MODELLIERUNGSLEITFADEN zur Darstellung von Prozessen im Organisations- und Qualitätshandbuch

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1 MODELLIERUNGSLEITFADEN zur Darstellung von Prozessen im Organisations- und Qualitätshandbuch Juli 2015 Version 2 Stabsstelle Organisationsentwicklung Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 1 von 49

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 Das elektronische Handbuch, der Druckbericht und der Client 4 Definition der verschiedenen Dokumententypen in Aeneis 5 Einstieg in den Aeneis-Client (BearbeiterInnen und PrüferInnen) 6 Grundlagen der Prozessmodellierung 10 Ebenenkonzept 12 Symbole Erstellung eines Flussdiagramms (Flowchart) 14 Symbole Prozess/SOP 16 Shapes im Flussdiagramm 17 Darstellung Flussdiagramm 18 DEMI-Befüllung 19 Linienbeschriftung (z.b. bei Verwendung von Entscheidungsshapes, Parallelschritten etc.) 21 Reiter bei Prozess und SOP 22 Befüllen bzw. Aktualisierung der Reiter die mit Pflicht gekennzeichnet sind 24 Prozess- und SOP-Verknüpfung 26 Ressourcenebene: Aufbauorganisation-Organigramm/Anlegen von Ressourcen/Dokumentenverlinkung 27 Einstieg Elektronisches Handbuch 31 Ausdruck Prozessbericht und SOP im Handbuch 32 Erstellung Excel-Tabelle Prozesse und SOP 33 Versionierung und Freigabezyklus Version erstellen 37 Details zur automatischen Vorauswahl 42 Zurückziehen einer zu prüfenden Version 44 Checkliste zur Erstellung einer neuen Version eines Prozesses/einer SOP 41 Version prüfen im elektronischen Handbuch 45 Verwendete Kürzel bei Prüfung und Freigabe 48 Checkliste zur Prüfung eines Prozesses/einer SOP 49 Kontaktperson zu Aeneis 49 Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 2 von 49

3 Einleitung Um für eine organisatorisch reibungslose Abwicklung von Aufgaben zu sorgen, die klar strukturiert und definiert ist, ist es sinnvoll, sämtliche relevante Abläufe in Form von Prozessbeschreibungen und Standard Operating Procedures schriftlich zu fixieren. Dieser Leitfaden dient als Grundlage zur Erstellung von Prozessen sowie der Versionierung und Änderung dieser in der Business-Process-Management-Software Aeneis. Es handelt sich bei Aeneis um ein Content-Management-System, das bedeutet, dass nicht nur fertige Dokumente im System verwaltet werden (z.b. pdf-dokumente), sondern dass der Inhalt eingegeben bzw. Flussdiagramme im System gezeichnet und dann verwaltet werden können (z.b. ein Name wird an einer Stelle geändert und scheint dann in geänderter Form auf). Folgende Vorteile ergeben sich durch ein inhaltsbasiertes systemgestütztes Organisations- und Qualitätshandbuch: Jederzeit verfügbar Kein Verwechseln der Versionen (Letztgültige Version wird angezeigt) Suche nach Personen, Prozessen, SOP, Stichworten, etc. einfach möglich Nutzen von Beziehungen (Verknüpfen von Informationen) Elektronisches Archiv Anpassen des Systems an Bedürfnisse der Med Uni Graz Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 3 von 49

4 Über das Organisations- und Qualitätshandbuch der Med Uni Graz sind zurzeit folgende Informationen verfügbar: Organigramm der Med Uni Graz, Prozessbeschreibungen und SOP, Prozesslandkarte, Kennzahlen, internes Kontrollsystem, interne und externe Vorgaben sowie das Prozesshandbuch. Das elektronische Handbuch, der Druckbericht und der Client Das elektronische Handbuch ist das Hauptausgabemedium, über das alle, im System Aeneis erstellten, Qualitätsdokumente abrufbar sind. Um in den Qualitätsdokumenten nachzulesen, ist daher der Einstieg über das elektronische Handbuch erforderlich. Dies läuft internetbasiert und ist über den Link abrufbar. Bei dieser Online-Version der Dokumente handelt es sich stets um die aktuellste Fassung, die zur Information herangezogen werden soll. Da aber oftmals auch ein ausgedrucktes Exemplar benötigt wird, besteht die Möglichkeit, für jedes Qualitätsdokument im elektronischen Handbuch einen Druckbericht als pdf zu erstellen. Darüber hinaus können die Qualitätsdokumente natürlich durch Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 4 von 49

