Universitätsrechenzentrum. Johannes Gogolok Abt. Wiss. Anwendungen URZ B/008/ :LQ:RUG *UXQGODJHQ

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1 Universitätsrechenzentrum Johannes Gogolok Abt. Wiss. Anwendungen URZ B/008/ :LQ:RUG *UXQGODJHQ

2 5(,+( 7(;79(5$5%(,781* 06:LQ:RUG*UXQGODJHQ FernUniversität Hagen Juni 1999

3 ,QKDOWVYHU]HLFKQLV 1 VORWORT START UND BILDSCHIRMAUFBAU DAS ARBEITSFERNSTER ANSICHTEN EINES DOKUMENTS TEXTEINGABE ALLGEMEINE REGELN SONDERZEICHEN AUTOKORREKTUR BEARBEITUNG VON TEXTEN (TEIL I) SCHREIBMODI MARKIEREN ÜBERSCHREIBEN KOPIEREN / AUSSCHNEIDEN VON TEXTTEILEN EINFÜGEN VON TEXTTEILEN VERSCHIEBEN VON TEXTTEILEN LÖSCHEN DIE FUNKTION WIEDERHERSTELLEN SUCHEN / ERSETZEN Ersetzen Die Funktion GEHE ZU BEARBEITUNG VON TEXTEN (TEIL II) FORMATIEREN VON ZEICHEN UND ABSÄTZEN Formatieren über Symbolleiste Formatieren über Menuleiste Identische Formatierung mehrerer Elemente (Formatübernahme) Beispiele für Formatierungen FORMATVORLAGEN BENUTZUNG INTEGRIERTER FORMATVORLAGEN FORMATVORLAGEN ERSTELLEN Vorlage nach Muster erstellen Eine neue Formatvorlage über Menü erstellen AUTOTEXT AUTOTEXT EINTRÄGE ERSTELLEN AUTOTEXT EINFÜGEN AUTOTEXT EINTRÄGE LÖSCHEN DIE AUTOTEXT - SYMBOLLEISTE DIE SAMMLUNG RECHTSCHREIBUNG, THESAURUS, SILBENTRENNUNG DIE RECHTSCHREIBPRÜFUNG WORTWIEDERHOLUNGEN - THESAURUS SILBENTRENNUNG SEITENEINRICHTUNG, SEITENANSICHT EINRICHTEN EINER SEITE DIE SEITENANSICHT SPEICHERN UND ÖFFNEN VON DOKUMENTEN... 45

4 10.1 ÖFFNEN VON DOKUMENTEN SPEICHERN VON DOKUMENTEN Manuelles Speichern Automatisches Speichern DRUCKEN DRUCKEN ÜBER MENÜLEISTE DRUCKEN ÜBER DRUCKERSYMBOL... 50

5 $EELOGXQJVYHU]HLFKQLV Abbildung 1: Die Arbeitsoberfläche von WinWord... 7 Abbildung 2: Das Dialogfeld Sonderzeichen Abbildung 3: Autokorrektur - Eingabefenster Abbildung 4: Autokorrektur automatische Korrekturen Abbildung 5: Kontextmenü Abbildung 6: Suchen von Zeichen Abbildung 7: Suchen von Zeichen - erweitert Abbildung 8: Erweitertes Suchen hier formatierte Elemente und sonstige Zeichen Abbildung 9: Suchen Objekt Abbildung 10: Ersetzen von Zeichen...21 Abbildung 11: Die Funktion GEHE ZU Abbildung 12: Zeichenformatierung über die Funktion Format der Menuleiste Abbildung 13: Zeichenformatierung über die Funktionskombination FORMAT - ZEICHEN der Menuleiste Abbildung 14: Absatzformatierung über die Menu - Funktion Format Abbildung 15: Formatierung von Rahmen und Schattierungen Abbildung 16: Formatierung von Seitenrahmen Abbildung 17: Formatvorlagenauswahl im Listenfeld FORMATVORLAGE vor und nach dem Einfügen von zusätzlichen Elementen Abbildung 18: Definition einer neuen Formatvorlage Abbildung 19: Definition eines AutoText-Eintrags Abbildung 20: Fehlerkorrektur während des Schreibens Abbildung 21: Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Abbildung 22: Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung - hier Grammatik Abbildung 23: Ersatzbegriffe im Thesaurus Abbildung 24: Ersatzbegriffe im Thesaurus (2) Abbildung 25: Silbentrennung - Parameterdefinition Abbildung 26: Silbentrennung - Trennvorschlag Abbildung 27: Seiteneinrichtung - Seitenränder Abbildung 28: Seiteneinrichtung - Seitenlayout Abbildung 29: Öffnen von Dateien - Definitionsmaske Abbildung 30: Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente Abbildung 31: Liste geöffneter Dokumente in der Funktion FENSTER Abbildung 32: Speichern von Dateien - Definitionsmaske Abbildung 33: Definition der Druckoptionen Abbildung 34: Dialogfeld für Druckeroptionen (Beispiel)... 49

