Buchhalter und Steuerberater. in Exact Online. Stand 05/2014

Transkript

1 Buchhalter und Steuerberater in Exact Online Stand 05/2014

2 Mandatenverwaltung... 3 Startseite... 3 Aufgabe... 8 Klienten Portal / Exact Online Starter... 9 Anwender anlegen Mandanten-Anfragen Verfügbare Daten Funktionsmenüs Kontakte Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Voranmeldungen Zugriffsrechte für Mandanten zuweisen Finanzprozess Liquiditätsübersicht Mandantenmonitor Indikatoren Signale Weitere Funktionen Allgemein / Beständige Kontrolle Management Stammdaten Finanzielles Prozessmanagement Bewegungen Umsatzsteuer Voranmeldung Umsatzsteuer Voranmeldung Einstellungen Zusammenfassende Meldung Übersichten Übersichten - Finanzen Übersichten Kontakte Übersichten Stapelprotokolle Übersichten - Finanzielle Buchungsperioden vergleichen

3 Übersicht Sachkonto - Buchungsart Übersicht Sachkonto - Finanzübersicht der Mandanten Vorlage Vorlage - Definieren Sie die Vorlage Vorlage- Definieren Sie die Methode Gekoppelte Mandanten aktualisieren Vorlage Prüfung

4 Mandatenverwaltung Exact Online bietet speziell für Buchhalter und Steuerberater einige zusätzliche Funktionen um die Arbeit mit dem Mandanten zu erleichtern. Diese Funktionen finden Sie im Menü Mandantenverwaltung. Die Funktionen gliedern sich in die Bereiche Allgemein, Management und Beständige Kontrolle. Startseite Auf der Startseite erhalten Sie einen Überblick über all Ihre Mandanten und können von dort auf diese zugreifen. 3

5 Auf demselben Schirm haben Sie auch die Möglichkeit Nachrichten die Ihre Mandanten Ihnen geschickt haben abzurufen. Innerhalb der Mandantenverwaltung haben Sie die Möglichkeit Ihre Mandanten in fünf frei definierbare Kategorien einzuteilen. In unserem Beispiel haben wir als Kategorien Bundesland und PLZ-Gebiete gewählt. Klicken Sie zur Einrichtung dieser Kategorien auf die Stammdaten. 4

6 5

7 Dor unter Einstellungen auf den Punkt Klassifizierungen: Mandanten. Hier sehen Sie dann welche Klassifizierungen Sie bereits definiert haben und können neue Klassifizierungen anlegen. Um eine bestehende Klassifizierung zu bearbeiten oder neu anzulegen klicken Sie einfach auf deren Namen. 6

8 Sie können nun unter Beschreibung einen neuen Namen für die Klassifizierung eintragen und durch anklicken auf Einfügen neue Attribute hinzufügen. Hier sehen Sie das Beispiel für PLZ-Gebiete: Die Klassifizierungen können Sie bei den Mandanten hinterlegen. Wenn Sie auf der Startseite den Mandanten-Namen anklicken können Sie die Klassifizierungen hinterlegen. 7

9 Aufgabe In den Aufgaben sehen Sie die Korrespondenz Ihrer Mandanten welche in deren Digitalen Postkästen eingegangen ist. Wenn Sie auf die den Namen des Postkastens bzw. auf die Anzahl der Nachrichten klicken, werden Sie zum entsprechenden Mandanten weitergeleitet. Auch hier haben Sie die Möglichkeit nach Klassifizierungen zu filtern. 8

10 Klienten Portal / Exact Online Starter Für den Fall dass, Sie als Steuerberater / Buchhalter maßgeblich an der Buchhaltung Ihres Mandanten arbeiten und dieser nur Belege und Daten zuliefert, bietet das Klienten Portal eine hilfreiche Kommunikationsmethode an das sog. Exact Starter. Standardmäßig halten Sie Ihren Mandanten mit 4 Graphen auf den Laufenden. Weiterhin kann Ihr Klient Ihnen einfach Rechnungen und Kontoauszüge hochladen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit schnell eine Frage an Sie zu richten. Die Darstellung des Klienten-Portals kann nur dahingehend angepasst werden, dass Sie Ihr Logo und Ihr Foto einbinden können. 9

