Inhaltsverzeichnis. 1 Vorbemerkungen 2 Rechtsgrundlagen 2.1 Allgemeines

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1 1 Vorbemerkungen 2 Rechtsgrundlagen 2.1 Allgemeines Inhaltsverzeichnis 2.2 Kamerale Rechtsgrundlagen 2.3 Rechtsgrundlagen, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften im Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen 2.4 Stand der Doppik -Reform im Neuen Kommunalen Haushaltsund Rechnungswesen in den einzelnen Bundesländern 3 Organisation und Aufgaben der Gemeindekasse 3.1 Die Gemeinde als Einheitskasse 3.2 Organisation der Gemeindekasse Organisationsstatus der Gemeindekasse Bestellung eines Kassenverwalters Einrichtung der Gemeindekasse Zahlstellen Allgemeines Zuständigkeit für die Einrichtung von Zahlstellen Aufgaben der Zahlstellen Abrechnung mit der Gemeindekasse Handvorschüsse und Einnahmekassen Handvorschüsse Einnahmekassen Sonderkassen Besondere Vorschriften für Sonderkassen Sonderregelungen für Krankenhäuser Kassenaufsicht 3.3 Aufgaben der Gemeindekasse Allgemeines Eigene Kassengeschäfte Handb. KRW 17. Erg, Dezember

2 4 Geschäftsgang Fremde Kassengeschäfte Allgemeines Annahme der Einnahmen und Leistung der Ausgaben Annahme von Einnahmen Leistung der Ausgaben Verwaltung der Kassenmittel Verwaltung von Wertgegenständen Wertgegenstände Ein- und Auslieferung von Wertgegenständen Überwachung Aufbewahrungsort Behandlung der Wertpapiere Übernahme sonstiger Aufgaben durch die Gemeindekasse Allgemeines Stundung von Hauptforderungen Vollzug der Mitteilungsverordnung Zwangsweise Einziehung und Festsetzung von Nebenforderungen Mahnung, Beitreibung, Einleitung der Zwangsvollstreckung Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Mahngebühren und Nebenforderungen Kleinbeträge Buchführung einschließlich der Belegsammlung Jahresabschluss Besorgung der Kassengeschäfte durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung Arbeitsgebiete der Kommunalkasse 4.1 Allgemeines 2

3 4.2 Dienstanweisung für die Gemeindekasse 4.3 Einrichtung der Gemeindekasse Besonderheit des Posteingangs an die Gemeindekasse 4.4 Eröffnung von Konten bei Kreditinstituten zur Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs durch die Kommunalkasse 4.5 Räumliche, sachliche und personelle Ausstattung, Kassensicherheit 4.6 Wirtschaftliche Erledigung 4.7 Einheitliche Sicherheitsanforderungen an kommunale Kassen, auch Zahlstellen 4.8 Sicherheit gegen Diebstahl 4.9 Sicherheit beim Einsatz der Technik 4.10 Datenschutz in der Kommunalkasse Allgemeines Personelle Voraussetzungen Räumliche Voraussetzungen Hardware Software Rechtsgrundlagen Einsatz und Freigabe von Programmen Programmdokumentation Schutz von Programmen und Daten Abgestufte Rechteverwaltung Passwortschutz Regelungen einer Dienstanweisung Aussonderung und Vernichtung von Unterlagen Gesetzliche Grundlagen Löschung von Daten und Vernichtung von Informationsträgern Technisch organisatorische Maßnahmen Handb. KRW 17. Erg, Dezember