6 9RUZRUW Die vorliegende Broschüre ist eine Einführung in die Bedienung eines von der Funktionalität her sehr umfangreichen und zum Teil sehr komplexen Programms zur Textverarbeitung - MICROSOFT WINWORD. Die Komplexität dieses Programms macht es nötig, den Benutzer schrittweise in dessen Bedienung einzuführen. Dieser einführende Kurs behandelt die Grundfunktionen des Programms und ermöglicht es, mit dem hier erworbenen Wissen eine relativ anspruchsvolle Textverarbeitung zu betreiben. Zum festen Bestandteil des Kurses gehören auf dem theoretischen Teil basierende Übungsabschnitte, die der Verfestigung des Erlernten dienen. Diese werden in einer eigenen Broschüre angeboten. Die Einzelabschnitte der vorliegenden Broschüre sind durch am linken Textrand zu findende Symbole gekennzeichnet, die besondere Textabschnitte kennzeichnen. Diese haben die folgende Bedeutung: - Tips aus der Praxis ª Wichtige Hinweise

7 6WDUWXQG%LOGVFKLUPDXIEDX 'DV$UEHLWVIHUQVWHU Das WINWORD - Programmsystem ist Bestandteil des Microsoft Office - Pakets und in der Regel über die Gruppe dieses Pakets innerhalb der Windows - Oberfläche zu starten. Das WINWORD - Fenster besteht in seiner Standardform aus den folgenden Elementen: Titelleiste Symbolleisten Hilfefunktionen Menuleiste Lineal Dokumentenfenster Laufleisten Statusleiste Abbildung 1: Die Arbeitsoberfläche von WINWORD Im Dokumentenfenster wird der zu bearbeitende Text eingegeben. In WINWORD eingegebene und gespeicherte Texte werden Dokumente genannt. Die Textbearbeitung erfolgt über die Menuleiste oder die Symbolleisten. Standardmäßig erscheinen nach dem Programmstart zwei Symbolleisten in der Oberfläche: x Die Standard Symbolleiste (s. Abbildung 1, obere Symbolleiste) x Die Format Symbolleiste (s. Abbildung 1, untere Symbolleiste). Weitere Symbolleisten können nach Bedarf über die Menüfunktionskombination ANSICHT SYMBOLLEISTEN in die Oberfläche eingefügt werden. Die horizontalen und vertikalen Lineale geben Auskunft über die Position des Textes (der Textteile) auf der erzeugten Seite (Standardformat DIN A4). Die Lineale können nach Bedarf über die Funktionskombination ANSICHT LINEAL ein- bzw. ausgeblendet werden.

8 Die horizontalen und vertikalen Laufleisten ermöglichen es, in den Dokumenten nach links / rechts und nach oben / unten zu blättern. Dies kann durch Anklicken der Pfeilsymbole an den Enden der Laufleisten erfolgen oder durch Verschieben der innerhalb der Leisten liegenden Schieber bei gedrückter linker Maustaste. Ein schnelles Blättern (seitenweise) ermöglichen die mit Doppelpfeilen versehenen Schaltflächen im unteren Bereich der vertikalen Laufleiste. Die Darstellungsgröße des Dokumentenfensters (der sog. Zoom-Faktor) ist individuell einstellbar über die Standard - Symbolleiste (Siehe Feld mit der Angabe 100 % in der Standard Symbolleiste der Abbildung 1). Ein Mausklick auf den Pfeil neben dem Zoom Feld öffnet eine Liste mit voreingestellten Prozentsätzen bzw. Dokumentgrößen. - Ein einfacher Mausklick in das Zoom Feld ermöglicht eine direkte manuelle Eingabe der gewünschten Zoom Faktors. Die Eingabe wird mit der ENTER Taste bestätigt. - Bei mehrseitigen Dokumenten kann bei der Einstellung des Zoomfaktors auf Werte unter 50% (i.d.r. ab 47% abwärts) eine gleichzeitige Darstellung mehrerer Textseiten auf dem Bildschirm erreicht werden. So ist insbesondere in der Seitenlayout Ansicht des Dokuments (s. unten) eine genauere Layoutkontrolle ganzer Seiten möglich. - WINWORD erlaubt beim Zoomfaktor Werte bis 500%.

