HRM2-Veranstaltung für Finanzverwalter

Transkript

1 HRM2-Veranstaltung für f Finanzverwalter Begrüssung und Programm Folie 1

2 Programm Begrüssung Neuer Kontenrahmen Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Pause Praxisvorschlag der Umschlüsselung Beispiel der Informatikumsetzung Nächste Schritte Schluss Begrüssung und Programm Folie 2

3 Finanzhandbuch Herausgabe im März 2013 Die Kapitel zur Umschlüsselung des Budgets 2013 und zur Anlagenbuchhaltung werden vor der jeweiligen Veranstaltung in elektronischer Form abgegeben. Begrüssung und Programm Folie 3

4 Harmonisierung versus einfacher Kontenrahmen Der geltende Kontenrahmen dient den Bedürfnissen der Gemeinden und der Gemeindefinanzstatistik Beim Projekt HRM2 ging es aber um eine Harmonisierung zwischen den Gemeinden, den Kantonen und dem Bund Diese Harmonisierung erlaubt eine konsolidierte Gesamtsicht des öffentlichen Sektors Daher wird der Kontenrahmen detaillierter HRM2 hat sehr viele sehr sinnvolle Elemente (true and fair view u.a.). Eine Umsetzung von HRM2 ohne den HRM2-Kontenrahmen ist nicht möglich. Begrüssung und Programm Folie 4

5 Neuer Kontenrahmen Simon Merz HRM2-Projektmitarbeiter Basel-Landschaft Neuer Kontenrahmen Folie 1

6 Kurzüberblick Neuerungen HRM1 HRM2 Funktionen 3 Stellen 4 Stellen Arten 3 Stellen 4 Stellen Bilanzkonten 4 Stellen 5 Stellen Laufnummern 2 Stellen 4 Stellen Neuer Kontenrahmen Folie 2

7 Funktionale Gliederung Überblick An erster Stufe ändert sich mit Ausnahme einiger sprachlichen Anpassungen (neu bspw. Stufe 3 Kultur, Sport, Freizeit, Kirche statt Kultur und Freizeit ) nichts. nicht viel mehr Funktionen aber mehr Verbünde als bisher (Kreisschulen, etc.). Dadurch entsteht Bedarf für 4. Stelle. Beispiel: 2110 Kindergarten 2111 Kreisschule Kindergarten (Kopfgemeinde) 2120 Primarschule 2121 Kreisschule Primarschule (Kopfgemeinde) Neuer Kontenrahmen Folie 3

8 Besonderheiten Funktionale Gliederung Kreisschulen (Kopfgemeinden) auf allen Schulstufen Neue Kopfgemeinde-Funktionen auch in anderen Bereichen: KESB, Ziviler Gemeindeführungsstab, Bevölkerungsschutz und Sozialhilfebehörde Schulleitung/Schulrat separate Funktion (2190) Leistungen für Pensionierte keine eigene Funktion, sondern in derjenigen Funktion erfasst, in der der Lohn anfiel. Ergänzungsleistungen separat für AHV (5320) und IV (5220) Neue Funktionen: Rechtsprechung (Friedensrichter) (1200) KESB (1401) Film und Kino (3310) Lebensmittelkontrolle (4340) Kinder- und Jugendheime (5441). Neuer Kontenrahmen Folie 4

9 Artengliederung Überblick Grösserer Detaillierungsgrad deshalb neu 4 Stellen Beispiel: bisher 305 Sozialversicherungsbeiträge Neu: Aufteilung in 3050 AHV,IV etc Pensionskassen 3053 Unfallversicherungen 3054 Familienausgleichskasse Ebenfalls grössere Detaillierungsgrad für andere Bereiche (Dienstleistungen/Honorare; Interne Verrechnungen; baulicher Unterhalt; übriger Sachaufwand etc.) Neuer Kontenrahmen Folie 5

10 Artengliederung Wertberichtigungen und tatsächliche Forderungsverluste (1) Neu werden tatsächliche Forderungsverluste und Wertberichtigungen (mutmassliche Forderungsverluste) unterschieden. Bisher gab es diese Unterteilung nicht. Wertberichtigungen werden für Forderungen gebildet deren Eingang zweifelhaft oder mit gewissen Risiken verbunden ist. Wesentliche Positionen Einzelbewertung alle übrigen Positionen Pauschalwertberichtigungen (<=2%) Tatsächliche Forderungsverluste liegen dann vor wenn ein Forderungsguthaben definitiv nicht mehr eingebracht werden kann und ein Verlustschein des Schuldners vorliegt. Neuer Kontenrahmen Folie 6

