Kapitel 3 Folieninhalt bearbeiten

Transkript

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2 53 Kapitel 3 Folieninhalt bearbeiten Sie können bereits eine Präsentation mit einfachen Textfolien erstellen. Damit Sie Ihre Folien in PowerPoint aber vernünftig bearbeiten können, müssen Sie sich jetzt damit beschäftigen, wie Sie Text korrigieren bzw. wie Sie Ihre Folien bearbeiten können. Auch die korrekte Rechtschreibung ist ein Thema.

3 54 Kapitel 3 Textkorrekturen vornehmen Haben Sie sich vertippt? Oder fällt Ihnen beim Überarbeiten der Präsentation eine bessere Formulierung ein? Wenn Sie erst einmal die umfangreichen Korrekturmöglichkeiten in PowerPoint kennen gelernt haben, können Sie Ihren Folien routiniert den letzten Schliff geben und peinliche Rechtschreibfehler vermeiden. Einzelne Zeichen löschen Wenn Sie nur ein oder wenige Zeichen in Ihrem Text verändern müssen, kommen die folgenden Optionen zum Einsatz: 1 Wenn Sie einen Tippfehler nach der Eingabe bemerken, klicken Sie mit dem Mauszeiger an die Stelle, an der sich der Fehler befindet. 2 Drücken Sie die -Taste: Das Zeichen links vom Cursor wird gelöscht. Zum Löschen mehrerer Buchstaben wiederholen Sie den Vorgang.

4 55 3 Drücken Sie die -Taste, wenn der Fehler rechts vom Cursor liegt. Auch hier wiederholen Sie das Drücken der -Taste, wenn Sie mehrere Buchstaben hintereinander löschen wollen. 4 Im Anschluss an den Löschvorgang können Sie falls notwendig die richtigen Buchstaben eintippen. Jetzt wissen Sie, wie Sie einzelne Zeichen verbessern können. Im nächsten Abschnitt lernen Sie, wie Sie größere Textpassagen korrigieren. Markieren und umfangreichere Textkorrekturen durchführen In PowerPoint können Sie auch umfangreichere Textkorrekturen vornehmen. In diesen Fällen ist das Löschen über die Tasten bzw. ein sehr umständliches Verfahren. Deshalb lernen Sie nun ein Vorgehen kennen, das Sie bei Ihrer Arbeit mit diesem und allen anderen Office-Programmen ständig begleiten wird: das Markieren. Was ist das? Der Vorgang des Markierens ist ein wichtiger Bestandteil aller Office-Programme. In PowerPoint kennzeichnen Sie damit die Teile der Präsentation, für die Sie anschließend einen Befehl erteilen wollen. Markieren Sie Textpassagen in PowerPoint 2007 wie folgt: 1 Zum Markieren einiger Buchstaben oder mehrerer Wörter setzen Sie den Cursor an den Beginn der betreffenden Stelle.

5 56 Kapitel 3 2 Drücken Sie jetzt die linke Maustaste und ziehen Sie den Cursor bis zu der Stelle, an der die Markierung enden soll. 3 Lassen Sie die Maustaste los. Die markierte Textpassage erscheint nun farbig hinterlegt. Gleichzeitig sehen Sie einen gestrichelten Auswahlrahmen um den Platzhalter, der die betreffende Stelle beinhaltet in PowerPoint ein Zeichen dafür, dass der Inhalt des Platzhalters bearbeitet werden kann. 4 Möchten Sie die Markierung rückgängig machen, klicken Sie mit der Maus auf einen Bereich außerhalb der aktuellen Markierung.