9 $QVLFKWHQHLQHV'RNXPHQWV Beim Arbeiten mit WINWORD kann das Dokument in der Arbeitsoberfläche so angezeigt werden, wie es für die Arbeit am günstigsten ist. Währen der Arbeit am Text können unterschiedliche Ansichten aktiviert werden. Die für den jeweiligen Zweck am besten geeignete Bildschirmansicht hängt von der Art der Arbeit mit dem Text ab. Die Ansicht kann geändert werden über x Menübefehle siehe Menüfunktion ANSICHT x x Tastenkombinationen Die Ansicht-Schaltfflächen links von der horizontalen Bildlaufleiste unten auf dem Bildschirm: Es gibt mehrere unterschiedliche Dokumentansichten: Ansicht Schaltfläche Tasten kombination Normal Ansicht Die Standard-Ansicht von WinWord. In dieser Ansicht sehen die Zeichen und Absatzformate genauso wie später im Druck aus. Zeilen- und s.o erste von links ALT + STRG + N Seitenumbrüche, Tabulatoren und Ausrichtungen werden angezeigt. Bereiche außerhalb des eigentlichen Textkörpers Kopfzeilen, Fußzeilen, Fußnoten, Ränder, Seitennummern usw. sind nicht sichtbar. Grafiken werden ebenfalls nicht angezeigt. Onlinelayout Ansicht s.o. zweite von links Wird bei umfangreichen Dokumenten verwendet. Zeigt das Dokument in der Online- Form an. Besteht aus zwei Teilfenstern eins mit Überschriften und Titeln, ein zweites mit dem Dokumententext. Erlaubt eine schnelle Navigation innerhalb umfangreicher Dokumente. Die Bildschirmdarstellung des Textes entspricht nicht dem Druckbild. Seitenlayout Ansicht s.o. dritte von links Stellt jede Seite des Dokuments so dar, wie sie später im Druck erscheint. Die in der Normal Ansicht nicht sichtbaren Elemente werden hier angezeigt. Spaltenfluß und Textfluß um verankerte Objekte herum sin ebenfalls sichtbar. Gliederungs Ansicht s.o. vierte von links Wird bei gegliederten (umfangreichen) Dokumenten verwendet. Zeigt die einzelnen Ebenen einer Gliederungsstruktur an. Gleichzeitig blendet sie die Symboleiste GLIEDERUNG ein, mit der Gliederungsebenen komfortabel erweitert oder reduziert werden können. ALT + STRG + P ALT + STRG + O ALT + STRG + I

10 Ansicht Ganzer Bildschirm Wird verwendet, um den Eingabebereich zu maximieren. Vergleichbar mit der Normal Ansicht. Es werden alle in der Abbildung 1 sichtbaren Elemente der Arbeitsoberfläche ausgeblendet. Eine Symbolleiste GANZER BILDSCHIRM wird in das Dokument eingeblendet. Über deren Funktion GANZER BILDSCHIRM SCHLIEßEN kann die Ansicht verlassen werden. -Bewegt man den Mauszeiger an den oberen Bildschirmrand, wird die WINWORD Menüleiste eingeblendet. Keine Schaltfläche vorhanden Zugriff über die Menüleiste, hier Funktionskombination ANSICHT GANZER BILDSCHIRM keine - Für das Bearbeiten von Standardtexten empfiehlt sich die Benutzung der Normal Ansicht, wenn schnelle Bereichswechsel innerhalb des Dokumentes nötig sind und auf die Kontrolle bestimmter Elemente verzichtet werden kann, oder der Seitenlayout Ansicht, wenn während der Erstellung des Dokumentes auf dem Bildschirm das genaue Abbild der Druckseite, incl. Seitenränder, Grafiken, Kopfund Fußzeilen, Fußnoten usw. erscheinen soll.

