ERP-Lösung für Medizintechnik und Gesundheitswesen

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1 ERP-Lösung für Medizintechnik und Gesundheitswesen CERTIFIED FOR NAV 2013

2 Branchenlösung für den Gesundheitsmarkt Wer sich im Gesundheitswesen dauerhaft behaupten will, muss sein Unternehmen sicher und vorausschauend führen. Angesichts des hart umkämpften Marktes ist dies eine äußerst anspruchsvolle Aufgabe. Die Branchenlösung KUMAVISION med unterstützt Sie dabei, sich erfolgreich im Wettbewerb durchzusetzen. Die Preisspirale bei den Krankenkassen erhöht den Wettbewerbsdruck, veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen und Unsicherheit über anstehende Reformprojekte belasten Sanitätshäuser und Unternehmen in den Bereichen Homecare, Orthopädie- und Reha-Technik. Wer Patientenrezepte abzurechnen hat, steht vor einer besonderen Herausforderung: Nur mit hocheffizienten Geschäftsabläufen ist ein Unternehmen in der Lage, die Kosten signifikant zu senken und die Zukunft dauerhaft zu sichern. Zielgruppen der Branchenlösung > Homecare-Dienstleister > Sanitätshäuser > Orthopädie- und Orthopädieschuhtechnik > Reha-Fachhandel > Händler medizinischer/medizintechnischer Artikel und Geräte für Ärzte und Krankenhäuser > Händler dentaltechnischer Artikel und Geräte > Hersteller medizin- und dentaltechnischer Artikel und Geräte > Distributoren von Medizintechnik, Dentaltechnik, Instrumenten und medizinischem Verbrauchsmaterial > Wartung und Service für medizin- und dentaltechnische Geräte und Instrumente > Mittelständische Unternehmen und Konzernbereiche ab 5 EDV-Arbeitsplätzen > National und international agierende Unternehmen Integriert KUMAVISION med bildet alle Bereiche Ihres Unternehmens ab von Finanzbuchhaltung über Controlling, Verordnungsmanagement und -abrechnung, Warenwirtschaft und Produktion bis zum Customer Relationship Management. Einkauf, Verkauf, Logistik, Lager und Service werden optimal in einer Lösung koordiniert. Der Außendienst wird über mobile Tablet-Endgeräte direkt in die Abläufe einbezogen. Alle Prozesse münden in die integrierte Finanzbuchhaltung. Das Management hat alle Geschäftsvorgänge im Blick und ist jederzeit in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen. KUMAVISION med verfügt über die passenden Funktionen für Ihr Unternehmen als Ganzes. Die ERP-Lösung verbindet alle Unternehmensprozesse bereichsübergreifend und ohne Brüche. Dies spart Zeit, verhindert Fehler und verschafft Ihren Mitarbeitern den nötigen Freiraum, um sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren zu können: den Kunden. Benutzerfreundlich Eine übersichtliche Oberfläche und schlanke Prozesse ermöglichen die schnelle Einarbeitung der Anwender und reduzieren den Schulungsaufwand. Vorgefertigte Prozesseinrichtungen und Dokumentationen erleichtern Ihnen den Einstieg. Im Tagesgeschäft unterstützt Sie unsere spezialisierte Hotline zuverlässig bei der Nutzung

3 Die Lösung für Ihre Aufgabenstellung Geschäftsleitung 05 Rezeptinnendienst 06 Orthopädie- & Orthopädieschuhtechnik 10 Sanitätshaus 11 Care 12 Reha-Fachhandel 14 Einkauf 15 Lager & Logistik 16 Finanzmanagement & Controlling 18 Service / Reparatur / Wartung 20 Customer Relationship Management 21 Verkauf / Handel 22 IT-Bereich 24 Praxisnah Hinter KUMAVISION med steht ein Höchstmaß an Erfahrung. Über viele Jahre hinweg haben wir bei der Einführung und Betreuung der Lösung umfangreiches Wissen darüber gesammelt, welche besonderen Anforderungen die Branche prägen und welche zentralen Faktoren beachtet werden müssen. Die Entwicklung der Branchenlösung erfolgt unter Mitwirkung interessierter Anwenderunternehmen, mit denen die Funktionalität der Software definiert und in der Praxis erprobt wird. Unsere regelmäßigen Anwendertreffen ermöglichen zudem den Erfahrungsaustausch mit unseren Spezialisten und branchenverwandten Firmen. Dadurch wird KUMAVISION med zu einer Branchenlösung, die durch ihre Praxisnähe überzeugt. Investitionssicher KUMAVISION med basiert auf Microsoft Dynamics NAV, das mit weit über 1 Mio Anwendern weltweit einer der Marktführer im Bereich ERP-Software ist. Unter dem Dach des weltgrößten Software-Konzerns ist die langfristige Unterstützung und Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics dauerhaft gewährleistet. Flexibel Benutzerfreundlich, moderne Softwarearchitektur, leistungsfähige SQL-Datenbank, stark parametrisierbar: Mit diesen Eigenschaften stellt KUMAVISION med eine schnelle Einführung und einen zuverlässigen, effizienten Betrieb sicher. Das spart Zeit und Kosten. Modular Die Branchenlösung deckt bereits im Standard einen hohen Funktionsumfang für die vielfältigen Einsatzszenarien ab. So reduziert sie die Folgekosten bei Wartung und Updates. Zudem vereinfacht die modulare Architektur die Nutzung von Cloud-Services (wie zentrale Datenbereitstellung oder grafische Tourenplanung/-optimierung) und die Anbindung an andere Software-Systeme. Die Lösung lässt sich bedarfsgerecht konfigurieren und einfach anpassen. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst KUMAVISION med einfach mit. Zusätzliche Komponenten und Funktionen sind reibungslos in das System integrierbar. Individuell anpassbar Unsere Experten kennen die Branche aus eigener Erfahrung und setzen unkompliziert Best Practice Prozesse mit Ihnen um. Die hohe Funktionsabdeckung von KUMAVISION med in Verbindung mit der Flexibilität von Microsoft Dynamics NAV sorgt dafür, dass Ihre firmenindividuellen Anforderungen mit minimalem Aufwand realisiert werden können

