Wir lieben Lösungen! Herzlich willkommen!

Transkript

1 Wir lieben Lösungen! Herzlich willkommen! prima Prozessverbesserung in Mannheim: 16 Jahre Erfahrungen mit KVP in der Verwaltung Regionalkreis der DGQ, Nürnberg, 19. April 2011

2 Überblick p r i M A prima die Methode: Charakteristik und Vorgehen in Projekten und Workshops prima Praxisbeispiel prima Rollen und Netzwerk prima die Bilanz: Chancen und Herausforderungen prima Verknüpfung des KVP mit dem Managementsystem der Stadt

3 Mannheim und Verwaltung rund EinwohnerInnen ausländische MitbürgerInnen, rund 160 Nationen Verwaltung: ca. 40 Ämter, Fachbereiche und Eigenbetriebe, ca Beschäftigte Haushalt: rund eine Milliarde Euro Dezernat II Bereiche: Bereiche: Oberbürgermeister Bereiche: Bereiche: Ratsangelegenheiten, Ratsangelegenheiten, Öffentlichkeitsarbeit, Öffentlichkeitsarbeit, Repräsentation, Repräsentation, Wahlen, Wahlen, Marketing, Marketing, strategische strategische Steuerung, Steuerung, Organisation, Organisation, Personal Personal (temporär), (temporär), Recht, Recht, thematische thematische Querschnittszuständigkeiten Querschnittszuständigkeiten und und Projekte, Projekte, gesetzlich gesetzlich zugewiesene zugewiesene Aufgaben Aufgaben (Rechungsprüfungsamt und und Arbeitssicherheit) Dezernat II II Bereiche: Bereiche: Dezernat III III Bereiche: Bereiche: Dezernat IV IV Bereiche: Bereiche: Finanzen, Finanzen, Wirtschaft, Wirtschaft, Bildung, Bildung, Bauen, Bauen, Vermögen, Vermögen, Arbeit, Arbeit, Jugend, Jugend, Planung, Planung, Sicherheit, Sicherheit, Soziales, Soziales, Gesundheit, Gesundheit, Umwelt, Umwelt, Ordnung Ordnung Kultur Kultur Sport Sport Verkehr Verkehr

4 Der CHANGE²-Prozess Die Stadtverwaltung auf dem Weg zu einer der modernsten Verwaltungen Deutschlands ein Ausschnitt Gesamtstrategie Mannheim Strategische Ziele für Mannheim wurden definiert Neuorientierung der Stadtpolitik Steigerung der Lebensqualität in Mannheim 2010ff - Gestaltungsspielräume schaffen Dienststellen richten sich auf Managementziele aus Managementziele unterstützen die Gesamtstrategie und ermöglichen die aktive Gestaltung der Zukunft Mannheims Weg vom strukturbezogenen hin zum wirkungsorientierten Denken ( Gestalten statt verwalten ) Potenziale erschließen und nutzen

5 Begonnen wurde 2008 mit der Definition von strategischen Zielen für die Stadt Mannheim Warum strategische Ziele? Grundlage für strategisches Steuerungssystem: Definition strategischer Ziele Strategische Ziele dienen der Erreichung eines strategischen Zielbildes einer Vision Zielbild spiegelt einzigartiges Zielprofil der Stadt wider und basiert auf ihrem charakteristischen Stärken-Schwächen-Profil Strategische Ziele dienen dazu, stadteigene Stärken zu nutzen und Risiken zu minimieren, das Stadtprofil zu schärfen und in Summe die Stadt ihrem Zielbild näher zu bringen

6 Gesamtstrategie Mannheim

7 Die 7 strategischen Ziele Stärkung der Urbanität Mannheim bietet mit einer ökologisch und sozial ausgewogenen Urbanität die Vorzüge einer Metropole auf engem Raum ohne die dabei sonst verbundenen negativen Eigenschaften von Megacities Talente überdurchschnittlich gewinnen, entwickeln und halten Mannheim erfreut sich als Stadt der Talente und der Bildung und gewinnt mehr Menschen für sich Zahl der Unternehmen und (qualifizierten) Arbeitsplätze in Mannheim steigern Mannheim gewinnt überdurchschnittlich Unternehmen und GründerInnen Toleranz bewahren, zusammen leben Mannheim ist Vorbild für das Zusammenleben in Metropolen Bildungserfolg der in Mannheim lebenden Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen erhöhen Mannheim ist Vorbild für Bildungsgerechtigkeit in Deutschland Die zentralen Projekte "Kulturhauptstadt 2020" und Masterplan Kreativwirtschaft erfolgreich umsetzen Mannheim ist in der Spitzengruppe der besonders stadtkulturell und kreativwirtschaftlich geprägten und wahrgenommenen Städte Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements und der Mitwirkung Mannheims Einwohner sind überdurchschnittlich bürgerschaftlich engagiert und von der Stadt unterstützt"

