Benchmarking Von den Besten lernen. Fachforum Benchmarking

Transkript

1 Benchmarking Von den Besten lernen Fachforum Benchmarking

2 Referent: Martin Maurer, PSP-Consult, Heilbronn

3 Agenda Herausforderungen - warum ist das Thema dran? Was ist und was leistet Benchmarking? Erfolgreiches Benchmarking wie geht das? Was ist Ihr konkreter Nutzen? Wie könnte ein erfolgreicher Benchmarking-Einsatz aussehen? Welcher Aufwand ist damit verbunden? Fazit Anhang Beispiel: Modularer Aufbau Rolle der Berater Beispiel Benchmarking-Tool Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 3

4 Herausforderungen - warum ist das Thema dran? Aktuelle Herausforderungen Für Verlader

5 Externe Herausforderungen Kostendruck und harter Preiskampf in eigenen Absatzmärkten LKW-Maut und deren Folgen Hohe Sozialabgaben und ungünstige Arbeitsbedingungen in Deutschland Niedriglohn-Fahrpersonal aus Osteuropa (Kostennachteil laut DVZ vom %) Immer mehr Stau, wenig neue Verkehrsinfrastruktur Verzerrte Wettbewerbsbedingungen halbstaatliche Konkurrenten DB AG, Post AG EU-Osterweiterung Niedriglohn-Fahrpersonal aus Osteuropa (Kostennachteil laut DVZ vom %) Steigende Anforderungen von Seiten Handel / Kunden Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 5

6 Interne Herausforderungen Betriebswirtschaftliche Schwächen bei vielen Verladern in Bezug auf Logistik: Logistik ist nicht Kerngeschäft: Operatives Tagesgeschäft verdeckt Blick auf Herausforderungen sowie notwendigen Wandel Beschaffung von Logistikdienstleistungen: Unklares Bild der eigenen Position im Markt; unklare Marktpreise, starke Preisbewegungen im Logistikmarkt Personal im Bereich Logistik: Mangelnde Attraktivität, Personalmanagement und Führung Interne Führungsstrukturen / Inhaber-Nachfolgeregelung Logistik-Controlling: Mangelnde Transparenz von Kosten und Leistungen Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 6

7 Was ist Benchmarking? Was leistet Benchmarking? Wie Benchmarking helfen kann, die Herausforderungen von Verladern zu meistern!

8 Benchmarking ist nicht kopieren, aber kapieren

9 Was ist Benchmarking? Benchmarking ist das systematische Vergleichen von unterschiedlichen (Transport-) Betrieben; das Identifizieren von leistungsrelevanten Unterschieden (in Strukturen, Prozessen, Leistungsangebot, Kosten etc.) die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten (Ziel: Einführung von best practices, best in class ) Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 9

10 Was ist Benchmarking? Benchmarking ist die richtigen Dinge tun Im Vergleich mit anderen Stärken und Schwächen erkennen Neue und bessere Strategien und Konzepte finden Ziele und Kennzahlen zur Erfolgskontrolle definieren Die richtigen Prioritäten setzen die Dinge richtig tun Verbesserungspotentiale erkennen und erschließen Prozesse neu gestalten, Informationsflüsse optimieren Kontinuierlicher Prozess zur Steigerung von Effektivität und Effizienz Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 10

11 Was gehört dazu? 1. Methode / Vorgehensmodell 2. Fragenkataloge / Kennzahlensystem 4. Neutrales Expertenteam 3. (Web-) Erfassungs- und Analysetool

12 Arten des Benchmarking Internes Benchmarking Wettbewerbs- Benchmarking Funktionales Benchmarking Generisches Benchmarking Unmittelbare Vergleichbarkeit????????? Aufwand???????? Vertraulichkeitsproblem???????? Lernpotenzial???????? Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 12

13 Erfolgreiches Benchmarking wie geht das? Wichtige Erfolgsfaktoren

14 Benchmarking-Erfolgsfaktoren Planung der Benchmarking-Studie: Umfang und Ziele Hierarchieübergreifende Projektunterstützung: Top Management und Process Owners Kennzahlen: Aussagefähigkeit und Genauigkeit in der Definition Auswahl der Benchmarking-Partner: Vergleichbarkeit und Lernpotenzial Implementierung: Veränderungsbereitschaft und Machbarkeit Beziehungen zu den Benchmarking-Partnern: Zielkongruenz und Vertrauen Besetzung des Benchmarking-Teams: Crossfunktionalität und Training Projektmanagement: Straffe Planung und Projektleiter Kommunikation: Kontinuität und Offenheit Externe Unterstützung: Objektivität und Wissenstransfer 15,8 % 14,9 % 14,9 % 12,9 % 11,9 % 9,9 % 5,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % Summe 97 % Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 14

