Dezember 2005 Dr. Paul-Gerhard Haase

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1 Harmonisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen Dezember 2005 Dr. Paul-Gerhard Haase

2 Agenda Business Process Management echt hip? Prozessoptimierung Prozessharmonisierung Tool-Unterstützung Implementierung und Impact Assessment

3 Business Process Management Ein Überblick Prozessmanagement - ein Cocktail aus modischen Schlagwörtern Business Process Analysis Business Process Improvement Business Process Measurement Business Process Reengineering Business Process Harmonisation Business Process Engineering Business Process Business Process Design Optimisation Business Process Outsourcing... und das ist nicht alles! CSC Ploenzke AG 3

4 Motivation für Prozessharmonisierung? Situation am Ende von Unternehmensfusionen - Heterogene Organisationsstruktur - Heterogene Systemlandschaft ( Inselwelten ) - Heterogene Prozesslandschaft - Gleiche oder vergleichbare Geschäfte in unterschiedlichen Prozessen Immenser Bedarf an Vereinheitlichung zur Schaffung von... - Transparenz - Effizienz - Synergie - Qualität CSC Ploenzke AG 4

5 Motivation zur Vorgehensweise Technologie getriebener Bottom-Up-Approach - Wir führen SAP ein... - Unser Buchungssystem soll auf Oracle basieren... - Das neue Frontend sollte Java-basiert sein... Das System gibt den Rahmen für den Prozess Detail-Prozesse werden zuerst betrachtet... dann folgt das große ganze! Die Alternative: e Prozessorientierte e e te Top-Down o Analyse - Wir schauen uns unsere Prozesse an... - Wir messen die Prozesse... - Zuerst sollen alle die gleiche Prozesse für die gleiche Sache haben... Der Prozess definiert das System Vom Groben zum Feinen, zuerst das Leichte dann das Schwere CSC Ploenzke AG 5

6 Prozessanalyse über verschiedene Einheiten Am Ende einer IST-Aufnahme BU 1 BU 2 BU 3 BU 4... CSC Ploenzke AG 6

7 Levels of Focus in der IST-Analyse Enterprise Process Category 1 Category 2 Category 3 Elementary Business Process 1 Elementary Business Process 2 Elementary Business Process 3 Process Threads Event Activity CSC Ploenzke AG 7

8 Der erste Schritt: Harmonisierte Prozess-Dekomposition Zyklus 1 Enterprise Process Category 1 Category 2 Category 3 Elementary Business Process 1 Elementary Business Process 2 Elementary Business Process 3 Process Threads Event Activity CSC Ploenzke AG 8

9 Harmonisierte Prozess-Dekomposition - Herstellung von Vergleichbarkeit Vorsysteme, Nebenbücher Kontenplanänderungen Abschluss Kreditoren Anlagenbuchhaltung Personalbuchhaltung Materialwirtschaft Sonstige Vorsysteme Debitorenbuchhaltung Lokaler BU-Abschluss Kostenaufstellung Aufbereitung Kostenstellenrechnung Rückstellungen Überschussbeteiligung Immobilien Abschluss Immobilien Abschluss Hypotheken Abschluss Investitionen Rückversicherung Sonstige Investitionen G&V, Bilanz Abschluss Rückversicherung BU-übergreifende Abstimmungen Vorläufige Bilanz Gewinn vor Steuern Steuerrechnung Abschluss (Bilanz, G&V) Controlling Externe Prüfung Reporting Interne Prüfung, Revision Berichte Wirtschaftsprüfung Klärungsgespräche g Zentraler Abschlussbericht Weiterleitung an Zentrale Varianzanalysen CSC Ploenzke AG 9

10 Qualitative Prozessmessung Wer macht was, wie schnell, warum? Aufwand nach Prozesskategorie Effort (mnah hours) BU2: Erhöhter 1000 Abstimmungsauf 900 -wand erfolgt manuell Was ist hier los? - Detaillierte Analyse erforderlich. BU1: Systemvorbereitungen werden vor dem Abschluss gemacht Vorsysteme e Lokaler BU-Abshcluss s Immobilien Rück kversicherung Sonst. Investitionen n Processkategorien G & V Bilanz Controlling Ex terne Prüfung BU1 Berichtswesen BU2 BU3 CSC Ploenzke AG 10