11 7H[WHLQJDEH $OOJHPHLQH5HJHOQ 1. Für die Texteingabe in Dokumente gilt der Grundsatz: Zuerst eintippen - später um die Schönheit kümmern d.h. bei der Eingabe neuer Texte sollte nicht beachtet werden, wie der eingegebene Text eigentlich am Ende vom Layout her aussehen soll (Ausnahme: Tabellen, tabellarische Übersichten). 2. Nach dem Aufruf von WINWORD steht ein leeres Dokumentenfenster zur Verfügung. Die Schreibmarke (Cursor) befindet sich in der Zeile 1 an der Position 1 (Spalte 1) des Textes. Im Dokumentenfenster ist oben links das Zeichen ABSATZENDEMARKE ( ) sichtbar. - Die Absatzendemarke kann aus dem Dokument über die dazugehörige Schaltfläche der Standard - Symbolleiste ausgeblendet werden. Man sollte sie jedoch in der Oberfläche belassen, um die Grenzen der Absätze erkennen zu können. Sie belegt in der Druckausgabe keinen Platz und hat keinen Einfluß auf die Zeilenlänge von Zeilen, in denen sie im Text erscheint. Beim Formatieren von Absätzen (s. weiter im Text) ist die Information über die Position dieses Zeichens im Text sehr hilfreich. 3. Die Texteingabe kann ohne Beachtung der Zeilenumbrüche erfolgen. Das System bricht eine Zeile automatisch an Wortgrenzen um. Lediglich die Enden von Absätzen müssen explizit durch Betätigung der ENTER-Taste markiert werden. 4. Das Seitenende (automatischer Wechsel zur Folgeseite) wird vom System automatisch erkannt und durchgeführt. 5. Bei der Eingabe von Texten sind jedoch einige Sonderfälle zu beachten: x Die ENTER-Taste sollte nur Ende eines Textblocks (Textabsatzes) betätigt werden (s.o.). x Das erzwungene Zeilenende - Ende einer Zeile an einer beliebigen Stelle, mit Wechsel zur nächsten Zeile wird mit der Tastenkombination SHIFT ENTER erzeugt. Dabei wird kein neuer Textabsatz erzeugt (wichtig für spätere Absatzformatierungen). x Das erzwungene Seitenende - individueller Wechsel zur Folgeseite an beliebigen Stellen des Textes, kann mit der Tastenkombination STRG ENTER erzeugt werden. x In bestimmten Fällen muß der automatische Zeilenumbruch an Wortgrenzen unterbunden werden, z.b. bei Angaben der Form 18 Jahre, 20 km, 30 sec würde, wenn die Zahl das letzte Wort einer Zeile wird, die nachfolgende Zeichenkette in die nächste Zeile gesetzt werden, was nicht im Sinne des Erfinders ist. In solchen Fällen sollte zwischen Zahl und Folgekette ein sog. geschütztes Leerzeichen (hartes blank) gesetzt werden, welches die Worttrennung an dieser Stelle verhindert. Dieses Zeichen kann über die Tastenkombination STRG - SHIFT - LEERTASTE erzeugt werden. Es wird im Text als ein zwischen beiden Bestandteilen der Zeichenkette stehender Kringel (w) sichtbar.

12 6RQGHU]HLFKHQ Texte enthalten oft Zeichen, die nicht über die Standardtastatur eingegeben werden können. Es können dekorative oder wissenschaftliche Symbole sein, fremdsprachliche Zeichen (z.b. Buchstaben mit Akzenten), Sonderzeichen aus dem WINWORD Vorrat (Aufzählungszeichen, Gedankenstriche unterschiedlicher Länge, Tilden oder sonstige ANSI-Zeichen) allesamt Zeichen, die auf der Tastatur nicht enthalten sind. Es gibt mehrere Möglichkeiten, derartige Zeichen (Sonderzeichen) in den Text einzufügen: x x Die Benutzung von Folgen spezieller Tastenkombinationen hier allerdings nur auf einer beschränkten Menge von Sonderzeichen (siehe Suchen / Ersetzen). Die Funktionskombination EINFÜGEN SONDERZEICHEN, die ein Dialogfeld SONDERZEICHEN einblendet: Abbildung 2: Das Dialogfeld Sonderzeichen Nach der Auswahl der SCHRIFTART und des gewünschten SYMBOLS wird über die Schaltfläche EINFÜGEN das ausgewählte Symbol an der vorher im Text definierten Stelle (Position der Schreibmarke) eingefügt. Über die Schaltfläche SHORTCUT kann dem ausgewählten Sonderzeichen eine Tastenkombination zugeordnet werden, mit der das Einfügen des Symbols während des Schreibens möglich wird, ohne daß die o.g. Funktion aufgerufen werden muß. Über die Schaltfläche AUTOKORREKTUR kann dem ausgewählten Symbol eine Zeichenkette zugeordnet werden, nach deren Eingabe im Text automatisch das Symbol erscheint. Einige solcher Zeichenketten sind schon im System integriert, z.b. bewirkt die Eingabe von ( c ) die Ausgabe des Zeichens, die Eingabe = = > produziert Î, die Eingabe : - ( ergibt / usw. (s. Autokorrektur weiter unten). - Die ergiebigsten Symbolschriftarten, die auf den meisten Rechnern i.d.r. zur Verfügung stehen sind Monotype Sorts, Symbol, Windings und Zapf Dingbats.

