Kurzanleitung Online-Software UZ 301 Schulen für BeraterInnen

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1 Kurzanleitung Online-Software UZ 30 Schulen für BeraterInnen Die Software bietet folgende Vorteile Stand vom (Entwurf, Version.) Für alle Beteiligten mit und Passwort zugänglich Es können mehrere Personen gleichzeitig darin arbeiten (außer dasselbe Einzelkriterium) Bestimmte Daten werden für die Folgeprüfungen übernommen (ab 0) Inhalt Erste Schritte.... Passwort anfordern.... Eigene Daten richtig stellen... 7 Protokoll für eine Schule anlegen Bereits in der Software vorhandene Schule (Umweltzeichen-Schule) Neue Schule (noch ohne Umweltzeichen) Protokoll anlegen und bearbeiten Protokollliste... 4 Kennzahlen eingeben Überblick über Funktionen zur Navigation bei den Kriterien Kriterien bearbeiten Dokumente bearbeiten... 8 Marketing-Texte und Bilder Marketing-Texte bearbeiten Marketing-Bilder bearbeiten... 3

2 9 Protokoll zur Prüfung einreichen... 4 Erste Schritte. Passwort anfordern Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Sie noch nicht als BeraterIn mit der online-software gearbeitet haben. Wenn Sie bereits einen Zugang zur online-software besitzen, rufen Sie die Startseite von auf und loggen Sie sich unter Login als BeraterIn/PrüferIn mit Ihren Zugangsdaten ein. Danach können Sie direkt weiter zu Punkt. Eigene Daten richtig stellen gehen. Falls Sie noch nicht als BeraterIn mit der online-software gearbeitet haben, rufen Sie die Startseite von auf und klicken Sie auf Berater () (abgesehen von Einrichtung suchen und Berater sind die Schaltflächen in der Toolbar oben nicht relevant für Sie). Nun wählen Sie die Richtlinie aus, für die Sie beraten (), und suchen sich selbst aus der Liste (3) heraus. 3 Merken Sie sich die hier angeführte Adresse. Wenn Sie unter dieser hier angeführten Adresse Mails empfangen können, so können Sie sich selbst Zugang zur Software verschaffen.

3 Wenn die Mailadresse ganz falsch ist und Sie keine Mails auf diese Adresse empfangen können, wenden Sie sich bitte an den VKI 3

4 Klicken Sie nun auf Login als BeraterIn/PrüferIn. Klicken Sie dann auf Passwort vergessen : 4

5 Geben Sie dann Ihre Mailadresse an, unter der Sie als BeraterIn bereits auf der Webseite registriert sind und klicken Sie dann auf Passwort anfordern : Es erscheint dann: Sie sollten dann innerhalb kurzer Zeit eine bekommen haben. Falls nicht, prüfen Sie Ihren Spam-Folder und stellen Sie sicher, dass Sie die Mails, die auf die soeben eingegebene Adresse gesendet werden, auch abfragen. In diesem ist ein vorübergehend gültiges Passwort enthalten, mit dem Sie sich dann einloggen können. Gehen Sie dazu auf Login als BeraterIn/PrüferIn und geben Sie die Mailadresse sowie das zugesandte Passwort ein. Achten Sie auf exakte Schreibweise, ob es sich um Groß- und Kleinbuchstaben handelt ist von Relevanz. Schreiben Sie das Passwort genauso ab, wie es in der Mail geschrieben ist. Sie können auch mit Kopieren und Einfügen arbeiten (achten Sie dann darauf, dass Sie keine zusätzlichen Zeichen, wie Leerzeichen, Doppelpunkt oder dergl. im markieren und kopieren). Klicken Sie dann auf Anmelden : 5

