Erhebung zum Ressourcenbedarf für kaufmännische Buchführung und Steuerwesen

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1 Erhebung zum Ressourcenbedarf für kaufmännische Buchführung und Steuerwesen Vorstellung der Ergebnisse Dr. Harald Gilch Ilka Sehl l Kirsten König 1

2 Agenda Begrüßung und Vorstellung Projektauftrag, -struktur und -zeitplan Ergebnisse Diskussion 2

3 Projektteam Ilka Sehl Kirsten König Stefanie Hoffmann Harald Gilch 3

4 Agenda Begrüßung und Vorstellung Projektauftrag, -struktur und -zeitplan Ergebnisse Diskussion 4

5 Projektauftrag Gemeinsames Projekt mit dem Arbeitskreis Hochschulrechnungswesen und Steuern der deutschen Universitätskanzler/-innen mit dem Ziel: Ermittlung des Ressourcenbedarfs bei der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens Schaffen einer validen Grundlage, um bei den Ministerien gegebenenfalls entsprechende Stellenbedarfe zu begründen Herstellen einer Referenzsituation, an der sich die Hochschulen zukünftig hinsichtlich ihres Personalbedarfs orientieren können 5

6 Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Projektstruktur Auftakt Konzeption Erhebungsbögen Versand Erhebungsbögen Rücklauf Fragebögen Auswertung Fragebögen Interviews Erstellen Abschlussbericht Ergebnispräsentation Arbeitskreis Tagung Finanzmanagement 6

7 Erhebungsverfahren Zweistufiges Erhebungsverfahren 1) Schriftliche Erhebung mittels Fragebogen 2) Leitfadengestützte Interviews an ausgewählten Hochschulen 7

8 Erhebung quantitativ 10 Frageblöcke Allgemeiner Teil Rahmenbedingungen Stand des Umstellungsprozesses Personalaufwand in VZÄ Indikatoren des letzten Geschäftsjahres Personalqualifikationen und veränderungen Organisation der kaufmännischen Buchführung und des Steuerwesens Aufwand für externe Leitungen Information & Kommunikation Erfahrungen mit der kaufmännischen Buchführung 8

9 3 Themenblöcke Auswahlkriterien: Erhebung qualitativ Kaufmännische Buchführung eingeführt/in Umstellung Hochschulgröße Auffälligkeiten im Fragebogen Verschiedene Bundesländer Verschiedene Softwareanbieter Verschiedene Hochschularten 9

10 Agenda Begrüßung und Vorstellung Projektauftrag, -struktur und -zeitplan Ergebnisse Diskussion 10

11 Ergebnisse 1. Allgemeine Ergebnisse 2. Quantitative Ergebnisse 3. Qualitative Ergebnisse 11

12 Ergebnisse allgemein: Beteiligung je Hochschulart n = 263 Fragebögen Universitäten 50 keine Antwort 169 (64%) Rücklauf 94 (36%) Fachhochschulen 34 Kunst-/Musikhochschulen 10 12

13 Bayern Baden-Württemberg Berlin Brandenburg Bremen Niedersachsen NRW Hessen Rheinland-Pfalz Hamburg Sachsen Thüringen Sachsen-Anhalt Schleswig-Holstein Mecklenburg- Vorpommern Saarland Ergebnisse allgemein: Stand der Einführung Hochschulen gesamt teilnehmende Hochschulen umgestellt Auswertbare Fälle: 94 13

14 Ergebnisse allgemein: Stand der Einführung Kaufmännisches Rechnungswesen bereits flächendeckend eingeführt Landesvorgabe zur Einführung liegt im Sinne einer Kann-Vorschrift vor, Umstellungsprozesse haben begonnen. Beschlusslage für Hochschulen lässt kaufmännisches Rechnungswesen zu, vereinzelt Umstellungen Bisher keine Beschlusslage des Landes zur Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens Quelle in Anlehnung an Jörg Benthien, HIS 14