4 5 Bewirtschaftung und Trennungsgrundsatz 5.1 Trennungsgrundsatz 5.2 Bewirtschaftung des Haushaltsplanes durch das Anordnungswesen Allgemeines Wirkungen der Kassenanordnung und Anordnungsbefugnis Übertragung der Anordnungsbefugnis auf Nichtbeschäftigte der Gemeindeverwaltung 5.3 Anordnungszwang und Ausnahmen Anordnungszwang Ausnahmen vom Anordnungszwang 5.4 Arten, Formen und Inhalt der Kassenanordnungen Arten der Kassenanordnungen Formen der Kassenanordnungen Inhalt von Kassenanordnungen Die sachliche und rechnerische Richtigkeitsbescheinigung Besonderheiten der sachlichen und rechnerischen Richtigkeitsbescheinigung Teilbescheinigungen Verfahren bei Verhinderung des Feststellers Änderung von Endbeträgen 5.5 Muster einer Dienstanweisung für das Anordnungswesen 5.6 Anordnung und Ausführung im automatisierten Verfahren Allgemeines Sicherheitsmaßnahmen Prüfung der Programme Freigabe der Programme Dokumentation Datenermittlung, Datenerfassung 4

5 Unbefugter Eingriff Aufbewahrungsfristen Sachliche und rechnerische Richtigkeit Kassenanordnungen Auszahlungsnachweise Dienstanweisung 6 Dienstanweisung für die Gemeindekasse 6.1 Allgemeines 6.2 Musterdienstanweisung 7 (derzeit unbesetzt) 8 (derzeit unbesetzt) 9 (derzeit unbesetzt) 10 Zahlungsverkehr 10.1 Allgemeines Arten der Zahlung Bindung an Kassenräume und Personal Art der Auszahlung Zeitpunkt der Auszahlung 10.2 Zahlungsmittel Begriff Bargeld Schecks Rechtsgrundlagen Begriff, Entstehung und Arten des Schecks Scheck als Zahlungsmittel Widerruf, Sperre und Missbrauch von Schecks Scheckeinlösung Nichteinlösung von Schecks Gefälschte oder abhanden gekommene Schecks Handb. KRW 17. Erg, Dezember

6 Geldkarte Kreditkarte Debitkarte Kreditkarten in der Kommunalverwaltung 10.3 Abwicklung des Zahlungsverkehrs Barer Zahlungsverkehr Sicherheitsmerkmale der Euro-Banknoten und -Münzen Allgemeines Das Erscheinungsbild der Euro-Banknoten Die wichtigsten sonstigen Merkmale der Euro- Banknoten Grundlegende Elemente der Echtheitsprüfung Barer Zahlungsverkehr mit fremden Geldsorten Quittungsleistung bei Bareinzahlungen Zahlungsnachweis bei Barauszahlungen Unbarer Zahlungsverkehr Allgemeines SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr für Europa Überweisungsverkehr SEPA-Überweisung Beleggebundenes Überweisungsverfahren Beleglose Überweisungen Auslandsüberweisungen Laufzeit und Haftung Meldepflicht und Meldefreigrenzen im Auslandszahlungsverkehr Haftungsregelungen Grundlagen des Lastschriftverkehrs Wesen 6

7 Bedeutung Durchführung des Lastschriftverkehrs Einzugsermächtigungsverfahren Rückgabe von Lastschriften Lastschriftverkehr in der Gemeindekasse Rechtliche Grundlagen für den Lastschriftverkehr Lastschriftverkehr als Schuldner Lastschriftverkehr als Gläubiger SEPA-Lastschriftverfahren Verrechnungen Allgemeines Die Aufrechnung im Steuerverfahren Die Aufrechnung im Bußgeldverfahren 10.4 Technikeinsatz im Zahlungsverkehr Allgemeines Onlinebanking Organisatorischen Voraussetzungen Das PIN-TAN-Verfahren Das HBCI-Verfahren Banking mit EBICS Neue Zahlungsverfahren im öffentlichen Bereich Überblick Voraussetzungen für den Einsatz des elektronischen Zahlungsverkehrs Wie funktioniert der elektronische Zahlungsverkehr? Technische Integration des elektronischen Zahlungsverkehrs Weitere Funktionalitäten Vorzüge des elektronischen Zahlungsverkehrs durch die Basiskomponente Zahlungsverkehr Handb. KRW 17. Erg, Dezember

