Basisseminar <Nummer> Finanzplanung und controlling Vorgehensweise und der Weg von der Theorie zur Praxis. Dr. Dirk Pramann NordCONTROL GmbH, Potsdam

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1 Basisseminar <Nummer> Finanzplanung und controlling Vorgehensweise und der Weg von der Theorie zur Praxis Dr. Dirk Pramann NordCONTROL GmbH, Potsdam

2 Gliederung 1. NordCONTROL 2. Fallstudie Probleme, Vorsysteme, Projektvorgehen 3. Planungs- und Controllingprozess Absatz, Umsatz, Einzelkosten, Kostenstellen, Personal, Investitionen, Bestände, Zahlungsziele 4. Aufbau eines Controllingsystems Tool, Ergebnisrechnung, Cash Flow Rechnung, Bilanz, Hochrechnung, Maßnahmen Datenbank 5. Controller Factory Die Idee, Inhalt, Teilnahme

3 Das Unternehmen - NordCONTROL gegründet 1993 Gesellschaft für Externes Controlling Projekttätigkeit und begleitende Beratung für Beteiligungs-, Immobilien-, und Produktionsgesellschaften 15 Mitarbeiter mit langjähriger Führungs- und Beratungserfahrung

4 Was bietet NordCONTROL? Aufbau von komplexen Controllingsystemen und schnelle Schaffung von Transparenz Plausibilisierung bestehender Unternehmensplanungen Aufbau einer belastbaren und unterjährigen Unternehmensplanung unter Einsatz eines leistungsstarken Controllingtools (Professional Planner) Aufbau und nach Bedarf auch Durchführung eines aussagefähigen Reportings zu fest definierten Stichtagen Kurz- und mittelfristige Liquiditätsplanung Vorbereitung für Unternehmensrating bei Banken

5 Standorte Hamburg Potsdam (Hauptsitz) Wiesbaden Stuttgart

6 Unsere Auftraggeber Banken und Beteiligungsgesellschaften Unterstützung bei Kreditvergabe an Neukunden Begleitung von "schwierigen Finanzierungsengagements

7 Fallstudie zum Planungs- und Controllingprozess - unter Verwendung von Professional Planner

8 Wesentliche Probleme der Unternehmen (1) Komplexität steigt sehr schnell Die Komplexität der Abläufe und Strukturen im Unternehmen nimmt zu, wohin gehend die Transparenz abnimmt. Die Zahl der Produkte, Varianten und Produktänderungen ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Viele Unternehmen haben sich zunehmend von Ihrem Kerngeschäft entfernt.

9 Wesentliche Probleme der Unternehmen (2) Kosten laufen aus dem Ruder - Die Kosten steigen schneller als der Umsatz. - Schon bei leichten Auftrags- und Umsatzrückgänge machen sich die Fixkosten bemerkbar. - Weiter steigender Kostendruck, insbesondere in weitgehend als fix zu bezeichnende Kosten.

10 Vorhandene Vorsysteme Rechnungswesewesen Kostenrechnung Vertrieb Fertigung Finanzbuchhaltung Kostenartenrechnung Auftragsabwicklung PPS Personalabrechnung Kostenstellenrechnung / BAB BDE Anlagenbuchhaltung Kostenträgerrechnung Schnittstelle Planungs / Berichtswesen

11 Vorgehensweise im Projekt (1) 1. Datenanalyse (SuSa, WaWi) 2. Absatz und Umsatzplanung 3. Einzelkostenplanung 4. Kostenstellenplanung 5. Personalplanung 6. Kapazitätsplanung 7. Investitionsplanung 8. Bestandsplanung 9. Liquiditätsplanung

12 Vorgehensweise im Projekt (2) Datenanalyse SuSa Bilanz

13 Vorgehensweise im Projekt (3) Datenanalyse SuSa GuV

14 Planungs- und Controllingprozess Absatzplan Umsatzplan Ergebnisrechnung I Controllingbericht Einzelkostenplanung Hochrechnung Abweichungsanalyse Abweichungsanalyse Prämissen Kostenstellenbudgetierung - Personalkosten - Sachkosten - Kalk. Kosten Personalplan Investitionsplan Monatliche IST-Daten Ergebnisrechnung II Finanzplan BAB Kommentierung Kommentierung Maßnahmenbeschlüsse Maßnahmenbeschlüsse Maßnahmencontrolling Maßnahmencontrolling

