1 Dokumente. 1.1 Einleitung. 1.2 Dokumentarten

Transkript

1 1 Dokumente 1.1 Einleitung Mit der Dokumentenverwaltung können Sie alle Dokumente zentral verwalten und nach Ihren Bedürfnissen gruppieren. Alle Dokumente werden in der Datenbank gespeichert. Es können Dokumente für den Einzel- oder Seriendruck (z.b. Abgaswartung, Reifeneinlagerung, etc.) erstellt werden. Weiter besteht die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen (z.b. für den Werbedruck auf den Einzahlungsscheinen oder Mietverträge für die Miet- oder Ersatzfahrzeuge. 1.2 Dokumentarten Folgende Dokumentarten stehen Ihnen zu Verfügung: Neutrales Dokument (Ohne Datenfelder Ausnahme: Tagesdatum) Seriendokument nach Kunden Seriendokument nach Fahrzeugen Seriendokument nach Tankkarten Seriendokument nach Ersatzteilen Seriendokument nach Kreditoren Dokument für Terminplaner Dokument für Belegzeilenaktion Beim Speichern des Dokumentes oder bei der Druckvorschau werden alle eingefügten Datenfelder überprüft ob diese mit der gewählten Dokumentart übereinstimmen. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 1 von 9

2 1.3 Dokumentbearbeitung Unter dem Menüpunkt Dokument finden Sie folgende Auswahl zum Bearbeiten bestehender Dokumente: Neu Neues Dokument erstellen Öffnen Bestehendes Dokument aus der Dokumentenverwaltung öffnen. Zuerst wird die Gruppe (Verzeichnis) ausgewählt und dann das gewünschte Dokument. Es kann auch nach Dokumenten gesucht werden. Sowohl nach dem Namen wie auch nach der Dokument-ID (das ist die Zahl in Klammern hinter dem Dokumentennamen). Mit der Schaltfläche Löschen kann ein markiertes Dokument gelöscht werden. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 2 von 9

3 Speichern Ein neu erstelltes Dokument speichern oder ein bestehendes Dokument unter dem gleichen Namen nochmals speichern. Beim erstmaligen Speichern kann ausgewählt werden wo das Dokument gespeichert werden soll. Ebenfalls kann das Dokument mit einem Passwort vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Jedes Dokument erhält beim Speichern eine vom System vergebene Dokument-ID. Diese ist eindeutig und kann nicht verändert werden. Eine einmal vergebene ID wird nach dem Löschen eines Dokumentes nicht mehr verwendet. Die Dokument-ID wird unter anderem benötigt um beim Werbedruck auf dem Einzahlungsschein anzugeben welches Dokument verwendet werden soll. Sie können so jederzeit verschiedene Werbedruck-Vorlagen, aufgrund saisonalen Events wie Frühlingsausstellung etc., erstellen und bei Bedarf (unter Einstellungen - Debitoren / Einzahlungsschein / Dokument-ID für EZS-Werbung ) dem Einzahlungsschein zuweisen. Speichern unter Ein neu erstelltes Dokument speichern oder ein bestehendes Dokument unter einem anderen Verzeichnis oder anderem Namen speichern. Das Dokument erhält eine neue Dokument-ID. Umbenennen und Speichern Ein bestehendes Dokument kann umbenannt und dann gespeichert werden. Dabei wird die Dokument-ID beibehalten. Löschen Bestehendes Dokument löschen Schliessen Momentan offenes Dokument schliessen Text-Datei importieren Eine externe Textdatei (*.txt, *.rtf) kann importiert werden. Exportieren Ein WSCAR-Dokument kann ins Format (*.txt, *.rtf) exportiert werden. Neue Dokumenten-Gruppe (Verzeichnis) erstellen Beim erstmaligen Speichern eines neuen Dokumentes, bei Speichern unter oder bei Umbenennen und Speichern ist rechts vom Text Gruppen eine Schaltfläche vorhanden. Über diese Schaltfläche kann eine neue Gruppe (Verzeichnis) erstellt werden. Hinweis: Es ist nicht möglich Untergruppen innerhalb Gruppen zu erstellen. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 3 von 9

4 1.3.1 Bearbeiten Unter dem Menüpunkt finden sich Standardfunktionen, wie in fast allen Windows- Programmen verfügbar sind. - Ausschneiden: Schneidet einen markierten Text aus - Kopieren: Kopiert einen markierten Text in den Zwischenspeicher - Einfügen: Fügt einen ausgeschnittenen oder kopierten Text am markierten Ort ein - Rückgängig: Macht getätigte Aktionen schrittweise rückgängig - Alles markieren: Markiert den gesamten Text - Suchen: Dokumente werden gesucht. Sowohl nach Namen wie auch nach der Dokument-ID. - Rechtschreibung: Überprüft das Dokument nach Rechtschreibfehlern Schaltflächen Praktisch alle Funktionen können auch über die Schaltflächen aufgerufen werden. Unter den Schaltflächen gibt es die zusätzliche Funktion Zoom. Damit kann das Dokument optisch vergrössert werden. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 4 von 9

5 1.4 Textgestaltung Formatierung - Schriftart: Schriftart /-Schnitt /-Grad einstellen - Fett: Markierter Bereich wird Fett dargestellt - Kursiv: Markierter Bereich wird Schräg dargestellt - Unterstrichen: Markierter Bereich wird unterstrichen - Linksbündig: Markierter Bereich wird Linksbündig ausgerichtet - Zentrieren: Markierter Bereich wird zentriert - Rechtsbündig: Markierter Bereich wird Rechtsbündig ausgerichtet - Aufzählungszeichen: Jeder markierten Zeile wird ein Punkt hinzugefügt - Hochgestellt: Markierter Bereich wird hochgestellt - Tiefgestellt: Markierter Bereich wird tiefgestellt - Normal: Hoch- / Tiefgestellter Text wird zurückgesetzt - Nummerierung: Markierte Zeilen werden durchnummeriert - Nummerierung ändern: Nummernformat kann geändert werden Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 5 von 9