13 $XWR.RUUHNWXU Während des Schreibens von Texten können Tippfehler und Buchstabendreher (z.b: udn statt und) automatisch korrigiert werden. Hierzu enthält WINWORD eine AUTOKORREKTUR - Funktion. Diese beinhaltet neben einem Katalog von fehlerhaften Kombinationen und deren Ersetzungen auch eine Reihe von Zeichenketten zur Erzeugung von Sonderzeichen: Werden Wörter falsch geschrieben, erfolgt beim Schreiben eine automatische Korrektur, sobald im Text zum nächsten Wort übergegangen wird, vorausgesetzt das falsch geschriebene Wort ist im Katalog der Autokorrektur enthalten. Der Ersetzungskatalog kann jederzeit über die Funktionskombination EXTRAS AUTOKORREKTUR eingesehen werden (siehe Abbildung 3 ). Er kann benutzerseitig erweitert werden. Hierzu ist die zu ersetzende Zeichenkette in das Feld ERSETZEN und der Ersatztext in das Feld DURCH einzutragen. Die Eingabe ist über die Schaltfläche HINZUFÜGEN zu bestätigen. Die maximale Länge des Ersatztextes beträgt 255 Zeichen. - Besteht der Ersatztext aus einem Textabschnitt, der formatiert übernommen werden soll (Schriftgröße, -art, Ausrichtung usw.), muß der Eintrag zunächst in als Textteil im Dokument erfolgen. Anschließend werden die gewünschten Formatierungen vorgenommen, der überarbeitete Eintrag in die Zwischenablage kopiert (Tastenkombination STRG + C), und die AUTOKORREKTUR aufgerufen. Im Feld ERSETZEN wird die zu ersetzende Zeichenkette eingegeben, ins Feld DURCH wird über die Tastenkombination STRG + V der formatierte Ersatztext übernommen und über die Schaltfläche HINZUFÜGEN dem AUTOKORREKTUR Katalog hinzugefügt. Dabei ist darauf zu achten, daß die Option TEXT MIT FORMAT aktiviert werden muß. Die AUTOKORREKTUR Funktion beinhaltet neben der Umsetzung von systemseitigund benutzerdefinierten Zeichenketten eine Reihe von automatischen Korrekturen von Standardfehlern, die als Option aktiviert / deaktiviert werden können: x Abbildung 3: Autokorrektur - Eingabefenster Zwei Großbuchstaben am Wortanfang (bedingt durch zu spätes Loslassen der SHIFT Taste) werden in groß klein korrigiert.

14 x Jeder Satz wird mit einem Großbuchstaben begonnen (Voraussetzung ist, daß zwischen dem Satzendezeichen und dem Beginn des nächsten Satzes ein Leerzeichen steht). x Wird die Feststelltaste während des Schreibens unbeabsichtigt arretiert, so wird die dabei erzeugte Zeichenkette automatisch korrigiert (z.b. geschrieben wird zu geschrieben ). Die Registerkarte AUTOFORMAT enthält weitere Optionen für die automatische Korrektur während der Eingabe: Abbildung 4: Autokorrektur automatische Korrekturen - Alle als Optionen zur Verfügung stehende Korrekturalternativen können nach Bedarf durch Aktivierung / Deaktivierung ein- bzw. ausgeschaltet werden.

15 %HDUEHLWXQJYRQ7H[WHQ7HLO, 6FKUHLEPRGL Während der Eingabe des Textes kann WINWORD in unterschiedlichen Schreibmodi arbeiten. In welchem Schreibmodus sich das System aktuell befindet, wird in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand angezeigt: x arbeitet WINWORD im Überschreibmodus, erscheint in der Statusleiste das Kürzel ÜB. x arbeitet WINWORD im Einfügemodus ist das Kürzel ÜB in der Statusleiste abgeblendet. - Der Einfügemodus ist der Standard Arbeitsmodus von WINWORD. Im Einfügemodus werden eingegebene Zeichen ab der Position der Schreibmarke in das Dokument eingefügt. Eventuell schon hinter der Schreibmarke vorhandene Zeichen werden nach hinten verschoben. Im Überschreibmodus überschreiben die ab der Position der Schreibmarke eingegebenen Zeichen die eventuell schon dahinter vorhandenen. Der Wechsel zwischen beiden Modi erfolgt über die EINF Taste der Tastatur. 0DUNLHUHQ Die Voraussetzung für die Bearbeitung von Texten in WinWord nach deren Erfassung ist eine vorherige Positionierung der Schreibmarke an der zu bearbeitenden Stelle des Dokuments oder die Markierung zu bearbeitender Textteile. Das Markieren eines Textes oder Textteiles kann auf unterschiedlichen Wegen durchgeführt werden. Die Standardtechnik ist: x Schreibmarke vor oder hinter die zu markierende Position bringen und bei gehaltener linker Maustaste den gewünschten Textteil markieren. Es gibt allerdings eine Reihe von Schnellmarkierungs - Techniken für bestimmte feste Textteile: x ein Wort markieren - Doppelklick an beliebiger Stelle des Wortes x eine Zeile markieren - Schreibmarke links vor der Zeile positionieren. Die richtige Position ist erreicht, wenn die Schreibmarke die Form eines Pfeils Ü erhält. Danach ein einfacher Mausklick x einen Satz markieren - die STRG - Taste gedrückt halten und auf eine beliebige Stelle im Satz klicken. x einen Absatz markieren - Schreibmarke links vor dem Absatz positionieren (richtige Position s.o.) und Doppelklick x den gesamten Text markieren - Schreibmarke links neben den Text bringen (richtige Position s.o.) und Dreifachklick). x Einen vertikalen Textblock (außer in einer Tabellenzelle) markieren - die ALT- Taste gedrückt halten, und mit der Maus (linke Maustaste gedrückt) den vertikalen Block eingrenzen. Wichtig: Erst nach der Markierung von Textteilen kann mit diesen gearbeitet werden.