11 Anwender anlegen Damit Ihre Klienten Exact-Starter nutzen können müssen Sie als Exact- Starter-Anwender angelegt werden. Klicken Sie dazu auf das Menü Stammdaten In den Stammdaten rufen Sie bitte die Anwender-Übersicht auf. Klicken Sie auf Neu um einen neuen Anwender anzulegen. 10

12 Wählen Sie als Anwenderart Exact Online Starter aus und klicken Sie auf Anlegen Anwender. Geben Sie nun die Daten Ihres Klienten ein, das System wird Ihrem Klienten s mit den Zugangsdaten schicken. 11

13 Mandanten-Anfragen Ihre Mandanten haben die Möglichkeit, Ihnen eine Nachricht zu senden. Diese Nachricht taucht bei Ihnen im Workflow-Bereich auf. 12

14 Wenn Sie die Nachricht anklicken können Sie eine Antwort hinterlassen. Zum absenden der Nachricht klicken Sie bitte auf Realisieren, Ihr Client erhält Ihre Antwort umgehend im Bereich Meine Aufgaben 13

15 Sobald Ihr Client die Nachricht anklickt erhält er diese vollständig angezeigt. Mittels des Knopfes Verarbeiten quittiert Ihr Client die Nachricht. 14

16 Verfügbare Daten Exact Online Starter zeigt vier Standard Graphen klickt der Klient innerhalb der Graphen auf ein Detail erhält er die Zahlenwerte angezeigt. Im Detail stellen die Graphen folgende Daten dar: Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung für das aktuelle und vorherige Wirtschaftsjahr. 15

17 Offene Posten für Debitoren: Offene Posten für Kreditoren: 16

18 Ergebnisse der einzelnen Perioden: 17

19 Funktionsmenüs Mittels des Funktionsmenüs kann Ihr Klient seine täglichen Geschäftsaufgaben erledigen. Kontakte Hier kann Ihr Klient seine Kontakte wie Kunden und Lieferanten eintragen. 18

20 Eingangsrechnungen Hier kann Ihr Klient seine Belege zur weiteren Bearbeitung durch Sie als Buchhalter / Steuerberater hochladen. 19

21 Ausgangsrechnungen Hier kann Ihr Klient seinen Kunden Rechnungen stellen und diesen per zukommen lassen. Voranmeldungen Hier kann Ihr Mandant final Voranmeldungen genehmigen. 20

22 Zugriffsrechte für Mandanten zuweisen Dieser Punkt regelt wer in Ihrer Kanzlei Zugriff auf welchen Mandanten hat. Sie sehen zunächst eine Übersicht Ihrer Mandanten. Klicken Sie auf Anwenderrechte übertragen und Sie können nun festlegen wer Zugriff auf den entsprechenden Mandanten erhält. Mit den Pfeil-Tasten in der Mitte können Sie Anwender Ihrer Kanzlei von Links nach rechts bewegen um so Rechte zuzuweisen. 21

23 Finanzprozess Sie erhalten pro Mandant für jede Periode eine Übersicht der Bewegungen, einschließlich der Vorsteuer-Anmeldungen. Noch zu verarbeitende Bewegungen werden rot angezeigt, bereits verarbeitete Buchungen grün. Wenn keine Daten vorliegen ist die Darstellung grau. Auch in dieser Ansicht haben Sie zahlreiche Filtermöglichkeiten und selbstverständlich können Sie auch die Ansicht über die Werkzeuge anpassen. Liquiditätsübersicht Diese Übersicht zeigt die Liquidität Ihrer Mandanten. Für jeden Mandanten wird ein Balken angezeigt, der Liquidität für die kommenden 30 Tage darstellt. Solange die Liquidität größer-gleich Null ist wird der Balken grün dargestellt. Sobald die Liquidität negativ wird, wechselt die Farbe von grün auf rot. 22

24 Die Liquidität wird anhand der offenen Posten ermittelt. Wenn Sie die Farb- Balken anklicken erhalten Sie detailliertere Informationen aus der Liquiditätsübersicht des Mandanten. Neben der graphischen Darstellung erhalten Sie auch Tabellen zur Liquidität welche die Zahlen im Detail wiedergeben. 23

