Richtig einsteigen: Word VBA-Programmierung

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3 Lorenz Hölscher Richtig einsteigen: Word VBA-Programmierung Für Microsoft Word

4 Lorenz Hölscher: Word VBA-Programmierung. Für Microsoft Word Copyright 2014 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Der Verlag richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de Druck-ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Korrektorat: Dorothee Klein, Siegen Lektorat: René Majer, rene@oreilly.de Layout: Helmut Kraus, Satz: Nadine Krumm, Cordula Winkler, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Gesamtherstellung: Digital Print Group O. Schimek GmbH, Nürnberg (

5 Inhaltsverzeichnis Teil I: Erste Schritte 1 Einleitung Die Themenschwerpunkte dieses Buchs 9 Visual Basic for Applications 9 Die Beispiel-Dateien Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 11 Programmierung verstehen lernen 11 Aufbau des Buchs 12 Konventionen in diesem Buch 12 Unterstützung für dieses Buch 13 Genug der Vorrede und hinein ins Vergnügen 13 Teil II: Grundlagen 2 Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Die Programm-Oberfläche 15 Wichtige Komponenten des VBA-Editors 15 Makros aufzeichnen 18 Aufzeichnung testen Das»klassische«erste Programm erstellen 21»Hello world!«unter der Lupe 23 Weitere Parameter nutzen 24 Eigene Prozeduren aufrufen 27 Funktion mit Parametern 33 Properties 40 Prozeduren verlassen 44 Kommentare 44 3 Datentypen und Variablen Datentypen im Überblick 45 Die Speicherung von Daten im Computer 45 Sonstige Datentypen 47

6 6 Inhaltsverzeichnis 3.2 Namen für Variablen 48 Groß- und Kleinschreibung von Namen 49 Ungarische Notation Deklaration von Variablen Gültigkeitsbereiche 58 Lokale Gültigkeit 58 Modul-öffentliche Gültigkeit 59 Datei-öffentliche Gültigkeit 61 Private Prozeduren und Module 66 4 Datentyp-Sammlungen Spezielle Variablen im Überblick Eigene Datentypen Typ-Definitionen für API-Aufrufe 72 Bessere Listenauswahl mit Enumerationen Arrays 78 Mehrdimensionale Arrays Variant als Pseudo-Array 82 5 Operatoren und Entscheidungen Vergleichsoperatoren Logische Operatoren Verzweigungen 89 Bedingung überprüfen 89 Die Select Case-Anweisung 98 6 Schleifen Code-Wiederholungen For/Next-Schleifen 104 Auflistungs-Objekte For Each/Next-Schleifen 108 Auflistungen in Auflistungen 110 Exit For Do/Loop-Schleifen Fehler behandeln Fehlerfreie Programme Fehler provozieren 120 Fehlerbehandlung ankündigen 121 Fehler beheben 123 Fehler ignorieren 124

7 Inhaltsverzeichnis Programmablauf verfolgen 126 Code zeilenweise ausführen 126 Code anhalten 127 Überwachungen hinzufügen 127 Teil III: Umgang mit Dateien 8 Dateien bearbeiten Word-Dokumente 129 Word-Datei öffnen 129 Word-Datei mit Parametern öffnen 131 Word-Datei erstellen 132 Word-Datei speichern 134 Word-Dateityp und Vorlage ermitteln Datei-Dialoge 136 Dateinamen auswählen 136 Datei-Dialog verändern Andere Dateiformate 141 Word-Datei exportieren 141 Textdatei importieren Textdateien 144 Textdatei schreiben 145 Textdatei lesen 146 Dateien löschen Das Bereichsobjekt Mit Bereichen arbeiten 149 Zugriff auf Bereiche 149 Vordefinierte Bereiche Echte Textmarken 154 Inhalte von Textmarken lesen 155 Textmarken schreiben 160 Textmarken prüfen Formatierung Vorlagen und Add-Ins Allgemeine Dokument-Vorlagen 169 Dokument-Vorlage erstellen Formulare 172 Steuerelemente mit Daten füllen 175 Bisherige Formularsteuerelemente 176 Neue Inhaltssteuerelemente 182

8 8 Inhaltsverzeichnis 10.3 Ereignisse 190 Beim Öffnen eines Dokuments 190 Beim Drucken 191 Weitere Ereignisse Add-Ins 193 Add-In erstellen 194 Vorlagen und Add-In verbinden 195 Teil IV: Anwendungen erstellen 11 Benutzerdialoge Eigene Dialoge erstellen Daten anzeigen und eingeben Weitere Dialogelemente einfügen Dialoge dynamisch übersetzen Weitere Kontrollelemente Fortschrittsanzeige Flexible Steuerelemente Register in Dialogen nutzen 223 Echte Register 223 Scheinbare Register Grunddaten-Dialog erstellen 227 Datenverwaltung im Hintergrund Wandernde Steuerelemente 235 Umschaltfelder anzeigen 235 Textboxen formatieren Standardwerte 240 Schaltflächen simulieren 241 Standardwerte speichern und laden Dialoge parallel aufrufen 243 Flexible Startwerte 247 Flexible OK-Schaltfläche Makros aufrufen Tastenkürzel Eigene Registerkarten im Menüband Menüband anpassen 255 Befehle überprüfen 258 Befehle in anderen Dokumentvorlagen Stichwortverzeichnis 265

