Praktische Vereinsanalysen als Grundlage von Planungs- und Kontrollprozessen

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Kerstin Pohl
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1 Praktische Vereinsanalysen als Grundlage von Planungs- und Kontrollprozessen BLSV-Bezirk. Mfr., 12. Veranstaltung für Großvereine Ref. Jörg Bergner

2 Überblick Ziel der Veranstaltung Fundierte Analyse: Grundlage für Entscheidungen / Handlungen Welche Analysen sind im Verein wichtig / üblich? Wer erstellt im Verein die Analysen bzw. wer sollte dies? Welche Daten werden herangezogen und woher stammen sie? Analysen als Standardaufgabe und / oder aus besonderem Anlass? Lohnt sich ein genauerer Blick in die Tiefe der Daten? Ausgesuchte Beispiele aus der Vereinsarbeit im TV 1848 Diskussion Praktische Vereins-Analysen 2

3 Was ist das Ziel der Veranstaltung Kein Lehrbuch- sondern Praktiker-Wissen Sensibilisieren für die Wichtigkeit der Aufgabe Anregen zur Anfertigung eigener Analysen / Auswertungen Motivieren zum tieferen Blick in die Daten Beispiele bringen zur möglichen Anwendung im eigenen Verein Feedback erhalten, wer bereits weitere Auswertungen erstellt >>> also das Wissen allen anwesenden Vereinen zugänglich machen! Praktische Vereins-Analysen 3

4 Fundierte Analyse: Grundlage für Entscheidungen / Handlungen Gängiger Management-Prozess: Analyse (Ziel-)Planung Umsetzung - Kontrolle Ohne fundierte Analyse nachfolgende Schritte kaum realisierbar! Unverzichtbar bei: größeren Investitionsentscheidungen, Erarbeitung langfristiger Strategien oder in Vereins-Krisen (finanziell oder bei Mitgliederentwicklung) In Praxis: häufig nur unzureichende Auswertungen / Analysen Analysen oft nicht ergebnisoffen. Manchmal nur zur Bestätigung einer vorgefassten Meinung! Praktische Vereins-Analysen 4

5 Welche Analysen sind im Verein wichtig / üblich? (1) Marktanalyse (= v.a. Konkurrenzanalyse) - Angebots- und Preisstruktur, Konzeption, Marktanteil, Stärken und Schwächen der Wettbewerber - bediente Zielgruppen, unbediente Marktsegmente Standortanalyse - Einwohnerstrukturanalyse (vom stat. Amt der Kommune), also Alter, Geschlecht, Kaufkraft, Bildung etc. - weitere Sportanbieter vor Ort, welche Sportarten angeboten, welche Sportstätten? - Einzugsgebiet, Erreichbarkeit (daraus abgeleitet, wenn vergleichbare Daten z. Mitgliederbestand vorhanden: Anteil und Verteilung der Mitglieder an den Bevölkerungsgruppen, Marktdurchdringung je nach Standort / Einzugsgebiet, deren Entwicklung) >>>>Für Einwohnerstruktur gibt es hervorragende Prognosen der stat. Ämter Angebotsanalyse des Vereins - welche Zielgruppen bedient, welche nicht? - welche Angebote fehlen für vorhandene Zielgruppen im Umfeld? Praktische Vereins-Analysen 5

6 Welche Analysen sind im Verein wichtig / üblich? (2) Mitglieder (Kerngeschäftsfeld, Hauptfinanzierungsquelle) (z.b. langfristige Entwicklung, Eintritte, Austritte, Fluktuationen für Gesamtverein, Abteilungen, Altersgruppen oder Aufteilung Freizeitsport / Abteilungssport) Finanzen (z.b. Einnahmen / Ausgaben, Überschüsse bzw. Deckungsbeiträge etc., Kosten-Nutzen für alle Bereiche, Rentabilität etc.) Kostenstellen (z.b. versch. Standorte, Sportarten bzw. Abteilungen, Angebotsbereiche bzw. Profit-Center wie Studio, Kegelbahn etc.) Kostenarten (z.b. Personal-, Energie-, Gebäude-, Verwaltungskosten etc.) Sonstige (z.b. Stundenauslastungen, Standort-Auslastungen, etc.) Praktische Vereins-Analysen 6

7 Wer erstellt im Verein die Analysen bzw. wer sollte dies? Vorstand (-smitglied) bzw. Beirat Befähigter Mitarbeiter (Geschäftsstelle, Rechnungswesen, ggf. Geschäftsführer) Vereinsinterne Dritte Ggf. Externe Beteiligte Problem: häufig werden unterschiedliche Daten je nach Quelle verwendet Folge: abweichende Ergebnisse, mit beliebiger Verwendung / Interpretation! >>> also: nur Beauftragte bzw. Befähigte (nicht zwingend Chefsache, aber mit Sachkunde ) mit Zugang zu den verbindlichen Daten-Quellen sinnvoll! Anmerkung: Machtfaktor vorhandener Zahlen/ Daten/ Fakten berücksichtigen! Praktische Vereins-Analysen 7