15 Absatzplanungsprozess Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Entwicklung Vorjahr Hochrechnung lfd. Jahr Volumeneffekt lfd. Jahr > Vorjahr Volumeneffekt lfd. Jahr > Planjahr Hochrechnung der Absatzmengen für das Planjahr Gesamt

16 Umsatzplan pro Jahr ABSATZ PLAN durchschn. Preis lfd. Jahr HR-Umsatz Planjahr Preisveränd. Planjahr HR-Umsatz Planjahr ermittelt in Absatzpan Umsatz lfd Jahr Absatz (ohne Preisveränderung) Vorgabe vom Vertrieb (mit Preisveränderung) Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Produktgruppen Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Produktgruppen Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Produktgruppen Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Produktgruppen Produktgruppe I Produktgruppe II Produktgruppe III Produktgruppen

17 Planungs- und Controllingprozess Absatzplan Umsatzplan Ergebnisrechnung I Controllingbericht Einzelkostenplanung Hochrechnung Abweichungs- Abweichungsanalysanalyse Prämissen Kommen- Kommentieruntierung Maßnahmen- Maßnahmenbeschlüssbeschlüsse Maßnahmen- Maßnahmencontrollincontrolling Kostenstellenbudgetierung -Personalkosten -Sachkosten -Kalk. Kosten Personalplan Investitionsplan Monatliche IST-Daten Ergebnisrechnung II Finanzplan BAB

18 Einzelkostenpläne Materialeinkauf Einzelplan Sondereinzelkosten der Fertigung (Lohnarbeiten) Einzelplan Sondereinzelkosten des Vertriebs (Frachten / Provisionen) Ergebnisplan

19 Einzelkostenplanungsprozess Wareneinkauf Verpackung Oberfl.- behandlung Lohnarbeiten Entwicklung Vorjahr Hochrechnung lfd. Jahr Volumeneffekt lfd. Jahr > Planjahr Preiseffekt lfd. Jahr > Planjahr Hochrechnung Einzelkosten Planjahr Wareneinkauf Verpackung Oberfl.- behandlung Lohnarbeiten Entwicklung Vorjahr Hochrechnung lfd. Jahr Volumeneffekt lfd. Jahr > Planjahr Preiseffekt lfd. Jahr > Planjahr Hochrechnung Einzelkosten Planjahr

20 Planungs- und Controllingprozess Absatzplan Umsatzplan Ergebnisrechnung I Controllingbericht Einzelkostenplanung Hochrechnung Abweichungsanalyse Abweichungsanalyse Prämissen Kostenstellenbudgetierung - Personalkosten - Sachkosten -Kalk. Kosten Personalplan Investitionsplan Monatliche IST-Daten Ergebnisrechnung II Finanzplan BAB Kommentierung Kommentierung Maßnahmenbeschlüsse Maßnahmenbeschlüsse Maßnahmencontrolling Maßnahmencontrolling

21 Kostenstellenbudgetierung Kostenstelle HR IST-Jahr Veränderung 04 >05 in % / Plan vorläufig Sondereinfl. +/- Plan entgültig Personalkosten Werks- u. Betriebskosten Verwaltungskosten Kalkulatorische Kosten PRIMÄR- KOSTEN BEZUGS- GRÖSSEN

22 Personal- und Investitionsplanung Bestehende Personalkapazität Erhöhung der Personalkapazität Personalabbau Weitere Personalkosten Laufende Investitionen Neuinvestitionen Altinvestitionen Abschreibungsplanung

23 Bestände und Zahlungsziele Vorhandener Materialbestand Bestandsaufbau Bestandsabbau Zahlungsziele für Forderungen aus LuL Zahlungsziele für Verbindlichkeiten aus LuL Sonstige Zahlungsziele Zahlungsziele für Investitionen Zahlungsziele für Finanzierungen

24 Aufbau eines Controllingsystems Schulung Projekt- Design-Tag Aufbau Struktur Aufbau Berichte Produktiv Einsatz Lfd. Vergleiche GuV Erfolg 2-tägig 1 Beratertag Finanz Liquidität 1 Beratertag Grundlagenschulung Reportingschulung Datenimport- Schulung 1 Beratertag 1 Beratertag Bilanz 1-5 Tage 1-5 Tage 5-15 Tage 1-5 Tage 1-5 Tage