5 Veröffentlichung auf der Website der Med Uni Graz und/oder gezielte Aussendung an involvierte Personen zugänglich gemacht werden. Die letztgültige Version ist aber immer im elektronischen Handbuch zu finden. Neben dem elektronischen Handbuch, über das alle Qualitätsdokumente zur Verfügung stehen und teilweise auch bearbeitet werden können, gibt es noch den Client. Personen mit Bearbeitungsrechten können jegliche Änderung in den Qualitätsdokumenten über diesen Client vornehmen. Es handelt sich dabei quasi um das Gerüst des Systems im Hintergrund. Definition der verschiedenen Dokumententypen in Aeneis Prozessbeschreibung (kurz auch PB): In einer Prozessbeschreibung werden der Prozessablauf und alle zugehörigen relevanten Informationen - wie Ziel, Zweck, Verantwortungen, Kennzahlen, etc. - in einem strukturierten Dokument dargestellt. Alle Prozessbeschreibungen sollen eindeutig und leicht verständlich sein, sowie die Ziele und Leistungen der Med Uni Graz widerspiegeln. Standard Operating Procedure (kurz auch SOP): Eine Standard Operating Procedure (bzw. Arbeitsanweisung) beschreibt einen Ablauf durch die Auflistung konkreter Arbeitsschritte. Rechtevergabe Sowohl das elektronische Handbuch, als auch der Client sind passwortgeschützt und der Einstieg erfolgt mittels den üblichen Zugangsdaten (Benutzername o_ und das entsprechende Passwort) an der Med Uni Graz. Grundsätzlich wird zwischen Lese-, Bearbeitungs-, Prüf- und Freigaberechten unterschieden, die zentral verwaltet werden. Zur Vergabe dieser steht Ihnen die Stabsstelle Organisationsentwicklung gerne zur Verfügung (siehe Kontakt auf der letzten Seite). Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 5 von 49

6 Einstieg in den Aeneis-Client (BearbeiterInnen und PrüferInnen) Der Einstieg erfolgt über Citrix: Benutzername und Kennwort ist analog zum MEDonline-Einstieg Benutzername: o_ Kennwort: Eigenes Passwort Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 6 von 49

7 Sollte beim Einstieg bzw. bei der Installation von Citrix Schwierigkeiten auftreten, bitte die IT-Serviceline der Med Uni Graz kontaktieren. Sobald Sie eingeloggt sind, ist Aeneis anzuklicken Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 7 von 49

8 Danach öffnet sich folgendes Fenster: Bei Anklicken von Med Uni Graz gelangt man zur Anmeldung. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 8 von 49

9 Danach erfolgt das Anmeldungsfenster. Der Benutzername und das Kennwort sind analog zum MEDonline-Einstieg. Benutzername: o_ Kennwort: Eigenes Passwort Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 9 von 49

10 Grundlagen der Prozessmodellierung Für die Strukturierung der Prozesse sind die Reiter zu befüllen (verpflichtende und anlassbezogene). Jeder Prozess hat mindestens ein eindeutig definiertes Start- und End-Ereignis. Durch die Befüllung der Reiter DEMI wird einerseits auf den Verantwortungswechsel der durchführenden bzw. entscheidenden Personen hingewiesen und andererseits die Prozessbeteiligten transparent aufgezeigt. Nomenklatur für eine Prozessgruppen- bzw. (Teil) Prozessbezeichnung: aussagekräftiges Hauptwort und nach Möglichkeit mit einem oder mehreren Zeitwörtern ergänzen. Nomenklatur für eine Aktivitäten- und Arbeitsschrittbezeichnung: Hauptwort + Zeitwort. Um Schnittstellen und somit die Wechselbeziehungen im Flussdiagramm transparent aufzuzeigen, gibt es folgende 2 Möglichkeiten: 1. Mittels Shape Aufgabe, Entscheidung, Kontrollen etc. 2. Prozessverknüpfung (Teilprozess) im Prozess Shapes weisen darauf hin, dass sich die durchführende bzw. entscheidende Person ändert oder die durchführende Organisationseinheit. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 10 von 49