8 Welche Daten werden herangezogen und woher stammen sie? Vorgabe: nur die offiziellen Datenquellen sinnvoll, also Export aus der offiziellen Mitgliederverwaltung (bzw. BLSV-Meldung), aus der Buchhaltung des Vereins, aus offiziellen Rechnungen, aus der offiziellen Bevölkerungsauswertung der Stadt etc. In Praxis: leider häufig parallele Datenvorhaltung, also eigene Excel-Tabellen ohne verbindliche Quelle Hilfreich: Sinnvolle Auswertungsmöglichkeiten prüfen (z.b. Einbeziehung der Mitgliederverteilung im Stadtgebiet nach Bevölkerungsstatistik etc.) Anmerkung: sonst häufige Fehler wie falsche Mitgliederabfragen, Verwendung von Netto- Löhnen statt Gesamt-Lohnkosten, Verwechslung von Brutto-/Nettobeträgen etc. Praktische Vereins-Analysen 8

9 Analysen als Standardaufgabe und / oder aus besonderem Anlass? Standardaufgabe: regelmäßige und kontinuierliche Auswertung (jedes Jahr) aller (wirtschaftlich) relevanten Bereiche im Verein (durch Vorstand oder befähigten Mitarbeiter) dazu graphische Darstellung mit schriftlicher Erläuterung, zu empfehlen in einer Art Jahresbericht Sonderaufgabe aus besonderem Anlass: bei Großinvestitionen, Krisen oder Erarbeitung einer neuen Vereins-Strategie / einem Zukunftskonzept für den Verein muss eine umfangreiche Gesamtanalyse zu der Problemstellung erfolgen. Diese dient dem erforderlichen Erkenntnisgewinn und sorgt für eine nachprüfbare Dokumentation der Entscheidungsgrundlage für eine Großinvestition oder neue Vereins-Strategie. Auch hier: wer die richtigen Daten hat, hat zumeist die besseren Argumente! Praktische Vereins-Analysen 9

10 Lohnt sich ein genauerer Blick in die Tiefe der Daten? Unbedingt! Ein oberflächlicher Blick auf die (Gesamt-) Daten verhindert oft das Erkennen wichtiger Details! Gegenläufige Entwicklungen in Teilbereichen heben sich manchmal auf mit gefährlichen bzw. verheerenden Auswirkungen. Eine genaue Fragestellung zum Problem / zur Aufgabenstellung sollte die Auswahl und Herkunft der zu analysierenden Daten vorgeben! Zur Tiefe des Problems vordringen sich nicht mit Ergebnissen begnügen, die der eigenen Erwartung genügen! >> siehe hierzu: Beispiel Entwicklung Kinder und Jugendliche im TV 1848 Praktische Vereins-Analysen 10

11 Ausgesuchte Beispiele aus der Vereinsarbeit im TV 1848 Entwicklung Kinder und Jugendliche im TV 1848 (Analysen 2010 und 2015) >>> Grundlage für Gründung KiSS / Vision-Vital und Erfolgskontrolle Marktdurchdringung der KiSS bzw. des TV-Vital im Stadtgebiet Auszüge aus jährlicher Standard-Analyse (Jahresbericht d. Geschäftsführers) Langfristige Entwicklung (und Herkunft ) der Mitgliedsbeiträge Langfristige Personalkostenentwicklung Scorecards April 2015 für Teilbereiche aus den Bereichen TV-Vital und KiSS Marktanalyse 2004 des TV 1848 (über Praktikum) Wir danken für Euer Verständnis, dass obige Analysen zur Anregung dienen und mit den Detail-Zahlen nicht zur Verfügung gestellt werden können Praktische Vereins-Analysen 11

12 Diskussion Vorgenannte Beispiele natürlich nicht vollständig / abschließend Weitere Analysen in den hier anwesenden Vereinen vor? Was spricht für bzw. gegen eine dauerhafte Erarbeitung? Es wäre schön, wenn einige Anregungen für die Anwesenden dabei waren Vielen Dank für Euer Kommen und für das Mitmachen! Und jetzt schnell zum Wunder von München/Barcelona (?) Praktische Vereins-Analysen 12

13 Referent: Jörg Bergner Dipl.-Sportökonom Geschäftsführer Turnverein 1848 Erlangen e. V. Kosbacher Weg Erlangen Tel.: Fax.:

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