8 Die Gesamtstrategie basiert auf den Besonderheiten der Stadt Mannheim Vorhalten aller Metropolenfunktionen ohne negative Eigenschaften einer Megacity Diversität der Kulturen Diversität der Kulturen wird unterdurchschnittlich im Bildungssystem bewältigt Kulturstadt und Stadt der Kreativ- und Musikwirtschaft Trotz wachsender Bevölkerung in der Region, unterdurchschnittliches Bevölkerungswachstum in Mannheim Überdurchschnittliches Identifikation der Bürgerschaft mit ihrer Stadt Hoch ausdifferenzierter moderner Wirtschaftsund Industriestandort

9 prima die Methode: Charakteristik, Vorgehen in Projekten und -Workshops

10 Fakten zum stadtweiten prima-prozess Einführung Ende 1995 mit Projektmanagement Stabsstelle des Oberbürgermeisters rund 25 Promotorinnen und Promotoren in den Bereichen tätig über 300 Moderatorinnen und Moderatoren ausgebildet durchschn. Umsetzungsquote der Projekte 90 % Über 670 Projekte und Workshops

11 Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind. Albert Einstein

12 - auf einen Blick Hintergrund: Methode KVP aus der Industrie, Philosophie des KAIZEN und Teamarbeit Inzwischen weitere Werkzeuge wie ZOPP und SQB Kurzprojekte von max. dreieinhalb Tagen, Teilnehmer der Workshops sind die Prozessbeteiligten vereinbarte Aufgabenstellung und Ziele zwischen Bereichsleitung und Team nutzt verschiedene Techniken aus Moderation und Qualitätsmanagement Ergebnisse werden sofort umgesetzt!

13 Ablauf eines Standard-priMA-Projekts 1. Phase 2. Phase Vorbereitung Einführung in das Projekt Ist-Aufnahme (Zahlen, Daten, Fakten) Analyse Lösungsalternativen entwickeln Zwischenpräsentation für die Leitung Entscheidung für Lösung 3. Phase 4. Phase Simulation/Test und Umsetzung der Maßnahmen Präsentation für Beteiligte und Interessierte danach weitere Umsetzung und Qualitätssicherung!

14 Wer arbeitet im prima-team? Moderator/in Fachverantwortliche/r Mitarbeiter/innen beteiligter Bereiche Mitglied der Personalvertretung Externe/r interdisziplinäre Zusammensetzung, keine Hierarchie

15 Die prima- Werkzeuge die Optimierung von häufigen Abläufen prima- Prozesse die Analyse von komplexen Prozessen und Produkten bis hin zur Neudefinition von Strukturen in Abteilungen prima- Dienstleistungen zur Lösung anderer Kern -Probleme, die keine Abläufe sind prima-strategien Neuorganisation oder Bewertung von Gebäuden und Einrichtungen der Stadt prima-service Sonstige Themen, z.b. neue Konzepte und Strategien, Teamentwicklung prima-lösungen Effiziente und klar strukturierte Arbeitsplätze sowie gemeinsam genutzte Bereiche schaffen prima-büro Transparenz und Aufgabensteuerung in Teams prima-team

16 Fokus bei prima-klassisch: Arten der Verschwendung mehrfaches kontrollieren warten transportieren sortieren lagern lange Wege leerstehende Flächen

17 Grundprinzipien von prima Interne-Kunden-Lieferanten Wertschöpfung Null-Fehler Teamarbeit Umsetzung

18 Schwerpunkt: Qualitätssicherung des Ergebnisses Vorbereitung: Führungskräfte, Mitarbeiter, Thema Zwischenpräsentation am 2. Projekttag mit Führungskräften Sofortige Umsetzung der Maßnahmen während des Projekts Endpräsentation Nachtreffen nach ca. 30 Tagen, Qualitätssicherung nach einem Jahr mit dem Team Controlling/Probleme bei der Umsetzung und Rolle der Führungskräfte klären