4 Die Lösung für Ihre Rolle KUMAVISION med bietet Informationen maßgeschneidert auf den Tätigkeitsbereich des jeweiligen Mitarbeiters an. Auf seiner persönlichen Startseite sind die Daten zusammengestellt, die er für seine alltäglichen Aufgaben benötigt. Rollenbasierte Oberfläche Um die Anwender bei ihrem Tagesgeschäft zu unterstützen, wurden spezielle Oberflächen (Rollencenter) erstellt, die zu den verschiedenen Rollen in der Organisationsstruktur passen. Sie können vom Administrator auf Unternehmens- oder Bereichsebene angepasst werden. Zusätzlich hat jeder Anwender die Möglichkeit, die Masken nach seinen Bedürfnissen zu personalisieren. Beim Start von KUMAVISION med hat er dann sofort die wichtigsten Aufgaben und Informationen des Tages im Überblick. Der Outlook-Account des Anwenders ist in die Oberfläche integriert. So können aus jeder Maske Benachrichtigungen innerhalb des Unternehmens und auch extern verschickt werden. Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Informationsboxen und -leisten passend zum Aufgabenbereich des Anwenders > Microsoft Outlook voll integriert > Komfortabler Aufruf von Details durch einen Klick auf die jeweilige Information > Leistungsstarke Volltextsuche über verschiedene Felder zum schnellen Auffinden relevanter Informationen > Ausgeprägte Prozessorientierung > Systemgestützte Teamsteuerung 04

5 Geschäftsleitung Eine fundierte Unternehmenssteuerung wird in Zeiten zunehmenden Wettbewerbs und Preisdrucks immer wichtiger. Richtige Entscheidungen auf Basis exakter Daten zu treffen ist für das Unternehmen überlebensnotwendig Als Mitglied der Geschäftsführung brauchen Sie den Blick für das große Ganze. Sie müssen alle wesentlichen Fakten und Kennzahlen sehen, um das Unternehmen strategisch lenken zu können. In KUMAVISION med schaut die Geschäftsführung aus der Vogelperspektive auf die Abläufe im Unternehmen immer mit der Möglichkeit, mit wenigen Klicks in die Details einzutauchen. Ein schlagkräftiges Unternehmen im Mittelstand lebt von einer starken Führungsebene. Diese endet nicht bei der Geschäftsleitung selbst, sondern muss sich über Abteilungs- und Teamleiter erstrecken. Damit diese ihre Mitarbeiter effizient steuern können, benötigen sie Werkzeuge, die ihnen Transparenz über das Team geben. Mit KUMAVISION med hat ein Teamleiter die Möglichkeit der aktiven Teamsteuerung, indem ihm aktuelle Auslastungs- oder Arbeitsvorratskennzahlen im System angezeigt werden. So kann er die Arbeit zielgenau auf einzelne Mitarbeiter verteilen bzw. Schulungsbedarf für Mitarbeiter erkennen. Wo die Informationsbeschaffung sonst dezentral aus verschiedenen Abteilungen erfolgen muss, ermöglicht die integrierte Architektur von KUMAVISION med einen direkten Überblick. Daten zu Verordnungsvorgängen, Kassenverträgen, Kunden, Lieferanten oder Produkten stehen durch die zentrale Informationshaltung überall zur Verfügung. Dies sorgt für Transparenz und fundierte Entscheidungen. Die Kennzahlen verschaffen aber KPI-Dashboard für die Geschäftsführung nicht nur den großen Überblick. Die Unternehmensleitung kann sich jeden Vorgang im Detail anzeigen lassen und hat Zugriff auf alle Zahlen. Eine Nachkalkulation erfolgt mit wenigen Mausklicks. > Vollintegrierter Werte- und Mengenfluss Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Mehrdimensionale Analyseansichten Mit der Nutzung spezialisierter Auswertesysteme, die > Business Intelligence Suite für unternehmensweite beispielsweise der Microsoft SQL Server in Verbindung mit Management-Analysen Excel-Pivot-Tabellen zur Verfügung stellt, können signifikante Werte schnell erkannt werden. Dies ist gewährleistet, system für ein papierloses Büro > Optional integriertes Dokumentenmanagement- egal ob Sie auf einer aggregierten komplexen Ebene oder > Flexible Auswertungen durch Nutzung von Excel auf der Detail ebene arbeiten wollen. So ist ein effizientes oder anderen Softwarewerkzeugen Controlling möglich: Risiken werden früh erkannt, Chancen zuverlässig bewertet. 05

6 Bild suchen Rezeptinnendienst Das Erfassen von Verordnungen, die Verfolgung von Verlängerungen oder Genehmigungen und die termingerechte Patientenbelieferung sind zeit- und kostenintensive Vorgänge. KUMAVISION med hat ein einfaches Rezept dafür: Automatisierung. Vorgangserfassung und Rezeptmanager Mit KUMAVISION med automatisieren Sie zahlreiche Unternehmensprozesse und eröffnen damit ganz neue Möglichkeiten, Kosten zu senken. Der in seiner Leistungsfähigkeit einzigartige Rezept- und Vorgangsmanager beschleunigt die Bearbeitung von Verordnungen enorm. Systemgestützte Workflows führen Ihre Mitarbeiter automatisch durch alle erforderlichen Prozessschritte. Verordnungen und Rezepte werden zentral eingescannt und stehen dann unternehmensweit zur Verfügung. Die Originalverordnung kann direkt nach dem Scanvorgang in den Safe gelegt werden und wird erst bei Abrechnung an die Krankenkasse wieder bewegt. Eine aufwändige Weitergabe von Papierdokumenten an die Arbeitsplätze ist nicht mehr erforderlich. Die integrierte Texterkennung erfasst Verordnungsinhalte elektronisch und verwendet sie automatisch in Folgeprozessen. Die Anwender werden vom Rezept- und Vorgangsmanager auf Basis der Vorgaben der Kassenverträge durch die Prozessschritte geleitet. Die nahtlose Einbindung moderner Technologien wie Barcode-Anwendungen schafft weiteres Potenzial für Automatisierungen. So werden Sie nachhaltig von administrativen Aufgaben entlastet und können sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Pflichtfeldprüfung und Datenpflege-Assistenten Die Pflichtfeldprüfung unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Anlage von Stamm- und Belegdaten. So können Sie zentral vorgeben, welche Felder in einzelnen Stammdaten oder Vorgängen gefüllt werden müssen. Dies verhindert unvollständige Datensätze und verbessert die Datenqualität. Durch Aktionsprüfungen können ausgewählte Felder automatisch vorbelegt werden. Das spart Zeit beim Anlegen. Eine hohe Datenqualität ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad und korrekte Auswertungen in den Folgeprozessen. Aktive Teamsteuerung KUMAVISION med bietet an vielen Stellen einen schnellen Überblick über die Auslastungssituation des Teams bzw. den Abarbeitungsfortschritt des Tagesvolumens. Durch den zentralen Scan von Verordnungen im Posteingang können Sie in KUMAVISION med erkennen, welche Verordnungen noch nicht weiter verarbeitet sind. Sie erhalten die Möglichkeit, den Arbeitsvorrat aktiv zu steuern ohne auf allen Schreibtischen nach noch nicht verarbeiteten Verordnungen zu suchen. 06