11 Detailanalyse: Elementary Business Process Anlagenbuchhaltung Aufwand (Personenstunden) Zeitliche Abfolge im Abschlussplan hoch mittel niedrig Anteil Manueller Aufwand Aufwandsverursacher BU2 hat 150 h mehr als BU 3 Ursachen Interfaces sind nicht standardisiert Verbesserungspotenziale Beschreibung Einführung vereinheitlichter Abstimmungsregeln Manuelle Abstimmung von Debitoren systemseitig unterstützen Data Warehouse-Versorgung wird manuell angestoßen, keine automatischen Abstimmungen Fehlerbehebung h b nach habstimmung in BU2 Aktuelle Maßnahmen für Verbesserungen in BU 3: Täglicher Upload von Debitorendaten (abgeschlossen) Excel-unterstützter Abstimmungsprozess CSC Ploenzke AG 11 BU1 BU2 BU3

12 Iteratives Vorgehen zur Prozessoptimierung Identifikation EBPs für detaillierte Nachforschungen Sammeln von Information Erste Empfeh- lungen Cycle 1: Identifizieren von Quick Wins Empfehlung und Abstimmung Simulation über alle beteiligten BU s Processmessung Qualitative Analyse Identifikation von Verbesserungspotenzialen CSC Ploenzke AG 12

13 Iteratives Vorgehen zur Prozessoptimierung Empfehlungen, Implementierung Identifikation EBPs für Sammeln von Informationen detaillierte Nachforschungen Cycle 2: EBP-Ebene Detaillierte Analyse einzelner Prozessschritte Simulation über alle beteiligten BU s Prozessmessung/ -analyse Identifikation weiterer Verbesserungen CSC Ploenzke AG 13

14 Iteratives Vorgehen zur Prozessoptimierung Identifikation EBPs für detaillierte Nachforschungen Sammeln von Informationen Empfehlungen, Implementierung Cycle 3...:.. Simulation über alle beteiligten BU s Prozessmessung/ -analyse Identifikation weiterer Verbesserungen CSC Ploenzke AG 14

15 Harmonisierung was heißt das? Am Ende einer IST-Aufnahme BU 1 BU 2 BU 3 BU 4... CSC Ploenzke AG 15

16 Harmonisierung was heißt das? BU 1 BU 2 BU 3 TO-BE Business module 1 Business module 2 Business module 3 CSC Ploenzke AG 16

17 Harmonisierung Prozessklassifizierung A Prozesse Traditionell gleiche Prozesse für gleiche unternehmerische Abläufe Leicht automatisierbar aufgrund hoher Standardisierung Hohe Effizienz realisierbar Harmonisierung ohne größere Ausnahmen möglich B Prozesse Ähnliche Prozesse für ähnliche unternehmerische Abläufe In Teilen Automatisierbar Große Teilabläufe können sehr effizient sein Harmonisierung mit Ausnahmen möglich C Prozesse Individualprozesse einzelner Einheiten Automatisierbarkeit sehr verschieden Kostenintensiv! Zeitintensiv Keine Harmonisierung möglich, aber Gründe dafür müssen präzise definiert sein! D Prozesse Individualprozess für jede Einheit Automatisierung sehr verschieden Kostenintensiv Zeitintensiv Im Projekt: Zuordnung zu A, B, C erforderlich! CSC Ploenzke AG 17

18 Warum Impact Assessment? Menschen reagieren auf Veränderung mit verschiedenen Verhaltensmustern Ablehnung Commitment Verärgerung Agitation Nachforschungen Verzweiflung Source: adapted from Kübler-Ross (1969) Project Life-Cycle diese gilt es zu akzeptieren und zu identifizieren, sobald sie entstehen. CSC Ploenzke AG

19 Rollen im Change Prozess Sponsors Advocates Agents Targets Sponsorship - 8 CSC Ploenzke AG

20 Any Questions? CSC Ploenzke AG 20

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