6 Sie müssen nun ein neues Passwort wählen: Geben Sie dazu ein neues, von Ihnen frei gewähltes Passwort (eines das Sie sich gut merken können) x ein und klicken Sie auf Passwort ändern. Verwenden Sie keinesfalls das per E- Mail zugesandte Passwort nochmals. s sind nicht sicher. Beachten Sie, dass das Passwort aus mindestens 0 Zeichen bestehen muss und mindestens einen Großbuchstaben und einen Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten muss. Dies ist ein Sicherheitsmerkmal, um Missbrauch zu erschweren. Sämtliche Eingaben während und nach einem Login erfolgen verschlüsselt (erkennbar u.a. daran, dass die Adresse dann mit beginnt) und sind damit vor dem Zugriff durch Dritte geschützt. Danach erscheint eine Benachrichtigung, dass Ihr Passwort geändert wurde. Sie können sich dann ab diesem Zeitpunkt mit dem von Ihnen gewählten neuen Passwort jederzeit online einloggen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, so können Sie diesen Vorgang jederzeit wiederholen und so ein neues Passwort wählen. Rufen Sie nun erneut die Startseite von auf. Es erscheint diese Ansicht. Und über Minimieren/Menüführung anzeigen/zurück zur Vollansicht kommen Sie zur Vollansicht 6

7 . Eigene Daten richtig stellen Klicken Sie auf Meine Stammdaten verwalten Hier können Sie Ihre eigenen Stammdaten ergänzen und/oder richtig stellen: Vergessen Sie nicht, nach dem Ändern ganz unten auf Speichern zu klicken. 7

8 Die Änderungen erscheinen dann sofort in der öffentlich einsehbaren BeraterInnen-Liste auf. Sie können über die Funktion Meine Regionen die Bundesländer ankreuzen, in denen Sie als Berater tätig sind (Sie können selbst max. 3 Bundesländer angeben, bei mehr Beratungsgebieten muss das der VKI eintragen). Die Funktion Meine Spezialgebiete ist Vorrangig für jene BeraterInnen von Bedeutung, die auch im Tourismusbereich tätig sind. Bitte geben Sie unter Meine Regionen nur diejenigen Bundesländer an, in denen Sie tatsächlich aktiv tätig sind (bzw. idealerweise auch im jeweiligen Pool für die geförderten Beratungen gelistet sind). Es können maximal 3 Regionen ausgewählt werden. Sollten Sie in mehr als 3 Regionen aktiv sein, wenden Sie sich bitte an den VKI. 8

9 Protokoll für eine Schule anlegen Auch wenn Sie als BeraterIn derzeit noch keine Protokolle sehen, sind die Daten der zertifizierten Schulen bereits im System gespeichert. In die Online-Software können sich auch die Schulen selbst einloggen. Daher sind schon viele Schulen und Protokolle im System vorhanden. Es sollte darauf geachtet werden, dass vorhandene Daten auch genutzt werden. D.h. dass keine neuen Schulen angelegt werden, die schon im System vorhanden sind. Wir müssen daher zwischen bereits mit dem Österreichischen Umweltzeichen zertifizierten Schule und neuer Schule unterscheiden.. Bereits in der Software vorhandene Schule (Umweltzeichen-Schule) Fordern Sie die Schule auf, sich einzuloggen und ein neues Protokoll durch Duplizieren anzulegen (ab den Folgeprüfungen ab ca. 0 werden die Prüfprotokolle der vorigen Prüfung dupliziert und dabei noch relevante Teile in das neue Protokoll übernommen). In den Stammdaten des Protokolls kann die Schule dann Sie als BeraterIn wählen. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie dann auch Zugriff auf dieses neue Protokoll.. Neue Schule (noch ohne Umweltzeichen) Prüfen Sie zuerst, ob die Schule bereits doch in der Liste Schulen, vorhanden ist. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Schulen () und dann auf Österreich und wählen dann nochmals das Bundesland (). Wenn ja, verfahren Sie nach vorigem Punkt. Bereits in der Software vorhandene Schule. Wenn nein.3..3 Protokoll anlegen und bearbeiten Sollte für eine Schule bereits ein Prüfprotokoll existieren, so kann es die Schule einsehen. Wählt diese Schule dann Sie als BeraterIn aus, so können Sie das Protokoll ab diesem Zeitpunkt einsehen und bearbeiten. Eine neue Schule kann für die Erstprüfung ein neues, leeres Prüfprotokoll über Neuer Antrag für UZ 30 (Schulen) anlegen. Ein (fertiges) Prüfprotokoll besteht aus: + den Angaben der Stammdaten zur Schule inklusive AnsprechpartnerInnen, + den aktuellen Daten zum jeweiligen Antrag, + den ausgefüllten Kriterien, + sowie allen erforderlichen Nachweisdokumenten und ergänzenden Dokumenten und + Basisangaben für das Marketing der Schule auf der Homepage des Österreichischen Umweltzeichens. Diese Basisangaben kann die Schule durch Texte und Bilder ergänzen. 9