6 1.4.2 Einfügen von Datenfeldern und Bildern Datenfelder Im Dokument können Datenfelder welche WSCAR zur Verfügung stellt hinzugefügt werden, so dass z.b. immer das aktuelle Tagesdatum auf dem ausgedruckten Dokument erscheint. Bei Serienbriefen kann die Anschrift oder andere Felder (z.b. Anrede / Vorname / Name / Anschrift / PLZ / Ort) auf diese Weise automatisch abgefüllt werden. Datenfelder werden an der Stelle eingefügt, wo sich der Cursor gerade befindet. Tipp: Wenn die gesamte Kundenadresse angedruckt werden soll, so kann man einfach nur das Feld Anschrift1 auswählen. Die weiteren Felder Anschrift2-5 werden dann automatisch hinzugefügt. ACHTUNG: Wenn der Dokumenttyp Normales Dokument ist, so können ausser dem Feld Tagesdatum keine anderen Datenfelder eingefügt werden. Bilder Es können auch Bilder in ein Dokument eingefügt werden. Einschränkung: - Text kann das Bild nicht umfliessen - Text hinter oder vor dem Bild ist nicht möglich - Text kann also nur oberhalb oder unterhalb des Bildes sein - Der Ausdruck von Bildern auf dem Einzahlungsschein ist NICHT möglich Tabulatoren setzen Das wichtigste Stilmittel bei einem Brief ist die Nutzung von Tabulatoren zur Platzierung und Ausrichtung des Textes. So kann z.b. für die Adresse eine fixe Position angegeben werden, die dann einfach durch drücken der Tabulator-Taste erreicht werden kann. Es können auch mehrere Tabulatoren gesetzt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sauber strukturierte Tabellen zu erstellen. Die Tabulator-Taste sieht auf der Tastatur so aus, und befindet sich auf der Tastatur ganz links (oberhalb der Caps-Lock Taste). Durch Mausklick auf den Lineal oberhalb des weissen Blatts setzen Sie mögliche Tabulatoren, welche für das ganze Blatt Geltung haben (Beispiel = Tabulator bei 12.25). Um einen Tabulator zu entfernen klicken Sie erneut auf den betreffenden Tabulator. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 6 von 9

7 1.4.4 Seitenränder anpassen Im Lineal lassen sich ebenfalls die Seitenränder anpassen. Dies wird ermöglicht durch das Anklicken und Ziehen des linken bzw. rechten grauen Balkens im Lineal. Im Beispiel stehen diese bei 1.5 und Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 7 von 9

8 1.5 Drucken Dokumente können als Einzeldokumente oder Seriendokumente ausgedruckt werden. Weiter können diese ebenfalls via verschickt werden Einzeldruck Alle Dokumenttypen können als Einzeldruck gedruckt werden Seriendruck Seriendruck ist nur möglich wenn der Dokumenttyp Seriendokument verwendet wird Einzel- Einzel- ist nur möglich wenn der Dokumenttyp Seriendokument verwendet wird Serien- Serien- ist nur möglich wenn der Dokumenttyp Seriendokument verwendet wird. Hinweis: Beim Serien wird das Dokument allen Kunden welche eine - Adresse eingetragen haben per Mail verschickt. Für die Kunden ohne eingetragene -Adresse wird das Dokument ausgedruckt Datenselektion Bei allen Dokumenttypen erscheint beim Ausdrucken oder -Versand eine Auswahlmaske (Ausnahme Einzeldruck Normales Dokument ), in der die Selektionskriterien eingegeben werden können. Nach der gewünschten Selektion erscheint das Dokument in der Vorschau. Die Funktionen der Druckvorschau werden in einem separaten Kapitel beschrieben. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 8 von 9

9 Druckvorschau Bei allen Druckarten wird nach der gewünschten Selektion das Dokument in der Vorschau angezeigt. Symbol-Beschreibung v.l.n.r.: - an den Anfang der Auflistung (1/26) - 1 Blatt zurück - Anzeige welche Seite der Totalanzahl Seiten gerade angezeigt wird - 1 Blatt vorwärts - an das Ende der Auflistung (26/26) - Zoomfaktor auswählen - Vergrössern der Anzeige des Dokumentes (nur auf dem Bildschirm) - Verkleinern der Anzeige des Dokumentes (nur auf dem Bildschirm) - Gesamtansicht des Blatts (1:1) - Alle Seiten ausdrucken -> (mit der linken Maustaste Druckersymbol anklicken) - Seitenauswahl auf einen bestimmten Drucker ausdrucken -> (mit der rechten Maustaste Druckersymbol anklicken) - Dokument speichern unter - Dokument als versenden - Beenden der Vorschau Tipp: Wenn man mit der Maus langsam über die einzelnen Symbole fährt und kurz stehen bleibt, dann erscheint ein Kurzbeschrieb der Funktion der entsprechenden Schaltfläche. 1.6 Etiketten drucken WICHTIG: Der Etikettendruck wird neu über das Modul Listen gemacht. Alle Informationen betreffend Ablauf und Einstellungen des Etikettendruckes werden in der Online Hilfe im Modul Listen beschrieben. Autocomp AG, Rothenring 26, 6015 Luzern Dokumente 9 von 9