Erstellung eines Aktenplans

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1 Handreichung Erstellung eines Aktenplans Version 1.0 (September 2018)

2 I. Was ist ein Aktenplan? Ein Aktenplan ist ein hierarchisch gegliedertes Ordnungssystem zur strukturierten Ablage von Akten, Vorgängen und Dokumenten. Er spiegelt die Aufgaben der Behörde in einer sachthematischen Gliederung wider. Diese Gliederung wird auf den verschiedenen Ebenen des Aktenplans von oben nach unten immer spezieller. aus Ziffern und einem Trennzeichen (Beispiel: ). Das Aktenplankennzeichen und die entsprechende Langbezeichnung bilden den Aktenplaneintrag (z.b E- Government). Die einzelnen Gliederungsebenen werden als Hauptgruppe, Gruppe, Untergruppe und Aktenplan- Betreffseinheit bezeichnet. Die Gliederungsebenen des Aktenplans sind fortlaufend nummeriert und erhalten sachthematisch aussagekräftige Benennungen. Die Nummerierung wird als Aktenplankennzeichen bezeichnet. Üblicherweise besteht sie Üblicherweise ist der Aktenplan in mindestens zwei und maximal vier Gliederungsebenen unterteilt. Sollten an bestimmten Stellen des Aktenplans weniger als vier Gliederungsebenen ausreichen, können eine oder beide mittlere Gliederungsebenen wegfallen. Unabhängig davon, wie viele Gliederungsebenen gewählt werden, bezeichnet man immer die unterste Ebene als Aktenplan-Betreffseinheit. So können also in einem Fall die zweite, in einem anderen die dritte und in einem letzten Fall die vierte Gliederungsebene des Aktenplans als Aktenplan- Betreffseinheit bezeichnet werden. 2

3 Zu jeder Aktenplan-Betreffseinheit werden sachthematisch zugehörige Akten angelegt. Diese Akten (und die in ihnen enthaltenen Vorgänge) stehen als flexible Gliederungselemente außerhalb des Aktenplans und ermöglichen eine individuelle Strukturierung der anfallenden Unterlagen. Sie bilden quasi eine fünfte und sechste Gliederungsebene außerhalb des Aktenplans, die aber bei der Erstellung eines Aktenplans mit zu berücksichtigen sind, um die Gliederungstiefe des Aktenplans bestimmen zu können. Zu fragen ist demnach stets, welche Akten und Vorgänge sinnvollerweise noch unterhalb der Aktenplan-Betreffseinheit angelegt werden können. II. Warum benötigt die elektronische Aktenführung einen Aktenplan? Jedes E-Akten-System benötigt einen Aktenplan: Akten, Vorgänge und Dokumente sollen leicht zugeordnet und wiedergefunden werden können. Der Aktenplan stellt eine einheitliche und nachvollziehbare Ablagestruktur zur Verfügung. Er ermöglicht die Ablage sämtlicher in einer Behörde anfallenden Unterlagen in ihrem Aufgabenund Entstehungskontext. Ein funktionierender, das heißt gut nutzbarer Aktenplan ist eine unbedingte Voraussetzung für die Arbeit mit der E-Akte. III. Wie wird ein Aktenplan erstellt? Kriterien für einen guten Aktenplan 1. Der Aufbau ist unabhängig vom organisatorischen Aufbau der Behörde. Bei der elektronischen Aktenführung kann der Aktenplan auch als Steuerungsinstrument für die Schriftgutverwaltung genutzt werden. So lassen sich auf der Ebene Aktenplan- Betreffseinheit Steuerungsinformationen hinterlegen (z.b. Aufbewahrungsfristen, Vorbewertungsmerkmal). Der organisatorische Aufbau einer Behörde unterliegt immer wieder Veränderungen, weshalb es nicht sinnvoll ist, den Aktenplan an Organisationsstrukturen entlang aufzubauen. Ein Aktenplan soll nämlich möglichst stabil sein und auch bei organisatorischen Veränderungen weiterhin funktionieren. Aktenpläne werden deshalb nicht nach der Organisationsstruktur, sondern üblicherweise nach den Aufgaben einer Behörde aufgebaut. 3