7 Vertragsmanagement und Prozesssteuerung Die Steuerung aller Vorgangsarten erfolgt auf Basis der Vertragsvorgaben und der unternehmerischen Entscheidungen über das zentrale Vorgangsmanagement: Normalrezepte, Fallpauschalen, Dauerverordnungen, Mieten, Wiedereinsatz, Aufbereitung u.a. Im Vertragsmanagement in KUMAVISION med werden nicht nur die Vertragspreise und die Versorgungsart gespeichert, sondern auch Informationen wie die einzusetzenden bevorzugten Produkte, die Anwendbarkeit des Vertrags, Laufzeiten und Vorgaben zur Lieferung vor / nach KV-Genehmigung bzw. Abrechnungsmodalitäten. Callcenter Bei eingehenden Anrufen wird optional direkt der Patientenkontakt angezeigt. In einem Informationsfenster werden alle relevanten Daten zum Patienten eingeblendet. Je nach Anliegen kann eine Nachbelieferung veranlasst, Auskunft zum Stand einer Belieferung gegeben oder auch eine Reklamation erfasst und entsprechend weitergeleitet werden. Entlastung bei der Patientenversorgung Zur Versorgung von Patienten können auf sehr einfache Art und Weise Lieferpläne in KUMAVISION med gepflegt werden. Vertragsabhängig werden automatisiert zu den Lieferplänen die kaufmännischen Daten erstellt, die Grundlage für die Abrechnung sind. Der Mitarbeiter in der Patientenversorgung kann sich voll auf seine Aufgabe konzentrieren während das Abrechnungsteam für korrekte Rechnungen an Patienten und Krankenkassen sorgt. Elektronischer Kostenvoranschlag (ekv) In der Branchenlösung sind die Funktionalitäten zum ekv detailliert abgebildet. Ob Kostenvoranschlag, Nachrichtenaustausch oder Direktaufträge in KUMAVISION med lässt sich die komplette ekv-funktionalität bearbeiten. Die direkte Verwendung der Online-Portale von Kommu - nikationspartnern ist grundsätzlich nicht erforderlich. Versorgungsübersicht zum Patienten 07

8 Eigenanteile und gesetzliche Zuzahlungen Notwendige Zuzahlungen von Patienten für Artikel oder Befreiungen können in KUMAVISION med hinterlegt werden. Die relevanten Beträge werden automatisch in Vorgänge eingetragen. Festbeträge für Krankenkassen und Eigenanteile für Patienten werden berechnet und automatisiert in Rechnung gestellt. Bei Buchung werden sie direkt in der Finanz- und Debitorenbuchhaltung kontiert. Folgeverordnungen Die automatisierte Terminüberwachung der Laufzeiten von Pauschalen durch das System sorgt dafür, dass selbst die Bearbeitung von tausenden Verlängerungen pro Tag mit wenigen Klicks möglich ist. Die Branchenlösung legt vertragskonforme Folgeverordnungen an, die automatisch von den Patienten oder Ärzten angefordert werden. In der Rezeptanforderung können vorgangsbezogen Texte und Adressaten eingesteuert werden. So wird die aufwändige manuelle Änderung einzelner Anforderungen überflüssig. Preis- und Vertragspflegedienst Mit der Branchenlösung stellt KUMAVISION zu vielen Herstellern von Hilfsmitteln oder sonstigen Produkten Preisinformationen und Artikelstammdaten in elektronischer Form zur Verfügung. Hilfsmittelnummern, auf denen die Vertragsinformationen aufbauen, werden direkt mitgeliefert. Ergänzt wird der Service durch die elektronische Bereitstellung von Vertragsdaten von Verbänden (z.b. RehaVital) und Basispreisen wie AEP. Sie sparen damit viel Zeit in der Datenpflege, erhöhen die Qualität Ihrer Stammdaten und legen die Basis für eine korrekte Abrechnung. Papierlogistik Die Papierflut in Unternehmen des Gesundheitsmarktes nimmt ständig zu, besonders im Bereich der Rezeptverarbeitung. Strenge gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten, die Notwendigkeit, Unterlagen mit Rechnungen zu verschicken und der Wunsch nach schnellem Zugriff auf archivierte Belege verstärken diesen Trend. Durch die enge Integration von Dokumentenmanagement- Systemen (DMS) in die bestehenden Geschäftsprozesse und die Verknüpfung mit der ERP-Lösung KUMAVISION med lässt sich diese Papierflut wirkungsvoll eindämmen. Auch hier steht die Automatisierung im Vordergrund: Rechnungsbegründende Dokumente, die nicht im Original an die Kasse gehen müssen, werden z.b. beim Druck der Rechnung automatisch aus dem Archiv mit ausgedruckt. Der Aufwand durch Zusortieren von Belegen reduziert sich damit drastisch. So entfällt auch die manuelle Überprüfung der kassenspezifischen Anforderungen an Begleitdokumente. Stapelläufe Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsläufe werden von KUMAVISION med automatisch durchgeführt. Fehler beim Abwickeln des Stapelprozesses führen dabei nicht zum Abbruch des Laufes, sondern werden für die spätere Bearbeitung an zentraler Stelle protokolliert. So lassen sich Stapelläufe außerhalb der Geschäftszeiten durchführen und Sonderfälle anschließend gezielt manuell abarbeiten. 08

