Einfache aber effektive Lenkungsmechanismen der Vereinsführung

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1 BLSV-Bezirk Mittelfranken, Großvereine, Mi Referent: Jörg Bergner, Diplom-Sportökonom Geschäftsführer des TV 1848 Erlangen e.v. Stellv. BLSV-Bezirksvorsitzender Mittelfranken Zu Gast beim ATV Frankonia Nürnberg Herzlich Willkommen Einfache aber effektive Lenkungsmechanismen der Vereinsführung Workshop v

2 1. Übersicht eingeführter Hilfsmittel / Instrumente für Vereinsführung Präsidiumsarbeit (Formulare für Tageordnung, Protokoll, Prämissen) Etablierte Arbeitslisten für Vorstandsarbeit (Beschluss-, Aktions- und Investitionslisten) Zusammenarbeit Vorstand mit beruflichen Führungskräften (Übertragung o.g. Instrumente) Scorecards zur Steuerung und Darstellung von Geschäftsbereichen Klausurtagung Vorstand und Mitarbeiter (Vorstellung Jahresberichte und planung) Personalgewinnung und Personalbeurteilung Vorschläge aus dem Plenum? Workshop v

3 2. Präsidiumsarbeit Verbindliches Formular für Tageordnung Verbindliches identisches - Formular für Protokoll Tagesordnung am Vortag erstellt, samt Anlagen per zugesandt Zeitplanung für TOPs vorgeben und für Einhaltung sorgen Protokoll am Folgetag zu erstellen und zu versenden, samt Roh-Listen Siehe Muster anbei Workshop v

4 3. Etablierte Arbeitslisten für Vorstandsarbeit Beschlusslisten Aktionslisten (weitere Listen, aber hier zuletzt Aufweichung in Umsetzung Mit Protokoll als Rohentwurf von Gefü an Vize-Präsident Vize-Präsident führt Listen seit 2001 Listen gelten verbindlich bis Erledigung, bewusster Änderung / Streichung Jede Sitzung zu Beginn: TOP 2: Durchgang der Listen Kontrolle, Steuerung, Dokumentation der Vorstandsarbeit (Zeit- und Arbeitsersparnis) Übertragung auf hauptamtliche Führungskräfte Nach Listeneintrag: legitimiertes Go! Siehe Muster anbei Workshop v

5 Eingeführte Hilfsmittel / Lenkungsmechanismen Mitglieder, Abteilungen, Liegenschaften, Geschäftsführung, Behörden, usw Infos, Ideen, Probleme, Mängel, Wünsche, Termine, Zahlen, Daten, Fakten Präsidium, Geschäftsführer, Referenten, Beiräte, Wirtschaftsführer Beschluss-Liste Aktions-Liste PMW-Liste Gerd Optimierung der: Kommunikation Produktivität Mgmt.-Qualität Gerd TV Vital - Aktions- u. Beschluss-Liste Gerd Gerd + Dietmar Investitions-Liste Gerd + Jörg Abt.- Abfrage durch Dietmar Workshop v

6 4. Zusammenarbeit Vorstand mit beruflichen Führungskräften Regelmäßige Treffen: Zeitraum 2-3 Monate (Studioleitung, Sportliche Leitung) TN: Leitungsperson, Präs., Vizepräs. und Gefü Vorbereitung vgl-bar Präsidiumssitzung Verwendung abgewandelter Formulare für TOP, Prot. und A- und B-Listen Listen gelten verbindlich bis Erledigung, bewusster Änderung / Streichung Jede Sitzung zu Beginn: Durchgang der Listen Kontrolle, Steuerung, Dokumentation der Bereichsarbeit Nach Listeneintrag: legitimiertes Go! Siehe Beispiele anbei Workshop v

