CA Clarity Playbook. Administrationshandbuch. Release 2.5

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1 CA Clarity Playbook Administrationshandbuch Release 2.5

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3 Technischer Support Kontaktinformationen Wenn Sie technische Unterstützung für dieses Produkt benötigen, wenden Sie sich an den Technischen Support unter Dort finden Sie eine Liste mit Standorten und Telefonnummern sowie Informationen zu den Bürozeiten.

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5 Inhalt Kapitel 1: Verwalten von CA Clarity Playbook 7 Kapitel 2: Aktivieren Ihres Kontos und Festlegen Ihres Kennworts 11 Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 13 Überprüfen der Voraussetzungen Konfigurieren der CA Clarity PPM-Integration (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration Als Dienst installieren Kennwörter verschlüsseln Hinzufügen des BTM-Attributs zu CA Clarity PPM-Investitionsobjekten Importieren von Inhalten für On Demand-Integration Kapitel 4: Einrichten der organisatorischen Umgebung 25 Aktivieren der -Benachrichtigungen Erstellen von Unterorganisationen Verwalten von Währungen Umbenennen von Objekten (Optional) Verwalten von Chat-Optionen (Optional) Anpassen des Portal-Logos Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern 31 Hinzufügen eines Benutzers Verwalten von Benutzern Massenimport von Benutzern und Organisationen Herunterladen der Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) Auffüllen der Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) für Hinzufüge- und Aktualisierungsvorgänge Importieren von Benutzern und Organisationen aus einer Kalkulationstabellendatei Auffüllen der Kalkulationstabellendatei für Löschvorgänge Löschen von Benutzern und Organisationen aus einer Kalkulationstabellendatei Kapitel 6: Zuweisen der Rollenmitgliedschaft 39 Hinzufügen eines Benutzers zu einer Rolle Inhalt 5

6 Verwalten der Rollenmitgliedschaft Hinzufügen von Organisationen zur Rollenmitgliedschaft Verwalten der Organisationsmitgliedschaft Kapitel 7: Importieren von Objekten 43 Überprüfen der Best Practices für den Importvorgang Exportieren der Vorlage Überprüfen der Arbeitsblattparameter und Auffüllen des Arbeitsblatts Importieren der aufgefüllten Kalkulationstabelle (Optional) Verwenden des SFTP-Imports Anhang A: Felder des Arbeitsblattes 49 Felder des Arbeitsblattes "Strategie" Felder des Arbeitsblattes "Ziel" Felder des Arbeitsblattes "Zielsetzung" Felder des Arbeitsblattes "Treiber" Felder des Arbeitsblattes "Initiative" Felder des Arbeitsblattes "Investition" Felder des Arbeitsblattes "Ausgaben" Felder des Arbeitsblattes "Verknüpfung mit 'Investition'" Felder des Arbeitsblattes "Konten-Code" Felder des Arbeitsblattes "Kostenstelle" Felder des Arbeitsblattes "Transaktion" Administrationshandbuch

7 Kapitel 1: Verwalten von CA Clarity Playbook Als Mandantenadministrator verwalten Sie Ihre CA Clarity Playbook-Umgebung, sodass Ihre Benutzer CA Clarity Playbook verwenden können, um ein strategisches Business-Playbook zu erstellen und strategische Planungen zu verfolgen. Mit CA Clarity Playbook können Benutzer über gemessene Business-Ergebnisse strategische Ziele und Zielsetzungen definieren, Investitionen ausrichten, Initiativen priorisieren, Kommunikationen verbessern und Zuständigkeiten erhöhen. Kapitel 1: Verwalten von CA Clarity Playbook 7

8 Überprüfen der Voraussetzungen Folgen Sie diesem Szenario, um den Prozess zu durchlaufen: 8 Administrationshandbuch

9 Überprüfen der Voraussetzungen 1. Aktivieren Ihres Kontos und Festlegen Ihres Kennworts (siehe Seite 11) 2. Integrieren von CA Clarity PPM (siehe Seite 13) 3. Einrichten der organisatorischen Umgebung (siehe Seite 25) 4. Bereitstellen von Benutzern (siehe Seite 31) 5. Zuweisen der Rollenmitgliedschaft (siehe Seite 39) 6. Importieren von Objekten (siehe Seite 43) 7. Exportieren von Entitäten (siehe Seite 45) Kapitel 1: Verwalten von CA Clarity Playbook 9

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11 Kapitel 2: Aktivieren Ihres Kontos und Festlegen Ihres Kennworts Als Mandantenadministrator müssen Sie auf das CA ITMaaS-Portal (das Portal) und auf Ihr Konto zugreifen. Nachdem Sie eine erhalten haben, in der Sie darüber informiert werden, dass Sie ein CA Clarity Playbook-Konto haben, aktivieren Sie Ihr Konto und legen Sie Ihr Kennwort fest, sodass Sie Organisationen und Benutzer verwalten können. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie in der "Welcome to CA ITMaaS Portal" auf "Aktivieren", um auf das Portal zuzugreifen. Die Einstellungsseite für das Kennwort wird geöffnet. 2. Erstellen Sie ein Kennwort. 3. Melden Sie sich mithilfe Ihrer an, und legen Sie Ihr Kennwort fest. Sie haben Ihr Konto aktiviert. Die Portalseite "My Profile" (Eigenes Profil) wird geöffnet. Sie können Ihr Profilbild und andere Einstellungen festlegen. Kapitel 2: Aktivieren Ihres Kontos und Festlegen Ihres Kennworts 11

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13 Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM Als Mandantenadministrator müssen Sie CA Clarity Playbook mit CA Clarity PPM integrieren. CA Clarity Playbook ermöglicht es der Führung, strategische Pläne mit Investitionen und Ausgaben, die in CA Clarity PPM verwaltet werden, zu erstellen und auszurichten. Sie integrieren CA Clarity Playbook mit CA Clarity PPM, um Investitionsobjekte in CA Clarity Playbook zu importieren. Die Investitionsobjekte, die in CA Clarity Playbook importiert werden, enthalten das Projekt, das Produkt, die Anwendung, das Asset und den Service. Hinweis: Die Integration erfolgt in einer Richtung von CA Clarity PPM nach CA Clarity Playbook. CA Clarity Playbook stellt einen vordefinierten Inhalt bereit, der erforderliche Abfragen anhand von CA Clarity PPM-Daten enthält. Dieser vordefinierte Inhalt wird auf dem CA Clarity PPM-Server bereitgestellt, nachdem Sie die CA Clarity PPM-Integration in CA Clarity Playbook konfiguriert haben. Hinweis: Informationen zu "Geplante Ausgaben" für importierte Investitionen können nur aus CA Clarity PPM importiert werden. Sie können "Geplante Ausgaben" nicht in CA Clarity Playbook ändern. Um "Geplante Ausgaben" zu ändern, ändern Sie die Option in CA Clarity PPM, und aktualisieren Sie die Informationen über einen aktualisierten Import. Wichtig! Sie können Transaktionen, die nicht aus CA Clarity PPM stammen, importieren und zu CA Clarity PPM importierten Investitionen zuweisen. Wenn Sie allerdings Transaktionen, die nicht aus CA Clarity PPM stammen, hinzufügen und zu CA Clarity PPM importierten Investitionen zuweisen, dann ist es möglicherweise erforderlich, dass "Geplante Ausgaben" über CA Clarity PPM angepasst werden muss. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 13