19 Beispiele für prima-themen* Service-Qualitäts-Barometer (Bürgerdienste, Kunsthalle, Schulen, Hallenbäder) Erarbeitung eines Coaching-Konzeptes für Frauen (Frauenbeauftragte) Prüfung von Verwendungsnachweisen für Zuschüsse von EU/Bund/Land (Rechnungsprüfungsamt) Entwicklung von FAQ s für die Homepage der Stadt Mannheim (OB-Dez.) Optimierte Zusammenarbeit von Aufsichtsdienst, Technik und Personal (Museen) Anmeldeverfahren von internen und externen Lehrgängen (Feuerwehr) Fortbildungs- und Reisekosten für Personalvertretungen (Fachbereich Personal) Planungstools für den Eigenbetrieb Stadtentwässerung

20 Beispiele für Verbesserungen im Sinne von KAIZEN : geringere Bearbeitungs-, Wege-, Durchlaufzeiten Einsparung von Arbeitsschritten Reduzierung von Flächen Reduzierung von Lagerbeständen weniger Schnittstellen Wegfall von Kontrollen aktuelle Formulare

21 Nutzen von prima-aktivitäten Messbare Verbesserung von/durch Absprachen an Schnittstellen Prozessschritten und -durchläufen Arbeitsmitteln (z.b. Vordrucke) Kontrollen, Sortierungen neue Verfahren Entwicklung von Mustern, Standards Aufwand Ertrag Nicht messbar: Verwaltungskultur Zusammenarbeit persönliche Kontakte Kundenbewusstsein Prozessbewusstsein Verständnis (nachfolgende) Probleme anderer Engagement Erweiterung des eigenen Horizonts Schließen von Wissenslücken

22 Wie werden Projekte initiiert? Über einen Projekt-Auftrag mit Zielen Beteiligten Umfang Schwachstellen Termin, Ort, Teilnehmende

23 Wer kann Projekte initiieren? Alle Ebenen: Mitarbeiter über Promotor oder Führungskraft Promotor/in über Führungskräfte Führungskräfte selbst oder über Dienststellenleitung, Stabsstelle Oberbürgermeister über Stabsstelle, Dienststellenleitung. Stabsstelle Promotor/in Mitarbeiter- /innen Oberbürgermeister Dienststellen leitungen

24 Der Weg eines Projekts Projektvorbereitung Projektdurchführung Präsentation oder Veröffentlichung Projektnachbereitung, -dokumentation Umsetzung der Maßnahmen Nachtreffen nach ca. einem Monat Ggfs. weitere Umsetzung Ggfs. weiteres Nachtreffen Nachtreffen nach einem Jahr, Qualitätssicherung

25 Methodisches Erfolgsrezept von prima Alltägliche Themenvielfalt bedienen Beteiligte erarbeiten Lösungen Schlichtheit: keine Tools in den Workshops 80-%-Lösungen Ergebnisse: sofortige Umsetzung Schwerpunkt Qualitätssicherung

26 prima Netzwerk und Rollen

27 Organisationsstruktur von prima Oberbürgermeister Fachbereich 1 Fachbereich 2 P 1* P 2* Strateg. Steuerung- Qualitätsmanagement / prima Amt 3 Dienststellen P 3* P n* P = Promotorinnen und Promotoren: je eine/r im (Fach-)Bereich

28 Aufgaben der Promotorinnen und Promotoren Ansprechpartner im Bereich für prima Kontakt zu Führungskräften und Mitarbeitern Vertrieb, Akquise von prima-projekten und Akteuren Koordination und Organisation von prima-aktivitäten Unterstützen der Qualitätssicherung von Projektergebnissen Mitarbeit im Netzwerk prima (Jour Fixe) Qualifikation

29 Aufgaben der Moderatoren Zusammenarbeit mit Führungskräften (des Projekts) und Promotor Moderation des prima-projekts Vor- und Nachbereitung des Projekts Erstellen der Projektdokumentation Sichern der Qualitätssicherung der Projektergebnisse Ggfs. Teamkoordination

30 Aktivitäten QM/priMA im Referat Strategische Steuerung Koordination Aktivitäten stadtweit in 40 Dienststellen Einbindung von prima in die Strategie der Stadt Mannheim strategische Steuerung des prima-prozesses Weiterentwicklung der Methoden Begleitung und Unterstützung von Führungskräften und Bereichen bei Aktivitäten mit prima Qualifizierung und Coaching von Promotoren und Moderatoren Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Moderation von Workshops Berichtswesen Mehr Information unter stadt-gestalten/stabsstelle-prima

31 Kommunikation intern /extern Newsletter Monatlicher Beitrag im Mitarbeitermagazin Broschüren und Flyer Intranet/Internet Pinnwände je Bereich

