Workflow-Management ein Vergleich verschiedener Systeme

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1 Workflow-Management ein Vergleich verschiedener Systeme Jia Zhang, Matthias E. Zierke, Les Helbig Fachhochschule Augsburg, Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen spielt die Automatisierbarkeit und Steuerung von Arbeitsschritten eine zentrale Rolle. Alle wichtigen Informationen und Hilfsmittel die den Arbeitsablauf betreffen, sollen möglichst automatisch bzw. schnell auffindbar zur Verfügung stehen. Workflow-Management-Systeme sollen diese Aufgabe auf organisatorisch-informativer Ebene leisten. Das Ziel dieser Arbeit ist die Unterstützung der Fachhochschule Augsburg bei der Auswahl eines Workflow-Management-Systems. Dafür vergleichen wir nach einer kurzen theoretischen Einführung zum Thema Workflow die Workflow-Komponenten drei verschiedener Content-Management-Systeme sowie eine an ein ERP-System gekoppelte Workflow-Steuerung. Einleitung Ein Workflow beschreibt möglichst genau und operativ die auszuführenden Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses. Durch das Workflow-Management werden die Prozesse informativ und organisatorisch unterstützt. Dadurch wird vor allem eine Verbesserung der Prozessqualität, sowie der Kundenzufriedenheit erreicht. Dies zeigt sich unter anderem in Verkürzungen von Durchlaufzeiten, Reduktion von Prozesskosten und einer erhöhten Transparenz bei der Bearbeitung von Arbeitsschritten. Workflow-Management-Systemen werden für das Modellieren, Simulieren, Instanziieren, Ausführen und Überwachen von Workflows verwendet und sind meist ein integraler Bestandteil von Anwendungssystemen wie z.b. Enterprise-Ressource-Planing (ERP) oder Content- Manangement-Systeme. Wenn die Ausführung betriebswirtschaftlicher Abläufe im Vordergrund steht, ist eine Integration des Workflow-Managements in die kaufmännische Standardsoftware sinnvoll. Liegt der Schwerpunkt auf der Steuerung von Informationsflüssen ist die Kombination von Workflow-Management und Content-Manangement zu empfehlen. Bei der Untersuchung der Workflow-Management-Systeme von SAP, d.velop, COI und Imperia sind wir auf folgende wesentliche Ergebnisse gestoßen: Alle von uns untersuchten Workflow- Management-Systeme haben eine moderne Drei-Schichten-Architektur (Präsentationsschicht, Verarbeitungsschicht und Datenzugriffsschicht). Wenn es darum geht einen Workflow zu modellieren, bietet die Lösung von Imperia die vielseitigsten und komfortabelsten Möglichkeiten. Hier werden die Workflows einfach und schnell per Drag-And-Drop erstellt. Das System von COI hingegen muss für die Modellierung auf externe Systeme verweisen. Im SAP-Workflow Builder lassen sich Workflows modellieren, allerdings sind hier sehr umfassende Programmierkenntnisse nötig und die Erstellung selbst sehr einfacher Workflows bereitet relativ grossen Aufwand. Für die Überwachung der Workflows bietet SAP die umfangreichsten Möglichkeiten, wobei das Produkt von COI auch in diesem Bereich nur mit sehr wenigen Funktionen ausgestattet ist. Eine Kommunikation mit externen Systemen erlauben alle von uns betrachteten Systeme. d.velop hat im Workflow-Management-System d3 flow die vielseitigsten Möglichkeiten durch eine grosse Anzahl an Standardschnittstellen geschaffen. Keines der von uns untersuchten Workflow-Management-Systeme von COI, d.velop, SAP und Imperia lässt sich eindeutig als Gewinner des Vergleichs einstufen. Je nach Betrachtungsweise haben alle vier Systeme gewisse Vor- und Nachteile, wobei die Lösung von COI insgesamt die wenigsten funktionalen Möglichkeiten bietet.

2 Geschäftsprozess und Workflow Definitionen und Abgrenzungen Geschäftsprozess und Workflow sind Schlagworte, die häufig und fälschlicherweise synonym verwendet werden. Die Gemeinsamkeit besteht darin, dass sie Prozesse in Unternehmen beschreiben. Der wesentliche Unterschied liegt im Detaillierungsgrad. Ein Geschäftsprozess ist eine Zusammenfassung von fachlich zusammenhängenden Geschäftsaktivitäten, die notwendig sind, um einen Geschäftsfall zu bearbeiten. Die einzelnen Geschäftsaktivitäten können organisatorisch verteilt sein, stehen aber gewöhnlich in zeitlichen und logischen Abhängigkeiten zueinander. [GAL97] Geschäftsaktivitäten laufen koordiniert parallel oder nacheinander ab und dienen der Erreichung verschiedener Unternehmensziele. Sie können manuell oder durch IT unterstützt ausgeführt werden. Eine Geschäftsprozessbeschreibung drückt aber nicht aus, wie und womit einzelne Mitarbeiter Ihre Aufgaben erledigen können und ist auch keine Arbeitsanweisung. Ein modellierter Workflow (engl. Arbeitsablauf) hingegen beschreibt möglichst genau und operativ die auszuführenden Arbeitsschritte. Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für die Mitarbeiter als eine mögliche (Teil-)automatisierbarkeit der Ausführung. Workflow-Modelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedenster Applikationen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicher zu stellen. Darüber hinaus ermöglichen Workflows operative Unternehmensziele, wie die Verkürzung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Prozesstransparenz, Verbesserung der Prozessqualität und Kundenzufriedenheit und natürlich der Verringerung der Prozesskosten, zu erreichen. [GIE98] Ein Workflow ist somit eine Verfeinerung des Geschäftsprozesses mit der Sicht auf die organisatorisch-informative Ebene. Die einzelnen Aktivitäten werden noch weiter in Arbeitsschritte untergliedert. Der Workflow beschreibt wie und womit bestimmte Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses durchzuführen sind. Klassifizierung von Workflows Je nach dem Strukturierungsgrad der Arbeitsabläufe lassen sich Workflows in die Kategorien Ad- Hoc, flexibler und strukturierter Workflow unterteilen. Ein einfaches Beispiel für einen Ad-Hoc- Workflow ist das Versenden einer Nachricht in einem beliebigen Mailsystem. Dabei ist der weitere Ablauf nicht direkt beeinflussbar. Ad-Hoc-Workflows haben u.a. folgende Merkmale: [KOC95]?? keine Modellierungsphase möglich?? nicht wiederholbar und kaum Automatisierungsmöglichkeiten?? nicht strukturierbar?? keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes?? keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten Bei einem flexiblen Workflow wird vor Prozessbeginn der Ablauf definiert, man hat aber die Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern. Diese Art von Workflows ist wie folgt charakterisiert: [GRO96]?? geringe Strukturierung?? begrenzte Wiederholungs- und Automatisierungsmöglichkeiten?? Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme)?? Änderung laufender Vorgänge sind möglich?? hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten-Aktivitäten)

