Navision Financials. Lager

Transkript

1 Navision Financials Lager

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3 Lager

4 Die in diesem Buch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Navision Software a/s lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von Navision Software a/s dürfen diese Unterlagen in keiner Art und Weise vervielfältigt oder kopiert werden. Navision, C/SIDE und Navigator sind eingetragene Warenzeichen von Navision Software a/s, AssistButton, C/AL, SIFTWARE, FlowField, FlowFilter, SIFT, SumIndex, SumIndexField und TrendScape sind Warenzeichen von Navision Software a/s. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen und Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. IBM und OS/2 sind eingetragene Warenzeichen und LAN Server, OS/2 LAN Server, Presentation Manager und WIN-OS/2 sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. Novell und NetWare sind eingetragene Warenzeichen von Novell Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von UNIX System Laboratories Inc. Paintbrush ist ein eingetragenes Warenzeichen von Zsoft Corporation. Dieses Buch wurde gedruckt unter Zuhilfenahme der Xerographie. Die in diesem Buch verwendete Schriftart ist MetaPlus. Copyright 1997 Navision Software a/s. Alle Rechte vorbehalten. ISBN Publiziert von Navision Software a/s. Gedruckt in Dänemark 1997.

5 Vorwort Dieses Buch ist ein Handbuch der Navision Financials Anwendung. Es ist ein Teil eines umfassenden Pakets an Dokumentation und Hilfen für das Navision Financials Management Informationssystem. Das Handbuch beschreibt die Benutzung des Moduls Lager. Es ist als Referenz konzipiert, in der Sie die notwendigen Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben mit Navision Financials finden. Es ist nicht notwendig, ein Spezialist in Finanzbuchhaltung zu sein, es wird jedoch vorausgesetzt, daß Sie generelle Kenntnisse in Buchhaltung und Datenverarbeitung besitzen. Der Aufbau des Benutzerhandbuchs ist ablauforientiert. Die Kapitel umfassen verschiedene Bereiche der Betriebswirtschaft. Jeder Teilabschnitt enthält eine schrittweise Beschreibung bestimmter betriebswirtschaftlicher Abläufe. Es handelt sich dabei um praxisorientierte Beispiele mit Daten des mitgelieferten Demomandanten, die Ihnen helfen sollen, alle wichtigen Abläufe mit Navision Financials durchzuführen. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Wenn Sie genaueres über einzelne Felder oder Fenster in Erfahrung bringen wollen, können Sie die Online Hilfe verwenden. Sie führt in alle Teile der Applikation, wie Tabellen, Berichte, Fenster, Felder, Menüs und Stapelverarbeitungen. Im Handbuch Einführung erhalten Sie einen Überblick über Inhalte und Funktionsweise der Anwendung. Die mehr technisch orientierten Aspekte von Navision Financials werden im Handbuch Installation and System Management beschrieben. Von einigen Ausnahmen abgesehen basieren die Beispiele des Einkaufshandbuchs auf dem Demomandanten CRONUS AG.

6 In diesem Handbuch werden Sie oft Befehlswörter sehen mit den Namen von Menüs, Menüpunkten und Schaltflächen, die Sie darüber Informieren, wie ein spezielles Fenster geöffnet oder eine Funktion ausgeführt wird. Wenn es sich nicht um ein Fenster handelt, welches bereits geöffnet ist, wird die gesamte Sequenz ausgeschrieben, z.b.: Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Buchhaltung Einrichtung. Beachten Sie, daß der erste Befehl immer der Name einer der Hauptprogrammodule ist: Finanzbuchhaltung, Debitoren & Verkauf, Kreditoren & Einkauf, Lager. Das Hauptmenü besteht aus Schaltflächen für die jeweiligen Module, jedes mit einem eigenem Hauptmenü. Aufrufe aus der Menüleiste (wie z.b. Bearbeiten, Kopieren), werden sie entsprechend gekennzeichnet. Sie können die Maus oder die Tastatur benutzen, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion in Navision Financials auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Sie rufen den Befehl auf, indem Sie die Alt-Taste niederhalten und die entsprechende Taste drücken. Mehr über Zugriffstasten erfahren Sie mehr im Handbuch Einführung. Darüberhinaus sollten Sie sich mit den Symbolen und den typografischen Konventionen in den Navision Financials Handbüchern vertraut machen. In der Liste unten können Sie sehen, wie die verschiedenen Elemente der Applikation durch Hervorhebung und Symbole kenntlich gemacht werden: Hervorhebung Alt F1 Design Adresse Debitorenposten Element Tasten der Tastatur. Sie werden in kleinen Kapitälchen geschrieben. Menüpunkte und Schaltflächen in Fenstern. Die Zugriffstaste wird unterstrichen dargestellt. Feldnamen und Programmsymbole. Sie sind in halbfett hervorgehoben und beginnen mit einem Großbuchstaben. Namen von Tabellen, Fenstern, Dialogfeldern und Registern. Sie sind halbfett, kursiv geschrieben und haben einen großen Anfangsbuchstaben. Hansen Benutzereingaben wie z.b. Debitorennamen oder...geben Sie Ja in dieses Feld ein. Sie sind in Kursivschrift hervorgehoben. fin.flf Dateinamen. Sie werden in Kleinbuchstaben, in der Schriftart Courier geschrieben. p o f a b k Spezielle Symbole, die in den Fenstern erscheinen.

7 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Grundlegende Informationen zu Artikeln 1 Überblick zum Modul Lager 2 Einrichtung Lager 3 Einrichtung von Lagerbuchungsgruppen 4 Übersicht zum Einrichten von Artikeln 6 Artikel ändern und löschen 10 Zusätzliche Artikelbezeichnungen 13 Einrichten von Rundungsmethoden 20 Kapitel 2 Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung 23 Verwaltung mehrerer Läger 24 Mit Seriennummern arbeiten 29 Wiederkehrende Artikeltransaktionen 33 Kapitel 3 Verkaufspreise 39 Verkaufspreise anpassen 40 Alternative Preise 47 Verkaufsgewinn berechnen 70 Kapitel 4 Artikelverfügbarkeit und Lagerbewertung 75 Lagerstatistik 76 Verfügbarkeitsplan 84 Lagerkorrektur 87 Inventur durchführen 91 Lagerbewertung und Warenverbrauch 96 Indirekte Produktionskosten eingeben 111 Kapitel 5 Stücklisten 115 Stücklisten einrichten 116 Stücklisten produzieren 122 Bedarfsplanung und berechnung 125 i

8 Inhalt ii

9 Kapitel 1 Grundlegende Informationen zu Artikeln Um die Lagerfunktionen verwenden zu können, müssen Sie Ihre Artikel auf verschiedenen Artikelkonten einrichten und einige weitere Daten in Fenstern eingeben. Zudem müssen Sie gegebenenfalls sogenannte Artikelübersetzungen einrichten. Dieses Kapitel erläutert die erforderlichen Arbeitsschritte. Überblick zum Modul Lager Einrichtung Lager Einrichtung von Lagerbuchungsgruppen Übersicht zum Einrichten von Artikeln Artikel ändern und löschen Zusätzliche Artikelbezeichnungen Einrichten von Rundungsmethoden