10 Wird ein fertiges Protokoll zur Prüfung eingereicht, so ordnet der VKI eine/n PrüferIn zu und ab diesem Zeitpunkt hat auch der/die PrüferIn Zugang zum Protokoll (Achtung: BeraterIn und Schule dann nur mehr lesend). Schule und BeraterIn können während der Bearbeitung eines Protokolls über die Online-Software in dem von den PrüferInnen nicht einsehbaren Feld To-Do-Liste und Kommentare bei den einzelnen Kriterien miteinander kommunizieren. Mit Meine Protokolle ()sehen Sie eine Liste aller Bildungseinrichtungen, von denen Sie als BeraterIn gewählt wurden (oder jene Schulen, die Sie als Beraterin angelegt haben). Sollte Ihre Schule nicht dabei sein, können Sie im nächsten Schritte eine Schule neu anlegen: Gehen Sie dazu auf Meine Bildungseinrichtungen verwalten (). Über den Button Neue Bildungseinrichtung jetzt selbst eingeben und neu anlegen (3) können Sie dann eine neue Schule (einen neuen Antrag inklusive Prüfprotokoll) für die jeweiligen Schule anlegen.. 3 Möglich ist auch, dass Sie eine Schule über die oberhalb angeführten 3 Möglichkeiten (, oder 3) informieren und bitten, sich als Schule selbst anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass die Schule auch einen Zugang zur Software hat. Dadurch können Sie mit der Schule gemeinsam parallel an einem Protokoll arbeiten. Die Schulen können ihre Marketingdaten für die Umweltzeichen- Homepage etc. selbst warten, daher ist ein eigener Zugang für Schulen durchaus empfehlenswert. Sobald Sie hier ein Protokoll angelegt haben, erscheint dieses in Ihrer Protokollliste (3). 0

11 3 Protokollliste Hier sehen Sie alle Ihre Protokolle. Über die graue Toolbar oben können Sie mit Maximieren, die wenig benötigten Teile der Seite wegblenden: Über Minimieren können Sie das wieder rückgängig machen. Diese Icons sind auf fast allen Seiten verfügbar. Die nachfolgenden Felder dienen der Selektion der Protokollliste unterhalb. Mit Alle () können Sie nur gewisse Protokolle mit einem gewissen Status auswählen (z.b. Neueingabe, In Prüfung etc.). Das Nachfolgende Suchfeld () erlaubt eine Suche nach bestimmten Textfeldern (etwa Name der Schule). 3 Über Bearbeiten (3) kann das jeweilige Protokoll bearbeitet werden.

12 Hier können Sie unter dem Reiter Bildungseinrichtung die Stammdaten der Schule bearbeiten: Vergessen Sie nicht, diese zu speichern (oben und unten rechts):

13 Unter dem Reiter Ansprechpartner können Sie die AnsprechpartnerInnen der Schule bearbeiten () oder neue hinzufügen (). Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Programmierung der Software immer mindestens ein/e AnsprechpartnerIn als Hauptansprechpartner angegeben sein muss. Unter dem Reiter Antrag geben Sie dann sämtliche relevanten Informationen für den aktuellen Antrag an. Wenn es sich um einen Antrag für eine Folgeprüfung (nicht für eine Erstprüfung) handelt, müssen Sie hier im Feld Antrag auf () auf Verlängerung umstellen. Unter Schultyp () müssen Sie die Art der Bildungseinrichtung angeben, für die das Umweltzeichen erworben werden soll (also z.b. VS, NMS, AHS). 3

14 Außerdem müssen Sie hier angeben, welche Verpflegungsangebote an der Schule vorhanden sind. (3). Je nachdem welcher Schultyp und welche Verpflegungsangebote angegeben sind, werden die für diese Schule geltenden Kriterien geladen. Daher ist es sinnvoll, diese Angaben auszufüllen, bevor Sie sich an die Bearbeitung der Kriterien für den Bereich Lebensmittel machen. 3 4

15 Zudem können Sie durch ausklappen des Feldes Stammdaten des Betriebes () nochmals die bereits angegebenen Daten überprüfen. Im ausklappbaren Feld Adressdaten Standort () können Sie eintragen, wenn es mehrere Standorte gibt und die zu zertifizierende Bildungseinrichtung nicht mit der Hauptadresse der Schule übereinstimmt. Die eingegebenen Daten müssen unbedingt gespeichert werden (ganz unten rechts): In weiterer Folge können die Kriterien bearbeitet werden: 5

16 4 Kennzahlen eingeben Sie können die Kennzahlen der Schule bearbeiten indem Sie von der Protokollliste aus auf die Schaltfläche Meine Bildungseinrichtungen verwalten klicken. Suchen Sie nun in der Liste der Einrichtungen, für die Sie als BeraterIn tätig sind, jene Einrichtung, zu der Sie die Kennzahlen eintragen möchten, und klicken Sie dort auf Stammdaten bearbeiten. Nun klicken Sie auf Kennzahlen verwalten. Dies funktioniert auch, wenn Die Einrichtung keinen Antrag/kein Prüfprotokoll angelegt hat. Nun können Sie über die Schaltfläche Neue Kennzahlen eintragen () einen neuen Datensatz mit den Kennzahlen anlegen und die für Kennzahlen relevante Ausstattung angeben. Haben Sie bereits Kennzahlen eingetragen, werden diese hier angezeigt und können über die entsprechende Schaltfläche () bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, nach dem Eintragen der Kennzahlen auf Speichern (ganz unten) zu klicken. 6

17 5 Überblick über Funktionen zur Navigation bei den Kriterien Sie haben nun eine Toolbar (graue Leiste quer oben) zur einfachen Navigation auf der Seite zur Verfügung. Diese ist so gestaltet, dass es in der Detailansicht der einzelnen Kriterien zumeist nicht notwendig sein sollte, auf die Liste aller Kriterien zurückzuspringen. Es kann also ausschließlich in dieser Maske gearbeitet werden. In der Toolbar sind folgende Funktionen verfügbar: Zurück zum letzten Kriterium des vorigen Abschnittes. Diese Funktion ist über die Tastatur mit Alt+Bild Auf erreichbar. Zum vorigen Kriterium. Diese Funktion ist über die Tastatur mit Bild Auf erreichbar. Zum vorigen sinnvollen Kriterium. Das ist das vorhergehende Kriterium, bei welchem etwas eingegeben wurde. Diese Funktion ist über die Tastatur mit Strg+Bild Auf erreichbar. Undo: Vorhergehende Änderung rückgängig machen. Redo: Rückgängig gemachte Änderung wieder herstellen. Maximieren, Menüführung oben und links verbergen. Minimieren, Menüführung links und oben anzeigen. Zurück zur Liste der Kriterien. Möglichkeit zum ersten Kriterium jedes Abschnittes zu springen. Zeigt alle Kriterien dieses Abschnittes an, Möglichkeit zu einem beliebigen Kriterium dieses Abschnittes zu springen. Zeigt alle Kriterien dieses Abschnittes an, die nicht erfüllt sind. Möglichkeit zu einem beliebigen zu springen. Zum nächsten sinnvollen Kriterium (bei welchem etwas eingegeben wurde). Diese Funktion ist über die Tastatur mit Strg+Bild Ab erreichbar. Zum nächsten Kriterium. Diese Funktion ist über die Tastatur via Bild Ab erreichbar. Zum ersten Kriterium des nächsten Abschnitts. Diese Funktion ist über die Tastatur mit Alt+Bild Ab erreichbar. BenutzerIn wird abgemeldet (wird nur auf der Übersichtsseite aller Kriterien in maximierter Ansicht angezeigt) Rot markierte Bereiche und Abschnitte signalisieren ein Problem / eine Nichtkonformität in diesem Bereich. Grün markierte Abschnitte sind ok. 7

18 6 Kriterien bearbeiten In weiterer Folge können die Kriterien bearbeitet werden. Grundsätzlich kann zu jeder Zeit von mehreren Personen gleichzeitig in der Software gearbeitet werden. Doch Vorsicht: Das gleichzeitige bearbeiten eines einzelnen Kriteriums ist nicht möglich! Über () kann zu den einzelnen Bereichen gesprungen werden. Bei () sehen Sie die Änderungen an Kriterien dieses Protokolls (es werden Änderungen durch BeraterIn, Schule und PrüferIn angezeigt). Weiters können Sie ggf. aufgrund der Stammdaten ausgeblendete Kriterien wieder einblenden. Bei (3) sehen Sie eine Liste der Kriterien. Rot bedeutet noch nicht erfüllt, weiß bedeutet nichts eingegeben und grün bedeutet erfüllt. In der linken Spalte (4) wird angezeigt, ob Sie als BeraterIn das Kriterium für erfüllt befunden haben. Über (5) kann das Protokoll ausgedruckt werden (PDF), es stehen mehrere Varianten zur Verfügung (auf den kleinen Pfeil nach unten klicken). Sie können nun jedes Kriterium beliebig bearbeiten indem Sie auf Bearbeiten (6) klicken. 8

19 Im Feld Erfüllt durch () können Sie alle Optionen ankreuzen, die auf die Schule zutreffen. Bei einzelnen Kriterien (M04, M7, P0, P05, E0, V0 und C04) sind Anforderungen und Nachweise getrennt. Hier klicken Sie zuerst auf die für Ihre Einrichtung zutreffende Option (), danach klappen die für diese Optionen relevanten Nachweisfelder () aus, die Sie erneut wie oben beschrieben ausfüllen können. Hier können Sie in manchen Fällen ebenfalls aus mehreren Nachweismöglichkeiten die für die Schule zutreffende auswählen. Bei manchen Kriterien können hier Dateien hochgeladen oder Texte eingegeben werden. Wenn sie für den Nachweis eines Kriteriums eine Datei hochladen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen (3). Ist diese Schaltfläche rot, so ist ein Dateiupload für einen erfolgreichen Nachweis verpflichtend. Auch für die Textfelder (4) gilt: ist das Feld rot, so ist eine Texteingabe verpflichtend. In manchen Fällen sind sowohl das Textfeld als auch die Schaltfläche Datei hinzufügen rot. Hier reicht in vielen Fällen eine der beiden Optionen, um die positive Erfüllung des Kriteriums nachzuweisen. Im Feld Für mich als BeraterIn OK (5) können Sie anhaken, wenn das Kriterium aus Ihrer Sicht erfüllt ist (dieses Feld erscheint erst, wenn das Kriterium korrekt ausgefüllt, d.h. grün hinterlegt ist). Dies scheint dann in der Überblicksliste aller Kriterien in der linken Spalte auf (siehe vorherige Grafik Pfeil 4) Wenn Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen klicken, öffnet sich ein eigenes Fenster, in dem Dateien per drag-and-drop System oder durch Klick auf Datei auswählen () 9

20 hochgeladen werden können. Bereits hochgeladene Dateien aus anderen Kriterien können ebenfalls in diesem Fenster dem aktuellen Kriterium zugeordnet werden (). Im ausklappbaren Feld Anforderung finden Sie den Text des Kriteriums, so wie er auch in der Richtlinie steht. Im Feld Weiterführende Information zur Umsetzung des Kriteriums finden Sie über die Anforderung hinausgehende Informationen und Anregungen, wie das Kriterium erfüllt werden kann. Im Feld Prüfung und Beurteilung finden Sie Informationen dazu, wie dieses Kriterium geprüft wird bzw. welche Nachweise verlangt werden. Unter ToDo-Liste und Kommentare finden Sie zwei Textfelder für Anmerkungen. Unter Ihr Kommentar als BeraterIn () können Sie sich intern mit der Schule austauschen, Den PrüferInnen bleibt dieses Feld verborgen. Unter Info an den/die PrüferIn () hingegen haben sie die Möglichkeit, ergänzende Anmerkungen direkt an den/die PrüferIn zu übermitteln. Nach dem Bearbeiten eines Kriteriums werden die Änderungen immer automatisch vom System gespeichert. 0

21 7 Dokumente bearbeiten Unter dem Reiter Dokumente bearbeiten können Sie alle bereits hochgeladenen Dokumente zum bestehenden Antrag einsehen. Zusatzinformationen zu den Dokumenten wie Anmerkungen oder Bildrechte können hier bearbeitet werden (). Zudem können hier Dokumente gelöscht werden (). Wenn ein Dokument mehreren Kriterien zugeordnet ist, wird dies hier angezeigt (3). 3

22 8 Marketing-Texte und Bilder 8. Marketing-Texte bearbeiten Unter dem Reiter Marketing-Texte sollen Sie eine Kurzbeschreibung der Schule eintragen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, bereits umgesetzte Umweltzeichen-Maßnahmen anzugeben und einen Slogan zu kreieren, warum die Bildungseinrichtung das Umweltzeichen führt. Diese Texte dienen ausschließlich Marketingzwecken auf der Homepage des Österreichischen Umweltzeichens und sollten möglichst vollständig sein. Für die Prüfung selbst sind Texte und Bilder allerdings noch nicht notwendig. Der Reiter ist nicht von Anfang an sichtbar, sondern scheint erst ab einer gewissen Anzahl an ausgefüllten Kriterien auf. Wenn der Betrieb selbst den Antrag angelegt hat, kann auch er diese Daten bearbeiten.

23 8. Marketing-Bilder bearbeiten Unter dem Reiter Marketing-Bilder haben Sie die Möglichkeit, Bildmaterial wie Fotos oder das Logo der Schule für die Verwendung zu Marketingzwecken auf der Homepage des Österreichischen Umweltzeichens hochzuladen. Zudem können Sie Informationen zu bereits hochgeladenen Bildern hinzufügen () und bearbeiten () (z.b. Copyright-Infos, Bildbeschriftungen) oder wieder löschen (3). Dieser Reiter scheint ebenfalls erst ab einer gewissen Anzahl erfüllter Kriterien auf. 3 3

24 9 Protokoll zur Prüfung einreichen Ist bereits ein Großteil der Kriterien erfüllt, so erscheint ein eigener Reiter Antrag einreichen (), unter dem das Protokoll bereits vor Erfüllung aller Kriterien zur Prüfung eingereicht werden kann. Da in einem solchen Fall das Risiko einer negativen Prüfung besteht, empfiehlt es sich, das Protokoll erst einzureichen, wenn alle MUSS-Kriterien erfüllt sowie die geforderte Anzahl an SOLL-Punkten erreicht sind. Ist dies der Fall, erscheint zusätzlich die Anmerkung Zertifizierung möglich! neben der Anzahl der erfüllten Kriterien. Unter Antrag einreichen können in das entsprechende Feld Infos/Terminwünsche bezüglich Zuteilung eines Prüfers () Angaben etwa zu möglichen Prüfterminen gemacht werden (bei Terminwünschen bitte immer mindestens 3 Vorschläge angeben). Durch Anklicken des Buttons Zertifizierung einreichen (3) wird das Protokoll automatisch an den VKI zur weiteren Veranlassung der Prüfung übermittelt. Achtung: Ab diesem Zeitpunkt können im Protokoll nur mehr solche Daten von Ihnen oder der Schule geändert werden, die für die Prüfung irrelevant sind (Stammdaten, Marketing-Daten). Alle für die Prüfung relevanten Daten sind gesperrt. Wenn der Antrag zur Zertifizierung eingereicht wurde, scheint in der Protokollliste bei diesem Antrag Prüfer wird zugeordnet auf. 3 4