25 Aufbau einer Unternehmensstruktur Anlegen der notwendigen Planungselemente 1. Festlegung des Planungszeitraums 2. Einstellung von Sonstigen Planungsparametern (z.b. Absolutplanung oder Menge x Preis) 3. Anlegen von Profitcentern und Umsatzelementen zur Planung der Deckungsbeiträge 4. Einrichtung von Kostenstellen zur Erfassung von Kostenarten, Neuinvestitionen und hieraus resultierenden Finanzierungen 5. Detaillierung der notwendigen Bilanzpositionen (Forderungen LuL zur Unterscheidung von Zahlungszielen)

26 Abgrenzungen der GuV-Positionen in die Bilanz 1. Zuordnung der Umsatzelemente Umsätze Inland Forderungen LuL Inland variabler Aufwand Verbindlichkeiten LuL 2. Zuordnung der Aufwandselemente AfA Sachanlagen Sachanlagen Personalkosten Sonstige Verbindlichkeiten Sonstiger Aufwand Verbindlichkeiten LuL

27 Abbau der Anfangsbestände, Fälligkeiten 1. Einpflegen der Eröffnungsbilanz 2. Abbau der EB-Werte für Forderungen, Rückstellungen und Verbindlichkeiten 3. Einstellen der Fälligkeiten bzw. Zahlungsziele je Bilanzdetailkonto 4. Abstimmen der Vorsteuer/Umsatzsteuerplanung 5. Planung Ertragssteuern/Steuerrückstellung 6. Festlegen von Zinssätzen und Bankkontokorrent sofern vorhanden

28 Deckungsbeitragsplanung

29 Beispiel Gewinn- und Verlustrechnung Musterm ann Gruppe Nettoerlöse Rabatte Skonti Vertriebssonderkosten WES/Material So Variable Kosten Deckungsbeitrag Aufw and = Kosten Ertrag = Leistung Ordentliches Ergebnis Ord Neutraler Aufw and BKK-Sollzinsen Ord Neutraler Ertrag BKK-Habenzinsen Ordentliches Ergebnis AO Neutraler Aufw and AO Neutraler Ertrag Ergebnis vor Steuern Ertragsteuern Ergebnis nach Steuern

30 Beispiel Bilanzentwicklung KIV Kreis Gruppe A. Anlagevermögen Anlagevermögen B. Umlaufvermögen Lager Forderungen LuL So Forderungen BKK aktiv So Umlaufvermögen C. Aktive Rechnungsabgrenzung ARAP Summe Aktiva A. Eigenkapital Eigenkapital Bilanzergebnis B. Rückstellungen Rückstellungen Steuerrückstellungen C. Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten LuL So Verbindlichkeiten Darlehen D. Passive Rechnungsabgrenzung PRAP Summe Passiva

31 Beispiel Finanzplan Mustermann GmbH I. CASH FLOW Bilanzergebnis nach Steuern /- Afa/Zuschreibung /- Steuerrückstellungen /- Rückstellungen /- SoPo Rücklagen Saldo Cash Flow II. WORKING CAPITAL +/- Lager /- Forderungen LuL /- So Forderungen /- So Umlaufvermögen /- ARAP /- Verbindlichkeiten LuL /- So Verbindlichkeiten /- PRAP Saldo Working Capital III. LANGFRISTBEREICH +/- Investitionen /- Darlehen Saldo Langfristbereich IV. EIGENTÜMERSPHÄRE +/- Eigenkapital Saldo Eigentümersphäre Bedarf/ Überschuss Sollzinsen BKK Habenzinsen BKK Bankkontokorrent

32 Ergebnisrechnung I Umsatzerlöse PG 1 PG 2 PG 3 Materialeinsatz / Direkte Kosten Januar bis Dezember Plan Gesamt BAB-Kosten KST 1 KST 2 KST 3 Betriebsergebnis AO-Ergebnis U-Ergebnis

33 Ergebnisrechnung II Umsatzerlöse PG 1 PG 2 PG 3 Materialeinsatz / Direkte Kosten Januar bis Dezember Plan Gesamt Primärkosten Personalkosten Werkskosten Verwaltungskosten Betriebsergebnis AO-Ergebnis U-Ergebnis

