Schaltet ein Unternehmen Subunternehmer und externe Dienstleister ein, führt an einer IT-gestützten

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1 business-lösungen BJÖRN LORENZ ZUVERLÄSSIGE WEGGEFÄHRTEN Schaltet ein Unternehmen Subunternehmer und externe Dienstleister ein, führt an einer IT-gestützten Projektverwaltung kein Weg vorbei. Viele ERP-Systeme haben dafür die passenden Module im Marschgepäck. Wir haben 15 führende Hersteller nach dem Leistungsvermögen ihrer Software gefragt. ie Wirtschaft boomt, und den Unternehmen geht es so gut wie lange D nicht mehr. Den größten Teil des Erfolgs haben sich die Betriebe selbst erarbeitet. Sie sind straffer organisiert, konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen und konnten in Sachen Kundenservice viel Boden gut machen. Statt alle möglichen Ressourcen zu bevorraten, nutzen moderne Organisationen flexible Instrumente wie Zeitarbeit und Outsourcing oder ziehen Spezialisten bei Bedarf hinzu im Rahmen eigens aufgesetzter Projekte. Die Kunden fragen weniger nach Produkten von der Stange als vielmehr nach speziell auf sie zugeschnittenen Angeboten. Die lassen sich auch mit schlanken Strukturen produzieren. Die Voraussetzungen hierfür sind eine effiziente Steuerung unternehmensübergreifender Projektteams sowie eine detaillierte Aufzeichnung von Arbeitszeit und Kosten. An dieser Stelle kommt die Projektverwaltung ins Spiel, die mehr und mehr zur Standardausrüstung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) zählt. Sie sorgt für eine exakte Verfolgung der eingesetzten Ressourcen, ebnet den Weg für eine transparente Dokumentation und stellt manchmal sogar die notwendigen Werkzeuge für die grafische Zeitplanung bereit. Wir haben uns das Leistungsniveau von 15 Anbietern genau angesehen. 20 Business&IT 6/2007

2 Agresso Management und Verwaltung sind eins Der niederländische ERP-Anbieter Agresso richtet sich mit der Unternehmens-Software Agresso Business World in erster Linie an mittelständische und große Unternehmen. Für Dieter Große-Kreul, Geschäftsführer der Agresso GmbH, sind Projektverwaltung und -management untrennbar miteinander verbunden: Jedes Projekt hat zwei Seiten: den Planungsaspekt und den betriebswirtschaftlichen Teil. Beide müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Während die Leistungs-Erfassung, die Projektund Stammdatenverwaltung sowie die Bereitstellung der Kennzahlen zu den Basisfunktionen von Agresso Business World zählen, stellt das Software-Haus für die Projektplanung eine komfortable Schnittstelle zu Microsoft Project bereit. Das Zusatzmodul Agresso Projekt Tool Integration (PTI) überträgt veränderte Projektstrukturen oder Informationen zum Delta Barth alle Ressourcen in einem System Das Software-Haus Delta Barth hat seine Wurzeln im produzierenden Gewerbe. Mit dem ERP-System DELECO spricht es vor allem mittelständische Fertigungsbetriebe aus Maschinen- und Anlagenbau, Metallverarbeitung oder Elektronikfertigung an. Eine Zielgruppe, bei der exakte Planungsprozesse zunehmend gefragt sind. Wegen des harten Wettbewerbs setzen die Unternehmen bei Ressourcen und Personal auf optimierte Planungsprozesse. Das betrifft nicht nur die Produktion, sondern auch das Projektmanagement. Nur mit effizienten Abläufen lassen sich die Kosten begrenzen, erklärt Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH. Die Hersteller kompletter Unternehmenslösungen seien dabei im Vorteil. Schließlich favorisiere der Mittelstand Lösungen aus einer Hand. godesys Zusammenarbeit ist Trumpf Für das Unternehmen godesys AG gehören projektlastige Unternehmen wie Dienstleistungs-Unternehmen, Baubetriebe oder Spezialisten aus den Bereichen IT und Medizintechnik zur Hauptzielgruppe. Entsprechend gut ist die ERP-Software SO: Business Software in Sachen Projektverwaltung ausgestattet. Die klassische Massenproduktion wird in vielen Branchen durch individuelles Nachfrage-Verhalten verdrängt. Dadurch steigt die Bedeutung einer effizienten Projektsteuerung. Um Sonderwünsche der Kunden effizient umzusetzen, müssen die Abteilungen eng zusammenarbeiten. Eine sinnvolle Strukturierung einzelner Vorgänge im Rahmen des Projektmanagements sollte deshalb zu den Basisfunktionen jeder ERP- Software gehören, klärt Godelef Kühl, Vorstand der godesys AG, auf. Jedes Projekt hat zwei Seiten: den Planungsaspekt und den betriebswirtschaftlichen Teil. Beide müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Dieter Große-Kreul, Geschäftsführer der Agresso GmbH Wegen des harten Wettbewerbs setzen die Unternehmen bei Ressourcen und Personal auf optimierte Planungsprozesse. Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH Eine sinnvolle Strukturierung einzelner Vorgänge im Rahmen des Projektmanagements sollte zu den Basisfunktionen jeder ERP-Software gehören. Godelef Kühl, Vorstand der godesys AG Projektfortschritt aus Microsoft Project in die ERP-Software. In umgekehrter Richtung werden etwa Ressourcen oder aufgezeichnete Projektstunden überspielt. Die Schnittstelle zwischen operativer Projektplanung und betriebswirtschaftlicher Projektverwaltung sorgt für konsistente Datenbestände. Die Notwendigkeit ist allein deshalb gegeben, weil der Bedarf in den Unternehmen, Projekt-Informationen grafisch darzustellen, ausgesprochen hoch ist, unterstreicht Dieter Große-Kreul. Darüber hinaus entfalle der Arbeitsaufwand, der sonst für die Datenpflege in beiden Welten erforderlich wäre. Derzeit unterstützt Agresso PTI in seiner Standard-Version ausschließlich Microsofts Projektmanagement-Software. Weitere Anbindungen an alternative Lösungen sind nach Angaben von Agresso denkbar. Sämtliche Daten werden zwischen ERPund Projektmanagement-Software im XML- Format ausgetauscht. Integrierte Programm-Erweiterungen, die Teil eines ERP-Systems sind, haben deshalb die Nase vorn, ist sich Andreas Barth sicher. Wenn alle Unternehmensressourcen in einem System verwaltet werden, reduziere sich der Erfassungsaufwand. DELECO ist mit speziellen Funktionen für die Projektplanung ausgestattet. Sie gehören teilweise zum Standardumfang oder sind als Zusatzmodul erhältlich. Hierzu zählen Zeiterfassung, Kostenanalyse sowie die Ressourcen-, Kapazitäts- und Personalplanung. Mit der Programm-Erweiterung Abbildung von Projekten lassen sich einzelnen Projekten unterschiedliche Ein- und Verkaufsvorgänge zuordnen. Die Arbeitsschritte können grafisch als Gantt-Chart dargestellt werden. Engpässe sind etwa durch die farbige Markierung verspäteter Arbeitsgänge leicht zu erkennen. Die zahlreichen Standardberichte beleuchten den aktuellen Projektstatus von allen Seiten. SO: Business Software kann Bestellungen mit den daraus resultierenden Materialeinkäufen, Produktions- und Montageaufträgen einem übergeordneten Projekt zuordnen. Die Kosten und Arbeitszeiten der einzelnen Vorgänge lassen sich automatisch projektbezogen verdichten. Das Ergebnis ist eine ideale Entscheidungsbasis für Verantwortliche, die als Grundlage für die Projekt-Abrechnung dient. Der Projektverlauf wird übersichtlich grafisch aufbereitet: Wichtige Ereignisse wie der Wareneingang dringend benötigter Materialien fließen automatisch in den Projektplan ein. Die Projektplanung innerhalb der ERP-Software hat einen weiteren Vorteil: Die einzelnen Projekte lassen sich auch in ihrem Verhältnis zueinander exakt aufeinander abstimmen, ergänzt Godelef Kühl. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes ist die Projektplanung noch nicht beendet. Über die Anbindung mobiler Endgeräte oder eines Webportals können Anwender der Business&IT 6/

3 business-lösungen Generell gibt es einen wachsenden Bedarf bei projektorientierten, betriebswirtschaftlichen Anwendungen. Stefan Luy, Team Manager Consulting bei der IFS Deutschland GmbH & Co. KG Wo Ingenieurleistungen eine wesentliche Rolle im Wertschöpfungsprozess spielen, steigt die Nachfrage nach Projektmanagement-Lösungen. Markus Stahl, Manager Global Industry & Product Marketing, Infor GmbH Zu den aktuellen Trends zählt er den wachsenden Bedarf an grafischen Komponenten. Vor allem die Visualisierung von Projektfortschritten und Budget-Abweichungen erfreue sich derzeit höchster Beliebtheit. IFS Applications begnügt sich nicht mit der Verfolgung finanzieller Bewegungen. Das Programmmodul IFS Projekt wartet mit einer grafischen Projektplanung auf, die Gantt-Charts beherrscht. Infor besser sind integrierte Lösungen Auch Infor registriert ein zunehmendes Interesse am projektbezogenen Arbeiten. Immer dort, wo Ingenieurleistungen eine wesentliche Rolle im Wertschöpfungsprozess spielen, steigt die Nachfrage nach Lösungen für das Projektmanagement. Sie sorgen für Planungssicherheit, Transparenz