15 Anzahl Hochschulen Ergebnisse allgemein: Stand der Einführung Zeitachse Stand der Einführung: -3: kamerale Buchführung, -1/O: kurz vor und während der Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen, >1: Anzahl der Jahre seit Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen Stand der Umstellung Auswertbare Fälle: 94 15

16 Anzahl Hochschulen Ergebnisse allgemein: Stand der Einführung Zuwachs Gesamt Vorjahr Auswertbare Fälle: 30 16

17 Ergebnisse allgemein: Interpretationsgrundlage Beteiligung von 94 Hochschulen (35,74 %), davon 30 Hochschulen, die umgestellt haben und 22 Hochschulen, die sich derzeit im Umstellungsprozess befinden Vergleich nur zwischen den Hochschulen Keine Zeitverlaufsaussagen in den Hochschulen möglich Repräsentation (qualitative Erhebung) 18

18 Ergebnisse 1. Allgemeine Ergebnisse 2. Quantitative Ergebnisse 3. Qualitative Ergebnisse 19

19 Ergebnisse quantitativ Gibt es eine Veränderung des Ressourcenbedarfs bei der Einführung des kaufmännischen Rechungswesens? Personalbedarfsbetrachtung allgemein Personalbedarfbetrachtung für ausgewählte Aufgabenbereiche Personalveränderung 20

20 Anzahl VZÄ zentral Ergebnisse quantitativ: IST-Bedarfsbetrachtung VZÄ zentral für Haushaltswesen gesamt je Hochschulart (absolut und relativ) Universität relativ Fachhochschule relativ Kunst-/Musikhochschule relativ Universität absolut Fachhochschule absolut Kunst-/Musikhochschule absolut Haushaltsvolumen (Euro) Auswertbare Fälle: 81 21

21 VZÄ je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen Ergebnisse quantitativ: Bedarfsbetrachtung VZÄ zentral je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen nach Buchungssystem (relativ) 20,00 VZÄ zentral je 10 Mio. bei Kameralistik 18,00 16,00 VZÄ zentral je 10 Mio. bei Umstellung 14,00 VZÄ zentral je 10 Mio. bei Doppik 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0, Haushaltsvolumen Auswertbare Fälle: 81 22

22 VZÄ je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen Ergebnisse quantitativ: Ist-Bedarf VZÄ zentral (gesamt) je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen je Umstellungsstand 10,00 9,00 8,00 7,00 Zeitachse Stand der Einführung: -3: kamerale Buchführung, -1/O: kurz vor und während der Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen, >1: Anzahl der Jahre seit Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, Stand der Einführung Auswertbare Fälle: 81 Kameralistik Umstellung Fibu seit x Jahren 23

23 VZÄ je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen > 25 Mio. Euro 7,00 Ergebnisse quantitativ: Bedarf VZÄ zentral je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen je Umstellungsstand (Hochschulen >25 Mio. Euro Haushaltsvolumen) 6,00 5,00 Zeitachse Stand der Einführung: -3: kamerale Buchführung, -1/O: kurz vor und während der Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen, >1: Anzahl der Jahre seit Umstellung auf kaufmännisches Rechnungswesen 4,00 3,00 2,00 1,00 0, Kameralistik Umstellung Fibu seit x Jahren Stand der Einführung Auswertbare Fälle: 56 24

24 VZÄ je 10 Mio Haushaltsvolumen Rechnungsbearbeitung je 10 Mio Haushaltsvolumen 10,00 VZÄ 3,00 VZÄ 8,00 VZÄ 6,00 VZÄ 2,00 VZÄ 4,00 VZÄ 1,00 VZÄ 2,00 VZÄ 0,00 VZÄ Drittmittelverwaltung je 10 Mio verausgabte Drittmittel 0,00 VZÄ Haushaltsplanung,-durchführungund -abrechnung je 10 Mio Haushaltsvolumen 50,00 VZÄ 45,00 VZÄ 40,00 VZÄ 35,00 VZÄ 30,00 VZÄ 25,00 VZÄ 20,00 VZÄ 15,00 VZÄ 10,00 VZÄ 5,00 VZÄ 0,00 VZÄ ,00 VZÄ 3,50 VZÄ 3,00 VZÄ 2,50 VZÄ 2,00 VZÄ 1,50 VZÄ 1,00 VZÄ 0,50 VZÄ 0,00 VZÄ Auswertbare Fälle: je 81 25