32 16 Jahre prima die Bilanz: Chancen und Herausforderungen

33 Erfolgsfaktoren des prima- Prozesses Oberbürgermeister als Prozesstreiber, Führungskräfte agieren mit prima Organisationseinheit und Marketing für prima Stabsstelle, Netzwerk der Promotoren ( Vertrieb ) Methodenvielfalt weiterentwickeln Aktivitäten im Kontext der strategischen Zielsetzungen der Stadtverwaltung

34 Projektzahlen stadtweit (Stand ) Durchgeführte Aktivitäten insgesamt 675 prima-aktivitäten

35 Entwicklung von prima Vom OB eingesetzte Projektgruppe Stabsstelle prima beim Oberbürgermeister regelm. Veranstaltungen intern/extern Einführungsprozess Marketing und Kommunikaton Kontraktmanagement zu prima Entscheidung für KVP und stadtweite Einführung Methode prima- Dienstleistungen Methode prima- Service Methode prima- Strategie Methode prima- Lösungen Evaluation von prima durch Uni Mannheim Methode prima- Büro Methode prima- Team Anbindung an Strateg. Steuerung

36 Was haben 15 Jahre KVP mit prima gebracht? Effizientere Prozesse, Spartendenken reduziert, Kundenorientierung und Zusammenarbeit verbessert.. return on investment nach ca. sechs Monaten Sofortige Umsetzung als Herausforderung für Führungskräfte/Auftraggeber: Revolution an der Basis..wenn nichts anderes funktioniert : prima! Moderatoren-Pool wird für weitere change- Prozesse genutzt Kultur der Veränderung innerhalb der Stadtverwaltung nachfolgende Organisationsentwicklungsprozesse setzen auf höherem Niveau auf

37 prima Evaluation durch die Universität Mannheim

38 prima-evaluationsergebnisse und Analyse Prozess- und Themenkomplexorientiert Sinnvoller Ansatz zur Verwaltungsoptimierung Schwierigkeiten bei der Themenwahl Image ambivalent Nutzen wird bestritten Unterstützung durch die Stabsstelle Weiterentwicklung von prima (z.b. Methoden) Qualität der Umsetzung variiert Zeitdruck/ Arbeitsbelastung Kontinuierliche Initiierung durch OB Akzeptanz des Vereinbarungsverfahrens zwischen OB und Bereichsleitungen Nutzen/Nachhaltigkeit von prima Rolle der Führungskräfte variiert in der Ausübung

39 Gesamtfazit der Evaluation -1- Nutzen von prima wird von den Beteiligten nicht in Frage gestellt Nutzen hinsichtlich folgender Aspekte messbar/beschreibbar: Effizienzsteigerung Kosteneinsparung (z.b. Personalkosten) Prozessdenken Innovationen Kundenorientierung Qualitätssteigerung Mitarbeiterorientierung Aufgrund mangelnder Erhebung von Kennzahlen systematische Bewertung des Nutzens in betriebswirtschaftlichen Sinne schwierig Negierung des Nutzens von prima aufgrund mangelnder betriebswirtschaftlicher Kennzahlen greift zu kurz

40 Gesamtfazit der Evaluation -2- Es gibt in den Dienststellen keine Alternativen zu prima prima ist meist der einzige Ansatz, um Qualität und Effizienz der Dienstleistungen/Produkte zu erhöhen und Kosten einzusparen Komplexere Themen/Probleme der Zukunft können mit prima angegangen werden (z.b. Schnittstellen) Umsetzung von prima variiert (Hintergründe: organisationale Rahmenbedingungen, Rolle der Führungskräfte) Verwaltung durchläuft Lernprozess, der u.a. erst durch prima ermöglicht wird Dieser Nutzen wiegt zum Teil schwerer als die rein betriebswirtschaftliche Nutzendefinition prima sowie generell Qualitätsmanagement gewinnen an Relevanz für eine moderne öffentliche Verwaltung!