und Prozessbeherrschung, weiß Markus Stahl, Manager Global Industry & Product Marketing bei der Infor GmbH. Bei integrierten Lösungen sollte die Projektverwaltung Teil des Gesamtkonzepts sein: Wer die Projektabwicklung in den Mittelpunkt der Wertschöpfung stellt, sollte eine Software wählen, die dem gleichen Ansatz entspricht. Speziallösungen, die per Schnittstelle angebunden werden, würden nur in Frage kommen, wenn die vorhandene ERP-Software mit keinen passenden Erweiterungen aufwarten kann. SO: Business Software Projektzeiten auch dezentral erfassen. Gleichzeitig können sich Kunden über den aktuellen Status ihrer Aufträge informieren. IFS Projektmanagement im Mittelpunkt Zur Zielgruppe von IFS Deutschland zählen in erster Linie mittelständische Unternehmen aus technischen Branchen. Bei der ERP-Lösung IFS Applications steht das Projektmanagement im Mittelpunkt der Programmstruktur. So lassen sich Servicefälle, Arbeitszeiten, Reisekosten oder Eingangsrechnungen projektbezogen erfassen. Eine Strategie, mit der das Software-Haus nach eigenen Angaben im Trend liegt. Generell gibt es einen wachsenden Bedarf bei projektorientierten, betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu verzeichnen. Schließlich laufen in fast jedem Unternehmen in einzelnen oder allen Geschäftsbereichen kleine und große Projekte, betont Stefan Luy, Team Manager Consulting bei der IFS Deutschland GmbH & Co. KG. Am größten sei die Nachfrage in der Dienstleistungsbranche. Hier würden häufig komplette Organisationen projektorientiert gesteuert. Stefan Luy beschreibt einen entscheidenden Vorteil einer integrierten Programm-Erweiterung für Projektplanung und -verwaltung: Jeder Vorgang wird nur einmal erfasst. Reisekosten fließen beispielsweise nicht nur in die Personalkosten ein, sondern gleichzeitig in das Ergebnis der betreffenden Projekte. 22 Business&IT 6/2007

4 Der entscheidende Pluspunkt beim Einsatz integrierter Komponenten ist nach Ansicht von Stahl die gemeinsame Datenbasis. Nur dann könne man die Daten aus der Projektverwaltung auch für die Projektabrechnung oder Kostenrechnung nutzen. Mit Zusatzmodulen lassen sich die ERP-Lösungen Infor ERP COM und Infor ERP LN um klassische Projektmanagement-Funktionen wie Kalkulation, Vorgangsplanung, Zeit- und Ressourcen-Management oder Leistungserfassung ergänzen. Dank des Zusammenspiels mit den angrenzenden Programmbereichen werden projektrelevante Informationen automatisch aktualisiert. Davon abgesehen, unterstützen Grafik-Tools die Anwender bei der Überwachung des Projektverlaufs. Zum Thema aktuelle Trends und kommende Anforderungen sagt Markus Stahl: Es gibt immer mehr internationale Projekte, bei denen die Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle spielt. Gleichzeitig erwarten Kunden und Partner eine stärkere Einbindung. Auch der Kostendruck ist gestiegen. Ohne eine erstklassige Systemunterstützung sind die Anforderungen kaum zu erfüllen. Lorenz Software strukturierte Bearbeitung Zur Zielgruppe der Münchener Lorenz Software GmbH zählen in erster Linie Dienstleistungs-Unternehmen aus den Branchen Finanzen, Medien und Handel. Bei Branchen mit ausgeprägtem Dienstleistungs- Anteil führt an einer strukturierten Projektbearbeitung kein Weg vorbei. Antonella Lorenz, Geschäftsführerin der Lorenz Software GmbH Programmmodule für das Projektmanagement gehören zunehmend zur Standardausstattung bei ERP- Systemen. Marco Gerlach, Director Research & Development bei der myfactory Software GmbH Für professionelles Projektmanagement das ideale Umfeld, betont Geschäftsführerin Antonella Lorenz: Branchen mit ausgeprägtem Dienstleistungs-Anteil haben naturgemäß einen hohen Kommunikationsbedarf. Wenn dieser sich am Ende auch im ökonomischen Unternehmenserfolg niederschlagen soll, führt an einer strukturierten Projektbearbeitung kein Weg vorbei. Das Modul LorenzPro bietet die Funktionen Projektzeit-Erfassung, Ressourcenplanung und Aufgabendelegation. Kennzahlen und Projektberichte liefern den Projektverantwortlichen einen transparenten Blick auf den Projektverlauf und etwaige Budget-Abweichungen. Jedes Projekt wird in einzelne, kleine Arbeitsschritte zerlegt. Der Arbeitsaufwand wird anschließend auf die verfügbaren Ressourcen verteilt. Dabei ist der aktuelle Projektstatus für alle Beteiligten jederzeit zu erkennen, erklärt Antonella Lorenz die Arbeitsweise von LorenzPro. Komfortfunktionen wie die automatische Übernahme der in Anspruch genommenen Leistungen in die Abrechnung oder die Integration zum Gruppenplaner Outlook reduzieren den Erfassungsaufwand. myfactory geringer Erfassungsaufwand Mit der ERP-Software myfactory.business- World hat die myfactory Software GmbH vor allem mittelständische Unternehmen mit bis zu 50 angeschlossenen Arbeitsplätzen im Visier. Insbesondere in der Dienst- Business&IT 6/

