Selbständigkeit und das Finanzamt Wir informieren Sie

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1 Der Senator für Finanzen Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Stand: November 2006 Selbständigkeit und das Finanzamt Wir informieren Sie In dieser Ausgabe: Buchführung 2 Belege 2 Umsatzsteuer 3 Rechnung 3 Kleinunternehmer 4 Einkommensteuer 5 Außenprüfung 6 Diese Informationen sollen Ihnen helfen die ersten Hürden mit dem Finanzamt zu bewältigen und zum besseren Verständnis für die steuerlichen Grundlagen dienen Die Existenzgründung und die Finanzämter des Landes Bremen Existenzgründung Vielleicht ist es noch ein ungewohnter Gedanke, aber bereits während der Phase der Existenzgründung kann Ihr Finanzamt Sie aktiv und kooperativ begleiten. Als kompetenter Ansprechpartner informieren wir Das Haus des Reichs Sie über die steuerlichen Gegebenheiten und können auftretende Fragen umfassend beantworten. Neben allgemeinen Auskünften können wir auch Ihre speziellen mit der Unternehmensgründung verbundenen Probleme erörtern. Im Rahmen unserer gesetzlichen Möglichkeiten werden wir auch nach der erfolgreichen Existenzgründung stets bemüht sein, Sie und Ihr Unternehmen zu unterstützen. Deshalb zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen. Die steuerliche Anmeldung Sobald Sie eine unternehmerische Tätigkeit aufnehmen, sind Sie verpflichtet, sich beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit Ihre Steuernummer, die Sie für Ihre Rechnungen benötigen. Um Ihnen diese Anmeldung zu erleichtern, hält Ihr Finanzamt hierfür einen Vordruck bereit. Sie können ihn im Internet unter bremen.de herunterladen oder persönlich bei den bremischen Finanzämtern abholen. Mit dem vollständigen Ausfüllen des Vordrucks versetzen Sie uns in die Lage zu entscheiden, welche steuerlichen Rechte und Pflichten sich aus der Aufnahme der Tätigkeit für Sie persönlich ergeben. Um später hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden, ist ihre möglichst genaue Einschätzung der voraussichtlichen Umsätze und eine angemessene Gewinnprognose von großer Bedeutung.

2 Seite 2 Was Sie beachten sollten... Selbständigkeit und das Finanzamt Buchführung und Aufzeichnungspflichten Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den steuerlichen Gewinn zu ermitteln: -Buchführung mit Jahresabschluss (= Bilanzierung) -Aufzeichnungen mit Einnahme-/Überschuss Rechnung. Sollten Sie ein Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches sein, dann sind Sie verpflichtet, Bücher zu führen (Bilanz). In diesen sind Ihre Handelsgeschäfte und die Lage Ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vollständig, zeitnah und nachvollziehbar aufzuzeichnen. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die mehr als Euro Umsätze im Kalenderjahr erzielen oder Gewinne von mehr als Euro erwirtschaften, sind nach Aufforderung durch das Finanzamt ebenfalls verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen. Freiberufler und sonstige Unternehmer können wählen, ob Sie freiwillig Bücher führen wollen oder ihre Betriebseinnahmen und ihre Betriebsausgaben durch eine Einnahme-/Überschuss Rechnung vereinfacht aufzeichnen möchten. Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich auch aus den einzelnen Steuergesetzen, insbesondere aus dem Umsatzsteuergesetz. Da die Verletzung von Buchführungs/Aufzeichnungsund Aufbewahrungspflichten für Sie zu steuerlichen Nachteilen führen kann, bitten wir Sie, sich hierüber eingehend zu informieren. Für weitergehende Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter der bremischen Finazämter jederzeit gerne zur Verfügung. Unabhängig davon ist es ratsam, zur Beachtung der bestehenden Rechte und Pflichten die sachverständige Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Für weitergehende Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter der bremischen Finanzämter zur Verfügung Aufbewahrungspflichten Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. Sechs Jahre: Sämtlicher geschäftlicher Schriftwechsel sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungs- frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die aufzubewahrenden Unterlagen entstanden sind o- der die letzten Aufzeichnungen hierin vorgenommen wurden. Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.