9 Einleitung Die Themenschwerpunkte dieses Buchs Herzlich willkommen bei»word VBA-Programmierung«. Dieses Buch erläutert den Einsatz von VBA in Word für die Versionen 2007 bis 2013 und zeigt, wie Sie damit professionelle Word-Dokumente und Word-Programme erstellen. Mit dieser Zielformulierung sind die drei Themenschwerpunkte beschrieben, die in diesem Buch besprochen und in den nächsten Abschnitten kurz vorgestellt werden. 1.1 I Erste Schritte Visual Basic for Applications Word selber ist eine umfangreiche Textverarbeitung mit integrierter Serienbrief-Funktionalität und der Fähigkeit zum Import völlig unterschiedlicher Dateiformate. Zusätzlich enthält Word mit VBA (Visual Basic for Applications) noch eine sehr mächtige Programmiersprache, die allen Wünschen und Anforderungen an ein modernes Programm gewachsen ist. Damit können Sie Word um praktisch jede beliebige Funktionalität erweitern. Ein paar der Highlights finden Sie in der folgenden Aufstellung: zausgefeilter Code-Editor mit Code-Farbgebung, der beispielsweise Schlüssel wörter farbig hervorhebt und Syntaxfehler markiert zintellisense-auswahllisten, die sich öffnen, während Sie Code eintippen, und sinnvolle Vorschläge zur automatischen Vervollständigung des Programmcodes machen zintegrierter Debugger, der Sie beim Erkennen und Beheben von Fehlern in Ihren Programmen unterstützt zumfangreiche, kontextsensitive Hilfe, die gerade bei den ersten Schritten und den ersten Programmierprojekten sehr hilfreich ist Alle diese Bestandteile von VBA in Word werden Sie im Laufe dieses Buchs kennenlernen. Die Beispiele sind so gewählt, dass sie mit möglichst wenigen Dateien durchgeführt werden können. Das erspart Ihnen das Erstellen immer neuer Dokumentvorlagen und zeigt sehr gut das sinnvolle Zusammenspiel verschiedener Prozeduren. Die Informationen sind dabei selbstverständlich immer so aufbereitet, dass sie in einem konkreten Bezug zu dem jeweiligen Projekt oder der aktuellen Aufgabe stehen, um die Praxisnähe der vermittelten Kenntnisse zu gewährleisten.

10 10 Kapitel 1: Einleitung Häufig werden zu einem Thema auch Techniken aus verschiedenen Bereichen eingesetzt werden müssen. Ich werde also immer wieder auf bereits besprochene Themen zurückgreifen, diese für eine neue Aufgabe noch einmal vertiefen und dabei so abwandeln, dass Sie wieder einen neuen Aspekt oder eine Verbesserung darin entdecken. Gelegentlich wird es sich auch nicht vermeiden lassen, Themen anzureißen, deren detaillierte Erläuterung erst in einem späteren Kapitel folgt. Dafür sehen Sie in einem solchen Zusammenhang dann schon vorausschauend viel besser, wofür die jeweilige Technik geeignet ist. Auch und gerade bei der VBA-Programmierung zeichnet sich eine gute Lösung gelegentlich sogar dadurch aus, dass bewusst auf den Einsatz von VBA verzichtet und stattdessen auf bereits eingebaute Word-Fähigkeiten zurückgegriffen wird. Schließlich möchte ich Ihnen nicht Programmierung um ihrer selbst willen zeigen, sondern als Werkzeug für effektive Lösungen. Gerade das zeigt aber die Leistungsfähigkeit von Word, indem es für alle Aufgabenstellungen immer auch eine Lösung gibt, meistens sogar eine leichtere als Sie denken. Dieses Buch wird Ihnen helfen, solche Lösungen zu finden. Die Beispiel-Dateien Die meisten Teile des Buchs können Sie einzeln durcharbeiten, auch wenn ich natürlich das Wissen aus vorherigen Kapiteln voraussetze. Am Ende aber wird sich alles zu einem Projekt namens documentor zusammenfügen. Dabei handelt es sich um ein Add-In mit mehreren Dokumentvorlagen mit folgenden Funktionen: zausfüllen beliebiger Dokumentvorlagen anhand vordefinierter Textmarken mit Empfänger-, Absender- und allgemeinen Datei-Daten zunterstützung verschiedener Datenquellen (Textdateien, Outlook, Registry o.ä.) zaustausch von Kopf- und Fußzeilen zvom Benutzer eingesetzte Standardwerte werden automatisch in neuen Dokument- Vorlagen eingesetzt, damit beispielsweise immer die aktuelle Absenderadresse enthalten ist zspezielle Formular-Dokumentvorlagen zeigen zusätzliche Möglichkeiten im Zusammenspiel mit einem solchen Add-In, sodass es nicht mit selten benötigten Dialogen überfrachtet wird zder Einsatz auch neuester Word-Techniken wie Registern (engl.: ribbon tabs) zeigt, wie leicht sich Word mit VBA für eigene Zwecke programmieren lässt Der Name des Projekts, documentor, setzt sich aus document und Mentor zusammen. Es ist also ein Ratgeber für den richtigen Umgang mit Word-Dokumenten und deren cleverer VBA-Programmierung. Darin werden alle Probleme und Aufgabenstellungen gelöst, die Ihnen in Word typischerweise begegnen können.