10 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 1.1 Überblick zum Modul Lager Sie können die Funktionen des Moduls Lager zur Verwaltung Ihrer Artikel und Stücklisten verwenden. Dieses Modul ist mit den Modulen Debitoren & Verkauf und Kreditoren & Einkauf integriert. Das bedeutet, daß das Lager aktualisiert wird, solbald Sie Einkaufs- bzw. Verkaufstransaktionen buchen. Bevor Sie die Funktionen des Moduls nutzen können, müssen Sie grundlegende Informationen einrichten. Unten sehen Sie eine Liste, welche Informationen Sie im Modul Lager einrichten müssen: Lager: Lager Einrichtung Buchungsgruppen Festlegen von Gruppen und deren Verknüpfung zu Sachkonten Siehe Seite 4 Artikel Anlegen von Artikelstammdaten Siehe Seite 6 Weitere Daten Einrichten von: Lagerorten Preisgruppen Rundungsmethoden Siehe Seite 25 Siehe Seite 47 Siehe Seite 20 Stücklisten Festlegen von Stücklistenkomponenten Siehe Seite 122 Eröffnungsposten Erfassen des Lagerbestandes Siehe Kapitel Erfassen von Eröffnungsposten im Handbuch Finanzbuchhaltung Darüberhinaus müssen Sie noch Produktbuchungsgruppen und die Buchungsmatrix einrichten. Diese Einrichtung wird im Modul Finanzbuchhaltung vorgenommen. Lesen Sie darüber im Kapitel Buchungseinrichtung im Handbuch Finanzbuchhaltung nach. 2

11 1.2 Einrichtung Lager 1.2 Einrichtung Lager Sie müssen Einstellungen für die automatische Verbuchung von Warenverbräuchen, die Verwendung von Lagerorten und Nummernserien festlegen. Diese Einstellungen nehmen Sie im Fenster Lager Einrichtung vor. Wählen Sie Lager, Einrichtung, Lager Einrichtung. Füllen Sie die Felder entsprechend den Angaben der folgenden Tabelle aus: Feld Bemerkungen Register Allgemein Automatische Lagerbuchung Aktivieren Sie dieses Feld mit einem x, wenn die Anwendung automatisch jeden Lagerzu- oder Lagerabgang auf die Lagerkonten in der Finanzbuchhaltung buchen soll (weitere Informationen zur Bewertung des Lagerbestandes und zu Kosten von verkauften Gütern finden Sie auf Seite 96). Lagerort notwendig Siehe Seite 24 Register Numerierung Artikelnummern Klicken Sie auf den AssistButton p um die verfügbaren Nummernserien zu sehen. Klicken Sie auf den Code der Nummernserie, die Sie für Artikelnummern verwenden möchten und dann auf die Schaltfläche OK. Wenn Sie die Artikelnummern manuell vergeben wollen, lassen Sie diese Feld leer. 3

12 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 1.3 Einrichtung von Lagerbuchungsgruppen Die zentralen Finanzberechnungen befinden sich in Navision Financials in der Finanzbuchhaltung. Wenn Sie die Funktionen des Modul Lager verwenden, müssen Sie Verbindungen zu den entsprechenden Sachkonten einrichten. Diese Verbindungen werden mittels Einrichtung einer oder mehrerer Lagerbuchungsgruppen realisiert. Nachdem Sie Lagerbuchungsgruppen eingerichtet haben, müssen Sie diese den Artikeln zuordnen. Einrichtung von Lagerbuchungsgruppen Um Lagerbuchungsgruppen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Lager, Einrichtung, Lagerbuchungsgruppen. Das Fenster Lagerbuchungsgruppen wird geöffnet. 2 Füllen Sie die Felder entsprechend den folgenden Angaben aus: Feld Code Lagerkonto Bemerkungen Geben Sie einen Code für die Gruppe ein. Verwenden Sie beschreibende Codes. Sie können Zeichen und Ziffern verwenden. Klicken Sie auf den AssistButton p um den Kontenplan zu sehen. Klicken Sie auf das gewünschte Lagerbestandskonto und anschließend auf die Schaltfläche OK, um die Kontonummer in das Feld zu kopieren. 3 Wiederholen Sie diese Schritte für jede Lagerbuchungsgruppe, die Sie einrichten möchten. Unbeschränkte Anzahl von Gruppen Sie können beliebig viele Buchungsgruppen einrichten. Gehen Sie hierbei für jede Gruppe wie vorstehend beschrieben vor. Sie können dabei für jede Buchungsgruppe die gleiche oder verschiedene Sachkontonummern verwenden. 4

13 1.3 Einrichtung von Lagerbuchungsgruppen Beispiel Hier sehen Sie ein Beispiel einer Firma, die drei Buchungsgruppen eingerichtet hat, die alle das gleiche Lagerkonto benutzen: Statistik Sie können Lagerbuchungsgruppen für die statistische Auswertung Ihrer Lagerbuchungen nutzen, auch wenn Sie im Kontenplan nur ein Lagerbestandskonto verwenden. Zuordnung von Lagerbuchungsgruppen für Artikel Nachdem Sie Lagerbuchungsgruppen eingerichtet haben, müssen Sie jedem Artikel eine Buchungsgruppe zuordnen. Gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Lager, Artikel und blättern Sie zu dem Artikel, dem Sie eine Lagerbuchungsgruppe zuordnen wollen. 2 Klicken Sie auf das Register Fakturierung. 3 Klicken Sie auf den AssistButton p neben dem Feld Lagerbuchungsgruppe um das Fenster Lagerbuchungsgruppen anzuzeigen. 4 Klicken Sie auf die Zeile mit der gewünschten Lagerbuchungsgruppe und anschließend auf die Schaltfläche OK, um den Code in die Artikelkarte zu kopieren. 5 Wiederholen Sie die Prozedur für jeden Artikel 5

14 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 1.4 Übersicht zum Einrichten von Artikeln Wenn Sie neue Artikel auf einer Artikelkarte einrichten, müssen hierauf einige Felder auf jeden Fall ausgefüllt werden, andere stehen optional zur Verfügung, und wieder andere erlauben überhaupt keine Eingabe. In der nachstehend gezeigten Tabelle werden die Standardfelder der auf der Artikelkarte vorhandenen Register kurz beschrieben. Das Symbol in der Spalte Ausfüllen gibt an, ob das Feld ausgefüllt werden muß: c Dieses Feld muß grundsätzlich ausgefüllt werden. i Dieses Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden. j In diesem Feld ist keine Dateneingabe möglich. Es wird automatisch ausgefüllt. Die Spalte Beschreibung enthält eine kurze Erklärung zu dem entsprechenden Feld oder einen Verweis auf eine Seite dieses Handbuchs, auf der Sie eine weiterführende Beschreibung der Einsatzmöglichkeiten des Feldes finden. In der Online Hilfe finden Sie eine genaue Beschreibung aller Felder (auch der in diesem Handbuch nicht detailliert beschriebenen). Feld Register Allgemein: Nr. Bezeichnung Einheit Stückliste Ausfüllen c i i j Bemerkungen Abhängig davon ob Sie Nummernserien für Artikel verwenden, können dieses Feld auf unterschiedliche Arten ausfüllen. Lesen Sie dazu das Kapitel Grundregeln zur Numerierung im Handbuch Finanzbuchhaltung Wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Stückliste definieren. Näheres zu Stücklisten finden Sie auf Seite