3 Seite 3 Die Umsatzsteuer Jeder, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt und Einnahmen erzielt, ist Unternehmer. Dies setzt voraus, dass Lieferungen oder Dienstleistungen nachhaltig und mit Einnahmeerzielungsabsicht ausgeführt werden. In den ersten zwei Jahren nach Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit sind Sie verpflichtet, monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Diese sind nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg abzugeben (www. elster.de oder www. finanzamt.de). Die im Formular durch Sie berechnete Umsatzsteuer ist zusammen mit der Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats fällig. Die Frist wird auf Ihren Antrag hin um einen Monat verlängert (Dauerfristverlängerung), wenn eine Son- Damit Ihre Kunden, falls sie selbst Unternehmer sind, aus Ihren Rechnungen einen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen Ihre Rechnungen die folgenden Angaben enthalten: Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift dervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuervorauszahlungen entrichtet wird. Neben den monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen ist bis zum 31. Mai eines jeden Jahres eine Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Kalenderjahr abzugeben, in der die Umsatzsteuer selbst berechnet wird. Verbleibt hier eine Nachzahlung, so ist diese einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung zu entrichten. Die Frist für die Abgabe kann vom Finanzamt auf Ihren Antrag hin verlängert werden. Ihre Rechnung Ihre Steuernummer oder USt-Identifikationsnumer Das Ausstellungsdatum Eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer Die Menge u.art der gelieferten Gegenstände bzw. der Umfang u.art Ihrer Leistung Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung Jeder, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt und Einnahmen erzielt, ist Unternehmer Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Entgelt ist der Netto Betrag ohne Umsatzsteuer) Den anzuwedendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (= gesonderter Umsatzsteuerausweis) Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro) sind weniger Angaben erforderlich

4 Seite 4 Selbständigkeit und das Finanzamt Tipps und Hinweise für Existenzgründer Umsatzsteuer auf vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte Die Umsatzsteuer ist für den Monat anzumelden und abzuführen, in dem die Lieferung oder Leistung ausgeführt wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob bereits eine Rechnung erteilt wurde Beim leistenden Unternehmer führt diese Verfahrensweise oft dazu, dass er die Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abführen muss, obwohl der Leistungsempfänger die Rechnung noch nicht bezahlt hat. Das heißt, der Unternehmer müsste die Umsatzsteuer vorfinanzieren. Kleine und mittlere Unternehmen geraten so schnell in Zahlungsschwierigkeiten. Sie haben die Möglichkeit einen Antrag an Ihr Finanzamt zu stellen, die Umsatzsteuer erst zu zahlen, wenn Sie die Rechnungsbeträge vereinnahmt haben. Vorausgesetzt: 1. Der voraussichtliche Gesamtumsatz Ihres Unternehmens beträgt schätzungsweise nicht mehr als Euro 2. Sie sind von der Verpflichtung Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen befreit 3. Sie führen Umsätze als Angehöriger eines freien Berufes aus. Der Kleinunternehmer Sofern Ihr Gesamtumsatz für das Gründungsjahr die Grenze von Euro voraussichtlich nicht überschreiten, wird von der Erhebung der Umsatzsteuer abgesehen (sog. Kleinunternehmerregelung). Als Kleinunternehmer dürfen Sie in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen und keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Von Vorteil ist die Kleinunternehmerregelung, wenn der Unternehmer seine Leistung vorwiegend an Endverbraucher erbringt. Wegen des Ausschlusses des Vorsteu- erabzuges wirkt die Kleinunternehmerregelung zunächst nachteilig für Existenzgründer, die in größeren Umfang Investitionen vornehmen müssen und einen entsprechenden hohen Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt geltend machen könnten. In diesen Fällen hat der Unternehmer die Möglichkeit auf die Kleinunterregelung zu verzichten. Er unterliegt dann der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften. Diese Erklärung bindet den Unternehmer mindestens für 5 Jahre. Fragen hierzu, beantworten wir Ihnen gern in den Finanzämtern des Landes Bremen

