Beschluss des IT-Ausschusses gemeinsam mit dem Verwaltungs- und Personalausschuss vom (VB) Öffentliche Sitzung

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1 Telefon: Telefax: Programm "Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Moosach" Sitzungsvorlage Nr / V Anlagen Beschluss des IT-Ausschusses gemeinsam mit dem Verwaltungs- und Personalausschuss vom (VB) Öffentliche Sitzung

2 Inhaltsverzeichnis Anlagenverzeichnis...3 Managementzusammenfassung...4 I. Vortrag des Referenten Projekt Neues Rechenzentrum Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Ist-Analyse Sollkonzept Projekt TK und Netzanschluss Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Ist-Analyse Sollkonzept Projekt Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Ist-Analyse Sollkonzept Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Ist-Analyse Sollkonzept Zeit- und Kostenschätzung Zeitschätzung Kostenschätzung Neues Rechenzentrum TK und Netzanschluss Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum Neues Dienstleistungszentrum Finanzierung Personal Wirtschaftlichkeit Kalkulatorische Bewertung Nichtmonetäre Bewertung Sozialverträglichkeit Abgleich mit der IT-Strategie Beteiligungen...21 II. Antrag des Referenten...22 III. Beschluss

3 3 Anlagenverzeichnis: Anlage 1 Zeitplanung Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Anlage 2 Büroarbeitsplatz nach VBG Anlage 3 nichtöffentlich Anlage 4 Regalsysteme nach DIN EN15635 Anlage 5 nichtöffentlich Anlage 6 nichtöffentlich Anlage 7 nichtöffentlich Anlage 8 nichtöffentlich Anlage 9 nichtöffentlich Anlage 10 nichtöffentlich Anlage 11 nichtöffentlich Anlage 12 nichtöffentlich Anlage 13 Glossar Anlage 14 Stellungnahme STRAC Anlage 15 nichtöffentlich

4 4 Managementzusammenfassung Ausgangslage (Istzustand) Programm Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Moosach In dem MIT-KonkreT Beschluss vom wurde mit der Maßnahme 60 dem Kommunalreferat der Auftrag erteilt, geeignete Flächen für ein Rechenzentrum, sowie Büroflächen bereitzustellen. Darauf aufbauend, wurde in dem Kaufbeschluss vom des Kommunalreferats entschieden, ein neues Rechenzentrumsgebäude durch die Stadtwerke München errichten zu lassen. Das neue IT-Rathaus wird sich am Standort Moosach befinden und besteht aus einem neuen Rechenzentrum (RZ) mit integriertem Massendruckzentrum (MDZ) und einem Dienstleistungszentrum (DLZ). Die Stadtwerke München wurden beauftragt, die Gebäude zu errichten. Das Rechenzentrum wird zum übergeben und geht durch Kauf mit allen fest verbauten gebäudetechnischen Anlagen in den Besitz von über. Das Dienstleistungszentrum hingegen wird zum von den SWM an zur Miete übergeben. Die LHM betreibt zur Zeit zwei Rechenzentren. In dieser Vorlage werden die Rechenzentren mit RZ 1 und RZ 2 bezeichnet. Von den Referaten wurden 13 dezentrale IT-Standorte (in denen sich insgesamt 16 Serverräume befinden) übernommen. Die genaue Bezeichnung der Standorte ist in der nichtöffentlichen Vorlage (Sitzungsvorlage Nr / V 13676) enthalten. Das RZ 1 muss bis zum und das RZ 2 bis zum geräumt sein. Der Standort RZ 2 beherbergt neben den IT-Systemen ebenfalls das aktuelle MDZ. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von sind auf 10 verschiedene Bürostandorte verteilt.

5 5 Programmziel (Sollzustand) Die Aufgabe des Programms Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Moosach ist die Beplanung, Ausstattung und Inbetriebnahme der neuen Gebäude, sowie die sichere Durchführung der Umzüge des RZ 1, des MDZ aus dem Standort RZ 2, sowie der dezentralen IT-Standorte in das neue RZ in Moosach und von etwa 700 internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das neue Dienstleistungszentrum. Das Programm besteht aus vier Projekten: Neues Rechenzentrum TK und Netzanschluss Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum Neues Dienstleistungszentrum Ziel des Programms ist es nicht, Verhandlung und Vergabe eines Servicevertrages für den Betrieb des Rechenzentrums Planung und Umsetzung Redundanzrechenzentrum Dazu wird der Stadtrat zu gegebener Zeit mit eigener Vorlage befasst. Inbetriebnahme und Umzugsstrategie: Um das Programm möglichst geräuschlos und kosteneffizient für die LHM umzusetzen, wurden folgende strategische Ziele gesetzt: Minimierung der Auswirkungen und Risiken auf den Geschäftsverkehr der LHM Umzug im laufenden Geschäftsbetrieb der LHM und Zuschaltung externer Unterstützung, um Auswirkungen auf aktuelle und anstehende Vorhaben der Referate sowie den regulären IT-Betrieb während der Programmlaufzeit zu minimieren Umzug und Wiederverwendung vorhandener Infrastruktur und Komponenten, soweit möglich Neuinvestitionen nur, um den Zuwachs der IT-Umgebung abzudecken, sowie den Umzug im laufenden Betrieb zu ermöglichen