9 Elektronische Posteingangsverarbeitung Ausgewählte Leistungsmerkmale beim Rezept- und Verordnungsmanagement: > Automatisierte Prozesssteuerung abhängig von Kassen und Hilfsmittelgruppen > Schnellerfassung von Patienten und Verordnern > Einfaches Handling von Adressänderungen > Assistenten und Pflichtfeldprüfungen zur effizienten Datenerfassung und zur Vermeidung von Fehlern > Integriertes Hilfsmittelverzeichnis > Hilfsmittelnummern, Registernummern > Pharmazentralnummern > Leistungserbringergruppenschlüssel > Positionsnummern > ICD10 Schlüssel > Kassenmanager > Prozess- und Vorgangsmanager > Vertragsmanager > Preis- und Vertragspflegedienst > Elektronischer Kostenvoranschlag > Anlagenmanagement > Poolgeräteverwaltung > Überwachung von Verordnungsverlängerungen > Automatische Erstellung von Rezepterinnerungen > Genehmigungsanmahnungen zu Kostenvoranschlägen > Management von Geräterückforderungen > Elektronische Abrechnung nach 302 u. 300 SGB V > Ablage externer Dokumente > Anbindung Dokumentenmanagement-Systeme > Automatisiertes Drucken von begleitenden Dokumenten (z.b. rechnungsbegründende Unterlagen, Bedienungsanleitungen, Einweisungsbestätigungen, Überweisungsträger) > Automatische Vorgangsanlage durch Schrifterkennung (optional) > Einlesen von Kontoauszügen und Avisen von Abrechnungszentren > Automatische Schrifterkennung in Avisen (optional) > Elektronische Posteingangsverarbeitung aus unterschiedlichen Quellen (z.b. Fax, Scan) 09

10 Orthopädie- & Orthopädieschuhtechnik Orthopädie- und Orthopädieschuhtechnik (OT und OST) sind bei vielen Unternehmen ein zentrales Geschäftsfeld, welches einem grundlegenden Wandel unterliegt. Rückverfolgbarkeit nach MPG Zu fertigende Produkte werden automatisch mit einer individuellen Seriennummer versehen und automatisch lückenlos verfolgt diese Rückverfolgbarkeit beinhaltet auch alle künftigen Wartungen und Reparaturen. Außer dem können die Serien- bzw. Chargennummern aller verbauten Komponenten über die gesamte Produktlebensdauer zurückverfolgt werden. Ausgewählte Leistungsmerkmale im Bereich Sanitätshaus, OT und OST: > Point of Sale System > Kassenbuch > Gutscheinverwaltung > Anzahlungen > Ansichtslieferungen > Rücknahmen Arbeitsteilige Fertigung In keinem anderen Bereich scheinen handwerkliche Umsetzung und die zunehmende Automatisierung von Produktionsabläufen gegensätzlicher. Die vom Markt geforderte Industrialisierung verlangt nach neuen Arbeitsformen: Unternehmen setzen zunehmend auf eine arbeitsteilige Fertigung in einer zentralen Werkstatt. Von einem Meister geleitete Teams treten an die Stelle des einzelnen Orthopädie-Technikers, der bisher in Eigenregie Aufträge komplett bearbeitete. Diese neue Form des Arbeitens weg von der reinen Einzelfertigung hin zur Halb-Serialisierung stellt Unternehmen aus dem Orthopädie-Bereich vor neue Herausforderungen: Themen wie Kapazitätsplanung, Maschinenauslastung, Prozessoptimierung und Kostenkontrolle stehen stattdessen auf der Tagesordnung. Mit den speziellen Funktionen, die KUMAVISION med für die Produktion bietet, sind Sie gut auf diese neuen Arbeitsformen vorbereitet und bleiben wettbewerbsfähig. > Abrufe zu Dauerversorgungen > Etikettendruck > Einlesen von Versichertenkarten > Einsatz von Barcodescannern > Filialen und Standorte > Filialübergreifende Bestandsführung und Zentrallogistik > Maßblätter > Mode und Saisonartikel > Werkstattaufträge / Fertigungsaufträge > Kapazitätsplanung > Arbeitspläne > Auslastungsplanung und -übersicht > Vor- und Nachkalkulation > Scannergestützte Erfassung des Materialverbrauchs > Anprobenverwaltung > Berücksichtigung erforderlicher Qualifikationen > Kalkulationsunterstützung > Kostenvoranschlagsmanagement > Vertragskonforme Abrechnung 10

11 Sanitätshaus Im Sanitätshaus steht der Mensch im Mittelpunkt: Hier geht es einerseits um den Kunden, andererseits aber auch um das fachkundige Personal, das Patienten umfassend berät und bedient. In KUMAVISION med kann der Mitarbeiter im Sanitätshaus auf einfache Weise erkennen, welche Leistungen durch die Krankenkasse des Patienten abgedeckt sind und wofür Aufzahlungen erforderlich werden. Die Branchenlösung unterstützt hier aktiv die Weiterentwicklung des Sanitätshausmitarbeiters zum Verkäufer. Point of Sale KUMAVISION med ist ideal für den Einsatz in Ladengeschäften geeignet. An der Ladentheke können Rezepte erfasst und taxiert, Zuzahlungen bzw. Eigenanteile berechnet und kassiert und natürlich auch frei verkäufliche Produkte veräußert werden. Die Datenpflege wird durch das Einlesen der Versichertenkarten erheblich vereinfacht. Produkte werden im Wareneingang mit Barcode gelabelt und im Verkaufsprozess mit Barcodescanner erfasst. Einlagen und Entnahmen werden im elektronischen Kassenbuch eingetragen. Ein filial- oder kassenbezogener Tagesabschluss kann durchgeführt werden. Gutscheine können verwaltet und eingelöst werden, Anzahlungen, Ansichtslieferungen und Rücknahmen sind möglich. Direkt im Kassenfenster können Abrufe zu laufenden Dauerversorgungen gebucht und korrekt zugeordnet werden. Die integrierte Maßblattverwaltung und Erzeugung von Werkstattaufträgen bildet den Übergang zur Bearbeitung durch den Lieferanten oder in der Orthopädie-Werkstatt. Filialen- und Logistikmanagement KUMAVISION med optimiert die Logistik in Sanitätshäusern nachhaltig, insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Filialen. Einkaufsvorteile durch eine zentrale Beschaffung, höhere Verfügbarkeit von Artikeln durch automatische Nachlieferung in die Filialen, geringere Kapitalbindung durch mehr Transparenz sind nur einige Vorteile, die KUMAVISION med für Lager und Logistik bietet. Im System können beliebig viele Filialen und Standorte geführt werden, bei Bedarf mit unterschiedlichen IK-Nummern. Aus den einzelnen Filialen kann eingesehen werden, ob ein kritischer Artikel in einer anderen Filiale oder in der Zentrale vorrätig ist. Bei Bedarf kann der Artikel direkt angefordert werden. Maßblattverwaltung Maßinformationen zu Patienten können in KUMAVISION med gespeichert und direkt in Maßblättern ausgegeben werden. Die Maßblätter können frei abgebildet und mit KUMAVISION med genutzt werden. Die ausgefüllten Dokumente können zur Bestellung an die Lieferanten gesendet und jederzeit in der Branchenlösung eingesehen werden. 11

