Essen, November Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung SAP Energy Data Management

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1 Essen, November 2014 Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung SAP Energy Data Management

2 Agenda Begrüßung und Vorstellung Ausgangssituation Zielsetzung Projekt-Darstellung 5 Lessons Learned SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 2

3 Kennzahlen zur Mainova Stromversorgung Gasversorgung Wärmeversorgung Wasserversorgung Umsatz (Tsd. ) Umsatz (Tsd. ) Umsatz (Tsd. ) Umsatz (Tsd. ) Absatz (Mio. kwh) Absatz (Mio. kwh) Absatz (Mio. kwh) Absatz (Mio. m 3 ) 45,2 Leitungsnetz (NRM) km Strom Gas Wärme 269 Wasser EBT (Mio. ) 136,6 Mitarbeiter Konzern SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 3

5 Ausgangssituation Verschiedene Gründe haben zu der Managemententscheidung geführt, das derzeitige Bilanzierungssystem abzulösen Größere Probleme in der Energiemengenbilanzierung Dauerhafte Unterallokation in der Mehrmindermengenabrechnung Strom Hohe Kosten der eingesetzten Software im Vergleich zu Alternativen Abnehmende Qualität der Beratungsleistung der Mitarbeiter des Herstellers Massiver Programmierfehler mit hohem Schaden SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 5

6 Datenqualität ist ein Kernproblem im Vertrieb Stammdatenqualität im Vertriebsmandaten stellt eine Herausforderung dar und führte zu Problemen, eine belastbare Hochrechnung durchzuführen Getrennte Systeme Robotron / SAP for Utilities mit redundanter Datenhaltung und aufwändigen Schnittstellen Stammdaten werden häufig vom Vertrieb nur im Robotron korrigiert, ein Prozess zur Verbesserung der Stammdaten im Abrechnungssystem ist nicht vorhanden Monatsreporting setzt auf Daten im SAP for Utilities auf (z. B. Jahresverbräuche). Dies führt zu schlechten Prognosen und Folgeproblemen in der Beschaffung SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 6

8 Rahmenbedingungen und Zielsetzung Die Ablösung des bisherigen Bilanzierungssystems wurde mit verschiedenen Rahmenbedingungen versehen Verankerung der zukünftigen Software in der definierten IT-Strategie im Sommer 2013 (Harmonisierung der IT-Landschaft) Klare Governance-Entscheidung: Austausch des Bilanzierungssystems für Netz und Vertrieb bei gemeinsamer Betrachtung der Wirtschaftlichkeit Beschluss zur Durchführung eines Projekts zur Erstellung einer Machbarkeitsstudie für das EDM Netz Change Request im Rahmen des Netz-Projekts zur Erweiterung der Machbarkeitsstudie auf EDM Vertrieb SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 8

9 Entscheidungskriterien IT-Strategie 1. Umfassende Konsolidierung der Anwendungslandschaft und Infrastruktur, um die Zukunfts- und Handlungsfähigkeit der IT wiederherzustellen. 2. Standardisierung auf wenige, führende Plattformen wie z.b. SAP, um ein Optimum an Prozess- und Systemintegration zu erreichen. 3. Massive Reduktion der Softwareprodukte, da ein integrierter Energieversorger nicht mehr als 500 Softwareprodukte benötigt. 4. Dauerhafte Kostensenkung, um die Ergebnissicherung zu unterstützen und einen nachhaltigen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. 5. Erhöhung der IT-Sicherheit, um sich gegen externe und interne Gefährdungs-potenziale abzusichern und die Datenhoheit der Mainova zu gewährleisten. 6. Professionalisierung der IT-Prozesse, um durch ein umfassendes Redesign der Prozesse auf Basis von ITIL-Benchmarks IT-Prozesse für unsere Kunden zu optimieren und gemäß der IT-Governance auszurichten. 7. Schaffung von IT-Innovationen, um am Arbeitsplatz und in wichtigen Geschäftsprozessen neue IT-Services und Lösungen zur Unterstützung unserer Kunden anzubieten und einzuführen. SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 9

11 Zeitplan Tätigkeit Machbarkeitsstudie Netz Machbarkeitsstudie Vertrieb Entscheidung IT Board Ausschreibung SAP EDM Netz Einführung SAP EDM Netz mit Coregas Ausschreibung SAP EDM Vertrieb Einführung SAP EDM Vertrieb Archivsystem Robotron ecount SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 11

12 Aufbau des Projekts Das Projekt wurde in acht Arbeitspakete gegliedert, die inhaltlich zusammen hängen und sequentiell bearbeitet wurden SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 12

