Internetkalender - Kalenderinhalte Dritten zugänglich machen

Transkript

1 Seminar Outlook Internetkalender by / Internetkalender - Kalenderinhalte Dritten zugänglich machen Für den Zugriff auf Outlookinformationen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks aber auch von außerhalb über das Internet bietet der Hersteller von Outlook mit dem Produkt Exchange eine (relativ preisintensive) Softwareerweiterung. Für diejenigen, die kein Exchange verwenden, bietet die Outlookfunktionalität selbst mittlerweile aber auch leistungsfähige Alternativen, Kalenderinhalte anderen Personen zugänglich zu machen: Zur Kalenderdarstellung im Internet ( Internetkalender ) wurde mit der zunehmenden Leistungsvielfalt des modernen Internets mit dem `icalendar-dateiformat (Dateinamenerweiterung.ics ) ein spezielles weltweit gültiges Dateiformat entwickelt, das den Austausch von Kalenderinformationen unabhängig von der zum Erstellen oder Anzeigen verwendeten Software ermöglicht. Von den durch Outlook unterstützten Möglichkeiten sollen nachfolgende drei Varianten hervorgehoben werden. Zusätzlich bietet sich noch die Möglichkeit, Kalender auf dem herstellereigenen Office-Online- Server zu veröffentlichen, die den Besitz einer sog. Windows-Live-ID voraussetzt. In unserem Seminar beschränken wir uns auf die drei folgenden Varianten:

2 Seminar Outlook Internetkalender by / I.) Kalendersnapshot Kalender per versenden Über die Funktion Kalender per versenden im Navigationsbereich des Kalenderkategoriebereichs lassen sich ausgewählte Kalenderbereiche per versenden. Übung: Versenden Sie die 2 aktuellen Monate des Kalenders der XY-AG per 1) Im erscheinenden Bildschirmdialogfenster wählen Sie im Datumsbereich die Option Datum angeben... und bestimmen in den sodann erscheinenden Datumsfeldern den Zeitraum:

3 Seminar Outlook Internetkalender by / ) Nach Bestätigen des OK-Buttons erscheint im Outlook- -Inhaltsfenster der für den versand ausgewählte Kalenderbereich. 3.) Die blau hervorgehobenen Kalendertage beinhalten Termineinträge und sind wie die darunter folgende Terminliste mit den sodann weiterfolgenden Termindetails (intern) verlinkt. TESTEN Sie die einzelne Verlinkungen (Maus auf den Link stellen und anschließend: STRG + Mausclick links) (z.b. den WEG-Termin und den Termin der Stadtratssitzung). 4.) Verschieben Sie Termine aus dem Ihnen zug ten Kalender einfach in Ihren eigenen Kalender: Vorbereitung: Ordnen Sie die mit dem Kalenderinhalt und Ihren eigenen Kalender nebeneinander am Bildschirm an. a) Markieren Sie z.b. die Tagesordnung der Stadtratssitzung b) Clicken Sie auf die markierte Auswahl und verschieben Sie den Inhalt bei gedrückter Maustaste in Ihren eigenen Kalender. c) Ergänzen die notwendigen Leerfelder (Betreff, Ort...) und übertragen Sie diesen Termin in Ihren Kalender mit der Speichern und Schließen -Schaltfläche. Kalender von Kalender XY-AG.ics Zusatzinfo zur ics-datei : Der Kalenderinhalt wurde durch Outlook über eine. ics-datei (s.o.) der angefügt. Dies ist zu erkennen im Bereich der angefügten Datei(en). Speichern Sie die ics-datei zur späteren Verwendung (folgender Punkt röm. III.) lokal auf Ihrem Rechner / Stick und merken Sie sich den Speicherort: a) Maus auf die angefügte Dateibezeichnung stellen b) über Maus-Click rechts : speichern unter auswählen...