3 Wenn zur Laufzeit keine Änderungen möglich sind, spricht man von einem strukturierten Workflow. Dieser hat folgende Eigenschaften:?? hoher Strukturierungsgrad?? hoher Wiederholungsfaktor und voll automatisierbare Arbeitsabläufe?? Vorgänge können zur Laufzeit nicht geändert werden?? automatische Generierung von Code möglich?? Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten durch Vorgangsleitstand?? sehr komplexe Workflows modellierbar (u.a. automatische Entscheidungen) Ziele und Nutzen von Workflow-Management Das Hauptziel des Workflow-Managements ist die operative Prozessunterstützung. Daraus lassen sich folgende Teilziele ableiten: [RIC02] Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Bei diesem Ziel wird eine höhere Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden angestrebt, da Workflow-Management-Systeme jederzeit über den Status von laufenden Vorgängen Informationen liefern können. Verbesserung von Qualität und Transparenz der Geschäftsprozesse: Durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse bzw. Arbeitsschritte wird eine Verringerung von Bearbeitungsfehlern angestrebt. Die Bereitstellung qualitativer Informationen für die Entscheidungsträger und das Schaffen von Klarheit und Transparenz bei der Bearbeitung der Arbeitsschritte kann die Qualität innerhalb eines Geschäftprozesses deutlich erhöhen. Verkürzung von Durchlaufzeiten und Reduktion von Prozesskosten: Die Werkzeuge und Instrumente des Workflow-Managements erlauben die Parallelisierung von einzelnen Aktivitäten und vollständigen Prozessschritten unter Ausnutzung frei verfügbarer Ressourcen durch eine dynamische Zuordnung von Personal- und Computer- Ressourcen zu auszuführenden Geschäftsprozessen. Schnellere Anpassung der Geschäftsprozesse an organisatorische Änderungen: Da Geschäftsprozesse im Rahmen des Workflow-Managements auf der Basis anpassbarer Workflow-Modelle unterstützt werden, besteht die Möglichkeit zur Adaption der Workflow-Modelle an Veränderungen im organisatorischen Umfeld (z.b. Veränderung der Abteilungsstruktur, Schaffung neuer Stellen). Schaffung von einheitlichen Benutzeroberflächen: Workflow-Management-Systeme stellen dem Anwender eine für den gesamten Geschäftsprozess einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung und rufen die im Rahmen der Aufgabenausführung jeweils erforderlichen Programme auf. Hierdurch entsteht für den Anwender der Eindruck einer ganzheitlichen Computerlösung. Workflow-Management-Systeme Workflow-Management-Systeme (WfMS) unterstützen die Modellierung, Simulation, Ausführung und Überwachung von Workflows. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo automatisierbare oder teilautomatisierbare Arbeitsabläufe mit wiederkehrenden Elementen vorzufinden sind. Ein Workflow-Management-System hat folgende Hauptfunktionen: [GAD04] a) Modellierung und Simulation von Workflows b) Instanziierung und Ausführung von Workflows c) Monitoring laufender Arbeitsschritte und Analyse ausgeführter Arbeitsschritte

4 Die funktionalen Anforderungen lassen sich daraus wie folgt ableiten: Funktionen eines WFMS Modellierung und Simulation von Workflows? Modellierung der Aufbauorganisation (Organisationsmodellierung)? Modellierung der Ablauforganisation (Workflow-Modellierung)? Modellierung der Applikationsintegration (Applikationsmodellierung)? Modellierung der Datenintegration (Datenmodellierung)? Simulation und Analyse der Workflow-Modelle Instanziierung und Ausführung von Workflows? Instanziieren von Vorgängen aus Workflow-Modelle n? Rollenauflösung zur Aktivitätsträgerermittlung? Informationsversorgung der Aktivitätsträger (Worklist)? Synchronisation der Aktivitätsträger? Aufruf und ggf. Parametrisierung von Applikationen? Verwaltung von Workflow-Daten? Erzeugung von Protokolldaten Monitoring laufender Arbeitsschritte und Analyse ausgeführter Arbeitsschritte? Bereitstellung von Statusinformationen laufender Vorgänge? Bereitstellung von Ressourcenauslastung (Personal, Applikationen)? Erkennen von Abweichungen zwischen Workflow-Modell und Ausführung? Überwachung von Vorgangswiedervorlagen (zeitbezogene Trigger) Tabelle 1: Kriterienkatalog über die Funktionen eines Workflow-Management-Systems [KRI05] Drei-Schichten-Architektur von Workflow-Management-Systemen [JAB97] Abbildung 1: Drei-Schichten-Architektur von Workflow- Management-Systemen [PAP00] In Abbildung 2 wird die grundlegende Architektur von WFMS auf Basis einer Client-Server- Architektur gezeigt. Diese basiert auf einer Aufgabenteilung zwischen dem prozesssteuernden Workflow- Management-System und den zur Unterstützung aufgerufenen Applikationen. Man unterscheidet folgende drei Schichten: Die Präsentationsschicht beinhaltet die Bedieneroberfläche und dient der Benutzerführung und -interaktion. Der Workflow-Client ist Bestandteil der Präsentationsschicht und stellt dem Benutzer Dialogprogramme zur Verfügung,