6 6 Programmzeitraum: Der Gesamtzeitraum des Programms zur Ausrüstung und Inbetriebnahme des IT-Rathauses Moosach erstreckt sich von Januar 2014 bis zum April Die Projekte, in welche sich das Programm gliedert, haben diverse Überschneidungen, wodurch der Aufwand der Planungs- und Vorbereitungsphase steigt. Daher starten die Projekte bereits Anfang Die Komplexität der IT-Infrastruktur und der Umzug im laufenden Betrieb bedingen die Durchführung in verschiedenen Phasen, wodurch sich die Laufzeiten einiger Teilprojekte (z. B. Umzug der externen IT-Standorte) bis April 2016 erstrecken. Eine zeitliche Komplettübersicht kann der Anlage 1 entnommen werden. Programmkosten: Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen haben Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren. Personal: Zur erfolgreichen Durchführung des Programms werden, unter Berücksichtigung der Umzugsstrategie, in dem Durchführungszeitraum zusätzliche Ressourcen benötigt. Durch das Programm müssen keine neuen Stellen geschaffen werden. Für die Durchführung der zusätzlichen, temporär anfallenden Aufgaben, werden externe Dienstleister beauftragt. Ein signifikanter Teil des Programmteams wird aus internen Mitarbeiter/Innen zusammengestellt, um das zur Umsetzung des Programms benötigte stadtinterne Wissen abzudecken. Die Kapazitäten, welche hierdurch den Betriebsteams verloren gehen, werden durch externe Dienstleister kompensiert, um den laufenden Betrieb der LHM, sowie die aktuellen und anstehenden Vorhaben der Referate nicht zu gefährden. Es muss beispielsweise gewährleistet sein, dass dem Team der Netzwerkinfrastruktur auch weiterhin entsprechend Ressourcen zur Anbindung neuer Schulen und Kindertagesstätten zur Verfügung stehen. Ebenso muss auch während der Umzugsplanung des MDZs sichergestellt sein, dass der Betrieb der Druckstraßen durch entsprechendes zusätzliches Personal weiterhin durchgeführt werden kann, um die Druckaufträge der Referate durchzuführen und zum Beispiel die Schreiben, Bescheide, etc. an die Bürgerinnen und Bürger zu versenden. Weiterhin werden spezielle externe Dienstleistungen zur (De-) Montage der IT-Systeme und für die verschiedenen Umzüge benötigt.

7 7 I. Vortrag des Referenten Mit der Entscheidung einen zentralen IT-Dienstleister zu gründen und für diesen an einem zentralen Standort ein RZ und DLZ zu errichten, wurden die wesentlichen Voraussetzungen für den personal- und energieeffizienten Betrieb geschaffen. Der neue IT-Standort in Moosach, welcher aus einem neuen Rechenzentrumsgebäude und einem neuen Dienstleistungszentrum besteht, wird Mitte (RZ) bzw. Ende (DLZ) 2014 fertiggestellt. Ab diesem Zeitpunkt kann die Ausrüstung beginnen. Das Programm Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Moosach beinhaltet vier Projekte, um den neuen Standort für einen IT-Betrieb vorzubereiten und die Umzüge durchzuführen: 1. Neues Rechenzentrum 2. TK und Netzanschluss 3. Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum (MDZ) 4. Neues Dienstleistungszentrum (DLZ) Ziel des Programms ist es, die Ausrüstung und Inbetriebnahme des IT-Rathauses im laufenden Betrieb kosteneffizient und unter möglichst geringen Auswirkungen für den Geschäftsbetrieb der LHM durchzuführen. 1 Projekt Neues Rechenzentrum Im Rahmen des Programms ist das Projekt Neues Rechenzentrum für folgende Aktivitäten zuständig: Ausrüstung des neuen RZ zur Herstellung der Betriebsbereitschaft Umzug des RZ 1 und Zusammenlegung der bisherigen dezentralen IT-Standorte Rückbau des RZ 1 und Außerbetriebnahme der dezentralen Serverräume Das Programm ist nicht zuständig für die Planung und den Umzug des RZ Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Gebäudezustand bei Übergabe Das neue Rechenzentrum in Moosach wird Mitte 2014 mit allen fest verbauten gebäudetechnischen Anlagen, jedoch ohne IT-Komponenten, übergeben.