4 2. Die Gliederung verläuft hierarchisch vom Allgemeinen zum Speziellen. Der Aktenplan ist immer vom Allgemeinen zum Speziellen gegliedert: Ausgehend von den Kernaufgaben einer Behörde unterteilt er sich in Aufgabenbereiche, Teilaufgabenbereiche und Aufgaben. Das ermöglicht eine schnelle Orientierung im Aktenplan anhand sachthematischer Zusammenhänge und erleichtert die Ablage von Unterlagen an der passenden Stelle. 3. Das Gliederungsschema ist einheitlich numerisch definiert. Jeder Aktenplan ist nummeriert. Für die Nummerierung ist ein einheitliches Schema festzulegen. Üblich sind einoder zweistellige fortlaufende Ziffernfolgen, die meist durch ein Trennzeichen (Punkt) voneinander abgegrenzt sind, zum Beispiel: Falls der Rahmenaktenplan genutzt werden soll, ist das dort vorgeschlagene Nummerierungssystem anzuwenden. 4. Der Aktenplan umfasst mindestens zwei und maximal vier Ebenen. Die Gliederung des Aktenplans ist mit mindestens zwei und maximal vier Ebenen ausreichend tief ausgestaltet. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Akten und Vorgänge als weitere zusätzliche Gliederungselemente außerhalb des Aktenplans zur Verfügung stehen. Ist der Aktenplan zu fein gegliedert, kann es schwierig sein, zu einer Aktenplan-Betreffseinheit noch sinnvoll Akten und Vorgänge anzulegen. Ist der Aktenplan zu grob gegliedert, fallen zu einer Aktenplan-Betreffseinheit sehr viele Akten und Vorgänge an, was zu Unübersichtlichkeit führt. Zudem wird eine sinnvolle Vergabe von Steuerungsmetadaten, die an die Aktenplan- Betreffseinheit geknüpft sind, erschwert (z.b. Aufbewahrungsfristen). 5.Die eindeutige Zuordnung des Schriftguts wird ermöglicht. Damit die Zuordnung von Akten zum Aktenplan möglichst leicht fällt, soll der Aktenplan so aufgebaut sein, dass klar ersichtlich ist, welche Akten an welcher Stelle einzuordnen sind. Eindeutigkeit entsteht durch klare Formulierung und Kontextualisierung der einzelnen Aktenplaneinträge. Unspezifische Aktenplan-Betreffseinheiten wie Allgemeines oder Sonstiges sollten möglichst vermieden werden bzw. nur an wenigen Stellen in den Aktenplan eingefügt werden. 6. Die Steuerungsinformationen sind klar definiert. Im E-Akten-System dient der Aktenplan auch als Steuerungsinstrument für die Schriftgutverwaltung. Gängige Steuerungsmetadaten sind z.b. Aufbewahrungsfristen. Üblicherweise werden Steuerungsmetadaten auf der Ebene der Aktenplan-Betreffseinheit 4