15 1.4 Übersicht zum Einrichten von Artikeln Feld Regalnummer Suchbegriff Lagerbestand Menge in Bestellung Menge in Auftrag Gesperrt Korrigiert am Register Fakturierung: Ausfüllen i i j j j i j Bemerkungen Hier wird standardmäßig der Inhalt des Feldes Bezeichnung übernommen; Sie können jedoch auch jeden anderen Text bestimmen. Zeigt die Anzahl der im Lager verfügbaren Einheiten. Zeigt an, wieviele Einheiten bereits bestellt, jedoch noch nicht geliefert sind. Zeigt an, für wieviele Einheiten bereits Verkaufsaufträge vorliegen, die noch nicht geliefert sind. Aktivieren Sie das Feld mit einem x, um eine Buchung auf das Artikelkonto zu verhindern. Hier wird automatisch das Datum eingesetzt, an dem die letzte Änderung auf der Artikelkarte vorgenommen wurde. Lagerabgangsmethode c Siehe Seite 103. EK Preis (durchschn.) EK Preis (fest) i i Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, kann aber von Ihnen geändert werden. Muß ausgefüllt werden, wenn Lagerabgangsmethode = Standard. Einstandspreis j Siehe Seite 102. EK Preis (neuester) j i Siehe Seite 102. VK Preis/DB Berechnung c Siehe Seite 40. DB % i c Der Inhalt dieses Feldes hängt von der gewählten Lagerabgangsmethode ab. Siehe Seite 41 VK Preis c i Der Inhalt dieses Feldes hängt von der gewählten Lagerabgangsmethode ab. Siehe Seite 41 7

16 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln Feld Produkt Buch. Gr. Lagerbuchungsgruppe Fakturierter Bestand Rech. Rabatt zulassen Verk. Mengenrabattcode Deb. /Artikelrabattcode Ausfüllen c c j i i i Bemerkungen Lesen Sie dazu im Kapitel Buchhaltung Einrichtung im Handbuch Finanzbuchhaltung nach Lesen Sie dazu im Kapitel Buchhaltung Einrichtung im Handbuch Finanzbuchhaltung nach Zeigt die Anzahl der fakturierten Eingangslieferungen minus den fakturierten Ausgangslieferungen Lesen Sie dazu das Kapitel Rechnungsrabatt im Handbuch Debitoren & Verkauf Lesen Sie dazu das Kapitel Mengenrabatt im Handbuch Debitoren & Verkauf Lesen Sie dazu das Kapitel Debitoren / Artikelrabatt im Handbuch Debitoren & Verkauf Automat. Textbaustein i Siehe Seite 13. Register Bestellung: Kreditorennr. Kred. Artikelnr. Lieferzeit Maximalbestand Minimalbestand Bestellmenge Register Außenhandel: Zollpos. i i i i i i i Hier können Sie eine Datumsformel für die Berechnung des Liefertermines eingeben Lesen Sie dazu das Kapitel Wiederbestellung im Handbuch Kreditoren & Einkauf Lesen Sie dazu das Kapitel Wiederbestellung im Handbuch Kreditoren & Einkauf Lesen Sie dazu das Kapitel Wiederbestellung im Handbuch Kreditoren & Einkauf Muß nur ausgefüllt werden, wenn der Artikel an ausländische Debitoren verkauft wird (INTRASTAT). 8

17 1.4 Übersicht zum Einrichten von Artikeln Feld Ursprungsland Ausfüllen i Bemerkungen Geben Sie hier den Code des Landes an, in dem der Artikel hergestellt oder weiterverarbeitet wurde. Bild einfügen Wenn Ihnen digitalisierte Bilder von Artikeln vorliegen (d.h. Bilder im Dateiformat.BMP), können Sie diese in die Artikelkarten wie folgt aufnehmen: 1 Wählen Sie Artikel f, Bild. Daraufhin erscheint das Fenster Artikelbild: 2 Wählen Sie Bild f, Import. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Bilddatei auswählen können: 3 Wählen Sie Laufwerk, Pfad und Dateinamen der Bilddatei, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird das Bild importiert. Um es auf der Artikelkarte anzeigen zu lassen, wählen Sie Artikel f, Bild. Wenn Sie ein Bild in eine separate Datei kopieren möchten, wählen Sie Bild f, Export. Geben Sie dann Laufwerk, Pfad und Dateinamen an, unter denen das Bild gespeichert werden soll. 9

18 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 1.5 Artikel ändern und löschen Da auf einer Artikelkarte verschiedene Informationsarten enthalten sind, gibt es einige Regeln, wann und wie die Daten geändert werden können. Artikelkonto bearbeiten Mit dem Begriff Bearbeiten wird in diesem Abschnitt das Ändern des Inhalts eines oder mehrerer Felder bezeichnet. Wenn Sie hingegen lediglich Felder auf Artikelkarten anzeigen lassen bzw. verstecken, ändern Sie nur das Aussehen der Artikelkarte. Diese Funktion hat keinen Einfluß auf die eigentlichen Buchungen. Welche Konsequenzen das Bearbeiten eines Artikelkontos hat, hängt vom jeweiligen Feld ab. Dies wird nachstehend für jedes Register einzeln erklärt. Register Allgemein Sie können im Feld Nr. die Artikelnummer ändern, indem Sie eine neue eingeben und die darauf folgende Meldung bestätigen. Das Durchführen dieser Änderung kann etwas länger dauern, da von der Anwendung alle Fenster überprüft werden müssen, in denen die Nummer verwendet wurde. Die Nummer muß dabei in allen Posten und Tabellen, in denen sie vorkommt, ersetzt werden. Die Inhalte der Felder Bezeichnung, Einheit, Regalnummer, Suchbegriff und Gesperrt lassen sich problemlos ändern. Eine neue Bezeichnung oder Einheit gilt nur für zukünftige Verkaufs bzw. Einkaufsrechnungen. Alle weiteren Felder dieses Registers können nicht geändert werden, da sie von der Anwendung automatisch aktualisiert werden. Bild bearbeiten oder löschen Wenn Sie ein Bild eingefügt haben, können Sie es löschen oder durch ein anderes ersetzen. Wählen Sie hierzu Artikel f, Bild, Bild f. Klicken Sie dann auf Import, um ein neues Bild einzufügen bzw. auf Löschen, um das Bild zu löschen. 10