5 Seite 5 Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die auf die Löhne seiner Arbeitnehmer entfallenden Lohnsteuerbeträge einzubehalten, beim Finanzamt elektronisch anzumelden und abzuführen. Der Anmeldungszeitraum richtet sich nach der Höhe der voraussichtlich zu entrichtenden Lohnsteuer aller Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Folgende Grenzen sind dabei maßgeblich: Die Lohnsteuer Bis 800 Euro Mehr als 800 Euro bis 3000 Euro Mehr als 3000 Euro Abgabe Jährlich Abgabe vierteljährlich Abgabe monatlich Ihre Einkommensteuer Voraussichtliche jährliche Lohnsteuer aller Arbeitnehmer. Die Lohnsteueranmeldungen sind auf vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg abzugeben ( oder Ausnahmefällen kann auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden. Die durch Sie selbst berechnete Lohnsteuer ist zusammen mit der Anmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Abgabezeitraums fällig. Während Arbeitnehmer durch ihre monatlichen Lohnsteuerabzüge ihre Einkommensteuer entrichten, werden Sie als Unternehmer vierteljährliche Vorauszahlungen direkt an das Finanzamt leisten. Anhand des von Ihnen in der steuerlichen Anmeldung geschätzten voraussichtlichen Gewinns wird das Finanzamt die Vorauszahlungen auch unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Verhältnisse berechnen und festsetzen. Sollten Sie feststellen, dass Ihr Gewinn höher sein wird als bisher angenommen, ist ein Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung sinnvoll, um spätere erhebliche Nachzahlungen zu vermeiden. Gleiches gilt selbstverständlich auch, wenn sich herausstellen sollte, dass der von Ihnen zunächst erwartete Gewinn voraussichtlich nicht erwirtschaftet wird. In diesem Falle ist ein Antrag auf Minderung der Vorauszahlungen möglich. Ihre Einkommensteuererklärung ist für das abgelaufene Kalenderjahr bis zum des Folgejahres einzureichen. Fristverlängerungen sind auf Antrag möglich. Sollten Sie feststellen, dass Ihr Gewinn höher sein wird als bisher angenommen, ist ein Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung sinnvoll, um spätere erhebliche Nachzahlungen zu vermeiden.

6 Seite 6 Ansprechpartner für Existenzgründer und weitere Informationen finden Sie in den Anlagen Steuerliche Außenprüfung und unkomplizierte Überprüfung, damit z. B. Vorsteuerüberschüsse so schnell wie möglich ausgezahlt werden können. Die Lohnsteueraußenprüfung Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung wird überprüft, ob Sie die Lohnsteuer für Ihre Arbeitnehmer vorschriftsmäßig einbehalten und an das Finanzamt abführen. Da die eingehende Prüfung aller vorhandenen Unterlagen durch den Innendienst des Finanzamtes zu umfangreich wäre, kann bei Ihnen die Durchführung einer Nachschau oder einer Außenprüfung angeordnet werden. Hierzu zählen: Die Umsatzsteuernachschau und -sonderprüfung Die Umsatzsteuernachschau und die Umsatzsteuersonderprüfung dienen vor allem der Prüfung der Besteuerungsgrundlagen einzelner Voranmeldungen. Die Nachschau ermöglicht dem Finanzamt eine schnelle den ausgestellte Freistellungsbescheinigung vorliegt oder bestimmte Freigrenzen nicht überschritten werden. Ein Steuerabzug muss nicht vorgenommen werden, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr insgesamt die Freigrenze von EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird. Der Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung kann beim zuständigen Finanzamt formlos gestellt werden. Eine Freistellungsbescheinigung wird bei Vorliegen aller Voraussetzungen nach vorgeschriebenem Vordruck für eine bestimmte Zeit, längstens Die Betriebsprüfung Während der Betriebsprüfung werden grundsätzlich die Gewinnermittlung und alle Steuerarten geprüft. Der Prüfungszeitraum umfasst zumeist drei Kalenderjahre. Die Umsatzsteuernachschau Der Bauunternehmer erfolgt regelmäßig unangemeldet. Vor anderen Prüfungen erhalten Sie eine Prüfungsanordnung und werden über Ihre wesentlichen Rechte und Pflichten während der Prüfung informiert. Wenn Sie ein Bauunternehmer sind, müssen Sie beachten, dass zur Sicherung von Steueransprüchen bei Bauleistungen ein Steuerabzug eingeführt wurde. Ab 1. Januar 2002 haben unternehmerisch tätige Auftraggeber von Bauleistungen (Leistungsempfänger) im Inland einen Steuerabzug von 15 v. H. des Rechnungsbetrages des die Leistung erbringenden Bauunternehmens vorzunehmen und an das Finanzamt des Bauunternehmens abzuführen. Von diesem Steuerabzug kann Abstand genommen werden, wenn eine gültige, vom zuständigen Finanzamt des Leistenjedoch für einen Zeitraum von 3 Jahren oder bezogen auf einen bestimmten Auftrag erteilt. Jeweils vor dem Beginn einer Bauleistung ist dem Leistungsempfänger eine Kopie der Freistellungsbescheinigungauszuhändige n. Sollten Sie als Bauunternehmer Bauleistungen an andere Bauunternehmer erbringen, müssen Sie beachten, dass ihr Kunde die Umsatzsteuer für diesen Umsatz schuldet. Sie dürfen deshalb keine rechnung mit Steuer- Impressum Herausgeber: Freie Hansestadt Bremen Der Senator für Finanzen Pressestelle Rudolf-Hilferding-Platz 1 Haus des Reiches Bremen

