CheckProline! Groupware

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1 CheckProline! Groupware Projektkommunikationssystem Produktübersicht BUSSE & PARTNER Projektsteuerer Architekten Ingenieure Reinhardstrasse 17 D Berlin Tel. (030) Fax (030) Fax: (089) Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 1 von 6

2 1. Einleitung Funktionsübersicht Funktionen nach Modulen Terminkalender Zeiterfassung Projekte Kontakt Manager Anfragesystem (Help Desk) Dateiablage Mail Modul Notizen Administration Umfragen Forum Ressourcen Reminder Lesezeichen ToDo-Liste Chat Suche... 6 Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 2 von 6

3 1. Einleitung Ein Werkzeug für die Gruppenarbeit Auch wenn der Name auf ein Werkzeug für Projektmanagement hinweist CheckProline! ist eine Groupware, also eine Software, mit der Teams Informationen oder Dokumente austauschen und gemeinsam planen. CheckProline! kann sowohl im Intranet als auch über das Internet betrieben werden. CheckProline! ist eine sogenannte Client-Server Anwendung und benötigt einen Webserver (z.b. Apache) mit PHP- Parser und eine SQL-kompatible Datenbank (z.b. MySQL). Genaueres über die Systemanforderungen teilen wir Ihnen im Einzelnen mit. In der Regel brauchen Sie sich nicht um Details kümmern. Sie benötigen lediglich einen Browser! Somit ist der User nicht nur plattform- sondern auch standortunabhängig. CheckProline! ist in über 30 Sprachen übersetzt worden. 2. Allgemeine Funktionsübersicht: Modularer Aufbau Mehrstufige Privilegienvergabe, Gruppensystem Sprachendatei für 35 Sprachen Anpassung an eigenes Corporate Design Mehrere Skins verfügbar Unterstützt 6 Datenbanksysteme und LDAP Zugriff Dialoggeführte Installation, Update und Konfiguration API zum Einfügen eigener Module Export von Objekten und Listen in pdf, xml, csv, xls, rtf, doc, html, print 3. Funktionen nach Modulen 3.1 Terminkalender Ansichten im Einzelmodus: Tag, Woche, Monat, Liste Gruppenmodus: Terminplan mehrerer User nebeneinander Anderen Usern Termine eintragen Profilbildung für häufige Personenkombinationen Serientermine täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich Terminen Anmerkungen, Kontakte und Projekte zuweisen Termine als privat oder öffentlich kennzeichnen Buchung von Ressourcen (z.b. Räume, Fahrzeuge) / SMS Reminder als Addon Start- und Endzeit anklickbar Zeitunabhängige Tagestermine Sekretariatsfunktion: Kollegen Zugriff auf eigenen Kalender erlauben Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 3 von 6

4 3.2 Zeiterfassung Schnelle An- & Abmeldung am Hauptbildschirm Täglich mehrmals Kommen und Gehen Nachträgliche Eintragung möglich monatliche Listendarstellung mit Summenbildung Zuweisung von Arbeitszeit auf mehrere Projekte Anzeige der nicht zugewiesenen Arbeitszeit Termine manuell nachtragen Anzeige aller Kollegen, die sich angemeldet haben 3.3 Projekte Unterprojekte beliebiger Tiefe Listendarstellung von Projekten in Baumstruktur Historie durch zugewiesene Notizen dokumentieren Anzeige aller zugehörigen Dateien Eigenschaften: Dauer, Leiter, Kontakt, Teilnehmer u.a. Akualisierung des Projektstands durch Projektleiter Zuweisung von Arbeitstunden auf laufende Projekte Statistikauswertung über gebuchte Stunden als Matrix Kostenauswertung, Warnung bei Budgetüberschreitung Gantt Diagramm (Zeitlinien) 3.4 Kontakt Manager Vorgänge zu Kontakt über Notizen festhalten Import/Export verschiedener Formate Profile für häufig zusammengestellte Kontakte Persönliche Ansicht oder Freigabe für alle Übersicht über alle Gruppenmitglieder Sortierung nach Spaltenköpfen auf- und absteigend Volltextsuche und Filter Zuweisung von Kontakten zu Profilen 3.5 Anfragesystem (Help Desk) Strukturiertes Supportcenter/Help Desk Anfrageformular auf eigener Seite mit optionaler Fristsetzung Kunde kann in Wissendatenbank selbst suchen automatische Empfangsbestätigung per Mail automatische oder manuelle Zuweisung auf User Listen- und Formulardarstellung Umfangsreiche Sortier- und Filterfunktionen Definition einer Anfrage als Unterprojekt Zuweisung von Arbeitszeiten auf ein Request Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 4 von 6