11 1.2 Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 11 Ein Mentor ist heute ein feststehender Begriff für einen väterlichen Freund, der einen in wichtigen Dingen oder bei einem Projekt berät. Er war ursprünglich eine Figur namens Méntoras aus Homers Odyssee. Méntoras war ein Freund von Odysseus und zuständig für die Erziehung von dessen Sohn Telemachos während Odysseus Teilnahme am Trojanischen Krieg. Aber auch die Göttin Athene nahm als Méntoras Gestalt an, um Telemachos Ratschläge zu geben. Wie Sie sehen werden, ist das documentor-projekt neben den beispielhaften Problemlösungen an sich auch für Selbstständige, Vereine oder Betriebe interessant, die ihre Briefe, Rechnungen und ähnliche Formulare endlich bequemer ausfüllen wollen. Sowohl deren Programmierung als auch die Bedienung werden sich erheblich vereinfachen. Wer war Mentor? I Erste Schritte Natürlich ist manches davon mit den umfangreichen Fähigkeiten von Word bereits ohne Programmierung lösbar. Aber VBA wird die Leistungsfähigkeit und Bedienungsfreundlichkeit solcher Dokument-Vorlagen erheblich verbessern und an manchen Stellen überhaupt erst sicherstellen. Diese Hinweise sollten für ein erstes Verständnis der Beispiele ausreichen. Konkretere Angaben werde ich nachreichen, wenn es für den jeweiligen Programmcode notwendig ist. Sollte Ihnen jetzt der Kopf rauchen, dann machen Sie sich keine Sorgen. Word bleibt trotz aller Komplexität auch für schwierigste Aufgaben ein einfach und übersichtlich zu bedienendes und zu programmierendes Programm. Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten Dieses Buch hat es sich zum Ziele gesetzt, Sie mit der Entwicklung von VBA in einer Word Umgebung vertraut zu machen und zu zeigen, dass das gar nicht so schwer ist. Es möchte erreichen, dass Sie immer verstehen, was Sie gerade machen und warum Sie es machen. 1.2 Programmierung verstehen lernen Ein VBA-Programm versucht, Benutzerwünsche umzusetzen. Dabei muss es natürlich vereinfachen und abstrahieren, aber genau das hilft oftmals, ein Problem klarer zu formulieren. Sobald Sie die Frage richtig stellen, liegt die Antwort meistens schon bereit, denn der schwierigste Teil besteht darin, die Frage, also das Problem, zu präzisieren. Im Laufe des Buchs zeige ich Ihnen Methoden und Techniken, mit denen Sie die richtigen Fragen zu stellen lernen und damit die meisten Klippen einer Code-Entwicklung schon umschifft haben. Das ist schließlich keine Geheimwissenschaft, sondern ein ganz solides Handwerk, welches sich mit ein wenig Unterstützung lernen lässt.

12 12 Kapitel 1: Einleitung Diesem Ansatz folgend ist das Buch in vier Teile untergliedert, die Sie am besten von vorne nach hinten lesen und durcharbeiten, da die Informationen der einzelnen Kapitel aufeinander aufbauen. Aufbau des Buchs Teil I»Erste Schritte«enthält diese Einleitung mit der Erläuterung der Beispiel-Datenbank und zeigt Ihnen vor allem, welche Möglichkeiten Word-VBA bietet. Teil II»Grundlagen der VBA-Programmierung«stellt Ihnen an vielen praktischen Beispielen die grundlegenden Sprachelemente und Konzepte von VBA vor. Sie werden hier bestimmt auch dann Neues entdecken, wenn Sie schon in einer anderen Sprache programmiert haben. Teil III»Umgang mit Dateien«beschäftigt sich mit dem Lesen und Schreiben von Daten in Word-Dokumenten oder anderen Dateien. Hier werde ich Ihnen verschiedene Alternativen vorstellen, damit Sie sehen, wie Sie zu Ihrer Aufgabe die passende Prozedur erstellen. Teil IV»Anwendungen erstellen«erläutert schließlich den Einsatz von benutzerdefinierten Dialogen (UserForms) und das Zusammenspiel von Add-Ins und Dokument-Vorlagen. Außerdem lernen Sie die Anpassung und Programmierung des Menübands. Alle Adressen oder Namen von Personen und Firmen sind selbstverständlich völlig frei erfunden. Konventionen in diesem Buch Dieses Buch verwendet einige wenige Konventionen. Wenn Sie mit ihnen vertraut sind, können Sie einfacher mit dem Buch arbeiten: zfette Schrift Text, den Sie in Datenfeldern, Dialogen oder Eigenschaften eintippen müssen, wird in fett gedruckten Buchstaben dargestellt. Auch in VBA-Listings werden Änderungen, die in einem bestimmten Schritt vorgenommen wurden, fett dargestellt. zkursive Schrift Die kursive Schrift wird für Dateinamen verwendet oder bezeichnet Elemente der Benutzeroberfläche (also die Benennungen der Menüs, Registerkarten, Gruppen, Symbole oder Eigenschaften) zlistingschrift Die Listingschrift wird verwendet, wenn VBA-Codefragmente in einem längeren Beispiel abgedruckt werden. Im Fließtext werden diejenigen Begriffe in Listingschrift abgedruckt, die einer VBA-Anweisung entstammen. Zusätzlich finden Sie im ganzen Buch verteilt Absätze, die mit den folgenden Icons versehen sind und die auf bestimmte, hilfreiche Elemente hinweisen:

13 1.2 Wie Sie am besten mit diesem Buch arbeiten 13 Hintergrund Absätze mit diesem Symbol enthalten Hintergrundinformationen, die man im Hinterkopf behalten sollte Tipp Wichtig In den Tipp-Absätzen finden Sie Informationen dazu, wie Sie Dinge besonders einfach und zeitsparend erledigen können Absätze mit diesem Symbol enthalten wichtige Informationen, auf die Sie unbedingt achten sollten Natürlich freue ich mich über Leserinnen dieses Buches ebenso wie über Leser und kenne auch Frauen, die programmieren. Aber wegen der leichteren Lesbarkeit habe ich mich für die männliche Form der»benutzer«und»entwickler«entschieden. Die»Benutzerinnen«und»Entwicklerinnen«sind mir dabei selbstverständlich ebenso willkommen. I Erste Schritte Unterstützung für dieses Buch Die Beispieldateien für dieses Buch finden Sie unter und unter msp.oreilly.de/support/2445/857 Dort finden Sie auch etwaige Korrekturen. Wenn Sie Kommentare, Fragen oder Anregungen zum Inhalt dieses Buchs oder des Begleitmaterials beziehungsweise Fragen haben, die Sie auf den oben angegebenen Websites nicht klären konnten, senden Sie eine an folgende Adresse bei Microsoft Press: mspressde@oreilly.de oder per Post an Microsoft Press Konrad-Zuse-Str Unterschleißheim Beachten Sie, dass Microsoft unter diesen Adressen keinen Support für Softwareprodukte leistet. Genug der Vorrede und hinein ins Vergnügen Viel Spaß beim Entwickeln Ihrer Datenbanken wünscht Ihnen Lorenz Hölscher

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15 Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Die Programm-Oberfläche Word ist eine Textverarbeitung, also ein Programm, das es Ihnen erlaubt, Texte zu schreiben und zu formatieren. Zusätzlich enthält es eine integrierte Programmier-Umgebung für VBA (Visual Basic for Applications), mit der die Datei gesteuert werden kann. Um diesen VBA-Editor geht es bei der Programmierung mit VBA. Wichtige Komponenten des VBA-Editors Während die Programm-Oberfläche von Word seit der Version 2007 u.a. durch die Registerkarten erheblich verändert wurde, wird der VBA-Editor zur Eingabe der Prozeduren weiterhin mit herkömmlichen Menüs bedient. 2.1 II Grundlagen Wenn Sie mit dem VBA-Editor noch nicht vertraut sind, schauen Sie sich ihn am besten zuerst einmal gründlich an: a Starten Sie Word und erstellen ein neues, leeres Dokument und speichern Sie dieses mit dem Dateityp Word Dokument mit Makros unter dem Namen Grundlagen.docm. Abbildung 2.1: Eine neue leere Datei anlegen

16 16 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen b Klappen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Makros mit dem kleinen Pfeil der Schaltfläche Makros die Liste aus und klicken darin auf Makro anzeigen. Abbildung 2.2: Lassen Sie so die Makros anzeigen c Der folgende Dialog ist leer, da diese Datei noch keine Makros enthält. Wählen Sie unten in der Auswahlliste Makros in das Dokument Grundlagen.docm und geben oben im Dialog als Makroname Test ein. Dann klicken Sie auf Erstellen. Abbildung 2.3: Erstellen Sie ein neues Makro d Sie befinden sich nun im VBA-Editor und sehen links den Projekt-Explorer mit dem Überblick über alle in der Datei enthaltenen Module und rechts im großen Fenster die Code-Ansicht.

17 2.1 Die Programm-Oberfläche 17 Abbildung 2.4: Der VBA- Editor mit einem Modul und darin dem neuen Makro Test Dieser VBA-Editor besteht aus vielen Komponenten, die Sie möglicherweise von anderen Windows-Anwendungen her schon kennen: zmenüleiste In der Menüleiste finden Sie alle Befehle, die Sie für das Erstellen, das Ausführen und die Fehlersuche in Ihren Prozeduren benötigen zsymbolleiste Unterhalb der Menüleiste sehen Sie links die Standardsymbolleiste mit zahlreichen Schaltflächen (wie Speichern, Rückgängig, Wiederholen usw.), die Ihnen sicherlich von anderen Anwendungen her bekannt sind. Wie gewohnt können Sie andere Symbolleisten manuell sichtbar machen: Klicken Sie eine sichtbare Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Namen der Symbolleiste aus, welche Sie ein- oder ausblenden wollen. II Grundlagen zprojekt-explorer Links im Fenster zeigt der Projekt-Explorer auf der obersten Ebene alle geöffneten Dateien an. Hier sehen Sie die von Ihnen geöffnete Datei Grundlagen.docm. zeigenschaften-fenster Links unten im Fenster ist das Eigenschaften-Fenster sichtbar, welches derzeit nur wenige Informationen bietet. Das wird sich bei der Programmierung von Formularen ändern, bis dahin können Sie es mit Ansicht/ Eigenschaftenfenster ausblenden. Unterhalb der Datei-Ebene listet Word im Projekt-Explorer Kategorien wie Microsoft Word Objekte, Formulare, Module, Klassenmodule und Verweise auf, wenn sie denn in der Datei enthalten sind. Dabei ist ThisDocument ein spezielles Klassenmodul, immer vorhanden und einziges Element von Microsoft Word Objekte. Sie können diese gruppierte Darstellung durch Klick auf das Ordner-Symbol im Projekt- Explorer umschalten, ich werde hier allerdings aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit die gruppierte Darstellung beibehalten.