25 Die tabellarische Ansicht gibt ebenfalls den zeitlichen Verlauf der Liquidität wieder. 24

26 Mandantenmonitor Der Mandantenmonitor zeigt Ihnen eine Statusübersicht der von Ihnen für Ihre Mandanten definierten Indikatoren. Indikatoren dienen im Rahmen der Beständigen Kontrolle der Ermittlung von Abweichungen innerhalb der Buchhaltung von vorgegebenen Werten. Klickt man auf die Anzahl der aktiven Signale erhält man eine detaillierte Übersicht über die Buchungen und Eingaben welche die Meldungen ausgelöst haben. Diese Information erhalten Sie auch über den Menüpunkt Signale. Ein Klick auf den Status ( z.b. Abweichung) bringt Sie zur Übersicht der Indikatoren des jeweiligen Mandanten diese Ansicht ist identisch mit dem Menü Indikatoren. 25

27 Indikatoren Indikatoren dienen im Rahmen der Beständigen Kontrolle der Ermittlung von Abweichungen innerhalb der Buchhaltung von vorgegebenen Werten. Durch Klick auf Neu können Sie einen neuen Indikator einrichten. Sie haben die Auswahl aus sechs verschiedenen Arten von Indikatoren. Klicken Sie auf die Art des Indikators den Sie einrichten wollen und geben Sie die Details ein. Hier ein Beispiel für einen Indikator der warnt wenn die monatlichen Telefonkosten 500,00 EURO übersteigen. 26

28 Signale Die Signale zeigen detailliert welche Buchungen und Bewegungen von der Soll- Vorgabe abweichen. Sie haben hier die Möglichkeit nach Mandanten und anderen Kriterien zu filtern. Sie haben hier auch die Möglichkeit einzelne Meldungen zu ignorieren und bei Bedarf die ignorierten Meldungen wieder zu aktivieren. Da ignorierte Signale ausgeblendet werden müssen Sie diese mit dem Filter für den Status sich wieder anzeigen lassen und Sie zu aktivieren. Sämtliche gesetzten Filter können Sie mit dem Wiederherstellen Knopf zurücknehmen. 27

29 Weitere Funktionen Sie können noch weitere Funktionen abrufen in dem Sie im Menü auf Alles anzeigen Sie erhalten nun eine Übersicht aller verfügbaren Personen. 28

30 Allgemein / Beständige Kontrolle Diese Bereiche wurden bereits erläutert. Management Der Bereich enthält weitere Funktionen. Stammdaten Hier haben Sie die Möglichkeit sich die Änderungen der Stammdaten für die jeweiligen Mandanten anzeigen zu lassen. Selbstverständlich haben Sie auch hier die Möglichkeit mittels zahlreicher Kriterien zu filtern. 29

31 Finanzielles Prozessmanagement Das finanzielle Prozessmanagement ähnelt dem Finanzprozess. Sie haben aber zusätzliche Funktionen. Sie können folgende zusätzliche Funktionen nutzen: Perioden öffnen und schließen Zusammenfassende Meldungen versenden USt.-Voranmeldungen versenden Periodenübersichten erstellen Bewegungen Hier finden Sie eine Übersicht der gebuchten Perioden eines jeweiligen Mandanten. Dabei werden drei Status-Typen verwendet. Es sind noch Buchungen in der Periode zu verarbeiten Sämtliche Buchungen der Periode sind bereits verarbeitet Die Periode enthält keine Buchungen 30

32 Umsatzsteuer Voranmeldung Dieser Bildschirm zeigt Ihnen den Status sämtlicher Voranmeldungen Ihrer Mandanten. Dabei verwendet das System folgende Zustände um den Status abzubilden: Klicken Sie auf das Blatt-Icon um eine Vorsteueranmeldung zu erstellen. Ein Assistent führt Sie durch den weiteren Prozess. 31

33 Klicken Sie dazu bitte auf Start. Sie können nun die eingegeben Werte prüfen und wenn alles richtig ist die Voranmeldung endgültig erstellen. Weiterhin können Sie in diesem Bildschirm festzulegen wer der Verantwortliche für die Vorsteuer-Anmeldung sein soll. 32

34 Nun sollten Sie die Perioden der Anmeldung schließen. Mit Abschließen der Perioden schließt sich der Bildschirm. Die Vorsteuer- Ameldung liegt nun dem Verantwortlichen zur Genehmigung vor. Dieser findet eine entsprechende Meldung in seinem Workflow. 33