34 Hochrechnung Umsatzerlöse PG 1 PG 2 PG 3 Materialeinsatz / Direkte Kosten Januar bis Dezember IST Plan Gesamt BAB-Kosten KST 1 KST 2 KST 3 Betriebsergebnis AO-Ergebnis U-Ergebnis

35 Liquiditätsvorschau KK-Stand Plan-Erlöse OP-Debitoren Sonst.Einzahlungen EINZAHLUNGEN Plankosten Investitionen OP-Kreditoren Tilgungen Entnahmen AUSZAHLUNGEN Deckung pro Monat KK per Monatsende KK-Linien Mittelbedarf Januar bis Dezember

36 Wie wird das Ziel erreicht? Definition strategischer und operativer Ziele und Prämissen. Aufbereitung und Zusammenführen der Ist-Daten aus den Vorsystemen. Aufbau einer unterjährigen Unternehmensplanung. Monatliche Abweichungsanalyse als Entscheidungsgrundlage für kurzfristige Maßnahmen.

37 Datenbankgestütztes Maßnahmen-Controlling KOMMENTAR Art: - Plan - Hochrechnung -IST - delta Plan / Ist - delta HR / Ist - delta VJ / Ist Bezogen auf: - KER-Zeile - Fibu-Kostanart - BAB-kostenart - Kostenstelle Bestimmung von: - Klärungsbedarf - Zu klären durch - Zu klären bis - Wiedervorlage am...

38 Qualifizierung zum eigenständigen Betreiben des Controllings Eigenen Mitarbeiter mit Controller Factory qualifizieren

39 Tatsächliche Situation Gehalt erfahrener Controller unmöglich junger Controller Lösungsansatz Controlling- Erfahrung

40 Die Bausteine der Controller Factory Effizientes, Effizientes, laufendes laufendes Controlling Controlling für immer! Controller-Factory Controller-Factory 1 = sofort sofort laufendes laufendes Controlling Controlling + + wir wir suchen suchen Kandidat Kandidat für für Sie, Sie, den den wir wir fit fit für für Ihre Ihre Controllingbedürfnisse Controllingbedürfnisse machen machen Controller-Factory Controller-Factory 2 = = sofort sofort laufendes laufendes Controlling Controlling + + wir wir machen machen Ihren Ihren Controller Controller fit fit für für Ihre Ihre Controllingbedürfnisse Controllingbedürfnisse 6 Monate Aufbau eines eines Controllingsystems 8-10 Tage Dauer

41 Beispiel Folien aus der Controller Factory Das Unternehmen Es handelt sich um die Firma: Gesenk Schraubenfabrik GmbH, in Werder Das Unternehmen wurde durch die Brüder Franz und Josef Gesenk 1912 gegründet Die Gesenk Schraubenfabrik GmbH ist ein Produktionsunternehmen und produziert unterschiedlichste Formen und Arten von Schrauben Die Gesenk Schraubenfabrik GmbH beschäftigt 80 Mitarbeiter. Davon 68 in Werder (Foto) und 12 an einem weiteren Produktionsstandort in Gryfino/Polen

42 Beispiel Folien aus der Controller Factory Der neue Controller Schon seit einiger Zeit sucht Klaus-Peter Gesenk einen/eine Controller(in) Anzeigen habe nicht viel geholfen, da die Kandidaten häufig nicht die notwendigen Kenntnisse besaßen Jetzt hat es Klaus-Peter einmal mit der RKW-Controller Factory versucht und ihm ist Conrad Kerze empfohlen worden. Conrad ist 27 Jahre alt, hat an der Fachhochschule in Brandenburg studiert. Seine Schwerpunkte sind Marketing und Controlling Conrad hat bis jetzt nur Praktika gemacht. Bei einem Steuerberater und einem Malereibetrieb. Beides hat ihm viel Spaß gemacht. Nach seinen ersten Schritten in der controlling factory möchte er aber jetzt sein Wissen in einem Unternehmen anwenden, das ihm auch eine Berufsperspektive bieten kann Die Hobbys von Conrad sind Schach und Radfahren