18 18 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen zcode-fenster Den größten Teil der Ansicht nimmt rechts das Code-Fenster in Anspruch. In ihm findet die eigentliche Programmierung statt, daher verhält es sich weitgehend wie ein spezieller Text-Editor. Dateien mit Makro öffnen Wenn Sie eine Datei mit Makros öffnen, kommt von Word ein Hinweis auf das potentielle Sicherheitsrisiko. Dieser Hinweis sagt nichts über die Gefährlichkeit der darin enthaltenen Makros aus, sondern lediglich, dass überhaupt VBA-Code enthalten ist. Abbildung 2.5: Die Standard-Warnung beim Öffnen einer Datei mit Makros darin Sie können Verzeichnisse ausdrücklich als sicher kennzeichnen, damit diese Warnung unterbleibt. Klicken Sie dazu auf Datei/Optionen und wählen dort Trust Center. Mit der Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center gelangen Sie in den nächsten Dialog, wo Sie die Vertrauenswürdigen Speicherorte markieren. Dort können Sie die Schaltfläche Neuen Speicherort hinzufügen nutzen, um das Verzeichnis als vertrauenswürdig zu kennzeichnen. Die Verzeichnisse für Add-Ins und Dokument-Vorlagen sind ohnehin vertrauenswürdig, dort würde die Warnung also nicht erscheinen. Makros aufzeichnen Word bietet die Möglichkeit, VBA-Befehle aufzuzeichnen, also im Dokument selber Aktionen durchzuführen, die der Makro-Rekorder in VBA mitprotokolliert. Das ist vor allem praktisch, wenn man nicht genau weiß, wie ein Befehl heißt oder welche Parameter er hat. a Um beispielhaft ein paar Befehle aufzuzeichnen, erstellen Sie am besten zuerst ein neues Dokument mit ein wenig Text darin. Dann starten Sie in der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Makros den Befehl Makro aufzeichnen. b Im folgenden Dialog geben Sie den Namen des Makros an (Sie können es bei Makro1 belassen) und den Ort, wo es gespeichert werden soll. Statt Alle Dokumente (Normal. dotm) wählen Sie dort besser den Namen des aktuellen Dokuments (hier Dokument1 (Dokument)).

19 2.1 Die Programm-Oberfläche 19 Abbildung 2.6: Geben Sie in diesem Dialog den Namen und Speicherort des Makros an c Nachdem Sie diesen Dialog mit OK bestätigt haben, läuft die Makro-Aufzeichnung. Sie sehen das am geänderten Mauszeiger, der auch darauf hinweist, dass mit der Maus nicht mehr alle Aktionen (wie beispielsweise das Markieren) möglich sind: Abbildung 2.7: Der Mauszeiger ändert sich während der Makro- Aufzeichnung II Grundlagen d Sie können sich zum Aufzeichnen so viel Zeit lassen, wie Sie wollen. Der Makro- Rekorder merkt sich nur Maus- oder Tastaturklicks beziehungsweise deren Ergebnisse, eine Uhr läuft nicht mit. e Da Sie mit der Maus während der Aufzeichnung im Text nicht markieren können, machen Sie das bitte mit den Pfeiltasten und der (ª)-Taste. Beispielsweise soll das Wort»weitere«kursiv gesetzt werden. Dazu darf nach dem Markieren wieder die Maus eingesetzt werden, klicken Sie also im Register Start in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Kursiv. f Da andere Aktionen nicht mehr vorgesehen sind, können Sie im Register Ansicht in der Gruppe Makros den Befehl Aufzchng. anhalten anklicken. Abbildung 2.8: Die Makro-Aufzeichnung beenden

20 20 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen g Jetzt ist alles fertig, aber wo ist das Makro? Es wird als Bestandteil des Dokuments in dessen internem VBA-Teil gespeichert. Diesen erreichen Sie entweder wie vorhin beschrieben über den Befehl Makros anzeigen oder etwas schneller über (Alt)+(F11). h Im VBA-Editor können Sie bei Bedarf die Gruppe Module im Projekt-Explorer mit einem Doppelklick expandieren, sodass das automatisch erstellte Modul NewMacros sichtbar wird. Ebenfalls per Doppelklick werden dessen Inhalte dann rechts im Editierbereich dargestellt: Abbildung 2.9: Das aufgezeichnete Makro im VBA-Editor i Sie können in diesem Makro nun genau nachlesen, was Sie gemacht haben: zuerst den Cursor (mit (Strg)+(æ)) um vier Wörter nach links bewegt, dann (mit (Strg)+(ª) +(Æ) ) ein Wort markiert und schließlich auf kursiv (engl. italic) umgeschaltet. Makro-Aufzeichnung unbedingt beenden Vergessen Sie nicht, die Makro-Aufzeichnung zu beenden! Das geringere Problem dabei wäre, dass bis zum Feierabend weiterhin alle Ihre Tätigkeiten in Word mitprotokolliert werden. Falls Sie aber das Makro anschließend testweise starten, wird auch das noch Teil der Aufzeichnung. Der VBA-Editor führt also ein Makro aus, in dessen letzter Zeile es selber wieder aufgerufen wird, wieder aufgerufen wird, wieder aufgerufen wird, wieder aufgerufen wird, wieder aufgerufen wird,... Diese Technik nennt sich»rekursiv«und führt hier zu einer Endlosschleife, die den Hauptspeicher sehr schnell überlaufen lässt und dann zwangsläufig stoppt. Aufzeichnung testen Das eben erstellte Makro soll natürlich anschließend getestet werden, ob es denn auch funktioniert. Sie sollten es aber nicht direkt wieder starten, denn es wurde aufgezeichnet, als der Cursor ganz am Anfang der Zeile stand, was im Moment nicht der Fall ist.