8 8 Dezentrale Verteilung der IT Neben den beiden Rechenzentren, RZ 1 und RZ 2, betreut der zentrale IT-Dienstleister 16 Rechnerräume, die früher durch die Referate selbst verwaltet wurden. Historisch gewachsen sind diese Räume örtlich nahe zum jeweiligen Hauptsitz des Referats angesiedelt. Da die Referate und Eigenbetriebe über das Stadtgebiet verteilt sind, ergibt sich somit auch eine dezentrale Verteilung der IT-Standorte, welche jetzt durch betreut werden. Die 13 dezentralen IT-Standorte (in denen sich die 16 Serverräume befinden): Die Auflistung der Standorte ist in der nichtöffenlichen Vorlage enthalten. Die vollständige Offenlegung interner und sensibler Daten zur ITK-Infrastruktur der Landeshauptstadt München soll vermieden werden. Stadtweite Bereitstellung der IT-Services In den oben genannten Rechenzentren bzw. Rechnerräumen befinden sich die IT-Systeme der LHM. Diese Systeme stellen stadtweit IT-Services für Referate und Bürger zur Verfügung. Diese Systeme arbeiten auf einer über viele Jahre gewachsenen heterogenen IT-Infrastruktur, deren Verwaltung nur durch eine ebenso heterogene Landschaft von Pflege- und Wartungssystemen geschehen kann Ist-Analyse Neues Rechenzentrum Moosach Das Rechenzentrum, welches von den Stadtwerken München an die Landeshauptstadt München übergeben wird, besitzt an Ausstattung nur die fest verbauten, gebäudetechnischen Anlagen, jedoch keine IT-Infrastruktur. Für einen ordnungsgemäßen Rechenzentrumsbetrieb werden Serverschränke inklusive Verkabelung und Kaltgangeinhausung, sowie eine Netzwerkinfrastruktur benötigt. Erst nach dem technischen Ausbau des Rechenzentrums kann dann der Umzug der über die Stadt verteilten ITK-Systeme erfolgen. Umzugsplanung Hierzu ist im Vorfeld eine detaillierte Datenerhebung mit anschließender Umzugsfeinplanung nötig, welche innerhalb des Projekts geleistet wird. Nach aktuellem Stand müssen über 500 Hardwaresysteme ausgebaut und nach Moosach bewegt werden. Betroffen ist das zentrale RZ 1, sowie weitere 16 Serverräume in 13 Außenstandorten. Im RZ 1 befinden sich die für die Stadt München extrem kritischen Systeme, welche einen Großteil der Fachanwendungen für die Referate und bereitstellen. Hierzu gehören u.a. SAP, der -Service, das Einwohnermeldewesen oder die Bibliotheken-Online-Ausleihe. Der Umzug von IT-Systemen bedarf umfangreicher Analyse, Planung und Tests und soll den IT-Betrieb der Landeshauptstadt München so wenig wie möglich beeinträchtigen. Die Komplexität der Planungen und Terminkoordinationen zum Umzug der vorhandenen ITK-Landschaft ist aufgrund ihrer heterogenen IT-Infrastruktur hoch und erfordert Abstimmungen mit allen betroffenen Einheiten, um das Risiko bei einem derartigen Umzug möglichst klein zu halten. Hieraus resultiert auch ein hoher interner und externer Personalbedarf.

9 9 1.2 Sollkonzept Rechenzentrumsausrüstung Sobald das neue RZ-Gebäude durch die Stadtwerke an die Landeshauptstadt München übergeben wurde, müssen die notwendigen Serverschränke (Racks) aufgebaut und verkabelt werden. Hierfür werden neue einheitliche, energiesparende und -effiziente Racks beschafft. Durch die Technologie der neuen Server-Racks kann die Energieeffizienz im Vergleich zur bisher verwendeten Ausrüstung gesteigert und somit mindestens 50 % an Energiekosten eingespart werden. Die bisher verwendeten Racks können im neuen Rechenzentrum nicht eingesetzt werden. Aufgrund des historischen Wachstums in den bisherigen Serverräumen wurden Racks von unterschiedlichen Herstellern eingesetzt, die sich nicht in die optimierte Umgebung des neuen Rechenzentrums integrieren lassen. Im neuen RZ wird mit einer standardisierten Ausstattung eine hocheffiziente Klimasteuerung realisiert. Durch den Einsatz neuer Racks wird die Umzugszeit und somit die Nichtverfügbarkeit von IT-Services minimiert. Anschließend kann mit dem Einbau der Netzwerkinfrastruktur begonnen werden, welche durch das Projekt TK und Netzanschluss durchgeführt wird. Rechenzentrumsumzug Nach dem Aufbau der Netzinfrastruktur sollen die über die Stadt verteilten Hardwaresysteme in das neue Rechenzentrum Moosach transportiert und dort in Betrieb genommen werden. Der Umzug erfolgt, nach Rücksprache mit den Referaten und Systemverantwortlichen, wenn möglich innerhalb eines Wartungsfensters. Rechenzentrumsrückbau Nach Ausbau der Server und des Zubehörs aus dem alten Rechenzentrum werden die Räumlichkeiten im RZ 1 rückgebaut, außer Betrieb genommen und an den Vermieter übergeben. Planung und Durchführung des Umzugs des RZ in der RZ 2 Das RZ 2 muss bis zum vollständig geräumt sein und an das Kommunalreferat übergeben werden. Aktuell wird hierzu durch die Strategie für ein Redundanz-Rechenzentrum erarbeitet, so dass darauf aufbauend die Planungen für das Redundanz-Rechenzentrum fristgerecht begonnen werden können, um den o. g. Termin sicherzustellen. Die Strategiefindung, Planung und der anstehende Umzug des RZ 2 sind jedoch nicht Teil des Programms Ausrüstung und Inbetriebnahme IT-Rathaus Moosach und werden somit nicht innerhalb des Programms behandelt. Für die konkrete Planung und Durchführung des Umzugs des Redundanz-Rechenzentrum muss ein eigenes Projekt aufgesetzt und eine entsprechende Beschlussvorlage dem Stadtrat vorgelegt werden. Angestrebtes Ergebnis Nach Fertigstellung und Schlüsselübergabe kann das neu gebaute Rechenzentrum Moosach schnellstmöglich in Betrieb genommen werden. Mit Abschluss dieses Projekts sind alle IT-Systeme des RZ 1 während des laufenden Betriebs an den Standort Moosach überführt, sowie die über die Stadt verteilten Serverräume stillgelegt und die IT-Komponenten im neuen Rechenzentrum Moosach konsolidiert.

