright

19 PP POS 2 FISKAL SEITE 16 VON 28 Bestätigen Sie mit Ok und Sie gelangen zu den Moduleinstellungen zurück und Sie können die Konfiguration über Speichern abschließen. Copyright

20 PP POS 2 FISKAL SEITE 17 VON 28 5 Testergebnisse 5.1 Testsoftware Die Ausgabedateien wurden in der Software DATEV XML-Schnittstelle online Prüftool (Version 1.4) eingelesen. Außerdem wurden die Daten in einen Testmandanten bei DATEV Unternehmen online eingelesen und dies zusammen mit der Steuerkanzlei, namentlich mit dem Steuerberater Herrn Stephan Klohn testweise eingelesen: Kanzlei Harrie & Schmidt-Tychsen Dr. Rolf Harrie, Dr. Hauke Schmidt-Tychsen Steuerberater Deliusstraße Kiel Tel.: / Fax: / info@kanzlei-hst.de 5.2 Durchgeführte Tests Als Grundlage wird der SKR04 in den nachfolgenden Testfällen genommen. Als Kassenlösung wurde hier LS One eingesetzt. Copyright

21 PP POS 2 FISKAL SEITE 18 VON Ausgangsrechnungen Anforderung: Ausgangsbuchungen für Transaktionen, die in LS One erzeugt wurden, werden summiert in einem Z-Bericht pro Terminal als Tagesabschluss generiert. Diese beinhalten die Umsätze aufgeteilt nach Zahlungsart (Bar, EC und andere Zahlungsarten). Außerdem erfolgt eine Aufteilung der Steuerklassen (0%, 7%, 19%). Zu einem Tagesabschluss gibt es einen jeweiligen Kassensturz. Es wurden zwei Transaktionen getätigt, welche jeweils drei unterschiedliche Steuerklassen je Artikel à 10 beinhalten. (0%,7%,19%). Außerdem hatten diese beiden Transaktionen jeweils unterschiedliche Zahlungsarten (Bar und EC). EC-Cash Umsätze werden ausgebucht, sodass diese Umsätze nicht im Kassenbuch vorkommen Ausgabe der einzelnen Transaktionen als Kassenbon Buchung in LS One: Einzelne Buchungen: Den Kassensturz und den Tagesabschluss Bericht finden Sie unter 5.5. Copyright

22 PP POS 2 FISKAL SEITE 19 VON Zahlungsbuchungen Erstellen Sie jeweils beispielhaft einen Buchungssatz für nachfolgende Zahlungsbuchungen und übergeben diese über die DATEV-Format Schnittstelle an die Finanzbuchführung Fall 1 Anforderung: Buchen Sie eine Einnahme über die Kasse (SKR03: 1000; SKR04: 1600). Es wurden 100 als Ertrag eingebucht. Buchung in LS One: Beleg: Copyright

23 PP POS 2 FISKAL SEITE 20 VON Fall 2 Anforderung: Buchen Sie eine Ausgabe über die Kasse (SKR03: 1000; SKR04: 1600). Es wurden 50 als Aufwand eingebucht. Buchung in LS One: Beleg: Copyright

24 PP POS 2 FISKAL SEITE 21 VON Fall 3 Anforderung: Entnahme der Kasse durch Bank-Drop. Es wurden 10 der Kasse entnommen mit Vermerk Buchung in LS One: Beleg: Copyright

25 PP POS 2 FISKAL SEITE 22 VON Fall 4 Anforderung: Entnahme der Kasse durch Safe-Drop. Es wurden aus der Kasse 10 für eine Tresoreinlage entnommen. Buchung in LS One: Beleg: Copyright

26 PP POS 2 FISKAL SEITE 23 VON Abschluss der Kasse Anforderung: Alle Ausgangsrechnungen und Zahlungsbuchungen werden in LS über den Z-Bericht abgeschlossen. Beleg Z-Bericht: Copyright

27 PP POS 2 FISKAL SEITE 24 VON 28 Beleg Kassensturz mit Differenz 10 : Copyright

28 PP POS 2 FISKAL SEITE 25 VON Eingangsrechnungen Erzeugen Sie jeweils einen Buchungssatz für beispielhaft in Ihrem Programm erfasste Eingangsrechnungen für nachfolgende Sachverhalte. Exportieren Sie diese für die Finanzbuchführung über die DATEV-Format Schnittstelle. Orientieren Sie sich bei Ihren Beispielen inhaltlich an Ihrer Kernzielgruppe. Liefern Sie zum exportierten Buchungssatz jeweils das Belegbild (falls möglich). Eingangsrechnungen werden nur verbucht wenn die Ware eingegangen ist und auch so in LS One gekennzeichnet wird ([PURCHASESTATUS] = 1 ) Fall 1 Anforderung: Übergeben Sie den Buchungssatz einer in Ihrem System erfassten Eingangsrechnung (19 % VSt). Die Rechnung ist sofort fällig. Es wurden 10 Artikel mit Steuer 19% und Einkaufspreis 5 eingekauft. Buchungen in LS One: Copyright

29 PP POS 2 FISKAL SEITE 26 VON Fall 2 Anforderung: Übergeben Sie den Buchungssatz einer in Ihrem System erfassten Eingangsrechnungen mit mehreren Positionen. Die Positionen sollen sich hinsichtlich der abziehbaren Vorsteuer unterscheiden (mind. eine Position mit 7 % VSt und mind. eine Position mit 19 % VSt). Die Rechnung ist sofort fällig. Es wurden 10 Artikel mit Steuer 19% und Einkaufspreis 5 und 5 Artikel mit Steuer 7% und Einkaufspreis 5 eingekauft. Buchungen in LS One: Copyright

30 PP POS 2 FISKAL SEITE 27 VON DATEV Unternehmen Online Die Daten wurden im DATEV Unternehmen Online für einen Testmandanten eingelesen Protokoll Import Das Protokoll für den Import ergab folgendes: Copyright

31 PP POS 2 FISKAL SEITE 28 VON Beleg- und Buchungsübersicht Die Buchungen sehen folgendermaßen aus: Eingangsrechnungen: Kassenbuchungen: Copyright