11 Ziele der Prozessmodellierung sind u.a. - Schaffen bzw. Erhöhen der Transparenz der Prozesse - Analyse und Optimierung der Prozesse - Überwachung und Steuerung der Prozesse - Planung des Ressourcen-Einsatzes Wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Definition einer einheitlichen Beschreibungssprache, um die Lesbarkeit und Vergleichbarkeit sicherzustellen. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 11 von 49

12 Ebenenkonzept Aeneis ist in 3 Ebenen strukturiert, die sich wie folgt untergliedern: Normative Ebene: Hinterlegung aller Referenzinformationen (z.b. Richtlinien, Standards, Normen, Gesetze,etc.) Prozessebene: Modellierung aller Prozesse, ausgehend von der Gesamtprozesslandkarte bis zu den einzelnen Prozessbeschreibungen (Top-Down- Vorgehensweise) Ebenso sind die Arbeitsabläufe (Standard Operating Procedure (SOP) beinhaltet. Die Prozesslandkarten (Übersichtsbilder von mehreren Prozessen) werden von der Stabsstelle Organisationsentwicklung erstellt und angepasst. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 12 von 49

13 Ressourcenebene: Beschreibung sämtlicher notwendiger Ressourcen (Organigramme, Dokumente, Rollen, IT-Systeme, Kennzahlen, Risiken etc.) Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 13 von 49

14 Symbole Erstellung eines Flussdiagramms (Flowchart) Personen mit Bearbeitungsrechten können im Client Flussdiagramme erstellen. In der Folge werden die Symbole dargestellt die zur Bearbeitung zur Auswahl stehen. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 14 von 49

15 Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 15 von 49

16 Symbole Prozess/SOP Die jeweiligen Prozesskategorien/SOP wurden zur besseren Orientierung mit unterschiedlichen Symbolen bzw. Farben gekennzeichnet. Kernprozess, Teilprozess Managementprozess Unterstützender Prozess Analyseprozess (Mess- und Verbesserungsprozess) SOP Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 16 von 49

17 Shapes im Flussdiagramm Prozessschritt (zeitverbrauchendes Geschehen) Entscheidung mit mindestens zwei möglichen Ausgängen Daten, Unterlagen, Dokumente Ereignis mit Zeitpunkt Teil des Prozesses, der mit einem weiteren Prozess hinterlegt ist Start/Ende des Prozesses Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 17 von 49

18 Darstellung Flussdiagramm Das Flussdiagramm enthält die Spalten Input, Prozessablauf und Output. Das Grundgerüst des Flussdiagramms mit Start, Ende, Input, Output wird von der Stabsstelle Organisationsentwicklung angelegt. Die Modellierung des Prozesses ist von den berechtigten Client-BearbeiterInnen durchzuführen. Die Einträge in den Shapes sollen sich auf Hauptwort und Zeitwort beschränken, um den einzelnen Schritt kurz zu beschreiben. Zusätzliche Hinweise können in das Anmerkungsfeld hineingeschrieben werden. Es ist darauf acht zu geben, dass nicht zu viele Aufgaben die von derselben Rolle durchgeführt wird, in einem Prozessschritt beschrieben werden. Die Aufgaben werden im Detail in der SOP beschrieben. Daher ist es nicht notwendig jede Tätigkeit separat mit einem Aufgaben-Shape wiederzugeben. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 18 von 49

19 DEMI- Befüllung DEMI steht für Durchführung, Entscheidung, Mitwirkung/Beratung und Information. Die Befüllung des DEMI soll anhand von Rollen, nicht anhand von organisatorischen Einheiten oder Namen erfolgen. Im elektronischen Handbuch werden die Spalten von DEMI im Reiter Prozessverantwortungen angezeigt. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 19 von 49

20 Im Prozessbericht wird ebenfalls DEMI angezeigt Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 20 von 49

21 Linienbeschriftung (z.b. bei Verwendung von Entscheidungsshapes, Parallelschritten etc.) Grundsätzlich ist die Beschriftung, z.b. Ja bzw. Nein (oder andere Texte) beim Start-Text einzutragen. Ausnahme: Der Text soll sinngemäß beim Pfeil-Ende stehen, so ist er als End-Text einzutragen. Kontrolle ob Start-Text verwendet wird: Linie markieren rechte Maustaste Eigenschaften anklicken. Ebenfalls kann man auf diese Weise Textänderungen durchführen bzw. die Linie beschriften. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 21 von 49