10 10 2 Projekt TK und Netzanschluss Die Ausrüstung und Inbetriebnahme des neuen Dienstleistungsgebäudes und des Rechenzentrums stellt eine große Herausforderung aus Sicht der Netzwerkinfrastruktur dar. Es soll eine Umgebung geschaffen werden, welche die aktuellen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Zukunftssicherheit bietet. Zum einen benötigen sämtliche Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anschlüsse für Telefon und PC, zum anderen benötigen sämtliche IT-Komponenten im Rechenzentrum Anschlüsse an das jeweilige Netzwerk. Hierfür ist in den Gebäuden in Moosach eine flexible Infrastruktur zu schaffen, die sich nahtlos in die vorhandene Infrastruktur der LHM einfügt. 2.1 Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Netzwerkkopplungen zwischen RZ 1 und RZ 2 Die beiden zentralen Rechenzentren werden bereits seit 1975 durchgängig ohne signifikante bauliche Änderungen genutzt. Über diesen Zeitraum ist die Netzwerkinfrastruktur durch neue Service- und Technologieanforderungen stetig gewachsen und hat an Komplexität zugenommen. Die Verbindung zwischen den beiden Rechenzentren ist zum größten Teil über Direktverbindungen auf stadteigenen Glasfaserkabeln realisiert. Netzwerkanbindung RZ 1 an externe Netzwerke Das RZ 1 ist ein Knotenpunkt für viele wichtige Netzwerkverbindungen. Hier laufen Anbindungen aus städtischen Netzwerken zusammen. Der Standort ist Endpunkt für zahlreiche externe Anbindungen z. B. an das Bayerische Behördennetz und die Stadtwerke oder diverse Leitstände (z. B. Polizei). Einige der aktiven Infrastruktur-Netzwerkkomponenten im RZ 1 haben bereits ihre geplante Nutzungsdauer überschritten bzw. entsprechen nicht mehr heutigen Ausrüstungsstandards Ist-Analyse Das IT-Rathaus Moosach wird ohne externe Netzwerkanbindungen und aktive Netzwerkinfrastruktur übernommen. Vor dem Einzug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im DLZ und den Servertransfers ins RZ müssen vorbereitende Vernetzungsarbeiten durchgeführt werden. Netzwerkkopplungen zwischen RZ 1 und RZ 2 Das RZ 1 wird ins neue IT-Rathaus umgezogen, das RZ 2 bleibt als Standort erhalten. Daher muss eine Kopplung des neuen RZ mit dem bestehenden RZ 2 geschaffen werden. Zur Herstellung der vollen Funktionsfähigkeit müssen alle bisher zwischen RZ 1 und RZ 2 existierenden Verbindungen zusätzlich zwischen RZ 2 und Moosach aufgebaut werden. Die Entfernung zwischen RZ 2 und Moosach ist so groß, dass hierfür keine Kabel gelegt werden können, sondern Leitungen von Telekommunikationsunternehmen angemietet werden müssen. Das Verlegen eigener neuer Leitungen wäre zu zeitund kostenintensiv. Zukünftige Erweiterungen erhöhen diese Kosten zusätzlich. Hieraus entsteht die Anforderung nach einer effizienten Übertragungstechnologie.

11 11 Nach Abschluss der Umzugsmaßnahmen aus dem RZ 1 können die bestehenden Verbindungen zwischen RZ 1 und RZ 2 zurückgebaut werden. Netzwerkanbindung RZ 1 an externe Netzwerke Bedingt durch den Umzug des RZ 1 müssen Fremdleitungen von externen Anbietern wie z. B. dem Bayerischen Behördennetz, die aktuell im RZ 1 enden, an den neuen Standort bestellt werden. Für eine Übergangszeit müssen die Netze sowohl im RZ 1, als auch im neuen Rechenzentrum verfügbar sein. Erst nach Abschluss der Umzugsmaßnahmen aus dem RZ 1 können die aktuell bestehenden Leitungen in das RZ 1 abbestellt werden. Neubau IT-Rathaus Moosach Der Neubau in Moosach erfordert Investitionen in neue Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur. Die Betriebsbereitschaft des DLZ wird durch die Installation und Konfiguration von aktiven Netzkomponenten und einer Telefonanlage hergestellt. Auch für das Rechenzentrum muss Infrastruktur neu beschafft werden, denn bereits vor dem Umzug der Server müssen die relevanten Anschlüsse getestet bereitgestellt sein. Dieses Vorgehen ermöglicht einen Umzug bei laufendem Geschäftsbetrieb und dient gleichzeitig der Minimierung des Umzugsrisikos.