12 Care Homecare-Dienstleister sehen sich heute vielfachen Anforderungen gegenüber gestellt: Zum einen ist der Markt durch eine große Vertragsvielfalt geprägt, zum anderen werden Verträge häufig nur noch durch Ausschreibungen vergeben. Rentables Wirtschaften ist oft nur noch bei entsprechend großen Vertragsvolumen möglich, da bei steigenden Vorgangszahlen die Kosten pro Vorgang sinken. Die Folge: Homecare-Dienstleister gehen verstärkt in die Fläche, um ihre Vorgangszahlen zu erhöhen und von den Krankenkassen als leistungsfähiger Vertragspartner wahrgenommen zu werden. Gleichzeitig stellt diese Marktsituation völlig neue Anforderungen an die Unternehmen - nicht nur im Hinblick auf die Geschäftsprozesse, sondern auch auf deren IT-seitige Abbildung. KUMAVISION med bringt alle Funktionen mit, die erforderlich sind, damit sich Homecare-Dienstleister heute erfolgreich im Markt behaupten können. Ob clevere Termin- oder Tourenplanung für den Außendienst, ob Vorgangsmanager mit automatisiertem Workflow für den Innendienst oder effiziente Lager- und Logistiklösungen: Mit KUMAVISION med optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig und verschaffen sich einen wertvollen Wettbewerbsvorteil. Einfache Fortschrittsüberwachnung Die übersichtliche Darstellung des Bearbeitungsstands einzelner Vorgänge sorgt dafür, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen: In KUMAVISION med haben Sie durch teilweise automatisch gesetzte Statusfelder jederzeit Klarheit über den Fortschritt einer Versorgung oder einer Reparatur. Ob der Kostenvoranschlag bereits geschrieben ist, wie lange die Genehmigung auf sich warten lässt oder ob eine Betriebsstundenanfrage aussteht, um eine Abrechnung durchführen zu können mit KUMAVISION med haben Sie jederzeit Transparenz über Ihre Vorgänge. Grafische Tourenoptimierung 12

13 Adressänderungen Bei Umzug oder Urlaub eines Patienten können Sie die Adressänderung datumsabhängig in KUMAVISION med eintragen. Die Änderung tritt automatisch zum angegebenen Zeitpunkt in Kraft und wirkt sich beispielsweise auf danach geplante Lieferungen aus. Bei Urlaub wird nach Überschreiten eines Ablaufdatums die Adresse wieder ungültig und die ursprüngliche Adresse wird verwendet. Tourenplanung Im Lieferplan sind sowohl die Belieferungsintervalle bei wiederkehrenden Belieferungen hinterlegt, als auch kurzfristige Änderungen oder Zusatzaufträge dokumentiert. Neben der Anbindung an gängige Zusteller ist auch die Tourenplanung für eigene Fahrer direkt in KUMAVISION med möglich. Diese kann mit einem durch KUMAVISION bereitgestellten Cloud-Dienst zur grafischen Tourenplanung genutzt werden. Durch die optionale Anbindung des Fahrdienstes über mobile Geräte können kurzfristige Aktualisierungen online an die Fahrer weitergegeben und Touren verändert werden. So können Sie schnell auf neue Liefersituationen reagieren, ohne Zeit zu verlieren. Eigentumsverhältnisse Wiedereinsatzgeräte der Kassen bei Patienten vor Ort oder im Haus, Eigentumsgeräte in Fallpauschalen, gebrauchte Geräte im Haus, Leihstellungen von Lieferanten Produkte können in vielen Prozessen mit unterschiedlichen Eigentumsverhältnissen auftreten. In KUMAVISION med haben Sie immer den Überblick über die Eigentumsverhältnisse und Standorte der Produkte. Die buchhalterisch korrekte Behandlung ist sichergestellt. Statistiken an Krankenkassen über deren Geräte sind auf einfache Weise abrufbar. Ausgewählte Leistungsmerkmale im Bereich Care: > Automatische Vorgangserfassung durch Schrifterkennung > Elektronische Posteingangsverarbeitung > Automatische Pauschalenüberwachung > Erinnerungsläufe für Rezept, Betriebsstunden, Compliance-Prüfungen usw. > Vertrags- und Vorgangsmanager > Elektronischer Kostenvoranschlag > Abrechnung nach 300 und 302 SGB V > Tourenplanung und -optimierung > Callcenter-Funktionalität 13

14 Reha-Fachhandel Im Reha-Fachhandel ist die effiziente Abbildung des Standard-Portfolios in Verbindung mit der passgenauen Umsetzung des Reha-Sonderbaus gefordert. Für beide Themen ist KUMAVISION med die Antwort. Über die Sondereinzelfertigungsfunktionalitäten können die Fertigungsschritte des Reha-Sonderbaus übersichtlich und kaufmännisch exakt nachverfolgbar abgebildet werden. Das Reha-Standardportfolio wird mit hohem Automatisierungsgrad und geringen administrativen Kosten für große Fallzahlen optimiert. KUMAVISION med ermöglicht so einerseits die effiziente Patientenversorgung mit Standardprodukten. Andererseits verfügt die Branchenlösung über zahlreiche Funktionen, die die Anpassung und Konfiguration von Individualprodukten erheblich vereinfachen und die entsprechenden Daten unternehmensweit bereitstellen. Gerätemanagement KUMAVISION med unterstützt selbstverständlich die MPGkonforme Dokumentation und die Verwaltung von Produkteigenschaften wie Sitzbreite, Bereifung oder Elektrif zierung. Ebenso bietet die Lösung Transparenz über die Eigentumsverhältnisse und den Lebenslauf der angelegten Produkte. Poolverwaltung KUMAVISION med bietet Ihnen komfortable Funktionen für die Verwaltung von Anfragen zum Wiedereinsatz von Geräten auf den Plattformen der Krankenkassen sowie die Lagerhaltung der Poolgeräte. Registernummern sind gespeichert und helfen beim Wiederauffinden von Reha-Mitteln. Kassengeräte sehen Sie in Ihrem Lagerbestand als Fremdeigentum. Abholaufträge für Reha-Mittel lassen sich direkt aus der Branchenlösung heraus generieren und verfolgen. Aktive Unterstützung des Verkaufsvorgangs Über den Vertragsmanager in KUMAVISION med können Sie Produkte vorgeben, die im Rahmen des Vertrags als Stan dardversorgung ausgegeben werden können. Zudem können Sie Mitarbeitern aus der Lösung heraus aufzahlungspflichtige höherwertige Produkte vorschlagen lassen, die man dem Patienten anbieten kann. Die Abrech nung wird automatisch zwischen Kasse und Patien t aufgesplittet. Fallpauschalen und Mieten Mit KUMAVISION med lässt sich auf Knopfdruck feststellen, welche Fallpauschale sich lohnt, welche Produkte bei welchem Patienten eingesetzt sind bzw. welche Leistungen bereits erbracht wurden. Die Abwicklung, Verfolgung und Nachkalkulation der Fallpauschalen ist direkt im Geschäftsprozess integriert. Erlöse werden je nach Parametrisierung im System bei Fakturierung abgegrenzt und nach vorgegebenen Regeln erlöswirksam umgebucht. Die entsprechende Korrektur bei vorzeitiger Geräterückgabe durch einen Patienten wird berücksichtigt. Damit ist die korrekte Bewertung der eingesetzten Geräte für den Tages-, Monats- und Jahresabschluss erfüllt. Ausgewählte Leistungsmerkmale im Bereich Reha-Fachhandel: > Automatische Vorgangserfassung durch Schrifterkennung > Elektronische Posteingangsverarbeitung > Automatische Pauschalenüberwachung > Erinnerungsläufe für Rezept, Compliance-Prüfungen, Kostenvoranschläge usw. > Vertrags- und Vorgangsmanager > Elektronischer Kostenvoranschlag > Abrechnung nach 300 und 302 SGB V > Tourenplanung und -optimierung > Callcenter-Funktionalität > Poolgeräteverwaltung > Wiedereinsatzmanagement > Flexible, patientenbezogene Konfiguration > Reha-Sonderbau > Aufbereitung 14

15 Einkauf Als integriertes System bildet KUMAVISION med die kompletten Einkaufsprozesse ab und bietet ein hohes Maß an Automatisierung. Dies spart Zeit und Kosten und steigert die Effektivität. Der automatisierte Bestellvorschlag unterstützt Ihre Disponenten bei der zeitsparenden Zusammenstellung und Auslösung von Bestellungen. Auf Basis der dispositiven Parameter eines Artikels (Bedarfe, Sicherheitsbestand, etc.) werden Bestellvorschläge erzeugt. Diese können vom Disponenten geprüft und bei Bedarf manuell angepasst werden, um anschließend per Knopfdruck in Bestellungen überführt zu werden. So reduzieren Sie Lagerbestände und sparen Mindermengenzuschläge bzw. Gebühren. Schwankende Absatzzahlen werden automatisch berücksichtigt auf Basis von Absatzplänen oder von Historiendaten. Dadurch wird eine hohe Lieferverfügbarkeit sichergestellt. Reklamationsmanagement Qualitätszahlen zu Lieferanten können Sie in KUMAVISION med direkt im Prozess erfassen und als Basis für Ihre Lieferantenbewertung nutzen. Notwendige Rücksendungen und darauf basierende Gutschriftsanforderungen haben Sie jederzeit einfach und effektiv im Griff. Preisfindung Die Preisfindung in KUMAVISION med kann ganz nach Ihren Bedürfnissen eingestellt werden. Damit deckt sie auch die komplexen Preismodelle von Kunden und Lieferanten im Medizinumfeld ab. Staffelpreise, Aktionspreise, verbandsbzw. konzernbezogene Preise oder Preislisten werden vom System unterstützt. Artikelfamilien und -gruppen sowie mehrstufige Kalkulationen auf verschiedensten Basispreisen (z.b. auch Apothekeneinkaufspreis) sind möglich. Die praxiserprobten Preispflegemechanismen in der Lösung minimieren den Datenpflegeaufwand erheblich. Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Anfragen > Bestellabwicklung > Bestellvorschläge > Rahmenbestellungen > Komplette Preisfindung > Rechnungsprüfung > Rücksendemanagement > Gutschriftverwaltung / Belastungsanzeigen > Lieferantenbewertung > Verwaltung und Überwachung von Lieferantenauftragsbestätigungen > Lieferanmahnungen 15