22 Reiter bei Prozess und SOP Prozessreiter Befüllung: Pflicht, bei Bedarf Erläuterung zur Befüllung oder automatisch Allgemein Wird automatisch befüllt ProzesseignerIn Pflicht Eintrag: Name MitarbeiterIn Zuständigkeit Pflicht Eintrag: OE, Bereich, Abteilung, Stabstelle etc. Zweck Pflicht Textfeld: Was soll mit diesem Prozess erreicht werden und warum ist dieser Prozess für die MUG wichtig, bzw. welchen Einfluss hat der Prozess? Ziele Pflicht Was soll erreicht werden Ergebnis Anwendungsbereich Pflicht Geltungsbereich: Wo wird der Prozess angewendet? Flussdiagramm Pflicht Darstellung als Flowchart Ablauf Optional Textbeschreibung des Prozesses. Muss ident mit dem Flowchart sein Auslösende Prozesse Folgeprozesse Gibt es davor bereits einen Prozess, so ist dieser verpflichtend hier anzuführen. Gibt es danach einen Prozess, so ist dieser verpflichtend hier anzuführen. Prozessverknüpfung Prozessverknüpfung Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 22 von 49

23 SOP Anwendung Mitgeltende Dokumente (Vorgabedokumente) Aufzeichnungen (Nachweisdokumente) Ablageort Aufzeichnungen Angewendete Kennzahlen Gibt es eine oder mehrere SOP die zum Prozess gehören, ist die Befüllung verpflichtend Beinhaltet der Prozess Vorgabedokumente, dann ist die Befüllung verpflichtend Beinhaltet der Prozess Nachweisdokumente, dann ist die Befüllung verpflichtend Werden im Prozess Nachweisdokumente angeführt, dann ist die Befüllung verpflichtend Gibt es zum Prozess eine Kennzahl, dann ist diese verpflichtend zu hinterlegen. Anmerkungen Optional Mitteilungen Verknüpfung von Anweisungen Eintrag von internen und externen Vorgaben sowie sonstigen mitgeltenden Dokumenten Eintrag von Nachweisdokumenten Bekanntgabe, wo die Dokumente abgelegt sind, damit bei Bedarf nachgesehen werden kann. Prozessmessung Abkürzungen Optional Werden im Prozess Abkürzungen verwendet, so sind diese hier zu erklären. Aktivitäten Wird automatisch befüllt Aufgaben, Entscheidungen, etc. Schnittstelle Wird automatisch befüllt Input/Output Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 23 von 49

24 Befüllen bzw. Aktualisierung der Reiter die mit Pflicht gekennzeichnet sind. SOP-Reiter Allgemein Befüllung: Pflicht, bei Bedarf oder automatisch Wird automatisch befüllt Erläuterung zur Befüllung SOP-EignerIn Pflicht Eintrag Name MitarbeiterIn Zuständigkeit Pflicht Eintrag: OE, Bereich, Abteilung, Stabstelle etc. Zweck/Ziele Pflicht Was soll mit diesem Prozess erreicht werden und warum ist dieser Prozess für die MUG wichtig, bzw. welchen Einfluss hat der Prozess? Ergebnis Anwendungsbereich Pflicht Geltungsbereich, wo wird der Prozess angewendet Ablauf Pflicht Textliche Beschreibung der Vorgehensweise bzw. des Ablaufs Angewendete Kennzahlen Gibt es zur SOP eine Kennzahl, SOP Messung dann ist diese verpflichtend zu hinterlegen. Anwendung im Prozess Gehört die SOP zu einem Prozess, Prozessverknüpfung dann ist der Prozess verpflichtend zu hinterlegen. Relevante SOP Wird im SOP-Ablauf auf eine andere SOP verwiesen, bzw. löst sie eine andere aus, dann ist die Befüllung verpflichtend Verknüpfung mit anderer Anweisung Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 24 von 49