12 Sollkonzept Ziel dieses Projektes ist der Aufbau einer zeitgemäßen, erweiterbaren und kosteneffizienten Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur im IT-Rathaus Moosach. Der Aufbau der Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur wird unter folgenden Rahmenbedingungen durchgeführt: Keine Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs Das neue IT-Rathaus Moosach wird die IT-Systeme des RZ 1 und der dezentralen Serverräume aufnehmen. Der Umzug von Servern soll den normalen Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Daher wird bereits im Vorfeld des Umzugs eine Netzwerkinfrastruktur aufgebaut, die sowohl den Umzug einzelner Serverstandorte unterstützt als auch zukünftige schrittweise Erweiterungen ermöglicht. Multiplexer-Technologie In Netzwerkumgebungen werden mittlerweile Multiplexer eingesetzt, um Signale über lange Strecken mit möglichst geringen Leitungskosten zu übertragen. Signale, die vorher viele physische Leitungen benötigten, können so auf einigen wenigen Leitungen gebündelt übertragen werden (ca. 80:1). Somit werden zur Anbindung weniger Kabelverbindungen benötigt und hierdurch Kosten gespart. Der Einsatz der Multiplexer-Technologie amortisiert sich in diesem Fall bereits nach drei Jahren. Zukunftsfähigkeit der Telefonanlage Bei der Auswahl der Komponenten wird darauf geachtet, dass die Komponenten zukunftsfähigen sind. Das heißt z. B. für die Telefonanlage, dass die Anforderung an zeitgemäße VoIP (Voice over IP)-Techniken besteht. Eine Kopplung an die bestehende Telekommunikationsanlage am Roßmarkt ist problemlos möglich. Wiederverwendung der frei werdenden Komponenten Die während oder nach dem Umzug freigewordenen Netzwerkkomponenten des RZ 1 werden auf Weiterverwendbarkeit (Alter, Zustand, Abschreibung, aktuelle LHM Standards) geprüft und dem Lager- und Abrufprozess zugeführt. Da in der Netzwerkinfrastruktur zum Großteil nur Standardkomponenten eingesetzt wurden, wird erwartet, dass diese kurzfristig von anderen Projekten genutzt werden. Ein Teil dieser Komponenten wird u. a. für den Umzug der externen Serverräume wiederverwendet.

13 13 3 Projekt Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum Der Printservice von ist der zentrale Dienstleister für die personalisierte Massenkommunikation für alle Referate der Landeshauptstadt München. Im Jahr 2012 wurden über 20 Millionen Druckseiten für mehr als 60 Kunden auf Hochleistungsdrucksystemen produziert und auf Kundenwunsch kuvertiert. 3.1 Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Das Massendruckzentrum ist zum jetzigen Zeitpunkt über mehrerer Räume innerhalb des Standortes RZ 2 etabliert. Die Produkte des Druckzentrums stammen überwiegend aus den Bereichen Steuern und Finanzen und der öffentlichen Sicherheit und Ordnung (Hoheitsbereich) und umfassen stark diversifizierte Dokumente wie z. B. Entgeltnachweise (POR), Steuer- und Gebührenbescheide (KaStA), Wählerverzeichnisse und Wahlergebnislisten, Einladungen und Mahnungen (RGU, RBS, KULT), Rechnungen (Branddirektion) bis hin zu Anhörungen bei Verkehrsordnungswidrigkeiten und Anschreiben in Angelegenheiten des KFZ- und Einwohnerwesens (KVR). Zur Erfüllung seiner Aufgaben unterhält das Druckzentrum einen Maschinenpark mit zwei Hochleistungsdruckstraßen, einem Einzelblattdrucker, sowie diverse kleine Maschinen und Geräte zur Druckgutverarbeitung. Zum Druckzentrum gehören derzeit auch drei Lagerräume für Druckpapier, Kuverts etc Ist-Analyse Im Hinblick auf die zukünftige Ablösung des RZ 2 zum ist ebenfalls vorgesehen, das MDZ sowie das zugehörige Betriebspersonal in das neue IT-Rathaus Moosach in die dortigen, speziell für den Betrieb eines Druckzentrums ausgelegten Räumlichkeiten, umzuziehen. Aufgrund des Alters der aktuellen Druckstraßen wurde zunächst der Ansatz verfolgt, diese neu zu beschaffen und direkt im neuen MDZ montieren zu lassen. Nach Analyse und Rücksprache mit dem Hersteller wurde festgestellt, dass aus technologischer Sicht zwischen den bestehenden Drucksystemen und den aktuellen Systemen keine wesentlichen Unterschiede bestehen. Die Wartung der bestehenden Druckstraßen ist durch den Hersteller für mindestens fünf weitere Jahre zugesichert, so dass eine Herstellerunterstützung, sowie die Ersatzteilbeschaffung auch weiterhin gewährleistet werden können. Bei einem Austausch würden neben den reinen Beschaffungskosten von zwei neuen Druckstraßen noch weitere Kosten für Planungs- und Ausschreibungsphase, sowie Test und Inbetriebnahme hinzu kommen. Ein Umzug der vorhandenen Systeme ist kostengünstiger. 3.2 Sollkonzept Die Ausrüstung des neuen MDZ Moosach, sowie der Umzug des bestehenden Druckzentrums mit allem Mitarbeitern, Maschinen und Geräten ist im laufenden Betrieb geplant, d. h. ohne wesentliche Einschränkungen für die Kunden. Die erste Druckstraße mit den erforderlichen Zusatzgeräten wird nach Moosach umgezogen. Nach erfolgreichem Aufbau und Probebetrieb wird der Produktionsbetrieb von der Innenstadt nach Moosach ge-