16 Lager & Logistik KUMAVISION med ist das ideale Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Lagerprozesse. Von der einfachen Lagerführung ohne EDV-Verwaltung der Lagerplätze über die feste Zuordnung von Lagerplätzen zu Artikeln bis zur chaotischen Lagerverwaltung und mehrstufigen Kommissionierung unterstützt die Branchenlösung effizient Ihre Abläufe. Die Verwaltung unterschiedlicher Lagertypen wie Regal-, Hand-, Paletten-, Sperr-, Rücknahmeoder Außer-Haus-Lager ist über die Mehrlagerfähigkeit der Lösung gegeben. Automatischer Warenausgangsvorschlag Vom System erzeugte Warenausgangsvorschläge münden in Picklisten für die Lagermitarbeiter und führen unterschiedliche Aufträge bei Bedarf zu einer Sammellieferung zusammen. Durch die optionale Anbindung Ihrer Versender (wie UPS, DPD, TOF, DHL) vermeiden Sie die Doppelerfassung von Daten und ermöglichen das direkte Tracking der Sendungen aus dem Lieferschein in KUMAVISION med. Für den eigenen Fahrdienst bietet die Lösung eine Tourenplanung, die bis in die Lagerprozesse reicht und sicherstellt, dass die Fahrzeuge passend zur Tour beladen werden. Chargenverwaltung Eine effiziente Chargenverwaltung endet nicht bei der lückenlosen Verfolgung der Chargen gemäß MPG. Mit KUMAVISION med vermeiden Sie es, versehentlich (fast) verfallene Ware an Ihre Kunden zu senden oder von Ihrem Lieferanten zu akzeptieren. In Liefervorschlägen lassen sich abhängig vom Verfalldatum die als nächstes ablaufenden Chargen zuerst vorschlagen (FEFO = First Expired First Out). Über eine spezielle Ladenhüterbearbeitung können Produkte mit geringer Umschlagshäufigkeit oder demnächst verfallender Charge ermittelt und z.b. für Aktionen freigegeben werden. Mehrstufige Kommissionierung Für die Packstrategie stehen Ihnen in KUMAVISION med viele Möglichkeiten zur Verfügung, und Sie können zwischen verschiedenen Verfahren wählen: Direktes Packen mit Lieferschein, die Nutzung von Packzetteln in einem wegeoptimierten einstufigen Packvorgang oder die mehrstufige Kommissionierung. Bei dieser wird die Ware in einem ersten Kommissionierschritt für mehrere Aufträge zusammengefasst, gepickt und im zweiten Schritt feinkommissioniert. Vom Lagerfach bis zum Chaotischen Lager Über Parametrisierungen in KUMAVISION med können Sie die Struktur des Lagers festlegen. Ob das Lager ohne Lagerfächer geführt wird, mit einer festen Artikel-Lagerfach Zuordnung arbeitet oder chaotisch bis hin zur parameterabhängigen Ein- und Auslagerungssteuerung betrieben wird KUMAVISION med geht alle Evolutionsschritte mit und bietet die passende Lagersteuerung. 16

17 Konsignationslager KUMAVISION med unterstützt die Verwaltung von Konsignationslagern beim Kunden oder von Lieferanten. Ihren Kunden bieten Sie so die Chance, kurzfristig auf benötigte Ware zuzugreifen. Das Auffüllen und Abrechnen der entnommenen Ware ist einfach abzuwickeln. Die außer Haus gelagerte Ware kann auch bei einer Inventur jederzeit einbezogen werden. Mittels Zähllisten und Inventurbestätigungsschreiben ist der Kunde in der Lage, den physikalischen Bestand aktuell festzuhalten. Scannereinsatz Zur Vermeidung von Fehlern bei der Eingabe von Artikelnummern oder Serien-/Chargennummern im Lager unterstützt KUMAVISION med die Arbeit mit Barcode und Scannern. Sollte von Lieferanten noch kein Barcode auf deren Produkten aufgebracht sein, können Sie im Wareneingang Artikelaufkleber drucken. Sind bereits Barcodes auf den Produkten aufgebracht, lässt sich artikelindividuell definieren, welche Zeichen des Barcodes für Sie relevant sind und welche nicht. Weitere Tätigkeiten im Lager werden mit Hilfe von einfachen Tastaturscannern effektiv unterstützt, optional auch mit intelligenten Scannern, bei denen Sie direkt mit der in KUMAVISION med hinterlegten Logik arbeiten. Inventur Die Branchenlösung begleitet Sie optimal bei der Durchführung und lückenlosen Dokumentation der Stichtagsinventur. Mit den Funktionen der permanenten Inventur wie der effizienten Nullbestandsinventur reduzieren Sie Aufwände zum Geschäftsjahresende auf ein Minimum. Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Mehrstufige Lagerverwaltung > Mehrlagerfähigkeit > Lagerplatzverwaltung > Chaotische Lagerhaltung > Seriennummern- und Chargenverwaltung > Permanente Inventur / Stichtagsinventur > Anbindung von Logistikdienstleistern und Versendern > Routenplanung und -optimierung > Barcode im Lager > Ein- und mehrstufige Kommissionierung > Konsignationslagerverwaltung Artikeletikett 17

18 Finanzmanagement und Controlling Für die Leitung des Rechnungswesens kommt es darauf an, alle Zahlen auf dem aktuellsten Stand verfügbar zu haben. KUMAVISION med bedient diese Anforderung perfekt, denn Sie erhalten ein komplett integriertes Finanzwesen, das auf die Daten aller Unternehmensbereiche direkten Zugriff hat. Die Branchenlösung bietet maßgeschneiderte FiBu-Funktionen für alle rezeptabwickelnden Unternehmen. Anlageund Umlaufvermögen werden direkt in KUMAVISION med verwaltet. Auch durch das maschinelle Einlesen von Bankkontoauszügen und Ausziffern von Rechnungen werden Mitarbeiter nachhaltig von administrativen Aufgaben entlastet. Zeit- und Kosteneinsparungen werden durch automatische Fallpauschalen-Erlösabgrenzung und Erlösumbuchung möglich. Die Datenanalyse kann durch die Integration von fertig konfigurierten Datenwürfeln erfolgen. Damit lassen sich die verteilten Daten des ERP-Systems zentral auswerten. In der optional verfügbaren Kostenrechnung können die Informationen zudem weiter analysiert werden. Auch weiterführende Tools zur Auswertung wie Excel Pivot, Reporting- und Analysis Services oder OLAP-basierte Systeme wie Cubeware erhalten Sie von uns. Inventurbewertung Die physikalische Inventur liegt im Aufgabenbereich der Durch die optional nutzbare, umfassende Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics NAV und KUMAVISION med behalten Sie wichtige Unternehmenskennzahlen wie Lagerwerte, Umsatz, Roherträge etc. jederzeit im Blick. Kosten und Erträge lassen sich bis zum einzelnen Vorgang transparent und nachvollziehbar aufschlüsseln. Dabei werden u.a. auch Boni und Naturalrabatte berücksichtigt. Durch die Verwendung von Dimensionsangaben bei Buchungen können Umsätze unter anderem direkt nach Verkäufer, Geschäftsfeld oder Produktgruppe analysiert und gegen die laufende Planung oder Vorjahreswerte gestellt werden. Mit KUMAVISION med erstellen Sie Ihren Monatsabschluss innerhalb weniger Stunden. Die komplexen Anforderungen von Konzernen und börsennotierten Unternehmen (z.b. IFRS) können flexibel abgebildet werden. Zusatzsoftware ist nicht erforderlich, die Softwareplattform bringt umfangreiche Funktionalitäten bereits im Standard umfang mit. Lagerverwaltung. Eine nachvollziehbare und prüfungssichere Inventurbewertung mit Automatismen zur Abwertung z.b. auf Basis von Haltbarkeitszeiträumen oder Lagerdauer ist Sache der Buchhaltung. KUMAVISION med unterstützt Sie dabei durch automatische Bewertungen auf Basis Ihrer Vorgaben. Daten werden nachvollziehbar gespeichert, damit Sie diese unveränderlich den Prüfern vorlegen können. Umsatzauswertung Gerade im Rezeptgeschäft, in dem die Rechnungstellung häufig deutlich zeitverzögert zur Lieferung erfolgt, ist vor allem bei Anwendung von IFRS ein Ausweis des prognostizierten Umsatzes bereits bei Lieferung notwendig. In KUMAVISION med können Sie die notwendigen Buchungen automatisieren, damit Sie auf speziellen IFRS-Konten direkt die relevanten Umsätze finden. Diese werden bei tatsächlicher Rechnungstellung entsprechend umgebucht. 18