7 Der Senator für Finanzen Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Stand: November 2006 Ansprechpartner/-innen für Existenzgründer/-innen in der bremischen Steuerverwaltung Die Finanzämter im Lande Bremen halten für die steuerliche Begleitung von Existenzgründer/-innen eine Reihe von Informationsmaterialien und Formularen bereit. Diese Hilfen können Sie unter der Internetadresse abrufen. Für nähere Auskünfte über das Besteuerungsverfahren bei Existenzgründungen stehen Ihnen in Ihrem zuständigen Finanzamt folgende Auskunftspersonen für Auskünfte und nach vorheriger Terminabsprache auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung: Finanzamt Bremen-Ost Norbert Klement Wolfgang Wieschenkämper Telefon: 0421/ norbert.klement@finanzamtost.bremen.de Telefon: 0421/ wolfgang.wieschenkaemper@finanzamtost.bremen.de Finanzamt Bremen-West Friedrich Epkes Telefon: 0421/ friedrich.epkes@finanzamtwest.bremen.de Finanzamt Bremen- Nord Gabriele Brahm Telefon: 0421/ gabriele.brahm@finanzamtnord.bremen.de Finanzamt Bremerhaven Jürgen Gischewski Andreas Klingenberg Telefon: 0471/ juergen.gischewski@finanzamtbremerhaven.bremen.de Telefon: 0471/ andreas.klingenberg@finanzamtbremerhaven.bremen.de Finanzamt Bremen-Mitte (nur GmbH) Ulrich Rau Telefon: 0421/ ulrich.rau@finanzamtmitte.bremen.de

8 Der Senator für Finanzen Rudolf-Hilferding-Platz Bremen Stand: November 2006 Weitere Informationen und Beratung zum Thema Existenzgründung können Sie bei den Partner/-innen des Netzwerks der BremerExistenzGründungsInitiative B.E.G.IN in Bremen und Bremerhaven erhalten ( In den drei Büros der B.E.G.IN- Gründungsleitstelle stehen Ihnen erfahrene Gründungsberater/-innen in kostenlosen Gesprächen zur Verfügung. Sie vermitteln Sie auch gerne an die jeweiligen Netzwerkpartner/-innen weiter: B.E.G.IN Gründungsleitstelle c/o RKW Bremen GmbH Büro Bremen-Nord Büro Bremerhaven Langenstraße 6-8, Bremen Am Becketal 14 Barkhausenstr. 2 (t.i.m.e. port II) Telefon: / Bremen Bremerhaven FAX: 0421 / Tel: Tel: info@begin24.de Internet: Handelskammer Bremen Industrie- und Handelskammer Bremerhaven Am Markt 13 Friedrich-Ebert-Straße Bremen Bremerhaven Telefon: 0421/ Telefon: 0471/ FAX: 0421/ FAX: 0471 / service@handelskammer-bremen.de info@bremerhaven.ihk.de Internet: Internet: Handwerkskammer Bremen Außenstelle Bremerhaven: Ansgaritorstraße 24, Columbusstraße Bremen Bremerhaven Telefon: 0421/ Telefon: 0471 / FAX: 0421 / FAX: 0471/ info@hwk-bremen.de hwk-bremerhaven@t-online.de Internet: Internet: weitere B.E.G.IN- Netzwerkpartner/-innen: Arbeitsförderungs-Zentrum im Lande Bremen GmbH, / Agentur für Arbeit Bremen, / Agentur für Arbeit Bremerhaven, / belladonna Kultur- und Bildungszentrum für Frauen e.v., / BIG-Gruppe, BIS Bremerhaven Bremer Aufbau-Bank GmbH, T. 0421/ BRIDGE, T. 0421/ BSS Bremer Senior Service, T ebn Expertinnen-Beratungsnetz Bremen e.v., T Frauen in Arbeit und Wirtschaft e.v., T. 0421/ Steuerberatung: Hanseatische Steuerberaterkammer Bremen Am Wall 192, Bremen Telefon: / / FAX: 0421 / info@stbkammer-bremen.de, Internet: