WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE

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1 WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE

2 STANDARDINTEGRATION ZU ALLEN GÄNGIGEN ENTGELTABRECHNUNGEN. VON HR-ANWENDERN FÜR HR-ANWENDER: MIT DER WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE STEIGERN SIE IHRE EFFIZIENZ UND SENKEN GLEICHZEITIG IHRE KOSTEN. Wenn Sie Spitzenleistung suchen, setzen Sie auf Menschen, die sich für Sie engagieren und professionell handeln. MAXIMALE DATEN- UND SYSTEM-SICHERHEIT

3 WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE Für die Personalarbeit sind Dokumente und personenbezogene Daten egal in welcher Form sie vorliegen eine wichtige Grundlage: Angefangen von den Bewerbungsunterlagen über Beurteilungen, Urlaubsanträge, bis hin zu Zeugnissen kurz sämtliche Informationen, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die Wilken Digitale Personalakte optimiert Ihre personalwirtschaftlichen Arbeitsabläufe. Durch die Standardintegration zu allen gängigen Entgeltabrechnungen werden Prozesse vereinfacht, ein umfangreiches Sicherheitskonzept garantiert höchste Daten- und System-Sicherheit. Der elektronische Aktendeckel verwaltet zugriffsgeschützt Metadaten zum Mitarbeiter. Als Datenquellen dienen beliebige vor- oder nachgelagerte Anwendungen (Entgeltabrechnung, Zeiterfassung usw.). DIE PAPIERGEBUNDENE PERSONALAKTENHALTUNG WIRD ÜBERFLÜSSIG AUTOMATISIERUNG BESCHLEUNIGT ARBEITSPROZESSE Innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte sind mit dem Aktendeckel alle relevanten Daten des Mitarbeiters inklusive Bild zugriffsgesteuert sofort ersichtlich. Durch die Anbindung aller führenden Personalabrechnungssysteme müssen Personalstammdaten nicht zeitaufwändig eingegeben werden, sondern können automatisiert übernommen werden. In der Wilken HR Digitale Personalakte (DPA) werden personenbezogene Dokumente und Daten unabhängig von ihrer Form gesammelt, digitalisiert und verschlagwortet auf einem zentralen Server abgelegt, die papiergebundene Personalaktenhaltung wird damit überflüssig. Dank einer indexbasierten Suche und einer Volltextsuche können Dokumente schnell und einfach recherchiert werden. Laut Expertenmeinungen lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digitalisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 % verkürzen. Ebenso entfallen Wartezeiten, weil Dokumente gerade in Bearbeitung sind, sowie ungewollte Kopien. Mit den zentral zur Verfügung gestellten Dokumenten, bzw. Daten können sich berechtigte Mitarbeiter einen einfachen Überblick verschaffen und Handlungs- und Bewertungsmöglichkeiten in Bezug auf die Person und deren Tätigkeit ableiten. Durch die Benutzeroberfläche im Look and Feel von MS Office 2010 erfolgt die Bedienung durch den Anwender intuitiv bzw. mit geringem Schulungsaufwand. Dank der MS Office Integration er-möglicht die Wilken HR Digitale Personalakte die schnelle Erstellung von Dokumenten, indem sie auf integrierte Aber die Wilken HR Digitale Personalakte bietet mehr als nur Ablage: Neben der Suche nach Dokumenten ist auch die Verwaltung und die Weiterverarbeitung zeit- und ressourcen intensiv. Die Wilken HR Digitale Personalakte beschleunigt die Erledigung aller Aufgaben und steigert die Effizienz von Prozessen in Ihrer Personalabteilung. Sie ist damit ein modernes Instrument für die effiziente Verwaltung von Personalunterlagen. und individuell angepasste Standardvorlagen zugreift und Adressdaten automatisch in das Adressfeld eingefügt. Desweiteren können Textbausteine wie zum Beispiel für Zeugnisse verwaltet und beliebig in die Vorlage eingefügt werden. Zentrale Verwaltung aller für die Fachabteilung definierten Dokumentvorlagen.