15 Die richtige Planung Vorbereitung Festlegung des Benchmarking- Objektes Festlegung des Benchmarking- Teams Festlegung von Kennzahlen zur Leistungsbeurteilung Bestimmung von Benchmarking- Partnern Analyse Sammlung von Informationen für Analyse Kennzahlenvergleich Suche nach Best Practices Aufbereitung der Ergebnisse Umsetzung Auswertung der Analyseergebnisse Umsetzungsplanung Realisierung der Umsetzungpläne Kontrolle des Umsetzungsprozesses Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 15

16 Die richtigen BM-Partner Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 16

17 Die BM-Objektdefinition Überbetrieblich vergleichbare Abgrenzung von Benchmarking-Objekten Funktionen und Prozesse Einheitliche Beschreibung von Untersuchungsobjekten über verständliche Prozesse bzw. Tätigkeiten Kennzahlen Definition von Kennzahlen zur Vorgabe von Zielen und zur einheitlichen Messung von Kosten, Leistungen und Strukturen Untersuchungsgebiet (z.b. Artikelgruppen) Festlegung der Objekte, Standorte etc. die bei der Berechnung - Rohmaterial der Kennzahlen und dem überbetrieblichen Vergleich - Handelswaren berücksichtigt werden sollen - Betriebsmittel Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 17

18 Benchmarking - Kennzahlen Kennzahlen Absolute Zahlen Verhältniszahlen Einzelzahl Summe / Differenz Mittelwert Indexzahl Gliederungszahl Beziehungszahl Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 18

19 Kennzahlenarten Logistikeffizienz Logistikleistung Logistikkosten Verfügbarkeit Produktivität Durchlaufzeit Lieferservice Verfügbarkeit Produktivität Leistungskennzahlen beschreiben die Logistikleistung lassen sich aus den Prozessgrößen berechnen sind zum Benchmarking geeignet Kostenkennzahlen Darstellung von Kosten Darstellung von Kostenstrukturen sind zum Benchmarking geeignet Strukturkennzahlen einmalig zu erheben nicht unmittelbar prozessabhängig Darstellung der Randbedingungen Darstellung von Kosten Darstellung von Kostenstrukturen sind zum Benchmarking geeignet Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 19

20 Benchmarking-Tool Wozu wird ein Benchmarking-Tool benötigt? Anonyme und effiziente Datenerfassung (Notariatsprinzip) Teilnehmer erhalten über das Internet einen hochgesicherten Login; Daten werden verschlüsselt. (Anonymität, Datenschutz und Sicherheit gewährleistet) Einfache Bedienung Schulungen kaum notwendig. Online-Hilfetexte zu Fragen und Kennzahlendefinitionen Dateneingabe mit Plausibilitätschecks Beteiligung verschiedener Mitarbeiter mit spezifischem Berechtigungsprofil Online-Statusverfolgung Bereitstellung von online Datenanalysen / Auswertungen Übermittlung und Auswertung eigener Daten in Excel Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 20

21 LDL X Mittelwert Präsentation Ergebnisse Beispiel aus einer Analyse-Präsentation: Benchmarking-Kennzahl Best Practices Kosten pro gefahrener KM Angemessene Fahrzeug- Altersstruktur Fuhrpark Regelmäßige Fahrerschulungen Teilnahme Einkaufskooperation (Nutzung Synergien) Verbesserungsmaßnahmen (Empfehlungen) Ursachenanalyse für Kostenabweichungen Fuhrpark; Nutzung Telemetriedaten (z.b. Kraftstoffverbrauch bei unterschiedlichen Streckenprofilen); Konditionenvergleich Kraftstoffe & Reifen etc.; Kostenanalyse Reparatur und Wartung Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 21

22 Was ist Ihr konkreter Nutzen? Wie profitieren Sie von Benchmarking?

23 Ihr Nutzen Klare Aussagen zu Marktpreisen und Ihrer Positionierung im Beschaffungsmarkt sowie zu Prozesskosten im Vergleich zum Markt Transparenz bei Kosten und Leistungsfähigkeit mit aussagefähigen Kennzahlen Ihrer eigenen Logistik Neutrale, systematische Analyse und Ausarbeitung von Stärken-Schwächen-Profilen Hinweise auf in die Praxis umsetzbare Verbesserungen Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 23

24 Einige Beispiele Verbesserungspotentiale durch Benchmarking in der Industrie: Transportkosten (Erfahrungswerte Reduzierungen zwischen von 5 20 % möglich) Lagerhaltungs- und Handlingkosten (Erfahrungswerte Reduzierungen zwischen von 5 20 % möglich) Verwaltungskosten durch effizientere Abläufe (Erfahrungswerte zwischen 5 10 % möglich) Versicherungsprämien (Erfahrungswerte Reduktion um % möglich) Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 24

25 Wie könnte ein erfolgreicher Einsatz von Benchmarking aussehen? Wie läuft ein Projekt ab?

26 Die Vorgehensweise Projektdefintion Feedback Festlegung Teilnehmer Umsetzungsplanung 9 3 Abstimmung Inhalte Fragenkataloge Ergebnis-Workshop 8 4 Schulung der Beteiligten Datenanalyse und Erarbeiten Empfehlungen Datenerhebung via Internettool Überprüfung und Auswertung der Daten