41 Lessons learned: prima-projekte Summe der Projekte pendelt sich bei rund 40 pro Jahr ein Druck durch Arbeitsverdichtung - Tendenz: prima mit geringst möglichem Zeitaufwand, Umsetzung verzögert Kenntnisse von Messgrößen und Kennzahlen in Dienststellen, Darstellung von prima-ergebnissen und Nutzen nur eingeschränkt möglich Methoden weiterentwickeln Strategische Ausrichtung verstärken

42 Lessons learned prima als OE-Prozess prima ist KEIN perpetuum mobile prima ist eine Marke sie steht für Veränderung und Qualität prima hat höhere Akzeptanz als andere Instrumente, trotzdem ambivalentes Image Top-down-Ansatz mit bottom-up kombinieren Führungskräfte haben entscheidende Rolle für prima Zielgruppengerechtes Marketing, Führungskräfte konkret ansprechen, Rolle deutlich machen Dienststellen mit Offenheit für Innovation und Kundenorientierung bewerten den Nutzen von prima höher prima-stabsstelle wird für neutrale Moderation abgefragt

43 prima Verknüpfung mit dem Managementsystem der Stadt

44 prima ist strategischer Was änderte sich inhaltlich? prima-themen orientieren sich bei der Jahresplanung an den strategischen Zielsystemen der Dienststellen! Maßnahmen im strategischen Zielsystem der Dienststellen primageeignet? Projekte! Prozesse zur Erfüllung strategischer Ziele, (die von mehreren Dienststellen gemeinsam zu erreichen sind), weisen Schnittstellen und damit oft Abstimmungsbedarf auf Potenzial für prima: ggfs. sind neue Konzepte zu entwickeln oder Prozesse zu optimieren Kennzahlen der strategischen Ziele: prima kann durch Prozessoptimierung die Leistung steigern, die Kennzahlen zu verbessern

45 Strategische Ausrichtung der prima-aktivitäten ab 2011 prima-aktivitäten 2011 greifen vorgesehene Maßnahmen aus dem strategischen Zielsystem der Stadtverwaltung Prozesse, die bereichsübergreifend einem Ziel dienen und in denen Schnittstellenprobleme deutlich werden Kennzahlen und Indikatoren, die nicht erfüllt werden (diese liefern evtl. Hinweise auf optimierungsbedürftige Prozesse, vorauss. erst 2012 erkennbar) auf.

46 prima und die Ziele der Gesamtstrategie Strategische Ziele Stadt Mannheim Dezernat III FB 51 FB 40 Mannheim als Deutschlands kompakteste Metropole wächst und entwickelt sich weiter als vielgestaltige, tolerante und bunte Stadt. Dabei versteht sich Bildungserfolg Mannheim Die in besonderer zentralen Weise als Stärkung der Urbanität Stadt aktiver Einwohnerinnen und Einwohner und der damit in als Bürgerstadt. Pro-jekte Zahl der Unternehmen und Toleranz Talente überdurchschnittlich lebenden tstadt 2020 Mannheim Kulturhaup- (qualifizierten) bewahren, gewinnen, Kinder, und Masterplan Arbeitsplätze in zusammen entwickeln und Jugendlichen Kreativwirtschaft Mannheim leben halten u. steigern Erwachsenen erfol-greich erhöhen umsetzen ❿N❿Schwerpunkttheme r❿1❿jedes n Kind hat ❿Umsetzungsverantwortung auf Dienststellenebene ❿FB 51 einen qualifizierten Schulabschluss ❿FB 40 ❿N❿Managementziele ❿Kennzahlen ❿Ziel ❿Maßnahme r. wert ❿2❿Jedes Kind kann bis ❿Quote der ❿100 ❿Durchführung bestandenen von zur Einschulung Sprachtests bei der % Sprachfördermaßnahmen in allen ausreichend Deutsch Einschulungsuntersuc (bis um dem Unterricht zu hung 2016) Kitas ❿3❿Die folgenzahl der Klassenwiederholer in Sekundarstufe I sinkt Könnte ein prima-projekt sein (mehrere Dienststellen beteiligt ) ❿Quote der Klassenwiederholungen an den einzelnen Schularten in Sekundarstufe I (5-10 Kl) ❿1-2% (bis 2016) ❿Ausweitung des Mannheimer Unterstützungssystem Schule auf weitere Schulen, Ganztagsschulen Stärkung des bürgerschaftlic hen Engagements und der Mitwirkung ❿Ve rant w. ❿ Ausschnitt Zielsystem ❿ Könnte ein prima- Projekt sein (Zielwert nicht erreicht, optimieren ) Könnte ein prima- Projekt sein (z.b. Konzept dafür entwickeln, Prozess optimieren )

47 Stadt Mannheim Der Oberbürgermeister Referat 3 - Strategische Steuerung Qualitätsmanagement/priMA/ideeMA Christine Gebler Postfach Mannheim christine.gebler@mannheim.de Tel / , ab

48 ... danke für Ihre Aufmerksamkeit