5 mit denen er die Prozesssteuerung durchführen kann. Die Applikations-Clients stellen Dialogprogramme für die problembezogene Ausführung der Funktionen zur Verfügung, die von den Programmen der Applikationsmodule durchgeführt werden. Applikations-Clients werden als Bestandteil eines workflowgesteuerten Prozesses problembezogen vom Workflow-Client aufgerufen, d. h. sie liegen aus Sicht des Benutzers unterhalb des Workflow-Clients. Die oberste Benutzerschnittstelle für den Benutzer ist der Workflow-Client, der je nach Aufgabenstellung Applikations-Clients aufruft und dem Bearbeiter zur Verfügung steht. Die Schicht der problembezogenen Verarbeitung stellt Funktionen für die Prozesssteuerung bzw. Ausführung der Aufgaben bereit. Die Workflow-Verarbeitungsmodule in der Verarbeitungsschicht rufen hierzu ggf. Applikationsverarbeitungsmodule auf. [VER95] Die Datenzugriffsschicht als unterste Ebene einer Client/Server-Architektur, dient der Verwaltung der Workflow-Daten des Workflow-Management- Systems sowie der Anwendungsdaten. Beispiele für Workflow-Management-Systeme Im folgenden werden wir die Workflow-Management-Systeme Business Workflow von SAP, d.3 flow der Firma d.velop, BusinessFlow aus dem Hause COI und die Workflow-Engine von Imperia vorstellen. Neben der technologischem Architektur gehen wir jeweils vor allem auf funktionale Aspekte der Systeme ein. Dafür haben wir auf Grundlage der o.g. Anforderungen einen Kriterienkatalog 1 entwickelt, nach welcher wir die von uns untersuchten Workflow-Management-Systeme beurteilt haben. In einem abschließenden Vergleich werden die Besonderheiten der Systeme herausgestellt und diese voneinander abgegrenzt. Der SAP-Business Workflow Mit dem SAP-Business Workflow stellt die SAP AG ein anwendungsunabhängiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem die durchgängige elektronische Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Vorgänge ermöglicht wird. [RIC02] Dabei automatisiert der SAP-Business Workflow die Abarbeitungen von Aufgaben über zusammenhängende Anwendungsgrenzen, Funktionsbereiche, organisatorische Einheiten und zeitliche Grenzen hinweg und ist eine vollständig in das R/3-System 2 integrierte Lösung. Der SAP-Business Workflow bildet so eine Ergänzung zur betriebswirtschaftlichen Anwendungssoftware. Im Rahmen unseres Vergleiches der Workflow-Systeme haben wir im R/3- System eine Prinziplösung (Urlaubantrag an der Fachhochschule Augsburg) praktisch umgesetzt. Zum besseren Verständnis werden wir im folgenden auf dieses Beispiel, speziell bei der Instanziierung und Ausführung eines Workflows, näher eingehen. Architektur und technologisches Umfeld Der SAP-Business Workflow verwendet die existierenden Transaktionen 3 und Funktionen des SAP-R/3-Systems und ändert die bestehenden Funktionen nicht. Mit dem Business Workflow ist es möglich die bestehenden Funktionen des SAP-Systems zu neuen Geschäftsprozessen zusammenzufügen, wobei die Steuerung des Geschäftsprozesses durch das Workflow-System erfolgt. Ist das SAP-Organisationsmanagement im Einsatz, kann der dort erstellte organisatorische Aufbau direkt den einzelnen Schritten eines Workflows zugeordnet werden. Um das 1 Der Kriterienkatalog steht online zur Verfügung. Siehe Quelle [KRI05] im beiliegenden Quellenverzeichnis. 2 R/3 System: betriebswirtschaftliche Standartsoftware (ERP Enterprise Resource Planning System) von der SAP AG, Walldorf- Deutschland 3 Aufruf eines SAP-R/3 Unterprogramms

6 Zusammenarbeiten der SAP-Teilmodule (z.b. SAP-Workflow Builder, Business Workplace, Organisationsmanagement usw.) besser verstehen zu können, stellen wir das R/3-Basis-Systems kurz dar. Das R/3-Basis-System ist nach dem Drei-Schichten-Modell aufgebaut. 4 Die Verarbeitungsschicht ist bei SAP in die ABAP Workbench 5 und weiteren R/3-Anwendungen und die Kernel & Basisdienste untergliedert. [WWW01] Die Komponente Kernel & Basisdienste dient als hardware-, betriebssystem- und datenbankenabhängige Laufzeitumgebung aller R/3- Anwendungen. Modellierung und Simulation von Workflows Der Workflow Builder ist ein zentrales Werkzeug des Business Workflows, in dem Workflow- Definitionen erstellt, anzeigt und bearbeitet werden. Anschließend werden die Workflow- Definitionen getestet und eine lauffähige Version erzeugt. Der Workflow Builder bietet neben einer grafischen Modellierungssicht auch eine baumartige Darstellung der Workflow-Definition. Nur in der grafischen Modellierungssicht hat der Workflow-Designer eine direkte Übersicht über den Ablauf der verschiedenen Schritte. Die Baumdarstellung zeigt alle Schritte des Workflows in einer hierarchischen Sicht. An den einzelnen Schritten können Erweiterungen, wie Bearbeiterzuordnungen oder Änderungen in der Terminüberwachung angepasst bzw. angelegt werden. Weitere wichtige Funktionen zur Workflow-Erstellung stellen wir im folgenden kurz vor: Die WebFlow-Funktion ermöglicht es, Workflows über das Intranet und das Internet auszuführen. Durch die WebFlow-Funktionen ist es möglich aus einem Workflow heraus XML-Dokumente an andere Systeme zu versenden oder einen Workflow zu starten, wenn ein geeignetes XML- Dokument empfangen wird. Des Weiteren ist es so leicht möglich auf Ergebnisse eines auf einem anderen System ausgeführten Workflows zu reagieren. Ein SAP- Anwender nutzt dazu den Business Workplace. Der Business Workplace bietet eine einheitliche Arbeitsumgebung, in dem jeder R/3-Benutzer seine Arbeitsschritte innerhalb der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse im Unternehmen erledigen kann. Dort erhält ein Anwender alle Workitems, die ihm im Rahmen des SAP-Business Workflow zugeordnet sind, und bearbeitet die Dokumente. Diese können ihm von Personen oder von R/3-Anwendungen zugesendet werden. Workitems repräsentieren z.b. zur Workflow-Laufzeit einen Schritt, der ausgeführt werden soll. Dem Anwender steht eine Ablage zur Verfügung, mit der die Verwaltung von Dokumenten und Arbeitsvorgängen möglich ist. Informationen, die innerhalb der entsprechenden Arbeitsgruppe oder unternehmensweit publiziert wurden, können so gelesen bzw. selbst zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow-Wizard 6, der Business Object Builder und der Business Workflow Explorer zählen ebenfalls zu den Workflow- Modellierungswerkzeugen. Mit Hilfe der Wizards kann ein Anwender Ereignisse erzeugen, die anschließend im Rahmen der Definition von Workflows genutzt werden können. Mit dem Business Object Builder kann man Objekttypen im Business Object Repository anlegen, anzeigen oder ändern. Beispiele für Objekttypen sind: Dokumente (Urlaubsanforderungen, Bewerbungen etc.), Stammdaten (Mitarbeiter, Lieferant etc.) oder Bewegungsdaten (Auftrag, Angebot etc.). Ein vollständiges Verzeichnis aller Objekttypen liefert das Business Object Repository. [WWW02] Der Business Workflow Explorer ist ebenfalls Bestandteil des Workflow Builders. Anwender verwenden den Business Workflow Explorer, um sich für einen ausgewählten Suchbereich alle Workflow-Aufgaben im Überblick anzeigen zu lassen. Alle angezeigten Aufgaben können aus dem Business Workflow Explorer heraus bearbeitet werden. 4 vgl. Abbildung 1. 5 Programm um Anwendungen für die R/3-Umgebung zu entwickeln 6 dialogorientierte Benutzerführung, die die Definition von Workflows in Standardsituationen erleichtert