7 5. Scorecards zur Steuerung und Darstellung von Geschäftsbereichen Achtung: im TV 1848 keine strenge betriebswirtschaftliche Auslegung Ziel: schnelle Ermittlung / Darstellung/Information d. Geschäftsentwicklung Von Gefü zu erstellen, Vorgabe: spät. in 1. Woche nach Monatsende Aufbereitung der Zahlen / Auswertungen für Vorstand Beurteilung der Geschäftsentwicklung Jeden Monat Behandlung in der Vorstands-Sitzung: Erläuterung / Fragen Eingeführte Symbole für einfaches Verständnis Übertragung auf TV-Vital für Vital-Leitungsbesprechung Weiteres Bereiche harren noch der Umsetzung Siehe Muster anbei Workshop v

8 6. Klausurtagung Vorstand und Mitarbeiter Ziel: Einbeziehung und Forderung mündiger Mitarbeiter Pflicht: schriftliche Jahresberichte und Jahresplanung bis Ende Februar Vorgegebenes Muster an Fragen / Themen Abgabefrist der Berichte bis eine Woche vor der Klausurtagung Gemeinsame Klausurtagung Präsidium mit hauptamtlichen Mitarbeitern Feste Tagesordnung mit Ablauf und Zeitvorgaben Hauptamtliche Mitarbeiter können sich präsentieren Diskussion über Vortrag, angestoßene Themen etc. Also: Betroffene zu Beteiligten machen Siehe Muster anbei Workshop v

9 7. Personalgewinnung und Personalbeurteilung Personalgewinnung: Ausschreibungsverfahren für Stelle Sichtung der Bewerbungen und Vorschlag für Vorstellungsgespräch Etablierte Checkliste für Schnellbeurteilung des Bewerbers Festgelegte Teilnehmerschaft (Präs., Vizepräs. Gefü, ggf. Studioleiter) Etablierte Gesprächsführung, Auswertung / Auswahl-Empfehlung für Vorstand Personalbeurteilung: Verfahren für Leistungsbeurteilung, Lohnerhöhung etc. Etablierte Formulare für Selbst (MA) und Fremdbeurteilung (z.b. Gefü) Gesprächsführung über zumeist Gefü mit Abgleich Selbst -/ Fremdurteil Einigung auf Ergebnis und gemeinsame Unterschrift Grundlage für Gang ins Präsidium für weitere Entscheidungen Siehe Muster anbei Workshop v

10 8. Vorschläge / Beispiele von Instrumeten / Hilfsmitteln aus dem Plenum Wer kann etwas einbringen? Workshop v

11 9. Fazit Kein Anspruch auf die perfekte Lösung, aber für uns das derzeit Richtige Im TV 1848 seit z.t. über 10 Jahren konsequent angewandt und eingesetzt Der Erfolg liegt in der Konstanz! Ob ähnliche oder andere Lösungen, die Arbeit im Verein gehört systematisiert, vereinheitlicht, durchgängig Denn dann wird das Vorgehen akzeptiert und irgendwann auch gelebt! Workshop v

12 10. Ausblick auf weitere Workshop-Reihe Vereinsanalyse, Vereinsziele, Vereinsprojekte (Bsp. der Umsetzung) Struktur- und Führungsfragen Rationalisierung der Arbeit der Vereinsführung (Listen, Formulare etc. in den Sitzungen) erledigt Strukturanalyse der Geschäftsstelle (Aufgaben- und Ablauforganisation) Geschäftsstellenorganisation (von Mitgliederverwaltung, Internet über Buchhaltung etc.) Zusammenarbeit Haupt- und Ehrenamt (Mitarbeiterentwicklung) Angebotsentwicklung Bevölkerungs-, Mitglieder-, Standort-, Konkurrenzanalysen und - Prognosen Entwicklung von Angeboten für versch. Zielgruppen (Nichtmitglieder, Fitness, Kinder/Jugend, Senioren etc.) Fusion / Kooperationen Vereinseigene Sportanlagen Analyse der Nutzung und Optimierung Umnutzung / Erweiterung (Bsp. Beachanlage TV 1848, Fitness-Studio Gunzenhausen) Klimacheck und energetische Sanierung Sonstiges nach Bedarf: Workshop v

13 Vielen Dank für die bisherige Aufmerksamkeit Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung Workshop v