35 Über diese Meldung gelangt er zum Genehmigungsbildschirm. Nach Genehmigung wechselt der Workflow-Status. 34

36 Sowohl Sie als auch Ihr Mandant haben die Möglichkeit den Status der jeweiligen Vorsteueranmeldung zu kontrollieren. Wenn Sie im Menü Mandantenverwaltung die USt.-Voranmeldung aufrufen gelangen Sie wieder zur Übersicht. Dort können Sie sehen, dass Ihr Mandant die Voranmeldung genehmigt hat, und dass diese versendet wurde. Der erfolgreiche Versand wird durch dieses Symbol dargestellt: 35

37 Umsatzsteuer Voranmeldung Einstellungen Damit die USt.-Voranmeldung funktioniert müssen Sie einige Daten im System hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Mandaten-Einstellungen, Sie finden diese im Menü mit dem Firmennamen oben rechts im Bildschirm. Hier müssen Sie bei mehreren Reitern Daten eingeben zunächst im Reiter Finanzen. 36

38 Der Unterpunkt Steuer dient der Einrichtung der steuerrelevanten Einstellungen, wie zum Beispiel der Adresse Ihres Finanzamtes, sowie die Frequenz der USt.- Voranmeldung. Im Menüpunkt System können Sie einstellen ob Sie Soll-Besteuerung oder Ist- Besteuerung anwenden möchten. 37

39 Im Reiter Allgemein müssen ebenfalls Daten hinterlegt werden. Hier ist der Bereich Finanzen relevant. Für die erfolgreiche Übermittlung der Voranmeldung sind die Steuernummer und die Finanzamtsnummer wichtig, da diese den Empfänger der elektronischen Übermittlung definieren. Schließlich müssen im Reiter Elektronische Voranmeldung noch Daten hinterlegt werden. Aktivieren Sie hier die online Übermittlung der Voranmeldung und laden Sie Ihr digitales Zertifikat hoch und geben Sie Ihr Passwort ein. Beides haben Sie von Elster-Online erhalten. 38

40 Sollte es zu Problemen bei der Übermittlung kommen, prüfen Sie bitte die Verfügbarkeit der Elster-Server unter folgenden Link: 39

41 Zusammenfassende Meldung Die Zusammenfassende dient der Übermittelung von Daten an das Bundeszentralamt für Steuern bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und Leistungen. Diese funktioniert analog wie die Umsatzsteuervoranmeldung. Bitte beachten Sie hier aber, dass Sie unbedingt bei Ihren Kunden, die von dieser Meldung betroffen sind die Umsatzsteuer-ID zu hinterlegen. 40

42 Übersichten Der Punkt Übersichten bieten Ihnen eine einfache und schnelle Methode tabellarische Zusammenfassungen der wichtigsten Zahlen zu erstellen. Übersichten - Finanzen Da keine Übersicht angelegt ist, müssen Sie diese zunächst anlegen klicken Sie dazu bitte auf Neu. 41

43 Nun müssen Sie die Übersicht einrichten. Dies geschieht über vier Reiter. In der Übersicht legen Sie den Namen fest und wer Zugriff auf die Übersicht haben soll. Mittels der Filter legen Sie fest auf welche Datengrundlage sich die Übersicht stützen soll. 42

44 Im Bereich Layout wählen Sie aus verfügbaren Datenfeldern aus welche angezeigt werden sollen, und nach welchen Daten gruppiert werden soll. 43

45 Klickt man auf den Reiter Daten wird einem das Ergebnis angezeigt. Diese Darstellung ergibt sich aufgrund der ausgewählten Gruppierung im Reiter Layout. Ändert man die Reihenfolge der Gruppierung, hier nehmen wir die Periode nach oben, 44

46 so ändert sich auch die Darstellung im Reiter Daten. Sie können die Übersichten mittels der Werkzeuge exportieren. in das Excel-Format 45

47 Haben Sie eine Übersicht erstellt, speichern Sie diese ab, Sie finden Sie dann unter Ihren Namen bei den Übersichten aufgelistet. Sie können nun die Übersicht jederzeit wieder aufrufen. 46