19 1.5 Artikel ändern und löschen Register Fakturierung Sie können den Inhalt des Felds Lagerabgangsmethode prinzipiell ändern, jedoch ist dies nur selten erforderlich. Für eine korrekte Buchhaltung ist es nicht empfehlenswert, die Lagerabgangsmethode zu wechseln. Der Inhalt des Felds EK Preis (durchschn.) wird automatisch aktualisiert, Sie können ihn aber bei Bedarf ändern. Das Feld EK Preis (fest) muß ausgefüllt werden, wenn für die Lagerabgangsmethode des Artikels die Option Standard gewählt wurde. Das Feld Einstandspreis kann nicht geändert werden. Der Inhalt des Felds EK Preis (neuester) wird beim Buchen von Einkaufsrechnungen automatisch aktualisiert, Sie können den Preis in diesem Feld bei Bedarf jedoch jederzeit ändern. Im Feld VK Preis/DB Berechnung können Sie die Art der Gewinnberechnung ändern. Eine solche Änderung wirkt sich auf die Felder DB % und VK Preis aus. Nähere Informationen zu den verschiedenen Optionen und deren Auswirkungen finden Sie auf Seite 40. In den Feldern Produkt Buch. Gr. und Lagerbuchungsgruppe können Sie andere Codes auswählen, wenn Sie zusätzliche Gruppen erstellt haben. Änderungen dieser Felder wirken sich nur auf zukünftige Einkaufs oder Verkaufsdokumente (Anfragen/Angebote, Bestellungen/Aufträge und Rechnungen) aus. Bereits erstellte, jedoch noch nicht gebuchte Belege werden hiervon nicht beeinflußt. Beachten Sie, daß das Ändern von Buchungsgruppen an verschiedenen Stellen in den Sachkonten entscheidende Auswirkungen haben kann. Das Feld Fakturierter Bestand läßt sich nicht ändern. Die drei darunter befindlichen Felder für Rabattangaben können bei Bedarf beliebig angepaßt werden. Diese Änderungen wirken sich ausschließlich auf zukünftige Verkaufsangebote, Aufträge und Rechnungen aus. Register Bestellung Alle Felder dieses Registers können bei Bedarf geändert werden. Im Feld Kreditorennr. können Sie einen anderen bereits eingerichteten Kreditor bestimmen. Sie können den Inhalt der anderen Felder ändern, indem Sie hier einfach die neuen Daten eingeben. 11

20 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln Register Außenhandel Sie können die Felder Zollposition und Ursprungsland gegebenenfalls ändern. Eine neue Nummer bzw. ein neuer Code gilt nur für zukünftige Verkaufs und Einkaufsbelege. Artikel löschen Sie können auf der Artikelkarte ein Artikelkonto löschen, indem Sie F4 drücken und die daraufhin erscheinende Meldung bestätigen. Ein Artikelkonto kann jedoch in folgenden Fällen nicht gelöscht werden: wenn hierfür offene Artikelposten bestehen wenn der Artikel Teil einer Einkaufsbestellung oder eines Verkaufsauftrags ist wenn als Lagerabgangsmethode Durchschnitt eingestellt ist und es Artikelposten gibt, die nicht mit der Stapelverarbeitung Lagerreg. fakt. EK Preise angepaßt wurden 12

21 1.6 Zusätzliche Artikelbezeichnungen 1.6 Zusätzliche Artikelbezeichnungen Normalerweise geben Sie die Artikelbezeichnung im Feld Bezeichnung der Artikelkarte ein. Es sind jedoch auch folgende Vorgehensweisen möglich: Sie können eine alternative Bezeichnung (Übersetzung des Artikeltextes) verwenden, wenn Sie den Artikel an ausländische Debitoren vertreiben und daher auf den Rechnungen für diese Debitoren eine Artikelbezeichnung in der jeweiligen Fremdsprache erscheinen soll. Sie können eine zusätzliche Bezeichnung (erweiterten Text) verwenden, wenn Sie für die Artikelbezeichnung mehr als eine Zeile benötigen. Alternative Artikelbezeichnungen Um Übersetzungen von Artikelbezeichnungen verwenden zu können, müssen Sie folgendes einrichten: Sprachcodes, die Sie den ausländischen Debitoren zuweisen Übersetzungen, die Sie für die Artikel zusammen mit dem jeweiligen Sprachcode eingeben Näheres zum Einrichten von Sprachcodes finden Sie im Kapitel Sprachcodes im Handbuch Finanzbuchhaltung. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Übersetzungen von Artikelbezeichnungen einrichten und verwenden. Gehen Sie zum Einrichten von Artikelübersetzungen folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Lager, Artikel. 2 Blättern Sie zu der Karte des Artikels, für den Sie eine Übersetzung aufnehmen möchten. 3 Wählen Sie Artikel f, Übersetzungen. Daraufhin erscheint das Fenster Artikel Übersetzungen. 13

22 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 4 Füllen Sie in jeder Zeile die Felder wie folgt aus: Feld Sprachcode Bezeichnung Einheit Eingabe: Der Sprachcode für die Übersetzung. Klicken Sie auf die Übersichtsschaltfläche p, um das Fenster Sprachen aufzurufen. Wählen Sie den gewünschten Code, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Die Artikelbezeichnung in der jeweiligen Fremdsprache. Die Bezeichnung der Einheit in der jeweiligen Fremdsprache. 5 Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, schließen Sie das Fenster. 6 Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle weiteren entsprechenden Artikel. Nachstehend sehen Sie die Übersetzungen für Artikel Nr S des Demomandanten: Mit Artikelübersetzungen arbeiten Nachdem Sie die Sprachcodes eingerichtet, diese den Debitoren zugewiesen und die Artikelübersetzungen eingegeben haben, wird von Navision Financials beim Fakturieren an Kunden mit diesem Sprachcode die korrekte Übersetzung verwendet. Dies können Sie an einem Beispiel aus dem Demomandanten nachvollziehen: 14

23 1.6 Zusätzliche Artikelbezeichnungen 1 Wählen Sie Debitoren & Verkauf, Rechnungen. 2 Drücken Sie F3 und drücken Sie die Taste Enter, um eine neue Rechnung einzurichten und ihr eine Nummer zuzuweisen. 3 Klicken Sie im Feld Verk. an Deb. Nr. auf den AssistButton p, um die Debitorenübersicht aufzurufen. 4 Klicken Sie auf Debitor Nr , dem der Sprachcode EN zugewiesen ist, und dann auf die Schaltfläche OK. 5 Klicken Sie in der ersten Rechnungszeile im Feld Art auf den AssistButton h, und wählen Sie Artikel. 6 Klicken Sie im Feld Nr. auf den AssistButton p, um die Artikelübersicht aufzurufen. Wählen Sie Artikel Nr S, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Daraufhin werden die englischen Übersetzungen in die Felder Bezeichnung und Einheit eingefügt. Diese Texte wurden aus dem Fenster Artikel Übersetzungen übernommen: 7 Klicken Sie im Feld Verk. an Deb. Nr. des Rechnungskopfes auf den AssistButton p. Wählen Sie diesmal Debitor Nr Bestätigen Sie die erscheinende Meldung durch Klicken auf die Schaltfläche OK. 15

24 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 8 Klicken Sie im Feld Nr. der Rechnungszeile auf den AssistButton p. Wählen Sie wieder Artikel Nr S, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Von der Anwendung werden wieder die Angaben aus dem Fenster Artikelübersetzungen in die Rechnungszeile übernommen. Dieses Mal wurden die holländischen Artikelübersetzungen übernommen, da die Rechnung auf einen Debitor mit dem Sprachcode NL ausgestellt wird. Zusätzliche Artikelbezeichnungen Wenn für die Bezeichnung eines Artikels auf Verkaufs oder Einkaufsbelegen mehr als eine Zeile erforderlich ist, können Sie die Funktion Textbaustein verwenden. Nachstehend wird beschrieben, wie Sie Textbausteine für einen Artikel einrichten: 1 Wählen Sie Lager, Artikel und dann den Artikel, für den Sie zusätzlichen Text eingeben möchten. 2 Klicken Sie auf Artikel h, Textbausteine. Daraufhin erscheint das Fenster Textbaustein. 3 Füllen Sie die einzelnen Felder wie folgt aus: Feld Bemerkungen: Register Allgemein: Sprachcode Alle Sprachen Geben Sie einen der Sprachcodes aus dem Fenster Sprachen (lesen Sie dazu das Kapitel Sprachcodes im Handbuch Finanzbuchhaltung) ein. Wenn Sie einen Sprachcode angeben, wird der Zusatztext nur auf Verkaufs und Einkaufsbelegen für Debitoren und Kreditoren mit genau diesem Sprachcode verwendet. Füllen Sie dieses Feld nicht aus, wenn Sie den Zusatztext für inländische Debitoren und Kreditoren verwenden möchten. Aktivieren Sie dieses Feld mit einem x, wenn der Text für alle Debitoren bzw. Kreditoren, das heißt unabhängig vom Sprachcode, verwendet werden soll. 16