7 Instanziierung und Ausführung eines Workflows In diesem Beispiel Urlaubsantrag für die Fachhochschule Augsburg, löst ein FHA-Mitarbeiter den Workflow durch den Aufruf der SAP-Transaktion UA_FHA oder direkt aus dem Business Workplace aus. Das ausgeführte Workitem spricht eine Aufgabe im Workflow an. Mit Aufgaben werden elementare betriebswirtschaftliche Tätigkeiten beschrieben und diese beziehen sich immer auf eine Methode eines Objekttyps (Abbildung 2). Für Aufgaben sind mögliche Bearbeiter definiert. In unserem Fall hat der Mitarbeiter die Aufgabe TS einen Urlaubsantrag auszufüllen. Die definierte Aufgabe greift anschliessend auf das Business- Object-Repository zu. Das Business-Object- Repository ist ein Verzeichnis aller im SAP- System definierten Objekte und enthält darüber hinaus die Definitionen der ausgewählten Methoden, Attribute und Ergebnisse. In unserem Beispiel hat ein Mitarbeiter den Urlaubsantrag ausgefüllt und abgeschickt. Daraufhin wird die Methode Genehmigen_ja_nein vom Objekttyp FORMABSENC aufgerufen. Als Methode bezeichnet man eine Operation, die auf einem Objekt ausgeführt werden kann. Methoden beziehen sich auf einen Funktionsbaustein und werden über eine Schnittstelle, den Methodennamen und den Ein- und Ausgabeparameter aufgerufen und bestimmt. Im Beispiel-Workflow gibt die Methode Genehmigen_ja_nein das Ergebnis genehmigt oder nicht_genehmigt zurück. Bei der Definition dieses Workflows, in dem ein Genehmigungsschritt eingebaut ist, werden nun in Abhängigkeit von den beiden möglichen Ereignissausprägungen entweder der eine oder der andere Zweig des Workflows durchlaufen. Da zur Ausführungszeit nur eine von zwei möglichen Alternativen im Ablauf des Workflows sinnvoll durchlaufen werden kann und anschließend der Vergleich erneut durchführt werden soll, ist es sinnvoll eine Schleife in der Workflow-Definition zu verwenden. Ein Antragsteller hat nun so die Möglichkeit nach einer Ablehnung seinen Urlaubsantrag erneut zu überarbeiten. Monitoring und Analyse laufender Arbeitsschritte Die Administration des Workflow-Systems umfasst mehrere Funktionen, die sich in folgende Kategorien einteilen lassen: Workflow-Laufzeit und Ereignismanager. [SIG05] Die Administration der Workflow-Laufzeit umfasst Transaktionen, mit denen ein Systemadministrator die Ausführung der Workflows überwachen und steuern kann. Der Systemadministrator erhält alle Nachrichten, die von Workflows erzeugt wurden, wenn kein eigener Systemadministrator in der Workflow- Definition hinterlegt ist. Ebenfalls erhält er diejenigen Nachrichten, die sich auf noch nicht gestartete Workflows beziehen. [WWW03] Die Administration des Ereignismanagers umfasst Transaktionen, mit denen die Erzeugung und die Nutzung von Ereignissen überwacht und gesteuert werden kann. Mit der Funktion Ereignis-Queue definiert man einen bestimmten Administrator, der im Falle von Fehlern im Ereignisumfeld per benachrichtigt wird. Kommunikation mit externen Systemen Abbildung 2: Beispiel-Workflow Nicht R/3-Anwendungen können über den Ereignismechanismus mit der Workflow-Funktionalität mit R/3-Systemen kommunizieren und eingebunden werden. Dabei kann eine externe Anwendung,

8 z.b. über einen Remote-Aufruf eines Funktionsbausteines im R/3-System den Ereignis-Manager aufrufen und so ein Ereignis anzeigen. Im Rahmen der Workflow-APIs (Application Programming Interface 7 ) wird ein entsprechender Funktionsbaustein bekannt gemacht. d.3 flow Im Gegensatz zu SAP ist das Workflow-Management-System d.3 flow [WWW06] nicht in ein ERP-System eingebettet, sondern integraler Bestandteil einer Softwarelösung für digitale Archivierung und unternehmensübergreifendes Dokumenten- und Workflow-Management der Firma d.velop. Die d.3 flow-komponente erweitert die Möglichkeiten des d.3-systems um eine integrierte regelbasierte Workflow-Steuerung. Bis Ende 2004 wurden weltweit über 600 Installationen des Produktes d.3 mit zirka Anwendern realisiert. [MUL05] Zielgruppen der Lösung sind vor allem größere mittelständische Unternehmen und Konzerne, aber auch im Bereich von öffentlichen Verwaltungen wird das d.3 System häufig eingesetzt. [WWW05] d.3 arbeitet mit einem sehr offenen Dokumentenbegriff: Aus Sicht des d.3-systems ist jede Information egal ob SAP-Beleg, Textdokument, Softwaremodul, CAD-Dokument, technische Berechnungen, Videos, Tondokumente oder Prozessprotokolle die innerhalb des d.3-systems abgelegt werden, ein Dokument. [MUL05] Durch die Kombination von Dokumenten- und Workflow-Management vermeidet d.3 die Problematik, Dokumente zuerst aus dem bestehenden Archiv auschecken zu müssen, um sie an einen Workflow zu übergeben und erst nach Durchlauf des kompletten Prozesses wieder in das Archiv einzuchecken. Die automatisierte Steuerung des Dokumentenflusses fügt sich nahtlos in die d.3-umgebung ein. Abbildung 3: d.velop Übersicht Eine Besonderheit des d.3-systems ist die semantische Suche nach Dokumenten mit Hilfe der d.3 search engine. Nach Eingabe eines Suchbegriffes erhält der Benutzer verschiedene semantische Wolken, die die Treffermenge in Bezug auf unterschiedliche Zusammenhänge mit dem Suchbegriff kategorisieren. 7 Software-Schnittstelle: ermöglicht den Datenaustausch zwischen zwei Programmen, der Entwickler kann beispielsweise Bibliotheksfunktionen verwenden, deren Schnittstelle (der Funktionsaufruf) bekannt ist