5 hinterlegt und vererben sich auf sämtliche dazu angelegten Akten und Vorgänge. Eine manuelle Änderung von Steuerungsmetadaten wie z.b. Aufbewahrungsfristen sollte nur im begründeten Ausnahmefall erfolgen. Welche Steuerungsmetadaten im Aktenplan hinterlegt werden sollen, legt der Landesstandard E-Akte fest. Was ist der Rahmenaktenplan? Im E-Government-Grundlagenprojekt (EGP) 09: E-Akte hat eine ressortübergreifende Arbeitsgruppe einen Rahmenaktenplan für die Ministerien erarbeitet. Der Rahmenaktenplan benennt die zentralen politischen Handlungsfelder sowie eine allgemeine Hauptgruppe Organisation/Verwaltung und definiert jedes dieser Handlungsfelder als eine Hauptgruppe im Aktenplan. Jedes Ministerium kann für den Aktenplan die Hauptgruppen verwenden, die seinen zentralen Aufgabenbereichen entsprechen. Die Aktenplan-Ebenen unterhalb der Hauptgruppen können frei gestaltet werden. Ziel ist es, insbesondere bei Umressortierungen die Aktualisierung der Aktenpläne zu vereinfachen und den Austausch von elektronischen Akten und Vorgängen und den zugehörigen Metadaten zu erleichtern. Den Rahmenaktenplan und seine Nutzungsmöglichkeiten finden Sie auf den Internetseiten des CIO (MWIDE) und auf NRW connect. Arbeitsschritte bei der Erstellung eines Aktenplans Es gibt nicht nur einen einzigen Weg, einen Aktenplan für die E-Akte zu überarbeiten oder neu zu erstellen. Welches Vorgehen das richtige ist, muss jede Behörde passend zu den eigenen Rahmenbedingungen, Ressourcen und Zielen selbst bestimmen. Die folgenden Tipps zum Vorgehen sind deshalb vor allem als Orientierungshilfe für eine praktische Umsetzung zu verstehen. 1. Verantwortlichkeiten und Beteiligungen klären Die Überarbeitung oder Neuerstellung des Aktenplans für den Umstieg auf die elektronische Aktenführung betrifft die ganze Behörde. Sie sollte deshalb von sämtlichen Führungskräften mitgetragen werden. Die eigentliche Bearbeitung des Aktenplans sollte zentral gesteuert werden. Häufig übernimmt die für Organisation zuständige Einheit diese Aufgabe oder die Einheit, die für die Umsetzung des E-Government- Gesetzes zuständig ist, manchmal werden auch eigene Projektgruppen gebildet. Auch die Registraturkräfte oder andere Experten für die Schriftgutverwaltung sollten in jedem Fall hinzugezogen werden. Im Wesentlichen ist diese federführende Einheit bzw. Projektgruppe für die Aufstellung und Einhaltung der Richtlinien für die Erstellung des Aktenplans zuständig (z.b. Festlegung einer Aufgabenorien- 5

6 tierung im Aktenplan, Einhaltung der maximal vier Ebenen, Nummerierungssystem). Zudem ist zu klären, wie die einzelnen Fachabteilungen mit eingebunden werden können. Das ist nicht nur wichtig für eine spätere Akzeptanz des Aktenplans, auch das dort vorhandene inhaltliche Know-how und das Wissen über die Arbeitsweisen und über Art und Umfang des anfallenden Schriftguts zu den einzelnen Aufgaben(-Bereichen) ist wesentlich für die Erstellung eines guten Aktenplans. Inwiefern Interessensvertretungen (z.b. Personalrat) oder andere Gremien zu beteiligen sind, muss ebenfalls geprüft werden. 2. Aufgaben sammeln, ordnen, hierarchisieren Bei der Erstellung oder Überarbeitung des Aktenplans ist es oft eine große Herausforderung, die organisationsbezogene Sicht abzulegen und konsequent aufgabenorientiert zu arbeiten. Deshalb empfiehlt es sich, zunächst einmal die Kernaufgaben festzustellen und dann davon ausgehend weiter zu untergliedern. Dieser Schritt ist entscheidend für die spätere Qualität des Aktenplans. Je passgenauer die Aufgaben und ihr Verhältnis zueinander bestimmt werden können, desto einfacher wird später die Nutzung. Hilfsmittel zur Aufgabenbestimmung sind zum Beispiel: rechtliche Grundlagen, Geschäftsverteilungsplan, Geschäftsprozessanalyse, aktuell genutzter Aktenplan, Handreichungen aus dem EGP 09: E-Akte. Sollte der Rahmenaktenplan genutzt werden, ist zu beachten, dass die Hauptgruppen in diesem Fall thematisch bereits festgelegt sind und die weitere Untergliederung von diesen Hauptgruppen ausgehen muss. 3. Aufgaben in Aktenplan überführen Ein Aktenplan wird von oben nach unten aufgebaut. Das heißt, dass zunächst die oberste Ebene (Hauptgruppen) festgelegt wird, dann die zweite Ebene usw. Es ist zu empfehlen, mindestens die ersten beiden Ebenen von der federführenden Einheit bzw. der Projektgruppe erarbeiten zu lassen, um eine möglichst einheitliche und ausgewogene Grundstruktur zu schaffen. Ob für die weiteren Ebenen zuerst ein Vorschlag zentral erarbeitet und dann mit den Fachabteilungen abgestimmt wird oder ob die Erarbeitung der Ebenen drei und vier an die Fachabteilungen abgegeben wird, ist individuell festzulegen. Die Richtlinien für die Erstellung oder Überarbeitung sind dabei jeweils vorzugeben, also bspw. dass aufgabenbezogen vorzugehen ist oder dass der Aktenplan über maximal vier Ebenen verfügen darf. Ggf. sind an dieser Stelle Schulungen nötig, um das erforderliche Wissen über die spezifischen Anforderungen an einen Aktenplan für die E-Akte und die konkreten Vorgaben für die Ausgestaltung des eigenen Aktenplans zu vermitteln. 6