14 14 schwenkt. Anschließend wird die zweite Druckstraße und der Rest der Maschinen und Geräte umgezogen und in Betrieb genommen. In der Zeit vom Abbau der ersten Druckstraße bis zur Inbetriebnahme der zweiten Druckstraße ist ein Doppelbetrieb erforderlich, d. h. es müssen an zwei Standorten gleichzeitig entsprechend ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen, weshalb temporär auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden muss. Diese Betriebsunterstützung ist notwendig um den Betrieb aufrechterhalten zu können und Kundenvorhaben nicht zu gefährden bzw. zeitlich zu verzögern. Für den Umzug des Druckzentrums werden neben den üblichen Umzugsdienstleistungen für Personal und Material mehrere Spezialfirmen für Abbau, Transport, Aufbau und Inbetriebnahme der Hochleistungsdruckstraßen sowie aller weiteren hochspezialisierten Drucker, Maschinen und Geräte benötigt. Maschinen und Geräte, für die entweder aufgrund ihres Alters oder technischen Zustands bis zum Umzug nach Moosach Ersatzbeschaffungen vorgenommen werden müssen, oder die aufgrund der allgemeinen technischen Entwicklung obsolet geworden sind und nicht mehr benötigt werden, verbleiben im alten Druckzentrum und werden dort vor dem Rückbau der Räumlichkeiten abgebaut. 4 Projekt Neues Dienstleistungszentrum Um die Zentralisierung der IT der LHM weiter fortzuführen, wurde ebenfalls der Neubau eines Dienstleistungszentrums am Standort Moosach beschlossen. Die Unterbringung aller Mitarbeiter an einem zentralen Standort bringt den Vorteil, dass sich der Ablauf der täglichen Arbeit und des laufenden Betriebs effizienter gestalten lässt.

15 Ist-Zustand und Analyse Ist-Zustand Aktuell sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von an 11 unterschiedlichen Bürostandorten untergebracht. Die Auflistung der Standorte ist in der nichtöffenlichen Vorlage enthalten. Die vollständige Offenlegung interner und sensibler Daten zur ITK-Infrastruktur der Landeshauptstadt München soll vermieden werden. Das Dienstleistungszentrum am Standort Moosach wird durch die SWM gebaut und nach Fertigstellung an vermietet. Bei Übergabe Ende 2014 ist das Gebäude bezugsbereit, jedoch müssen verschiedene Anpassungen durchgeführt, sowie die komplette Möblierung der Büroräume vorgenommen werden. Die Büroräume im IT-Rathaus sind quadratisch angelegt und lassen für die Ausstattung nur wenig Spielraum. Die derzeit verwendete Möblierung ist im Laufe der Zeit historisch gewachsen. Demnach ist die vorhandene Ausstattung von ausgesprochen heterogen und teilweise stark überaltert Ist-Analyse Bei der Vorplanung des anstehenden Umzugs in das neue DLZ wurden Alternativen betrachtet. Möblierung Alternative 1 teilweise Mitnahme vorhandener Büromöbel Nach der Begutachtung und anhand der Prüfung der Inventarisierung des aktuellen Mobiliars wurde festgestellt, das ein Großteil der vorhandenen Einrichtungen nicht im neuen Dienstleistungszentrum zum Einsatz kommen kann. Einer der Gründe hierzu ist, dass die Möblierung aus Altersgründen nicht mehr umzugsfähig ist oder sich aus fest installierten Einbaumöbeln und alten Restbeständen zusammensetzt. Ebenso entspricht die Büroausstattung teilweise weder dem städtischen Standard, noch der Ergonomie 1. Vorhandene Bürotische mit den Maßen 180 x 90 cm können aufgrund der knapp bemessenen Büroräume am Standort Moosach nicht verwendet werden, da sonst der Mindestabstand zwischen Schreibtisch und Wand (1 m) unterschritten wird. Hier dürfen nur Schreibtische mit einer maximalen Tiefe von 80 cm verwendet werden. Die Archive und Lager sind in veralteten Schränken und Regalen untergebracht, die nicht mehr den DIN-Vorschriften entsprechen und daher nicht mehr neu montiert werden dürfen 2. Die vorhandenen Gesundheitsmöbel, Sonderarbeitsplätze und Bürodrehstühle werden an den Standort Moosach umgezogen. Nach abschließender Bewertung sind nur ca. 250 Arbeitsplätze umzugsfähig. 1 Verwaltungsberufsgenossenschaft, BGI 650, S. 27 ff (siehe Anlage 2) 2 Nach DIN EN (siehe Anlage 4)