9 Architektur und technologisches Umfeld Das d.3-system basiert auch auf einer Drei-Schichten-Architektur: Auf der Präsentationsebene greifen die Clients auf die Server-Prozesse der Anwendungsebene zu (Abbildung 3). Hier wird über eine API sichergestellt, dass die vorhandenen Clients abwärtskompatibel bleiben, sowie neue Schnittstellen unkompliziert realisiert werden können. Die dritte Schicht (Datenzugriffsschicht) stellt die Datenbasis dar. Die archivierten Dokumente und die übergreifenden Metainformationen können prinzipiell auf externen Systemen (Fileserver, Datenbankserver) gespeichert werden. Die einzelnen Datenbanken werden über ODBC 8 angesprochen. Über diese Schnittstelle kann das d.3-system verschiedene Datenbank-Management-Systeme, wir z.b. Pervasive SQL, Microsoft SQL Server, Oracle, DB/2 oder auch Informix ansprechen. Die eigentlichen Dokumente werden im Dateisystem abgelegt. Somit werden alle Speichersysteme unterstützt, die das Betriebssystem ansprechen kann. Dies schließt SAN 9 und NAS-Systeme 10 ein. Die Workflow-Komponente ist web-basiert, lässt sich also mit gängigen Web-Technologien realisieren. In der Praxis sind dies neben HTML meist Java bzw. JavaScript. Die Anbindung an das d.3-serversystem wird über eine eigene Server-API realisiert. Der gesamte Workflow wird als XML-Datei zu der jeweiligen Dokumentklasse im d.3-archiv abgelegt. Mittels des d.3 content service werden Informationen über Standardprotokolle wie WebDAV 11, IMAP 12, und FTP 13 bereitgestellt, attributiert und ausgetauscht. Über einen LDAP 14 - Connector kann auf die Informationen aus einem LDAP-Directory wie das Microsoft Active Directory oder das Domino Directory zugegriffen werden. Diese können in das Berechtigungskonzept des d.3-systems integriert werden. Benutzer und Gruppen werden synchronisiert und die Berechtigungsstruktur des d.3-systems baut auf diesen Informationen auf. Über eine Benutzer/Kennwort-Synchronisation lässt sich zudem ein Single-Sign-On Umgebung realisieren. [WWW06] Für den Austausch von Daten mit externen Systemen stehen unterschiedliche Standardschnittstellen zur Verfügung. 15 In den folgenden Abschnitten werden wir die Workflow-Komponente des d.3-systems auf funktionale Aspekte gemäß des o.g. Kriterienkataloges untersuchen. [KRI05] Modellierung und Simulation von Workflows Der integrierte d.flow designer bietet die Möglichkeit auf Basis von XML oder HTML, den Ablauf und die einzelnen Arbeitsschritte eines Workflows zu modellieren. Eine weitere Funktion des d.flow designers ist die Modellierung der Aufbauorganisation (Organisationsmodellierung). Hier können sehr komplexe Strukturen eines Unternehmens abgebildet und in das Workflow-Design integriert werden. Die Applikations- und Datenintegration, also die Anbindung an externe Daten und Programme, wird über den d.flow designer ebenfalls direkt beim Entwurf eines Workflows modelliert. 8 Open DataBase Connectivity (Offene Datenbank-Verbindungsfähigkeit), Datenbanktreiber für unabhängige Datenbankentwicklung 9 Hochgeschwindigkeitsnetzwerk zwischen Servern (Hosts) und Speichersubsystemen 10 leistungsfähige, auf Fileservices spezialisierte Server 11 Web-based Distributed Authoring and Versioning, umfasst eine Reihe von Erweiterungen des HTTP-Protokolls 12 Internet Message Access Protocol, erlaubt den Zugriff auf und die Verwaltung von empfangenen s 13 File Transfer Protocol, ein Netzwerkprotokoll zur Dateiübertragung 14 Lightweight Directory Access Protocol, erlaubt Abfrage und Modifikation von Informationen eines Verzeichnisdienstes 15 siehe auch Absatz Kommunikation mit externen Schnittstellen

10 Im d.flow designer können spezielle Vertretungsregeln definiert werden. Dadurch lassen sich Aufgaben an andere Mitarbeiter weiterreichen, wenn der eigentliche Bearbeiter gerade nicht am Arbeitsplatz ist. Eine aktuelle Erweiterung der Funktionalität von d.3 flow ist die automatische Lastverteilung. Teamaufgaben werden innerhalb einer Gruppe unter Berücksichtigung der jeweiligen Auslastungen bzw. der Kapazität der Mitarbeiter verteilt. Eine weitere Besonderheit des d.3-systems ist die Simulatutionsoption, bei der fertig modellierte Workflows in einem Simulationsmodus getestet, analysiert und im Anschluss dem live Betrieb übergeben werden. Instanziierung und Ausführung von Workflows Der d.3 explorer des d.3-systems dient zur Recherche sämtlicher Dokumente in den verteilten d.3- Archiven und verfügt über eine Posteingangs -Funktion. Die Bearbeiter der Arbeitsschritte eines Workflows erhalten die zu erledigenden Aufgaben und Informationen in Ihren Postkörben und können daraus direkt die Arbeitsschritte des Workflows starten. Das Instanziieren von Vorgängen aus Workflow-Modellen erfolgt über Workflow-Leitwege (Instanzen). [WWW07] Die Vorgänge können in neue Workflow-Prozesse integriert werden (Kopiervorgang). Der Leitweg steuert die Informationsversorgung der Aktivitätsträger über die Worklist 16 und verschiedene Aktivitätsträger können durch eine entsprechenden Gruppierung synchronisiert werden. Über jeden Leitwegschritt wird ein Protokolleintrag erzeugt. Alle Daten die bei der Instanziierung und Ausführung des Workflows entstehen (z.b. Benutzereingaben, externe Daten etc.) werden in der Datenbank abgelegt. Monitoring laufender Arbeitsschritte und Analyse ausgeführter Arbeitsschritte Über den Leitwegstatus und das Workflow-Protokoll können Informationen zum aktuellen Status abgerufen werden. In einer übersichtlichen Grafik wird die Ressourcenauslastung (Personal, Applikationen) angezeigt. Informationen über Abweichungen zwischen Workflow-Modell und der tatsächlichen Ausführung des Workflows werden automatisch an den Leitwegverantwortlichen zurückgemeldet. Die Überwachung von Vorgangswiedervorlagen wird durch zeitbezogene Trigger ermöglicht. Kommunikation mit externen Systemen d.3 unterstützt standardmäßig über die bidirektionale Schnittstelle d.link die Integration einer Vielzahl verschiedener externer Systeme (wie z.b. SAP, Navision, b2, MS Outlook, Lotus Notes, AutoCAD). Es ermöglicht dadurch beispielsweise beim Aufruf einer bestimmten Bestellung in einem ERP-System automatisch den Zugriff auf alle Dokumente der Bestellung, unabhängig davon, ob es sich um ein Dokument aus dem ERP-System selbst oder aus einem anderen System (z.b. E- Mail- Programm) handelt. [WWW07] Es können aber auch Schnittstellen zu weiteren Anwendungen neu entwickelt werden. 16 Arbeitsliste der Benutzer