11 Artengliederung Wertberichtigungen und tatsächliche Forderungsverluste (3) Forderungen 3180 Wertberichtigungen auf Forderungen 3181 Tatsächliche Forderungsverluste 3182 Wertberichtigung Steuerguthaben nat. Personen 3183 Tats. Forderungsverluste Steuerguthaben nat. Pers Wertberichtigung Steuerguthaben jur. Personen 3185 Tats. Forderungsverluste Steuerguthaben jur. Pers. Restliches Finanzvermögen 3410 Realisierte Kursverluste auf Finanzanlagen 3411 Realisierte Verluste auf Sachanlagen 3440 Wertberichtigungen Finanzanlagen 3441 Wertberichtigungen Sachanlagen Finanzvermögen 3499 Übriger Finanzaufwand Neuer Kontenrahmen Folie 7

12 Artengliederung Abschreibungen (1) Bisher: ordentliche und zusätzliche Abschreibungen Neu: planmässige und ausserplanmässige Abschreibungen. Zusätzliche Abschreibungen gibt es nicht mehr. planmässige Abschreibungen entsprechen den jährlichen linearen Abschreibungen über die kategorisierte Nutzungsdauer eines Objektes. Ausserplanmässige Abschreibungen werden dann gebildet, wenn die effektive Nutzungsdauer eines Objekts kürzer ist, als die zugrunde gelegte kategorisierte Nutzungsdauer. Bspw. ein Fahrzeug nach einem Unfall. Achtung: Abwertungen von Darlehen und Beteiligungen werden immer als ausserplanmässige Abschreibungen behandelt. Neuer Kontenrahmen Folie 8

13 Artengliederung Abschreibungen (2) Begrifflichkeiten und Besonderheiten Der Begriff Abschreibung wird nur noch für das Verwaltungsvermögen benutzt. Im Finanzvermögen werden die Begriffe tatsächliche Verluste oder Wertberichtigungen verwendet. Es gibt auch keine Abschreibungen des Bilanzfehlbetrages mehr. Grundsätzlich werden alle Abschreibungen auf dem Verwaltungsvermögen unter der Kontengruppe 33 (Abschreibungen) verbucht. Ausnahme davon sind die Abschreibungen auf Investitionsbeiträgen. Diese werden unter der Kontengruppe 36 (Transferaufwand) verbucht. Neuer Kontenrahmen Folie 9

14 Bilanz Überblick HRM1 HRM2 4 Stellen 5 Stellen Grundsätzlich nicht mehr Konten, jedoch andere Sichtweise bei der Gliederung der Konten. So werden die Spezialfinanzierungen nicht mehr durch die ersten beiden Ziffern (12XX, 13XX, 14XX, 15XX, 16XX) bestimmt, sondern durch die 5 Ziffer. Deshalb auch der Bedarf einer 5 Stelle. Neuer Kontenrahmen Folie 10

15 Bilanz Spezialfinanzierungen Beispiel Grundstücke: HRM1 HRM2 Grundstücke allgemeiner Haushalt Grundstücke Wasserversorgung Grundstücke Abwasserbeseitigung Grundstücke Abfallbeseitigung Neuer Kontenrahmen Folie 11

16 Bilanz Finanzvermögen (1) Auf der Aktivseite wird nur zwischen Finanz- und Verwaltungsvermögen unterschieden. 10 Finanzvermögen 100 Flüssige Mittel und kurzfristige Geldanlagen 101 Forderungen 102 Kurzfristige Finanzanlagen 104 Aktive Rechnungsabgrenzungen 106 Vorräte 107 Finanzanlagen 108 Sachanlagen Neuer Kontenrahmen Folie 12

17 Bilanz Finanzvermögen (2) Besonderes zum Finanzvermögen Wertberichtigungen werden neu als Minusaktivkonto auf der Aktivseite der Bilanz geführt. Beispiel: Forderungen Gemeindesteuern Wertberichtigungen Forderungen Gemeindesteuern Aktive Rechnungsabgrenzungen werden neu aufgeteilt in: Aktive Rechnungsabgrenzungen Steuern Übrige aktive Rechnungsabgrenzungen Aktive Rechnungsabgrenzungen Investitionsrechnung Neu: Explizites Durchlaufskonto (10150) Unterscheidung in: Kurz- und langfristige Darlehen Unterscheidung in: Grundstücke mit und ohne Baurecht Neuer Kontenrahmen Folie 13

18 Bilanz Verwaltungsvermögen gen 14 Verwaltungsvermögen 140 Sachanlagen 142 Immaterielle Anlagen 144 Darlehen 145 Beteiligungen 146 Investitionsbeiträge Zur Erinnerung: 1404 Hochbauten Hochbauten Wasserversorgung Hochbauten Abwasserbeseitigung etc. Neuer Kontenrahmen Folie 14

19 Bilanz Fremdkapital (1) Auf der Passivseite wird zwischen Fremd- und Eigenkapital unterschieden. Sonderfinanzierungen als eigene Begrifflichkeit gibt es nicht mehr. 20 Fremdkapital 200 Laufende Verbindlichkeiten 201 Kurzfristige Finanzverbindlichkeiten 204 Passive Rechnungsabgrenzungen 205 Kurzfristige Rückstellungen 206 Langfristige Finanzverbindlichkeiten 208 Langfristige Rückstellungen 209 Fonds im Fremdkapital Neuer Kontenrahmen Folie 15

20 Bilanz Fremdkapital (2) Besonderes zum Fremdkapital Aufteilung der passiven Rechnungsabgrenzungen analog zu den aktiven Rechnungsabgrenzungen. Fonds im Fremdkapital (Fonds Schutzraumbauten) Viel grösserer Detaillierungsgrad bei den Rückstellungen Neuer Kontenrahmen Folie 16

21 Bilanz Rückstellungen 205 Kurzfristige Rückstellungen Rückstellungen aus Mehrleistungen des Personals Rückstellungen für andere Ansprüche des Personals Rückstellungen für Prozesse Rückstellungen für nicht versicherte Schäden Rückstellungen der Investitionsrechnung Übrige kurzfristige Rückstellungen 208 Langfristige Rückstellungen Rückstellungen für langfristige Ansprüche des Personals Rückstellungen für Prozesse Rückstellungen für nicht versicherte Schäden Rückstellungen für Vorsorgeverpflichtungen Rückstellungen der Investitionsrechnung Übrige langfristige Rückstellungen der Erfolgsrechnung Neuer Kontenrahmen Folie 17

22 Bilanz Eigenkapital 29 Eigenkapital 290 Verpflichtungen/Vorschüsse gegenüber Spezialfinanz. 291 Fonds im Eigenkapital 292 Rücklagen der Globalbudgetbereiche 293 Vorfinanzierungen 296 Neubewertungsreserve 299 Bilanzüberschuss/-fehlbetrag Neuer Kontenrahmen Folie 18

23 Bilanz Neubewertungsreserven Beim Übergang auf HRM2 wird Finanzvermögen neu bewertet. Die daraus entstehenden Neubewertungsreserven werden zwar als Teil des Eigenkapitals aufgeführt, jedoch aus Gründen der Transparenz separat dargestellt. Der Übertrag der Neubewertungsreserve in den Bilanzüberschuss nach einer gewissen Übergangszeit ist zwar vorgesehen, jedoch noch nicht festgelegt. Neuer Kontenrahmen Folie 19

24 Kontierungsanleitung/Stichwortverzeichnis In bekanntem Rahmen, neu jedoch auch zu bebuchendes Bilanzkonto in Stichwortverzeichnis aufgeführt. Begriff Funktion Art Bilanzkonto Transportanlagen, Investitionsausgabe Neuer Kontenrahmen Folie 20

25 Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Michael Bertschi Abteilung Gemeinderechnungswesen Basel-Landschaft Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 1

26 Umschlüsselung sselung des Budgets 2013 Einführung HRM2 per Dies bedingt, dass bereits das Budget 2014 nach den neuen Grundsätzen und Konten erstellt wird. Im Budget 2014 werden Budget 2013 und Rechnung 2012 dargestellt. Da das Budget 2014 aufgrund des Budgets 2013 erstellt wird, ist das Budget 2013 auf den HRM2-Kontenrahmen umzuschlüsseln. Die Umschlüsselung der Jahresrechnungen 2012 und 2013 ist jedoch fakultativ. Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 2

27 Budget 2014 Neu nach HRM2 HRM1 umgeschlüsselt auf HRM2 freiwillige Umgeschlüsselung auf HRM2 Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 3

28 Rechnung 2014 Neu nach HRM2 Neu nach HRM2 freiwillige Umgeschlüsselung auf HRM2 Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 4