5 Komponente nahtlos mit angrenzenden Bereichen wie Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung zusammen. Aus Sicht von Lutz Illbruck, Leiter Marketing Small und Medium Business bei der Sage Software GmbH & Co. KG, lohnt sich die Investition: Alle Daten sind dann nur noch einmal zu erfassen. Sie stehen direkt für Nachkalkulation oder Projektabrechnung zur Verfügung. Gleichzeitig verringere sich die bei manuellen Übertragungen übliche Fehlerquote. Übersichtliche Auswertungen halten Management und Projektverantwortliche ständig auf dem Laufenden. Über eine Schnittstelle besteht zudem die Option, eine externe Software für die zeitliche Projektplanung anzubinden. Illbruck sieht einen generellen Trend in den Unternehmen, die Projektverwaltung innerhalb der ERP-Software abzuwickeln. Bedarf bestehe nicht nur in der Dienstbusiness-lösungen leistungsbranche ist die Nachfrage nach Lösungen für die Projektverwaltung sehr hoch, weiß Marco Gerlach, Director Research & Development: Programmmodule für das Projektmanagement gehören zunehmend zur Standardausstattung bei ERP-Systemen. Ebenso wichtig wie der Funktionsumfang ist dabei die nahtlose Zusammenarbeit mit Programmbereichen wie CRM, E-Business oder Produktionssteuerung. Die Funktionen für Projektplanung und -verwaltung sind bei myfactory.business- World auf die Module myfactory.business- Manager und myfactory.projekt-management verteilt. Während sich der Business- Manager um -Nachrichten, Terminmanagement und Aufgabenverwaltung kümmert, steuert das Projekt-Management Features wie die Zeiterfassung hinzu. Als größten Vorteil integrierter Komponenten sieht Marco Gerlach den geringen Erfassungsaufwand an: Durch die Verknüpfung des Projektmanagements mit den klassischen ERP-Funktionen sinkt der Aufwand Oracle Projects, eine Komponente der Oracle E-Business Suite, setzt diese Anforderungen um. Die Software unterscheidet nicht zwischen Projektmanagement und -verwaltung. Die Zusatzmodule tragen beiden Aspekten Rechnung. Es gibt spezielle Lösungen zu Themen wie Ressourcenmanagement, Projektkostenrechnung, Fakturierung oder Zeiterfassung. Die Gliederung wirkt fragmentiert, hat aber den Vorteil, dass sich Unternehmen ihre Software individuell zusammenstellen können. Über die Einbindung in die Oracle E- Business Suite ist auch eine Erweiterung um ERP-Komponenten denkbar. Voraussetzung für eine moderne Projektabwicklung ist der Single Point of Information. Ein einheitlicher Datenbestand trägt entscheidend zur Transparenz und Kostenminimierung bei, unterstreicht von Stengel. Konkret wird dies am Beispiel Projektabrechnung : Auf Basis der Projektdaten übernimmt Oracle Billing, das sich vor allem an Dienstleistungs-Unternehmen, IT- Ein entsprechendes Projektmodul gehört zur Basisausstattung der ERP-Software oxaion, die vor allem mittelständische Unternehmen aus den Branchen Dienstleistungen, Industrie, Handel sowie Maschinenund Anlagenbau anspricht.. Die Schwerpunkte setzt das Software-Haus auf die Bereiche Projekt-Controlling mit Soll-/Ist-Vergleichen, Material- und Personaldisposition. Zu den Pluspunkten integrierter Komponenten zählt Kutschenreiter die durchgängigen Geschäftsprozesse. So könne man die aufgelaufenen Projektzeiten und -kosten direkt in die Abrechnung übernehmen. Eine Schnittstelle zu Microsoft Project ist vorhanden. Sage Software geringe Fehlerquote Anwender der Sage Office Line können ihre ERP-Software per Zusatzmodul für die Projektverwaltung aufrüsten. Die Programm-Erweiterung arbeitet als integrierte Eine moderne Projektmanagement-Software unterstützt sowohl das Einzel- als auch das Multi- Projektmanagement. Christian von Stengel, Senior Director Vertrieb bei der Oracle Deutschland GmbH Der Bedarf an Lösungen für die Projektverwaltung steigt durch alle Branchen hinweg stark an. Uwe Kutschenreiter, Vorstand