25 1.6 Zusätzliche Artikelbezeichnungen Feld Startdatum Enddatum Bemerkungen: Geben Sie das Datum ein, ab dem der Zusatztext erscheinen soll. Geben Sie das Datum ein, bis zu dem der Zusatztext verwendet werden soll. Register Verkauf Verkaufsangebot Verkaufsauftrag Verkaufsrechnung Verkaufsgutschrift Mahnung Zinsrechnung Aktivieren Sie die jeweiligen Felder mit einem x, um zu bestimmen, für welche Arten von Verkaufsbelegen der Zusatztext verwendet werden soll. Register Einkauf Einkaufsanfrage Einkaufsbestellung Einkaufsrechnung Einkaufsgutschrift Aktivieren Sie die jeweiligen Felder mit einem x, um zu bestimmen, für welche Arten von Einkaufsbelegen der Zusatztext verwendet werden soll. 4 Geben Sie in einer oder mehreren Zeilen den Text ein, der zusammen mit der Artikelbezeichnung erscheinen soll. Textbausteine verwenden: Sie können sich im Demomandanten ansehen, wie Textbausteine verwendet werden können: 1 Wählen Sie Lager, Artikel, und blättern Sie dann zu Artikel Nr s. 2 Klicken Sie auf Artikel h, Textbausteine. Daraufhin erscheint das Fenster Textbaustein mit vier zusätzlichen Textzeilen: 17

26 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 3 Wählen Sie Debitoren & Verkauf, Angebote. 4 Erstellen Sie ein neues Angebot für einen beliebigen Debitor. 5 Klicken Sie in der ersten Verkaufszeile im Feld Art auf den AssistButton h, und wählen Sie Artikel. 6 Geben Sie im Feld Nr s ein. Im Feld Bezeichnung wird automatisch der Text der Artikelkarte eingefügt. 7 Klicken Sie auf Funktion h, Textbausteine einfügen. Daraufhin werden vier Zeilen mit dem Zusatztext in den nächsten Verkaufszeilen eingetragen. Sie können festlegen, daß ein Textbaustein jedesmal verwendet wird, wenn Sie die dazugehörende Artikelnummer in Verkaufs oder Einkaufszeilen eingeben. Aktivieren Sie hierzu in der Artikelkarte unter dem Register Fakturierung das Feld Automat. Textbaustein mit einem x. Wenn dieses Feld nicht aktiviert ist, wird nur der Text des Feldes Bezeichnung angezeigt. Sie können weiterhin auf allen Verkaufs und Einkaufsdokumenten (Anfragen/Angebote, Bestellungen/Aufträge, Rechnungen und Gutschriften) bestimmen, daß ein Textbaustein verwendet werden soll, auch wenn er nicht automatisch übernommen wurde. Klicken Sie hierzu auf Funktion h und wählen Sie dann Textbausteine einfügen. 18

27 1.6 Zusätzliche Artikelbezeichnungen Wenn Sie die Funktion zur automatischen Berechnung für DB % oder VK Preis nicht verwenden wollen, wählen Sie kein Bezug im Feld VK Preis/DB - Berechnung. Mit dieser Einstellung können Sie in den Felder DB % und VK Preis eingeben, ohne daß irgendeine Beziehung zwischen den Werten hergestellt wird. 19

28 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 1.7 Einrichten von Rundungsmethoden Wenn Sie Artikelpreise von der Anwendung automatisch aktualisieren oder erzeugen lassen wollen (Siehe Kapitel Verkaufspreise auf Seite 39), können Sie die Preise nach Ihren Vorstellungen runden lassen. Dazu können Sie eine Reihe von Rundungsmethoden einrichten. Jedesmal wenn Sie die Stapelverarbeitung Artikelpreise justieren oder eine der Stapelverarbeitungen für VK-Preiswartung laufen lassen, können Sie eine der eingerichteten Rundungsmethoden anwenden. Um Rundungsmethoden einzurichten gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Lager, Einrichtung, Rundungsmethoden. Es erscheint das Fenster Rundungsmethoden: 2 Füllen Sie die Felder wie folgt aus: Feld Code Minimalbetrag Zuschlag vor Bemerkungen Code für die Rundungsmethode Geben Sie den kleinsten Betrag, der noch gerundet werden soll ein. Wenn Sie z. B. 100 eingeben, werden Beträge bis 99,99 nicht gerundet Geben Sie hier einen Betrag ein, der vor der Rundung aufgeschlagen wird. 20

29 1.7 Einrichten von Rundungsmethoden Feld Art Präzision Zuschlag nach Bemerkungen Wählen Sie eine der Optionen: Kaufmännisch kaufmännische Rundung Aufrunden immer aufrunden Abrunden immer abrunden Geben Sie das Intervall zwischen den gerundeten Beträgen ein. Beispiele sind: 1,00 immer auf Ganze Runden 0,05 auf einen Betrag runden, der durch 0,05 teilbar ist 0,01 auf einen Betrag runden, der durch 0,01 teilbar ist Geben Sie einen Betrag ein, der nach der Rundung aufgeschlagen werden soll. Währungsspezifische Rundung Beachten Sie, daß wenn Sie einen der Preisaktualisierungs - Stapelverarbeitungen laufen lassen, sich die Rundungsmethoden, die sie in der Währungscodetabelle eingerichtet haben, auswirken. Die Währungsspezifische Rundung wird nach der oben beschriebenen Rundungsmethode angewandt. Wenn Sie in der Stapelverarbeitung eine Rundungsmethode angeben, und für die Fremdwährung ein Rundungsfaktor angegeben ist, der kleiner ist als der in der Rundungsmethode, wird der Fremdwährungsbetrag weiter gerundet. Beispiel Die Stapelverarbeitung Artikelpreise justieren verwendet eine Rundungsmethode die auf ganze 0,10 abrunded. Die Stapelverarbeitung ermittelt einen Preis von 1234,31 in einer Währung, für die ein Rundungsfaktor von 1,00 festgelegt wurde. Die Rundungsmethode der Stapelverarbeitung rundet auf 1234,40, aber durch den Rundungsfaktor der Fremdwährung wird ein Preis von 1235,00 vorgeschlagen. 21

30 Kapitel 1. Grundlegende Informationen zu Artikeln 22

31 Kapitel 2 Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung In diesem Kapitel werden drei der in Navision Financials verfügbaren Lagerverwaltungsfunktionen vorgestellt. Es ist in folgende Abschnitte gegliedert: Verwaltung mehrerer Läger Mit Seriennummern arbeiten Wiederkehrende Artikeltransaktionen

32 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung 2.1 Verwaltung mehrerer Läger Falls Ihr Unternehmen über mehrere Läger (an unterschiedlichen Orten) verfügt, können Sie jedem Lagerort einen eigenen Lagerortcode zuweisen. Daraufhin kann jedes Lager im Zusammenhang mit Einkäufen, Verkäufen und Produktion gesondert behandelt werden. Die Felder für die Lagerortverwaltung werden standardmäßig nicht in den Fenstern angezeigt. Damit Sie die folgenden Beispiele an Ihrem Computer nachvollziehen können, müssen Sie sie zuerst mit Hilfe der Funktion Spalte anzeigen oder der Designfunktion einfügen. Lagerort notwendig Bei Verwendung von Lagerortcodes müssen Sie festlegen, ob zum Buchen von Artikelbuchungsblättern sowie Verkaufs bzw. Einkaufsbelegen ein Lagerortcode notwendig ist. Dies geschieht im Fenster Lager Einrichtung (wählen Sie dazu Lager, Einrichtung, Lager Einrichtung) auf dem Register Allgemein im Feld Lagerort notwendig. Klicken Sie auf das Feld, um es durch ein x zu kennzeichnen und die Option zu aktivieren. Wenn das Feld Lagerort notwendig durch ein x gekennzeichnet ist, wird es nicht möglich sein, Artikelbuchungsblätter, Verkaufs / Einkaufszeilen zu buchen, wenn der Lagerortcode fehlt. Lagerortcodes einrichten Um Lagerortcodes einzurichten, wählen Sie Lager, Einrichtung, Lagerorte. Daraufhin erscheint das Fenster Lagerorte. Ordnen Sie jedem Lagerort einen Code zu (dieser kann aus Zahlen bzw. Buchstaben bestehen). Zusätzlich können Sie jedem Lagerort einen erläuternden Namen zuweisen. In der folgenden Abbildung ist das Fenster Lagerorte des Demomandanten dargestellt: 24

33 2.1 Verwaltung mehrerer Läger Mit Lagerortcodes arbeiten Nachdem Sie die Lagerortcodes eingerichtet haben, können Sie jeder Artikeltransaktion einen Code zuordnen: Bei Artikeltransaktionen über ein Artikelbuchungsblatt geben Sie in das in den Buchungsblattzeilen befindliche Feld Lagerortcode den entsprechenden Code ein. Wenn Sie mit Verkaufsbelegen (Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften) arbeiten, wird der Code von der Debitorenkarte (oder von der Karte Lief. an Adresse, sofern sie eingerichtet wurde) in den Verkaufskopf kopiert. Von dort aus wird er in jede ausgefüllte Verkaufszeile übertragen. Bei Bedarf können Sie den Code sowohl im Kopf als auch in den Zeilen ändern. Für Einkaufsbelege gehen Sie genauso vor. Achtung Wenn Sie in eine Verkaufszeile eine Menge eingeben, überprüft die Anwendung, ob sie am entsprechenden Lagerort verfügbar ist. Dabei überprüft sie nicht, ob die Artikel an anderen Lagerorten vorrätig sind Nachdem Sie die Lagerortcodes auf den Artikelposten eingegeben haben, können Sie: einen Artikeltransfer zwischen Lagerorten buchen. für jeden Lagerort Statistiken anfertigen. für jeden Lagerort den Inventurwert und die Kosten der verkauften Waren bestimmen. 25

34 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung Lagerortfilter auf Postenübersichten anwenden. Artikel umlagern Im folgenden wird für den Demomandanten die Umlagerung einer Artikelsendung zwischen zwei Lagerorten beschrieben. Am werden 10 Einheiten von Artikel 1924 W vom Lager in Kopenhagen (Lagerortcode GELB) zu Lagerortcode BLAU umgelagert: 1 Wählen Sie Lager, Umlager. Buch. Blätter. 2 Geben Sie die in der folgenden Abbildung dargestellt Zeile ein: Für das Umlagern zwischen zwei Lagerorten müssen Sie die Option Umlagerung im Feld Postenart auswählen. Dadurch wird der Posten mit dem ursprünglichen Einkaufsposten verknüpft und somit gewährleistet, daß bei der Inventur die richtigen Kosten gefunden werden. 3 Geben Sie in das Feld Lagerortcode den Code des Lagerorts ein, von dem der Artikel umgelagert wird: Klicken Sie auf das Feld und anschließend auf den AssistButton p, um das Fenster Lagerorte einzublenden. Klicken Sie auf den Lagerortcode GELB und anschließend auf die Schaltfläche OK. 4 Geben Sie in das Feld Neuer Lagerortcode den Code des Lagerorts ein, zu dem der Artikel umgelagert wird: Klicken Sie auf das Feld und anschließend auf den AssistButton p, um das Fenster Lagerorte 26

35 2.1 Verwaltung mehrerer Läger einzublenden. Klicken Sie auf den Lagerortcode BLAU und anschließend auf die Schaltfläche OK. 5 Um den Posten zu buchen, wählen Sie den Befehl Buchen f, Buchen. Wenn Sie die Postenart Umlagerung unverändert in einer Buchungsblattzeile verwenden, erzeugt die Anwendung automatisch zwei Artikelposten: einen Posten mit einer negativen Menge und dem Code aus dem Feld Lagerortcode einen Posten mit einer positiven Menge und dem Code aus dem Feld Neuer Lagerortcode Sie können sich die Posten in einer Postenübersicht anzeigen lassen: 6 Wählen Sie Lager, Artikel. Blättern Sie zu Artikel 1924 W. 7 Wählen Sie Artikel f, Posten, um die Übersicht einzublenden. Lagerortfilter Das auf der Artikelkarte befindliche Register Allgemein enthält das Feld Lagerbestand. Es zeigt den aktuellen Lagerbestand des Artikels für alle Lagerorte an. Um die vorrätige Menge für einen bestimmten Lagerort einzublenden, müssen Sie auf der Artikelkarte ein FlowFilter definieren. 1 Wählen Sie Lager, Artikel. 2 Blättern Sie zur Artikelkarte für Artikel 1972 S. Beachten Sie, daß im Feld Lagerbestand die Menge 122 angezeigt wird. 3 Wählen Sie den Befehl Ansicht, FlowFilter aus der Menüleiste. 4 Klicken Sie in der Zeile Lagerortfilter auf das Feld Filter und anschließend auf den AssistButton p, um das Fenster Lagerorte einzublenden. 5 Klicken Sie auf den Lagerortcode BLAU und anschließend auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird der Lagerortcode BLAU in das Fenster FlowFilter kopiert (siehe folgende Abbildung): 27

36 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Lagerort auf der Artikelkarte zu speichern. Anschließend enthält das auf der Artikelkarte befindliche Feld Lagerbestand die neue Menge