16 hehuvfkuhlehq Um Textpassagen zu überschreiben, kann man zwei unterschiedliche Techniken benutzen: x Schreibmarke vor die zu ersetzende Textpassage positionieren. Prüfen in welchem Schreibmodus das System arbeitet (das Kürzel ÜB in der Statusleiste beachten). Befindet sich das System im Einfügemodus (Standardzustand), die EINF - Taste der Tastatur betätigen, um in den Überschreibmodus zu schalten und danach Text eingeben. Nach der Eingabe EINF - Taste nochmals betätigen, um in den Einfügemodus zu schalten (Kürzel ÜB wird in der Statusleiste abgeblendet). x Zu ersetzenden Text markieren (ohne Rücksicht auf den Schreibmodus) und mit neuem Text überschreiben..rslhuhq$xvvfkqhlghqyrq7h[wwhlohq Markierte Textteile können für die Wiederverwendung (Benutzung an anderen Stellen des bearbeiteten oder eines anderen Dokuments) in die WINDOWS - Zwischenablage kopiert werden. Das Kopieren von Textabschnitten ist x entweder über die Funktionskombination BEARBEITEN - KOPIEREN x oder durch Anklicken der Schaltfläche in der Standard - Symbolleiste, x oder über die Tastenkombination STRG + C. Der kopierte Textabschnitt verbleibt im Dokument an seine ursprünglichen Position, in der WINDOWS Zwischenablage befindet sich eine Kopie des Abschnitts. Diese Kopie kann beliebig oft an anderen Stellen des Dokuments eingefügt werden. Hierzu wird nach vorheriger Positionierung der Schreibmarke an der Einfügestelle x entweder die Funktionskombination BEARBEITEN EINFÜGEN, x oder die Schaltfläche in der Standard - Symbolleiste, x oder die Tastenkombination STRG + V. benutzt. - In die Zwischenablage kopierte Textteile sollten, wenn sie wiederverwendet werden sollen, unmittelbar nach dem Kopieren für Einfügungen benutzt werden, ein nochmaliges Kopieren eines anderen Textabschnitts in die Zwischenablage überschreibt den vorherigen Inhalt. Textblöcke, deren Position im Dokument verändert werden soll, müssen aus ihrer Ursprungsposition ausgeschnitten werden und so (wie beim Kopieren) in die WINDOWS Zwischenablage verlagert werden. Dies kann x entweder die Funktionskombination BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN, x oder die Schaltfläche in der Standard - Symbolleiste, x oder die Tastenkombination STRG + X. geschehen. Anschließend können sie an der gewünschten Stelle des Dokuments eingefügt werden (s.o.). Die Funktionen AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN sind auch über die rechte Maustaste erreichbar. Um sie auszuführen ist der zu bearbeitende Textabschnitt zu markieren bzw. die Schreibmarke auf der Einfügeposition zu plazieren und

17 anschließen die Markierung oder die Einfügeposition mit der rechten Maustaste anzuklicken. In dem nach dem Mausklick erscheinenden Kontextmenü kann die gewünschte Funktion direkt ausgewählt werden. (LQI JHQYRQ7H[WWHLOHQ Während des Schreibens (oder Nachbearbeitens) eines Textes können jederzeit einzelne Zeichen, Wörter oder ganze Textblöcke an beliebigen Stellen eingefügt werden. Dazu ist die Schreibmarke an der Einfügeposition zu plazieren (Mausklick oder Pfeil - Tasten) und anschließend der gewünschte Textteil einzufügen. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, daß sich WINWORD im Einfügemodus befindet (s. weiter oben). Kopierte oder ausgeschnittene Textblöcke können aus der WINDOWS Zwischenablage in die Dokumente eingefügt werden. Die dazu benötigten Techniken sind weiter oben detailliert beschrieben. - Inhalte der Zwischenablage können mehrfach eingefügt werden, d.h. ein Textteil, der über die Funktionen KOPIEREN oder AUSSCHNEIDEN in die Zwischenablage gebracht wurde, kann an mehreren unterschiedlichen Stellen des Textdokuments eingefügt werden. 9HUVFKLHEHQYRQ7H[WWHLOHQ Einzelne Textblöcke können innerhalb der Dokumente an beliebige Positionen verschoben werden. Dazu werden sie x entweder an ihren Ursprungspositionen ausgeschnitten und an neue Positionen gesetzt (eingefügt, s.o.), x oder markiert und die Markierung bei gehaltener linker Maustaste an die gewünschte neue Position verschoben. Der Mauszeiger wird dabei zu einem Pfeil mit angehängtem grauem Kasten, die Einfügemarke erscheint als eine graue senkrechte Linie. Wird die Maustaste losgelassen, wird der markierte Textblock aus seiner ursprünglichen Position entfernt und erscheint auf der Position dieser Linie. - Wird bei dieser Arbeitstechnik die STRG Taste gedrückt, so wird der markierte Textabschnitt kopiert. / VFKHQ Abbildung 5: Kontextmenü Für das Löschen von Textteilen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: x unwiderbrigliches Löschen - zu löschenden Text markieren und die ENTF - Taste betätigen. Ein so gelöschter Text kann nur über die Funktion WIEDERHER- STELLEN (s. weiter im Text) wieder ins Dokument gebracht werden. x Löschen durch Ausschneiden - Text markieren und das Scherensymbol in der Symbolleiste anklicken. Der ausgeschnittene Text wird aus dem Dokument