19 Finance Auswertung Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Variabler Kontenplan > Verwaltung von Budgets > Buchungsblätter / wiederkehrende Buchungsblätter > Mehrwährungsfähigkeit / Währungsverwaltung > Variable Abbildung von Steueranforderungen > Intrastat / Zusammenfassende Meldung > Bankkontenverwaltung > Einlesen von Kontoauszügen und Avisen > Maßgeschneiderte Auswertungen > Freie Definition von Dimensionen > Flexible Analyseansichten > Konsolidierung > XBRL (Extensible Business Reporting Language) > Zugriffsrechte- und Rollenverwaltung > Integration aller Geschäftsprozesse > Verwaltung offener Posten, Transferkonten > Mahn- und Zinswesen > Fallpauschalenbewertung mit Umsatzabgrenzung > Inlands- und Auslandszahlungsverkehr > Sarbanes Oxley Compliance > IFRS-Buchungen 19

20 Service / Reparatur / Wartung Kundenorientierter Service ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, um langfristige Geschäftsbeziehungen zu pflegen und Folgeaufträge zu generieren. Reparatur- und Wartungsaufträge werden in der Branchenlösung effizient verarbeitet. Die Daten von Debitoren, Geräten und Verträgen fließen zusammen und ermöglichen eine zentrale Steuerung. Sowohl die Reparatur und Wartung von Großgeräten als auch die effiziente Abwicklung im Bereich von Klein- bzw. Massenaufträgen kann in KUMAVISION med abgebildet werden. Bei letzteren ist in der Regel der Deckungsbeitrag gering. Der Erfolg hängt hier davon ab, dass größere Stückzahlen ohne hohen Aufwand bearbeitet werden. Die Verwaltung von Fremdreparaturen oder Leihstellungen zur Überbrückung von Ausfallzeiten mit kompletter Integration in die Logistikvorgänge wird unterstützt. Durch die Verwaltung von beliebig vielen Prüfterminen eigener oder kundenseitiger Geräte sind Sie in der Lage, gesetzlich geforderte Checks zu überwachen und Kunden mit Erinnerungsschreiben über Wartungsvorschriften zu informieren. Damit verfügen Sie über ein Instrument um die Kundenbindung zu fördern. Mit Technikereinsatz- und Routenplanung eröffnet sich Potenzial zur Umsatzsteigerung durch höhere Produktivzeiten Ihrer Techniker. Die integrierte Tourenplanung von KUMAVISION med kann mit einer grafischen Tourenplanung und -optimierung gekoppelt werden. Ihre Techniker lassen sich dabei auch über mobile Geräte anbinden. So werden aktuelle Änderungen direkt übermittelt und Touren je nach Bedarf ergänzt. Hilfsmittelverwaltung Die Hilfsmittelverwaltung wird automatisch durch Vorgänge und Lagerverwaltung gepflegt ohne manuellen Aufwand. Der Gerätelebenslauf schreibt sich automatisch durch die in der Warenwirtschaft gebuchten Gerätebewegungen oder durch die Wartungs- und Reparaturaktivitäten fort. Erfüllung des MPG KUMAVISION med unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen des Medizinproduktgesetzes (MPG). Eine lückenlose Verfolgung von Seriennummern, Chargennummern und Verfalldaten ist gewährleistet, auch über Reparaturen und Austauschvorgänge hinweg. Sollte es erforderlich sein, können Rückrufaktionen mit der Branchenlösung per Serienbrief ohne manuelles Recherchieren in Lieferpapieren abgewickelt werden. In Geräteakten lassen sich Wartungszyklen und -verträge, eingewiesene Anwender, Hersteller, Garantielaufzeiten usw. führen. Gerätebewegungen und eingebaute Ersatzteile werden zudem lückenlos dokumentiert. Eine Nachkalkulation weist die Rentabilität eines Gerätes auch unter Berücksichtigung von Reparaturen und Serviceaufwänden aus. Ausgewählte Leistungsmerkmale: > Reparatur- und Wartungsaufträge > Kostenvoranschläge > Reparaturstatusverfolgung > Wartungsplanung > Service Calls > Geräterückholung > Vertragskonforme Behandlung von Reparaturen > Garantie / Gewährleistungsmanagement > Fremdreparaturen > Wartung / Reparatur bei Kunden > Steuerung von Servicetechnikern > Einsatzplanung mit optionaler Routenplanung > Leihgeräte / Überbrückungsgeräte > Gerätelebenslauf > Zubehörerfassung > Servicetechniker-Anbindung > Vor- und Nachkalkulation 20

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