29 Budget 2015 Neu nach HRM2 Neu nach HRM2 freiwillige Umgeschlüsselung auf HRM2 Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 5

30 Umschlüsselungstabellen sselungstabellen Als Hilfestellung für die Umschlüsselung des Budgets 2013 dienen die Umschlüsselungstabellen: 1. Finanzhandbuchkapitel Tabellenblätter Umschlüsselungstabelle im Kontenrahmen im Excel- Format Es sind beides mal die gleichen Informationen enthalten. Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 6

31 Beziehung zwischen HRM1 und HRM2 Zwei Arten von Beziehungen zwischen HRM1 und HRM2: 1. 1:1-Beziehung: Das HRM1-Konto entspricht einem HRM2-Konto 2. 1:N-Beziehung: Das HRM1-Konto entspricht mehreren HRM2-Konten HRM1 (NRM BL 2) HRM2 Nummer Bezeichnung Nummer Bezeichnung 313 Verbrauchsmaterialien 3101 Betriebs-, Verbrauchsmaterial 433 Schulgelder Schulgelder Kursgelder Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 7

32 Genauigkeit der Umschlüsselung sselung Die Umschlüsselung des Budgets 2013 muss bei 1-N Beziehungen nicht für jeden Einzelfall frankengenau geschehen. In vielen Fällen reicht es, wenn man von einer durchschnittlichen Verteilung ausgeht (beispielsweise können die Kosten des bestehenden Konto 305 Sozialversicherungsbeiträge bei allen Funktionen zu 45% auf das Konto 3050 AHV, IV, EO, ALV, zu 30% auf das Konto 3052 Pensionskassen u.s.w. aufgeteilt werden). Der Gesamtbetrag muss sich aber entsprechen. Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 8

33 Unverträglichkeiten Gewisse Kombinationen zwischen Funktionen und Kostenarten sind nicht möglich. Unverträglichkeitstabelle: Art Funktion nur mit nicht mit X 212X 214X X Beispiel: Kostenart 3020 sind Lehrerlöhne. Diese sind nur in den Funktionen der Funktionsgruppe Bildung möglich (bei den Schulliegenschaften Funktion 2170 auch nicht). Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 9

34 Plausibilisierungstool Umschlüsselung sselung Plausibilisierungstool in Excel und eine Bedienungsanleitung zur Verfügung gestellt. Voraussetzung ist, das Ihr Systemanbieter die neue Exportfunktion bereits programmiert hat. Mit diesem Tool kann überprüft werden, ob 1. bei der Umschlüsselung des Budgets 2013 HRM2-konforme Funktionen und Arten gewählt worden sind, und ob 2. unmögliche Funktions/Arten-Kombinationen (Unverträglichkeitsliste) gewählt worden sind. Die Plausibilisierungskontrolle garantiert nicht eine fehlerfreie Buchführung und kann insbesondere nicht überprüfen, ob für den jeweilig vorliegenden Geschäftsfall die korrekten Konti verwendet wurden. Übergang auf den HRM2-Kontenrahmen Folie 10

35 Umschreibung Budget 2013 nach HRM 2 Praktische Umsetzung in der Gemeinde Muttenz Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

36 Agenda Ausgangslage Kritische Erfolgsfaktoren Umsetzung in Muttenz Fragen Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

37 Ausgangslage Die Umsetzung ist abhängig von verschiedenen Faktoren (kritische Erfolgsfaktoren). Die Faktoren beeinflussen sich gegenseitig sowie die zentrale Aufgabe. Direkt beeinflussbar sind nur die zwei Human Resources- Faktoren. Technische Voraussetzungen Know How Termine / Fristen Umschreiben Budget 2013 auf HRM 2 Erfassung Budget 2014 Personalressourcen Grösse und Organisation der Gemeinde Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

38 Ausgangslage Kritischer Erfolgsfaktor Know How Teilnahme an Info-Veranstaltungen & Schulungen (fachlich und IT-technisch) Selbststudium Handbuch, Schulungsunterlagen, Gemeinderechnungsverordnung Interne Weitergabe von Know-How Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

39 Ausgangslage Kritischer Erfolgsfaktor Termine / Fristen Prioritäten aufgrund von gesetzlichen Fristen setzen HRM 2 in Teilprojekte / Aufgabenpakete aufteilen Terminplan definieren und kommunizieren Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