11 Der COI-BusinessFlow Die COI GmbH bietet Lösungen auf den Gebieten Records Management 17, Information Lifecycle Management 18, Business Process Management 19 und Enterprise Content Management (ECM) 20 an. Die Workflow-Komponente COI-BusinessFlow ist der Hauptbestandteil des Enterprise Content Management und wird im Folgenden näher betrachtet. Generell sind die einzelnen Produkte aus unabhängigen Teilmodulen aufgebaut und können wahlweise vom jeweiligen Unternehmen angepasst werden. Alle Produkte basieren auf der COI-BusinessFlow, welcher ebenfalls modular aufgebaut ist. Eingesetzt wird der COI-BusinessFlow in vielen Branchen, wie beispielsweise Maschinenbau, Chemie, Textilindustrie und der öffentlichen Verwaltung. [WWW08] Architektur und Technologisches Umfeld COI-BusinessFlow ist aufgrund seiner Architektur und Auslegung für den Einsatz auf verschiedenen Serverplattformen, wie zum Beispiel UNIX, Linux oder Windows, sowie für heterogene Client-/Serverumgebungen konzipiert (z.b. Unix Server und Windows Clients). Erst ab diesem Jahr sind alle Produkte, so auch die Workflow-Steuerung auf einer Drei- Schichten-Architektur aufgebaut. Dabei wurde der COI-BusinessFlow weiter modularisiert, so dass alle Serverprozesse in ihrer Leistungsfähigkeit skalierbar und für unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassbar sind. Die einzelnen Funktionsbausteine wurden mit CORBA 21 -Schnittstellen versehen und sollen so Offenheit über die Anwendungsgrenzen hinweg und die Grundlage für einen integrativen Ansatz schaffen. [WWW09] Modellierung und Simulation von Workflows Abbildung 4: COI-BusinessFlow Mit der Lösung von COI kann lediglich die betriebliche Aufbauorganisation abgebildet werden. Für die grafische Workflow-Modellierung muss jedoch auf Fremdanbieter zurückgegriffen werden. COI bietet die Möglichkeit externe Anwendungen und Daten in die Workflow-Steuerung einzubinden. Die Modellierungsmöglichkeiten der Datenintegration, der Applikationsintegration und die Simulation der Workflow-Abbildungen sind abhängig vom verwendeten externen Modellierungswerkzeug. 17 Verwaltung und Bereitstellung von Daten 18 storagebasierende Lösung um Informationen zu verwalten 19 Rationalisieren und Optimieren von komplexen Prozessabläufen 20 Verwalten und Überwachen von Contant 21 Funktionalitäten, die über den CORBA-Kanal nutzbar sind. CORBA ist ein Softwaresystem, das vollständig auf offenen Standards basiert und Methoden spezifiziert, die durch Softwareobjekte miteinander interagieren.

12 Instanziierung und Ausführung eines Workflows Basis des Produktkonzepts von COI ist der BusinessFlow mit den drei Bereichen Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management. Grundlage für dieses Konzept ist, dass Prozesse und Aufgaben in Unternehmen meist mit zugehörigen Dokumenten in Papierform oder in elektronischer Version begleitet werden. Durch diese integrative Basis mit einer Mehrschichtarchitektur bleibt das System offen und flexibel und kann von einer kleinen Archivlösung bis hin zu einer umfassenden unternehmensweiten Prozesslösung viele Möglichkeiten eines Einsatzes bieten (Abbildung 4). Die Funktionalitäten der Archivierung, des Dokumenten- und Workflow-Managements stehen den Anwendern direkt in den Anwendungsumgebungen zur Verfügung. Wie im Business Workplace von SAP hat jeder Mitarbeiter einen persönlichen Bereich, genannt Schreibtisch, der eine personalisierte Ablage darstellt. Auf diesem Schreibtisch können individuell Dokumente abgelegt und Workflows verwaltet werden. Dabei kann jeder Mitarbeiter das System nach seinen Erfordernissen gestalten und eine für ihn optimale Sicht auf die Workflows erzeugen. Die Betriebsorganisation mit ihren Hierarchien wird dabei im COI-BusinessFlow angelegt. Aufbauend auf dem Basisprodukt, BusinessFlow, mit den optionalen Komponenten (COI-COLD zur Übernahme von Massendaten, ArchiveLink für die Archivanbindung) bietet die COI spezielle Lösungen für Branchen und spezifische Anwendungen. Die Branchen- und Anwendungspakete sind dabei direkt auf spezielle Anforderungen verschiedenster Industrien ausgerichtet. [WWW10] Monitoring und Analyse laufender Arbeitsschritte Der BusinessFlow stellt Statusinformationen über laufende Vorgänge dem Workflow-Administrator bereit. Dabei ist es nicht möglich, die Bereitstellung von Ressourcenauslastungen (Personal, Anwendungen) zu überprüfen. Auch ein Erkennen von Abweichungen zwischen dem extern erstellten Workflow-Modell und der Ausführung ist nicht möglich. Komunikation mit externen Schnittstellen Die Informationsversorgung und Synchronisation der Workflow-Bestandteile erfolgt über offene Schnittstellen zu anderen Anwendungen, wie z.b. MS-Outlook ober LotusNotes. Die Kommunikation erfolgt über eine CORBA-Schnittstelle. Als Erweiterungen zum Basisprodukt COI-BusinessFlow stehen vielfältige Komponenten, wie z.b. COI-COLD, eine Volltextrecherche, COI ArchiveLink und die COI-IntelliDoc zur intelligenten Dokumentenanalyse und Inhaltsextraktion zur Verfügung. [WWW10] Die Workflow-Lösung von Imperia Imperia bietet zwei Varianten eines Content-Management-Systems mit integriertem Workflow- Management an. [WWW11] Imperia Web Content Management (WCM) ist plattformunabhängig. Bei Imperias-Web Content Management steht die einfache Bedienung im Vordergrund. Dies zeigt sich vor allem durch einen browserbasierten Zugriff der Mitarbeiter, eine intuitive Benutzerführung und überschaubare redaktionelle Freigabeprozesse mit Hilfe von Standard-Workflows. Weiterhin stehen Module wie die Mediendatenbank und die Volltextsuche zur Verfügung. Die User- Verwaltung unterstützt eine beliebige Anzahl von Rollen pro Rolle ist die Anzahl der Anwender unbegrenzt. Durch einen modularen Aufbau ist die Erweiterung der erforderlichen Funktionalitäten oder ein Upgrade auf Imperia Enterprise Content Management jederzeit möglich. [WWW12] Imperia Enterprise Content Management (ECM) ist ein System für Lösungen wie z.b. Händlernetze, kommunale Verwaltung, Fachbereiche und alle Anwendungen mit zahlreichen

