Hinweise zum Scanprozess

Transkript

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2 Inhalt 1 Zweck und Einordnung 3 2 Papiergebundene Eingänge Aktenvorlage Handlungsempfehlung Scannen von Schriftgut Zentrales Scannen Dezentrales Scannen 5 3 Aufbewahrung oder Vernichtung von Schriftgut nach dem Einscannen 5 2

3 1 Zweck und Einordnung Die elektronische Aktenführung setzt voraus, dass sämtliche vorgangsrelevanten Dokumente sowohl mit ihren beschreibenden Metadaten (vor allem Absender, Dokumentdatum, Betreff, Eingangsdatum) als auch dem (Primär-)Inhalt im DMS/VBS elektronisch gespeichert werden. Parallele, papiergebundene (Rumpf-) Akten sind soweit als möglich zu vermeiden. Das bedeutet, dass alle papiergebundenen Eingänge in eine elektronische Form gebracht werden müssen. Ein Transformationsprozess findet statt, wenn ein Dokument von einer Form in eine andere umgewandelt wird. Das sog. Scannen stellt eine Möglichkeit dazu dar. Beim Scannen von Papierdokumenten wird das Schriftgut in eine andere digitale Form verwandelt. Bei der Behandlung der bei der Behörde eingehenden und der von ihr selbst erzeugten vorgangsrelevanten Schriftstücke sind die nachstehenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen zu beachten: 2 Papiergebundene Eingänge Eingehende vorgangsrelevante Papierdokumente sind für den Aufbau eines vollständigen elektronischen Vorgangs grundsätzlich in ein elektronisches Datenformat zu überführen. Zu diesem Zweck ist das Schriftgut einzuscannen. Das Scannen kann innerhalb einer Behörde zum Beispiel zentral in der Poststelle und/oder dezentral beim Bearbeiter erfolgen. Grundsätzlich ist die Behörde für die Organisation der Scanprozesse verantwortlich. Sie kann den Scanprozess unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben durch einen Dienstleister durchführen lassen. 2.1 Aktenvorlage In den Verfahren der Fachgerichtsbarkeiten sind Behörden zur Vorlage von Urkunden oder Akten, zur Übermittlung elektronischer Dokumente und zu Auskünften grundsätzlich verpflichtet ( 99 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO), 86 Abs. 1 Finanzgerichtsordnung (FGO) Ausnahmen z. B. 99 Abs. 1 Satz 2 VwGO, 119 SGG, 86 Abs. 2 FGO). Der Umfang der Vorlagepflicht richtet sich nach den Anordnungen des jeweiligen Gerichts. Soweit nichts anderes bestimmt ist, müssen der gesamte Aktenvorgang bzw. sämtliche Urkunden im Original vorgelegt werden. Ausnahmsweise kann das Gericht auch Kopien ausreichen lassen, etwa weil die Originale aus wichtigem Grund unentbehrlich sind. Wenn papierne Originale eingescannt und danach vernichtet worden sind, erstreckt sich der bei der Behörde gespeicherte Datenbestand nur noch auf die in den digitalen Akten gespeicherten elektronischen Dokumente. Deren Vorlage ist dann ausreichend. Die Aktenvorlagepflicht kann somit auch durch Übermittlung elektronischer Dokumente bzw. eines Ausdrucks erfüllt werden. Allerdings kann es im Rahmen der Beweiswürdigung zum Nachteil der Behörde gereichen, wenn Vorgänge nicht im Original vorgelegt werden (z. B. Überprüfung der Echtheit von ausländischen Urkunden) Handlungsempfehlung In rechtlicher Hinsicht verbleibt bei einer ausschließlich elektronischen Aktenführung ein Restrisiko. Allerdings dürfen Fragen zur Beweiskraft digitalisierter Originalschriftstücke und mögliche Rechtsstreitigkeiten über die Echtheit von Unterlagen, die in behördlichen Akten aufbewahrt werden, auch nicht überschätzt werden. Diese sind in der Praxis bei zahlreichen Verwaltungsvorgängen unbeachtlich. Auch unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen und fachlichen Vorteile einer elektronischen Aktenführung kann somit dieses verbleibende recht- 3