21 2.2 Das»klassische«erste Programm erstellen 21 a Entfernen Sie von dem Text die kursive Auszeichnung und stellen Sie den Cursor im Dokument wieder an die gleiche Stelle wie bei der Aufzeichnung. b Wechseln Sie mit (Alt)+(F11) in den VBA-Editor und stellen Sie dort den Cursor mitten in das aufgezeichnete Makro Makro1. c Starten Sie mit (F5) das Makro. Das gleiche Wort ist erneut kursiv geworden, das Makro hat also funktioniert. Auch wenn das Makro eher einfach ist, zeigt es doch das Wesentliche: Mehrere Aktionen lassen sich in einer Prozedur zusammenfassen, sodass sie mit einem einzigen Klick bequemer ausgeführt werden können. Wenn Sie diese Datei speichern wollen, müssen Sie als Dateityp Word-Dokument mit Makros (*.docm) wählen, denn es sind ja Makros darin enthalten, die in einem einfachen Word-Dokument (*.docx) nicht speicherbar sind. Das»klassische«erste Programm erstellen Es ist gute Tradition, dass das erste Programm, das man in einer neuen Programmiersprache erstellt, einfach nur den Text»Hello World«auf dem Bildschirm ausgibt. Wenn das klappt, haben Sie alle notwendigen Handgriffe für ein komplettes Programm korrekt durchgeführt. Ich möchte mich dieser Tradition anschließen, da der Quellcode extrem kurz ist und trotzdem alle wichtigen Elemente enthält. Sein Verständnis ist ein gutes Fundament für das Erstellen weiterer Programme. Dateityp beachten 2.2 II Grundlagen a Öffnen Sie die Datei Grundlagen.docm, wechseln mit (Alt)+(F11) in den VBA-Editor und löschen eventuell vorhandenen Text im Modul. b Schreiben Sie dort Sub Hallo an den Anfang einer Zeile. c Beenden Sie diese Zeile mit der ( )-Taste, sodass der VBA-Editor automatisch ein Paar runde Klammern und zwei Zeilen tiefer ein End Sub ergänzt. Damit ist der sogenannte Prozedur-Rumpf fertig, es fehlt nur noch eine auszuführende Anweisung darin. d Die Einfügemarke blinkt nun in der mittleren leeren Zeile. Wegen der besseren Übersichtlichkeit rücken Sie dort bitte mit der (ÿ)-taste ein und schreiben msgbox dahinter. Abbildung 2.10: Eine erste, noch leere Prozedur

22 22 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen e Sobald Sie danach ein Leerzeichen eingeben, erscheint ein sogenanntes QuickInfo. Dabei handelt es sich um ein kleines gelbes Fenster mit Informationen zur Benutzung dieses Befehls. Das bedeutet vor allem automatisch, dass es den Befehl MsgBox tatsächlich gibt. Abbildung 2.11: Das QuickInfo zum Befehl MsgBox f Das QuickInfo zeigt fett markiert dasjenige Argument an, dessen Eingabe jetzt erforderlich ist. Die weiteren Argumente wären durch Komma getrennt und würden dann nacheinander im QuickInfo fett erscheinen. Das Argument Prompt ist ein Text- oder Zeichenketten-Datentyp (was hier jedoch nirgends ersichtlich ist) und muss angegeben werden. Alle übrigen Argumente dieser Prozedur sind optional und stehen deswegen in eckigen Klammern. g Geben Sie nun bitte Hello world! mit den beiden Anführungszeichen ein und verlassen die Zeile mit der (¼)-Taste. Benutzen Sie dazu nicht die ( )-Taste, denn dann erzeugen Sie nur unnötige Leerzeilen. Abbildung 2.12: Die fertige Prozedur h Der VBA-Editor nimmt nun automatisch eine Prüfung auf korrekte Benutzung aller Befehle (die so genannte Syntaxprüfung) vor und ändert die Kleinschreibung von msgbox in die vorgegebene MsgBox-Schreibweise. i Sollte Ihnen hier ein Fehler unterlaufen, meldet sich der Editor sofort beim Verlassen der Zeile, färbt diese rot und markiert den vermutlich fehlerhaften Teil. Außerdem erscheint eine Meldung mit einer Erläuterung zum Fehler. Abbildung 2.13: Ein provozierter Fehler, denn der Punkt gehört nicht in die Zeile