8 Beispielhafter Ablauf einer Bestellung in einem Webshop Sicherheit des elektronischen Zahlungsverkehrs Einsatzmöglichkeiten und Nutzen Fazit 11 Mahnung und Beitreibung 11.1 Unterschied zwischen privatrechtlichen und öffentlichrechtlichen Forderungen Die Mahnung Säumniszuschlag Rechtsgrundlagen Berechnung der Säumniszuschläge ( 240 AO) Änderung der Bemessungsgrundlage Fristberechnung Mehrmonatige Säumnis Erlass von Säumniszuschlägen Säumniszuschlag bei einer vereinbarten Ratenzahlung Säumniszuschlag bei Niederschlagungsfällen Die Reihenfolge der Schuldentilgung Die freiwillige Leistung Die erzwungene Leistung Die Anrechnung einer Leistung auf mehrere Forderungen Die Anrechnung von Zahlungen im OWiG-Verfahren Die Zahlung des Schuldners im Steuerverfahren Die Aufrechnung von Forderungen Die Quittungserteilung durch den Vollziehungsbeamten 11.2 Bewirtschaftung von Forderungen Verfahren bei Stundung Verfahren bei Niederschlagung 8

9 11.3 Erlöschen von Schuldverhältnissen Verjährungsfristen öffentlich-rechtlicher Ansprüche Festsetzungsverjährung Zahlungsverjährung Unterbrechung der Verjährung Hemmung der Verjährung Verjährung privatrechtlicher Forderungen Beginn der Verjährung Hemmung der Verjährung Neubeginn der Verjährung 11.4 Abwicklung der Ausgaben Zeitpunkt der Auszahlung Art der Auszahlung 12 (zurzeit nicht besetzt) 13 (zurzeit nicht besetzt) 14 Zinsmanagement und Finanzierungsstrategien 14.1 Allgemeines Der Zinscap Der Zinsswap Der Doppelswap 15 Verwaltung der Kassenmittel 15.1 Allgemeines 15.2 Kassenmittel 15.3 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln Aufbewahrung von Barmitteln und Schecks Beförderung von Zahlungsmitteln 15.4 Kassenwirtschaftsplanung 15.5 Bewirtschaftung der Kassenmittel Allgemeines Handb. KRW 17. Erg, Dezember

10 Geldanlagen Allgemeines Zinsbildung auf dem nationalen Geldmarkt Allgemeines zu Termingeldanlagen Geldanlagen bei Gemeinden Risikobegrenzung bei Geldanlagen (Einlagensicherung) Die Sicherungsfonds der Sparkassenorganisation Sicherungsreserve der Landesbanken-Girozentralen Sicherungseinrichtung der Kreditgenossenschaften Der Einlagensicherungsfonds des privaten Bankgewerbes Einlagensicherungs- und Anlegerentschädigungsgesetz Mögliche Formen der Geldanlage Der Kassenkredit Kassenkredite als Festbetragskassenkredit Festbetragskassenkredite von Bankinstituten Kassenkredite vom internationalen Finanzmarkt Kassenkredit durch Überziehen des Girokontos (Kontokorrent) Buchmäßige Behandlung der Kassenkredite 20 Kamerale Buchführung in der Gemeindekasse 20.1 Zweck der Buchführung 20.2 Grundsätze für die Buchführung 20.3 Sicherung der Bücher 20.4 Kassenbücher 20.5 Arten der Bücher Bücher für die zeitlichen Buchungen Bücher für die sachlichen Buchungen Bücher für die Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs 10