4 liche Restrisiko im Regelfall in Kauf genommen werden. Vorbehaltlich der in Nummer 3 geregelten Ausnahmetatbestände können deshalb eingescannte Papierdokumente nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden. 2.2 Scannen von Schriftgut Beim Scannen von Schriftgut ist unabhängig von der Scanstrategie (zentral oder dezentral) Folgendes zu beachten: Papiergebundene Dokumente sind frühzeitig zu scannen. Es wird empfohlen, die papiergebundenen Eingänge bereits vor der Weiterleitung in den Geschäftsgang im Rahmen der Eingangsbehandlung einzuscannen. Es ist darauf zu achten, dass alle vorgangsrelevanten sowie entscheidungserheblichen Informationen des Papierdokumentes vollständig, lesbar und nachvollziehbar digitalisiert werden (z.b. AGB, Kleingedrucktes, beschriftete Rückseiten mit eigenständigem Informationsgehalt, Bearbeitungsvermerke der Leitungsinstanzen, etc.). Papiereingänge werden nicht eingescannt, wenn o sie keinen Bezug zu einem konkreten Verwaltungsverfahren haben; das ist in der Regel bei Werbematerial, Prospekten, Zeitschriften, allgemeinen Auskünften, etc. der Fall; Briefumschläge sind einzuscannen, wenn sie für die weitere Sachbearbeitung voraussichtlich von Bedeutung sind (z. B. für den Nachweis des Eingangs oder die Berechnung von Fristen), o das Scannen technisch nicht möglich ist, insbesondere bei Überformaten, bei einem mangelhaften Druckbild oder wegen der physischen Eigenschaften des Ausgangsdokuments, o das Scannen zu aufwändig oder unwirtschaftlich ist. Dies gilt insbesondere für umfangreiches Schriftgut, auf das nur vorübergehend und/oder nur unregelmäßig von einem kleinen Anwenderkreis zugegriffen wird oder dessen Nutzungsintensität im Vergleich zum Scanaufwand und Speicherbedarf unverhältnismäßig ist (z. B. umfangreiche Konzepte oder Studien, Broschüren oder Bücher, Planfeststellungs- und Bauunterlagen, vielseitige zahlungsbegründende Unterlagen). Einzelne, für die Bearbeitung wichtige Teile solch papiergebundenen Schriftguts (z. B. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, für die Bearbeitung bedeutsame inhaltliche Auszüge) sollen jedoch gescannt werden Zentrales Scannen Beim zentralen Scannen wird das Schriftgut an zentraler Stelle (z. B. in der Poststelle) gescannt. Die nicht einzuscannenden Schriftstücke sind weiterhin auf herkömmlichem Weg an die sachbearbeitenden Stellen und Personen weiterzuleiten. Die Bearbeiter/innen können und müssen ggf. ein nachträgliches Einscannen fehlender Teile veranlassen. Soweit derartige Papierdokumente wegen ihrer Vorgangsrelevanz aufzubewahren sind, müssen sie zwangsläufig zu einem begleitenden Papier-Vorgang (Papierrestakte gemäß 56 Abs. 1 GGO I) genommen werden (sogenannte hybride Aktenführung). Die Existenz und der Aufbewahrungsort dieser Papier-Dokumente sind mit einem sogenannten Verbleibsnachweis in dem DMS/VBS festzuhalten. 4