27 Welcher Aufwand ist mit Benchmarking verbunden? Was müssen Sie für ein erfolgreiches Projekt einsetzen?

28 Eigenaufwand Teilnehmer Aktivitäten Durchführung Frequenz Aufwand Projektdefinition, Abstimmung Fragenkataloge Management Einmalig, 1-3 Tage Kick-off-Meeting, Schulung Verantwortliche in beteiligt. Organisation Einmalig 1 Tag Datenbereitstellung Verantwortliche in beteiligt. Organisation Pro Zyklus 1-3 Tage Datenerfassung via Internet Verantwortliche in beteiligt. Organisation Pro Zyklus 0,5 1 Tag Ergebnisanalyse, Ableitung Verbesserungsansätzen Verantwortliche in beteiligt. Organisation Management Pro Zyklus 0,5 bis 1 Tag Workshop Diskussion Ergebnisse und Umsetzungsplanung Verantwortliche in beteiligt. Organisation Management Halbjährlich 1 Tag Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 28

29 Fazit: Was ist Benchmarking? Fazit: Benchmarking ist: von den Besten lernen Veränderungsbedarf erkennen und damit eigene Erfolgspotentiale nutzen. Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 29

30 Wir würden uns freuen, Sie bei der erfolgreichen Verbesserung Ihrer Supply Chain unterstützen zu können. Andreas Kulick c/o PSP Consult Franz-Rücker-Allee Frankfurt am Main Internet Main Tel +49 (0) Main Fax +49 (0) Andreas Kulick - direct Mail: ak@andreaskulick.com Mobile: +49 (0) Martin Schweizer c/o PSP Consult Weipertstr D Heilbronn Mail: info@pspconsult.com Internet Main Tel +49 (0) Main Fax +49 (0) Martin Schweizer - direct Mail: martin.schweizer@pspconsult.com Mobile: +49 (0) Martin Maurer c/o PSP Consult Weipertstr D Heilbronn Mail: info@pspconsult.com Internet Main Tel +49 (0) Main Fax +49 (0) Martin Maurer - direct Mail: martin.maurer@pspconsult.com Mobile: +49 (0) Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 30

31 ANHANG Vorgehen Benchmarking ganz praktisch

32 Wie sieht das praktisch aus? Signal: Bereitschaft zur Teilnahme Unterzeichnung BenchLOG Vereinbarung (inkl. Vertraulichkeitsvereinbarung) Zusendung einer anonymen firmenspezifischen Teilnehmer- Kennung (z.b. DV471104) Gesicherte Übermittlung Passwort (Brief Einschreiben) Kick-off-Meeting und Kurz-Schulung Datenerfassung Datenerfassung via hochgesicherte Internet-Verbindung oder durch BenchLOG-Personal vor Ort (Interview und Datenerfassung mit Tablet-PC/Laptop) Nach Abschluss gesicherte Übermittlung der Analyse-Daten an Teilnehmer (Excel-Dateien auf CD-ROM) mit Einschreibe-Brief und separater Passwort-Übermittlung) Analyse-Gespräch und Festlegung Aktionsplan vor Ort Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 32

33 Was leisten die Berater? Identifizierung von Potentialen, Definition und Unterstützung bei der Durchführung von Benchmarking: Neutrale Koordination aller Benchmarking Teilnehmer Bereitstellung und Betrieb Online-Benchmarking-Tool Erarbeitung eines spezifischen Fragebogens Vorbereitung und Unterstützung der Datenerfassung Unterstützung bei monatlicher oder vierteljährlicher Datenerfassung Auswertung der Daten; neutrale Analyse, Monitoring Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 33

34 Was leisten die Berater? Teilnehmerspezifische Interpretation der Daten und Identifizierung von Verbesserungspotentialen, Zweimal pro Jahr Analysegespräch bei jedem Teilnehmer Ggf. Organisation von moderierten Erfahrungsaustauschrunden Ggf. Diskussion und Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Verbesserungspotentialen auf Tageshonorarbasis Untersuchung individueller Fragestellungen und Hypothesen möglich, ebenso Erfassung von Daten ausschließlich für Zwecke der Kooperation Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 34

35 ANHANG Beispiel Benchmarking-Tool

36 Beispiel: Modul-Bausteine Firmenprofil Transportmanagement Stückgutlogistik / KEP-Dienstleistungen Sonderthemen z.b. Basel II- Unternehmensrating Automatisierung von Logistikprozessen Branchenlogistik Lagerlogistik

37 Beispiel Benchmarking Struktur Stand: Fachforum Benchmarking Logimat 2005 Seite: 37

38 Benchmarking-Tool (1)

39 Benchmarking-Tool (2)

40 Benchmarking-Tool (4)

41 Benchmarking-Tool (5)

42 Benchmarking-Tool (6)

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!