der oxaion ag Auch Großhandel, Handwerk, Einzel- und Projektfertiger fragen Funktionen zur Projektverwaltung nach. Lutz Illbruck, Leiter Marketing Small und Medium Business bei der Sage Software GmbH & Co. KG für Zeiterfassung und Nachbereitung deutlich. So können bereits bei der Eingabe der Auftragsbestätigung bestimmte Dienstleistungspositionen ausgewählt werden, die anschließend bei der Zeiterfassung zur Auswahl angeboten werden. Weitere Erleichterungen ergeben sich beim Terminund Ressourcenmanagement. Oracle einheitlicher Datenbestand Für Christian von Stengel, Senior Director Vertrieb bei der Oracle Deutschland GmbH, geht der Trend bei der Projektplanung eindeutig zu integrierten, flexiblen Lösungspaketen: Eine moderne Projektmanagement-Software unterstützt sowohl das Einzel- als auch das Multi-Projektmanagement. Sie sollte sich zudem um zusätzliche ERP- und CRM-Funktionen erweitern lassen. Systemhäuser sowie die öffentliche Hand wendet, die Rechnungsstellung und übergibt die offenen Posten selbstständig an die Debitorenbuchhaltung. Die Beträge erscheinen anschließend in den Standardberichten der Oracle E-Business Suite. Damit bleiben alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden, ohne dass ein Systemwechsel nötig wäre. oxaion projektorientiertes Arbeiten im Kommen Uwe Kutschenreiter, Vorstand der oxaion ag, betont gegenüber Business&IT, dass erprojektorientiertes Arbeiten in den Unternehmen ebenfalls stark im Kommen sieht: Der Bedarf an Lösungen für die Projektverwaltung steigt durch alle Branchen hinweg stark an. Dabei stehen vor allem Themen wie Strukturierung, Planung und Controlling im Fokus. 24 Business&IT 6/2007

6 leistungsbranche. Auch Großhandel, Handwerk, Einzel- und Projektfertiger fragen Funktionen zur Projektverwaltung nach. Besonders hoch ist der Druck, wenn Insellösungen eingesetzt werden. Ganz hoch im Kurs stehen die Bereiche Nachkalkulation, Projektabrechnung und -zeiterfassung. Zur Zielgruppe von Sage Software zählen kleine und mittelständische Unternehmen mit zehn bis 200 Mitarbeitern. SBS Software mobile Leistungserfassung Die Effizienz einer integrierten Projektverwaltung sei vielen Unternehmen anfangs gar nicht bewusst, weiß Klaus Schwerter, Senior Consultant für den Bereich Warenwirtschaft bei der SBS Software GmbH. Bei vielen Software-Projekten ist der zunächst angemeldete Bedarf mit Blick auf die Projektverwaltung eher gering. Der Wunsch nach einer effizienten Projektsteuerung und -auswertung stellt sich jedoch nach unseren Workshops meist schnell ein. Bei vielen Software-Projekten ist der angemeldete Bedarf mit Blick auf die Projektverwaltung eher gering. Klaus Schwerter, Senior Consultant für den Bereich Warenwirtschaft bei der SBS Software GmbH Am Anfang stehe häufig die Leistungserfassung, die auch mobil erfolgen sollte dafür sorgt das Betriebssystem Windows Mobile. Das Ziel sei meistens der Vergleich vertraglich vereinbarter Entgelte mit den entstandenen Kosten oder die Projektabrechnung. Diese beiden Aufgaben meistert die Unternehmens-Software SBS Wawi plus. SBS Wawi plus ist modular strukturiert und lässt sich Schritt für Schritt ausbauen. Eine Anbindung besteht zur Finanzbuchhaltung SBS Rewe plus. Die Zielgruppe bilden in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen. Der Knackpunkt bei der Projektverwaltung ist die Planung. Die vielen Plan- und Sollwerte müssen schnell zu erfassen und leicht zu korrigieren sein, stellt Schwerter klar. In Sachen Auswertungen setzt SBS auf die Zusatzkomponente SBS Analysis. Sie liefert Standardberichte und Charts, die Informationen zum Verbrauchsmaterial oder den durchschnittlichen Personalkosten enthalten. Auch die Vor- und Nachkalkulation der einzelnen Projekte lässt sich auf diese Weise transparent darstellen. SoftENGINE ständig verfügbare Informationen Corinna Becker, PR-Managerin beim Unternehmen SoftENGINE GmbH, mahnt den Aufbau der notwendigen Kompetenzen an: Lediglich die Systemlandschaft zu erweitern, genügt nicht. Projektmanagement ist nur dort erfolgreich, wo es von Führungskräften verstanden und unterstützt wird. Gleichwohl seien die Software-Anforderungen hoch. Schließlich gehe es darum, den Mitarbeitern den notwendigen Einblick in komplexe Projekte zu verschaffen. Sie ergänzt: Wer Projekte leitet, benötigt einen Business&IT 6/