25 IT-Systeme Pflicht Erforderliche IT-Systeme Mitgeltende Dokumente (Vorgabedokumente) Aufzeichnungen (Nachweisdokumente) Ablageort Aufzeichnungen Beinhaltet die SOP Vorgabedokumente, dann ist die Befüllung verpflichtend Beinhaltet die SOP Nachweisdokumente, dann ist die Befüllung verpflichtend Werden in der SOP Nachweisdokumente angeführt, dann ist die Befüllung verpflichtend Eintrag von internen und externen Vorgaben sowie sonstigen mitgeltenden Dokumenten Eintrag von Nachweisdokumenten Bekanntgabe, wo die Dokumente abgelegt sind, damit bei Bedarf nachgesehen werden kann. Anmerkungen Optional Mitteilungen Abkürzungen Optional Werden in SOP Abkürzungen verwendet, so sind diese hier zu erklären. SOP Schritte Wird automatisch befüllt Verweislisten Wird automatisch befüllt Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 25 von 49

26 Prozess- und SOP-Verknüpfung Prozesse können auf folgende Weise miteinander vernetzt werden: 1. Durch Befüllung des Prozessreiters Auslösende Prozesse (Welche Prozesse liegen davor). 2. Kommt während es Prozessablaufs ein anderer Prozess angestoßen, so wird der Prozess hineingezogen und durch das Shape Prozessverknüpfung (Teilprozess) gekennzeichnet. 3. Durch Befüllung des Prozessreiters Folgeprozesse (Welche Prozesse werden danach angestoßen). 4. Die Verknüpfung mit SOP erfolgt durch Befüllung des Reiters SOP Anwendung. SOP können auf folgende Weise vernetzt werden: Durch Befüllung des Reiters Relevante SOP können zusammenhängende SOP verknüpft werden. Die Verknüpfung mit einem Prozess erfolgt durch die Befüllung des Reiters Anwendung in Prozess. Löschen von Prozessen und SOP Das Löschen von Prozessen und SOP ist nur der Stabsstelle Organisationsentwicklung erlaubt. Ist ein Prozess oder eine SOP zu löschen, dann ist dieser in der Bezeichnung mit _00Entfernen zu kennzeichnen und die Stabsstelle Organisationsentwicklung darüber schriftlich zu informieren. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 26 von 49

27 Ressourcenebene Aufbauorganisation Organigramm Das Organigramm wird ausnahmslos von der Stabsstelle Organisationsentwicklung gewartet bzw. aktualisiert. Anlegen von Ressourcen Anlegen von neuen MitarbeiterInnen bzw. Namensänderung: Den Namen der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters und die Organisationseinheit, Bereich, Abteilung oder Stabstelle, sind der Stabsstelle Organisationsentwicklung per mitzuteilen. Ebenfalls wenn sich Namen ändern. Anlegen von neuen Dokumenten, Rollen, Kennzahlen, externe Partner, IT-Systeme: Diese werden ausnahmslos von der Stabsstelle Organisationsentwicklung angelegt. Bei Bedarf ist eine an zu übermitteln. Das gleiche gilt für die Löschung von Ressourcen. Dokumentenverklinkung Dokumente können mit Weblinks oder Laufwerkordner verlinkt werden. Ablauf der Verlinkung: Bei Bedarf den Link an senden. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 27 von 49

28 Dokumente sichtbar verlinken Dokument markieren und nach einen Doppelklick öffnet sich das Fenster Allgemein. Das Feld Dateiname markieren und auf die Punkte klicken (siehe oranger Rahmen). Danach den Ordner öffnen, in dem das zu verlinkende Dokument abgelegt ist. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 28 von 49

29 Sobald das Dokument hinzugefügt wurde auf EXTRAS Dokument(e) in die Datenbank übernehmen anklicken. Das Dokument ist nun für alle sichtbar verlinkt. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 29 von 49

30 Entfernen von verlinkten Dokumenten Dokument markieren und auf den Reiter Dateimanager klicken. Dokument markieren und auf Datei entfernen klicken. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 30 von 49

31 Einstieg Elektronisches Handbuch Einstiegslink: Benutzername und Kennwort ist analog zum MEDonline-Einstieg Benutzername: o_ Kennwort: Eigenes Passwort Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 31 von 49