4 WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE Um alle Änderungen eines Dokumentes nachzuvollziehen, werden diese in der sog. Dokumentengeschichte versioniert, Zugriff und Änderungen werden protokolliert. Lückenlose Historisierung aller Zugriffe, Änderungen, Versionierung, u.v.m. Neue und abgeänderte Dokumente werden dann direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte gespeichert. Für die Weitergabe oder -verarbeitung können die Belege mit Annotationen versehen werden: Sie können berechtigungsgesteuert Notizen anbringen, KEIN ZUSÄTZLICHER ADMINISTATIONSAUFWAND Über den Web ECM Client (Web 2.0-Technologie) können berechtigte Mitarbeiter auf sämtliche Informationen zugreifen, ohne Installation der Applikation auf ihrem Rechner und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. Vollständige Integration in Microsoft Office und Microsoft Outlook. Dank der Integration von MS Outlook, Lotus Notes und Tobit werden elektronisch erzeugte Dokumente wie s ebenfalls direkt in der Wilken HR Digitale Personalakte abgelegt, so dass alle, einen Mitarbeiter betreffende Informationen per Mausklick zur Verfügung stehen. Durch die digitale Zusammen- Passagen markieren oder verdecken und das Dokument mit selbst definierten Stempeln versehen. Innerhalb des Aktendeckels werden die Dokumente vom Sachbearbeiter in vordefinierte oder individuell angelegte Strukturen analog zu herkömmlichen Aktenordern abgelegt. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, können diese Register sowohl sortiert als auch gruppiert werden. fassung aller mit unterschiedlichen Medien erstellten Informationen innerhalb der Wilken HR Digitale Personalakte gehören Medienbrüche, die die Informationsbeschaffung und -verarbeitung erschweren und verlangsamen, der Vergangenheit an. AUTOMATISIERTE WIEDERVORLAGEN Die Dokumentenwiedervorlage ermöglicht eine zeitlich gesteuerte und periodische Ausführung von Prozessen. So kann zum Beispiel die Führerscheinüberprüfung bei Mitarbeitern mit Firmenfahrzeugen als halbjährliche Wiedervorlage eingerichtet werden. Mit Hilfe einer integrierten Vorgangsverwaltung werden standardisierbare Abläufe automatisiert und dokumentenbasiert abgebildet: Hierbei können beispielsweise Vertragsunterlagen an eine prüfende Stelle weitergeleitet werden, ohne dass diese den geschützten Personalbereich verlassen oder über unsichere Medien wie im Haus verteilt werden. Sie werden dann bei Fälligkeit der Aufgabe automatisch per benachrichtigt. Neben dokumentenbasierten Vorgängen können selbstverständlich individuell erstellte Prozesse wie Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge und abrechnungen über eine flexible Workflow Engine definiert und abgebildet werden. Somit können beispielsweise Urlaubsanträge inklusive Genehmigung vollständig unter Einbindung der führenden Personalabrechnungs- bzw. Personalmanagementsystem elektronisch realisiert werden. Ein großer Vorteil der Wilken HR Digitale Personalakte ist insbesondere für dezentral organisierte Unternehmen die standort-übergreifende Zugriffsmöglichkeit.