18 entfernt, ist jedoch noch in der WINDOWS - Zwischenablage verfügbar. Gleicher Effekt wird über die Funktionskombination BEARBEITEN - AUSSCHNEIDEN erzielt oder über die Tastenkombination STRG + X. 'LH)XQNWLRQ:LHGHUKHUVWHOOHQ Sollten bei den bisher genannten Aktivitäten - LÖSCHEN, AUSSCHNEIDEN, EINFÜGEN Bedienungsfehler eingetreten sein (zuviel gelöscht oder ausgeschnitten, an einer falschen Stelle eingefügt usw.), oder sonstige, weiter in der Unterlage beschriebene Aktionen rückgängig gemacht werden müssen, so stehen dafür mehrere Alternativen zur Verfügung: x die Funktionskombination BEARBEITEN - RÜCKGÄNGIG, x das Symbol x oder die Tastenkombination STRG + Z. Über das Symbol können insbesondere mehrere, in der zeitlichen Abfolge nicht hintereinander liegende Aktionen rückgängig gemacht werden. Dazu wird über die rechts neben dem Pfeilsymbol liegende Schaltfläche W eine Liste der zuletzt ausgeführten Aktionen eingeblendet (max. 256), aus der man die gewünschte auswählen kann. - Umgekehrte Aktionen sind ebenfalls möglich - rückgängig des Rückgängig, also widerrufen der Aktion Rückgängig - erreichbar über die Funktionskombination BEARBEITEN - WIEDERHERSTELLEN oder das Symbol (mit einer Liste, wie oben) oder die Tastenkombination STRG + Y. 6XFKHQ(UVHW]HQ Innerhalb von Dokumenten kann nach einzelnen Elementen (Texten, Textteilen, Sonderzeichen, Absätzen, Formatierungen usw. gesucht werden. Die Suchen kann gestartet werden über die Funktionskombination BEARBEITEN SUCHEN oder die Tastenkombination STRG F: Abbildung 6: Suchen von Zeichen Der zu suchende Text / Textteil ist in das Eingabefeld des Fensters einzugeben. Über die Schaltfläche WEITERSUCHEN wird die Suche gestartet. Wird der angegebene Text / Textteil gefunden, stoppt das Programm die Suche und markiert das gefundene Element im Dokument. Nochmaliges Betätigen der Schaltfläche WEITERSUCHEN startet eine Suche nach der nächsten Position des angegebenen Textes / Textteiles. Ist die Suche am Ende des Dokuments angelangt, erscheint ein Dialogfenster, welches die Fortsetzung des Suchvorganges am Dokumentanfang erlaubt. Das Fenster kann über die Schaltfläche ABBRECHEN oder über die ESC Taste verlassen werden. - Nach dem Verlassen des Fensters bleibt der angegebene Suchstring aktiv über die Tastenkombination SHIFT F4 läßt den Cursor zur nächsten Fundstelle springen.