48 Übersichten Kontakte Die Übersicht für Kontakte funktioniert analog wie die Übersicht Finanzen, nur das die Daten die verwendet werden sich auf die im CRM hinterlegten Daten beziehen. Übersichten Stapelprotokolle Mittels der Stapelprotokolle können Sie schnell für einen Mandanten bestimmte Unterlagen zusammenstellen. Folgende Unterlagen stehen zur Verfügung: Sachkontenauszüge Debitoren: Bewegungen Kreditoren: Bewegungen Debitoren: Saldenliste Kreditoren: Saldenliste Filtern Sie zunächst den Mandanten heraus für den Sie die Protokollen erstellen oder wählen Sie ihn direkt aus in dem Sie auf das Blatt-Icon drücken. 47

49 Nun können das Dateiformat und die gewünschten Protokolle auswählen und klicken Sie dann auf generieren. Das System zeigt Ihnen dann, dass die Protokolle erstellt werden. 48

50 Klicken Sie auf Aktualisieren und Sie können die fertigen Protokolle herunterladen. Drücken Sie dazu auf das Bestätigt-Icon für das jeweilige Protokoll. Übersichten - Finanzielle Buchungsperioden vergleichen Hier können Sie auf sehr einfache Art und Weise zwei beliebige Geschäftszeiträume miteinander vergleichen. 49

51 Sie können die Übersichten mittels der Werkzeuge exportieren. in das Excel-Format Übersicht Sachkonto - Buchungsart Mit dieser Funktion können Sie sich tabellarisch anzeigen lassen, welches Sachkonto mit welchem Betrag eine bestimmte Buchungsart angesprochen hat. 50

52 Übersicht Sachkonto - Finanzübersicht der Mandanten Dieser Bildschirm liefert Ihnen sehr schnell tabellarisch eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen Ihrer Mandanten. Folgende Kennzahlen stehen Ihnen zur Anzeige zur Verfügung: Umsatz Kosten der Waren Marge Kosten Ergebnis Ergebnis - % Arbeitskapital DSO = Forderungslaufzeit* Umsatz: Änderung Kosten der Waren: Änderung Marge: Änderung Kosten: Änderung Ergebnis: Änderung Arbeitskapital: Änderung Die Forderungslaufzeit bezeichnet die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung (Rechnungsdatum) bis zum Zahlungseingang. Auch diese Tabelle können Sie exportieren. 51

53 Vorlage In Exact Online können Sie eine Hauptmandanten definieren, der als Vorlage für Ihre übrigen Mandanten fungieren kann. Die Festlegung findet im Menü Mein Exact Online statt. Hier finden Sie die Einstellung unter Meine Kontaktdaten. 52

54 Vorlage - Definieren Sie die Vorlage Hier legen Sie fest welche Daten-Einstellungen Ihres Hauptmandanten auch für die übrigen Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Wählen Sie links die Daten aus und klicken Sie diese mit den Pfeiltasten nach rechts. Vorlage- Definieren Sie die Methode Hier können Sie eine Aktualisierungs-Methode definieren. Beachten Sie, dass sich einige Themen aufeinander beziehen und dieselbe Methode besitzen müssen. Es stehen folgende Methoden zur Verfügung: Kopieren Sie einmal während der Erstellung des Mandanten Aus dem Vorlagemandant aktualisieren Den Anwender selbst synchronisieren lassen 53

55 Gekoppelte Mandanten aktualisieren Wenn Sie als Methode Aus dem Vorlagemandant aktualisieren gewählt haben, können Sie hier die Synchronisation anstoßen. Vorlage Prüfung Mit dieser Funktion können Sie überprüfen ob die Daten Ihres Mandanten konsistent mit den Einstellungen Ihrer Vorlage sind. Wählen Sie die zu prüfenden Mandanten mittels Häkchen aus und klicken Sie bitte auf Zeigen. 54

56 Das System kann Ihnen die folgenden Status-Meldungen geben: Nicht vorhanden: Differenz: Nicht gekoppelt: Zusatz: Die Vorlage enthält Daten die im Ziel-Mandanten nicht existieren. Der Ziel-Mandant enthält Daten die in der Vorlage nicht existieren. Bestimmte Daten wurden nicht gekoppelt. Im Zielmandanten existieren Daten, welche im Mustermandanten nicht existieren. 55