11 20.6 Zeitliche und sachliche Buchung Zeitliche Buchung Sachliche Buchung Weitere Buchungen bei der Abwicklung und Überwachung des Zahlungsverkehrs 20.7 Einrichtung der Bücher Einrichtung der Zeit- und Sachbücher Einrichtung der übrigen Bücher 20.8 Das Zeitbuch Mindestinhalt des Zeitbuches Vorbücher zum Zeitbuch Zusammenfassung von Buchungen im Zeitbuch Buchung fremder Kassengeschäfte im Zeitbuch 20.9 Das Sachbuch Sinn und Zweck der Sachbuchführung Gliederung des Sachbuchs Mindestinhalt des Sachbuches Vorbücher zum Sachbuch Sachbuch für den Verwaltungs- und Vermögenshaushalt Sachbuch für Verwahrgelder, Vorschüsse u. a. haushaltsfremde Vorgänge Weitere Bücher Kontogegenbuch Tagesabschlussbuch Führung weiterer Bücher Buchungsvorgänge Buchungstag Einzahlungen Auszahlungen Handb. KRW 17. Erg, Dezember

12 Verrechnungen Buchungen im Sachbuch Belegzwang Belege Prüfung der Belege Prüfung durch die Gemeindekasse Verhalten bei festgestellten Mängeln Ordnung und Kennzeichnung der Belege Ordnung der Belege Buchungen im Zeitbuch Mindestinhalt der Buchungen im Zeitbuch Buchungen im Sachbuch Sollstellungen Einnahmesollstellung bei Einzelanordnungen Ausgabesollstellung bei Einzelanordnungen Sollstellung bei Allgemeiner Zahlungsanordnung Sollstellung bei Jahresanordnungen Sollstellungen im Verwahr- und Vorschussbuch Buchung der Reste Absetzungen Absetzungen bei den Einnahmen Absetzung zweckgebundener Einnahmen Absetzungen bei den Ausgaben Tagesabschluss Allgemeines Ermittlung des Kassenistbestandes Ermittlung des Kassensollbestandes Schwebeposten Kassenfehlbetrag, Kassenüberschuss Allgemeines 12

13 Kassenfehlbetrag Kassenüberschuss Jahresrechnung Allgemeines Kassenmäßiger Abschluss Haushaltsrechnung Abschluss der Bücher Behandlung der Haushaltsreste Kassenreste und ihre Bereinigung Der Umgang mit roten Kassenresten im Jahresabschluss Aufbewahrung der Bücher 21 Bücher für die Einnahmen und Ausgaben 22 Buchungsvorgänge 23 Abschluss der Bücher 24 Rechnungslegung 25 Prüfungswesen 25.1 Allgemeines 25.2 Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes 25.3 Rechtsstellung des Rechnungsprüfungsamtes 25.4 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes 25.5 Prüfung der Jahresrechnung Inhalt der Prüfung der Jahresrechnung 25.6 Prüfungsarten Örtliche Prüfungen Die unvermutete Kassenbestandsaufnahme Die unvermutete Kassenprüfung Überwachung der Kasse Sonstige Prüfungen Handb. KRW 17. Erg, Dezember

14 Prüfung bei der Neubesetzung der Stelle des Kassenverwalters Berichte über die örtlichen Prüfungen Überörtliche Prüfungen 25.7 Muster für Niederschriften 25.8 Die Prüfung von Programmen Allgemeines Unterschiede der Prüfungsarten Programmtestate des Softwareherstellers (Zertifizierung) Die fachliche Freigabe von Programmteilen Die Prüfung des Gesamtverfahrens (HKR- oder Finanzsoftware) Prüfungspflicht Sicherheitsrelevante Anforderungen Örtliche Regelungen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) IDW-Prüfungsstandard Die Anwendungsfreigabe Wiederholung der Prüfung Versionswechsel oder Releasewechsel Hotfixes, Patches oder Servicepacks Programmergänzungen/-erweiterungen Prüfungsumfang Gesamtkonzept Fachliche Freigabe (der Zahlungsabwicklung/ Gemeindekasse) Durchführung der Prüfung Mustergeschäftsvorfälle und Testanforderungen Verfahrensfunktionstest 14