16 16 Alternative 2 vollständige Neumöblierung Die Vergabestelle 1 empfiehlt, den neuen Standort komplett neu zu möblieren. Nach Erfahrungswerten der Vergabestelle sind die Kosten für einen Umzug in dieser Größenordnung geringfügig günstiger als eine Neumöblierung, bei welcher die Anlieferung und Montage bereits im Preis enthalten ist. Der erhebliche logistische Aufwand und die damit verbundenen Kosten und Betriebsrisiken können somit eingespart werden. In Anlage 3 findet sich eine Vergleichsberechnung, welche den Umzug der 250 Arbeitsplätze aus Alternative 1 darstellt. Die Schulungsräume und Labore benötigen ohnehin eine Sonderausstattung. Diese Alternative bietet den Vorteil, dass nur wenig Beeinträchtigung der Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsteht, da beim Umzug die neue Möblierung bereits vor Ort besteht. 4.2 Sollkonzept Nach Prüfung der beiden Alternativen wurde die Empfehlung der Vergabestelle 1, den Standort komplett neu zu möblieren gewählt, da diese das Betriebsrisiko entsprechend senkt und der logistische Aufwand verringert werden kann. Möblierung Im MIT-KonkreT Teilprojekt 105 wurde auch die Ausstattung des IT-Rathauses bereits weitgehend geplant. Die Pläne reichen von der Standardmöblierung aus dem aktuellen Rahmenvertrag bis hin zu den Deckenhalterungen für die Beamer in den Besprechungsräumen. Die Pläne sind zweckmäßig und entsprechen den heutigen ergonomischen Standards und DIN-Vorschriften. Umbaumaßnahmen Bauliche Anpassungen werden aufgrund des Personalzuwachses, sowie besonderer Anforderungen an z. B. Labore nötig. Dies beinhaltet das Einziehen und Einsetzen von zusätzlichen Wänden und Türen, sowie Maßnahmen zur Klima- und Akustikverbesserung. Eine dieser Anforderungen ist z. B. das Großraumbüro des Servicedesk, welches eine besondere Ausstattung benötigt, um die Richtwerte für das Akustik- und Raumklima einzuhalten. Hierfür wird ein spezialisiertes Architekturbüro beauftragt. Umzug Der Umzug der Arbeitsgeräte und -unterlagen (PC's und Umzugskartons) wird auf zwei Wochenenden verteilt geplant. Hierbei werden die Standorte so aufgeteilt, dass die Spediteure Parkzonen und Fahrstühle an den alten und neuen Standorten effektiv nutzen können, ohne sich gegenseitig zu blockieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlassen Freitagmittag Ihren Arbeitsplatz am alten Standort und beginnen Montagmorgen an Ihrem neuen Arbeitsplatz.

17 17 5 Zeit- und Kostenschätzung 5.1 Zeitschätzung Das Programm erstreckt sich über den Zeitraum von Januar 2014 bis April Das neue RZ Moosach wird von den SWM nach aktueller Planung am an die LHM übergeben. Das Dienstleistungszentrum wird bis spätestens übergeben. Vorab sind jedoch umfassende Vorarbeiten (z. B. Planungen und Beschaffungen) notwendig. Deshalb beginnen die Projekte größtenteils bereits zum Nach aktuellem Planungsstand ist das RZ 1 bis März 2015 rückgebaut und somit außer Betrieb genommen. Spätestens bis März 2015 ist das neue DLZ bezogen. Bis Mai 2015 dauert der Umzug des MDZ. Der Umzug der weiteren externen Serverräume erstreckt sich bis April Details zur Zeitplanung des Programms können der Anlage 1 entnommen werden. 5.2 Kostenschätzung Das Programm beinhaltet Kosten für die folgenden Untergruppierungen: Interne und externe Dienstleistungen Hard- und Software (Investitionskosten, Wartung & Pflege) Mobiliar Parallelbetrieb und doppelte Mieten Kosten der Finanzierung Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen haben Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren Neues Rechenzentrum Das Projekt Neues Rechenzentrum enthält unter anderem folgende Bestandteile: Serverschränke (Racks) zur Grundausstattung des RZ Verkabelung und Aufbau der Racks Verkabelung des RZ Erstbetankung Notstromgeneratoren Übernahme der Anlagen und Schulung des Personals Umzug des RZ 1 nach RZ Moosach im laufenden Betrieb Umzug der 13 Betriebsstandorte der Referate im laufenden Betrieb Verstärkung der Betriebsteams zur Gewährleistung des laufenden Betriebs der LHM Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen haben Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren.