32 Ausdruck Prozessbericht und SOP im Handbuch Anklicken des PDF Druck Buttons. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 32 von 49

33 Erstellung Excel-Tabelle Prozesse und SOP Im elektronischem Handbuch auf die Kategorie Prozesse oder SOP klicken und bei der Auswahlliste ALLE anklicken. Danach werden sämtliche Prozesse oder SOP angezeigt. Um eine Excel-Tabelle zu erhalten, ist folgendes Symbol anzuklicken. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 33 von 49

34 Im nächsten Schritt ist die Ecxel-Tabelle entsprechend zu formatieren und die Filter zu setzen. Mit Benutzung des Filters Zuständige Abteilung können zum Beispiel sämtliche Prozesse oder SOP angezeigt werden, die die ausgewählte Abteilung bzw. Organisationseinheit betreffen. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 34 von 49

35 Im elektronischem Handbuch auf die Kategorie Kontrollen klicken und bei der Auswahlliste Alle anklicken. Danach werden sämtliche Kontrollen angezeigt. Um eine Excel-Tabelle zu erhalten, ist folgendes Symbol anzuklicken. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 35 von 49

36 Im nächsten Schritt ist die Ecxel-Tabelle entsprechend zu formatieren und die Filter zu setzen. Mit Benutzung des Filters Abteilung können sämtliche Kontrollen angezeigt werden, die die ausgewählte Abteilung bzw. Organisationseinheit betreffen. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 36 von 49

37 Versionierung und Freigabezyklus Version erstellen Zielgruppe: Personen mit Bearbeitungsrechten Benötigter Zugriff: Aeneis Client Mit der Aktion Version erstellen stößt man den Prüf- und Freigabeprozess in Aeneis an. Ab dem Zeitpunkt, an dem eine Version erstellt wird (durch Personen mit Bearbeitungsrechten), über die Prüfung (durch Personen mit Prüfrechten), bis zu einer positiv erfolgten Freigabe (durch Stabsstelle Organisationsentwicklung), bleibt das versionierte Objekt schreibgeschützt und wird somit gegen eine unbeabsichtigte Bearbeitung geschützt. Um eine neue Version zu erstellen geht man wie folgt vor: Rechtsklick auf einen Prozess/ein SOP > Version erstellen Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 37 von 49

38 Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Tabs: Version und Auswahl. Im Tab Version müssen zwei Felder ausgefüllt werden: Name und Beschreibung. Für das Feld Name werden folgende Schlüsselwörter verwendet: neu Das Objekt wurde neu angelegt. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 38 von 49

39 Verb Es wurden kleinere Änderungen in den Textbausteinen vorgenommen oder Details im Flussdiagramm korrigiert bzw. verbessert. Struk Der Prozess/die SOP wurde umstrukturiert. Gravierende Änderungen wurden vorgenommen. Weiters finden sich folgende Abkürzungen, die von den AdministratorInnen verwendet werden: init (nicht zu verwenden) Dieses Schlüsselwort wurde bei der Überführung der Daten ins System verwendet. aktu (nicht zu verwenden) Objekte in der Ressourcenebene werden nach Veränderungen der Beziehungen zu ihnen (zum Beispiel Zusammenhang zwischen Prozess und Prozesseigner) in der aktuellen Fassung versioniert. Beim Feld Beschreibung soll stichwortartig aufgeführt werden, welche Inhalte an welcher Stelle geändert wurden (zum Beispiel: Ablauf: Rechtschreibung oder Prozesseigner: neuer Mitarbeiter ). Es dürfen dafür höchstens fünf Zeilen verwendet werden. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 39 von 49

40 Im Tab Auswahl werden die einzelnen Unterobjekte sowie sämtliche, mit dem Prozess/der SOP im Zusammenhang stehenden, Objekte aufgeführt. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 40 von 49