13 Prozesserhebung und Bewertung Die Anforderungen der Fachbereiche an ein EDM-System wurden in mehreren Workshops aufgenommen Nr. Prozess Prozessschritt Monitoring? Beschreibung zugeordnete Funktionen Informationsobjekte 1 Aktualisierung Kundenwerte (wird derzeit als Übertragung der Verbrauchswerte ins EDM Die Verbrauchsscheiben werden über die Verbrauchsschnittstelle (IDEX-GE) mit der Automatischer Job im IS-U Abgerechnete Verbrauchswerte 2 automatisierter, monatlicher Prozess aufgebaut) Berechnung der Kundenwerte/JVP je Zählpunkt Auf Basis der Zeitscheiben werden nach den Vorgaben der G 685 die Kundenwerte berechnet. Automatischer Job im ecount Verbrauchwerte, Kundenwerte, JVP 3 Re-Import der Kundenwerte/JVP ins Werden im ecount Kundenwerte/JVP geändert, Automatischer Job im aktualisierte Kundenwerte, JVP Abrechnungssystem müssen diese zwecks Stammdatenänderungsprozess ins SAP-ISU (IDEX- GE) übertragen werden. Hierzu wird die ecount, PI triggert 4 Monitoring der reimportierten M Prozess wird aufgebaut Kundenwerte/JVP Beurteilungskriterien 5 Stammdatenänderungsprozess Die geänderten Kundenwerte/JVP werden als Automatischer Job im IS-U UTILMD Beurteilung des technischen UTILMD Umsetzungsrahmens (Änderungsmitteilung) für an Prozesse, die Funktionen und Informationsobjekte: Durch Integration obsolet 0 6 Monitoring der Kundenwerte M Gesamtsumme der Kundenwerte je Bilanzkreis, Abo aus ecount, manueller Excel-Tool Im SAP Standard verfügbar 1 pro Zählpunkt (mit Ausgabe BK) Abgleich in Excel Im SAP Standard über Customizing verfügbar 2 Kilowatt je Profiltyp je Marktgebiet Über ein SAP AddOn verfügbar 3 Über kundenspezifische Vergleich Entwicklung mit Vorwoche / Ausprägung umsetzbar 7 und mit definierten Kriterien hinsichtlich Umsetzung in SAP EDM bewertet Scorewert Beurteilung der notwendigen Anpassung bei Prozessen, Funktionen und Informationsobjekten im Vergleich zum Status Quo: Prozess nicht mehr erforderlich 0 Prozess in SAP EDM identisch mit Status Quo 1 Prozessanpassung in einzelnen Prozessschritten notwendig 2 Vollständige Prozessanpassung notwendig 7 Auszug SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 13

14 Gesamtübersicht der Prozesse Die Umsetzbarkeit und der Umsetzungsaufwand wurde dabei für jede einzelne Prozessfamilie und die dazugehörigen Prozesse ermittelt und bewertet SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 14

15 Bewertung der Bilanzierungsfähigkeit Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit ist die Bewertung der Bilanzierungsfähigkeit der vorliegenden Daten unabdingbar Die notwendigen Aufwände für die Herstellung der Bilanzierungsfähigkeit bilden einen wesentlichen Kostenblock im Business Case. SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 15

16 Zielarchitektur Basierend auf den Informationen aus der Prozessaufnahme wurden möglichen Systemarchitekturen und die hierfür erforderlichen Schnittstellen diskutiert. Als Ergebnis entstand nachfolgend dargestellte IT-Infrastruktur (Fokus: energiewirtschaftliche Prozesse). SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 16

17 Berücksichtigte Kostenbestandteile Neben dem einmaligen Kosten, die bei der Implementierung von SAP EDM anfallen, wurden die jährlichen Kosten des Betriebs bei der Kalkulation des Business Cases berücksichtigt. SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 17

18 Amortisationsrechnung Erst die gemeinsame Betrachtung der Machbarkeitsstudien führt zu einer guten Amortisation der Einführung von SAP EDM Netz Vertrieb SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 18

19 Das Projekt ist aktuell im Budget- und Terminplan SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 19

21 Lessons Learned Für die erfolgreiche Einführung der EDM-Lösungen für Netz und Vertrieb waren vor allem folgende Faktoren maßgeblich: Verankerung der zukünftigen Stoßrichtung für Applikationen in der verabschiedeten IT-Strategie Definierte IT-Governance mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten Integration der beiden Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen von Netz und Vertrieb in eine übergreifende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Klare Argumentation in Richtung der Fachbereiche auch gegen anfängliche Abwehrhaltungen Die Datenqualität und die damit verbundene Güte der Bilanzierung wird in einem integrierten System steigen Die Anwendungsberatung und die Fachbereiche erlangen durch die integrierte Lösung eine höhere Gesamtübersicht über die Prozesse SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit SAP Forum - Kostensenkungspotenziale durch IT-Konsolidierung 22