14 Überprüfen der Voraussetzungen Folgen Sie diesem Szenario, um den Prozess zu durchlaufen: 1. Überprüfen der Voraussetzungen (siehe Seite 15) 2. Konfigurieren der CA Clarity PPM-Integration (siehe Seite 18) 3. (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration (siehe Seite 19) 4. Hinzufügen des BTM-Attributs zu CA Clarity PPM (siehe Seite 22) 5. Importieren von Inhalten für On Demand-Integration (siehe Seite 23) 14 Administrationshandbuch

15 Überprüfen der Voraussetzungen Überprüfen der Voraussetzungen CA Clarity PPM-Datenelement Überprüfen Sie diese Informationen, bevor Sie CA Clarity Playbook und CA Clarity PPM integrieren. Unterstützte Integrationsversionen CA Clarity Playbook kann mit den CA Clarity PPM 13.x-Versionen integriert werden. Um die Integration zu unterstützen, wird während der Mandantenbereitstellung ein DBpatch installiert. Um die Integration zu unterstützen, stellen Sie den WSDL-Abfragedienst auf dem CA Clarity PPM-Server bereit. Einstellung der BTM-Integration CA Clarity Playbook fragt CA Clarity PPM nur nach Investitionen ab, in denen die Einstellung der BTM-Integration festgelegt ist. In CA Clarity PPM kann diese Einstellung für Projekte, Produkte, Anwendungen, Assets und Services festgelegt werden. Hinweis: Sie fügen einem Investitionsobjekt ein Attribut hinzu, um die Einstellung der BTM-Integration zu installieren, sodass Sie das Investitionsobjekt importieren können. Weitere Informationen zur Installation der Einstellung der BTM-Integration finden Sie unter "Hinzufügen des BTM-Integrationsattribut zu CA Clarity PPM-Objekten (siehe Seite 22)". CA Clarity PPM-Datenelemente CA Clarity Playbook greift auf folgende Daten vom CA Clarity PPM-Server zu: Beschreibung Ist-Aufwand der Clarity-Investition Wir entnehmen die gesamten Ist-Kosten aus allen CA Clarity PPM-Investitionen, die als strategisch markiert sind. Diese Informationen werden aus den Zeitscheibentabellen entnommen. Der Betrag kann als Gesamtsumme oder als Zwischensumme, die abgeschnitten ist, dargestellt werden. Dies basiert auf den Anfangs- und Enddaten des Plans. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 15

16 Überprüfen der Voraussetzungen CA Clarity PPM-Datenelement Beschreibung Attribute des Ist-Aufwands der Clarity-Investition: IsRequired InvestmentStatus StatusIndicator PlannedNPV PlannedROI PlannedIRR PlannedMIRR BudgetNPV BudgetROI BudgetIRR BudgetMIRR Code Aktiv Währungscode Beschreibung Enddatum Name des Managers Investitionsname Investitionstyp Anfangsdatum Erstellungsdatum Datum der letzten Aktualisierung Kurven der Plankosten Kurven der Budgetkosten Zeitraumdaten für jede Kurve Clarity-Datenelement Diese sind alle OOTB-Attribute, die auf dem Investitionsobjekt vorhanden sind. Die Finanzkurven, die die Beträge der geplanten Kosten, budgetierte Kostenbeträge und die Anfangs- und Enddaten auf jeder Kurve enthalten. Die Daten von CA Clarity PPM werden auf folgenden Fenstern in CA Clarity Playbook angezeigt: Wie und wo in CA Clarity Playbook Ist-Aufwand der Clarity-Investition Wird in den Dashboards als Ist-Aufwand angezeigt; wird auch verwendet, um "Prognose" zu berechnen. 16 Administrationshandbuch

17 Überprüfen der Voraussetzungen Clarity-Datenelement Wie und wo in CA Clarity Playbook Code Aktiv Währungscode Beschreibung Enddatum Name des Managers Investitionsname Investitionstyp Anfangsdatum Erstellungsdatum Datum der letzten Aktualisierung Kurven der Plankosten Wird verwendet, um Investitionsdaten zwischen den zwei Systemen synchron zu halten; nicht sichtbar in CA Clarity Playbook. Für aktive PPM-Investitionen bleiben die Daten weiterhin synchron mit CA Clarity Playbook. Dieses Clarity-Datenelement wird pro Mandant festgelegt. Sie verwalten Währungen, um mehrere Währungen zu unterstützen. Sie können Währungen aktivieren und anschließend die Währungswechselkurse definieren. Wird im Fenster "Investitionen" angezeigt, wenn Sie Investitionsdetails anzeigen. Wird im Fenster "Investitionen" und in verschiedenen Dashboards angezeigt. Wird im Fenster "Investitionen" und in verschiedenen Dashboards angezeigt. Wird im Fenster "Investitionen" und in verschiedenen Dashboards angezeigt. Wird im Fenster "Investitionen" angezeigt, wenn Sie Investitionsdetails und verschiedene Dashboards anzeigen. Wird im Fenster "Investitionen" und in verschiedenen Dashboards angezeigt. Wird verwendet, um Investitionsdaten zwischen den zwei Systemen synchron zu halten; nicht sichtbar in CA Clarity Playbook. Wird verwendet, um Investitionsdaten zwischen den zwei Systemen synchron zu halten; nicht sichtbar in CA Clarity Playbook. Wird in verschiedenen Dashboards verwendet. Der Mandantenadministrator wählt entweder dieses Clarity-Datenelement oder die Kurven der Budgetkosten für den gesamten Mandanten. Kurven der Budgetkosten Wird in verschiedenen Dashboards verwendet. Der Mandantenadministrator wählt entweder dieses Clarity-Datenelement oder die Kurven der Plankosten für den gesamten Mandanten. Zeitraumdaten für jede Kurve Wird für Berechnungen in verschiedenen Dashboards verwendet. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 17

18 Konfigurieren der CA Clarity PPM-Integration Konfigurieren der CA Clarity PPM-Integration Sie integrieren CA Clarity PPM und CA Clarity Playbook, sodass Sie Informationen, wie z. B. Investitionen und Ausgaben, aus CA Clarity PPM importieren können. Hinweis: CA Clarity Playbook führt keine CA Clarity PPM-Sicherheit durch. Dadurch können CA Clarity Playbook-Benutzer Zugriff auf Informationen erhalten, auf die sie keinen Zugriff in CA Clarity PPM haben, wie z. B. Objekte, die als Investitionsobjekte markiert sind, und die Metadaten dieser Objekte. Wichtig! Sie müssen Zugriff auf Administrationsberechtigungen (XOG) in CA Clarity PPM haben, um die Integration einzurichten. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Konfigurationen" aus. 2. Wählen Sie eine Mandantenwährung aus. Hinweis: Nur aktive Währungen werden in der Liste angezeigt. Wenn Sie eine andere Währung verwenden möchten, aktivieren Sie die Währung auf der Seite "Währungen", und schließen Sie dann diesen Prozess ab. Wichtig! Wenn die Option festgelegt ist, können Sie den Wert nicht mehr ändern. 3. Wählen Sie "Quelle für Investitions-Ist-Aufwand" und optional "Aufwand - Typ" aus. Hinweis: Der Standardwert für "Aufwand - Typ" ist "Plankosten". Wenn Sie "Budgetierte Kosten" auswählen, müssen die CA Clarity PPM-Kosten einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Wichtig! "Transaktion (Import der Ausgabetransaktion)" muss ausgewählt werden, um aus CA Clarity PPM zu importieren. 4. Wählen Sie "Importieren aktivieren" aus, und ändern Sie optional die Importhäufigkeit. Hinweis: Der Mindestwert für die Importhäufigkeit ist eine Stunde. 5. Legen Sie folgende Integrationsinformationen fest: Feld Server-URL Admin User Name (Name des Benutzeranwenders) Kennwort des Administratorbenutzers Wert Die CA Clarity PPM-Serveradresse. Beispiel: Der Benutzername des CA Clarity PPM-Administrators mit Zugriff auf Administrationsberechtigungen (XOG). Das Kennwort des CA Clarity PPM-Administratorbenutzers. 18 Administrationshandbuch