5 3.6 Dateiablage Elemente: Dateien, Links und Verzeichnisse Baumartige Verzeichnisstruktur beliebiger Tiefe Zugriffsregelung für eigene Dateien Filter für Kategorien und User Listendarstellung mit Sortierfunktion Sortierung nach mehreren Kategorien, auf- und absteigend Uploadformular Dateien für Download temporär sperren Passwordgeschützte Verschlüsselung Automatische Versionszählung Möglichkeit zur Versionierung 3.7 Mail Modul Mails senden und empfangen ASCII oder HTML-Format, Attachment anhängen Mehrere Konten abfragen POP3 oder IMAP Zugang Baumartige Verzeichnisstruktur in beliebiger Tiefe Mails durch Regeln in Verzeichnisse sortieren Anzeige ungelesener Mails pro Verzeichnis Mehrere Absender und Signaturen pro User Fax und SMS Support Direct Mailing Option personalisierte Serienmails verschicken 3.8 Notizen Eingabe von Gedanken, Memos etc. Listendarstellung mit Änderungsmöglichkeit- Kontakte und Projekte zuweisen Notizen privat halten oder freigeben Anzeige des Erstellungdatums u. letzten Änderung Notizen anderen Usern kopieren oder mailen Zuweisung zu Kontakten und Projekten 3.9 Admininistration Berechtigung für Administrator durch Passwort in DB. Zugriff durch Superadmin (root) oder Gruppenadmin (beschränkt auf eigene Gruppe) Berichtigung fehlerhafter Zeitkarteneinträge User-, Projekt-, Ressourcen- & Lesezeichenverwaltung Anlegen neuer Kategorien für Helpdesk Check auf tote Links mit Löschoption Löschen alter Forumsbeiträge Aktuelles Chat-Skript sichern, Chat-Leichen beseitigen Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 5 von 6

6 3.10 Umfragen Auswahl beliebiger Gruppenmitglieder Umfrageeditor Bis zu drei Antwortmöglichkeiten, alternativ oder mehrfach Option, nicht abzustimmen Übersicht/Statistik über aktuelle und frühere Umfragen 3.11 Forum Darstellung der Beiträge in Baumstruktur Beiträge mit neuen Antworten an erster Stelle Limitierte Anzahl von Beiträgen pro Seite Volltextsuche und Filter Optionale Benachrichtigung bei Kommentaren Optionale Benachrichtigung aller Gruppenmitglieder über Posting 3.12 Ressourcen Ressourcenübersicht mit Kategorie und Beschreibung Buchung über die Zuweisung zu Terminen Wochen- oder Listenansicht über gebuchte Ressourcen Warnung bei Ressourcenkonflikt 3.13 Reminder Kleines Fenster, das die aktuellen Termine anzeigt prüft periodisch auf Aktualisierungen Optional erinnert eine Alertbox an einen Termin Alle Postfächer werden auf neuen Posteingang überprüft 3.14 Lesezeichen Gemeinsame Verwaltung von Lesezeichen für die Gruppe Lesezeicheneditor mit Überprüfung auf Dubletten Listendarstellung mit Sortierung auf- & absteigend Volltextsuche 3.15 Todo-Liste Direkte Eingabe einzeiliger Memos Listendarstellung mit Löschmöglichkeit 3.16 Chat Darstellung der Nutzer, die online sind Mitschnitt und Export als Text-Datei 3.17 Suche Volltextsuche über ausgewählte oder alle Module Verknüpfung mehrerer Suchwörter mit AND Listenanzeige mit direktem Link zum Eintrag Technische Beschreibung von CheckProline! als Groupware Seite 6 von 6

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