15 30 Einführung in die Grundlagen der kaufmännischen Buchführung 30.1 Allgemeines 30.2 Grundlagen der kaufmännischen Buchführung Inventur Inventar Vom Inventar zur Bilanz Inhalt einer Bilanz Der Buchungssatz Der Einfache Buchungssatz Zusammengesetzte Buchungssätze Bestandskonten Allgemeines und Grundlagen der Bilanzveränderung Auflösung der Bilanz in Konten Abschluss der Bestandskonten Vorgehensweise beim Buchen Erfolgskonten Unterkonten des Eigenkapitals Abschluss der Erfolgskonten Der schematisch dargestellte Ablauf der doppelten Buchführung Vorgehensweise der doppelten Buchführung in Arbeitsschritten Kontenrahmen, Kontenplan 30.3 Begriffe 31 Die Verwaltungsdoppik als Betriebssystem für ein modernes Haushaltswesen 31.1 Allgemeines Die Reform des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens 31.2 Das neue Haushaltswesen Handb. KRW 17. Erg, Dezember

16 Das Drei-Komponenten-System 31.3 Der Übergang von der Kameralistik zur Verwaltungsdoppik Allgemeines Einordnung der Finanzbuchhaltung in das betriebliche Rechnungswesen Entstehungsgründe der verschiedenen Buchführungssysteme Die bisherige Verwaltungsbuchführung (Kameralistik) Die kaufmännische Buchführung Ausgangspunkte für die Veränderungen im kommunalen Haushaltsrecht Die Organisation der traditionellen Buchhaltungssysteme Die Kameralistik Die kaufmännische doppelte Buchführung Der Übergang von der Kameralistik zur Verwaltungsdoppik Allgemeines Projektmanagement Organisatorische Maßnahmen Funktionale Maßnahmen Organisation der Prozesse Fehler in der Software Bearbeitungsprobleme Grundlagen für die Weiterentwicklung der kameralen zur doppischen Gemeindekasse Ausgangslage Kassenrechtliche Rahmenbedingungen Der Weg von der Kameralistik zur Doppik Organisationsvarianten Anforderungen an Personal und Qualifikation 16

17 31.4 Begriffe der Verwaltungsdoppik 32 Ziele und Elemente des neuen doppischen Haushalts 32.1 Die Haushaltssatzung 32.2 Kontenrahmen/-plan Haushaltsrechtliche Kontenbildung Finanzstatistische Kontenbildung Haushaltsrechtlicher und finanzstatistischer Kontenrahmen für Kommunen in NRW Muster des Kontenrahmens des Landes Niedersachsen 32.3 Ergebnisplan Muster des Ergebnisplanes von Nordrhein-Westfalen Inhalt und Positionen des Ergebnisplanes 32.4 Teilergebnisplan Inhalt des Teilergebnisplanes 32.5 Finanzplan Inhalt und Positionen des Finanzplanes Muster des Finanzplanes Nordrhein-Westfalen 32.6 Teilfinanzplan Inhalt und Positionen des Teilfinanzplanes 33 Das System der Buchführung 33.1 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Allgemeine Grundsätze (GoB) Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) Anwendungsbereich Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Buchung Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Dokumentation und Prüfbarkeit Handb. KRW 17. Erg, Dezember

18 Aufbewahrungsfristen Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen Verantwortlichkeit Weitere Regelungen 33.2 Die Buchführung im Einzelnen Inventar in der Verwaltungsdoppik Inventur in der Verwaltungsdoppik Inventurvereinfachungen Anlagevermögen Immaterielles Anlagevermögen Sachanlagen Finanzanlagen 34 Der neue kommunale Jahresabschluss 34.1 Einordnung des Jahresabschlusses in das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen 34.2 Bestandteile des neuen kommunalen Jahresabschlusses 34.3 Die Ergebnisrechnung 34.4 Die Finanzrechnung 34.5 Die Teilrechnungen Zielsetzung und Bestandteile der Teilrechnungen Die Teilergebnisrechnung Die Teilfinanzrechnung Ziele und Kennzahlen als Ergänzung der Teilrechnungen 34.6 Zusammenhang zwischen Schlussbilanzkonto und Schlussbilanz 34.7 Überblick über die kommunale Schlussbilanz Der grundsätzliche Aufbau Das Anlagevermögen Das Umlaufvermögen 18

