TIMETOWEB Content Management Autoren Schulung (Browser) Materialien VDEW Schulung 13. Februar 2007

Transkript

1 TIMETOWEB Content Management Inhalt 1 Das Rollenkonzept Autor Content Master Web Master 2 2 Login und Zusatzschaltflächen Das Login für den Autor Der Editor Dialog 4 3 Arbeiten als Autor Öffnen / Bearbeiten eines Dokumentes Arbeiten auf dem Dokument Content und Margin Arbeiten mit dem Editor Freigabe eines Dokumentes 12 4 Browser Content Manager 14 Licensed Materials - Property of TIMETOACT. All rights reserved. TIMETOACT and TIMETOWEB are registered trademarks of TIMETOACT in Germany, or other countries, or both.

2 TIMETOWEB Content Management Das Rollenkonzept Im TIMETOWEB CMS bestehen verschiedene Rollen bzw. Aufgaben. Unterschieden wird zwischen Autoren, Content Mastern und Web Mastern. Die einzelnen Aufgaben können von einer oder mehreren Personen besetzt werden. 1.1 Autor Der Autor erstellt die Inhalte des jeweiligen Auftrittes. Hierzu erstellt er neue Seiten oder neue Versionen bestehender freigegebener Seiten. Der Autor besitzt nicht das Recht, freigegebene Seiten zu bearbeiten oder selbst Seiten freizugeben. Er kann somit lediglich die Freigabe einer Seite beantragen (Schaltfläche Freigabe beantragen). 1.2 Content Master Der Content Master ist für die Inhalte der Webseite verantwortlich. Er verfügt über weitergehende Rechte als der Autor. Neben den Aufgaben eines Autors hat er die Möglichkeit, zur Freigabe beantragte Seiten freizugeben sowie bereits freigegebene Seiten zu bearbeiten. Er nimmt in dem freizugebenden Dokumenten zusätzliche administrative Einstellungen vor und ist für den Autor Ansprechpartner in allen Fragen des Supports. 1.3 Web Master Der Web Master ist für ein oder mehrere TIMETOWEB Content Management Systeme und die (resultierenden) Websites verantwortlich. Er verfügt über alle Rechte innerhalb des TIMETOWEB Content Management System und kann alle Konfigurationen sowie alle Seiten bearbeiten. Zu seinen Tätigkeiten gehört: First & Second Level Support für Autoren & Content Master Abstimmung und Koordination der Sitemap zwischen Autoren & Content Master Beratung, Abstimmung und Koordination der Content-Anforderungen der Autoren & Content Master Einrichtung und Pflege der Autoren und Content Master Berechtigungen Überprüfung der Einhaltung des Style Guides durch Autoren & Content Master Ggf. Einrichtung und Pflege der Keyvisuals Ggf. Einrichtung und Pflege sonstiger Konfigurationen für z.b. Diskussionsforen, Newsletter etc. Ggf. Einrichtung und Pflege des Layouts Ggf. Beauftragung oder Erstellung und Einbindung neuer Grafiken oder Flash-Dateien

3 TIMETOWEB Content Management Login und Zusatzschaltflächen 2.1 Das Login für den Autor Dem Autor (und den Mitgliedern) steht auf der Homepage ein Login-Bereich zur Verfügung. Nach erfolgreichem Einloggen mit Username und Passwort ändert sich die Ansicht der Loginbox und der Autor ist in der Lage von dort aus über den Link Show Editor Dialog Die Editor Dialog Box aufzurufen. Diese Box kann durch klicken und ziehen am oberen Ende der Box an jeder beliebigen Stelle auf dem Bildschirm positioniert werden.

4 TIMETOWEB Content Management Der Editor Dialog Der Editor Dialog bietet die Möglichkeit über die Webseite zu surfen und das aktuell aufgerufene Dokument direkt im Browser zu bearbeiten. Er besteht aus insgesamt 4 Bereichen. Der erste Bereich zeigt die Bearbeitungsschaltflächen für das aktuell aufgerufene Dokument. Je nachdem mit welchen Rechten man auf das Dokument zugreift können diese Schaltflächen variieren. Ein Autor sieht z.b. bei bereits freigegebenen Dokumenten die Edit Page -Schaltfläche nicht. Der zweite Bereich des Editor Dialogs (Document Information) gibt die Dokumenteigenschaften wie z.b. den letzen Bearbeiter oder den Dokumentstatus wieder. Im darunter liegenden dritten Bereich (Document History) findet man, falls vorhanden, weiter Versionen des aktuellen Dokumentes, auf die man von dort aus auch navigieren kann.

5 TIMETOWEB Content Management Im letzten Bereich des Editor Dialogs (My Work/Last Docs) kann man einsehen welche Dokumente man als letztes bearbeitet oder erstellt hat, auch hier kann man direkt aus der Übersicht auf die jeweiligen Dokumente navigieren. 3 Arbeiten als Autor 3.1 Öffnen / Bearbeiten eines Dokumentes Bestehende Dokumente werden direkt aus dem Browser heraus über die Schlatfläche geöffnet. Achtung: freigegebene Dokumente können durch Autoren in der Regel nicht mehr bearbeitet werden! Hier ist das Erzeugen einer neuen Version über die Schaltfläche nötig Arbeiten auf dem Dokument Unabhängig davor ob ein Dokument editiert wird oder ob man eine neue Version erzeugt verändert sich nach betätigen der Schaltfläche die Sicht auf das Dokument. Das bisher in der Webseite dargestellte Dokument wird nun in einer Editieransicht angezeigt

6 TIMETOWEB Content Management Um nun Änderungen an den Inhalten des Dokumentes durchzuführen stehen mehrere Bereiche des Dokumentes zur Verfügung Content und Margin In der Editieransicht werden mehrere verschiedene Eingabemöglichkeiten unterscheiden. Es stehen insgesamt ein Bereich für die Überschrift, ein bereich für den Abstract (ein kurzer Anleser der unter der Überschrift dargestellt wird), 3 Eingabebereiche für den Contentbereich (mittlere Spalte der Webseite), 3 Eingabebereiche für die Margin-Spalte (rechte Spalte der Webseite) ein Kommentarbereich und ein Attachmentbereich (für Dateianhänge) zur Verfügung. Um nun einen dieser Bereiche zu bearbeiten muss man den jeweiligen Bereich nur anklicken Und in einem neuen Fenster öffnet sich ein Editor.

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8 TIMETOWEB Content Management Arbeiten mit dem Editor Innerhalb dieses Editors stehen einige Funktionen zur Formatierung des Inhaltes wie z.b. Textausrichtung, Schriftart oder Tabellen zur Verfügung. Um nun auch Bilder einfügen zu können, gibt es die Möglichkeit diese Bilder direkt von der Festplatte hochzuladen und in den Inhaltsbereich einzufügen. Hierfür betätigt man im Editor die Schaltfläche. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster in dem man zum Upload eines Bildes über den Button Durchsuchen eine Datei der eigenen Festplatte oder eines Netzlaufwerkes auswählen kann. Nach der Auswahl wird der Pfad der Datei in das Feld neben dem Durchsuchen-Button eingetragen und mit Betätigung der Schaltfläche Upload wird das Bild in den Inhaltsbereich eingefügt.

9 TIMETOWEB Content Management Um nun auch Dateien wie z.b. ein PDF-Dokument hochladen zu können muss man diese Dateien erst in einen gesonderten bereich hochladen und später einen Link zu der Datei in den Inhaltsbereich einfügen. Hierfür gibt es auf dem Dokument den gesonderten Bereich Attachments Mit einem Klick auf Attachments öffnet sich ein neues Fenster in dem man den Upload einzelner Dateien starten kann.