23 2.2 Das»klassische«erste Programm erstellen 23 j Wenn alles in Ordnung ist, können Sie dieses Programm oder besser diese Prozedur starten. Dazu klicken Sie irgendwo zwischen Sub und End Sub in den Code und drücken die Taste (F5). Die so markierte Prozedur Hallo wird gestartet und Sie sehen das Ergebnis des MsgBox-Befehls. Abbildung 2.14: Das vom MsgBox- Befehl erzeugte Meldungsfenster Das Meldungsfenster bleibt so lange stehen, bis Sie es durch einen Klick auf OK schließen. Erst dann läuft auch der Code weiter, selbst wenn wie in diesem Beispiel keine Anweisungen mehr folgen.»hello world!«unter der Lupe Auch wenn dieses kleine Programm nicht viel macht, so sind darin doch viele wesentliche Konzepte der VBA-Programmierung enthalten: zdamit eine Prozedur überhaupt erstellt werden kann, braucht sie einen Namen. Dieser muss (innerhalb eines Moduls) eindeutig sein und darf nicht mit einem reservierten Schlüsselwort oder einem schon vorhandenen VBA-Befehl identisch sein. II Grundlagen zdie Prozedur hat einen sogenannten Rumpf, also die Konstruktion aus Sub... End Sub, welche die Grenzen der von diesem Namen bezeichneten Prozedur angibt zinnerhalb des Prozedur-Rumpfs dürfen beliebig viele Zeilen mit je einem Befehl stehen, auch wenn das eben noch nicht zu sehen war zeine Prozedur kann durch Markieren des Codes und Drücken der (F5)-Taste gestartet werden zalternativ können Sie eine Prozedur auch mit dem Menübefehl Ausführen Sub/ Userform ausführen starten. Wenn dann keine ausführbare Prozedur markiert war, erscheint der Dialog aus Abbildung 2.15 mit allen ausführbaren Prozeduren zur Auswahl.

24 24 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Abbildung 2.15: Der Dialog zur Auswahl einer Prozedur Damit haben Sie eine eigene Prozedur erstellt und auch erfolgreich aufgerufen. Grundsätzlich wird dieser Ablauf so bleiben, auch wenn es natürlich noch eine Vielzahl an Veränderungen in Details geben wird. Denken Sie jetzt bitte noch daran, das Modul mit dem Befehl Datei/Grundlagen speichern zu sichern. Der wenig aussagekräftige Name NewMacros ist hier noch ausreichend. Das Modul ist Teil der Datei Grundlagen.docm, daher musste sie vorher auch schon im Dateityp Word-Dokument mit Makros gespeichert werden. Weitere Parameter nutzen Wie Sie vielleicht anhand des QuickInfos schon bemerkt hatten, kennt der MsgBox- Befehl noch weitere Parameter. Manchmal werden diese übrigens auch als Argumente bezeichnet, was dasselbe bedeutet. Die folgenden Parameter des MsgBox-Befehls sind jedoch optional, können also weggelassen werden. a Erstellen Sie bitte im gleichen Modul eine neue Prozedur HalloMitIcon, indem Sie in einer neuen Zeile Sub HalloMitIcon schreiben und mit der ( )-Taste bestätigen. b In der Prozedur rücken Sie ebenfalls mit der (ÿ)-taste ein und schreiben MsgBox Hello world!. Bis dahin ist außer dem Namen alles genauso wie im ersten Beispiel. c Nun folgt dem ersten Argument aber ein Komma, woraufhin sofort eine Liste der sogenannten IntelliSense-Technik ausklappt. Diese Technik sorgt dafür, dass in der bereitgestellten Liste nur die Parameter (oder bei Bedarf auch Prozeduren, Methoden oder Eigenschaften) angezeigt werden, die an dieser Stelle überhaupt sinnvoll nutzbar sind. d Beginnen Sie, die Buchstaben vbi zu tippen. Die Auswahl springt in der IntelliSense- Liste an die nächste Position, die zu diesem Wortanfang passt.

25 2.2 Das»klassische«erste Programm erstellen 25 Abbildung 2.16: Die IntelliSense-Liste für das zweite Argument e Das so bereits markierte Wort vbinformation wählen Sie nun mit der (ÿ)-taste (nicht mit der ( )-Taste, sonst fügen Sie wieder eine ungewollte Leerzeile ein!) aus. Alternativ hätten Sie auch mit der Maus auf dem Eintrag doppelklicken können, aber die Tastatur ist in diesem Zusammenhang sicherlich effektiver. Jetzt ist der Code komplett und Sie können ihn mit der (F5)-Taste starten. Diesmal enthält das Meldungsfenster ein weißes»i«im blauen Kreis als Symbol. Solche kleinen Symbole werden auch als Icons bezeichnet. II Grundlagen Abbildung 2.17: Das Meldungsfenster hat jetzt ein Symbol Vordefinierte Konstanten Hinter dem Wort vbinformation steckt in Wahrheit eine Zahl, nämlich 64. Diese ist in VBA vordefiniert, aber eigentlich müssen Sie deren Wert gar nicht kennen. Denn eine solche Konstante, wie dies technisch heißt und später noch ausführlich besprochen werden wird, dient gerade der besseren Lesbarkeit des Codes. Auch wenn niemand wüsste, welchen Wert die Konstante vbinformation tatsächlich hat, kann doch jeder sehen, dass in dieser Zeile das Info-Symbol aufgerufen wird. Sie sollten solche vorhandenen Konstanten benutzen, wann immer es möglich ist. Praktischerweise bietet die IntelliSense-Technik diese auch ganz selbstverständlich an und zwar sogar für selbstdefinierte Konstanten, wie Sie später noch sehen werden. Es gibt verschiedene Arten vordefinierter Konstanten: zkonstanten, die allgemein gelten und auch in anderen VBA-Versionen (etwa in Access oder Excel) benutzt werden können, beginnen mit vb als Abkürzung für Visual Basic zandere Konstanten sind nur in Word definiert und am Präfix wd zu erkennen

26 26 Kapitel 2: Die ersten VBA-Prozeduren erstellen Schaltflächen angeben Sie haben sich möglicherweise gewundert, dass das QuickInfo für den hier benutzten zweiten Parameter die Bezeichnung Buttons, also Schaltflächen, angibt, obwohl damit doch ein Symbol erzeugt wurde. Tatsächlich ist das zwar nur ein einziges Argument, welches jedoch trotzdem mehrere Informationen enthalten kann. a Erweitern Sie bitte die Prozedur HalloMitIcon so, dass Sie nach der Konstanten vbinformation ein Plus-Zeichen (+) eingeben. Jetzt klappt erneut die IntelliSense- Liste aus und bietet die gleichen Konstanten wie eben an. b Geben Sie nach dem +-Zeichen nun als zweite Konstante vbyesno an. c Führen Sie die Prozedur nun mit (F5) aus. Sie sehen, dass tatsächlich Schaltflächen verändert wurden. Während bisher nur die OK-Schaltfläche zu sehen war, erscheinen jetzt stattdessen die beiden Schaltflächen Ja und Nein. Abbildung 2.18: Das Meldungsfenster zeigt zwei Schaltflächen an Es ist übrigens egal, welche der beiden Schaltflächen Sie anklicken, um den Meldungsdialog zu schließen. Da die Prozedur noch keine Auswertung vornimmt, passiert ohnehin nichts. d Sie können das Argument sogar mit einem weiteren +-Zeichen und beispielsweise der Konstanten vbdefaultbutton2 ergänzen, sodass der Code nunmehr wie folgt aussieht: Sub HalloMitIcon() MsgBox Hello world!, vbinformation + vbyesno + vbdefaultbutton2 End Sub Durch diese Änderung wird im angezeigten Meldungsfenster der Fokus der Standard- Schaltfläche von bisher Ja auf Nein verschoben. Sie sehen das an der punktierten Linie am Rande der Schaltfläche. Das hat zur Folge, dass ein Bestätigen mit der ( )-Taste nicht mehr die Ja-, sondern nun die Nein-Schaltfläche auslöst. Abbildung 2.19: Der Fokus für die Standard- Schaltfläche liegt nun auf Nein

27 2.2 Das»klassische«erste Programm erstellen 27 Wie Sie sehen, hat dieses Argument doch mit Schaltflächen zu tun. Die Auswertung der Schaltflächen muss allerdings noch ein wenig warten. Bis dahin sollen Sie erst einmal weitere eigene Prozeduren erstellen und vor allem auch nutzen. Eigene Prozeduren aufrufen Innerhalb Ihrer eigenen Prozedur namens Hallo haben Sie einen vorhandenen VBA- Befehl MsgBox aufgerufen. Sie können selbstverständlich auch selbst erstellte Prozeduren statt der VBA-Befehle nutzen. Wenn Sie beispielsweise an vielen Stellen in Ihrer Datei immer wieder eine Meldung zur Version machen wollen, wäre es wenig sinnvoll, dies jedes Mal erneut in aller Ausführlichkeit zu schreiben. a Stattdessen erstellen Sie zunächst eine Prozedur MeldeVersion nach dem bisherigen Muster mit folgendem Code: Sub MeldeVersion() MsgBox Version 1.0 von Lorenz Hölscher, vbinformation End Sub b Sie können diese Prozedur gerne direkt mit der (F5)-Taste testen und erhalten daraufhin den folgenden Meldungsdialog: II Grundlagen Abbildung 2.20: Der Meldungsdialog von MeldeVersion So weit war es gegenüber den vorherigen Prozeduren nichts Neues. Jetzt soll diese selbstgeschriebene Prozedur aber in anderen Prozeduren aufgerufen werden. Das kann sogar in einem anderen Modul sein, damit es nicht gar zu einfach wird. a Schließen Sie das aktuelle Modul NewMacros. Wenn sich dessen Code-Fenster im Vollbild befindet, liegt das X-Symbol zum Schließen unterhalb des roten Schließsymbols oben rechts vom VBA-Editor selber. b Wählen Sie den Befehl Einfügen/Modul, damit Sie ein neues Modul erhalten. c Geben Sie dort mit Sub TesteMeldungen eine neue Prozedur ein und bestätigen Sie die Zeile mit der ( )-Taste, damit der Prozedur-Rumpf vervollständigt wird. d Innerhalb der Prozedur rücken Sie wie immer mit der (ÿ)-taste ein. e Beginnen Sie nun den Namen Ihrer eigenen Prozedur zu schreiben, also mel, und drücken (Strg)+(Leertaste). Wenn es mehrere ähnlich beginnende Prozedur-