18 TK und Netzanschluss Das Projekt TK und Netzanschluss enthält unter anderem folgende Bestandteile: Ausstattung des neuen RZ, MDZ sowie des DLZ mit aktiven Netzwerkkomponenten Anschlusskosten des Neubaus (Glasfaserleitung SWM, MPLS-Backbone-Anbindung an die bisherigen Standorte, etc.) Telefonanlage und Endgeräte Externe Serviceverbindungen (z. B. Internet) Installation und Inbetriebnahme der Komponenten. Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen haben Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum Das Projekt Ausrüstung und Umzug Massendruckzentrum enthält unter anderem folgende Bestandteile: Grundausrüstung des neuen Massendruckzentrums Kauf und Aufbau des Hochregallagers Beschaffung Transportwagen Umzug der vorhandenen Druckstraßen aus der RZ 2 in das MDZ-Moosach Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen haben Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren Neues Dienstleistungszentrum Das Projekt Neues Dienstleistungszentrum enthält unter anderem folgende Bestandteile: Bauliche Anpassung von Sondernutzungsräumen Strukturelle Anpassung des Netzwerks für Labor- und Verteilerräume, etc. Zweckmäßige Neumöblierung Umzug der 11 Doppelte Miete für 3 Monate Die Programmkosten werden in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen können Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren haben. 6 Finanzierung und Personal 6.1 Finanzierung Die Finanzierung wird in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen können Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren haben.

19 Personal Für die erfolgreiche Durchführung des kompletten Umzugs nach Moosach werden intern keine neuen Stellen geschaffen, sondern weitgehend bestehendes Betriebspersonal eingesetzt. Der IT-Dienstleister hat in den kommenden Jahren für die Referate eine Vielzahl an neuen IT-Vorhaben zu bewältigen. Durch die erhöhte Belastung des internen Personals während der Laufzeit des Programms wird eine entsprechende Kompensation durch externe Dienstleister benötigt. Es darf zu keiner Beeinträchtigung des laufenden Betriebs der LHM kommen, ebenso muss der in der Übergangsphase stattfindende Doppelbetrieb aufgefangen werden. Um die hohe Anzahl der anstehenden Aufgaben termingerecht und in der erforderlichen Qualität umzusetzen, werden in einigen Projektteams zusätzliche externe Fachkräfte benötigt. An Stellen, wo überdies ein spezielles Fachwissen außerhalb der normalen Linienaufgaben benötigt wird, müssen weitere externe Fachkräfte zugeschaltet werden. Standarddienstleistungen zum Transport oder der Montage von Möbeln und IT-Gerätschaften werden über bereits vorhandenen Rahmenverträge abgerufen. Die folgende Aufstellung gliedert die benötigten Personalressourcen über den Programmzeitraum: Anzahl VZÄ Jahres-PT Anzahl VZÄ Jahres-PT Anzahl VZÄ Jahres-PT Interne VZÄ 11, , ,1 20 Externe VZÄ 30, , ,7 140 Jahressummen Personentage (PT) Gesamtsumme PT im Programm Je Mitarbeiter werden pro Jahr durchschnittlich 200 Arbeitstage angesetzt. Eine detaillierte Aufstellung der benötigten internen wie auch externen Ressourcen kann der Tabelle in Anlage 11 der nichtöffentlichen Vorlage entnommen werden.

20 20 7 Wirtschaftlichkeit 7.1 Kalkulatorische Bewertung Die Kalkulatorische Bewertung des Programms wird in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die Kalkulationen können Einfluss auf die notwendigen Vergabeverfahren haben. 7.2 Nichtmonetäre Bewertung Der Neubau und die Inbetriebnahme des neuen Rechenzentrums, Massendruckzentrums und Dienstleistungszentrums ist für die Basis, um im Zuge der Neuausrichtung der IT bei der LHM die nötigen ITK-Services und Dienste in der geforderten Qualität für alle Referate und Eigenbetriebe der Landeshauptstadt München zu liefern und dabei die erwarteten Standardisierungen und die Zukunftssicherheit der IT Organisation zu erreichen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenmenge, Übertragungsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit durch die geleisteten Benutzer- und Bürgerservices stetig an. Ebenso steigen die rechtlichen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz sowie die Erwartungen an mehr direkten Bürgerservice (egovernment) und Flexibilität. All diese Anforderungen zusammen können von den alten Einrichtungen nicht mehr geleistet werden bzw. auch nicht mehr darauf hin nachgerüstet werden. Dieser Umzug und die damit verbundene Zentralisierung der Serviceleistungen ist ein weiterer Schritt, um einen standardisierten Betrieb der Fachanwendungen der LHM und standardisierte Lösungen bzgl. gesetzlicher Auflagen (Landesrecht, Bundesgesetze und EU- Recht) über alle Referate hinweg sicher zu stellen. Darüber hinaus werden durch diese Maßnahme die externen Serverräume für anderweitige Nutzung frei.

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