5 WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE LEISTUNGSMERKMALE ROLLEN- UND INDEXBASIERTES SICHERHEITSKONZEPT Dieses regelt sämtliche Zugriffsrechte und schützt die sensiblen personengebundenen Daten vor Missbrauch. Zusätzlich werden die Daten verschlüsselt. Eine temporäre und befristete Freigabe ausgewählter Daten gestattet es beispielsweise leitenden Angestellte oder dem Mitarbeiter selbst, gezielt auf die für sie / ihn zur Verfügung gestellten Daten zu zugreifen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen. Maximale Sicherheit: Umfangreiches Sicherheitskonzept inklusive elektronischer Verschlüsselung. Eine Anwendung, die von HR-Anwendern für HR-Anwender konzipiert wurde. Die Anwendung wurde komplett durchgängig auf modernster Microsoft-Technologie entwickelt. Die Clients sind funktional deckungsgleich sowohl als Windows als auch als Web 2.0-Client auf Basis MS Silverlight verfügbar. Die Oberflächen wurden komplett im Look and Feel von Office 2010 gestaltet. Geringer Aufwand für die Schulung und Einweisungen der Fachabteilung und der Administratoren Die Anwendung verfügt über ein umfangreiches Sicherheitskonzept zur Verwaltung der Zugriffe auf die Daten und Dokumente. Standortunabhängiger und gleichzeitiger Zugriff auf Informationen und Dokumente Temporärer Aktenzugriff mit zeitlicher Befristung auf die Akteneinsicht von Mitarbeitern und / oder Vorgesetzten Jeder Zugriff auf Informationen wird exakt dokumentiert. Die Informationen werden verschlüsselt vorgehalten, ein unberechtigter Zugriff über die Administration ist ausgeschlossen. Uneingeschränkte Mandantenfähigkeit Die Übernahme der Personalstammdaten erfolgt auf Basis von vorhandenen Importschnittstellen aus allen gängigen Personalabrechnungssystemen. SAP-Zertifizierung Einfache Anbindung von Drittanwendungen über offene APIs (z.b. Zeitwirtschaft) Revisionssichere Ablage der Informationen, verbunden mit einer GDPdU-konformen Speicherung Ihrer Personaldaten Anbindung beliebiger Langzeitspeichersysteme Abbildung der Organisationsstruktur Systeminterne Kommunikation (das unsichere Weiterleiten von Personaldaten und Dokumenten über ein externes Mailsystem ist nicht notwendig) Individuelle Abbildung von Aktentypen, z.b. Bewerberakten, aktiver Stamm, Auszubildende uvm. Einfaches Blättern in der Akte mit Dokumentvorschau Umfangreiche Suche über Indizes und Volltext Keine Limitierungen in Hinsicht auf die diversen Dateiformate Leistungsstarke Dokumentvorlagen- Verwaltung (einheitliche Dokumentvorlagen in der gesamten HR-Abteilung mit kompletter Versionsverwaltung) inkl. Verwendung von Textbausteinen Übernahme von Dokumenten per Drag and Drop in die Personalakte (aus Dateisystem, oder Anwendungen, die Drag and Drop unterstützen) Abbildung von elektronischen Standard- und unternehmensspezifischen HR-Prozessen (z. B. Urlaubsantrag, Seminarbuchung, Dienstreisen) Scannen von Unterlagen aus dem Client am Arbeitsplatz bereits im Standard Übernahme der Altakten in die DPA kann ggf. durch eigenes Personal erfolgen. Anbringen von Annotationen, z.b. Post-IT (Textfelder) und elektronischen Stempeln auf den Dokumenten Exportfunktion (Personalakten können z.b. bei der Veräusserung von Unternehmen oder Unternehmensteilen vollständig exportiert werden) Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Französisch, weitere Sprachen auf Anfrage)

6 WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE WILKEN HR DIGITALE PERSONALAKTE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN (MINDESTANFORDERUNGEN) Das Leistungsspektrum der Wilken HR Digitale Personalakte wird durch eine revisionssichere Langzeitablage und einer GDPdU-konformen Dokumentenspeicherung abgerundet. Die im Regelfall notwendige Übernahme Ihrer physischen Alt-Personalakten in die DPA gehört ebenfalls zu unserem Leistungsspektrum. Wir unterstützen unsere Kunden dabei in vielfältiger Weise, von der einfachen Bereitstellung von Scanner Hardware bis hin zur Vermittlung von spezialisierten Dienstleistern. PC-SERVER Hardware Software Intel Pentium 4 (größer 2,4 GHz) 4 Prozessorenkerne 4 GB RAM 80 GB freier Festplattenspeicher Optional ein WORM-Laufwerk für Langzeitarchivierung MS Windows 2003 Server 32 / 64 Bit oder höher MS SQL Server 2005 (oder neuer) MS.NET Framework 4.0 Standard-Backup-Software Nur bei Web Client-Nutzung: IIS Version 6.0 (oder höher) und MS Silverlight 5.0 PC-ARBEITSPLATZ Hardware Software Intel Pentium 4 (2,4 GHz) oder höher 2 GB RAM 500 MB freier Festplattenspeicher MS Windows XP SP3 oder höher (Workstation) Microsoft.NET Framework 4.0 Nur bei Web Client-Nutzung: Silverlight V 5.0 (Systemanforderungen Silverlight unter Die Wilken HR Digitale Personalakte vereinfacht und optimiert Ihre Prozesse in der Personalarbeit und erleichtert damit nicht nur die Arbeit Ihrer Personalverantwortlichen, sondern senkt auch den Verwaltungsaufwand und Kosten. Sie sichert die Effizienz Ihrer Personalarbeit und ist die Basis für ein umfangreiches Personalinformationssystem.

7 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 550 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Corporate Group als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen unter anderem in der Energie-, Finanz- und Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Wilken Corporate Group gehören neben der Wilken GmbH (Ulm), die Wilken AG (Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) und die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Wilken Corporate Group erzielte 2014 einen Umsatz von ca. 58 Millionen Euro. Wilken Corporate Group Hauptsitz: Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.