4 II.) Kalender als Website speichern Seminar Outlook Internetkalender by / Insbesondere für Zielpersonen, die evtl. nicht mit Outlook arbeiten bzw. denen Outlook nicht zur Verfügung steht, ist es möglich, Kalenderinhalte als WebSite zur Verfügung zu stellen. Diese Kalenderinhalte sind dann ohne dass Outlook benötigt wird, mit jedem Standardbrowser aufrufbar: Aufgabe: Speichern Sie zwei Monate des Kalenders der XY-AG (laufender Monat und Folgemonat ab 1. Tag des ersten Monats bis zum letzten Tag des 2. Monats - ) als Website für die Veröffentlichung im Internet ab: Vorbereitung: Die durch Outlook erzeugten Dateien für die WebSite wollen wir in einem lokalen Ordner auf unserem Rechner zwischenspeichern. Dazu richten Sie einen neuen Ordner mit dem Namen Internetkalender ein und merken Sie sich die Speicherstelle. In Outlook geben wir nachher diesen Speicherort an, so dass Outlook die kompletten Bestandteile der WebSite dorthin speichert. Auch das (lokale) Testen der WebSite wird mittels dieses Ordners möglich sein. Nach dem Testen kann der Inhalt dieses Ordners ins Internet übertragen werden. Zusatzinfo: Anstatt eines lokalen Ordners vor Ort kann Outlook auch ein Ordnername im Internet mitgeteilt werden. Dann werden sämtliche Bestandteile der WebSite von Outlook direkt ins Internet gestellt. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn man später Terminveränderungen im Kalender schnell und komfortabel life ins Internet stellen möchte.

5 Seminar Outlook Internetkalender by / Vorgehensweise: 1.) Nach Aktivierung des Kalenders in Outlook: Datei + Speichern als Website: Nehmen Sie die Einstellungen in dem erscheinenden Fenster vor (Kalenderzeitraum, Kalendertitel, Dateiname (IKal.htm) mit Pfadangabe (=Internetkalender) (Ihr oben eingerichteter Ordner) (Kann auch sein) 2.) Nach Click auf Speichern stehen die Bestandteile der WebSite im Zielordner bereit. 3.) Aufruf der WebSite: a) Wechsel in den Zielordner b) Start mit Click auf : IKal.htm 4.) Click auf die Termine (alternativ über rechte Maustaste und Link in neuem Fenster öffnen ) lassen sich die Detailinfos zum jeweiligen Termin anzeigen Termindetails des Monats sind auch im rechten Bereich zu sehen 5.) Im oberen Anzeigebereich lassen sich die Anzeigemonate wechseln 6.) Nach Übertragen ins Internet (oder auch schon, wenn die Internetadresse im Pfad (s.o) eingegeben wurde, stehen die Inhalte der KalenderWebSite jeweils aktuell im Internet zur Verfügung:

6 Seminar Outlook Internetkalender by / III.) Internetkalender abonnieren Kalender life in Outlook integrieren Bieten Sie Kollegen oder ausgewählten Kunden die Möglichkeit, Ihren Internetkalender in Outlook mit automatische Aktualisierungsfunktion einzubauen. Im Gegensatz zu den Kalender-Snapshots werden die abonnierten Internetkalender regelmäßig mit dem auf Ihrem verwendeten Webserver gespeicherten Kalender auf Aktualität synchronisiert. Alle Ihre Internetkalenderaktualisierungen werden automatisch in Outlook der Abonnenten heruntergeladen und sichtbar. Hinweis: Im Internet sind viele öffentlich zugängliche Abo-Kalender zu finden, die sich ebenso in Outlook integrieren lassen, z.b.: Ergebnisse von Sportvereinen, aktuelle Veranstaltungstermine... Abo-Kalender erscheinen in Outlook als zusätzlicher Kalender. Die Kalenderfunktionen von Outlook wie z.b.: das Anzeigen nebeneinander angeordneter Kalender und das Verschieben von Terminen von einem zum anderen Kalender sind somit möglich. Vorgehensweise: 1.) Schieben Sie Ihre ICS-Datei auf Ihren Internetserver Dies ist hier schon vorbereitet: Eine entsprechende Beispieldatei wurde auf folgender Internetadresse hinterlegt: 2.) Extras / Kontoeinstellungen Neu... Internetadresse eintragen Hinzufügen

7 Seminar Outlook Internetkalender by / ) Im Folgefenster die entsprechenden Eintragungen vornehmen: Ordnername ergänzen: Zusatz internet Eintrag in Beschreibung: Internetkalender der XY-AG...OK 4.) Der Internetkalender wurde gefunden und eingetragen. Hinweis: Sollte eine Fehlermeldung kommen: Kalender kann von Outlook nicht eingetragen werden o.ä. liegt der Fehler wahrscheinlich einer falschen Pfadangabe.

8 Seminar Outlook Internetkalender by / ) Der Internetkalender wird unter Andere Kalender eingefügt und lässt sich ebenso wie die bereits vorhandenen Kalender mittels Häkchen aktivieren / deaktivieren. Per Drag/Drop lassen sich Termine aus dem Internetkalender einfach in den lokalen Kalender verschieben.