25 VZÄ je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen Ergebnisse quantitativ: Bedarfsbetrachtung VZÄ (relative Werte Median) 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 vorher nachher vorher nachher 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 VZÄ zentral VZÄ gesamt vorher 3,26 VZÄ 3,69 VZÄ nachher 2,94 VZÄ 3,45 VZÄ Auswertbare Fälle 79 26

26 VZÄ je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen Ergebnisse quantitativ: Bedarf VZÄ zentral je 10 Mio. Euro Haushaltsvolumen relativ nach Softwaretyp 32,00 30,00 28,00 26,00 24,00 HIS relativ MACH relativ SAP relativ Andere relativ offen relativ 22,00 20,00 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0, Haushaltsvolumen ( ) Auswertbare Fälle: 66 27

27 Ergebnisse quantitativ: Personalveränderung Hierbei wurde folgende Aspekte untersucht Kaufmännische Vorkenntnisse der Mitarbeiter Personalveränderungen Abhängigkeit der Veränderungen im Personalbereich von Vorkenntnissen Neue Einsatzgebiete Höherstufung im Stellenplan Bereiche von Schulungen 28

28 Ergebnisse quantitativ: Personalveränderung in Abhängigkeit der Vorkenntnisse 0,7 0,6 0,5 bei keinen Vorkenntnissen bei Vorkenntnissen 0,4 0,3 0,2 0,1 0,0 Neueinstellung je 10 Mio Haushalt Umbesetzung je 10 Mio Haushalt Auswertbare Fälle: 46 29

29 Ergebnisse quantitativ: Aufgabenbereiche des neu eingestellten bzw. umbesetzten Personals Für welche Aufgaben wurde das Personal neu eingestellt bzw. intern umbesetzt? Bilanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Steuerangelegenheiten Sonstige Auswertbare Fälle: 46 31

30 Ergebnisse quantitativ: Fazit Aus den erhobenen Daten lässt sich langfristig kein erhöhter Personalbedarf ableiten. Der Personalbedarf bleibt konstant, verringert sich eventuell (Gründe sehr heterogen) Ein Bilanzbuchhalter wird in der Regel benötigt. Während der Umstellungsphase kommt es bei der Rechnungsbearbeitung zu erhöhtem Aufwand Grund: Mitarbeiter müssen sich an die Neuerungen gewöhnen. Nach der Umstellung pendelt sich der Aufwand für die Rechnungsbearbeitung wieder auf dem kameralen Niveau ein. Langfristig Tendenz zu etwas weniger Aufwand. 32

31 Ergebnisse quantitativ: anfallende externe Kosten im Zuge der Umstellung 19% 25% 12% 18% 26% Schulungen IT/Software Beratung Konzeption Beratung Organisation Bilanzerstellung Auswertbare Fälle: Fälle

32 Ergebnisse quantitativ: Kostenspanne für anfallende externe Kosten während der Umstellung Schulungen IT/Software Beratung Konzeption Beratung Organisation Bilanzerstellung minimal median maximal Auswertbare Fälle: 22 34

33 Ergebnisse quantitativ: laufende externe Kosten Jahresabschluss IT Beratung durch Anbieter minimal median maximal Auswertbare Fälle 25 35

34 Ergebnisse qualitativ: Vorteile kaufmännisches Rechnungswesen Überwachung & Steuerung 3% 1% 6% 4% 3% 8% 23% Transparenz EDV-Unterstützung Berichtswesen Vergleichbarkeit Kreditfähigkeit EU-Abrechnungen kaufm. Denken steuerliche Behandlung Sonstiges 15% 1% 36% Auswertbare Fälle: 42 36