40 Ausgangslage Kritischer Erfolgsfaktor Personalressourcen Zeitfenster von Fachpersonal reservieren ggf. sperren ggf. temporäre oder externe Unterstützung beantragen nach Möglichkeit Arbeiten stufengerecht delegieren Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

41 Ausgangslage Kritischer Erfolgsfaktor Grösse und Organisation der Gemeinde zentrale oder dezentrale Budgetierung sind wesentlich Einwohnerrat oder Gemeindekommission benötigen mehr Zeit und Informationen Informations- und Schulungsaufwand ist bei grösseren Gemeinden höher und anspruchsvoller Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

42 Ausgangslage Kritischer Erfolgsfaktor Technische Voraussetzungen IT muss rechtzeitig HRM 2-konform zur Verfügung stehen Zeit-, Personal-, und Know How-Ressourcen der Anbieter sind beschränkt verfügbar IT bildet einen wichtigen, aber bedingt beeinflussbaren Faktor und kann somit grosse Abhängigkeiten bewirken! Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

43 Umsetzung in Muttenz Ausschnitt Projektplan HRM 2 Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

44 Umsetzung in Muttenz Ziele für die Umschreibung des Budgets 2013 in Muttenz: Das Budget 2014 wird HRM 2 konform erfasst. Für die dezentrale Erfassung steht das Budget 2013 HRM 2-konform als Grundlage zur Verfügung. Mit der Umschreibung des Budgets 2013 sollen bestehende Fehler in der funktionalen Gliederung sowie Artengliederung eliminiert werden. Die Bezeichnungen etc. werden im Detailbudget vereinheitlicht. Die Umschreibung soll in einer ruhigeren Jahreszeit erfolgen und die Personalressourcen schonen. Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

45 Umsetzung in Muttenz Grundlage: Detailbudget 2013 = kleinstes offizielles Budgetierungsinstrument 1. jede Position des Detailbudgets 2013 manuell «kontieren» 2. Detailpositionen 2013 im neuen Mandant erfassen 3. Überprüfung / Plausibilisierung 4. Erfassung Budget 2014 Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

46 Umsetzung in Muttenz Auszug Budget 2013 (mit handschriftlicher Umschreibung) Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

47 Umsetzung in Muttenz Erfassung im neuen Mandant im Detailbudget 2014 Budget 2014 Budget 2014 Budget 2013 Rechnung 2012???? neuer HRM 2- Kontorahmen durch Abteilungen zu erfassendes Budget 2014 durch Abt. Finanzen neu erfasstes Budget 2013 Rechnung 2012 wird nicht umgeschrieben Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

48 Umsetzung in Muttenz Lösung Muttenz kann und muss nicht für alle brauchbar und umsetzbar sein! HRM 2 und insbesondere die Erstellung des Budgets 2014 ist eine Chance für HRM 2 ein «gutes Fundament» zu legen! Dieter Pfister, AL Finanzen Gemeinde Muttenz

49 Nächste Schritte Michael Bertschi Abteilung Gemeinderechnungswesen Basel-Landschaft Nächste Schritte Folie 1

50 Softwareanbieter Wir haben im Juni 2012 den Softwarefirmen alle notwendigen Unterlagen zur Kontenrahmenanpassung zukommen lassen. Bereits im April 2011 haben wir die Softwarefirmen über den Fahrplan informiert und das Grobkonzept vorgestellt. Bis heute haben wir von den Softwareanbietern wenig Rückmeldungen erhalten. Wir sind gegenüber den Softwarefirmen nicht weisungsbefügt. Daher können wir die Umsetzung auch nicht kontrollieren. Nehmen Sie mit Ihrem Softwareanbieter Kontakt auf und machen Sie mit ihm einen Termin betreffend der Implementierung des HRM2-Kontenrahmens ab. Nächste Schritte Folie 2

51 Weitere Schungsveranstaltungen : Anlagenbuchhaltung März 2013: Finanzhaushalt April 2013: Anhänge zur Jahresrechnung Mai 2013: Bewertung Finanzvermögen und Rückstellungen Juni 2013: Abgrenzungen insbesondere Steuerabgrenzung Sept. 2013: Neue Bilanz und Finanzkennzahlen Nov. 2013: Spezielle Themen (Steuern, Spezialfinanzierungen,..) März 2014: Geldflussrechnung Dez. 2014: Abschluss der Jahresrechnung 2014 Nächste Schritte Folie 3

52 Weitere Fragen zumthema HRM2? Nächste Schritte Folie 4