19 (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration 6. (Optional) Wählen Sie "On-Premise oder gehostet" aus, wenn Sie CA Clarity PPM On Premise hosten. Hinweis: Das On Premise-Setup wird geöffnet. Fahren Sie mit der On Premise-Integration fort. Weitere Informationen zur On Premise-Integration finden Sie unter "Konfigurieren der On Premise-Integration (siehe Seite 19)". 7. Scrollen Sie nach unten, und klicken Sie auf "Testverbindung", um die On Demand-Integration zu testen. Eine Statusmeldung zeigt eine erfolgreiche Verbindung zum CA Clarity PPM-Server an. 8. Klicken Sie auf "Speichern", und klicken Sie auf "Setup-Integration", um die vordefinierten Inhalte auf dem CA Clarity PPM-Server bereitzustellen. Sie haben die CA Clarity PPM On Demand-Integration konfiguriert. Eine Statusmeldung zeigt an, dass die vordefinierten Inhalte erfolgreich importiert wurden. Dieser Import kann einige Minuten dauern. (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration Sie führen eine On Premise-Integration von CA Clarity PPM und CA Clarity Playbook aus, sodass Sie auf Informationen zugreifen können, die auf lokalen Servern gehostet werden. Sie laden den Remote-Agenten herunter, Sie installieren ihn und schließen ihn an. Der Remote-Agent sucht nach fehlenden oder veralteten Inhalten und aktualisiert den BTM-Inhalt. Um ein SFTP-Konto abzurufen, senden Sie eine CA Support-Anforderung. Weitere Informationen zum Installieren des Remote-Agent als Dienst finden Sie unter Als Dienst installieren (siehe Seite 21). Weitere Informationen zum Verwenden verschlüsselter Kennwörter finden Sie unter Kennwörter verschlüsseln (siehe Seite 22). Voraussetzungen: Ein SFTP-Konto. Sie müssen Java 1.7+ auf dem Rechner installieren, auf dem Sie den Remote-Agent installieren. Ein Benutzer, der mit der Rolle "Remote-Agent" bereitgestellt wird. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 19

20 (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration Gehen Sie wie folgt vor: 1. Nachdem Sie auf "On-Premise oder gehostet" geklickt haben, klicken Sie auf "On-Premise-Agent herunterladen" und "Öffnen". 2. Geben Sie auf der Konfigurationsseite den Host, den Benutzernamen und das Kennwort ein, die mit Ihrem SFTP-Konto bereitgestellt wurden, und klicken Sie auf "Speichern". 3. Entpacken Sie die Datei in das Verzeichnis, wo Sie den Remote-Agenten installieren möchten. Wenn Sie Linux verwenden, führen Sie folgende Befehle aus: chmod +x bin/ant/bin/ant chmod +x bin/* 4. Aktualisieren Sie die Eigenschaften des Remote-Agenten folgendermaßen: agent.capb.serveraddress=server address agent.capb.user=user agent.capb.password=password agent.capb.tenant=tenant name Zum Beispiel: agent.capb.serveraddress=http://server.ca.com agent.capb.password=123abc agent.capb.tenant=mycompany Hinweis: Die Serveradresse ist die gleiche Adresse, die Sie in der "Welcome to CA ITMaaS Portal" erhalten haben. 5. Öffnen Sie Folgendes im Download-Paket, um die neue Zeitscheibenanforderung zu installieren: ${install.dir}/agent/resource 6. Öffnen Sie Folgendes: PLAYBOOK_TIME_SLICES.xml 7. Führen Sie im CA Clarity PPM-System den folgenden Befehl aus: dbpatch install file ${install.dir}/agent/resource/playbook_time_slices.xml apply 8. Führen Sie folgenden Befehl aus, um den Remote-Agenten zu starten: Linux bin/agent start Windows bin\agent.bat console 9. Öffnen Sie die Agent-Admin-Konsole: obtain the agent.log 10. Suchen Sie folgende Zeile, um zu überprüfen, ob der Server gestartet wurde: Server started successfully in X ms, version number X 20 Administrationshandbuch

21 (Optional) Konfigurieren der On Premise-Integration 11. Öffnen Sie die Agent-Admin-Systemintegritätsprüfung: 12. Überprüfen Sie, ob die Agent-Systemintegritätsprüfung den Wert "OK" zurückgibt. Agent-Healthcheck: OK Sie haben die On Premise-Integration konfiguriert. Als Dienst installieren Um beim Start den CA Clarity Playbook-Server und -Adapter zu starten, sollten Sie den Remote-Agent als einen Dienst installieren. Führen Sie folgenden Befehl aus, um den Remote-Agent als einen Dienst zu installieren: Linux sudo bin/ant/bin/ant -f installer.xml install-services Windows bin\ant\bin\ant.bat -f installer.xml install-services Hinweis: Der Benutzer muss die Rechte dazu haben, neue Dienste zu installieren. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 21

22 Hinzufügen des BTM-Attributs zu CA Clarity PPM-Investitionsobjekten Kennwörter verschlüsseln CA Clarity Playbook unterstützt verschlüsselte Kennwörter. Verschlüsselte Kennwörter machen den Zugriff sicherer. CA Clarity Playbook verwendet einen Schlüsselspeicher zum Speichern von Verschlüsselungskennwörtern. Die Schlüsselspeicherdatei ist im CA Clarity Playbook-Verzeichnis gespeichert. Sie geben die verschlüsselten Kennwörter in der Datei agent.properties ein. Wichtig! Die Schlüsselspeicherdatei darf nicht verschoben, gelöscht oder bearbeitet werden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Führen Sie vom CA Clarity Playbook-Verzeichnis aus folgenden Befehl aus: bin/ant/bin/ant -f installer.xml encrypt-password 2. Geben Sie das Kennwort ein, dass Sie verschlüsseln wollen: encrypt-password: [input] Password (Klartext) 3. Das Hilfsprogramm gibt das verschlüsselte Kennwort zurück, zum Beispiel: ExamplePassword [java] JF9VDArBFnpLmDJF9oXkJg== 4. Kopieren Sie das verschlüsselte Kennwort, öffnen Sie die Datei agent.properties und fügen Sie ein neue Eigenschaft mit dem Namen der Eigenschaft hinzu, die Sie entfernt haben, gefolgt von dem Suffix.encrypted. Wenn Sie zum Beispiel db.admin.password verschlüsseln, fügen Sie folgende neue Eigenschaft hinzu und fügen Sie das verschlüsselte Kennwort ein: agent.capb.password.encrypted=<verschlüsseltes Kennwort> Sie haben das Kennwort verschlüsselt. Hinzufügen des BTM-Attributs zu CA Clarity PPM-Investitionsobjekten Fügen Sie das BTM-Integrationsattribut hinzu, um steuern zu können, welche Investitionsobjekte aus CA Clarity PPM in CA Clarity Playbook importiert werden. Hinweis: Sie müssen das Attribut für alle folgenden CA Clarity PPM-Objekte hinzufügen: Projekt, Produkt, Asset, Anwendung, Service und Andere. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie in CA Clarity PPM "Verwaltung", und klicken Sie in Studio auf "Objekte". 2. Klicken Sie auf den Namen des Objekts. 22 Administrationshandbuch

23 Importieren von Inhalten für On Demand-Integration 3. Klicken Sie auf "Ansichten". 4. Klicken Sie in der Spalte "Setup" auf die Verknüpfung "[Layout: Bearbeiten]". Die Seite "Bearbeiten - Eigenschaftenlayout" wird geöffnet. 5. Wählen Sie die Seite aus, zu der Sie das Attribut hinzufügen möchten. 6. Wählen Sie "BTM-Integration" aus, und klicken Sie auf den Pfeil "Feld hinzufügen". Das Feld wird in "Ausgewählt" (linke Spalte) angezeigt. 7. Klicken Sie auf "Speichern" und "Zurückkehren", bis Sie die Registerkarte "Ansichten" auf der Hauptseite erreichen, und klicken Sie auf "Veröffentlichen". 8. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie unter "Portfoliomanagement" auf "Projekte". 9. Wählen Sie Ihr Projekt aus, wählen Sie "BTM-Integration" aus, und klicken Sie auf "Speichern". Sie haben ein Attribut für ein Projekt hinzugefügt. Importieren von Inhalten für On Demand-Integration Nachdem Sie die On Demand CA Clarity PPM-Integration konfiguriert haben und das BTM-Integrationsattribut zu Investitionsobjekten hinzugefügt haben, importieren Sie die markierten Investitionsobjekte. Hinweis: Der Importvorgang für den Inhalt ist nur für On Demand-Integration. Diese Funktion ist für On Premise-Integration nicht verfügbar. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Konfigurationen" aus. Hinweis: Um Änderungen an die Integration zu übergeben, wie z. B. "Importhäufigkeit", bearbeiten Sie ein beliebiges Feld, und klicken Sie auf "Speichern". 2. Klicken Sie auf "Jetzt importieren". Sie haben den Inhalt importiert. Eine Statusmeldung zeigt an, wenn der Inhalt erfolgreich vom CA Clarity PPM-Server importiert wurde. Kapitel 3: Integrieren von CA Clarity PPM 23

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25 Kapitel 4: Einrichten der organisatorischen Umgebung Als Mandantenadministrator müssen Sie die organisatorische Umgebung einrichten. Die organisatorische Umgebung steuert den Informationsfluss in CA Clarity Playbook. Sie müssen -Benachrichtigungen aktivieren, um Benutzer darüber zu benachrichtigen, dass Sie sie einer Organisation hinzugefügt haben. Sie erstellen eine hierarchische Struktur von Unterorganisationen, um organisatorische Bereiche oder Zweige darzustellen. Sie können auch Chat-Optionen für Portal-Benutzer verwalten und das Portal-Logo anpassen. Folgen Sie diesem Szenario, um den Prozess zu durchlaufen: Kapitel 4: Einrichten der organisatorischen Umgebung 25

26 Aktivieren der -Benachrichtigungen 1. Aktivieren der -Benachrichtigungen (siehe Seite 26) 2. Erstellen von Unterorganisationen (siehe Seite 26) 3. Verwalten von Währungen (siehe Seite 28) 4. Umbenennen von Objekten (siehe Seite 29) 5. (Optional) Verwalten von Chat-Optionen (siehe Seite 29) 6. (Optional) Anpassen des Portal-Logos (siehe Seite 30) Aktivieren der -Benachrichtigungen Sie aktivieren -Benachrichtigungen, sodass Benutzer benachrichtigt werden, wenn Sie sie einer Unterorganisation hinzufügen. Die -Benachrichtigung enthält Anmeldeinformationen und erklärt dem Benutzer, wie das Konto aktiviert wird, wo die Anmeldung durchgeführt wird, welche Dienste und Funktionen verfügbar sind und wo sich der Zugriff auf die Dokumentation befindet. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Konto" aus. 2. Wählen Sie "Enable Notifications" ( -Benachrichtigungen aktivieren) aus, und klicken Sie auf "Speichern". Sie haben die -Benachrichtigungen aktiviert. Erstellen von Unterorganisationen Sie können eine organisatorische Hierarchie einrichten, um darzustellen, wie Ihre Organisation strukturiert ist. Sie können eine Unterorganisation erstellen, um organisatorische Bereiche oder Zweige darzustellen. Jede Unterorganisation kann eine oder mehrere Unterorganisationen haben. Wenn Sie eine Unterorganisation erstellen, können Sie einen Administrator für die Unterorganisation zuweisen. Der Administrator hat Mandantenadministratorrechte für die jeweilige Unterorganisation und für Gruppen, die zum gleichen Zweig der Hierarchie gehören. Administratoren der Unterorganisation können nur die eigene Organisationshierarchie und Benutzer anzeigen. Das Erstellen einer Unterorganisation ist der erste Schritt, um eine Organisationshierarchie zu erstellen. Nachdem Sie eine Unterorganisation erstellt haben, können Sie Benutzer hinzufügen und Rollen zuweisen. Hinweis: Sie können auch einen Massenimport für die Unterorganisationen durchführen. Weitere Informationen zum Massenimport finden Sie unter "Massenimport von Benutzern und Organisationen (siehe Seite 33)". 26 Administrationshandbuch

27 Erstellen von Unterorganisationen Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Organisationen" aus. 2. Klicken Sie auf "New Organization" (Neue Organisation), geben Sie einen Namen für die Unterorganisation sowie eine optionale Beschreibung ein, und wählen Sie eine übergeordnete Organisation aus. Hinweis: Das Namensfeld akzeptiert alphanumerische Zeichen, Leerzeichen und Sonderzeichen [_ - ',]. Ein Name muss innerhalb eines Zweiges der Organisationshierarchie eindeutig sein. Allerdings können Sie denselben Namen für Unterorganisationen verwenden, die sich in unterschiedlichen Zweigen der Hierarchie befinden. 3. Klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie haben eine Unterorganisation erstellt. Kapitel 4: Einrichten der organisatorischen Umgebung 27

28 Verwalten von Währungen Verwalten von Währungen Sie verwalten Währungen, um mehrere Währungen zu unterstützen. Sie können Währungen aktivieren und anschließend die Währungswechselkurse definieren. Verwenden Sie den Filter, um bestimmte Währungen zu suchen. Wichtig! Sie müssen alle Währungen aktivieren, die Optionen für die Mandantenwährung sein sollen, wenn Sie die Clarity PPM-Integration konfigurieren. Wenn Sie Transaktionen in CA Clarity Playbook importieren und die Transaktionen einen Betrag enthalten, der in einer anderen Währung als die Mandantenwährung angegeben ist, definieren Sie den Wechselkurs für diese Währung zur Mandantenwährung, sodass die Transaktionen ohne Fehler bearbeitet werden können. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Währungen" aus. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Währungen, die aktiviert werden sollen, und klicken Sie dann auf "Aktivieren". 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer Währung, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf "Bearbeiten", geben Sie die Genauigkeit ein, legen Sie den Status "Aktiv" fest, und klicken Sie auf "Speichern". Sie können jeweils nur eine Währung gleichzeitig bearbeiten. 4. Klicken Sie auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Currency Exchange Rates" (Währungswechselkurse) aus. 5. Klicken Sie auf "Neu", wählen Sie eine Ausgangswährung aus, und wählen Sie eine Zielwährung aus. 6. Geben Sie einen Wechselkurs ein, wählen Sie ein Anfangs- und Enddatum aus, und klicken Sie auf "Speichern". Hinweis: Wechselkurse dürfen sich nicht in der gleichen Kombination der Ausgangsund Zielwährung überschneiden. Sie haben Ihre Währungen verwaltet. 28 Administrationshandbuch

29 Umbenennen von Objekten Umbenennen von Objekten Sie verwenden Suchen, um Objekte umzubenennen. Sie filtern nach dem Objekttyp, den Sie umbenennen möchten, und Sie bearbeiten den Namen. Hinweis: Sie können nur Objekte bearbeiten, die keinen Wert für "Ist System" haben. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Suchoptionslisten" aus. 2. Wählen Sie einen Suchoptionslistentyp aus, klicken Sie auf "Filter", aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Objekt, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten". 3. Geben Sie einen neuen Namen ein, und klicken Sie auf "Speichern". Sie haben ein Objekt umbenannt. (Optional) Verwalten von Chat-Optionen Als Mandantenadministrator verwalten Sie den Zugriff auf den Chat und auf die organisatorische Kommunikation. Sie können den Chat für die gesamte Organisation deaktivieren. Wenn Sie den Chat deaktivieren, werden alle zum Chat gehörenden Elemente einschließlich aller Chat-Symbole und Statusindikatoren ausgeblendet. Sie können auch festlegen, dass Benutzer den Zugriff auf die gesamte organisatorische Hierarchie erhalten, oder Sie können den Chat einschränken, sodass sich nur Benutzer in der gleichen organisatorischen Hierarchie finden und miteinander kommunizieren können. Bei der standardmäßigen Einstellung ist der Chat und die Funktion "Filter Organization Access" (Organisationszugriff filtern) aktiviert, sodass Sie nur mit Benutzern in Ihrer Organisation oder in Unterorganisationen chatten können. Hinweis: Änderungen an der Chat-Funktion werden nicht unmittelbar auf Benutzer angewendet, die zu dem Zeitpunkt angemeldet sind. Aktive Benutzer haben weiterhin die gleiche Chat-Funktion, bis sie sich erneut bei der Plattform anmelden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Konto" aus. 2. (Optional) Wählen Sie "Enable Chat Off" (Chat aktivieren: Deaktiviert), um Chat vollständig zu deaktivieren. 3. (Optional) Wählen Sie "Filter Organization Access Off" (Organisationszugriff filtern: Deaktiviert), um Benutzern den Zugriff auf die gesamte organisatorische Hierarchie zu ermöglichen. Sie haben Chat-Optionen verwaltet. Kapitel 4: Einrichten der organisatorischen Umgebung 29

30 (Optional) Anpassen des Portal-Logos (Optional) Anpassen des Portal-Logos Sie können Ihr eigenes Logo im Banner aller Portal-Arbeitsbereiche anzeigen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "VERWALTEN", und wählen Sie "Konto" aus. 2. Klicken Sie auf "Details", und überprüfen Sie die Logorichtlinien. 3. Klicken Sie auf "Change Logo" (Logo ändern), wählen Sie Ihre Datei aus, und klicken Sie auf "Öffnen". Ihr Logo wird hochgeladen und im Beispielsbereich des Logos angezeigt. 4. Klicken Sie auf "Speichern". Sie haben das Portal-Logo angepasst. 30 Administrationshandbuch

31 Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern Als Mandantenadministrator stellen Sie Benutzer bereit, um ihnen den Zugriff auf CA Clarity Playbook zu erlauben. Sie fügen Benutzer zu Unterorganisationen hinzu, und Sie weisen ihnen optional Administrationsberechtigungen zu. Sie können einen Benutzer manuell hinzufügen, oder Sie können einen Massenimport der Benutzer und Organisationen durchführen. Weitere Informationen zum Massenimport finden Sie unter "Massenimport von Benutzern und Organisationen (siehe Seite 33)". Dieses Kapitel enthält folgende Themen: Hinzufügen eines Benutzers (siehe Seite 31) Massenimport von Benutzern und Organisationen (siehe Seite 33) Hinzufügen eines Benutzers Nachdem Sie eine Unterorganisation erstellt und -Benachrichtigungen aktiviert haben, fügen Sie der Unterorganisation Benutzer hinzu. Sie fügen einer Organisation Benutzer hinzu, sodass sie mit CA Clarity Playbook beginnen können. Sie können Benutzer zu einer oder zu mehreren Unterorganisationen hinzufügen. Wichtig! Weisen Sie im Bedarfsfall Administrationsberechtigungen zu, wenn Sie den Benutzer hinzufügen. Wenn Sie Administrationsberechtigungen zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchten, müssen Sie die Admin-Rolle manuell zuweisen, indem Sie die Rollenmitgliedschaft hinzufügen. Weitere Informationen über das Zuweisen einer Rollenmitgliedschaft finden Sie unter "Zuweisen der Rollenmitgliedschaft" (siehe Seite 39). Hinweis: Eine Organisation kann mehrere Mandantenadministratoren haben. Mandantenadministratoren können andere Benutzer als zusätzliche Mandantenadministratoren für ihre Organisation und Unterorganisation ernennen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Portal "VERWALTEN" aus, und klicken Sie auf "Benutzer". 2. Wählen Sie eine Organisation aus. Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern 31

32 Hinzufügen eines Benutzers 3. Klicken Sie auf "New User" (Neuer Benutzer), und geben Sie die erforderlichen Benutzerinformationen an. Hinweis: Um einen vorhandenen Benutzer einer Unterorganisation hinzuzufügen, geben Sie die -Adresse des Benutzers ein. Die Namensfelder werden automatisch aufgefüllt. 4. Aktivieren Sie das ClarityPlaybook-Kontrollkästchen unter "Dienste", um den Benutzerzugriff auf CA Clarity Playbook zu ermöglichen. 5. (Optional) Wählen Sie "Verwaltung" aus, um dem Benutzer Administratorrechte für die Unterorganisation zuzuweisen. 6. Klicken Sie auf "Speichern". Sie haben einen Benutzer zu einer Unterorganisation hinzugefügt. Der Benutzer wird in der Liste der Benutzer in der ausgewählten Organisation angezeigt. Verwalten von Benutzern Sie können Benutzereigenschaften bearbeiten, Zugriffsrechte steuern und Benutzerdetails verwalten. Hinweis: Ein Mandantenadministrator kann alle Benutzer ändern. Ein Administrator der Unterorganisation kann nur Benutzer in ihrer Organisation und Unterorganisation verwalten. Löschen von Benutzern Löschen Sie einen Benutzer, sodass der Benutzer nicht mehr auf der Liste der Benutzer für eine Organisation vorhanden ist. Löschen Sie den Benutzer aus CA Clarity Playbook nur dann, wenn der Benutzer kein Mitglied dieser Anwendung unter einer anderen Organisation oder Unterorganisation ist. Um einen Benutzer zu löschen, doppelklicken Sie auf den Benutzer, klicken Sie links neben dem ausgewählten Benutzer auf den Drop-down-Pfeil, wählen Sie "Delete User" (Benutzer löschen), und bestätigen Sie den Vorgang. Deaktivieren von Benutzern Deaktivieren Sie Benutzer, sodass der Benutzer nicht über die SaaS-Plattform auf CA Clarity Playbook zugreifen kann, jedoch auf der Liste der Benutzer bleibt, und Sie den Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt neu aktivieren können. Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, kann sich der Benutzer nicht anmelden. Um einen Benutzer zu deaktivieren, doppelklicken Sie auf den Benutzer, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen unter "Aktiv", und klicken Sie auf "Speichern". Neuaktivierung von Benutzern Aktivieren Sie einen deaktivierten Benutzer neu, um dem Benutzer das Ausführen von Aktivitäten unter CA Clarity Playbook zu erlauben. Um einen Benutzer neu zu aktivieren, doppelklicken Sie auf den Benutzer, wählen Sie das Kontrollkästchen "Aktiv" aus, und klicken Sie auf "Speichern". 32 Administrationshandbuch

33 Massenimport von Benutzern und Organisationen Entfernen von Diensten Sie können den Zugriff auf einen Dienst jederzeit entfernen. Um einen Dienst zu entfernen, doppelklicken Sie auf den Benutzer, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dienst", und klicken Sie auf "Speichern". Entfernen von Administratorberechtigungen Sie können Administrationsberechtigungen jederzeit entfernen. Um Administrationsberechtigungen zu entfernen, doppelklicken Sie auf den Benutzer, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verwaltung", und klicken Sie auf "Speichern". Massenimport von Benutzern und Organisationen Sie können einen Massenimport verwenden, um Benutzer- und Organisationsinformationen im Portal hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu löschen, indem Sie eine Kalkulationstabellendatei verwenden. Der Massenimport von Benutzern ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl an Benutzern zu importieren, zu aktualisieren und zu löschen und eine komplexe Organisationsstruktur zu erstellen. Sie können sowohl Benutzer als auch Organisationen gleichzeitig verwalten. Obwohl Sie die gleiche Datendateivorlage sowohl für den Hinzufügevorgang als auch für den Aktualisierungsvorgang sowie für den Löschvorgang verwenden, führen Sie nur einen Vorgang gleichzeitig aus. Laden Sie die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) herunter, und füllen Sie sie dann für die Hinzufüge- und Aktualisierungsvorgänge auf, oder füllen Sie sie für die Löschvorgänge auf. Hinweis: Wenn Sie Ihre Kalkulationstabellendatei vorbereiten, erstellen Sie separate Dateien zum Hinzufügen und Löschen. Erstellen Sie zum Beispiel eine Datendatei für Datensätze, die Sie hinzufügen oder aktualisieren, und eine separate Datendatei für Datensätze, die gelöscht werden sollen. Herunterladen der Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) Laden Sie die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) herunter. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "Verwalten", und wählen Sie "Benutzer" aus. Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern 33

34 Massenimport von Benutzern und Organisationen 2. Klicken Sie auf "Importieren", und klicken Sie auf "Download Sample Excel File" (Beispiel-Excel-Datei herunterladen). 3. Speichern Sie die heruntergeladene Datei. Sie haben die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) heruntergeladen. Auffüllen der Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) für Hinzufüge- und Aktualisierungsvorgänge Nachdem Sie die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) heruntergeladen haben, können Sie die Kalkulationstabellenvorlage für Hinzufüge- und Aktualisierungsvorgänge auffüllen. Datensätze werden folgendermaßen bearbeitet: Datensätze, die im Portal nicht vorhanden sind, werden hinzugefügt. Datensätze, die vorhanden im Portal sind, werden mit den in der Kalkulationstabellendatei angegebenen Informationen aktualisiert. Leere Felder bleiben unverändert. Hinweis: Das ändern von Feldern unterliegt gewissen Einschränkungen. Für Benutzer können alle Felder außer dem Feld " -Adresse" aktualisiert werden. Für Organisationen können alle Felder außer "Organisationsname" und "Übergeordnete Organisation" aktualisiert werden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Vorlagedatei. 2. Wählen Sie die Registerkarte "Organisationen" für jede Organisation aus, die Sie hinzufügen oder aktualisieren möchten, fügen Sie eine Zeile hinzu, und füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Organisationsname: Erforderliches Feld. Geben Sie den Namen der Organisation ein. Der Name muss innerhalb der Organisationshierarchie eindeutig sein. Sie können für Unterorganisationen in unterschiedlichen Zweigen der Hierarchie denselben Namen verwenden. Verwenden Sie doppelte Unterstriche (" ") als Trennzeichen für die übergeordnete Organisationshierarchie. Beispiel: 34 Administrationshandbuch

35 Massenimport von Benutzern und Organisationen Organisationsname Indien US HR HR Übergeordnete Organisation CA CA CA Indien CA US Beschränkungen: Es sind nur folgende Zeichen erlaubt: Alphanumerische Zeichen, Leerzeichen und folgende Sonderzeichen: [_ - ',]. Parent Org (Übergeordnete Organisation): Wenn die Organisation eine Unterorganisation ist, geben Sie den Namen der übergeordneten Organisation ein. Die Best Practice besteht darin, die vollständige Hierarchie unter Verwendung von doppelten Unterstrichen (" ") als Trennzeichens anzugeben. Allerdings kann der Vorgang für Massenimport alle Kombinationen aus Organisationsnamen und übergeordneter Organisation, die innerhalb des Mandanten eindeutig sind, erfolgreich verarbeiten. Hinweis: Das Arbeitsblatt kann zusätzliche dienstspezifische Felder enthalten. 3. Wählen Sie die Registerkarte "Benutzer" für jeden Benutzer aus, den Sie hinzufügen oder aktualisieren möchten, fügen Sie eine Zeile hinzu, und füllen Sie die Felder folgendermaßen aus: Vorname, Nachname: Erforderliche Felder. Organisationen: Erforderliches Feld. Die Organisationen, denen der Benutzer angehört. Die benannte Organisation muss im Portal vorhanden sein. Wenn der Benutzer zur Stammorganisation gehört, ist der Name der Mandantenname. Ein Benutzer kann zu mehr als einer Organisation gehören; um mehrere Organisationen einzugeben, verwenden Sie ein Trennzeichen zwischen den Namen der Organisationen. Das Trennzeichen ist konfigurierbar und der Standardwert ist "~~". -Adresse: Die Geschäfts- für den Benutzer. Optionale Felder: Die verbleibenden grundlegenden Benutzerfelder sind optional. 4. Speichern und schließen Sie die Kalkulationstabellendatei. Sie haben die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) für Hinzufüge- und Aktualisierungsvorgänge aufgefüllt. Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern 35

36 Massenimport von Benutzern und Organisationen Importieren von Benutzern und Organisationen aus einer Kalkulationstabellendatei Nachdem Sie die Kalkulationstabelle für Benutzer und Organisationen aufgefüllt haben, können Sie aktualisierte Benutzer und Organisationen für vorhandene Entitäten aus der Datei importieren. Sie müssen Dateien nacheinander importieren. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "Verwalten", und wählen Sie "Benutzer" aus. 2. Klicken Sie auf "Importieren", wählen Sie "Add/Update" (Hinzufügen/Aktualisieren) aus, klicken Sie auf "Durchsuchen", und wählen Sie Ihre gespeicherte Excel-Datendatei aus. 3. Klicken Sie auf Beginnen. 4. Überprüfen Sie die Ergebnisse, nachdem der Importvorgang abgeschlossen ist: Um die Anzahl der Datensätze "Successful" (Erfolgreich) und "Failed" (Fehlgeschlagen) für jede Kalkulationstabelle anzuzeigen, überprüfen Sie die Zusammenfassungstabelle des Imports. Um die detaillierten Importergebnisse anzuzeigen, klicken Sie für jede importierte Kalkulationstabelle auf die Verknüpfung "Anzeigen" in der Spalte "Protokoll". 5. Klicken Sie auf "Done Importing" (Import fertiggestellt). 6. Wählen Sie die entsprechende Organisation im Drop-down "Select Organization" (Organisation auswählen) aus, um zu überprüfen, ob die neuen Benutzer erfolgreich importiert wurden. Sie haben aktualisierte Benutzer und Organisationen und aktualisierte Eigenschaften für vorhandene Entitäten aus einer Kalkulationstabellendatei importiert. Auffüllen der Kalkulationstabellendatei für Löschvorgänge Nachdem Sie die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) heruntergeladen haben, können Sie Benutzer- und Organisationsdaten aus dem Portal mithilfe Ihrer vorbereiteten Kalkulationstabellendatei löschen. Alle Entitäten, die in der Kalkulationstabelle aufgelistet sind, werden aus dem Portal gelöscht. Wichtig! Der Löschvorgang per Massenimport entfernt das Konto des gelöschten Benutzers aus der Mandantenorganisation. Im manuellen Löschvorgang löschen Sie einen Benutzer nach seiner zugewiesenen Unterorganisation. Wenn der Benutzer zu mehreren Unterorganisationen gehört, bleibt der Benutzer ein aktiver Portalbenutzer für die restlichen verbleibenden Unterorganisationen. 36 Administrationshandbuch

37 Massenimport von Benutzern und Organisationen Für Organisationen löschen Sie alle Unterorganisationen einer übergeordneten Organisation, bevor Sie die übergeordnete Organisation löschen. Sie können die Hierarchie durch einen einzigen Schritt löschen, indem Sie alle Unterorganisationen und die übergeordnete Organisation in der Datendatei auflisten. Wichtig! Sie müssen zuerst Organisationen mit den meisten untergeordneten Organisationen ordnen, sodass Sie nicht versuchen, eine Organisation zu löschen, in der sich noch Unterorganisationen befinden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Vorlagedatei. Hinweis: Sie können eine neue Kopie der Vorlage verwenden oder eine vorhandene Datendatei mit Ihren Organisationsdaten verwenden. Wenn Sie eine vorhandene Datei verwenden, entfernen Sie alle Dateneingaben außer den Organisationen und Benutzern, die Sie löschen wollen. 2. Wählen Sie die Registerkarte "Organisationen" aus, und fügen Sie für jede Organisation, die Sie löschen möchten, eine Zeile hinzu, und füllen Sie die erforderlichen Felder für "Organisation" und "Übergeordnete Organisation" aus. 3. Wählen Sie die Registerkarte "Benutzer" aus, und fügen Sie für jeden Benutzer, den Sie löschen möchten, eine Zeile hinzu, und füllen Sie das erforderliche Feld " -Adresse" aus. 4. Speichern und schließen Sie die Kalkulationstabellendatei. Sie haben die Kalkulationstabellendatei "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) für Löschvorgänge aufgefüllt. Löschen von Benutzern und Organisationen aus einer Kalkulationstabellendatei Nachdem Sie die Kalkulationstabelle "Users and Organizations" (Benutzer und Organisationen) ausgefüllt haben, löschen Sie Benutzer- und Organisationsdaten aus dem Portal mithilfe Ihrer vorbereiteten Kalkulationstabellendatei. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Portal auf "Verwalten", und wählen Sie "Benutzer" aus. Kapitel 5: Bereitstellen von Benutzern 37

38 Massenimport von Benutzern und Organisationen 2. Klicken Sie auf "Importieren", wählen Sie "Löschen" aus, klicken Sie auf "Durchsuchen", und wählen Sie Ihre gespeicherte Excel-Datendatei aus. 3. Klicken Sie auf Beginnen. 4. Überprüfen Sie die Ergebnisse, nachdem der Importvorgang abgeschlossen ist: Um die Anzahl der Datensätze "Successful" (Erfolgreich) und "Failed" (Fehlgeschlagen) für jede Kalkulationstabelle anzuzeigen, überprüfen Sie die Zusammenfassungstabelle des Imports. Um die detaillierten Importergebnisse anzuzeigen, klicken Sie für jede importierte Kalkulationstabelle auf die Verknüpfung "Anzeigen" in der Spalte "Protokoll". 5. Klicken Sie auf "Done Importing" (Import fertiggestellt). 6. Wählen Sie die entsprechende Organisation im Drop-down "Select Organization" (Organisation auswählen) aus, um zu überprüfen, ob die Benutzer und Organisationen erfolgreich gelöscht wurden. Sie haben Benutzer und Organisationen aus einer Kalkulationstabellendatei gelöscht. 38 Administrationshandbuch

39 Kapitel 6: Zuweisen der Rollenmitgliedschaft Als Mandantenadministrator weisen Sie eine oder mehrere Rollen zu CA Clarity Playbook-Benutzern zu. Diese Rollen enthalten Aufgaben und Verantwortungen, die der Funktion in CA Clarity Playbook entsprechen. Zum Beispiel: Wenn Sie einen Benutzer einer Rolle als strategischen Planer zuweisen, kann der Benutzer die Aufgaben ausführen, die dieser Rolle zugewiesen sind, wie z. B. das Erstellen eines strategischen Plans und das Verknüpfen von Investitionen mit Initiativen. Hinweis: Nachdem Sie eine Rolle einem Benutzer zugewiesen haben, senden Sie ihnen die dazugehörigen Informationen aus der folgenden Tabelle, um den Benutzer über ihre Berechtigungen zu informieren. Folgende Tabelle beschreibt die Rollen in CA Clarity Playbook und ihre Verantwortung: Rolle Administrator Remote-Agent Finanzmanager Investitionsberater Investitionsanalyst Investitionsmanager Berechtigung (CRUD - Create, read, update, delete) C R U D Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Währung, Wechselkurs, Auftragsnachricht, Suchwert R U Agentenaufgabe R Sicherheitsidentität, Entitätstyp, Lizenz, Auftragsinstanz, Auftragsausführung, Parameter der Auftragsausführung, Schrittausführung U Mandantenadministrator R U Konfiguration, Agentenaufgabe R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Investition, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Regel, Suchwert, Zusammenfassung der Ausgabekategorie C R U D Transaktion, Wert der Ausgabekategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Suchwert, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Suchwert C R U D Investition, Initiative R U Zielsetzung R Strategie, Konfiguration, Ziel, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Finanzielle Zusammenfassung der Strategie, Lizenz, Währung, Regel, Transaktion, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp Kapitel 6: Zuweisen der Rollenmitgliedschaft 39