7 business-lösungen Überblick über die erledigten und offenen Aufgaben. Gleichzeitig gilt es, den Verlauf zu dokumentieren, Termine zu koordinieren und Budgets zu überwachen. Bei BüroWARE premium sind die Funktionen auf mehrere Programmbereiche verteilt. So werden die Aufgabenplanung und die gesamte Kommunikation zentral in der BüroWARE Projektakte dokumentiert. Die dazugehörigen Arbeitsabläufe lassen sich mit dem Taskflow Manager planen. Beide Komponenten gehören zur Basisausstattung des ERP-Systems. Zusatzmodule sind für die Projekt-Zeiterfassung und das Berichtswesen erhältlich. Einen wesentlichen Trend sieht Corinna Becker in der ständigen Verfügbarkeit aktueller Projekt-Informationen: Projekte werden heute immer schneller abgewickelt. Die Vernetzung von Organisationen und die virtuelle Projektarbeit gehören zu den wichtigsten Trends. Nicht zuletzt deshalb steigt die Nachfrage nach Systemen für die Die Vorteile integrierter Lösungen sieht der kaufmännische Geschäftsführer Marco Mancuso vor allem in der Transparenz und der Datenqualität: Integrierte Systeme sind produktiver. Schließlich entfällt die Schnittstellenpflege, und die Datenaktualität bleibt gewährleistet. Gleichzeitig werde die Fakturierung vereinfacht. Außerdem liefert ein umfangreiches Berichtswesen aussagekräftige Berichte. Dazu gehören beispielsweise Soll-Ist-Vergleiche. Auf diese Weise sei eine nachhaltige Unterstützung des Projekterfolgs gewährleistet. Das Projektmanagement- Modul sou.matrixx_project ist sowohl als Teil des ERP-Systems als auch als separate Komponente erhältlich. Marco Mancuso sieht die Projektarbeit in den Unternehmen im Umbruch: Projektmanagement wird derzeit noch vereinzelt als Hilfsmittel für die Lösung aktueller Fragestellungen betrachtet. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung: Immer Die grafische Personaldisposition der Software wartet mit einem integrierten Eskalationsmanagement auf. Bei der individuellen Tagesplanung der Mitarbeiter ist sogar Outlook einsetzbar. Darüber hinaus lässt sich via Remote Access auf die Unternehmens-Software zugreifen. Nur gut organisierte Unternehmen können Projekte auf hohem Niveau abwickeln. Gerade im Mittelstand reift daher die Erkenntnis, dass die Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter Gold wert ist. Der Aufbau eines effizienten, dezentralen Projektmanagements wird daher eher als Investition, denn als Aufwand angesehen, unterstreicht Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG. Besonders hoch sei der Bedarf an professionellen Lösungen in projektlastigen Marktsegmenten wie dem Anlagenbau oder der Dienstleistungsbranche. Die Unternehmen sind vor allem an einer möglichst einfachen Leistungserfassung, an einer IT-gestützten Disposition der Ressourcen und an Projektmanagement ist nur dort erfolgreich, wo es von Führungskräften verstanden und unterstützt wird. Corinna Becker, PR-Managerin bei der SoftENGINE GmbH Immer mehr Betriebe nutzen das Projektmanagement als Instrument für die Unternehmenssteuerung. Marco Mancuso, kaufmännischer Geschäftsführer der SOU Systemhaus GmbH & Co. KG Gerade im Mittelstand reift die Erkenntnis, dass die Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter Gold wert ist. Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG Online-Verfolgung von Projekten. Bei der Software-Auswahl sollten Unternehmen vor allem auf die vollständige Abbildung aller Komponenten von der Projekt-Initialisierung bis zum -abschluss achten. An Erweiterungen plant SoftENGINE unter anderem die Visualisierung von Projekten inklusive Eskalations-Managements. Freuen dürfen sich darüber insbesondere mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 angeschlossenen Arbeitsplätzen. SOU Systemhaus Transparenz und Datenqualität Die SOU Systemhaus GmbH & Co. KG konzentriert sich mit ihrer Unternehmens- Software sou.matrixx auf kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei sollten diese Unternehmen einen Umsatz ab 2,5 Millionen Euro haben. Sowohl Projektverwaltung als auch Projektmanagement gehören zur Basisausstattung. mehr Betriebe nutzen das Projektmanagement als Instrument für die Unternehmenssteuerung. Step Ahead Projektmanagement als Investition Bei der ERP-Software Steps Business Solution ist die Projektverwaltung dem Programmbereich Service Management