10 TIMETOWEB Content Management Über den Button Durchsuchen kann man nun eine Datei der eigenen Festplatte oder eines Netzlaufwerkes auswählen. Nach der Auswahl wird der Pfad der Datei in das Feld neben dem Durchsuchen-Button eingetragen und mit Betätigung der Schaltfläche Attach wird die Datei in den oberen Bereich des Fensters eingefügt. Damit diese Datei nun aus dem Inhaltsbereich per Link aufgerufen werden kann, muss nun ein Link zu einer der hochgeladenen Dateien erzeugt werden. Hierzu gibt es im Editor die Schaltfläche. Nachdem Dateien hochgeladen wurden muss man innerhalb des Inhalts einen Text markieren der mit einer Datei verlinkt werden soll und die Schaltfläche sich daraufhin öffnenden Fenster betätigen.in dem

11 TIMETOWEB Content Management Bekommt man nun alle hochgeladenen Dateien angezeigt und kann durch Auswahl einer Datei und Betätigung der OK-Schaltfläche den markierten Text mit einem Link zur ausgewählten Datei versehen. Nun gibt es aber noch eine Andere Möglichkeit, Links innerhalb des Inhaltsbereiches zu erstellen. Hierfür verfügt der Editor über die Schaltfläche. Auch hier muss zuerst ein Text im Inhaltsbereich markieret werden der mit einem Link versehen werden soll, bevor die Schaltfläche betätigt wird. Nach einem Klick auf öffnet sich ein neues Fenster in das man die Linkinformationen eintragen kann Es gibt 3 verschiedene Links die genutzt werden können. Der externe Link ist ein Link der zu einer andere Webseite verweist, z.b. auf Um einen Externen Link zu erstellen, muss die Zieladresse in das Feld URL eingetragen werden. Die Zieladresse muss immer mit beginnen. Ein Externer Link sollte sich nie im gleichen Fenster öffnen in dem schon die eigene Webseite geöffnet ist, deshalb muss unbedingt im Bereich Target die Option New Window ausgewählt werden

12 TIMETOWEB Content Management Der interne Link ist ein Link der zu einem anderen Dokument innerhalb meiner eigenen Webseite verweist. Dieser Link sollte immer im gleichen Fenster geöffnet werden, im Bereich Target ist dies die Option None. Um nun auf eine interne Seite zu verweisen braucht man nur den Seitennamen des zu verlinkenden Dokumentes (z.b. zu finden in der Adresszeile des Browsers, der hintere Teil der Adresse. Dieser Text muss nun in das Feld URL eingegeben werden und mit Betätigung der Schaltfläche OK wird der vorher markierte Text mit diesem Dokument verknüpft. Der Mailto dient dazu, dass der Besucher der Webseite beim klicken auf eine -Adresse sofort die Möglichkeit hat eine an den richtigen Empfänger zu schreiben(das Mailprogramm öffnet sich und der Empfänger ist schon Fertig eingetragen). Hierfür muss wieder der Text markiert werden der mit dem Link versehen werden soll und durch betätigen der Schltfläche. öffnet sich erneut das Link-Fenster. Hier muss nun nur noch im Feld URL der Text mailto: gefolgt von der -Adresse des Empfängers eingegeben werden (Beispiel: mailto:lars.pasch@web.de) 3.2 Freigabe eines Dokumentes Um die bearbeiteten Dokumente nun auch auf der Webseite zu veröffentlichen steht dem Autor im Editor Dialog die Schaltfläche Request Approval zur Verfügung Nachdem die Schaltfläche angeklickt wurde, öffnet sich ein neues Fenster in dem alle zur Freigabe berechtigten Contentmaster angezeigt werden.

13 TIMETOWEB Content Management Hier kann man nun einen Contentmaster auswählen und mit einem Klick auf OK die Freigabe des Dokumentes beantragen. Nachdem die Freigabe beantragt wurde kann der Autor das Dokument nicht mehr editieren.

14 TIMETOWEB Content Management Browser Content Manager Der "Borwser Content Manager" bietet eine Übersicht über die gesamte Webseite. Zur Pflege der Informationen der Landesverbände ist der "Borwser Content Manager" nicht erforderlich. Über den "Borwser Content Manager" können neue Seiten erstellt und in die Navigation eingebunden werden.