43 Beispiel Folien aus der Controller Factory Herr Sollmann aus der Buchhaltungsabteilung Conrad hat seine Aufgabe gut gemacht und Klaus-Peter Gesenk ist sehr zufrieden. Er weiß nun was die Eisenwickel AG tatsächlich für ein Jahresergebnis erwirtschaftet hat. Er hatte es sich doch gedacht, dass die Art von Geschäftsaktivität der Eisenwickel AG nicht dauerhaft durchzuhalten ist. Man kann langfristig mit defizitären Preisen keine Marktposition behaupten. Dauerhaft müssen die Produkte Gewinn erwirtschaften. Nachdem Conrad zwei Wochen in seinem neuen Büro saß, hat Herr Gesenk die Idee, dass Conrad für ein paar Wochen in die Buchhaltungsabteilung gehen könnte Der Hauptbuchhalter und Abteilungsleiter ist Herr Hartmut Sollmann Herr Sollmann ist bereits 35 Jahre bei der Gesenk Schraubenfabrik GmbH und geht in vier Jahren in Pension Herr Sollmann ist das betriebswirtschaftliche Gewissen von Klaus-Peter Gesenk. Er erstellt für die Geschäftsführung monatlich die betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

44 Beispiel Folien aus der Controller Factory Unfall und Bankengespräch Herr Sollmann, fährt die neue GS 1200 R von BMW und hat einen Unfall. Er bricht sich beide Arme. Er fällt für 6 Wochen aus und kann nicht in die Firma kommen. Zur gleichen Zeit hat die Gesenk Schraubenfabrik GmbH einen großen Auftrag gewonnen. Sie soll für das Emirat Dubai 14 Container Schrauben liefern. Zur Durchführung dieses Auftrages braucht die Gesellschaft ein Darlehen, da erhebliche Materialeinkäufe notwendig sind. Zur Gewährung dieses Darlehns ist ein Gespräch bei der Bank geplant, in deren Zusammenhang die aktuellen Zahlen der Gesenk Schraubenfabrik GmbH vorgelegt werden sollen. Da Herr Sollmann nicht einsatzfähig ist, soll Conrad die Zahlen und Unterlagen erstellen. Es ist nach einer Ergebnis- und Bilanzdarstellung zum gefragt.

45 Beispiel Folien aus der Controller Factory Aufgabenstellung Als Datengrundlage hat Conrad die aktuelle Summen- und Saldenliste zum bekommen. (siehe Downloadbereich) Aus diesen Daten soll er unter Berücksichtigung der Anfangsbestände zum 01. Januar diesen Jahres eine Gewinn- und Verlustrechnung, sowie eine Bilanz erstellen. Die genaue Aufgabenstellung: Leiten Sie aus der Summen- und Saldenliste per eine Gewinnund Verlustrechung und eine Bilanz zum Stichtag her. Ordnen Sie hierzu alle Ihnen vorliegenden Konten, Ertrags- bzw. Kostenarten oder Bilanzpositionen zu.

46 E-Learning in der Controller- Factory RKW-Controller Vertiefung/Spezialisierung Modul 8 Modul 7 Modul 6 Modul 5 Praxis+Anwendung Modul 12 Modul 11 Modul 10 Modul 9 Grundlagen Modul 4 Modul 3 Modul 2 Modul 1 Fit zum Einstieg in Beratungsprojekte Zertifizierungstest Start

47 Zusammenfassende Aussagen Belastbare Planung Effizientes Controlling mit Datenanbindung Aussagefähiges Reporting (integrierte GuV, CF, Bilanz) Plausibler Forecast (integrierte GuV, CF, Bilanz) Qualifizierungsmöglichkeit

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung!

49 Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg 2006 Seminarprogramm Das Seminarprogramm wird unterstützt durch

50 Das Seminarprogramm des BPW 2006 wird unterstützt durch Steinstr Potsdam Fon +49 (0)3 31/ Fax +49 (0)3 31/

51 Kontakt zum Businessplan-Wettbewerb in Brandenburg Koordinationsbüro in der InvestitionsBank des Landes Brandenburg (ILB) Adresse: Steinstraße Potsdam Telefon-Hotline: (03 31) Fax: (03 31) Online: businessplan@ilb.de

52 Die Deutschen Gründer- und UnternehmerTage 2006 finden vom 31. März bis 2. April 2006 in den Berliner Messehallen unter dem Funkturm statt. Informationen unter Der BPW 2006 ist Kooperationspartner der degut 2006.