zugeordnet. Das Modul knüpft an die angrenzenden Programmbereiche an. So lassen sich Projektleistungen teilweise oder komplett fakturieren. Dank der einheitlichen Datenhaltung steht den Anwendern zudem der gesamte Funktionsumfang des Berichtswesens zur Verfügung. Hierzu gehören etwa Projektberichte oder die Gestaltung individueller Cockpits für Management und Projektverantwortliche. Die Terminund Einsatzplanung sowie automatische Benachrichtigungen zur Projektentwicklung runden den Funktionsumfang ab. der automatisierten Abrechnung interessiert, berichtet Guido Grotz. Step Ahead konzentriert sich auf kleine und mittelständische Unternehmen, deren Schwerpunkt auf Dienstleistungen oder erklärungsbedürftigen Produkten liegt. TOPIX möglichst geringer Verwaltungsaufwand Die TOPIX Informationssysteme AG adressiert mit der ERP-Software TOPIX:5 kleine und mittelständische Unternehmen. TOPIX:5 ist eine der wenigen ERP-Lösungen, die Plattform übergreifend auch unter Mac OS X laufen. Agenturen, Medien-Unternehmen und Fotografen gehören somit zu den wichtigsten Zielgruppen. Doch auch Beratungsbetriebe, technische Dienstleister und der Handel finden spezielle Funktionen vor. TOPIX:5 ist modular strukturiert. Zuständig für die Projektarbeit ist die TOPIX:5 Projektverwaltung. 26 Business&IT 6/2007

8 Im Mittelpunkt steht die kaufmännische Überwachung und Abrechnung, wobei wie bei allen integrierten Lösungen ein besonderes Augenmerk auf dem Zusammenspiel mit den angrenzenden Programmbereichen liegt. So können Details aus bestehenden Angeboten in den Projektauftrag übernommen werden. Die Projekte lassen sich zudem periodisch, gesammelt oder in Teilen abrechnen. Eine Doppelerfassung der Positionen ist somit nicht erforderlich. Um freie Mitarbeiter einzubinden, gibt es einen Fernzugriff mit eingeschränkten Benutzerrechten. Bei TOPIX:5 ist der Umweg über die Kostenrechnung nicht erforderlich, um aussagekräftige Berichte zusammenzustellen. Alle Unternehmen, die mit zeitabhängigen Dienstleistungen ihr Geld verdienen, kommen an einer professionellen Projektplanung nicht vorbei. Transparenz und ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand sind die entscheidenden Faktoren für Rentabilität und Erfolg, betont Rainer Lang, Marketingleiter bei der TOPIX AG. Die meisten Unternehmen würden sich jedoch zunächst auf ein oder zwei Aspekte konzentrieren. Vor allem die interne Planung und Auswertung der Projekte stehe oft nur an zweiter Stelle. Rainer Lang betont den Zeitdruck und den steigenden Umfang der Projekte. Die Teams werden meist kurzfristig zusammengestellt. Darauf muss die Software flexibel reagieren. In Kürze werde der Terminkalender um ein Gantt-Chart erweitert. Fazit Alle Unternehmen, die mit zeitabhängigen Dienstleistungen ihr Geld verdienen, kommen an einer professionellen Projektplanung nicht vorbei. Rainer Lang, Marketingleiter bei der TOPIX AG Den zunehmenden Bedarf mittelständischer Unternehmen an IT-gestützter Projektbegleitung haben die ERP-Spezialisten vernommen. Allerdings variieren Ausprägung und Funktionsumfang. Wie in (fast) allen Programmbereichen, zeigen sich auch bei der Projektarbeit die unterschiedlichen Branchenanforderungen. Während Fertigungsbetriebe eine erweiterte Begleitung des Produktionsprozesses im Sinn haben, geht es im Bereich der Dienstleistungen vor allem um Leistungserfassung und Projektabrechnung. Der Schwerpunkt bei allen Lösungen ist die betriebswirtschaftliche Seite: Verwaltung, Organisation und Kalkulation. Die Zeitplanung ist hingegen weniger stark ausgeprägt und beschränkt sich meist auf Terminkalender und Gantt-Charts. Wer mehr will, muss auf eine spezielle Projektmanagement-Software zurückgreifen. Der Vorteil integrierter Projektverwaltungen liegt in der nahtlosen Anbindung angrenzender Programmbereiche. Wenige Handgriffe genügen, um ein Angebot in einen Projektauftrag umzuwandeln oder die erfassten Leistungen stundenbezogen abzurechnen. Hinzu kommt das leistungsfähige Berichtswesen, das man bei Speziallösungen oft vergeblich sucht. tf Business&IT 6/

9 business-lösungen Der Bewegungsspielraum für die Projektvisualisierung ist bei einer ERP-Lösung oft eingeschränkt. Deshalb werden oft grafische Planungshilfen eingesetzt, um kritische Pfade, Abhängigkeiten und eventuelle Ressourcen-Engpässe besser zu erkennen. Asta Easyplan Das Karlsruher Systemhaus ASTA DEVELOPMENT GmbH bietet zwei Anwendungen für das Projektmanagement an: Asta Easyplan ist ein einfacher Gantt-Chart-Designer, der die einzelnen Vorgänge als Balken auf einer Zeitskala präsentiert. Verschiebungen und Abhängigkeiten lassen sich durch einfaches Ziehen mit der Maus definieren. Bei Bedarf berechnet die Software Puffer und Endtermine. Kritische Pfade werden grafisch hervorgehoben. Um den Finanzbedarf in den einzelnen Projektphasen zu kalkulieren, bietet sich der große Bruder Powerproject an. Er bietet verfeinerte Planungs- und Kalkulationsansätze. Weitere Informationen finden Sie unter Blue Ant TOOLS FÜR DIE PROJEKTPLANUNG HERR DER PROJEKTZEITEN Die blaue Ameise ist ein Web-basierendes Projektmanagement-Tool. Anwender greifen per Webbrowser auf die Projektdaten zu. Die grafische Aufbereitung der Zeit- und Kostenplanung erfolgt anhand von Balkendiagrammen. Die Software beherrscht die Vor- und Rückwärtskalkulation, bei der neben eigenen auch freie Mitarbeiter verplant werden können. Budgets, Meilensteine und Kennzahlen helfen den Projektverantwortlichen, den Überblick über den Projektverlauf zu behalten. Forecasts informieren das Management über die geplante Fertigstellung der Projektaufträge. Die erfassten Projektzeiten können als Leistungsnachweis verwendet werden. Weitere Informationen unter Microsoft Project 2007 Professional Microsoft Project ist der Platzhirsch unter den Projektmanagement-Lösungen und in den Unternehmen am weitesten verbreitet. Allerdings sind die Anschaffungskosten mit rund 700 Euro vergleichsweise hoch. Microsoft Project beherrscht nicht nur Gantt-Charts, sondern auch die bei komplexen Projekten effizientere Netzplantechnik. Aufwendige, kleinteilige Vorhaben lassen sich in Phasen teilen. Bei der Betrachtung des kritischen Pfads werden die Teilprojekte wieder zusammengeführt. Mit der Zuweisung von Ressourcen und Budgets nimmt Microsoft Project Rücksicht auf betriebswirtschaftliche Rahmenbedingungen. Gelungen ist die Integration in die angrenzenden Office-Programme. Der Datenaustausch mit Excel funktioniert in beide Richtungen. Zudem lassen sich Diagramme zur grafischen Aufbereitung in Microsoft Visio exportieren. Eine weitere Anbindung besteht für die Aufgabenverwaltung zu Outlook. Neu hinzugekommen sind Was-wäre-wenn-Szenarien, verbesserte grafische Werkzeuge sowie eine umfangreiche Assistentenfunktion. Mehr Informationen gibt s bei MindManager Der MindManager ist einer der effizientesten Flowcharter, die derzeit zu haben sind. Die Software überzeugt durch eine schnelle, optisch ansprechende Gestaltung von Organigrammen und Strukturplänen. Da sie elegant in Microsoft Office eingebunden ist, lassen sich etwa geplante Termine mit Outlook abgleichen. Zudem können per Querverweis Excel-Tabellenblätter den einzelnen Zweigen angehängt werden. Ähnlich wie bei Word gibt es einen Korrekturmodus, in dem sich Änderungen verfolgen lassen. Wer einen Tablet-PC besitzt, kann Diagramme zudem komfortabel via Stift aufbauen. Den einzelnen Zweigen des Strukturdiagramms lassen sich Erinnerungen hinterlegen. So weist der MindManager aktiv auf kritische Projektverläufe oder fällige Termine hin. Näheres finden Sie unter Projectplace Die On-Demand-Lösung Projectplace führt die kaufmännische Projektverwaltung und die zeitorientierte Projektplanung zusammen. Projektphasen, Meilensteine und Arbeitsvorgänge lassen sich in einem Zeitplan miteinander kombinieren. Sie werden im Webbrowser als übersichtliches Gantt-Chart präsentiert. Über die Zeiterfassung können die Mitarbeiter ihre Leistungen und den aktuellen Projektfortschritt erfassen. Ein Terminkalender vereinfacht die Koordination der Mitarbeiter und die Delegation der Aufgaben. Die einzelnen Einträge können nach Outlook oder Lotus Notes exportiert werden und sind dann auch offline verfügbar. Zudem besteht über die Einbindung der Net-Conferencing-Lösungen von Netviewer die Option, in Echtzeit Projektpläne gemeinsam zu bearbeiten. Projectplace richtet sich vor allem an Unternehmen, die mit virtuellen Projektteams arbeiten. Das On-Demand-Modell beschränkt die Nutzungskosten auf die tatsächliche Dauer des Projekts. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Björn Lorenz/tf 28 Business&IT 6/2007

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