6 57 Neben diesem Standardvorgehen zum Markieren, das Sie in (fast) jeder Situation anwenden können, gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie Sie mit der Maus eine Textstelle schneller markieren können: Ein einzelnes Wort markieren Sie mit einem Doppelklick in das betreffende Wort. Um einen ganzen Absatz zu markieren, klicken Sie dreimal kurz mit der Maus in die betreffende Passage auf der Folie. Soll der gesamte Inhalt eines Platzhalters markiert werden, klicken Sie mit der Maus in den Platzhalter und wählen anschließend auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten unter der Schaltfläche Markieren den Befehl Alles markieren oder Sie drücken die Tastenkombination +.

7 58 Kapitel 3 Arbeiten Sie lieber mit der Tastatur, sind diese Tastenkombinationen zum Markieren von Textpassagen für Sie wichtig: Das Zeichen rechts vom Cursor markieren Sie über +. Zum Markieren mehrerer Zeichen halten Sie die -Taste gedrückt und wiederholen das Drücken der Taste. Das Zeichen links vom Cursor markieren Sie über +. Zum Markieren mehrerer Zeichen halten Sie die -Taste gedrückt und wiederholen das Drücken der Taste. Drücken Sie + +, wenn Sie die Markierung von der Cursorposition bis zum Wortende führen wollen. Soll das ganze Wort markiert werden, setzen Sie den Cursor an den Beginn des Wortes. Mit + + markieren Sie ab der Cursorposition bis zum Beginn eines Wortes. Soll das ganze Wort markiert werden, setzen Sie den Cursor an das Ende des Wortes. Einen Absatz markieren Sie über + +, wenn der Cursor am Ende des Absatzes steht. Steht er vor dem ersten Zeichen des Absatzes, drücken Sie + +. Zum Markieren des gesamten Inhalts in einem Platzhalter drücken Sie +. Damit Sie auch hier den markierten Inhalt des Platzhalters bearbeiten können, muss der gestrichelte Auswahlrahmen um den Platzhalter angezeigt werden und die Textpassagen selbst müssen farbig hinterlegt erscheinen. Nun können Sie den Text bearbeiten: 1 Den markierten Text löschen Sie mit der -Taste. 2 Soll der markierte Text ersetzt werden, können Sie ihn einfach überschreiben. Beginnen Sie sofort nach dem Markieren mit dem Tippen der ursprüngliche Text wird automatisch gelöscht. Vor allem über das Markieren und das anschließende Einfügen von Korrekturen lassen sich Texte in PowerPoint gut bearbeiten.

8 59 Textpassagen verschieben Neben dem Löschen und Korrigieren von Textpassagen haben Sie noch eine weitere Möglichkeit, einmal eingegebenen Text zu bearbeiten: Sie verschieben ihn an eine andere Position: 1 Markieren Sie den Text, den Sie an eine andere Stelle verschieben wollen. 2 Klicken Sie in die Markierung und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Einfügemarke an die gewünschte Stelle. 3 Lassen Sie die Maustaste los. 4 Heben Sie nun noch die Markierung durch Klicken in einen anderen Bereich auf. Der Text ist verschoben. Jetzt können Sie die Formulierung des Stichpunkts weiter ergänzen und korrigieren, wie Sie das im vorhergehenden Abschnitt gelernt haben.

9 60 Kapitel 3 Tipp Manchmal kann es passieren, dass Sie beim Verschieben die neue Position nicht ganz»treffen«: Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff dann können Sie das Verschieben noch einmal neu starten! Wenn Sie ganze Absätze verschieben wollen, ist das Vorgehen grundsätzlich das gleiche wie bei einzelnen Wörtern. PowerPoint»verarbeitet«eventuelle Aufzählungszeichen automatisch. Hat der Absatz ein Aufzählungszeichen, setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der der Text beginnt PowerPoint ergänzt automatisch das Aufzählungszeichen und löscht es an der»alten«stelle. Vor allem mit dem Verschieben von Textteilen lassen sich Formulierungen der Stichpunkte auf der Folie gut überarbeiten. Achtung Verschieben Sie Text am besten nur innerhalb eines Platzhalters bzw. in einen anderen Platzhalter. Wenn Sie die markierte Passage außerhalb des Folienlayouts platzieren, eröffnen Sie damit ein so genanntes Textfeld. Wie Sie damit umgehen, erfahren Sie später in Kapitel 7 im Abschnitt Objekte und Linien beschriften. Rechtschreibung prüfen Vielleicht haben Sie sich schon gewundert, warum in PowerPoint bei der Texteingabe einige Wörter mit einer roten Schlängellinie versehen werden. Die Erklärung: PowerPoint arbeitet mit einem Wörterbuch im Hintergrund. Alle Wörter, die das Lexikon nicht kennt, werden auf diese Weise bei der Eingabe gekennzeichnet.

10 61 Tipp Wenn in Ihrer Präsentation offensichtliche Schreibfehler nicht angezeigt werden, müssen Sie die automatische Rechtschreibprüfung aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Office-Schaltfläche und anschließend auf die Schaltfläche PowerPoint- Optionen. Wählen Sie nun Dokumentprüfung und aktivieren Sie unter Bei der Rechtschreibkorrektur in PowerPoint das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen. Jetzt funktioniert die Rechtschreibprüfung wie in den folgenden Schritten angegeben. Ist diese Option aktiviert und werden Fehler aber bei der Eingabe trotzdem noch nicht angezeigt, müssen Sie noch einen Blick auf das Häkchen vor Rechtschreibfehler ausblenden an gleicher Stelle werfen. Denn dies ist eine weitere Möglichkeit in PowerPoint, die Rechtschreibprüfung zu deaktivieren. Falls Sie mit anderen Office-Programmen, vor allem mit Word, bereits vertraut sind: In PowerPoint wird nur eine Rechtschreibprüfung durchgeführt. Die Grammatikprüfung, die Sie vielleicht aus Word oder Outlook kennen, ist für dieses Office-Programm nicht verfügbar. Über die Rechtschreibprüfung von PowerPoint können Sie die Schreibweise von»angemahnten«wörtern überprüfen und gegebenenfalls einen Fehler korrigieren. Sie können die Rechtschreibprüfung für das ganze Dokument durchführen:

11 62 Kapitel 3 1 Starten Sie die Rechtschreibprüfung, indem Sie zur Registerkarte Überprüfen wechseln. 2 Klicken Sie in der Gruppe Dokumentprüfung auf Rechtschreibung. Im Dialogfeld Rechtschreibung können Sie nun die Schreibweise der Wörter überprüfen, die das Lexikon von PowerPoint nicht kennt. Sie sehen unter Nicht im Wörterbuch den ersten Ausdruck aus der Präsentation, den PowerPoint als Fehler ansieht. Sie haben jetzt die Wahl: 3 PowerPoint schlägt unter Ändern in einen Ausdruck vor, dessen Schreibweise wahrscheinlich die richtige ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, wenn Sie diese übernehmen möchten. 4 Über Alle ändern werden alle Wörter der Präsentation, die so geschrieben sind wie unter Nicht im Wörterbuch angegeben, automatisch korrigiert entsprechend der Schreibweise, die Sie unter Ändern in sehen. Sie werden in der Rechtschreibprüfung nicht noch einmal angezeigt.

12 63 In beiden Fällen wird das Wort in der Präsentation entsprechend korrigiert und die Rechtschreibprüfung wechselt zum nächsten unbekannten Ausdruck. Das Wörterbuch von Office findet aber nicht immer die richtige Schreibweise für einen Fehler, so dass Sie in manchen Fällen selbst eingreifen müssen: 5 Findet das Wörterbuch keinen passenden Ausdruck, geben Sie die richtige Schreibweise direkt unter Ändern in ein. Beginnen Sie unmittelbar mit dem Tippen, denn der Ausdruck ist bereits markiert. 6 Klicken Sie dann auf Ändern. Eine Alternative zu diesem Vorgehen haben Sie: Klicken Sie direkt in der Folie auf den Ausdruck und korrigieren Sie dort den Fehler mit den Techniken, die Sie im Abschnitt Einzelne Zeichen löschen weiter vorne in diesem Kapitel kennen gelernt haben. Setzen Sie jetzt die Rechtschreibprüfung fort, indem Sie im Dialogfeld Rechtschreibprüfung auf die Schaltfläche Fortsetzen klicken. PowerPoint sucht nun den nächsten unbekannten Ausdruck.

13 64 Kapitel 3 Manchmal findet PowerPoint bei einem Wort auch mehrere Alternativen: 7 Markieren Sie in der Liste unter Vorschläge das Wort, dessen Schreibweise Sie übernehmen möchten. 8 Klicken Sie auf Ändern (für eine einmalige Verbesserung) bzw. auf Alle ändern für eine Korrektur in der gesamten Präsentation. Allerdings können Sie Änderungsvorschläge auch ablehnen: 9 Wenn PowerPoint 2007 ein Wort zur Korrektur vorschlägt, Sie die aktuelle Schreibweise aber beibehalten wollen, klicken Sie auf Ignorieren. Damit wird dieses Wort von der Rechtschreibprüfung für diese Präsentation nicht mehr erfasst. 10 Wenn Sie sich für Alle ignorieren entscheiden, wird die Schreibweise des Wortes, für die Sie sich entgegen des Lexikonvorschlags entschieden haben, für die gesamte Präsentation nicht mehr als Fehler erkannt (und in der Rechtschreibprüfung nicht mehr angezeigt).

14 65 Es gibt noch eine weitere Möglichkeit: Das angemahnte Wort ist richtig und Sie möchten diese Schreibweise für alle Office-Programme übernehmen: 11 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Ausdruck in das Wörterbuch aufzunehmen. PowerPoint beendet die Rechtschreibprüfung, wenn alle unbekannten Wörter in der Präsentation über das Dialogfeld»gecheckt«wurden. 12 Klicken Sie auf OK, um zur Standardansicht zurückzukehren. Nach der Rechtschreibprüfung sollten die roten Schlängellinien von Ihren Folien komplett verschwunden sein.

15 66 Kapitel 3 AutoKorrektur-Funktionen einsetzen Die Funktion AutoKorrektur ist in der Standardeinstellung von PowerPoint aktiviert. Diese Funktion korrigiert automatisch eine Reihe von typischen Fehlern bei der Texteingabe. Darüber hinaus können Sie eigene Fehler, die Ihnen immer wieder unterlaufen, ebenfalls für eine automatische Korrektur vormerken. 1 Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. 2 Wählen Sie PowerPoint-Optionen. 3 Klicken Sie auf Dokumentprüfung. 4 Klicken Sie unter AutoKorrektur-Optionen auf die gleichnamige Schaltfläche.

16 67 Das Dialogfeld AutoKorrektur wird für die gewählte Sprache angezeigt. Eingeblendet wird die Registerkarte AutoKorrektur, auf der Sie zunächst eine Reihe von Korrekturoptionen finden, die in der Standardeinstellung von PowerPoint 2007 automatisch ausgeführt werden. Unter der Liste Ersetzen finden Sie eine Reihe von Wörtern mit ihren typischen Schreibfehlern, die PowerPoint immer selbstständig verbessert vorausgesetzt, das darüber stehende Kontrollkästchen unter Während der Eingabe ersetzen ist aktiviert. Sie können dieser Liste eigene Einträge hinzufügen: 5 Geben Sie in das Feld unter Ersetzen das falsch geschriebene Wort ein.

17 68 Kapitel 3 6 Tippen Sie die korrigierte Schreibweise unter Durch ein. 7 Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. 8 Zum Schließen dieses Dialogfeldes klicken Sie auf OK. PowerPoint wird bei einem Schreibfehler automatisch die Korrektur ausführen. Möchten Sie einen Eintrag wieder aus der AutoKorrektur-Liste entfernen: 1 Markieren Sie ihn in der Liste. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. 3 Zum Schließen dieses Dialogfeldes klicken Sie auf OK.

18 69 PowerPoint kehrt zur Standardoberfläche zurück. Die AutoKorrektur-Liste wird für alle Office-Programme geführt, die Sie auf Ihrem Rechner installiert haben und die diese Funktion unterstützen. Sie müssen Ihre»Buchstabenverdreher«also nur einmal eingeben. Darüber hinaus können Sie diese Liste auch zum schnellen Einfügen von Symbolen benutzen oder Sie legen für längere Textabschnitte oder Ausdrücke ein Kürzel fest, das dann von PowerPoint immer automatisch ergänzt wird. Hinweis Wird ein Fehler gerade bei der Rechtschreibprüfung angezeigt, der Ihnen immer wieder unterläuft? Klicken Sie in diesem Fall im Dialogfeld Rechtschreibprüfung auf die Schaltfläche AutoKorrektur, und PowerPoint wird die Korrektur ab sofort automatisch für Sie übernehmen denn über diesen Befehl werden die richtige und die falsche Schreibweise in die AutoKorrektur-Liste eingefügt. Die Funktion AutoKorrektur wird zwar meistens in Ihrem Sinne sein aber Kontrolle ist in diesem Fall sicher besser. Hat PowerPoint selbstständig einen Fehler verbessert (oder ein Symbol eingefügt oder einen Textabschnitt ergänzt), wird ein kleiner blauer Balken angezeigt. Über diese Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen können Sie die Änderungen rückgängig machen: 1 Berühren Sie mit dem Mauszeiger den blauen Balken, wird die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen angezeigt. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche.

19 70 Kapitel 3 3 In der nun angezeigten Liste können Sie durch Anklicken des ersten Eintrags In " " zurückändern die aktuelle Änderung wieder rückgängig machen. 4 Wenn Sie die zweite Option anklicken, wird die automatische Korrektur für dieses Wort für das gesamte PowerPoint-Dokument deaktiviert. 5 Klicken Sie AutoKorrektur-Optionen steuern an, erscheint das bereits bekannte Dialogfeld AutoKorrektur auf dem Bildschirm. Die AutoKorrektur-Anweisungen für den Eintrag»PowerPoint«können direkt aktualisiert werden und gelten dementsprechend wieder für alle anderen Office-Programme. Wenn Sie an der durchgeführten automatischen Korrektur nichts zu beanstanden haben, können Sie den kleinen blauen Balken, der die AutoKorrektur-Optionen anzeigt, einfach ignorieren. Sollte er Sie stören: Mit Drücken der -Taste verschwindet er vom Bildschirm.

20 Mit Foliensortierung und Gliederungsansicht arbeiten 71 Mit Foliensortierung und Gliederungsansicht arbeiten Wenn Sie die Konzeption Ihrer Präsentation erarbeiten, werden die Register Folien und Gliederung interessant: Sie können im Folienfenster eine einzelne Folie bearbeiten, behalten aber durch die Übersicht am linken Bildschirmrand immer den Überblick. Mit Hilfe der beiden Übersichten lassen sich die Folien aber auch direkt bearbeiten: Setzen Sie sie ein, um einzelne Folien in der Präsentation zu verschieben oder um Text einzugeben oder auf andere Folien zu kopieren. Inhalt über die Registerkarte Gliederung bearbeiten Auf der Registerkarte Gliederung wird der Text genauer dargestellt als bei der Registerkarte Folien, daher können Sie hier gut die Texte Ihrer Folien bearbeiten. Die Präsentation wird gegliedert angezeigt: Jeder Folientitel wird am linken Rand mit einem Foliensymbol und der Foliennummer erfasst. Der Folientext selbst ist darunter platziert der Inhalt der einzelnen Platzhalter ist ebenfalls durchnummeriert. Im Gegensatz zur Registerkarte Folien, bei der die Folien in Miniaturansicht angezeigt werden, werden grafische Objekte auf der Registerkarte Gliederung nicht wiedergegeben. 1 Klicken Sie auf den Kartenreiter der Registerkarte Gliederung.

21 Mit Foliensortierung und Gliederungsansicht arbeiten 72 Kapitel 3 Sie sehen die Texte aller Folien eingeblendet. 2 Bearbeiten Sie jetzt Ihre Texte Sie haben einen guten Überblick über den Textfluss der ganzen Präsentation. Gehen Sie dabei so vor wie im Abschnitt Textkorrekturen vornehmen in diesem Kapitel beschrieben. Hinweis Bei der inhaltlichen Bearbeitung der Folien auf der Registerkarte Gliederung können Sie das Drag&Drop-Verfahren folienübergreifend anwenden. Allerdings müssen Sie dabei mit etwas Feingefühl zu Werke gehen: In der Regel wird PowerPoint beispielsweise das Aufzählungszeichen automatisch ergänzen bzw. löschen, wenn Sie einen ganzen Absatz in eine andere Folie verschieben. Dennoch kann es hier vor allem wenn Sie den Absatz vor einem Folientitel eingeben zu Unstimmigkeiten kommen, die Sie manuell korrigieren müssen. Interessant ist die Registerkarte Gliederung auch, wenn Sie das Konzept für Ihre Präsentation erarbeiten: Sie können Ihre Aussagen zunächst auf einzelne Folien verteilen und diese dann im Anschluss bezüglich des Layouts auf den Inhalt abstimmen.

22 Mit Foliensortierung und Gliederungsansicht arbeiten 73 Reihenfolge der Folien verändern Auf der Registerkarte Folien werden alle Folien der Präsentation in einer Miniaturansicht angezeigt wenn auch ihr Inhalt nicht klar erkennbar ist. Diese Ansicht eignet sich gut, damit Sie sich einen Eindruck von der Reihenfolge Ihrer Folien verschaffen. Zudem wird jetzt erkennbar, welches Layout Sie gewählt und ob Sie grafische Objekte eingefügt haben. 1 Klicken Sie auf den Kartenreiter der Registerkarte Folien. Sie sehen die gesamte Präsentation im Überblick. 2 Zum Ändern der Reihenfolge markieren Sie mit einem Mausklick die betreffende Folie. Diese ist farblich gekennzeichnet und erscheint gleichzeitig im Folienfenster. 3 Nach dem Markieren ziehen Sie die Folien per Drag&Drop an die gewünschte Stelle in der Präsentation und lassen dann die Maustaste wieder los. Die Folie wird an die neue Stelle eingefügt.

23 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 74 Kapitel 3 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie die Zwischenablage einsetzen: Denn im Gegensatz zu Drag&Drop können Sie hier Elemente der Präsentation auch einmal»parken«. Wichtige Befehle in diesem Zusammenhang sind Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. 1 Zum Einblenden der Zwischenablage klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die kleine Schaltfläche rechts neben dem Gruppennamen. Im Aufgabenbereich Zwischenablage können Sie Textpassagen, Objekte oder ganze Folien vorübergehend ablegen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder in die Präsentation einzufügen. In die Zwischenablage können Sie bis zu 24 Elemente (auch aus anderen Office-Programmen) einfügen. Diese bleiben so lange erhalten, bis Sie alle Office-Programme beendet haben. 2 Markieren Sie nun in der Präsentation den Textabschnitt oder die Folie, die Sie in der Zwischenablage parken wollen. Einige Optionen zum Markieren haben Sie bereits im Abschnitt Markieren und umfangreichere Textkorrekturen durchführen in diesem Kapitel kennen gelernt. Einzelne Textabschnitte markieren Sie dabei am besten auf der Registerkarte Gliederung, ganze Folien auf der Registerkarte Folien.