19 Die Rückstellungen Die Verbindlichkeiten Die Sonderposten Die Rechnungsabgrenzungsposten Zeitliche Abgrenzung Transitorische Rechnungsabgrenzung Antizipative Rechnungsabgrenzung 34.8 Der Anhang Die grundsätzliche Funktion des Anhangs Der Anlagenspiegel Der Aufbau des Anlagenspiegels Anschaffungskosten Herstellungskosten Die Abschreibungen Die Ermittlung der Restbuchwerte Der Forderungsspiegel Der Verbindlichkeitenspiegel 34.9 Der Lagebericht 35 Die Eröffnungsbilanz 35.1 Grundlagen der Bilanzerstellung 35.2 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Nordrhein-Westfalen 35.3 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Niedersachsen 35.4 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Sachsen-Anhalt 35.5 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Brandenburg 35.6 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Sachsen 35.7 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Baden-Württemberg 35.8 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Mecklenburg-Vorpommern 35.9 Die kommunale Eröffnungsbilanz in Schleswig-Holstein 36 Forderungsbewertung Handb. KRW 17. Erg, Dezember

20 36.1 Allgemeines 36.2 Gliederung der Forderungen 36.3 Vorarbeiten für die Forderungsbewertung 36.4 Risikoklassen der Forderungen 36.5 Methoden der Forderungsbewertung 36.6 Bewertungsbeispiele für kommunale Forderungen in der Praxis 36.7 Besonderheiten in der Eröffnungsbilanz 37 Die Organisation der Finanzbuchhaltung 37.1 Vorschläge zur Organisation der Finanzbuchhaltung in der kommunalen Verwaltungsdoppik unter Einbeziehung der Gemeindekasse Vorschlag Vorschlag Realisierbarkeit der Vorschläge unter Anwendung der landesrechtlichen Bestimmungen 37.2 Der Belegfluss im Neuen Kommunalen Finanzwesen 38 Liquiditätsmanagement im kommunalen Rechnungswesen 38.1 Allgemeines 38.2 Datengewinnung Finanzplanung/-rechnung Berichtswesen Auftragsbuchhaltung Rechnungseingangsbuch Forderungseingangsbuch Erfahrung Ergebnis 38.3 Liquiditätsverbund Allgemeines Organisatorischer Aufbau Umfang der Buchhaltung und des Liquiditätsverbundes 20

21 Vorteile eines Liquiditätsmanagements Muster eines Geschäftsbesorgungsvertrages 40 Neue kommunale Rechnungsprüfung 40.1 Grundsätzliche Überlegungen zur neuen kommunalen Rechnungsprüfung 40.2 Prüfungsrelevante Veränderungen der kommunalen Zielsetzung 40.3 Die neuen Aufgabenfelder der kommunalen Rechnungsprüfung 40.4 Länderspezifische Regelungen der kommunalen Rechnungsprüfung Die kommunale Rechnungsprüfung in Niedersachsen Rechtliche Regelungen und Träger der Rechnungsprüfung Aufgaben der kommunalen Rechnungsprüfung Die Prüfung des kommunalen Jahresabschlusses Jahresabschlussprüfungen bei Eigenbetrieben Die Prüfung der Gemeindekasse bzw. der Zahlungsabwicklung Die Regelungen in Nordrhein-Westfalen Anlagen A Anlage 1 Anlage Rechtliche Regelungen und Träger der Rechnungsprüfung Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung Die Prüfung des kommunalen Jahresabschlusses Jahresabschlussprüfungen bei Eigenbetrieben Die Prüfung der Gemeindekasse bzw. der Zahlungsabwicklung Die überörtliche Prüfung Dienstanweisung für die Stadtkassen Dienstanweisung für die Zahlstellen Handb. KRW 17. Erg, Dezember