35 Ergebnisse qualitativ: Problembereiche bei Einführung kaufmännisches Rechnungswesen 3% 15% 5% 5% 28% Personal Bilanzerstellung/AV Software Rahmenbedingungen Steuern Sonstiges überall keine 22% 5% 17% Auswertbare Fälle: 30 37

36 Ergebnisse 1. Allgemeine Ergebnisse 2. Quantitative Ergebnisse 3. Qualitative Ergebnisse 38

37 Ergebnisse qualitativ: Auswahl Gesprächspartner Kriterien Kaufmännische Buchführung eingeführt/in Umstellung Verschiedene Bundesländer Verschiedene Softwareanbieter Verschiedene Hochschularten Auffälligkeiten im Fragebogen 39

38 Ergebnisse qualitativ: Rahmenbedingungen in den Hochschulen Insgesamt heterogene interne Strukturen / Voraussetzungen Unterschiedliche Landesvorgaben Unterschiedliche Erfahrungen in Bezug auf den Ressourcenbedarf bei Einführung der kaufmännischen Buchführung Unterschiedliche Qualifikationen innerhalb der Hochschule Unterschiedliche Prozesse (z.b. Rechnungsbearbeitung, Inventarisierung) Unterschiedlich intensive Softwarenutzungen 41

39 Einflussfaktoren zur erfolgreichen Einführung der kaufmännischen Buchführung: - Bewährtes beibehalten (dezentrale oder zentrale Organisation) - Enge, frühzeitige Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer - Grad der Automatisierung / Prozesse - Externe oder interne Unterstützungsleistungen (z.b. Dienstleistungszentren) - Personal: Fokus auf Qualifikation legen - Kommunikationsstrategie (Ruhe und Sicherheit) - Prioritäten setzten (Bewältigungsstrategie) Ergebnisse qualitativ 42

40 Agenda Begrüßung und Vorstellung Projektauftrag, -struktur und -zeitplan Ergebnisse Diskussion 43

41 Erkenntnisse für die Hochschulen Mindestanzahl VZÄ zentral unabhängig von Hochschulgröße und Art des Rechnungswesens Zusätzliche Aufgaben im Zuge der Einführung des kfm. Rechnungswesens sind da Personalbedarf: Bilanzbuchhalter, Anlagenbuchhalter, Steuerexperte Erhöhter Personalaufwand in der Umstellungsphase abhängig von Qualifikationen innerhalb der Hochschule, Organisation der Prozesse, Intensität der Softwarenutzung i.s. von Automatisierungen langfristig kein zusätzlicher quantitativer Personalbedarf, aber qualitative Nachjustierung notwendig Ca. fünf Jahre nach der Eröffnungsbilanzerstellung ist deutliche Routine erkennbar 44

42 Erkenntnisse für die Hochschulen Grundlegende Organisationsstruktur vor Umstellung auch nach Umstellung beibehalten (zentral oder dezentral) Enge, frühzeitige Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer Mitarbeiterqualifikation entscheidend für Bewältigung der Umstellung Kommunikation über anstehende Veränderungen unter Einbeziehen aller Betroffenen 45

43 Zentrale Mythen Erkenntnisse für die Hochschulen Umstellung auf kfm. Rechnungswesen zieht Zentralisierung der Aufgaben nach sich Umstellung auf kfm. Rechnungswesen zieht einen deutlich höheren Personalbedarf nach sich Kein Beleg Nicht bestätigt Personalbedarf hängt von der eingesetzten Software ab Nicht bestätigt Umstellung auf kfm. Rechnungswesen zieht hochschulweite aufbau- und ablauf-organisatorische Umstrukturierungen nach sich Umstellung auf kfm. Rechnungswesen hat erhöhten Krankenstand der Mitarbeitern zur Folge Nicht bestätigt Kein Beleg 46

44 Diskussion Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ansprechpartner/-innen Ilka Sehl Kirsten König Dr. Harald Gilch Telefon Mobil HIS Hochschul-Informations-System GmbH Goseriede 9 D Hannover 47