19 Die Suchoptionen können über die Schaltfläche ERWEITERN verfeinert werden: Abbildung 7: Suchen von Zeichen - erweitert So kann die SUCHRICHTUNG im Verhältnis zur aktuellen Cursorposition bestimmt werden nach oben, nach unten oder ganzer Text. GROß- / KLEINSCHREIBUNG beachten ist dieses Feld nicht aktiviert, wird bei der Suche nicht nach Groß- / Kleinschreibung unterschieden. NUR GANZES WORT SUCHEN es werden nur komplette Wörter gesucht. Kommt der angegebene String als Teilkette eines Wortes im Text vor, wird die Suche nicht gestoppt. MIT MUSTERVERGLEICH das Feld wird aktiviert, wenn im Feld Suchen nach Suchoperatoren für komplexe Suchvorgänge verwendet werden (z.b. * oder? als Joker) 1. Neben der Suche nach Texten oder Textteilen können auch Suchvorgänge nach besonderen Formatierungen von Textelementen, Absätzen, nach Tabulatoren, Positionsrahmen oder Sonderzeichen gestartet werden. Hierzu sind zusätzliche Wahlalternativen über die Schaltflächen Format bzw. Sonstiges einblendbar: Abbildung 8: Erweitertes Suchen hier formatierte Elemente und sonstige Zeichen Siehe hierzu WinWord - Onlinehilfe

20 Über die Registerkarte ERSETZEN des Fensters SUCHEN UND ERSETZEN (auch direkt erreichbar über die Funktionskombination BEARBEITEN ERSETZEN oder über die Tastenkombination STRG H) - Eine interessante Funktion stellt der Befehl OBJEKT SUCHEN dar. Diese Funktion erlaubt es, sich Objekt für Objekt durch das Dokument zu bewegen. Erreichbar ist sie über die mit einem Punkt versehene Schaltfläche am unteren Ende der vertikalen Laufleiste: Ein Mausklick auf die Schaltfläche öffnet ein Menü mit Typen von Elementen nach denen im Dokument gesucht werden soll. Die Symbole haben die folgende Bedeutung: obere Reihe von links: untere Reihe von links Feld Endnote Fußnote Kommentar Abschnitt Seite Gehe zu Suchen Bearbeitungen Überschrift Grafik Tabelle Abbildung 9: Suchen Objekt Wird das gewünschte Element angeklickt, erfolgt bei jedem Mausklick auf eine der mit Doppelpfeilen versehenen Schaltflächen am unteren Ende der vertikalen Laufleiste der Wechsel zum nächsten / vorherigen ausgewählten Element. - Sollen die Schaltflächen mit den Doppelpfeilen wieder den Seitenwechsel bewirken, muß in der o.g. Liste das Element SEITE aktiviert werden.

21 (UVHW]HQ Über die Registerkarte ERSETZEN des Fensters SUCHEN UND ERSETZEN (auch direkt erreichbar über die Funktionskombination BEARBEITEN ERSETZEN oder über die Tastenkombination STRG H) lassen sich Textteile eines Dokuments automatisch durch andere ersetzen. In das Feld SUCHEN NACH wird das zu ersetzende Zeichen oder Textteil eingegeben, in das Feld ERSETZEN DURCH das Ersatzzeichen oder der Ersatztextteil. x Über die Schaltfläche ERWEITERN kann das Suchen verfeinert werden, wobei die Erweiterung des Suchspektrums und die zusätzlich angebotenen Alternativen denen beim Suchen (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. und Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) entspricht. Zeichen und Elemente, die nicht über die Tastatur in die Felder SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH eingegeben werden können, werden hierbei aus den in der Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. dargestellten Auswahllisten durch Anklicken übernommen. Die dabei in beiden Eingabefeldern generierten Zeichenketten entsprechen der systeminternen Darstellung der Zeichen z.b. ^a für die Absatzmarke oder ^t für das Tabstopzeichen. x Die Schaltfläche ERSETZEN startet das Suchen nach dem / den zu ersetzenden Zeichen mit automatischer Ersetzung. Ersetzt wird allerdings nur das erste in Suchrichtung gefundene Zeichen. x Soll das nächste Muster gesucht und ersetzt werden, ist die Schaltfläche WEITERSUCHEN zu betätigen. Auch hier findet nur eine Ersetzung statt. x Sollen im gesamten Text die gewünschten Ersetzungen vorgenommen werden, ist nach Angabe des Such- und Ersatzmusters die Schaltfläche ALLE ERSETZEN zu betätigen. - Suchvorgänge beginnen immer ab der aktuellen Cursorposition und stoppen beim Textende. Auf Rückfrage kann der Suchvorgang am Textanfang fortgesetzt werden. - Das automatische Ersetzen kann über die Esc Taste abgebrochen werden. - Ist beim Aufruf des Such- oder Ersetzungvorganges ein Textteil im Dokument markiert, so finden die Aktionen nur im markierten Textteil statt. 'LH )XQNWLRQ *(+( =8 Abbildung 10: Ersetzen von Zeichen Die dritte Registerkarte - GEHE ZU (ebenfalls direkt erreichbar über die Kombination der Funktionen BEARBEITEN GEHE ZU oder die Tastenkombination STRG G) ermöglicht eine schnelle und direkte Bewegung innerhalb des Dokuments. Dieses erspart insbesondere in umfangreicheren Dokumenten ein zeitauffendiges Suchen