37 2.2 Mit Seriennummern arbeiten 2.2 Mit Seriennummern arbeiten Über die Seriennummernfunktion von Navision Financials können Sie den einzelnen Artikeln unter einer Artikelnummer individuelle Kennziffern zuweisen. Dadurch wird gewährleistet, daß pro Seriennummer immer nur ein Artikel eingekauft, verkauft und gelagert werden kann. Vorgehensweise Artikel mit Seriennummer werden genauso wie alle anderen Artikel aufgezeichnet: Mit den Artikelnummern der Artikelkarten. Wählen Sie in dem Feld Lagerabgangsmethode auf dem Register Fakturierung die Option Ausgewählt. Dadurch wird gewährleistet, daß die Anwendung stets überprüft, ob für Ein und Verkäufe eine Seriennummer eingegeben wurde. Um die Seriennummer für einen einzigen Artikel aufzuzeichnen, wenn dieser eingekauft oder verkauft wird, geben Sie eine Nummer (Zahlen bzw. Buchstaben) in das Feld Seriennr. ein, welches sich in der Einkaufs, Verkaufs oder Artikelbuchungsblattzeile befindet. Dieses Feld wird nicht im Standardfenster angezeigt, kann aber mit der Funktion Spalte anzeigen eingefügt werden. Wenn Sie einen Artikel mit Seriennummer verkaufen, klicken Sie auf den im Feld Seriennr. befindlichen AssistButton p der Verkaufszeile, um die zu dem Artikel gehörenden offenen Posten einzublenden. Wählen Sie den Posten mit der Seriennummer, unter der dem jew. Artikel verkauft wird (sofern ein entsprechender Posten existiert). Daraufhin wird die Seriennummer des Einkaufspostens in die Verkaufszeile übertragen. Beispiel In der folgenden Abbildung ist die Verkaufsrechnung für einen Artikel mit der Seriennummer QX 41 B 901 dargestellt: 29

38 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung Artikel mit Seriennummern ein und verkaufen Wenn für einen Artikel die Lagerabgangsmethode Ausgewählt angegeben wurde, gelten besondere Regeln für die Dateneingabe in die dazugehörenden Einkaufs, Verkaufs und Artikelbuchungsblattzeilen: Sie können nur eine einzige Einheit pro Zeile ein bzw. verkaufen (die Buchung kann nur durchgeführt werden, wenn der Inhalt des Feldes Menge 1 ist). Sie können die Buchung nur ausführen, wenn Sie das Feld Seriennr. ausfüllen. Beim Ausgleich einer Einkaufs bzw. Verkaufszeile mit einem Artikelposten, also eine Postennummer in das Feld Ausgleich mit Artikelposten eingeben, muß die in das Feld Seriennr. eingegebene Seriennummer mit der des Artikelpostens übereinstimmen. Mit einer vorläufigen Seriennummer arbeiten Zum Buchen eines Einkaufs, bevor die tatsächliche Seriennummer bekannt ist, können Sie eine vorläufige Seriennummer verwenden. Später können Sie dem Artikel mit Hilfe der Umlagerungsfunktion die tatsächliche Seriennummer zuordnen. 30

39 2.2 Mit Seriennummern arbeiten Um einem Artikel eine neue Seriennummer zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Lager, Umlager. Buch. Blätter. 2 Füllen Sie die Felder Buchungsdatum, Belegnr. und Artikelnr. aus. 3 Wählen Sie im Feld Postenart die Option Umlagerung. Dadurch wird der Posten mit dem ursprünglichen Einkaufsposten verknüpft und gewährleistet, daß bei der Inventur die richtigen Kosten gefunden werden. 4 Geben Sie die vorläufige Seriennummer in das Feld Seriennr. ein. Klicken Sie dazu auf den AssistButton p, um das Fenster Artikelposten einzublenden. Klicken Sie auf die Zeile mit der gewünschten vorläufigen Seriennummer und anschließend auf die Schaltfläche OK. 5 Geben Sie analog die aktuelle Seriennummer in das Feld Neue Seriennr. ein (die Felder Seriennr. und Neue Seriennr. werden standardmäßig nicht angezeigt; Sie können sie aber mit der Funktion Spalte anzeigen einfügen). 6 Wählen Sie den Befehl Buchen f,buchen, um den Posten zu buchen. Wenn Sie die Postenart Umlagerung unverändert in der Buchungsblattzeile verwenden, erzeugt die Anwendung automatisch zwei Artikelposten: einen Abgang mit einer negativen Menge und der Seriennummer aus dem Feld Seriennr. einen Zugang mit einer positiven Menge und der Seriennummer aus dem Feld Neue Seriennr. Artikelverkauf vor dem Einkauf Artikel mit Seriennummer können genauso wie alle anderen Artikel verkauft werden, bevor Sie den Einkauf dieser Artikel gebucht haben. Wenn Sie mit der Bestandswarnungsfunktion arbeiten (wählen Sie dazu Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Buchhaltung Einrichtung, und dann das Register Verkauf ), erscheint die Meldung, daß der Artikel nicht verfügbar ist nur dann, wenn die gebuchte Gesamtmenge kleiner oder gleich 0 ist. Befindet sich die Seriennummer nicht am Lager, erfolgt jedoch keine Fehlermeldung. 31

40 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung Ausgleichsmethoden Wenn Sie einen am Lager vorhandenen Artikel mit Seriennummer verkaufen oder einen bereits als verkauft gebuchten Artikel mit Seriennummer einkaufen, gleicht die Anwendung automatisch beide Posten miteinander aus (und entfernt das x aus dem Feld Offen). Die Seriennummer beider Posten muß exakt übereinstimmen (einschließlich Sonderzeichen und Leerzeichen). Es ist beispielsweise nicht möglich, die Seriennummer AB0248 mit den Seriennummern AB/0248, AB 0248 oder AB 248 auszugleichen (die Anwendung unterscheidet jedoch nicht zwischen Groß und Kleinbuchstaben, weil beim Verlassen des Feldes automatisch alle Buchstaben in Großbuchstaben umgewandelt werden). Um das Feld zu verlassen, klicken Sie auf ein anderes Feld oder drücken die Taste Enter. Korrekten Ausgleich sicherstellen In der Einkaufs oder Verkaufszeile können Sie über das Feld Ausgleich mit Artikelposten (das Feld kann im Menü Ansicht, Spalte anzeigen eingeblendet werden) den korrekten Ausgleich sicherstellen. Wenn das Feld markiert ist, überprüft die Anwendung die Seriennummer. Haben Sie diese geändert, kann die Zeile nicht gebucht werden. Dieses Feld steht Ihnen nur in Einkaufs- und Verkaufszeilen zur Verfügung, nicht in Artikelbuchungsblattzeilen. Wenn Sie die Seriennummer aus dem Feld Seriennr. kopieren, wird sie bei der Buchung nicht überprüft. Haben Sie den Inhalt des Feldes Seriennr. geändert, wird ein offener Posten mit der aus dem Feld stammenden Seriennummer angelegt (wenn es bereits einen offenen Posten mit derselben Seriennummer gibt, wird der Posten falsch ausgeglichen). Achtung Die Anwendung überprüft die Seriennummern ohne Berücksichtigung des Lagerorts