40 Massenimport von Benutzern und Organisationen Rolle Regelmanager Ausgabenberater Ausgabemanager Strategischer Berater Strategischer Analyst Strategischer Manager Superuser Viewer Berechtigung (CRUD - Create, read, update, delete) C R U D Regel R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp R U Transaktion, Ressourcentyp R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Investition, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Regel, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Zusammenfassung der Ausgabekategorie C R U D Transaktion, Ressourcentyp R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Investition, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Regel, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Zusammenfassung der Ausgabekategorie C R U D Ziel, Zielsetzung R U Strategie, Investition, Initiative R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Finanzielle Zusammenfassung der Strategie, Lizenz, Währung, Suchwert, Konten-Code, Kostenstelle R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Lizenz, Währung, Suchwert C R U D Strategie, Ziel, Zielsetzung, Initiative R U Investition R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Finanzielle Zusammenfassung der Strategie, Lizenz, Währung, Regel, Transaktion, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp C R U D Strategie, Ziel, Zielsetzung, Investition, Initiative, Regel, Transaktion, Auftragsnachricht, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp R Konfiguration, Rolle, Benutzer, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Finanzielle Zusammenfassung der Strategie, Lizenz, Währung, Suchwert, Zusammenfassung der Ausgabekategorie R Strategie, Konfiguration, Ziel, Zielsetzung, Rolle, Benutzer, Investition, Initiative, Sicherheitsgruppe, Sicherheitsidentität, Finanzielle Zusammenfassung der Strategie, Lizenz, Währung, Regel, Transaktion, Suchwert, Wert der Ausgabenkategorie, Konten-Code, Kostenstelle, Ressourcentyp, Zusammenfassung der Ausgabekategorie 40 Administrationshandbuch

41 Hinzufügen eines Benutzers zu einer Rolle Hinzufügen eines Benutzers zu einer Rolle Fügen Sie einen Benutzer zu einer Rolle hinzu, um den Zugriff auf entsprechende Anwendungsfunktionen in CA Clarity Playbook zu ermöglichen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Portal "VERWALTEN" aus, klicken Sie auf "Manage Roles" (Rollen verwalten), und klicken Sie in der Liste auf eine Rolle. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer", wählen Sie den Benutzer aus, den Sie zur Rolle hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie haben einen Benutzer zu einer Rolle hinzugefügt. Die ausgewählten Benutzer werden im Fenster "Role Members" (Rollenmitglieder) angezeigt. Hinweis: Um einen Benutzer zu entfernen, markieren Sie den Benutzer, den Sie entfernen möchten, klicken Sie auf "Auswahl entfernen", und bestätigen Sie den Vorgang. Um zum Fenster "Rollenliste" zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurück". Verwalten der Rollenmitgliedschaft Sie können Rollendetails anzeigen und die Rollenmitgliedschaft auf der Seite "Rollenverwaltung" verwalten. Rollendetails enthalten die Rollenobjekte und Berechtigungen, die der Rolle zugewiesen sind. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Portal "VERWALTEN" aus, klicken Sie auf "Manage Roles" (Rollen verwalten), und klicken Sie in der Liste auf eine Rolle. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Benutzer", markieren Sie den Benutzer, den Sie entfernen möchten, klicken Sie auf "Auswahl entfernen", und bestätigen Sie den Vorgang. Sie haben einen Benutzer entfernt. Hinzufügen von Organisationen zur Rollenmitgliedschaft Um die Rollenmitgliedschaft der Organisation zu verwalten, können Sie Organisationen zu den Rollen hinzufügen. Sie können auch Organisationen aus den Rollen entfernen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Fenster "Rollenliste" auf eine Rolle in der angezeigten Liste. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Organisationen", klicken Sie auf "Hinzufügen", wählen Sie die dazugehörige Organisation aus, und klicken Sie auf "Hinzufügen". Kapitel 6: Zuweisen der Rollenmitgliedschaft 41

42 Hinzufügen von Organisationen zur Rollenmitgliedschaft Sie haben eine Organisation zu einer Rolle hinzugefügt. Die ausgewählten Organisationen werden im Fenster "Role Members" (Rollenmitglieder) angezeigt. Im Feld "Rolle durchsuchen" und "Suchen" können Sie einen Teil eines beliebigen Felds eintippen. Die Liste der Organisationen wird automatisch gefiltert. Verwalten der Organisationsmitgliedschaft Sie verwalten die Rollenmitgliedschaft der Organisation, indem Sie Organisationen anzeigen oder Organisationen aus Rollen entfernen. Im Feld "Rolle durchsuchen" und "Suchen" können Sie einen Teil eines beliebigen Felds eintippen. Die Liste der Organisationen wird automatisch gefiltert. Sie können Organisationen auch aus einer ausgewählten Rolle entfernen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Fenster "Rollenliste" eine Rolle aus der Liste aus. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Organisationen". 3. Wählen Sie die Organisation aus, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf "Auswahl entfernen", und bestätigen Sie den Vorgang. Sie haben die ausgewählte Organisation aus der Rollenliste entfernt. 42 Administrationshandbuch

43 Kapitel 7: Importieren von Objekten Als Mandantenadministrator fügen Sie Objekte zur CA Clarity Playbook-Umgebung für Ihre Benutzer hinzu. Ihre Benutzer verwenden diese Objekte, um ein strategisches Business-Playbook zu erstellen und um strategische Planungen zu verfolgen. Sie verwenden Kalkulationstabellen, um diese Objekte zu importieren. Um zum Kostenstellen für Ihre Benutzer hinzuzufügen, exportieren Sie die Kalkulationstabellenvorlage der Kostenstelle, fügen Sie die Kostenstelle zur Kalkulationstabelle hinzu, und importieren Sie dann die Kalkulationstabelle in CA Clarity Playbook. Sie können die Exportfunktion auch verwenden, um Objektkategorien herunterzuladen. Sie können folgende Objekte importieren und exportieren: Strategien Investitionen Konten-Codes Kostenstellen Transaktionen Wichtig! Stellen Sie die referenzierten Benutzer bereit, bevor Sie eine Kalkulationstabelle importieren. Kapitel 7: Importieren von Objekten 43

44 Hinzufügen von Organisationen zur Rollenmitgliedschaft Folgen Sie diesem Szenario, um den Prozess zu durchlaufen: 1. Überprüfen der Best Practices für den Importvorgang (siehe Seite 45) 2. Exportieren der Vorlage (siehe Seite 45) 3. Überprüfen der Arbeitsblattparameter und Auffüllen des Arbeitsblatts (siehe Seite 46) 4. Importieren der aufgefüllten Kalkulationstabelle (siehe Seite 47) 5. (Optional) Verwenden des SFTP-Imports (siehe Seite 48) 44 Administrationshandbuch

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