13 Autoren und komplexen Geschäftsprozessen. Die Anpassbarkeit der Lösungen wird gewährleistet durch APIs, Schnittstellen zu Datenbanken und XML-Servern sowie die Integrationsmöglichkeit von Applikations-Servern. Das System zeichnet sich insbesondere durch die einfache Integrationsmöglichkeit in bestehende IT-Infrastrukturen aus. [PAP01] Im Folgenden wollen wir uns wieder auf die Workflow-Komponente - bei Imperia ist dies die Workflow-Engine - konzentrieren. Technologisches Umfeld der Workflow-Engine von Imperia Über die Workflow-Engine mit ihrer Plug-in-Technologie hat man die Möglichkeit, Imperia um beliebige Funktionen zu erweitern. Eine flexible Datenhaltung wird durch die Verwaltung des Contents in SQL- und XML-Datenbanken oder direkt im Filesystem ermöglicht. Die Speicherung des Contents erfolgt dabei unabhängig vom Layout. Damit ist die Auslieferung des Contents in beliebigen Formaten stets möglich. Die Imperia Ein- und Ausgabe-Templates 22 sind flexibel und basieren z.b. auf HTML-Vorlagen. Zusätzlich kann jede vom Web- und Applikations-Server interpretierbare Sprache in ein Template integriert werden (z.b. PHP, JSP, ASP). XML- Schnittstellen erlauben den problemlosen Austausch von strukturierten Informationen zwischen Imperia und externen Anwendungen. Modellierung und Simulation von Workflows Alle in Imperia abgebildeten Workflows werden intuitiv über die grafische Oberfläche der Workflow-Engine, das GRID, definiert. Dieses erlaubt die Konfiguration sehr komplexer Workflows. Die mitgelieferten Standard-Plug-ins können durch weitere Certified Plug-ins erweitert werden. Jeder Workflow-Schritt wird durch ein Plug-in definiert. Die einzelnen Schritte des zu modellierenden Workflows werden durch grafische Elemente (Plug-ins) repräsentiert, die einfach per Drag-and-Drop auf das GRID gezogen, dort fallen gelassen und miteinander verbunden werden. Der so erstellte Workflow ist sofort einsetzbar. [WWW12] Aufwändige Programmierarbeiten entfallen somit. Instanziierung und Ausführung von Workflows Mit der Imperia-Workflow-Engine lassen sich auch interne Prozesse einfach abbilden. Wir greifen hier beispielhaft wieder das Anwendungsszenario Urlaubsantrag der FHA auf. Anstatt ein Urlaubsformular in Papierform auszufüllen und in den Genehmigungsumlauf zu bringen, kann ein Mitarbeiter im Intranet direkt einen Urlaubsantrag in einem personalisierten Formular ausfüllen. Diese Eingaben werden dann in einem Urlaubsantrag-Workflow verarbeitet. Ein Schritt könnte eine Plausibilitätsprüfung der Eingaben sein (Urlaubssperren, Probezeiten, Resturlaub etc.). Anschließend muss der Urlaubsantrag von einer oder mehreren Stellen genehmigt werden. Des Weiteren ist auch eine Aktualisierung des Urlaubskalenders im Intranet oder ein automatischer Ausdruck des genehmigten Antrages für die Personalakte denkbar. Der Schreibtisch stellt die interaktive Schnittstelle zum Workflow dar. Funktionalitäten wie To-do- Listen, aktives Benachrichtigungsmanagement und Eskalationsmechanismen werden vom Schreibtisch aus gesteuert. Jeder Anwender hat, abhängig von seinen Berechtigungen, über den Schreibtisch Einsicht in den Status der erzeugten Dokumente. Den Detaillierungsgrad seiner 22 verschiedene Designs für eine Website