41 Solange die benötigten Felder im Tab Version nicht ausgefüllt und im Tab Auswahl die Unterobjekte nicht überprüft und bestätigt wurden, bleibt der Button Version erstellen deaktiviert. Bei der erstmaligen Auswahl des Tabs Version werden bestimmte Unterobjekte automatisch ausgewählt. Dies kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Während der Durchführung dieser Tätigkeit wird ein Prozentwert anstatt des Textes am Button Version erstellen eingeblendet. Es ist nicht notwendig die automatisch getroffene Vorauswahl zu verändern! (Nähere Informationen siehe Punkt 3.) Nach dem Klick auf Version erstellen werden alle versionierten Objekte schreibgeschützt. Benachrichtigung Nach dem Erstellen der Version bitte die/den Prüfer/in über das Vorliegen, von zu prüfenden Objekten benachrichtigen. Es werden keine automatisierten Benachrichtigungen verschickt! Die übersichtliche Liste aller zur Prüfung vorliegenden Objekte für die jeweilige Person ist aber im Hauptmenü über den Punkt Meine Freigaben verfügbar. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 41 von 49

42 Details zur automatischen Vorauswahl Im Folgenden eine kurze Erklärung welche Objekte automatisch ausgewählt werden. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 42 von 49

43 Zusätzlich zum Wurzelknoten dem Prozess bzw. der SOP selbst wird ein eventuell vorhandenes BPMN-Diagramm inklusive der Prozessschritte ausgewählt. Jeder einzelne Prozessschritt wird weiter unten in der Baumansicht nochmals aufgeführt. Dabei werden Schnittstellen (Input, Output) ausgegraut und ausgewählt angezeigt. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 43 von 49

44 Zurückziehen einer zu prüfenden Version Wenn bei einer nicht zufriedenstellenden Prüfung kein Zurückweisen der Version erfolgen soll, sondern das Zurückziehen dieser bevorzugt wird, muss zuerst die Version gelöscht werden, um das Objekt vom Schreibschutz zu befreien. Rechtsklick auf Prozess/SOP > Version löschen Durch das Löschen einer nicht freigegebenen Version gehen keine Daten verloren. Es wird nach erfolgter Änderung eine neue Version erstellt. Checkliste zur Erstellung einer neuen Version eines Prozesses/einer SOP Bevor eine neue Version erzeugt wird, ist folgendes zu beachten: Ist der Prozessname in der Modellübersicht derselbe wie in der Zeichnung? Haben Start und Ende in der Zeichnung eine Bezeichnung und sind diese farblich gekennzeichnet? Hat das Shape Entscheidung (Verzweigung) in der Zeichnung zwei weiterführende Ablauf-Shapes (z.b. weitere Vorgehensweise bei Ja/Nein, Genehmigt/Abgelehnt, etc.)? Ist die DEMI-Tabelle (Rollen) in der Zeichnung bzw. im Prozessbericht vollständig befüllt? Passen die Verbindungslinien in der Zeichnung? Wurde der Prozess mit einer Eignerschaft, einem Zweck und einem Ziel versehen? Sind sämtliche relevante Vorgabe- und Nachweisdokumente, die erwähnt wurden, angeführt (Mitgeltende Dokumente, Aufzeichnungen)? Ist die Verlinkung von Dokumenten aktuell (Überprüfung im Handbuch)? Wird die angeführte Kennzahl noch reportet bzw. ist deren Bezeichnung mit der Kennzahlenmatrix ident (Umformulierung von Kennzahlen)? Gibt es eine neue Kennzahl? Entsprechen die Prozessschritte in der Modellübersicht der Reihenfolge der Zeichnung (Abgleich der Zeichnung mit der DEMI- Tabelle im Prozessbericht)? Stimmt eine eventuell vorhandene textliche Ablaufbeschreibung mit der Zeichnung überein? Ist der Ablauf genderkonform beschrieben? Prozessbericht: Ist die optische Gestaltung der Prozessbeschreibung ansprechend (z.b. leserliche Prozesszeichnung)? Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 44 von 49

45 Version prüfen im elektronischen Handbuch Zielgruppe: Personen mit Prüfberechtigung Benötigter Zugriff: Elektronisches Handbuch (INSIGHT-Bericht) Sobald Sie durch eine/n Bearbeiter/in über das Vorliegen einer neuen, zu prüfenden Version eines Prozesses/SOP informiert worden sind, kann über das Elektronische Handbuch eine Prüfung vorgenommen werden. Um die Liste aller zur Prüfung vorliegenden Objekte anzuzeigen, wählt man nach der Anmeldung in der Webanwendung im Hauptmenü den Punkt Meine Freigaben. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 45 von 49