41 2.3 Wiederkehrende Artikeltransaktionen 2.3 Wiederkehrende Artikeltransaktionen Falls Sie häufig Artikelbuchungsblätter mit wenigen oder keinen Änderungen buchen müssen, sollten Sie die in Navision Financials verfügbaren Funktionen für wiederkehrende Transaktionen benutzen. Diese Funktionen finden Sie in den wiederkehrenden Buchungsblättern. Wiederkehrendes Buchungsblatt einrichten Das wiederkehrende Artikelbuchungsblatt ist ein Grundbestandteil der Anwendung. Sie finden es unter Lager, Periodische Aktivitäten, Wiederk. Artikel Buch. Blätter. Bei Bedarf können Sie verschiedene wiederkehrende Buchungsblattnamen einrichten: 1 Klicken Sie im Feld Buch. Blattname auf den AssistButton p, um die Art. Buch.-Blattnamen Übers. einzublenden. 2 Drücken Sie F3, um einen neuen Artikel Buchungsblattnamen einzugeben. 3 Füllen Sie die Felder wie folgt aus: Feld Name Beschreibung Nummernserie Buchungsnr. Serie Beschreibung Name des Buchungsblattes Beschreibung für das Buchungsblatt Nachdem es sich um ein wiederkehrendes Buchungsblatt handelt, können SIe in dieses Feld nichts eingeben. Lesen Sie mehr über wiederkehrende Buchungsblätter im Kapitel Nummerierungsprinzipien im Handbuch Finanzbuchhaltung Wählen Sie eine der eingerichteten Nummernserien aus.lesen Sie mehr über wiederkehrende Buchungsblätter im Kapitel Nummerierungsprinzipien im Handbuch Finanzbuchhaltung 33

42 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung Feld Ursachencode Beschreibung Geben Sie einen Ursachencode ein, der in die Zeilen für diesen Buchungsblattnamen kopiert wird. Der Ursachencode wird in die Posten kopiert, die mit diesem Buchungsblattnamen gebucht werden. Spezielle Felder in wiederkehrenden Buchungsblättern In wiederkehrenden Buchungsblättern finden Sie einige Felder, die nicht in herkömmlichen Artikelbuchungsblättern zu finden sind: Spezielle Felder in wiederkehrenden Buchungsblättern Beachten Sie die ersten beiden Felder und das letzte Feld. Diese Felder sind ausschließlich in wiederkehrenden Buchungsblättern zu finden. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung dieser Felder sowie der Felder Buchungsdatum, Belegnr. und Bezeichnung, für die besondere Regeln gelten: Feld Wiederholungsart Funktion Legt fest, wie die Posten von einem Buchungsvorgang zum nächsten behandelt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 34

43 2.3 Wiederkehrende Artikeltransaktionen Feld Funktion Fix Variabel Die in den Feldern Menge und Betrag eingegebenen Werte bleiben nach der Buchung erhalten. Die in den Feldern Menge und Betrag eingegebenen Werte werden nach der Buchung gelöscht. Wiederholungsrate Buchungsdatum Belegnummer Hierüber wird festgelegt, wie oft der Posten gebucht wird. Geben Sie eine Datumsformel bestehend aus einer Nummer und einem Buchstaben ein. Folgende Buchstaben könne verwendet werden: T(Tag), W(Woche), M(Monat), Q(Quartal),J(Jahr), WT(Wochentag) oder H(Heute) Beispiel: 2W = 2 Wochen: 1Q = 1 Quartal Die Formel legt das nächste Datum fest, das nach dem Buchen im Feld Buchungsdatum erscheint. Wenn Sie beispielsweise 1M eingeben (und als Buchungsdatum gilt), wird das Datum nach der Buchung des Buchungsblattes auf den geändert. Wenn Sie einen bestimmten Posten immer am letzten Tag des jeweiligen Monats buche möchten, buchen Sie den ersten Posten am letzten Tag des Monats, und geben Sie die Formel 1M+AM ein (diese Formel berechnet das Datum unabhängig von der Anzahl der Tage des jeweiligen Monats immer korrekt). Hierüber wird festgelegt, ob die Buchungszeile gebucht werden kann. Liegt das Datum hinter dem Arbeitsdatum, kann die Zeile nicht gebucht werden, selbst wenn Sie Buchen f Buchen wählen. Sie können jedoch bewußt ein falsches Datum eingeben, um einzelne Buchungsblattzeilen für eine spätere Buchung einzurichten. Zum Identifizieren des Dokuments. Sie können eine Belegnummer oder einen Code eingeben, der bei jeder Buchung der Buchungsblattzeile aktualisiert wird. Während des Buchungsvorgangs wird die Belegnr. in das entsprechende Feld des Sachpostens kopiert. Sie können den Code ohne oder mit Text eingeben. Während der Buchung wird der Code in den entsprechenden Text konvertiert (siehe folgende Tabelle): Code Ergebnis 35

44 Kapitel 2. Besondere Funktionen zur Lagerverwaltung Feld Funktion %1 %2 %3 %4 %5 Die Nummer des aktuellen Tages Die Nummer der aktuellen Kalenderwoche Die Nummer des laufenden Monats Der Name des laufenden Monats Der Name der laufenden Buchhaltungsperiode Die Nummer bzw. der Name wird durch das im Feld Buchungsdatum eingegebene Datum ermittelt. Wenn Sie z.b. alle Mietposten M + (Monatsnummer) abrufen möchten, geben Sie in das Feld Belegnr. den Wert M%3 ein. Wenn Sie die Buchungsblattzeile im Juni buchen, erscheint der Eintrag M6 im Feld Belegnr. des Sachpostens. Bezeichnung Eine Bezeichnung des Postens. Sie können einen festen Text, einen mit einem Code kombinierten Text oder nur einen Code eingeben. Der Code wird bei jeder Buchung der Buchungsblattzeile aktualisiert. Der Inhalt des Feldes Beschreibung wird während des Buchungsvorgangs in das entsprechende Feld des Sachpostens kopiert. Während des Buchungsvorgangs wird der Code gemäß der in der obigen Codeübersicht aufgeführten Bezeichnungen in den entsprechenden Text konvertiert. Die Nummer bzw. der Name wird durch das im Feld Buchungsdatum eingegebenen Datum ermittelt. Wenn Sie z.b. allen Mietposten die Beschreibung Miete für X (wobei X der Name des aktuellen Monats ist) zuordnen möchten, geben Sie den folgenden Text in das Feld Beschreibung ein: Miete für %4 Ablaufdatum Zum Einschränken der Buchungsperiode. Geben Sie das letztmögliche Datum ein, zu dem ein Posten wiederholt werden kann. Wenn das aktuelle Arbeitsdatum hinter dem in diesem Feld eingegebenen Datum liegt, kann die Buchungsblattzeile nicht gebucht werden. Wenn Sie das Feld nicht ausfüllen, wird die Buchungsblattzeile in jeder Buchung berücksichtigt (sofern das Buchungsdatum nicht hinter dem Arbeitsdatum liegt), bis es aus dem Buchungsblatt entfernt wird. 36

45 2.3 Wiederkehrende Artikeltransaktionen Wiederkehrende Buchungsblätter ausfüllen Das folgende Beispiel veranschaulicht die oben beschriebenen Funktionen: 1 Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras, Arbeitsdatum. Geben Sie das Datum ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 2 Geben Sie die folgenden fünf Buchungsblattzeilen ein: 3 Wählen Sie Buchen f, Buchen. Nach der Buchung erscheinen im Buchungsblatt folgende Änderungen: Die Datumsangaben unterscheiden sich vom eingegebenen Datum. Sie wurden durch die Formel im Feld Wiederholungsrate modifiziert. In den Zeilen mit der Wiederholungsart Fix bleibt der Betrag unverändert. In den Zeilen mit der Wiederholungsart Variabel wurde der Betrag gelöscht. 37