14 Schreibtisch-Ansicht sowie Sortierung und Filterung kann sich jeder Anwender individuell frei konfigurieren. [WWW14] Monitoring laufender Arbeitsschritte und Analyse ausgeführter Arbeitsschritte Die Berechtigungen für alle an redaktionellen und administrativen Arbeiten beteiligten Benutzer werden im rollenbasierten Benutzermanagement definiert. Die Rollen sind frei definierbar, einzelne Benutzer werden einer oder mehreren Rollen zugeordnet. [WWW11] Durch die Vererbung von Zugriffsrechten ist die Delegation von Aufgaben an andere Berechtigte, z.b. Vertreter möglich. Kommunikation mit externen Systemen Die Imperia-Workflow-Engine wird bereits mit einer Reihe von Plug-ins ausgeliefert. Darüber hinaus stehen weitere in zahlreichen Projekten entwickelte Plug-ins zur Verfügung. Es besteht auch die Möglichkeit zusätzliche Funktionserweiterungen zu entwickeln und über die Workflow-Engine in Imperia einzubinden. Die Abrechnung kostenpflichtiger Inhalte wird mit Hilfe von Billing- Systemen 23 realisiert. [WWW15] Im Rahmen eines Workflows wird der Inhalt durch Preis- Informationen ergänzt und anschließend mit dem entsprechenden Billing-System gekoppelt. Dies erfolgt vollkommen automatisch, so dass sich der Verfasser eines Dokumentes auf den Inhalt konzentrieren kann. Zusammenfassender Vergleich Im Folgenden werden wir die oben vorgestellten Workflow-Management-Systeme voneinander abgrenzen bzw. Gemeinsamkeiten aufzeigen. In der Ausarbeitung haben wir uns auf die Vergleichskategorien Architektur und technologisches Umfeld, Modellierung und Simulation von Workflows, Instanziierung und Ausführung von Workflows, Monitoring und Analyse laufender Arbeitsschritte und Kommunikation mit externen Schnittstellen festgelegt. Dabei war es uns wichtig, die Kernbereiche der einzelnen Workflow-Systeme von der Systemumgebung zu trennen, damit sich die speziellen Eigenschaften der einzelnen Workflow-Komponenten herauskristallisieren. Beim Vergleich muss zwischen dem ERP-System von SAP und den Content- Management-Systemen von Imperia, COI-GmbH und d.velop klar unterschieden werden. Während der SAP-Workflow Builder in ein ERP-System vollständig eingegliedert ist, sind d3-flow, COI- BusinessFlow und die Workflow-Engine von Imperia modular in ein Content-Management- Systeme intergriert. Beim Vergleich der Architektur und des Technologisches Umfeldes stellte sich heraus, dass alle vier vorgestellten Systeme auf einer Drei-Schichten-Architektur aufbauen. Dabei ist die Workflow- Komponente jeweils in der Verarbeitungsschicht eingebunden. Von der Präsentationsschicht können die einzelnen Anwendungen losgelöst auf die Workflow-Komponente zugreifen. SAP setzt für den Aufbau der Software eine umfangreiche Hardware Ausstattung voraus, um so einen schnellen und dynamischen Zugriff auf die Datenbank (Datenbankschicht) zu gewährleisten. Die CMS-Systeme benötigen für den Betrieb ihrer Software dagegen nur eine verbreitete Client-Server- Hardwareausstattung. Bei der Modellierung und Simulation der Workflows sind dagegen entscheidende Unterschiede festzustellen. Die komfortabelste Möglichkeit bietet die Workflow-Engine von Imperia. Hier ist es möglich per Mausklick und Drag-and-Drop Workflows sofort einsetzbar zu generieren. Somit 23 System zur Abrechnung kostenpflichtiger Beiträge

15 entfallen aufwendige Programmierarbeiten. Die Lösung von SAP (Workflow Builder) bietet ebenfalls eine grafische Oberfläche zur visuellen Darstellung von Workflows. Die Einbindung in die R/3-Umgebung ist aber nur mit erheblicher Programmierarbeit in der SAP eigenen Programmiersprache ABAP, in Verbindung mit umfangreichen Wissen über die Struktur des ERP- Systems realisierbar. Der d.flow designer (d.3) bietet hingegen die Möglichkeit auf Basis von XML oder HTML den Ablauf eines Workflows zu modellieren. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit per Drag-and-Drop Workflows zu erstellen. Im Gegensatz dazu gibt es im COI-BusinessFlow keine integrierte grafische Modellierungskomponente. Lediglich die Modellierung der Aufbauorganisation (Organisationsmodellierung) ist mit Lösung von COI möglich, für die Workflow-Modellierung, Applikationsmodellierung und Datenmodellierung muss auf Fremdanbieter zurückgegriffen werden. Bei der Instanzierung und Ausführung der Workflows lässt sich ein deutlicher Unterschied bei der Benutzerfreundlichkeit erkennen. Durch die direkte Einbindung der Workflow-Komponente in das SAP-R/3-System kann der Benutzer auf ihm vertraute Komponenten (Business Workplace) zurückgreifen und von hier den Workflow starten bzw. bearbeiten. Bei den Workflow-Komponenten von Imperia, d.velop und COI muss sich dagegen der Anwender in die Bedienung des Workflow- Systems neu einarbeiten. COI bietet mit seiner Lösung eine Grundlage auf die andere Produkte aufsetzten können. Alle vorgestellten Systeme verfügen über eine Monitoring- und Analysekomponente. Bei der COI-Lösung ist jedoch im Vergleich zu den anderen hier betrachteten Lösungen eine Bereitstellung von Ressourcenauslastung und das Erkennen von Abweichungen zwischen Workflow-Modell und Ausführung nicht möglich. Die Systeme von d.velop, COI, Imperia und SAP erfüllen alle wichtigen funktionalen Anforderungen (Bereitstellung von Statusinformationen und Ressourcenauslastung, Erkennen von Abweichungen und Überwachung von Vorgangswiedervorlagen) zur Überwachung der Workflows. Die SAP-Lösung bietet noch ein verfeinertes Monitoringkonzept durch eine logische Unterscheidung der Workflow- Ablaufüberwachung und die Kontrolle der Aufgabenausführung über den Workitem-Manager. Eine Kommunikation mit externen Systemen ist grundsätzlich bei den hier vorgestellten Workflow- Systemen möglich. Allerdings ist das Spektrum der verfügbaren Schnittstellen der Systeme sehr unterschiedlich. Das Produkt von d.velop bietet die meisten Möglichkeiten externe Systeme anzubinden. Bei SAP dagegen müssen jegliche externe Schnittstellen für die Workflow- Komponente über einen Funktionsbaustein in der ABAP Workbench programmiert werden. Dies setzt fachspezifisches Wissen über das ERP-System und in der SAP Programmiersprache ABAP voraus. Zusammenfassend lässt sagen, dass jedes System in einzelnen Bereichen Stärken und Schwächen aufweist. Liegt der Schwerpunkt auf der Steuerung von Informationsflüssen ist eine Integration von Workflow-Management und Content-Management sinnvoll. Soll vor allem die Ausführung betriebswirtschaftlicher Abläufe gesteuert werden, ist eine Anbindung des Workflow-Management- Systems an die betriebswirtschaftliche Software bzw. ein ERP-System zu empfehlen. Da für eine Hochschule das Informationsmanagement eine wichtigere Bedeutung hat als betriebswirtschaftliche Prozesse, ist der FH Augsburg die Kombination Content- und Workflow-Management-System zu empfehlen. Neben der Auswahl des Systems sind natürlich auch noch weitergehende Entscheidungen wie z.b. eine geeignete Einführungsstrategie, den passenden Personaleinsatz und die richtige und rechtzeitige Einbindung der Anwender zu treffen. Gerade die menschliche Komponente der Einführung eines Workflow-Management-System sollte nicht unterschätzt werden, da in der Regel Mitarbeiter eine zu starke Überwachung ihrer Arbeit und eine Einschränkung in ihrer Entscheidungsfreiheit fürchten.

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