24 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 75 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Ausschneiden, wenn Sie das markierte Element aus der Präsentation entfernen wollen. 4 Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Kopieren, wenn das markierte Element zusätzlich auf der Folie verbleiben soll, Sie aber eine Kopie in die Zwischenablage einfügen möchten. Die Elemente in der Zwischenablage werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie eingestellt wurden. Ganze Folien erkennen Sie an dem großen Foliensymbol und dem Folientitel, einzelne Textabschnitte werden durch das Programmsymbol und den Wortlaut dargestellt (wenn der Textabschnitt nicht aufgrund seines Umfangs gekürzt ist). Wenn Sie später mit grafischen Objekten arbeiten, werden diese in einer Miniaturansicht in der Liste abgebildet. Elemente aus der Zwischenablage, die mit anderen Programmen erstellt wurden, erkennen Sie am entsprechenden Programmsymbol vor dem Eintrag.

25 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 76 Kapitel 3 5 Setzen Sie zum Einfügen den Cursor an die Position in der Folie, an der das Element stehen soll, bzw. markieren Sie auf der Registerkarte Folien diejenige Folie, auf die die eingefügte Folie folgen soll. 6 Klicken Sie auf das Element in der Zwischenablage. Es wird an dieser Stelle in die Folie bzw. in die Präsentation eingefügt.

26 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 77 Achtung Beim Einfügen müssen Sie in PowerPoint ein wenig»mithelfen«: Wenn Sie beispielsweise einfach auf ein Element klicken, das eine Textpassage enthält, wird es layoutunabhängig in das Zentrum der Folie platziert (als Textfeld, siehe Kapitel 7). Sorgen Sie also vor dem Einfügen dafür, dass Sie die richtige Zuordnung ermöglichen. Grundsätzlich bedeutet dies, dass Sie zunächst den entsprechenden Platz auf der Folie schaffen und den Cursor dann an die entsprechende Stelle setzen. Damit setzen Sie für das Programm ein eindeutiges Signal. Wenn Sie Text für einen ganzen Platzhalter einfügen wollen, sorgen Sie beispielsweise zunächst dafür, dass ein leerer Platzhalter vorhanden ist. Möchten Sie einen neuen Absatz mit einem Aufzählungszeichen einfügen, gehen Sie auf Nummer sicher, wenn Sie zunächst einen neuen leeren Absatz in den entsprechenden Platzhalter einfügen und erst dann das Element aus der Zwischenablage einsetzen. Ihnen an dieser Stelle alle möglichen Varianten vorzuführen, sprengt den Rahmen dieses Buches. Experimentieren Sie daher ein wenig und achten Sie immer darauf, dass Sie stets Elemente mit der gleichen Wertigkeit einfügen. Und wenn doch einmal etwas nicht so funktioniert hat: Über die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie den Einfügevorgang jederzeit widerrufen und einen neuen Versuch starten. PowerPoint blendet nach dem Einfügen die Schaltfläche Einfügen-Optionen ein. 7 Drücken Sie die -Taste, wenn die Formatierung beim Einfügen korrekt angepasst wurde. Damit blenden Sie die Schaltfläche Einfügen-Optionen aus und übernehmen die Standardeinstellung von PowerPoint, beim Einfügen die Formatierung anzupassen.