7 Die Ergebnisse der weiteren Ausgestaltung des Aktenplans werden von der federführenden Einheit zusammengeführt und ggf. überarbeitet und vereinheitlicht. Ein mögliches Vorgehen könnte folgende Schritte umfassen: (1) Ebenen 1 und 2 zentral erstellen. (2) Für die Ebenen 3 und 4 Fachleute für die jeweiligen Aufgabenbereiche hinzuziehen: Information über den aktuellen Sachstand, Vermittlung von benötigtem Fachwissen und Vorstellung der Arbeitsschritte in einem gemeinsamen Workshop. (3) Zusammenführung, Konsolidierung und Überarbeitung der Ergebnisse aus den Fachabteilungen durch die Organisationseinheit, die die Erstellung des Aktenplans federführend betreut. (4) Vorstellung und Diskussion der Ergebnisse in einem gemeinsamen Workshop. (5) Ggf. erneute Überarbeitung und Anpassung (6) Hausinterne Abstimmung und Inkraftsetzung 4. Steuerungsmetadaten bestimmen und im Aktenplan hinterlegen Im Aktenplan hinterlegte Steuerungsmetadaten dienen dazu, den Lebenszyklus von Vorgängen kontrolliert und weitgehend automatisiert ablaufen zu lassen. Üblicherweise werden zwei Steuerungsinformationen hinterlegt: Die Aufbewahrungsfrist und die Vorbewertung durch das Landesarchiv. Steuerungsmetadaten werden auf der untersten Ebene des Aktenplans (Aktenplan-Betreffseinheit) hinterlegt und werden automatisch auf alle dazu angelegten Akten und Vorgänge übertragen. Das bedeutet also, dass sämtliche Vorgänge, die zu einer Aktenplan- Betreffseinheit erstellt werden, automatisch die vorher bestimmte und im Aktenplan hinterlegte Aufbewahrungsfrist erhalten, die dann zu laufen beginnt, wenn der Vorgang formal abgeschlossen wird ( z.d.a.-verfügung ). Gleiches gilt für die Vorbewertung. Dieses Metadatum kann nur in Abstimmung mit dem Landesarchiv hinterlegt werden und liefert Zusatzinformationen, die die Aussonderung vereinfachen. 5. Den Aktenplan nachhaltig pflegen Wenn ein Aktenplan neu erstellt wurde, sollte er mittelfristig ohne größere Nachbearbeitung genutzt werden können. Dennoch kann sich Nachbesserungsbedarf ergeben, etwa durch Aufgabenveränderungen. Diese Anforderungen sind im Einzelfall zu prüfen und ggf. umzusetzen. Es ist Sorge zu tragen, dass eine Organisationseinheit auch nach der Neuerstellung oder Überarbeitung des Aktenplans für dessen Pflege zuständig ist. Die Notwendigkeit einer Revision sollte regelmäßig 7

8 geprüft werden. Über die Aktenordnung oder andere interne Regelungswerke können Kommunikationswege festgelegt werden, wie Veränderungswünsche zum Aktenplan an die richtige Stelle weitergegeben werden. Informationen beim Landesarchiv NRW (Internet) Informationen bei IT.NRW (Intranet) IV. Weiterführende Informationen Erklärvideos und Präsentationen: Akte - Vorgang - Dokument Aktenplan (in Planung) Handreichung zu den Themen: Aktenplan nutzen Aufbewahrungsfristen "Lebenszyklus V. Ansprechpartner Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen unterstützt Sie gerne bei der Überarbeitung oder Neuerstellung Ihres Aktenplans. Sprechen Sie uns an! egovernment@lav.nrw.de 8