5 2.2.2 Dezentrales Scannen Beim dezentralen Scannen wird das Schriftgut nicht an einer zentralen Stelle, sondern an mehreren Stellen der Behörde (z. B. direkt bei der Sachbearbeitung) gescannt. Ein nachträgliches Einscannen fehlender Teile kann dadurch direkt und im Gegensatz zum zentralen Scannen ohne Beteiligung der Poststelle erfolgen. Soweit derartige Papierdokumente wegen ihrer Vorgangsrelevanz aufzubewahren sind, müssen sie zwangsläufig zu einem begleitenden Papier-Vorgang (Papierrestakte gemäß 56 Abs. 1 GGO I) genommen werden (sogenannte hybride Aktenführung). Die Existenz und der Aufbewahrungsort dieser Papier-Dokumente sind mit einem sogenannten Verbleibsnachweis in dem DMS/VBS festzuhalten. 3 Aufbewahrung oder Vernichtung von Schriftgut nach dem Einscannen Eingescannte papiergebundene Original-Dokumente sollen aus wirtschaftlichen und organisatorischen Erwägungen zügig vernichtet werden. Um eine kurzfristige nachträgliche Bearbeitung fehlerhaft oder unvollständig eingescannter Dokumente zu ermöglichen oder um wegen der Bedeutung des Dokuments eine längerfristige Aufbewahrung des Schriftstücks durch die Sachbearbeitung veranlassen zu können, sollen die eingescannten Dokumente jedoch vorübergehend in einer Zwischenablage an zentraler Stelle gesammelt aufbewahrt werden. Es wird eine Aufbewahrungszeit von mindestens einem Monat empfohlen. Die Verantwortlichkeit und die Organisation für den Umgang mit den Originalen übernimmt die jeweilige Behörde. Vernichtet werden dürfen grundsätzlich nur Schriftstücke und Unterlagen, die in das Eigentum der Behörde übergegangen sind. In der Regel kann zwar davon ausgegangen werden, dass der Absender eines Schreibens das Schriftstück der Behörde stillschweigend nach 929 BGB übereignet. Etwas Anderes gilt jedoch für Dokumente, die ausdrücklich oder nach den Umständen erkennbar nur für die Dauer der Bearbeitung zur Verwahrung übergeben werden, z.b. weil sie für den Einsender als Nachweis oder für eine Beweisführung von Interesse sind. Dies ist in der Regel anzunehmen bei: Ausweisen, Pässen und sonstigen Statusbescheinigungen, Originalurkunden wie Abschlusszeugnissen, Testamenten, Verträgen, Unterlagen von persönlich-privater Bedeutung, sichergestellten oder beschlagnahmten Unterlagen, Unterlagen von materiellem oder historischem Wert. Diese Unterlagen sind entweder mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens in einer Beiakte aufzubewahren und danach zurückzugeben oder nach dem Einscannen im Original sofort zurückzugeben, da ihre Vernichtung Eigentumsrechte verletzen würde ( 303 StGB). Zum Vorgang gehörende Beweismittel, insbesondere zum Beweis bestimmte Urkunden i. S. des 274 Nummer 1 StGB, dürfen, auch wenn sie im Eigentum der Behörde stehen, gleichfalls nicht sofort vernichtet werden, weil die Verfahrensbeteiligten daran ein Beweisführungsrecht haben. Dazu zählen insbesondere folgende Schriftstücke: Augenscheinsobjekte (Fotografien, Tonträger, Filme etc.) technische Aufzeichnungen (Fahrtenschreiber, Messberichte etc.) Originale von Eidesstattlichen Versicherungen, schriftlichen Zeugenaussagen, Vernehmungsprotokollen Originale von Sachverständigengutachten Originale von Verträgen oder Niederschriften 5

6 Originale von Zustellungsurkunden bzw. Empfangsbekenntnissen Ebenso sind Schriftstücke nicht sofort nach dem Einscannen zu vernichten, bei denen bezogen auf den jeweiligen Verfahrenstyp oder das konkrete Verfahren mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein gerichtliches Verfahren, insbesondere mit einem Streit über die Echtheit des Dokuments, zu erwarten ist. Diese Dokumente sind parallel zum elektronischen Vorgang in einem begleitenden papiergebundenen Sachvorgang mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens aufzubewahren oder zurückzugeben. Im Einzelfall oder allgemein bei bestimmten Verwaltungsverfahren kann eine Aufbewahrung über den rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens hinaus zur Nutzung in späteren Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren erforderlich sein (z. B. Original der Zustellungsurkunde bzw. des Empfangsbekenntnisses zum Nachweis der Bestands- bzw. Rechtskraft bei sich an das Verwaltungsverfahren anschließenden Vollstreckungs- oder Bußgeldverfahren; mögliche nachfolgende Streitigkeiten aus Nebenbestimmungen oder aus einer etwaigen Aufhebung des Bescheides). Über die Dauer der Aufbewahrung ist daher im Hinblick auf die jeweilige Materie bzw. anhand des jeweiligen Einzelfalls durch die Sachbearbeitung zu entscheiden. In dem begleitenden Papiervorgang sollen nur diejenigen vorgangsrelevanten Schriftstücke abgelegt werden, die wegen ihrer Bedeutung nicht vernichtet werden dürfen oder gemäß Nummer 2.2 nicht gescannt werden. Die Existenz und der Aufbewahrungsort dieser Papierdokumente sind mit einem Verbleibsnachweis im DMS/VBS festzuhalten. 6