27 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 78 Kapitel 3 8 Möchten Sie das Element mit der ursprünglichen Formatierung einfügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen-Optionen. 9 Wählen Sie nun die Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten. Nun sieht das Element genauso aus wie an seiner Ausgangsposition. Diese Option, der wir uns im nächsten Kapitel zuwenden, ist vor allem bei der Arbeit mit Vorlagen von Bedeutung. Achtung Achten Sie beim intensiven Arbeiten mit der Zwischenablage auf die Speicherkapazität: Denn wenn bereits 24 Elemente in der Zwischenablage enthalten sind, wird mit dem nächsten Element, das Sie einfügen, automatisch das Element gelöscht, das in der Liste ganz unten steht. Das Löschen überzähliger Elemente in der Zwischenablage führen die Office-Programme ohne Vorwarnung durch! Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben In PowerPoint 2007 gibt es auch die Möglichkeit, das Datum, die Seitenzahl und eine Fußzeile mit individuellen Angaben auf einer Folie unterzubringen. 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Folien auf die Folie, für die Sie eine Seitenzahl, ein Datum oder eine Fußzeile eingeben möchten.

28 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 79 Wenn Sie dies für die gesamte Präsentation durchführen möchten, ist es egal, auf welcher Folie Sie sich gerade befinden. 2 Aktivieren Sie die Registerkarte Einfügen. 3 In der Gruppe Text klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile, Datum und Uhrzeit oder Foliennummer. Unabhängig davon, welchen Eintrag Sie gewählt haben, wird in jedem Fall das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile eingeblendet.

29 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 80 Kapitel 3 4 Holen Sie im Dialogfeld die Registerkarte Folie in den Vordergrund. Im Bereich In Folie einschließen können Sie wählen: 5 Klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor Datum und Uhrzeit, damit das Datum auf der Folie angezeigt wird. 6 Aktivieren Sie die Option Automatisch aktualisieren, wenn beim Öffnen der Präsentation immer das aktuelle Datum angezeigt werden soll.

30 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 81 7 In welchem Format das Datum und evtl. die Uhrzeit angezeigt werden, entscheiden Sie im darunter liegenden Listenfeld. Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen Sie eine Variante durch Anklicken aus. 8 Wollen Sie ein fixes Datum eintragen, wählen Sie die Option Fest. 9 Falls Sie mit dem Vorschlag des Programms nicht einverstanden sind, löschen Sie ihn und tippen eine neue Angabe ein. 10 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Foliennummer, um Ihre Folie(n) mit einer Seitenzählung zu versehen. 11 Zuletzt schreiben Sie die Fußzeile.

31 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 82 Kapitel 3 Kontrollieren Sie Ihre Angaben im Vorschaufeld. Sie sehen die aktuelle Lage der Platzhalter. Diejenigen Platzhalter, in denen nun Inhalte stehen, sind markiert. Die Belegung der Platzhalter in PowerPoint sieht das Datum links, die Seitenzahl rechts und die Fußzeile in der Mitte vor die Reihenfolge kann nicht geändert werden. 12 Wenn Sie die Angaben auf der Titelfolie ausblenden wollen, muss das Kontrollkästchen vor Auf Titelfolie nicht anzeigen aktiviert sein. 13 Bestätigen Sie jetzt Ihre Angaben durch einen Klick auf die Schaltfläche Übernehmen, wenn diese nur für die markierte Folie gelten sollen. 14 Klicken Sie auf Für alle übernehmen, wenn Sie die ganze Präsentation mit einbeziehen wollen.

32 Datum, Foliennummer und Fußzeile eingeben 83 PowerPoint kehrt zur Normalansicht zurück Sie sehen das Ergebnis auf der Folie. Kleine Erfolgskontrolle Wieder einmal können Sie wenn Sie mögen am Ende des Kapitels kleine Aufgaben lösen. 1. Wozu dient das Markieren in Office-Programmen? 2. Wie markieren Sie in PowerPoint ein Wort, einen Absatz oder den Inhalt eines ganzen Platzhalters? 3. Wie korrigieren Sie schnell und unkompliziert einen Rechtschreibfehler? 4. Wie heißt das Verfahren, mit dem Sie markierte Elemente verschieben können, und wie wendet man es an? 5. In welcher Ansicht haben Sie den besten Überblick über den Textfluss in Ihrer Präsentation? 6. Wie ändern Sie am besten die Reihenfolge der Folien?