45 48

46 Ressourcenbedarf Ergebnisse quantitativ Ändert sich der Personalbedarf bei Umstellung auf die kaufmännische Buchführung? Personalbedarfskennzahlen Personalveränderungen Untenstehende Legende gilt für die Einteilung der x-achse, wenn nicht angegeben sind - 5 keine Angabe - 3 Kamerale Buchung - 1 Doppik in Vorbereitung 0 Doppik in Vorbereitung, Erstinventur durchgeführt 1 Doppik seit 2009 >1 Doppik seit x Jahren 50

47 Personalbedarfskennzahlen Ergebnisse quantitativ Haushaltsvolumen je VZÄ Zusammenfassung VZÄ je 10 Mio Haushaltsvolumen Mittelwert Zusammenfassung VZÄ je 10 Mio für > 25 Mio Vergleich verschiedener Kennzahlen Relativer VZÄbedarf Hochschulart/ Einführungsstand /Anwendersoftware Relativer VZÄbedarf Median 51

48 Buchungen Ergebnisse quantitativ Buchungen Vergleich relativ und absolut Anteil der automatischen Buchungen / Zusammenfassung Anteil der Rechnungen, die auf mehrere Konten gebucht werden Rechnungsbearbeitung je Buchungen ohne automatische Buchungen / Vergleich Vergleich Zusammenfassung Kassensystem 63

49 Ergebnisse quantitativ Rechnungsbearbeitung 8,00 VZÄ 7,00 VZÄ 6,00 VZÄ 5,00 VZÄ 4,00 VZÄ 3,00 VZÄ 2,00 VZÄ 1,00 VZÄ 0,00 VZÄ keine Vorbereitung in Vorbereitung zwischen 1 und 5 Jahren ab 6 Jahren Rechnungsbearbeitung ohne automatische Buchungen 9,00 VZÄ 8,00 VZÄ 7,00 VZÄ 6,00 VZÄ 5,00 VZÄ 4,00 VZÄ 3,00 VZÄ 2,00 VZÄ 1,00 VZÄ 0,00 VZÄ keine Vorbereitung in Vorbereitung zwischen 1 und 5 Jahren ab 6 Jahren Auswertbare Fälle 79/68 66

50 Ergebnisse quantitativ laufende externe Kosten minimal median maximal Jahresabschluss IT Beratung durch Anbieter Bereich JA: zwischen 2000 (11Mio Haushalt) und (335 Mio Haushalt) Bereich IT: zwischen 2000 (23,5Mio) und ( 158Mio) Bereich Beratung: zwischen 2000 (23,5Mio) und (200Mio) 71

51 Ergebnisse quantitativ Zusätzliche Kosten für Steuerangelegenheiten Nahezu alle Hochschulen gaben als Ursache für zusätzliche Kosten in Bezug auf Steuerangelegenheiten die Notwendigkeit der Beratungsleistung an 9 Hochschulen investieren zusätzlich noch Mittel in die Fort-/Weiterbildung für diesen Bereich, 1 Hochschule in die kaufmännische Buchführung von BgAs Bezogen auf das Geldvolumen liegt auch hier der Kostenschwerpunkt für die Hochschulen im Bereich Beratung 72

52 Kosten durch externe Leistungen Ergebnisse quantitativ zusätzliche Kosten für Steuerangelegenheiten Nennung 23% 3% Beratung Fort-/Weiterbildung 74% kaufmännische Buchführung BgA Auswertbare Fälle 30 73

53 Zusätzliche Aufwendungen für Steuerangelegenheiten zusätzliche Aufwendungen für Steuerangelegenheiten Ergebnisse quantitativ minimal Median maximal Beratung Fort-/Weiterbildung 74

54 Softwarenutzung Ergebnisse allgemein genutzte Software an den Hochschulen: HIS (24), SAP (22), MACH (6), sonstige (4) noch unentschieden: 10 Hochschulen Vor Einführung des kfm. Rechnungswesens überwiegend Nutzung von HIS FSV/MBS Im jüngeren Umstellungsprozess vorwiegend Nutzung von HIS FIBU Im fortgeschrittenen Umstellungsprozess überwiegend Nutzung von SAP 75

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