46 Die folgende Ansicht zeigt Prozesse und SOP die sich gerade im Freigabeprozess befinden. Das bedeutet, dass auch Objekte gelistet werden, die derzeit auf eine Freigabe warten oder bereits geprüft worden sind. Objekte die gerade einer Aktion bedürfen sind leicht daran zu erkennen, dass in der Spalte Aktionen die Buttons Version prüfen (grün) und Version zurückweisen (rot) aufscheinen. Um das zu prüfende Objekt anzuzeigen und die Inhalte sehen zu können, klickt man auf die Bezeichnung in der gleichnamigen Spalte. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 46 von 49

47 Achtung! Es ist möglich, dass der Prozess oder das SOP nicht in der zu prüfenden Version angezeigt wird. Im Reiter Historie kann mit einem Klick auf die, in der Spalte Version angezeigte, Versionsbezeichnung auf eine bestimmte Version umgeschaltet werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Arbeitskopie ausgewählt ist! Um eine Version als erfolgreich geprüft zu kennzeichnen, wählt man den grünen Button Version prüfen in der Spalte Aktionen. Im folgenden Formular ist das Prüfergebnis auszufüllen. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 47 von 49

48 Verwendete Kürzel bei Prüfung und Freigabe Bei der Prüfung werden folgende Kürzel verwendet: nio (bedeutet nicht in Ordnung - Freigabe wurde nicht erteilt) Zusätzlich werden maximal drei Zeilen Beschreibung angeführt. Sowohl die/der BearbeiterIn als auch die/der PrüferIn werden über die Gründe einer nicht erfolgreichen Freigabe informiert. Diese Information wird nicht automatisch versendet. io (bedeutet in Ordnung - Freigabe wurde erteilt) Eventuell werden maximal drei Zeilen Beschreibung angeführt. Mit einem Klick auf Speichern wird die Prüfung abgeschlossen. Die formale Freigabe als letzter Schritt erfolgt immer nach erfolgreicher Prüfung durch die Stabsstelle Organisationsentwicklung. Benachrichtigung Nach der Prüfung bitte die/den Freigeber/in (immer Stabsstelle Organisationsentwicklung) über das Vorliegen von freizugebenden Objekten benachrichtigen. Es werden keine automatisierten Benachrichtigungen verschickt! Ebenso werden BearbeiterInnen nicht automatisch über die Zurückweisung informiert. Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 48 von 49

49 Checkliste zur Prüfung eines Prozesses/einer SOP Sobald eine Bearbeiterin/ein Bearbeiter über das Vorliegen einer neuen, zu prüfenden Version eines Prozesses/einer SOP informiert hat, wird über das Elektronische Handbuch die Prüfung bzw. die Freigabe vorgenommen. Bei der Prüfung bzw. Freigabe ist folgendes zu beachten: Ist der beschriebene Ablauf inhaltlich in Ordnung und aktuell? Ist die DEMI-Tabelle im Prozessbericht korrekt befüllt? Entsprechen Zweck und Ziel noch den Anforderungen? Ist die Prozess-/SOP-Eignerschaft korrekt? Sind sämtliche relevante Vorgabe- und Nachweisdokumente, die beschrieben wurden, an-geführt (Mitgeltende Dokumente, Aufzeichnungen)? Ist die Verlinkung von Dokumenten aktuell? Wird die angeführte Kennzahl noch reportet bzw. ist deren Bezeichnung mit der Kennzahlenmatrix ident (Umformulierung von Kennzahlen)? Gibt es eine neue Kennzahl? Ist der Ablauf genderkonform beschrieben? Ist die Prozessbeschreibung verständlich und ansprechend gestaltet(prozesszeichnung leserlich, Gliederung des textlichen Ablaufs verständlich etc.)? Wurden bei der Prüfung Mängel festgestellt, darf die Freigabe nicht erteilt werden, und die Version ist mit Begründung zurückzuweisen. In weiterer Folge ist die Bearbeiterin/der Bearbeiter über die neuerliche Überarbeitung zu informieren. Kontaktperson zu Aeneis: Birgit Ertl, Stabsstelle Organisationsentwicklung Erstellt von: Brucher-Paier/Ertl Version 2 Seite 49 von 49